PERSIAPAN PELAKSANAAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN

Agist Ahmad Trisna

Agistahmad6@gmail.com
Husna Abdul Basith
husnabasith23@gmail.com

Abstrak

Pembuatan pembuatan jurnal ini adalah betapa pentingnya persiapan dalam melaksanakan
pendidikan dan latihan (diklat). Bagaimana tidak, hasil dari suatu kegiatan bergantung pada
perencanaan yang dibuat dan matangnya persiapan. Maka jurnal ini membahas mengenai hal-
hal apa saja yang perlu disiapkan dalam melaksanakan pendidikan dan latihan. Tujuan
penulisan ini selain untuk menambah wawasan mengenai diklat, juga mengingatkan atau
mengedukasi bahwa dengan diklat yang yang berkualitas dan bermutu baik adalah diklat yang
sebelumya sudah dirancang dengan baik dan dipersiapkan dengan matang sehingga adanya
diklat benar-benar dapat memenuhi apa yang menjadi kebutuhan para pesertanya, terutama
dapat meningkatkan kompetensi-kompetensi tertentu. Metode penelitian menggunakan studi
ustaka dengan mencari sumber-sumber dari jurnal penelitian, makalah, buku, dan situs web
yang bertujuan menambah kelengkapan dan keakuratan. Maka diklat merupakan suatu
kegiatan dimana para peserta yang mengikutinya tidak hanya mendapatkan wawasan secara
teoritik melainkan praktik atau keterampilan dari instruktur atau pembina yang kompeten.

Kata kunci: Persiapan, pelaksanaan, pendidikan dan latihan

Abstract

making this journal is how important preparation is in carrying out education and training
(training). How not, the results of an activity depend on the planning that is made and the
preparation. So this journal discusses what things need to be prepared in carrying out
education and training. The purpose of this writing is not only to add insight into training, but
also to remind or educate that quality and good quality education and training is training that
has previously been well designed and carefully prepared so that training can really meet the
needs of the participants. especially to improve certain competencies. The research method
uses scholarly studies by seeking sources from research journals, papers, books, and websites
that aim to add completeness and accuracy. So training is an activity in which the participants
who take part do not only gain theoretical insight but practice or skills from competent
instructors or coaches.

Keywords: Preparation, implementation, education and training

Pendahuluan

Diklat merupakan proses pembelajaran yang lebih menekankan pada aspek praktek
dibandingkan teori, mengutamakan keterampilan (psikomotorik) daripada pengetahuan
(kognitif) yang dilakukan seseorang dengan menggunakan berbagai pendekatan yang
bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dalam satu atau beberapa keterampilan tertentu.

Sebuah program diklat idealnya dapat menjawab atau memenuhi kebutuhan para
peserta diklat dan dapat menutupi kesenjangan antara kondisi yang terjadi dengan kondisi
yang diharapkan. Tak sedikit lembaga atau pihak yang melaksanakan program diklat hanya
berorientasi pada proyek tanpa melihat proses dan kebutuhan yang diharapkan. Alhasil
program diklat berjalan tanpa ada dampak bagi peserta diklat entah jangka pendek ataupun
jangka panjang.

Diklat diadakan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, kinerja, dan perilaku

dari setiap individu yang mengikutinya. Oleh karenanya, kegiatan diklat dalam persiapan
pelaksanaannya mesti dirancang dengan baik dan matang agar benar-benar memberikan
manfaat yang sesuai dengan tujuan dilaksanakannya. Persiapan pelaksanaan adalah
menentukan kebutuhan diklat berikut pemenuhannya. Menyusun pola dan program diklat
sesuai dengan rekomendasi disertai metode, strategi dan sasaran diklat itu sendiri.

Mendesain program diklat merupakan kegiatan awal dari persiapan pelaksanaan diklat
yang amat sangat penting. Di samping memiliki tujuan menghasilkan program yang
berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan peserta diklat, juga dapat menetapkan strategi apa
yang sesuai dengan diklat tersebut. Sebab perencanaan yang baik dan persiapan yang matang
berpengaruh besar pada pelaksanaan nantinya. Maka persiapan sebelum bergulirnya diklat
perlu dipertimbangkan dengan sangat penting demi hasil yang sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan.

Pembahasan

Soebagio Atmodiwirjo (1993:28) menyebutkan bahwasanya tahap persiapan

pelaksanaan pendidikan dan latihan dibedakan menjadi dua kegiatan, yaitu kegiatan
administratif dan kegiatan edukatif.
A. Persiapan Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Ditinjau dari Segi Administratif
1. Pengumuman-pengumuman berisi informasi terkait akan diselenggarakannya suatu
program pendidikan dan pelatihan
Tujuan adanya pengumuman yaitu untuk memberikan informasi terkait program diklat
yang akan diselenggarakan. Pengumuman dapat diterbitkan melalui surat edaran, iklan,
dan brosur-brosur. Informasi yang termuat dalam pengumuman antara lain, yaitu jenis
diklat, syarat-syarat peserta, tempat dan waktu pendaftaran, program dan biaya.
Pengumuman ini dibuat oleh bagian administrasi pada panitia pelaksana dan ditujukan
kepada instansi atau lembaga yang menaungi calon peserta diklat.
2. Pendaftaran dan seleksi
Pada proses ini pendaftaran dilakukan oleh petugas khusus yang benar-benar memahami
persyaratan pendaftaran, waktu pendaftaran maupun biaya pendaftaran. Secara lebih
jelas proses pendaftaran dan seleksi yaitu: prosedur penetapan peserta diklat, proses
seleksi peserta diklat, yaitu harus memenuhi persyaratan umum, seleksi administrasi,
dan selesi substansi.
3. Pembentukan tim pelaksana
Pada setiap pelaksanaan diklat perlu dibentuk organisasi pelaksana diklat atau yang
sering disebut dengan panitia atau tim pelaksana diklat. Bergantung dari jenis dan sifat
diklatnya, panitia atau tim pelaksana ini bisa dibentuk secara sederhana dengan susunan
yang hanya terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara. Namun jika diklat tersebut
melibatkan banyak peserta yang mengikuti, termasuk isi pembelajaran diklatnya bersifat
komplek maka tim pelaksana dapat terdiri lebih dari tiga orang. Dalam hal ini maka
susunan kepanitiaan perlu dilengkapi dengan tambahan personil yang menangani seksi
tertentu misalnya seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, dan seksi akomodasi. Tiap-
tiap personil tersebut yang tergabung dalam kepanitiaan tersebut mesti ditetapkan
dengan jelas mengenai tugas dan tanggung jawabnya. Jumlah maksimal panitia
pelatihan rata-rata 20 dari jumlah peserta pelatihan. Apabila pelatihan tersebut
dilaksanakan oleh instansi pemerintah, maka organisasi pelaksana pelatihan ini
bertanggung jawab kepada kepala kepala instansi yang bersangkutan. Kepanitiaan ini
ditunjuk oleh kepala instansi yang bersangkutan dengan surat keputusan.
4. Perencanaan biaya
Persiapan ini dilakukan dengan terlebih dahulu membuat rencana perhitungan keuangan
(RPK) dan digunakan sebagai tolak ukur atau unit cost. Menetapkan komponen-
komponen yang membutuhkan biaya, sumber pembiayaan, dan bagaimana pengunaan
 biaya tersebut sehingga mampu mencukupi kebutuhan terselenggaranya diklat.
Komponen pembiayaan yang secara umum harus masuk dalam RPK yaitu biaya
administrasi honor panitia, uang saku peserta, perjalanan peserta, akomodasi dan
konsumsi, kesehatan, transportasi lokal panitia, alat tulis dan biaya edukatif honor
widyaiswara, penggandaan modul, narasumber, pengamat, penilai, pengawas, praktik
kerja lapangan dan koordinasi program.
5. Persiapan sarana dan prasarana
Penyelenggaraan diklat harus didukung oleh kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana
yang memadai. Dari sudut pandang administrasi, segala kegiatan organisasi akan dapat
terlaksana dengan efektif dan efisien apabila didukung tersedianya fasilitas. Fasilitas
sebagai komponen pendukung terdiri atas 3M, yakni Man, Money, Material. Dalam
komponen material ini terdapat unsur sarana dan prasarana. Sarana adalah segala
sesuatu berupa barang atau perlengkapan yang membantu proses pencapaian secara
langsung, sedangkan prasarana segala sesuatu berupa barang atau perlengkapan yang
mendukung secara tidak langsung dalam upaya pencapaian tujuan (Hartati Sukirman,
2009:76). Sarana yaitu mencakup perabotan dan peralatan yang diperlukan sebagai
kelengkapan ruang gedung dan menjalankan fungsinya untuk meningkatkan kualitas
dan relevansi hasil produk dan layanan. Sarana diklasifikasikan menjadi dua, yaitu
sarana pembelajaran dan sarana sumber belajar. Sarana pembelajaran meliputi papan
tulis, LCD projector, microphone, sound system, alat peraga, peralatan, laboratorium
computer, flip chart, dan audio visual. Kemudian sarana sumber belajar meliputi buku
teks, jurnal, majalah, lembar informasi, internet dan CD ROM. Prasarana yang
dipergunakan dalam penyelenggaraan diklat mencakup prasarana yang berhubungan
dengan bidang akademis dan bidang administrasi. Menurut Soebagio (Hartati Sukirman,
2009:76) prasarana yang terkait dengan bidang akademis meliputi ruang kelas, ruang
diskusi, ruang tunggu widyaiswara, ruang direktur widyaiswara, ruang fasilitator, ruang
laboratorium, dan perpustakaan. Prasarana yang terkait dengan bidang administrasi,
meliputi ruang makan, unit kesehatan, tempat ibadah, asrama untuk peserta, prasarana
olahraga, dan transportasi. Kemudian prasarana umum meliputi air, kipas angin,
sanitasi, drainase, listrik, jaringan telekomunikasi, lahan parkir dan taman.
B. Persiapan Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Ditinjau dari Segi Eduktif
1. Identifikasi dan analisis kebutuhan diklat (Training Need Analysis/TNA)
Merupakan Langkah awal yang harus dilaksanakan sebelum menyelenggarakan diklat.
Tujuan TNA ini yaitu untuk mengetahui sejauh mana permasalahan yang dihadapi
sehingga diklat yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. TNA diperlukan
untuk mempersiapkan rencana program diklat. Hasil dari TNA tersebut digunakan
sebagai dasar dalam merencanakan sebuah program diklat terkait isu tema, tujuan,
sasaran hasil yang akan dicapai, kelompok sasaran, pendekatan, metode, media dan
evaluasi yang diterapkan dalam diklat. (Gusman 2009:7-12) fungsi analisis kebutuhan
diklat, yaitu:
a) Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja
b) Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context
c) Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja actual dalam rincian yang operasional
d) Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan
e) Memberi data untuk keperluan perencanaan

Dalam melakukan TNA, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:

1) Menggali informasi langsung dari sasaran melalui diskusi kelompok yang terfokus.
Perlu diadakan suatu pertemuan diskusi khusus antara sasaran pihak yang akan
mendapatkan diklat dengan pihak penyelenggara diklat.
2) Menggali informasi melalui kegiatan participatory rural appraisal
3) Menggali informasi melalui wawancara dengan beberapa tokoh key informan dari
kelompok sasaran, disertai dengan pengamatan langsung terhadap kondisi dilapangan
kelompok sasaran
4) Melalui penelitian konvensional yang dilakukan oleh ahli atau pihak lainnya.

Senada dengan hal tersebut, Wahyudi dalam Suwatno dan Donni Juni (Priansa,
2011:126-127) menyebutkan bahwa dalam melakukan identifikasi dan analisis
kebutuhan dapat melalui beberapa pendekatan. Pendekatan-pendekatan tersebut yaitu:
(1) performance analysis, dengan menjawab pertanyaan “kinerja jabatan apa yang
dibutuhkan?”, (2) task analysis, dengan menjawab pertanyaan “tugas apa yang
dibutuhkan?”, (3) competency study, dengan menjawab pertanyaan “kompetensi apa
yang dibutuhkan?”, (4) planning needs survey, dengan menjawab pertanyaan
“kemampuan dan keterampilan apa yang dibutuhkan?”. Berdasarkan penjelasan di atas
dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat empat pendekatan yang dapat digunakan dalam
melakukan identifikasi dan analisis kebutuhan. Beberapa metode yang dapat diterapkan
untuk menghimpun data dan informasi terkait TNA antara lain, yaitu: 1) survei, 2)
observasi umum, 3) wawancara, dan 4) Focus Group Discussion (FGD). Dari keempat
 metode tersebut, metode FGD dianggap paling tepat untuk dilaksanakan dalam TNA.
Namun demikian apabila menerapkan metode FGD biaya dan sumber daya yang harus
dikeluarkan akan lebih besar dibandingkan dengan menggunakan metode lainnya.

2. Penentuan tujuan diklat

Setelah melakukan TNA, tahap selanjutnya ialah menentukan tujuan pelaksanaan diklat.
Oemar Hamalik (2003:73) menyatakan bahwa tujuan diklat adalah sejumlah hasil
belajar yang menunjukkan bahwa siswa telah melakukan perbuatan berlatih yang
umumnya meliputi pengetahuan, keterampilan dan sikap-sikap yang baru dan
diharapkan dapat dicapai oleh siswa.
Soebagio Atmodiwirio (1993:92) menjelaskan bahwa dalam penyelenggaraan diklat,
tujuan harus tertulis. Hal ini diperlukan untuk memudahkan kegiatan evaluasi program.
Tahapan dalam penentuan tujuan yaitu menentukan prioritas kebutuhan diklat kemudian
menuliskan tujuan kedalam aspek pengetahua, keterampilan dan sikap.
3. Penentuan strategi diklat
Fari Ulfah (2015:55) mendefinisikan bahwa strategi sebagai suatu pola umum yang
berisi rencana dan arahan kegiatan yang dapat dijadikan pedoman agar kompetensi
sebagai tujuan dapat tercapai secara optimal. Strategi pelaksanaan diklat sangat
berpengaruh dengan kompetensi yang dimiliki oleh pemateri. Strategi yang diterapkan
dalam suatu diklat akan direspon berbeda-beda oleh setiap peserta diklat. Hal ini
dikarenakan setiap peserta memiliki karakteristik yang berbeda. Dengan demikian bagi
panitia atau pemateri dituntut untuk mampu mengembangkan berbagai strategi yang
cocok dengan karakteristik peserta dan materi yang akan disampaikan.
4. Penentuan metode diklat
Menurut Sanjaya dalam Fari Ulfah (2015:59) strategi merupakan “a plan of operation
achieving something” sedangkan metode adalah “a way in achieving something”.
Pengertian tersebut mengandung makna bahwa strategi merupakan rencana operasional
untuk memperoleh sesuatu, sedangkan metode adalah cara untuk memperoleh sesuatu.
Metode diklat yang tepat tergantung pada tujuannya.
Bernandin Russell dalam Gomes (1997:207) mengklasifikasikan metode diklat menjadi
dua, yaitu informational methods dan experimental methods. Informational methods
biasanya menggunakan pendekatan satu arah, melalui mana informasi-informasi
tersebut disampaikan kepada para peserta oleh para pelatih. Metode jenis ini digunakan
untuk mengajarkan hal-hal faktual, keterampilan, atau sikap tertentu. Diklat dengan
menggunakan metode ini sering dinamakan dengan diklat tradisional, yaitu diklat yang
bersifat direktif dan berorientasi pada guru atau teacher oriented. Sedangkan
experimental methods adalah metode yang mengutamakan komunikasi yang luwes,
fleksibel, lebih dinamis baik dengan istruktur maupun dengan sesama peserta dan
langsung mempergunakan alat-alat yang tersedia pada acara diklat. Diklat dengan
menggunakan metode ini dianggap sebagai diklat yang bersifat fasilitatif dan
berorientasi pada peserta atau trainee-centered.
Kemudian William B. Werther (1989:290) menyebutkan bahwa: “… that is no simple
technique is always best; the best method depends on: cost effectiveness; desired
program content; learning principles; appropriateness of the facilities; trainee
preference and capabilities; and trainer preference and capabilities”. Pemaparan
tersebut mengandung makna bahwa tidak terdapat satu metode diklat yang paling baik,
metode yang paling baik tergantung pada efektivitas biaya, isi pelatihan yang
diharapkan, prinsip-prinsip belajar, fasilitas yang layak, kemampuan dan preferensi
peserta juga kemampuan dan preferensi pemateri.
Beberapa metode yang dapat diterapkan dalam dalam pelaksanaan diklat antara lain: 1)
ceramah, 2) diskusi kelompok, 3) kerja lapangan, 4) brain storming, 5) presentasi, 6)
penemuan discovery, 7) eksperimen, 8) bermain peran, 9) inquiry, 10) simulasi, 11)
pemecahan masalah atau problem solving, 12) karyawisata, 13) tanya jawab, 14)
quantum, 15) seminar, 16) praktek, 17) permainan, dan 18) brainwashing. Kemampuan
untuk menyatukan atau memvariasikan metode dalam pelaksanaan diklat dapat
meningkatkan daya serap peserta diklat terhadap pemahaman materi yang disampaikan.
Senada dengan itu, hasil suatu kajian dalam C. Asri Budiningsih (2006:8) bahwa
semakin terlibat aktif peserta diklat maka semakin besar juga perolehan pemahamannya
terhadap pengetahuan yang tengah dipelajarinya. Dengan ungkapan lain dapat dikatakan
sebagai berikut:
a. Hanya 10% pengetahuan diperoleh dari membaca
b. 20% pengetahuan diperoleh melalui mendengar
c. 30% pengetahuan diperoleh melalui melihat atau menyaksikan objek gambar
d. 50% pengethuan diperoleh melalui melihat atau menyaksikan tayangan video,
pertunjukkan, demonstrasi atau melihat sendiri ke lokasi.
e. 70% pengetahuan diperoleh melalui partisipasi aktif ketika berdiskusi,
mengemukakan pendapat dan pikirannya.
 f. 90% pengetahuan diperoleh melalui aktivitas seperti melakukan presentasi, dramatic,
mensimulasikan pengalaman nyata atau melakukan sesuatu pada kondisin nyata.

Maka berdasarkan pemaparan tersebut, dapat ditarik benang merah bahwa

melaksanakan suatu diklat dapat menerapkan beberapa metode untuk meningkatkan
daya tangkap dan daya serap peserta diklat terhadap materi yang disampaikan.

5. Penyusunan kurikulum diklat

Kurikulum diklat merupakan pedoman dalam pelaksanaan diklat. Kurikulum diuraikan
dalam bentuk: 1) materi pelatihan, 2) metode penyampaian diklat, dan 3) alokasi waktu
diklat. Materi yang disampaikan dalam diklat harus relevan atau sesuai berdasarkan
kebutuhan peserta diklat. Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam menyusun
kurikulum diklat menurut Husaini Usman (1998) yaitu sebagai berikut:
1) Memilih strategi yang sesuai dengan metode diklat dan media diklat
2) Menjabarkan tujuan umum diklat menjadi beberapa tujuan khusus diklat
3) Menentukan waktu untuk melaksanakan tujuan-tujuan khusus diklat
4) Menentukan berbagai topik penyajian
5) Menyusun peristiwa diklat yang terinci menjadi urutan dalam suatu kegiatan diklat

Dalam pelaksanaan praktik industri, kurikulum pelaksanaan disusun oleh sekolah

dengan mempertimbangkan struktur program kurikulum, kalender pendidikan dan
kesediaan dunia usaha industri sebagai institusi pasangan (Pedoman Pelaksanaan
Praktik Industri SMK Negeri 7 Yogyakarta, 2015:2).

6. Penetapan tenaga pengajar

Gomes (2012:2015) menyatakan bahwa kemampuan pemateri atau instruktur dalam
diklat memiliki pengaruh yang sangat besar dalam mencapai keberhasilan tujuan diklat.
Melatih banyak orang dengan berbagai latar belakang yang bervariatif merupakan suatu
tantangan dalam pelaksanaan diklat. Seorang instruktur dalam diklat harus memiliki
kompetensi yang professional. Kompetensi tersebut mecakup kemampuan menguasai
peserta diklat, menguasai tujuan diklat, menguasai metode diklat, mengusai materi
diklat, menguasai cara evaluasi yang baik, menguasai alat diklat dan menguasai
lingkungan diklat (Soetopo, 2005:144).
Instruktur dalam diklat memiliki peranan yang amat penting terhadap kelancaran dan
keberhasilan program diklat. Menurut Oemar Hamalik (2005:35) beberapa syarat
sebagai pertimbangan dalam memilih instruktur, yaitu sebagai berikut:
 a. Memiliki keahlian dalam bidang spesialisasi tertentu
b. Memiliki kepribadian yang baik dan menunjang pekerjaanya
c. Instruktur berasal dari dalam lingkungan organisasi lembaga sendiri, karena itu lebih
baik dibandingkan dengan orang dari luar lembaga.
d. Perlu dipertimbangkan bahwa seorang pejabat yang ahli dan berpengalaman belum
tentu dapat menjadi instruktur yang baik dan berhasil

Kesimpulan

Persiapan pelaksanaan pendidikan dan latihan (diklat) merupakan kegiatan yang

dilakukan menjelang diklat akan diselenggarakan. Alangkah baiknya diklat dilaksanakan
sesuai dengan kebutuhan para pesertanya maka sudah tentu perlu adanya persiapan yang
terencana. Tahap persiapan pelaksanaan diklat diklasifikasikan menjadi dua kegiatan, yaitu
kegiatan administratif dan kegiatan edukatif. Persiapan yang matang akan menentukan hasil
yang baik pada diklat yang dilaksanakannya. Maka diklat perlu dirumuskan dengan
sedemikian rupa demi tercapainya tujuan diklat.

Daftar Pustaka

https://id.scribd.com/document/551364886/Tahap-Persiapan-Pelaksanaan-pelatihan

https://text-id.123dok.com/document/wyen9p1ry-tahap-persiapan-diklat-tahapan-diklat.html

https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/TM_3_dan_4_Manajemen_Pelatihan.ppt

https://id.scribd.com/document/399623566/Persiapan-Penyelenggaraan-Diklat-Dari-Segi-
Edukatif