PENGENDALIAN DOKUMEN

No dokumen : SOP/UKM/PUSK-SPK/
No Revisi : 00
SOP
Tanggal terbit :
Halaman : 1/5

Ns. Rika Armadiani,S.Kep

Puskesmas Sumpur Kudus
Nip. 198202182010012020

1.Pengertian Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian

dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan
2.Tujuan Sebagai acuan penetapan langkah- langkah untuk memberi petunjuk dan
penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola dan
mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi
atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
3.Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : 800/ /PUSK-SPK/I/2017 tentang
Pengendalian Dokumen, Pengelolaan dan Pelaksanaan Upaya Kesehatan
Masyarakat Puskesmas Sumpur Kudus
4.Referensi SOP Pengendalian Dokumen Puskesmas Sumpur Kudus
5.Langkah- A. Pengkodean Dokumen Kelompok Pelayanan
langkah 1. Administrasi Manajemen dengan kode :
a. Bab I : ( A)
b. Bab II : (A)
c. Bab III : (A)
2. Pelayanan Program
a. Bab IV : (B)
b. Bab V : (B)
c. Bab VI : (B)
3. PelayananKlinis
a. Bab VII : (C)
b. Bab VIII : (C)
c. Bab IX : (C)
 Standar Operasional Prosedur disingkat : SOP
SOP /ADMEN, SOP/UKM , SOP/UKP
 Daftar tilik disingkat : Dt
  Kerangka Acuan Kegiatan disingkat : KAK
 Surat Keputusan disingkat : SK
 Dokumen Eksternal
 Manual Mutu disingkat : MM
B. Pembuatan Dokumen
Wakil Manajemen Mutu menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instrusksi Kerja terdiri dari :
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan
6. Langkah-langkah / Prosedur
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan
8. Unit-unit terkait
9. Dokumen terkait
10. Rekaman historis perubahan
C. Pengesahan Isi Dokumen
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari KepalaPuskesmas
D. Pemberian Identitas Dokumen
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi ;
1. Judul dokumen
2. Nomor kode dokumen
3. Terbitan
4. Revisi
5. Tanggal mulai berlaku
6. Halaman
7. Penanggungjawab (disiapkan, diperiksa dan disahkan).
E. Penomoran Dokumen
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Dinas Kesehatan
Kabupaten Sijunjung
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan system pengkodean
yang telah ditentukan
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
F. Penerbitan dan Distribusi Dokumen
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan apabila sudah mendapat
persetujan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh secretariat
akreditasi kepada semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi formulir Bukti Penerimaan Dokumen
3. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah ( SK,
SOP, KAK dan Formulir ).memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja , Formulir yang ada pada Bagian, Sub Bag, Bidang atau
Seksi
4. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI’’ dengan persetujuan WMM
5. RevisiDokumen
Suatu dokumen dapat direvisidengan tata cara
 Pemohon revisi mengisi formulir ususlan revisi kepada Kepala
Puskesmas
 Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
 Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
6. Penerbitan Ulang Dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulangj ika :
 Terjadi perubahan system mutu
 Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
 Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksana
tugas
 Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
7. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen
a. WMM menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku
dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan
dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap
“TAK TERKENDALI”
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
WMM
 8. Peninjauan Ulang Dokumen
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
9. Pengendalian Dokumen Eksternal
a. Koordinator Unit/ Pemegang Program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen aksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal.
b. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan ,WMM
menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal.
10. Penyimpanan Dokumen
a. Dokument rekam klinik/ medik wajib disimpan sekurang-
kurangnya 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas
dilampaui. Rekam medik atau klinis dapat dimusnahkan
kecuali ada persetujuan tindakan dan persetujuan lain haris
disimpan jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal
dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal 5 tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanggal :
 Umum : resep umur,
 Askes/BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan
 Gratis, BPJS PBI, jamkesda, jampersal untuk resep yang
diberikan pada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
restibrusi.

c. Penyimmpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan

sistem penyimpanan dokumen atau arsip aturan pemerintah
daerah KabupatenSijunjung
d. Penyimpanan dokument akreditasi disimpan masing-masing
kelompok pelayanan atau program sedangkan diadminitrasi
dan manejemen atau admen menyimpan master dokumen
semua pelayanan dan program

6. Hal-hal yang Pengendalian dokumen & rekaman ini perlu dipehatikan demi
perlu kelengkapan penyimpanan data.
diperhatikan
7.Unit terkait Manajemen Mutu
8.Dokumen 1. Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
terkait 2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Acara Dokumen Kadaluwarsa
7. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal
9.Rekaman
historis No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
perubahan