Sop Audit 2022-2023

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE AUDIT
A. TATA CARA PENULISAN

 Bahan dan Ukuran
Bahan dan ukuran kertas yang digunakan untuk pencetakan Proposal
Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban adalah kertas HVS ukuran A4 dengan
kop “BEM atau DPM Fakultas Farmasi Universitas Surabaya”.
*(Selama proses pengecekan dan audit Proposal Kegiatan atau Laporan
Pertanggungjawaban menggunakan kertas HVS tanpa kop BEM atau DPM).
 Penjilidan
Dijilid dengan menggunakan lakban hitam, pada cover depan diberi mika
dan bagian belakang menggunakan kertas buffalo (bagi proposal kegiatan dan
laporan pertanggungjawaban yang sudah fix).
 Jenis Huruf
Seluruh penulisan pada proposal dan LPJ menggunakan jenis huruf (font)
Times New Roman, ukuran 12. Penulisan bahasa asing (bahasa Inggirs, bahasa
Jawa, bahasa Sansekerta, dll.) atau istilah yang belum dibakukan dalam KBBI
digunakan huruf miring (italic). Penulisan merk (contoh: Zoom Meeting, Line,
Instagram, dsb.) tidak menggunakan huruf miring (italic). Untuk bagian cover,
digunakan huruf (font) Times New Roman dengan ukuran huruf 18 dan di-bold.
 Pengetikan Bilangan
Penulisan bilangan mengikuti Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
(PUEBI), Pedoman Umum Pembentukan Istilah (PUPI) berdasarkan Keputusan
Mendikbud.
1. Bilangan numerik diketik dengan angka Arab dan tidak ditulis di awal kalimat.
Contoh: 100 kg beras, 10 kg gula, dll.
2. Bilangan desimal ditandai dengan koma (bukan dengan titik).
Contoh: berat telur 50,5 kg, dll.
3. Penulisan satuan dengan singkatan yang tidak resmi tanpa titik dibelakangnya
Contoh: g, kg, m, cm, dll.
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS SURABAYA
PERIODE 2022-2023 |1
4. Penulisan mata uang tanpa adanya spasi antara mata uang dengan nominal
uang kecuali pada tabel anggaran dana dan realisasi dana. Harus ada
penyeragaman dalam pemilihan jenis nominal yang digunakan (RpX,00 atau
RpX,-).
a. Pada penulisan kalimat
Baku Tidak Baku
Rp6.000,- Rp.6.000,- atau Rp.6.000.00
Rp6.000,00 Rp 6.000,- atau Rp 6.000,00
b. Pada penulisan tabel
Penulisan mata uang serta ,- atau ,00 harus disejajarkan.
No. Sumber Dana Keterangan Jumlah
1. Dana Senat Rp 5.000.000,- Rp 5.000.000,-
2. Dana Usaha Rp 1.000.000,- Rp 1.000.000,-
 Penulisan Tanda Baca

Penulisan tanda baca, kata, dan huruf mengikuti PUEBI dan PUPI
berdasarkan Keputusan Mendikbud.
1. Tanda baca berupa titik (.), koma (,), titik dua (:), tanda seru (!), tanda tanya
(?), dan tanda persen (%) diketik rapat dengan huruf yangmendahuluinya.
Tidak Baku Baku
 Persentase sebesar 80 %  Persentase sebesar 80%
 .......... sebagai berikut :  .......... sebagai berikut:
 Apa tujuan acara ini ?  Apa tujuan acara ini?
Kecuali untuk kata/kalimat yang ditulis berturut-turut kebawah dan semua
kata/kalimat tersebut menggunakan titik dua (:), maka tanda titik dua tersebut
harus diluruskan antara satu dengan yang lain serta diberi spasi satu ketukan
setelah tanda titik dua (:) sebelum isian keterangan selanjutnya. Contoh:
Kegiatan Penyuluhan Bahaya Narkoba bagi Kaum Milenial akan
dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Senin, 1 Januari 2021
waktu : 07.00–09.00 WIB
tempat : Gedung PF Lantai 6, Universitas Surabaya

PERIODE 2022-2023 |2
2. Tanda kutip (“….”) dan tanda kurung ((….)) diketik rapat dengan huruf dari
kata atau frasa yang diapit.
Tidak Baku Baku
 “ Sepadan ”  “Sepadan”
 ( Online )  (Online)
3. Tanda hubung (-) dan garis miring (/) diketik rapat dengan huruf yang
mendahului dan mengikutinya.
Tidak Baku Baku
 Menunda - nunda  Menunda-nunda
 Berhasil / tidak  Berhasil/tidak
4. Tanda sama dengan (=), lebih besar (>), lebih kecil (<), tambah (+), kurang
(-), kali (x) dan bagi (:) diketik dengan spasi satu ketukan sebelum dan
sesudahnya.
Tidak Baku Baku
 a>0,5  a > 0,5
 a+b=c  a+b=c
 Jarak Baris
Jarak baris pada isi Proposal dan LPJ Kegiatan dicetak dengan spasi 1,5. Jarak
baris pada judul cover, judul lampiran, serta lembar pengesahan menggunakan
spasi 1,15.
 Bidang Pengetikan
Bidang pengetikan dari tepi kertas pada Proposal Kegiatan dan Laporan
Pertanggungjawaban adalah sebagai berikut:
halaman judul (Cover): isi (kecuali tabel):
tepi atas : 3 cm tepi atas : 5 cm
tepi bawah : 3 cm tepi bawah : 2 cm
tepi kanan :- tepi kanan : 2,5 cm
tepi kiri :- tepi kiri : 4 cm

PERIODE 2022-2023 |3
 Paragraf
Awal paragraf dimulai 1,2 cm dari tepi kiri bidang pengetikan. Contoh:
I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
ORMAWA
adalah................................................................... ................................
.......................................................
Catatan: Masing-masing ketentuan ukuran yang tertulis pada SOP diberi toleransi sebesar 10%.
B. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN

 Bagian awal
HALAMAN JUDUL (Cover)
 Bagian isi
I. PENDAHULUAN
II. MAKSUD DAN TUJUAN
III. SASARAN
IV. INDIKATOR KEBERHASILAN
V. BENTUK KEGIATAN
VI. JADWAL DAN PELAKSANAAN KEGIATAN
VII. ANGGARAN DANA
VIII. DAFTAR PANITIA (BESERTA PESERTA, JURI, NARASUMBER,
ATLET, PELATIH, DAN TUTOR *JIKA ADA)
IX. PENUTUP
X. LEMBAR PENGESAHAN
Lampiran 1, 2, 3.1, dan 3.2
C. PENJELASAN SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN

 Bagian awal
Berisi tentang bentuk proposal dengan ketentuan, baik ditujukan untuk pihak
eksternal maupun internal Universitas Surabaya wajib menggunakan logo Universitas

PERIODE 2022-2023 |4
Surabaya dengan tulisan “UBAYA Universitas Surabaya” yang memiliki resolusi yang
baik (pengunduhan logo UBAYA dapat menghubungi auditor yang bersangkutan).
 COVER PROPOSAL KEGIATAN KEPANITIAAN:
PROPOSAL KEGIATAN
NAMA ACARA
TEMA
DIVISI/KSM/KMM
PERIODE
(LOGO UBAYA)
NAMA ORMAWA
FAKULTAS FARMASI
UNIVERITAS SURABAYA
TAHUN KEGIATAN DIADAKAN
 COVER PROPOSAL PERMOHONAN DANA (UNTUK KMM):

PROPOSAL PERMOHONAN DANA
KMM SPORT/SENI
CABANG
PERIODE
(LOGO UBAYA)
NAMA ORMAWA
FAKULTAS FARMASI
UNIVERITAS SURABAYA
TAHUN PROPOSAL DIBUAT

PERIODE 2022-2023 |5
 Bagian isi
I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Berisi mengenai hal yang mendasari atau alasan pelaksanaan
kegiatan tersebut, tema kegiatan, alasan pemilihan tema serta nilai-nilai
yang ingin dicapai pada nine-star of pharmacist plus yang dianut oleh
Fakultas Farmasi Universitas Surabaya minimal sebanyak 2 poin.
1.2 DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN

Landasan pijak yang mendasari kegiatan ini dilaksanakan.
Landasan ini dapat berupa ketentuan hukum, aturan-aturan yang
mendukung pengimplementasian program kerja berdasarkan Rapat Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa dengan Dewan Perwakilan Mahasiswa
periode tsb.

 Berisikan tujuan yang diharapkan atau ditargetkan untuk dicapai.
 Tujuan harus dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif, spesifik dan
realistis. Termasuk di dalamnya poin nine-star of pharmacist plus Fakultas
Farnasi Universitas Surabaya yang dikaitkan dengan acara/kegiatan.
 Target tersebut diharapkan mampu membawa pengaruh yang positif, baik
dalam lingkup internal maupun lingkup eksternal serta untuk panitia
sendiri (dibuat poin-poin untuk masing-masing parameter).
 Maksud dan tujuan disesuaikan dengan judul dan isi dari proposal.
III. SASARAN
 Target peserta kegiatan:
a. Jumlah peserta yang ditargetkan.
b. Asal peserta (Angkatan/Fakultas/Umum).
c. Kiat/usaha yang akan dilakukan untuk mencapai target.

PERIODE 2022-2023 |6
Catatan: Sasaran dijabarkan dalam bentuk deskripsi.

1. Indikator keberhasilan didasarkan pada pencapaian:
a. Tujuan
b. Sasaran
2. Berupa target persentase nilai dari form evaluasi yang dinilai oleh Steering
Comittee yang sudah disetujui oleh ketua panitia.
3. Berupa target persentase keberhasilan kegiatan tersebut berdasarkan hasil
polling yang dibuat dan disebarkan oleh Steering Comittee Acara/Auditor
kepada sejumlah peserta yang hadir sebesar 15%.
- Keterangan mengenai polling:
a) Polling kuesioner bagi peserta wajib mengandung poin–poin utama
sebagai berikut:
1. Kesesuaian materi kegiatan dengan tujuan yang disampaikan
2. Manfaat yang diperoleh peserta
3. Ketepatan waktu
4. Kesiapan panitia
5. Kepuasan peserta
6. Minat peserta bila kegiatan serupa diadakan dengan tema berbeda
7. Kritik dan saran
a) Jawaban puas bernilai 1, jawaban tidak puas bernilai 0.
b) Kegiatan dinilai berhasil bila persentase yang didapat ≥70%.
c) Polling kuesioner dibuat dan disebarkan oleh SC.
d) Polling kuesioner yang sudah dievaluasi SC akan diserahkan
SC kepada panitia maksimal H+3.
e) Polling akan diaudit oleh auditor saat proses revisi LPJ.
V. BENTUK KEGIATAN
 Berisikan penjelasan singkat format acara yang akan dilaksanakan dalam
bentuk narasi, termasuk narasumber/juri, biaya pendaftaran, dsb.

PERIODE 2022-2023 |7

 Waktu pelaksanaan (termasuk didalamnya technical meeting, hari-H,
sampai closing acara).
 Tempat pelaksanaan.
 Susunan acara : Terlampir (Lampiran 1).
VII. ANGGARAN DANA

 Rincian anggaran penerimaan dan pemasukan dari setiap kebutuhan
acara.
 Rincian anggaran pengeluaran tiap sie.
 (Terlampir = Lampiran 2).
VIII. DAFTAR PANITIA (BESERTA PESERTA, JURI, NARASUMBER,

 Dibuat daftar mulai dari pelindung sampai dengan panitia seluruhnya.
 Khusus penulisan panitia per sie adalah sebagai berikut:
Sie/Bagian/Jabatan
Koordinator : Nama Lengkap (NRP)
Anggota : Nama Lengkap (NRP)
*Nama anggota tiap sie diurutkan berdasarkan NRP terkecil hingga
terbesar.
 Daftar panitia : Terlampir (Lampiran 3.1).
 Daftar peserta/atlet : Terlampir (Lampiran 3.2).
 Daftar pembicara : Terlampir (Lampiran 3.3).
 Daftar juri : Terlampir (Lampiran 3.4).
IX. POSTER KEGIATAN

 Lampirkan poster kegiatan yang akan diikuti atau diadakan

PERIODE 2022-2023 |8
X. PENUTUP
 Harapan: agar kegiatan tersebut dapat terselenggara dengan baik dan agar
mendapat dukungan.
 Ucapan terima kasih.
*Baik pada penulisan proposal maupun LPJ tidak diperkenankan
menggunakan kata kami/kita.

PERIODE 2022-2023 |9
XI. LEMBAR PENGESAHAN

Tempat, tanggal bulan tahun proposal FIX DPM
Dosen Pendamping Ketua Acara/KSM/KMM
Nama Lengkap Nama Lengkap

NRP.
Menyetujui,
Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa Gubernur Badan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Farmasi Universitas Surabaya Fakultas Farmasi Universitas Surabaya
STEMPEL STEMPEL
DPM BEM
SEBELAH SEBELAH
KIRI KIRI

NRP. NRP.
Mengetahui,
Wakil Dekan I Koordinator Kemahasiswaan
STEMPEL
FAKULTAS
SEBELAH
KIRI

*) Jika tidak ada dosen pendamping

PERIODE 2022-2023 | 10

Ketua Acara/KSM/KMM
Nama Lengkap
NRP.
Menyetujui,
STEMPEL STEMPEL
DPM BEM
SEBELAH SEBELAH
KIRI KIRI

NRP. NRP.
Mengetahui,
STEMPEL
FAKULTAS
SEBELAH
KIRI

*) Judul lampiran menggunakan spasi 1,15

PERIODE 2022-2023 | 11
Lampiran 2
ANGGARAN DANA
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
KMM/KSM/DIVISI/KOMISI
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
PENERIMAAN
No. Sumber Dana Keterangan (c) Jumlah (d)
TOTAL PENERIMAAN Rp
Keterangan:
 Kata penerimaan di-caps lock, tidak di-bold dan jaraknya tidak sejajar dengan tabel.
 (c) Berisikan rincian dari anggaran sumber dana Contoh: 75 peserta x @Rp25.000,-.
 (d) Berisikan jumlah dana yang akan diterima.
 Total penerimaan ditulis dengan caps lock dan bold.
PENGELUARAN
No. Komponen Biaya Keterangan (h) Jumlah (i)
1. Kesekretariatan (j)
1.1 (k)
SUBTOTAL (l)
2. Sie Acara
2.1
SUBTOTAL Rp
TOTAL PENGELUARAN (m) Rp

PERIODE 2022-2023 | 12
Sisa Dana = Total Penerimaan – Total Pengeluaran

= RpX,- – RpY,-
= Rp ...,-
Keterangan:
 Kata pengeluaran di-caps lock, tidak di-bold dan jaraknya tidak sejajar dengan tabel.
 (h) Berisikan rincian dari anggaran sumber dana Contoh: 75 peserta x @Rp25.000,-.
 (i) Berisikan jumlah dana yang dianggarkan akan keluar.
 (j) Berisikan kelompok pengeluaran yang di tabel-tabel dibawahnya berisi poin poin
yang bersangkutan dari kelompok tersebut. Penulisan untuk kelompok tersebut di-bold
dan tidak di-caps lock.
 (k) Berisikan poin-poin dari penjelasan di atas yang ditulis dengan angka titik angka
dan jika ada sub poin pada poin tersebut maka dituliskan angka titik angka huruf.
Contoh: poin 1.1 jika ada sub poin dibawah 1.1 maka ditulis 1.1a, 1.1b, dan seterusnya.
 (l) Subtotal berisikan jumlah pengeluaran yang dianggarkan dalam setiap kelompok,
penulisannya menggunakan caps lock dan di-bold.
 (m) Total pengeluaran dituliskan dengan caps lock dan bold.
 Pada bagian akhir tabel dihitung selisih total penerimaan dikurangi dengan total
pengeluaran.
Notes: Sebaiknya penerimaan lebih besar daripada pengeluaran, namun pada

kenyataan banyak kegiatan yang pengeluaran lebih besar daripada penerimaan,
untuk itu agar tidak menjadi pertanyaan maka ditulis di tabel penerimaan
dengan menuliskan sumber dana dari panitia.

PERIODE 2022-2023 | 13
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)
Divisi Panitia KSM, KMM
Dosen Pembimbing
Sekretaris/Bendahara BEM
Auditor DPM Koor. Komisi Audit DPM

menunjuk staff audit.
 Jika sudah fix (dapat sticky note kuning)

 Print out dengan kop BEM/DPM, dikirim ke
https://ubaya.id/proposal-lpjkegiatanmahasiswaff

Paraf oleh Auditor DPM pada setiap lembar
Meminta tanda tangan untuk lembar pengesahan
Pertama, tanda tangan Ketua Panitia Kedua, tanda tangan DosBing (jika ada)
Ketiga, tanda tangan GuBEM Keempat, tanda tangan Ketua DPM
Kelima, tanda tangan Koor Kemahasiswan Keenam, tanda tangan WD I FF UBAYA
Tanda tangan lengkap, sesuai urutan
Perbanyak 4x distempel asli BEM, DPM,

Fakultas Farmasi UBAYA
Ngagel/TU Asli Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

PERIODE 2022-2023 | 14
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL ONLINE KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)

Dosen Pembimbing

 Proposal sudah berisi kop surat dari awal

 Jika sudah fix (dapat note kuning pada
lembar cover)
Recheck oleh Auditor DPM pada setiap lembar
Meminta tanda tangan langsung/tanda tangan scan untuk lembar pengesahan
Proposal diupload pada link gform

Print out proposal, dibungkus dengan amplop coklat. PENGALIHAN yang telah disediakan oleh TU yaitu:
Dituliskan: kepada Yth, Manager Fakultas Farmasi Universitas Surabaya.
https://ubaya.id/proposal-
Diberi keterangan hal: Proposal (kegiatan/acara apa)
lpjkegiatanmahasiswaff
Dikirim ke kampus, kemudian dititipkan ke Posko Satpam UBAYA
Dilengkapi dengan tanda tangan langsung oleh
Kelima, tanda tangan Koor. Kemahasiswan Keenam, tanda tangan WD I FF UBAYA
 Diberikan info oleh Manager TU bahwa tanda tangan sudah lengkap

 Manager TU mengirimkan hasil scan proposal ke email BEM
 Proposal dapat diarsip
Ngagel/TU (Asli) Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

PERIODE 2022-2023 | 15
ALUR PROPOSAL PENGAJUAN LOMBA (Jika web sudah jalan)
Koor, Divisi
Minba/Penalaran BEM Mahasiswa yang akan
mendaftarkan mengikuti lomba
mahasiswa yang akan
mengikuti perlombaan
Koordinator Bidang
kemahasiswaan mendampingi
mahasiswa dalam perumusan
proposal lomba
(deadline proposal H-14
sebelum lomba)
Koor. Divisi Minba/Penalaran BEM

mengupload proposal final, disetujui oleh
Koor. Kemahasiswaan dan divalidasi WD 1
(validasi proposal lomba H-7 sebelum lomba)
TU melakukan checklist dispensasi

kuliah/praktikum, ST online, dan subsidi dana
NB:
- Proposal harus tetap di-print untuk diarsipkan di BEM, DPM, WD 1, dan TU (asli)

PERIODE 2022-2023 | 16
Catatan:
 Penyerahan proposal FIX (proposal sudah ditandatangani Wakil Dekan I dan distempel)
maksimal dua minggu sebelum acara ke SekBen DPM/auditor acara. Jika melewati
batas waktu yang ditentukan, akan diberikan sanksi berupa Surat Peringatan.
 Keterangan revisi:
- Revisi diserahkan kepada pemeriksa dan auditor (Sekretaris/Bendahara BEM, dan
Komisi Audit DPM) dalam 2 gelombang atau lebih.
- Revisi proposal harus dalam bentuk hard copy, tidak diperkenankan dalam bentuk
soft copy (berlaku untuk DPM dan BEM). Kecuali kuliah online.
- Pada gelombang 1, proposal diserahkan kepada pemeriksa dan auditor. Revisi yang
telah diperiksa dan diaudit pada gelombang 1 ditandatangani pada cover proposal
sebelah kanan (kolom proposal diterima) oleh pemeriksa dan auditor.
- Pada gelombang 2, pemeriksa dan auditor memeriksa hasil revisi gelombang 1. Bila
pemeriksa dan auditor telah meluluskan hasil audit, pemeriksa dan auditor kembali
menandatangani cover proposal dengan sticky note di sebelah kanan kolom proposal
diterima (kolom proposal disetujui).
- Pada saat meminta tanda tangan kepada Gubernur BEM dan Ketua DPM, panitia
wajib membawa proposal fix BEM DPM, dengan paraf auditor dan sticky note-nya.
 Anggaran dana harus diperinci dan jumlah besarnya anggaran sesuai dengan kesepakatan
Rapat Kerja-Rapat Koordinasi pada periode tersebut.
 Untuk kegiatan BEM, proposal diperbanyak 4x [BEM, DPM, WD 1 (Fakultas) dan Panitia]
 Dalam melaksanakan audit, auditor berhak mengetahui segala informasi terkait kegiatan
tanpa terkecuali (auditor berhak datang baik saat rapat maupun saat berlangsungnya acara).
 Harap memperhatikan penulisan nama dan gelar dari Dekan, Wakil Dekan I, Dosen
Pembimbing, Ketua DPM, dan Gubernur BEM.
1.1 Dekan : Dr. apt. Farida Suhud, M.Si.
1.2 Wakil Dekan I : Dr. apt. Aguslina Kirtishanti, S.Si., M.Kes.
1.3 Koor. Kemahasiswaan : Dr. Finna Setiawan, S.Farm., M.Si.
1.4 Ketua DPM : Yang sedang menjabat
1.5 Gubernur BEM : Yang sedang menjabat

PERIODE 2022-2023 | 17
D. SISTEMATIKA PENULISAN LPJ KEGIATAN

 Bagian awal
 Bagian isi
I. PENDAHULUAN
III. SASARAN
V. BENTUK KEGIATAN
VII. REALISASI ANGGARAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEUANGAN
VIII. EVALUASI
IX. DAFTAR PANITIA (BESERTA PESERTA, JURI, NARASUMBER,
X. DOKUMENTASI KEGIATAN
XI. PENUTUP
XII. LEMBAR PENGESAHAN
Lampiran 1, 2, 3, 4.1, 4.2, dan 5
Catatan: Selama perkuliahan online, nota dan kuitansi diletakkan dibawah lampiran 2
(tabel realisasi anggaran)
E. PENJELASAN SISTEMATIKA PENULISAN LPJ KEGIATAN

 Bagian awal
Berisi tentang bentuk LPJ dengan ketentuan, baik ditujukan untuk pihak
eksternal maupun internal Universitas Surabaya wajib menggunakan logo Universitas
Surabaya dengan tulisan “UBAYA Universitas Surabaya” yang memiliki resolusi yang
baik (Pengunduhan logo UBAYA dapat menghubungi auditor yang bersangkutan).

PERIODE 2022-2023 | 18
 COVER LPJ KEGIATAN KEPANITIAAN:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
NAMA ACARA
TEMA
DIVISI/KSM/KMM
PERIODE
(LOGO UBAYA)
NAMA ORMAWA
FAKULTAS FARMASI
UNIVERITAS SURABAYA
TAHUN KEGIATAN DIADAKAN
 COVER LPJ PERMOHONAN DANA (UNTUK KMM):

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA
KELOMPOK MINAT MAHASISWA SPORT/SENI
CABANG
PERIODE
(LOGO UBAYA)
NAMA ORMAWA
FAKULTAS FARMASI
UNIVERITAS SURABAYA
TAHUN LPJ DIBUAT

PERIODE 2022-2023 | 19
 Bagian isi
I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Berisi mengenai hal yang mendasari atau alasan pelaksanaan
kegiatan tersebut, tema kegiatan, alasan pemilihan tema serta nilai-nilai
yang ingin dicapai pada seven-star of pharmacist plus yang dianut oleh
Fakultas Farmasi Universitas Surabaya minimal 2 poin.
1.2 DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN

Landasan pijak yang mendasari kegiatan ini dilaksanakan.
Landasan itu dapat berupa ketentuan hukum, aturan-aturan yang
mendukung pengimplementasian program kerja berdasarkan Rapat Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa dengan Dewan Perwakilan Mahasiswa
periode tsb.

 Berisikan tujuan yang diharapkan atau ditargetkan untuk dicapai.
 Tujuan harus dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif, spesifik dan
realistis. Termasuk di dalamnya poin seven-star of pharmacist plus
Fakultas Farmasi Universitas Surabaya yang dikaitkan dengan
acara/kegiatan.
 Target tersebut diharapkan mampu membawa pengaruh yang positif, baik
dalam lingkup internal maupun lingkup eksternal serta untuk panitia
sendiri (dibuat poin-poin untuk masing-masing parameter).
 Maksud dan tujuan disesuaikan dengan judul dan isi dari LPJ.
III. SASARAN
 Target peserta kegiatan:
a. Jumlah peserta yang ditargetkan.
b. Asal peserta (Angkatan/Fakultas/Umum).
c. Kiat/usaha yang akan dilakukan untuk mencapai target.

PERIODE 2022-2023 | 20
Catatan: Sasaran dijabarkan dalam bentuk deskripsi.

 Indikator keberhasilan didasarkan pada pencapaian:
- Tujuan
- Sasaran
 Berupa target persentase nilai dari form evaluasi yang dinilai oleh Steering
Comittee yang sudah disetujui oleh ketua panitia.
 Berupa target persentase keberhasilan kegiatan tersebut berdasarkan hasil
Polling yang dibuat dan disebarkan oleh Steering Comittee Acara/Auditor
kepada sejumlah peserta yang hadir sebesar 15%.
 Keterangan mengenai Polling kuesioner:

Polling kuesioner wajib mengandung poin–poin utama sebagai berikut:
1. Kesesuaian materi kegiatan dengan tujuan yang disampaikan
2. Manfaat yang diperoleh peserta
3. Ketepatan waktu
4. Kesiapan panitia
5. Kepuasan peserta
6. Minat peserta bila kegiatan serupa diadakan dengan tema berbeda
7. Kritik dan saran
 Jawaban puas bernilai 1, jawaban tidak puas bernilai 0.
 Kegiatan dinilai berhasil bila persentase yang didapat ≥70%.
 Polling kuesioner dibuat dan disebarkan oleh SC.
 Polling kuesioner yang sudah dievaluasi SC akan diserahkan SC
kepada panitia maksimal H+3.
 Polling akan diaudit oleh auditor saat proses revisi LPJ.
 Polling kuesioner juga diaudit oleh auditor bersamaan dengan revisi LPJ.
V. BENTUK KEGIATAN
 Berisikan penjelasan singkat format acara yang telah dilaksanakan dalam

PERIODE 2022-2023 | 21
bentuk narasi, termasuk narasumber/juri, biaya pendaftaran, dsb.

 Waktu pelaksanaan (termasuk didalamnya technical meeting, hari-H,
sampai closing acara).
 Tempat pelaksanaan.
 Susunan acara (Terlampir = Lampiran 1).
VII. REALISASI ANGGARAN DAN LAPORAN

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
- Realisasi anggaran merupakan komponen perbandingan antara yang
terealisasi pada saat acara dan yang tercantum di proposal.
- Nota Penerimaan (dalam bentuk apapun) wajib untuk dicantumkan dan
dilengkapi bukti penerimaan berupa kuitansi (dikatakan sah apabila ada
identitas pemberi, penerima, besaran aset yang diserahkan/diterima dan
tanda tangan masing- masing pihak).
- Dana pengeluaran dibuat serinci dan selengkap mungkin untuk setiap sie.
- Nota Pembelian ditempelkan pada kertas HVS dan wajib dilampirkan. Nota
diberi nomor dan nomor disesuaikan dengan rincian dana yang dikeluarkan.
Nota harus ditandatangani atau distempel oleh toko atau penjual yang
memberikan nota. Diwajibkan untuk melampirkan nomor telepon toko atau
kontak yang dapat dihubungi.
- Sisa barang atau pun sisa uang wajib disertakan dan dilengkapi bukti serah
terima barang. Dilengkapi dengan identitas pemberi dan penerima, besaran
aset yang serahkan dan tanda tangan masing-masing pihak.
- Pada akhir tabel diberi keterangan sebagai berikut:
= RpX,- – RpY,-
= RpZ,-
- Aset sebesar RpZ,- + Aset digunakan untuk acara A sebesar RpE,- + Aset
memilik sisa sebesar RpF,- + Aset. Aset sebesar RpE + Aset telah diterima

PERIODE 2022-2023 | 22
oleh M, selaku perwakilan acara A. Sisa dana dan sisa aset diserahkan
kepada M selaku perwakilan dari pihak C, guna B. Sisa dana yang
menggunakan dana fakultas dan dana senat dikembalikan ke nomor
rekening BCA 0883090001 a.n Universitas Surabaya Yayasan dan tidak
diperkenankan untuk diberikan pada kegiatan lain.
- Pemberian kode pada bagian referensi mengikuti ketentuan berikut
 Penerimaan :P  Sisa :S
 Pengeluaran :B  Titip bayar pajak :S
- Realisasi anggaran dan laporan pertanggungjawaban keuangan :
Terlampir (Lampiran 2.1)
- Pajak Penghasilan : Terlampir (Lampiran 2.2)
- Daftar NPWP : Terlampir (Lampiran 2.3)
- Daftar kuitansi dan nota pembayaran : Terlampir (Lampiran 2.4)
*) Daftar nomor lampiran menyesuaikan
VIII. EVALUASI
 Menjelaskan terpenuhinya indikator keberhasilan acara (disertai presentase
polling) serta manfaat yang diterima peserta setelah mengikuti kegiatan.
 Kendala-kendala yang dihadapi saat berlangsungnya kegiatan. Baik dari
pihak panitia maupun peserta. Kendala dijabarkan dari setiap sie.
 Saran yang dapat diberikan untuk kegiatan berikutnya berupa cara untuk
mengatasi kendala yang dihadapi.
IX. DAFTAR PANITIA (BESERTA PESERTA, NARASUMBER, ATLET,

PELATIH, DAN TUTOR *JIKA ADA)
 Dibuat daftar mulai dari pelindung sampai dengan panitia seluruhnya.
 Khusus penulisan panitia per sie adalah sebagai berikut:
Sie/Bagian/Jabatan
Koordinator : Nama Lengkap (NRP)
Anggota : Nama Lengkap (NRP)

PERIODE 2022-2023 | 23
*Nama anggota tiap sie diurutkan berdasarkan NRP terkecil hingga

terbesar.
 Dibuat daftar peserta dalam bentuk presensi kehadiran dan disertai juga
dengan identitas serta tanda tangan/paraf masing-masing individu.
 Pada kegiatan perlombaan yang menggunakan atlet (seperti Segitiga
Emas dan UBAYA Games), sertakan cabang lomba yang diikuti beserta
daftar atletnya.
 Daftar panitia : Terlampir (Lampiran 4.1).
 Daftar peserta/atlet : Terlampir (Lampiran 4.2).
 Daftar pembicara : Terlampir (Lampiran 4.3).
 Daftar juri : Terlampir (Lampiran 4.4).
*) Daftar nomor lampiran menyesuaikan
*) Jika pembicara, pelatih, dan juri berasal dari luar (external) UBAYA,
sertakan curriculum vitae (CV) yang berisikan:
Curriculum Vitae
Nama Lengkap (beserta gelar) :
Tempat, Tanggal Lahir :
Riwayat Pendidikan :
Riwayat Pekerjaan :
Penghargaan yang Pernah Diperoleh :
Keterangan mengenai CV :
 CV dilampirkan di bawah daftar narasumber/pelatih/juri
 Isi dalam CV di atas merupakan isi standar yang harus ada pada tiap
CV yang terlampir sehingga isi dalam CV dapat ditambah keterangan
yang lain sesuai kebutuhan.
 CV tidak harus diketik ulang oleh panitia sesuai tabel di atas, jika
narasumber/pelatih/juri memberikan CV berupa file, panitia dapat
langsung melampirkan CV tersebut pada LPJ ini
 Pada bagian “Penghargaan yang Pernah Diperoleh” dapat diisikan

PERIODE 2022-2023 | 24
juga pengalaman yang berkaitan dengan keprofesionalan bidangnya.
X. DOKUMENTASI KEGIATAN
 Berupa dokumentasi (foto) kegiatan yang diletakkan pada lembar akhir LPJ.
 Dokumentasi kegiatan yang dilampirkan berupa:
- Foto selama kegiatan (minimal 3). Dimana salah satu foto harus
memperlihatkan backdrop acara.
- Poster kegiatan.
- Web/link yang memberikan informasi terkait kegiatan tersebut.
 Pada LPJ Lomba, selain dokumentasi di atas, lampirkan juga dokumentasi
lain berupa:
- Foto sertifikat (baik sebagai peserta maupun pemenang)
- Foto piala (jika ada) dari sisi depan, belakang, dan samping.
- Keterangan jumlah peserta/universitas yang mengikuti perlombaan
- Keterangan asal universitas pemenang (juara 1-3) perlombaan yang
diikuti
XI. PENUTUP
 Harapan agar kegiatan tersebut dapat memberikan manfaat sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dituliskan pada proposal.
 Ucapan terima kasih.
*Baik pada penulisan proposal maupun LPJ tidak diperkenankan
menggunakan kata kami/kita.

PERIODE 2022-2023 | 25
XII. LEMBAR PENGESAHAN

Dosen Pendamping Ketua Acara/KSM/KMM

NRP.
Menyetujui,
STEMPEL STEMPEL
DPM BEM
SEBELAH SEBELAH
KIRI KIRI

NRP. NRP.
Mengetahui,
STEMPEL
FAKULTAS
SEBELAH
KIRI

*) Jika tidak ada dosen pendamping

PERIODE 2022-2023 | 26

Ketua Acara/KSM/KMM
Nama Lengkap
NRP.
Menyetujui,
STEMPEL STEMPEL
DPM BEM
SEBELAH SEBELAH
KIRI KIRI

NRP. NRP.
Mengetahui,
STEMPEL
FAKULTAS
SEBELAH
KIRI

*) Jika tanpa penghitungan pajak

PERIODE 2022-2023 | 27
Lampiran 2.1
REALISASI ANGGARAN DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
TABEL REALISASI ANGGARAN DANA

% REALISASI
URAIAN ANGGARAN REALISASI
ANGGARAN
PENERIMAAN
(A) (B) (C) (D)
TOTAL
PENERIMAAN (E) (E) (F)
PENGELUARAN
(G) (H) (I) (J)
TOTAL
PENGELUARAN (E) (E) (F)
Keterangan:
 Kata penerimaan di-caps lock, di-bold dan di dalam tabel.
 (A) Penerimaan yang ditulis hanya dari Dana Fakultas, Dana Senat, Dana Panitia,
dan Sponsorship. Selain dana tersebut, digolongkan sebagai dana lain-lain.
 (B) Penerimaan sesuai yang tercantum dalam proposal, apabila golongan dana tidak
tercantum pada proposal maka diberi tanda “-”.
 (C) Merupakan jumlah aset yang diterima.
 (D) Merupakan persentase dana yang terealisasi dari dana proposal dengan
menggunakan rumus: (C/B)x100%
 Jika dana dianggarkan tetapi realisasi 0 = Ditulis “0%”
 Jika dana tidak dianggarkan tetapi pada realisasi ada nominalnya = ditulis “-”
 (E) Penjumlahan kolom penerimaan/pengeluaran diatasnya.

PERIODE 2022-2023 | 28
 (F) Merupakan persentase dana yang terealisasi dari dana proposal dengan
menggunakan rumus: (E/E)x100%, jika E tidak tercantum maka ditulis “ – ”
 (G) Yang ditulis hanya kesekretariatan dan/atau sie.
 (H) Merupakan subtotal dana pada proposal.
 (I) Merupakan subtotal dana pada realisasinya.
 (J) Merupakan persentase dana pengeluaran yang terealisasi dari dana proposal
dengan menggunakan rumus: (I/H)x100%
 Total penerimaan dan pengeluaran dituliskan dengan caps lock dan bold.
TABEL LAPORAN KEUANGAN

PENERIMAAN
URAIAN ASET
TANGGAL ASAL DANA TOTAL ASET
(TERMASUK REFERENSI
(B) (C) (E) (F)
NON CASH) (D)
24/08/2018 Dana Senat Rp 3.000.000,- Rp 3.000.000,- P 1.1
25/08/2018 Dana Fakultas Rp 2.000.000,- Rp 2.000.000,- P 1.2
Sponsor:
26/08/2018 50 Potong Baju + 50 Potong Baju +
PT. Maju Cantik P 1.3
Rp 1.000.000,- Rp 1.000.000,-
Garage Sale
Sumbangan: 90 3 Baju x 90 Panitia
- P 1.4
27/08/2018 Panitia = 270 Potong Baju.
Rp 300.000,- Rp 300.000,-
Penjualan P 1.5
+ 10 potong baju + 10 Baju
Rp 4.800.000,- + 50 Potong Baju
TOTAL PENERIMAAN Sponsor + 10 Potong Baju Sisa
Garage Sale
Keterangan:
 Kata penerimaan ditulis dengan format caps lock, di-bold dan di dalam dengan tabel.

PERIODE 2022-2023 | 29
 (B) Berisikan tanggal penerimaan uang.

 (C) Berisikan asal sumber dana yang didapatkan.
 (D) Berisikan uraian aset yang didapatkan selama pelaksaan acara.
 (E) Total Aset yang diterima.
 (F) Dituliskan bukti penerimaan aset tersebut. Total penerimaan dicaps lock dan bold.
PENGELUARAN
TANGGAL KOMPONEN TOTAL BIAYA + ASET REFERENSI
(G) (H) (I) (J)
SIE ACARA
B 1.1.1
10/08/2018 Hadiah games 3 pemenang x @Rp100.000,- B 1.1.2
B 1.1.3
SUBTOTAL PENGELUARAN SIE
Rp 300.000,- (K)
ACARA
SIE LAINNYA
11/08/2018 Rp B 2.1
SUBTOTAL PENGELUARAN SIE X Rp (L)
TOTAL PENGELUARAN Rp (M)
Keterangan:
 (G) Berisikan tanggal dari penggunaan komponen biaya.
 (H) Berisikan keperluan yang diperlukan untuk dianggarkan (dirincikan).
 (I) Berisikan jumlah dana yang digunakan saat acara.
 (J) Dituliskan bukti yang mendukung pengeluaran aset tersebut.
 (K) Total pengeluaran dituliskan dengan caps lock dan bold.
 (L) Subtotal pengelurarn aset untuk bidang itu.
 (M) Total keseluruhan aset yang dikeluarkan untuk acara.
= Rp...,- – Rp...,-
= Rp...,-

PERIODE 2022-2023 | 30
Sisa dana fakultas (Kegiatan) sebesar ...................dikembalikan ke fakultas dengan rekening

BCA 0883090001 a.n Universitas Surabaya Yayasan sesuai dengan bukti S 1.1
Sisa dana senat (Kegiatan) sebesar ................... dikembalikan ke universitas dengan rekening
Contoh sisa dana pada LPJ DANA TOTAL:

SISA DANA
TANGGAL KOMPONEN SISA DANA REFERENSI
(N) (O) (P) (Q)
11/12/2021 Sisa dana fakultas (Kegiatan) Rp 3.000.000,- S 1.1
12/12/2021 Sisa dana senat (Kegiatan) Rp 4.500.000,- S 2.1
TOTAL SISA DANA Rp 7.500.000,- (R)
Keterangan:
 (N) Berisikan tanggal transfer sisa dana
 (O) Berisikan rincian sisa dana.
 (P) Berisikan nominal sisa dana.
 (Q) Dituliskan bukti yang mendukung pengembalian sisa dana tersebut.
 (R) Total sisa dana dituliskan dengan caps lock dan bold.

PERIODE 2022-2023 | 31
Lampiran 2.2
DAFTAR KUITANSI DAN
NOTA PEMBAYARAN
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
P 1.1
B 1.1

PERIODE 2022-2023 | 32
B 2.1
S 1.1
*) Jika dengan penghitungan pajak

PERIODE 2022-2023 | 33
Lampiran 2.1
REALISASI ANGGARAN DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
TABEL REALISASI ANGGARAN DANA

% REALISASI
URAIAN ANGGARAN REALISASI
ANGGARAN
PENERIMAAN
(A) (B) (C) (D)
TOTAL
PENERIMAAN (E) (E) (F)
PENGELUARAN
(G) (H) (I) (J)
TOTAL
PENGELUARAN (E) (E) (F)
Keterangan:
 Kata penerimaan di-caps lock, di-bold dan di dalam tabel.
 (A) Penerimaan yang ditulis hanya dari Dana Fakultas, Dana Senat, Dana Panitia,
dan Sponsorship. Selain dana tersebut, digolongkan sebagai dana lain-lain.
 (B) Penerimaan sesuai yang tercantum dalam proposal, apabila golongan dana tidak
tercantum pada proposal maka diberi tanda “-”.
 (C) Merupakan jumlah aset yang diterima.
 (D) Merupakan persentase dana yang terealisasi dari dana proposal dengan
menggunakan rumus: (C/B)x100%
 Jika dana dianggarkan tetapi realisasi 0 = Ditulis “0%”
 Jika dana tidak dianggarkan tetapi pada realisasi ada nominalnya = ditulis “-”
 (E) Penjumlahan kolom penerimaan/pengeluaran diatasnya.

PERIODE 2022-2023 | 34
 (F) Merupakan persentase dana yang terealisasi dari dana proposal dengan
menggunakan rumus: (E/E)x100%, jika E tidak tercantum maka ditulis “ – ”
 (G) Yang ditulis hanya kesekretariatan dan/atau sie.
 (H) Merupakan subtotal dana pada proposal.
 (I) Merupakan subtotal dana pada realisasinya.
 (J) Merupakan persentase dana pengeluaran yang terealisasi dari dana proposal
dengan menggunakan rumus: (I/H)x100%
 Total penerimaan dan pengeluaran dituliskan dengan caps lock dan bold.
TABEL LAPORAN KEUANGAN

PENERIMAAN
URAIAN ASET
TANGGAL ASAL DANA TOTAL ASET
(TERMASUK REFERENSI
(B) (C) (E) (F)
NON CASH) (D)
24/08/2018 Dana Senat Rp 3.000.000,- Rp 3.000.000,- P 1.1
25/08/2018 Dana Fakultas Rp 2.000.000,- Rp 2.000.000,- P 1.2
Sponsor:
26/08/2018 50 Potong Baju + 50 Potong Baju +
PT. Maju Cantik P 1.3
Rp 1.000.000,- Rp 1.000.000,-
Garage Sale
Sumbangan: 90 3 Baju x 90 Panitia
- P 1.4
27/08/2018 Panitia = 270 Potong Baju.
Rp 300.000,- Rp 300.000,-
Penjualan P 1.5
+ 10 potong baju + 10 Baju
Rp 4.800.000,- + 50 Potong Baju
TOTAL PENERIMAAN Sponsor + 10 Potong Baju Sisa
Garage Sale
Keterangan:
 Kata penerimaan ditulis dengan format caps lock, di-bold dan di dalam dengan tabel.

PERIODE 2022-2023 | 35
 (B) Berisikan tanggal penerimaan uang.

 (C) Berisikan asal sumber dana yang didapatkan.
 (D) Berisikan uraian aset yang didapatkan selama pelaksaan acara.
 (E) Total Aset yang diterima.
 (F) Dituliskan bukti penerimaan aset tersebut. Total penerimaan dicaps lock dan bold.
PENGELUARAN
TANGGAL KOMPONEN TOTAL BIAYA + ASET REFERENSI
(G) (H) (I) (J)
SIE ACARA
B 1.1.1
10/08/2018 Hadiah games 3 pemenang x @Rp100.000,- B 1.1.2
B 1.1.3
SUBTOTAL PENGELUARAN SIE
Rp 300.000,- (K)
ACARA
SIE LAINNYA
11/08/2018 Rp B 2.1
SUBTOTAL PENGELUARAN SIE X Rp (L)
TOTAL PENGELUARAN Rp (M)
Keterangan:
 (G) Berisikan tanggal dari penggunaan komponen biaya.
 (H) Berisikan keperluan yang diperlukan untuk dianggarkan (dirincikan).
 (I) Berisikan jumlah dana yang digunakan saat acara.
 (J) Dituliskan bukti yang mendukung pengeluaran aset tersebut.
 (K) Total pengeluaran dituliskan dengan caps lock dan bold.
 (L) Subtotal pengelurarn aset untuk bidang itu.
 (M) Total keseluruhan aset yang dikeluarkan untuk acara.

PERIODE 2022-2023 | 36
Lampiran 2.2
PAJAK PENGHASILAN
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
TABEL PENGHITUNGAN PPH

PERSEN BESAR NOMINAL
KOMPONEN NOMINAL JENIS PPH
PAJAK PAJAK AKHIR
(S) (T) (U)
(V) (W) (X)
Fee Pembicara PPh 21
Rp 5.000.000,- 5% Rp 250.000,- Rp 4.750.000,-
BNN (Ada NPWP)
PPh 23
Pembuatan
Rp 10.000.000,- (Tanpa 4% Rp 400.000,- Rp 9.600.000,-
iklan
NPWP)
Sewa Stand Rp 4.000.000,- PPh Final 10% Rp 400.000,- Rp 3.600.000,-
TOTAL PAJAK Rp 1.050.000,-
Keterangan:
 (S) Berisikan komponen pengeluaran
 (T) Berisikan nominal biaya dari komponen pengeluaran
 (U) Berisikan jenis PPh yang diberlakukan dengan berdasarkan kepada UU no. 36
tahun 2008, yang memiliki ketentuan:
 PPh 21
- Untuk pembayaran honor kepada pihak Eksternal/Non UBAYA
(Narasumber, Dosen Tamu, Praktisi, dan yang sejenis)
- Besar pajak:
a. 5% : Jika penerima honor memiliki NPWP
b. 6% : Jika penerima honor tidak memiliki NPWP
 PPh 23
- Untuk pembayaran atas pekerjaan jasa kepada pihak eksternal (pasang iklan,

PERIODE 2022-2023 | 37
pembuatan software, pelatihan, konsultan)

- Untuk pembayaran atas sewa kepada pihak eksternal (sewa kendaraan, sewa
peralatan)
- Besar pajak:
a. 2% : Jika penerima memiliki NPWP
b. 4% : Jika penerima tidak memiliki NPWP
 PPh Final
- Untuk pembayaran atas sewa bangunan/tanah kepada pihak eksternal (sewa
stand pameran, sewa gedung)
- Besar pajak : 10%
 (V) Berisikan persentase pajak yang dikenakan sesuai dengan ketentuan poin (U)
 (W) Hasil kali = Nominal (T) x Persen Pajak (V)
 (X) Hasil pengurangan = Nominal (T) – Besar Pajak (W)
TABEL RINCIAN PPH
Biaya honorarium pembicara/ juri /narasumber bapak/ibu/sdr.

Rincian
a.n. ……..
 ditransfer ke ……………….
Bank ……….. No Rekening ……....
Jumlah Rp
(sudah dipotong 5% PPh 21)
Keterangan
 ditransfer ke Yayasan Universitas Surabaya
Bank BCA No Rekening 0883090001
Jumlah Rp
(titip bayar PPh 21 a.n. ……………..)

= Rp...,- – Rp...,-
= Rp...,-
Sisa dana fakultas (Kegiatan) sebesar ................... dikembalikan ke fakultas dengan rekening

PERIODE 2022-2023 | 38
Sisa dana senat (Kegiatan) sebesar ................... dikembalikan ke universitas dengan rekening
Titip bayar pajak sebesar ……………… diserahkan kepada rekening BCA 0883090001 a.n
Universitas Surabaya Yayasan sesuai dengan bukti S 3.1
Contoh sisa dana pada LPJ DANA TOTAL:

SISA DANA
(N) (O) (P) (Q)
11/12/2021 Sisa dana fakultas (Kegiatan) Rp 3.000.000,- S 1.1
12/12/2021 Sisa dana senat (Kegiatan) Rp 4.500.000,- S 1.2
TOTAL SISA DANA Rp 7.500.000,-
TITIP BAYAR PPH

(N) (O) (P) (Q)
11/12/2021 Titip Bayar PPH Rp 1.050.000,- S 3.1
Keterangan:
 (N) Berisikan tanggal transfer sisa dana
 (O) Berisikan rincian sisa dana.
 (P) Berisikan nominal sisa dana.
 (Q) Dituliskan bukti yang mendukung pengembalian sisa dana tersebut.
 (R) Total sisa dana dituliskan dengan caps lock dan bold.

PERIODE 2022-2023 | 39
Lampiran 2.3
DAFTAR NPWP
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
NAMA PEMILIK JENIS PPH REFERENSI

CV PPH 21 N 1.1
PPH 23 N 2.1
PPH FINAL N 3.1
N 1.1

PERIODE 2022-2023 | 40
Lampiran 2.4
DAFTAR KUITANSI DAN
NOTA PEMBAYARAN
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
P 1.1
B 1.1

PERIODE 2022-2023 | 41
B 2.1
S 1.1

PERIODE 2022-2023 | 42
Lampiran 3
EVALUASI
NAMA ACARA
TEMA KEGIATAN
FAKULTAS FARMASI
TANGGAL ACARA
A. Hasil Kegiatan
- Menjelaskan mengenai hal-hal yang dicapai berdasarkan indikator keberhasilan yang
telah dirancangkan dan disertai dengan persentase yang didapat, seperti:
a. Jumlah peserta yang hadir secara teknis beserta persentasenya
b. Persentase penilaian SC
c. Persentase kepuasan peserta
d. dan lain-lain. (Sesuai indikator keberhasilan)
- Menjelaskan manfaat yang diterima oleh peserta setelah mengikuti kegiatan
B. Kendala Selama Berlangsungnya Kegiatan

- Menjabarkan kendala yang dihadapi pada tiap sie
C. Saran untuk Kegiatan Berikutnya

- Memberikan saran/solusi terhadap kendala yang dihadapi pada poin B sebagai acuan
untuk melaksanakan kegiatan berikutnya

PERIODE 2022-2023 | 43
D. Evaluasi dari Peserta Kegiatan

- Berisikan hasil dari kuesioner kepuasan peserta yang disebarkan SC dengan format:
1. Persentase Keberhasilan
Jumlah pengisi form kepuasan peserta: …… orang
Jumlah peserta Jumlah peserta Persentase
Evaluasi
yang setuju yang tidak setuju Keberhasilan
Kegiatan yang diadakan
sesuai dengan tema
yang diusung
Kegiatan yang diadakan
memberikan manfaat
bagi peserta
Kegiatan dilaksanakan
tepat waktu
Panitia mempersiapkan
kegiatan dengan baik
Peserta merasa puas
selama mengikuti
kegiatan
Peserta merasa tertarik
untuk mengikuti
kegiatan ini kembali
RATA-RATA PERSEN KEBERHASILAN
��
*Ket: Persentase keberhasilan didapatkan dari = ��
��%
2. Kritik dan Saran untuk Panitia

- Berisikan mengenai kritik dan saran yang diberikan peserta untuk panitia
3. Kritik dan Saran untuk Fasilitas

- Berisikan mengenai kritik dan saran yang diberikan peserta untuk fasilitas

PERIODE 2022-2023 | 44
ALUR PENGUMPULAN LPJ KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)
Dosen Pembimbing

- Jika sudah fix (dapat sticky note kuning)

- Print out dengan kop BEM/DPM, dikirim ke
https://ubaya.id/proposal-lpjkegiatanmahasiswaff

Paraf oleh Auditor DPM pada setiap lembar
Meminta tanda tangan untuk lembar pengesahan
Perbanyak 4x distempel asli BEM, DPM,

Fakultas Farmasi UBAYA
Ngagel/TU Asli Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

PERIODE 2022-2023 | 45
ALUR PENGUMPULAN LPJ ONLINE KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)

Dosen Pembimbing

 Proposal sudah berisi kop surat dari awal

 Jika sudah fix (dapat note kuning pada
lembar cover)
Recheck oleh Auditor DPM pada setiap lembar
Meminta tanda tangan langsung/tanda tangan scan untuk lembar pengesahan
Print out proposal, dibungkus dengan amplop coklat. PENGALIHAN Proposal diupload pada link gform
Dituliskan: kepada Yth, Manager Fakultas Farmasi Universitas Surabaya. yang telah disediakan oleh TU yaitu:
Diberi keterangan hal: Proposal (kegiatan/acara apa) https://ubaya.id/proposal-
Dikirim ke kampus, kemudian dititipkan ke Posko Satpam UBAYA
lpjkegiatanmahasiswaff
Dilengkapi dengan tanda tangan langsung oleh
 Diberikan info oleh Manager TU bahwa tanda tangan sudah lengkap

 Manager TU mengirimkan hasil scan proposal ke email BEM
 Proposal dapat diarsip
Ngagel/TU (Asli) Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

PERIODE 2022-2023 | 46
Catatan:
 Untuk kegiatan yang menggunakan Dana Fakultas dan Dana Senat dibuat 3 Laporan
Pertanggungjawaban. Yang berbeda dari ketiga LPJ tersebut hanya pada lampiran 2
(Realisasi Anggaran dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan). Pada LPJ pertama,
semua penerimaan (Dana Fakultas, Dana Senat, dana usaha, dll.) dicantumkan penerimaan
dan pengeluaran yang memakai dana tersebut. Pada LPJ kedua, dicantumkan penerimaan
dari Dana Fakultas dan pengeluaran yang memakai Dana Fakultas. Pada LPJ ketiga,
dicantumkan penerimaan dari Dana Senat dan pengeluaran yang memakai Dana Senat.
Pada proses revisi, hanya LPJ pertama saja yang perlu dicetak mulai cover sampai
lampiran- lampiran. Apabila LPJ sudah fix, pembuat LPJ harus melengkapi ketiga LPJ
mulai dari cover sampai lampiran-lampiran.
 Selain melampirkan nota, pada LPJ juga harus melampirkan daftar hadir panitia dan
peserta, foto kegiatan, dan ST panitia dan peserta (apabila diberikan ST untuk peserta dan
apabila ST sudah keluar).
 Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban maksimal diserahkan 1 minggu setelah
Penyerahan LPJ FIX ke Sekretaris DPM/Auditor acara (LPJ sudah ditandatangani Wakil
Dekan I dan distempel) maksimal 14 hari kerja setelah dana cair atau setelah acara
berakhir (Sesuai kebijakan auditor). Apabila melebihi batas yang sudah ditentukan, maka
akan diberikan sanksi berupa Surat Peringatan.
 Keterangan revisi:
- Revisi diserahkan kepada auditor (Sekretaris BEM, Bendahara BEM, dan Komisi
Audit DPM) dalam 2 gelombang atau lebih.
- Revisi LPJ harap dalam bentuk hard copy, tidak diperkenankan dalam bentuk soft
copy (berlaku untuk DPM dan BEM). Kecuali kuliah online
- Pada gelombang 1, LPJ diserahkan kepada auditor. Auditor akan menandatangani
cover LPJ sebelah kanan (kolom proposal diterima) oleh auditor.
- Pada gelombang 2, auditor memeriksa hasil revisi gelombang 1. Bila auditor telah
meluluskan hasil audit, auditor kembali menandatangani cover LPJ dengan sticky note
di sebelah kanan kolom LPJ diterima (Kolom LPJ disetujui).
- Pada saat meminta tanda tangan kepada Gubernur BEM dan Ketua DPM, panitia
wajib membawa proposal fix BEM DPM, dengan paraf auditor dan sticky note-nya.

PERIODE 2022-2023 | 47
 Dalam melaksanakan audit, auditor berhak mengetahui segala informasi terkait kegiatan
tanpa terkecuali.
 Apabila terjadi penyelewengan dana akan diberikan surat peringatan dan ditindaklanjuti
dengan sidang.
 Sidang diajukan oleh auditor dan disetujui oleh Anggota DPM setelah terlebih dahulu
berkoordinasi dengan BEM dengan sepengetahuan Wakil Dekan I.
 Keterangan terkait sidang:
- Sidang dihadiri oleh panitia kegiatan yang bersangkutan, Auditor, BPH BEM, dan
Anggota dan/atau BPH DPM
- Sidang bertujuan untuk mencari solusi dari permasalahan yang ada.
- Tata cara sidang diatur oleh BEM dan DPM.
- Hasil sidang merupakan keputusan resmi dari BEM dan DPM.
 Pengeluaran harus memakai bon/nota/kuitansi/bukti pembayaran lain yang memiliki
identitas penjual yang jelas disertai tanda tangan penjual / stempel penjual dan tanggal
terjadinya transaksi.
 Nomer bukti harus sesuai dengan bukti pembayaran yang dilampirkan serta tersusun urut.
 Penggunaan dana diatas atau sama dengan Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) dalam satu
nota harus menggunakan materai Rp 10.000,- diakhir lembar pertanggungjawaban
keuangan yang ditandatangani oleh bendahara panitia
 Harap memperhatikan penulisan nama dan gelar dari Dekan, Wakil Dekan I, Dosen
Pembimbing, Ketua DPM, dan Gubernur BEM.
1.1 Dekan : Dr. apt. Farida Suhud, M.Si.
1.2 Wakil Dekan I : Dr. apt. Aguslina Kirtishanti, S.Si., M.Kes.
1.3 Koor. Kemahasiswaan : Dr. Finna Setiawan, S.Farm., M.Si.
1.4 Ketua DPM : Yang sedang menjabat
1.5 Gubernur BEM : Yang sedang menjabat

PERIODE 2022-2023 | 48
F. SISTEMATIKA MEMO PROPOSAL DAN DOKUMEN PENYETARA

Guna mempercepat pencarian pembicara/penyebaran poster/pencarian dana sponsor
maka untuk acara – acara tertentu dapat diberikan kemudahan dengan menggunakan
Memo Proposal disertai dengan dokumen penyerta, dokumen penyerta memiliki ketentuan
sebagai berikut:
1. Pembicara
Dituliskan nama pembicara untuk setiap sesi.
2. Tanggal Pelaksanaan
Dituliskan tanggal acara yang akan dilaksanakanan.
3. Waktu dan Tempat
Dituliskan waktu, tanggal, dan tempat acara yang akan berlangsung .
4. Durasi Waktu Kegiatan
Dituliskan lama waktu persesi dan dijabarkan.
5. Bentuk Kegiatan
Dijabarkan dalam bentuk paragraf dengan detail/rinci.
6. Tujuan
Pada bagian ini wajib mengandung tujuan penyampaian materi, apa saja yang akan
dibahas dan disampaikan oleh pembicara.
7. Materi
Menjelaskan apa yang harus disampaikan oleh pembicara.
8. Target Peserta (Khusus Untuk PengajuanDana)
Menyertakan target peserta yang akan dicapai.
9. Kerjasama yang Ditawarakan (Khsusus Untuk PengajuanDana)
Menyertakan apa yang akan ditawarkan
10. Tujuan Proposal Dana (Khusus Untuk Pengajuan Dana)
Menuliskan target badan usaha yang akan diberikan penawaran
11. Tempat Pemasangan (Khusus Untuk Pemasangan Poster)
Menuliskan lokasi pemasangan poster yang akandilakukan
12. Poin tambahan dapat ditambahkan selama masih relevan dengan memo proposal

PERIODE 2022-2023 | 49
NB: Penggunaan Memo Proposal sangatlah terbatas hanya dapat dikelurakan oleh
Koordinator audit DPM beserta WD I apabila dirasa memiliki urgensi yang tinggi.
Syarat ketentuan penulisan dokumen penyerta adalah mengandung kop BEM FF
UBAYA/kop DPM FF UBAYA/kop acara. Ketentuan area penulisan (batas atas 5 cm,
batas bawah 3 cm, batas kanan 3 cm, dan batas kiri 3 cm). Apabila ada hal-hal yang
belum tercantum pada SOP ini maka mengikuti ketentuan yang ada pada ketentuan
Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban atau sesuai dengan surat edaran Audit
DPM yang daat disampaikan secara tertulis. ToR yang telah dinyatakan memenuhi
syarat oleh DPM diserahkan kepada DPM sebagai Pra-Proposal paling lambat 1 bulan
sebelum acara berlangsung, apabila kurang dari 1 bulan maka akan dijatuhi SP 1.
ALUR PENGAJUAN ToR UNTUK KEGIATAN DPM, BEM, KSM, KMM
Panitia
Koordinator Komisi Menunjuk staff audit

Audit DPM
Wakil Dekan I
 Jika sudah dapat sticky note (fix)

 Print out dengan kop sesuai
ketentuan
Diarsip di DPM dan TU, ToR yang

asli dibawaoleh panitia acara untuk
mencari moderator/
pembicara/panelis/dll.

PERIODE 2022-2023 | 50
Catatan Umum :
Segala yang tercantum pada Standard Operational Procedure (SOP) dapat berubah
sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya sesuai dengan kesepakatan yang
diambil oleh BEM-DPM-Fakultas Farmasi saat itu. Perubahan akan disampaikan dalam
surat edaran yang dikeluarakan oleh Audit sebagai aturan tamabahan/aturan perubahan
yang dapat digunakan ke depannya tanpa merubah SOP ini terlebih dahulu. Publikasi
suatu acara dalam bentuk apapun dapat dilaksanakan jika proposal sudah mendapat
TTD WD 1 dan sudah diarsip ke DPM.
SURAT PERINGATAN UNTUK PROPOSAL KEGIATAN

PERIODE 2022-2023 | 51
Ketentuan Surat Peringatan untuk Proposal Kegiatan adalah sebagai berikut:

A. Pada kegiatan dengan total penerimaan dana senat dan fakultas sebesar <5 juta
2. Surat Peringatan (SP) 1 : Akan diberikan apabila hingga H-14 hari kerja (dihitung
dari tanggal berlangsungnya acara) proposal belum diarsip.
dari tanggal berlangsungnya acara) proposal belum diarsip. Konsekuensi yang
menyertai pemberian SP-2 adalah
 ketua pelaksana diharuskan untuk mengundurkan diri dari jabatannya dan
digantikan oleh wakil ketua pelaksana.
 Penanggung jawab diharuskan mengundurkan diri dari jabatannya dan
digantikan oleh anggota divisi BEM yang bersangkutan.
4. Surat Peringatan (SP 3) : Akan diberikan apabila hingga H-3 hari kerja (dihitung
menyertai pemberian SP-3 adalah tanggal pelaksanaan kegiatan akan dimundurkan
2 minggu setelah panitia kegiatan mengarsip proposalnya.
B. Pada kegiatan dengan total penerimaan dana senat dan fakultas sebesar ≥5 juta
dari tanggal berlangsungnya acara) proposal belum diarsip.
menyertai pemberian SP-2 adalah ketua pelaksana diharuskan untuk
mengundurkan diri dari jabatannya dan digantikan oleh wakil ketua pelaksana.
3. Surat Peringatan (SP 3) : Akan diberikan apabila hingga H-13 hari kerja (dihitung
menyertai pemberian SP-3 adalah tanggal pelaksanaan kegiatan akan dimundurkan
2 minggu setelah panitia kegiatan mengarsip proposalnya.
Catatan: Penghitungan SP tidak termasuk hari Sabtu, Minggu, dan hari libur dengan
acuan kalender akademik

PERIODE 2022-2023 | 52
SURAT PERINGATAN UNTUK LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) KEGIATAN
Ketentuan Surat Peringatan untuk LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut:

A. Pada kegiatan dengan sumber penerimaan dana senat dan/atau fakultas
1. Surat Peringatan (SP) 1 : Akan diberikan apabila hingga H+10 hari kerja
(terhitung sejak tanggal dana dicairkan/tanggal berakhirnya kegiatan) LPJ belum diarsip.
(terhitung sejak tanggal dana dicairkan /tanggal berakhirnya kegiatan) LPJ belum
diarsip. Konsekuensi yang menyertai pemberian SP-2 adalah dana kegiatan lain akan
dibekukan sementara oleh sistem hingga panitia kegiatan mengarsip LPJnya.
B. Pada kegiatan dengan sumber penerimaan NON-dana senat dan/atau fakultas

(terhitung sejak tanggal berakhirnya kegiatan) LPJ belum diarsip.
(terhitung sejak tanggal berakhirnya kegiatan) LPJ belum diarsip.
Catatan: Penghitungan SP tidak termasuk hari Sabtu, Minggu, dan hari libur dengan
acuan kalender akademik

PERIODE 2022-2023 | 53
LEMBAR PENGESAHAN
Surabaya, Mei 2022
Memutuskan,
Koordinator Komisi Audit
Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Farmasi
Universitas Surabaya
Rizma Adzimah Irsyad

NRP. 1101120152
Menyetujui,
Erwin Setiawan Tan, Angela Puspita Dewi

NRP. 110120085 NRP. 110119110
Mengetahui & menyetujui,

Wakil Dekan I Fakultas Farmasi
Universitas Surabaya
Dr. apt. Aguslina Kirtishanti, S.Si., M.Kes

PERIODE 2022-2023 | 54

Sop Audit 2022-2023

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Audit 2022-2023

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE AUDIT

A. TATA CARA PENULISAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

 Penulisan Tanda Baca

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

B. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN

C. PENJELASAN SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

 COVER PROPOSAL PERMOHONAN DANA (UNTUK KMM):

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

1.2 DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN

II. MAKSUD DAN TUJUAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

Catatan: Sasaran dijabarkan dalam bentuk deskripsi.

IV. INDIKATOR KEBERHASILAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

VI. JADWAL DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

VII. ANGGARAN DANA

VIII. DAFTAR PANITIA (BESERTA PESERTA, JURI, NARASUMBER,

IX. POSTER KEGIATAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

XI. LEMBAR PENGESAHAN

Nama Lengkap Nama Lengkap

Nama Lengkap Nama Lengkap

Nama Lengkap Nama Lengkap

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

Tempat, tanggal bulan tahun proposal FIX DPM

Nama Lengkap Nama Lengkap

Nama Lengkap Nama Lengkap

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

Sisa Dana = Total Penerimaan – Total Pengeluaran

Notes: Sebaiknya penerimaan lebih besar daripada pengeluaran, namun pada

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)

Divisi Panitia KSM, KMM

Auditor DPM Koor. Komisi Audit DPM

 Jika sudah fix (dapat sticky note kuning)

Paraf oleh Auditor DPM pada setiap lembar

Meminta tanda tangan untuk lembar pengesahan

Ketiga, tanda tangan GuBEM Keempat, tanda tangan Ketua DPM

Kelima, tanda tangan Koor Kemahasiswan Keenam, tanda tangan WD I FF UBAYA

Tanda tangan lengkap, sesuai urutan

Perbanyak 4x distempel asli BEM, DPM,

Ngagel/TU Asli Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL ONLINE KEGIATAN DPM, BEM (KSM, KMM)

Auditor DPM Koor. Komisi Audit DPM

 Proposal sudah berisi kop surat dari awal

Recheck oleh Auditor DPM pada setiap lembar

Meminta tanda tangan langsung/tanda tangan scan untuk lembar pengesahan

Ketiga, tanda tangan GuBEM Keempat, tanda tangan Ketua DPM

Tanda tangan lengkap, sesuai urutan

Proposal diupload pada link gform

Dilengkapi dengan tanda tangan langsung oleh

Kelima, tanda tangan Koor. Kemahasiswan Keenam, tanda tangan WD I FF UBAYA

 Diberikan info oleh Manager TU bahwa tanda tangan sudah lengkap

Ngagel/TU (Asli) Divisi; Panitia KSM, KMM BEM DPM WD I (Fakultas)

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS FARMASI

ALUR PROPOSAL PENGAJUAN LOMBA (Jika web sudah jalan)

Koor. Divisi Minba/Penalaran BEM