PETUNJUK PENGISIAN SISTEM INFORMASI PEMBIAYAAN KESEHATAN

(SIPK) — DATA COSTING RUMAH SAKIT

Sistem Informasi Pembiayaan Kesehatan (SIPK) untuk pengisian Data Costing

Rumah Sakit terdiri dari 3 tahap pengisian: (1) Menu entry (pertanyaan kuesioner), (2)
Form 2. LO HBR, dan (3) Data Costing (Form 3a. dan 3b.)
A. Menu Entry (Pertanyaan kuesioner / survei)
1. Masuk ke aplikasi Sistem Informasi Pembiayaan Kesehatan
(http://103.150.196.229/api/apps/SIPK-Importer/index.html), kemudian log in dengan
memasukkan “nama pengguna” dan “kata sandi” sesuai dengan nama pengguna
dan kata sandi masing-masing Rumah Sakit yang telah diberikan, lalu klik “masuk.”
Jika masih belum memiliki akun silahkan untuk bisa menghubungi Helpdesk SIPK.
Mohon Rumah Sakit untuk segera merubah (reset) password yang diberikan.

2. Kemudian, muncul halaman pertama yaitu dashboard.

3. Kemudian, Klik Data entry untuk memulai data entry.

4. Selanjutnya, pilih Dataset ‘ FORM1_RS_INA CBG (Organization Unit atau

nama Rumah Sakit sudah otomatis terisi).
5. Kemudian, pilih Periode “2022”. Form 1 hanya untuk tahun 2022, sehingga
tidak perlu diisi untuk tahun sebelumnya.

6. Kemudian, mulai mengisi informasi umum tentang Rumah Sakit: Kelas RS,
Status Kepemilikan, Kerjasama dengan BPJS (Jawaban Ya —> dilanjutkan
dengan mengisi tahun bergabung dengan BPJS, nomor telepon, contact
person (nama dan unit)).
7. Lalu Klik ’next,’

8. Lanjut mengisi “data survei” bagian aspek analisis biaya yang terdiri dari 4
pertanyaan yang harus diisi semuanya.
o Apakah Rumah Sakit pernah melakukan perhitungan Biaya Satuan (Unit
cost) pelayanan?
Pilihan jawaban “Ya” atau “Tidak”
Bila mengisi “tidak” maka dilanjutkan dengan mengisi penyebab.
Lalu lanjut ke aspek peng-kodean diagnosis.
o Kapan Terakhir RS melakukan perhitungan biaya satuan (unit cost)?
Diisi dengan tahun terakhir RS melakukan costing
o Apakah perhitungan biaya satuan (costing) dilakukan secara rutin?
Diisi dengan pilihan jawaban "Ya" ATAU "Tidak."
Jawaban "Ya" dilanjutkan dengan mengisi periode
o Metodologi costing apakah yang digunakan?
Diisi dengan pilihan jawaban metodologi untuk melakukan costing.

9. Masuk ke bagian Aspek pengkodean diagnosis dan klaim JKN yang terdiri dari
8 pertanyaan yang harus diisi semuanya.

10. Masuk ke Aspek Pelayanan Medik yang terdiri dari 7 pertanyaan yang harus
diisi semuanya
11. Masuk ke aspek Sistem Informasi Rumah Sakit yang terdiri dari 5 (lima)
pertanyaan
a) Apakah RS memiliki sistem informasi RS?
pilihan jawaban “Ya” atau “Tidak”
Jika jawaban diatas "TIDAK" maka Lanjut ke data set Aspek Input Data
klaim
b) Apa saja ruang lingkup sistem informasi yang dimiliki RS?
Diisi dengan pilihan jawaban "Front Office Pendaftaran" DAN / ATAU "Front
office Billing" DAN/ ATAU " Front Office Terintegrasi" DAN/ATAU "lainnya
sebutkan" ATAU "Back office " ATAU "back office Akuntansi" ATAU "Back
office SDM" ATAU "Back office Logistik" back office rekam medis ATAU
c) apakah sistem informasi RS telah terintegrasi dengan Aplikasi INA CBG?
Pilihan jawaban “Ya” atau “Tidak”
d) apakah sistem informasi RS telah terintegrasi dengan Aplikasi SEP?
Pilihan jawaban “Ya” atau “Tidak”
e) apakah data rincian pelayanan (visite, rincian penunjang medik, rincian
tindakan, rincian obat/BMHP dll) yang diberikan kepada tiap pasien
tersimpan di sistem informasi RS?
Pilihan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
12. Masuk ke aspek input data klaim yang terdiri 3 (tiga) pertanyaan yang harus
diisi semuanya.
13. Masuk ke aspek ketersediaan data costing yang terdiri dari 11 pertanyaan yang
harus diisi semuanya.
14. Masuk ke aspek Kesediaan RS dalam Pengumpulan data costing terdiri dari 4
pertanyaan yang harus diisi semuanya.
B. Data Dasar Perhitungan HBR
1. Masuk ke aplikasi Sistem Informasi Pembiayaan Kesehatan
(http://103.150.196.229/api/apps/SIPK-Importer/index.html), kemudian log in
dengan memasukkan “nama pengguna” dan “Kata Sandi” sesuai dengan
nama pengguna dan kata sandi masing-masing Rumah Sakit yang telah
diberikan, lalu klik “masuk.” Jika masih belum memiliki akun silahkan untuk bisa
menghubungi Helpdesk SIPK.

2. Muncul halaman pertama yaitu dashboard.

3. Kemudian mendownload template excel melalui SIPK. Tidak diperkenankan
merubah, menambah atau mengurangi kolom yang sudah tersedia. Form excel
yang disediakan terdiri dari beberapa sheet berikut ini:
1. Sheet form 2. LO HBR
2. Sheet form 3A Jumlah Layanan
3. Sheet form 3B data costing
4. Sheet cek validasi
5. Sheet DO 2. Juknis
6. Sheet DO 3a. Jml Layanan
7. Sheet DO 3b. Data Costing Baris
8. Sheet 3b. Data Costing Kolom

4. Pilih Sheet Form 2. LO HBR yang telah disediakan untuk masing-masing

“diisikan berbeda” untuk tahun 2019, 2020, 2021, dan 2022 (diisi masing-
masing tahun “save terpisah” per masing-masing tahun).
Catatan: Untuk tahun 2019-2021 pengisian form 3a dan 3b dikosongkan saja
karena form 3a dan 3b hanya untuk tahun 2022.

a. Nama direktur Rumah Sakit, dan nomor (untuk nomor dimulai dengan
tanda petik Satu (‘) agar ke- detect sebagai angka nomor telepon)

b. Selanjutnya mengisi kelas Rumah Sakit, Tipe Rumah Sakit, Kepemilikan

RS, Contact Person_nama, contact person_nomor HP, contact
person_email, contact person_unit instansi, dan isian klaim tahun 2022
yang sudah diajukan ke BPJS kesehatan (Apabila Cell B12 “yes” maka
cell B13 harus diisikan dengan angka 100, sebaliknya apabila cell B12
dipilih “no”, maka cell B13 harus diisikan dengan angka di bawah 100)

c. Selanjutnya mohon perhatikan Cell B15 dan Cell B16 di sheet 2. LO

HBR; mohon dipastikan tahun untuk data yang hendak diisi adalah sama
dengan tahun yang ditulis di cell B15 dan Cell B16.
d. Hal lain yang perlu diperhatikan juga adalah “error” berwarna merah
seperti ditunjukkan di gambar di bawah ini (cek “informasi” berwarna
merah terkait kesalahan apa yang terjadi pada pengisian form).
Catatan: Sebelum file diimport pastikan data yang terisi valid dengan
cara klik sheet Check Validasi. Bila ada notifikasi adanya data yang
belum valid mohon dibaca kembali definisi operasional petunjuk
pengisian cara validasi yang ada di sheet DO.

e. Apabila seluruh form excel telah diisi, dan tidak keluar warning di sheet
cek validasi ini, maka tandanya data ini telah valid. Dan, Form excel 2.
LO HBR bisa “disimpan.”
5. Form Excel LO HBR yang telah diisi dan dipastikan tidak ada kekeliruan
kemudian di-import ke SIPK: di-import dengan mengeklik pojok kanan atas
seperti diperlihatkan di gambar berikut ini ( ketiga form yaitu form 2, form 3a,
dan form 3b “telah” diisi, kemudian di-import). Berikut langkahnya:
a. User membuka SIPK kemudian memilih menu sebelah kanan atas : klik
“SIPK importer.”
b. Kemudian, klik tahun untuk form yang hendak di-submit sesuai dengan
tahun yang diisikan di “form excel” LO HBR.

c. Selanjutnya, klik menu “upload file Data Costing (excel)” untuk meng-
upload file excel Form 2. LO HBR yang telah diisi dan dipastikan tidak
ada kesalahan.
 d. Lalu, klik menu “Upload File Laporan (PDF)” untuk meng-upload file
laporan dalam format PDF.

6. Klik submit, maka akan keluar di sebelah kanan atas: upload berhasil apabila
data LO HBR telah berhasil diupload.
7. Sebaliknya, apabila terjadi kesalahan upload (misalnya, kesalahan tahun “data
yang di upload” dengan tahun yang di-klik di sistem), maka akan muncul
“peringatan” di sebelah kanan atas: Input tahun pada file tidak sesuai
dengan input yang anda berikan.

8. Setelah selesai meng-submit data LO HBR, maka selanjutnya dapat mengeklik

pojok kanan atas, pilih menu “data entry.”
9. Kemudian memilih di pilihan “Data Set” yang hendak dicek isiannya di sistem
(untuk ini pilih “Data Set” FORM2_Data Dasar Penghitungan HBR).

10. Pilih Period “Tahun” data yang hendak dicek.

11. Selanjutnya diharapkan user dapat kembali mengecek keabsahan data HBR
yang telah terisi secara otomatis di Sistem.
Catatan: Dibutuhkan beberapa waktu untuk melihat hasil data entry.

12. Apabila ada data yang hendak dikoreksi, maka, dapat meng-update form excel
yang telah “diperbaharui” dengan meng-klik SIPK importer kembali (form excel
yang baru akan secara otomatis menggantikan form excel yang lama). Mohon
me-rename nama file yang baru dengan nama yang berbeda. Dibutuhkan
beberapa waktu untuk melihat perubahan tampilan data yang di-update
di web SIPK.

13. Upload data HBR lainnya untuk tahun-tahun lainnya dapat dilakukan sama
langkah-langkahnya seperti yang telah dijelaskan dari no.1 s/d no.12.
C. Data Jumlah Layanan (form 3a)
1. Mengisi template excel Form 3A. Jumlah Layanan Tahun 2022 yang harus
diisikan masing-masing untuk JKN, Non-JKN dan Total (data yang diisikan
hanya untuk tahun 2022).
Catatan: cell warna orange adalah cell yang wajib diisi untuk menandakan form
3A telah terisi.

2. Kemudian untuk mengimport form excel data 3A. Jumlah Layanan ke SIPK
dilakukan langkah-langkah berikut:
a. User membuka SIPK kemudian memilih menu sebelah kanan atas : klik
“SIPK importer.”
b. Kemudian, mengeklik tahun untuk form yang hendak di-submit sesuai
dengan tahun yang diisikan di “form excel.” (Untuk data Form 3A.
Jumlah Layanan hanya diisi dengan “Tahun 2022”).

c. Selanjutnya, klik menu “upload file” untuk meng-upload file excel Form
3A. Jumlah Layanan yang telah diisi dan dipastikan tidak ada
kesalahan.
d. Lalu, klik menu “Upload File Laporan (PDF)” untuk meng-upload file
laporan Rumah Sakit yang disimpan dalam format PDF ke dalam SIPK.

e. Klik submit, maka akan keluar di sebelah kanan atas: upload berhasil
apabila data Form 3A. Jumlah Layanan HBR telah berhasil diupload.
f. Sebaliknya, apabila terjadi kesalahan submi (misalnya, kesalahan tahun
“data yang di upload” dengan tahun yang diklik di sistem), maka akan
muncul di sebelah kanan atas: Input tahun pada file tidak sesuai
dengan input yang anda berikan.
3. Selanjutnya, apabila Form 3A. Jumlah Layanan telah di-submit, klik pojok
kanan atas, pilih menu “data entry.”

4. Kemudian memilih di pilihan “Data Set” di data entry yang hendak dicek
isiannya di sistem (untuk ini pilih “Data Set”
FORM3a_Jumlah_Layanan_di_RS).
5. Kemudian memilih di pilihan “Periode” di data entry yang hendak dicek isiannya
di sistem (untuk ini hanya pilih “Periode” 2022).

6. Selanjutnya diharapkan user dapat kembali mengecek keabsahan data Jumlah

Layanan di Rumah Sakit Tahun 2022 yang telah terisi secara otomatis di
Sistem.
Catatan: apabila ada data yang salah, maka, dapat mengupdate
FORM3a_Jumlah_Layanan_di_RS yang salah tersebut dengan melakukan
SIPK import kembali. Dibutuhkan beberapa waktu untuk melihat perubahan
tampilan data yang diupdate di web SIPK.
D.Data Costing (Form 3b)

1. Mengisi template excel Form 3B Data Costing masing-masing kolom dan row
yang telah disediakan. Tidak diperkenankan merubah, menambah atau
mengurangi kolom yang sudah tersedia.
Catatan:
a. cell warna orange adalah cell yang wajib diisi untuk menandakan form
3b telah diisi.

b. Apabila keluar “informasi” berwarna merah, ini pertanda ada kesalahan

pengisian, user wajib mengecek bagian “Sheet Cek Validasi” untuk
mengetahui kesalahan pengisian data yang terjadi.
Catatan: Mohon baca kembali petunjuk pengisian di sheet DO.
 c. Pada saat pengisian form 3a dan 3b tahun 2022, form 2 tahun 2022 juga
harus diisi meskipun sudah di-upload sebelumnya karena ada validasi
antar form 2 dan form 3.

2. Kemudian Untuk mengimport data Form 3B Data Costing ke SIPK dapat

dilakukan sebagai berikut:
a. User membuka SIPK kemudian memilih menu sebelah kanan atas : klik
“SIPK importer”

b. Kemudian, mengeklik tahun untuk form excel yang hendak di-submit

sesuai dengan tahun yang diisikan di “form excel.” (Untuk data Form 3B
Data Costing hanya diisi dengan “Tahun 2022”).
3. Selanjutnya, klik menu “Upload File Data Costing (Excel)” untuk meng-upload
file excel Form 3B. Data Costing yang telah diisi dan dipastikan tidak ada
kesalahan.

4. Lalu, klik menu “Upload File Laporan (PDF)” untuk meng-upload file laporan
Rumah Sakit yang disimpan dalam format PDF ke dalam SIPK.
5. Kemudian submit, maka akan muncul di sebelah kanan atas: upload berhasil
apabila Form 3B Data Costing telah berhasil diupload.

6. Sebaliknya, apabila terjadi kesalahan upload (misalnya, kesalahan tahun “data

yang di-upload” dengan tahun yang diklik di sistem), maka akan muncul di
sebelah kanan atas: Input tahun pada file tidak sesuai dengan input yang anda
berikan.
7. Selanjutnya, apabila Form 3B Data Costing telah di-submit, klik pojok kanan
atas, pilih menu “Data Entry.”

8. Kemudian memilih di pilihan “Data Set” yang hendak dicek isiannya di sistem
(untuk ini pilih “Data Set” FORM3B_DATA COSTING).
9. Kemudian memilih di pilihan “Period” di data entry yang hendak dicek isiannya
di sistem (untuk ini hanya pilih “Period” 2022).

10. Diharapkan user dapat kembali mengecek keabsahan Form 3B Data Costing
di Rumah Sakit Tahun 2022 yang telah terisi secara otomatis di sistem. Apabila
ada data yang salah, maka, dapat meng-update Form 3B Data Costing yang
salah tersebut dengan melakukan SIPK import Form 3B Data Costing yang
baru. Mohon me-rename nama file yang baru dengan nama yang berbeda.
Dibutuhkan beberapa waktu untuk melihat perubahan tampilan data yang di-
update di web SIPK.