TOPIK 6.

PROSEDUR DAN ISTILAH BINSIS

Objektive: Diharapkan siswa mampu memahami dan menjelaskan:

Prosedur umum terjadinya transaksi bisnis
Istilah-istilah yang digunakan dalam bahasa surat bisnis
Mampu mengonsep surat-surat bisnis
Mampu membuat surat-surat tanda bukti

6.1. Prosedur Bisnis

Untuk menghasilkan surat niaga yang baik, selain harus menguasai dasar surat
menyurat dan prosedur perniagaan, diperlukan pemahaman tentang istilah-istilah dalam tata
niaga atau dunia bisnis.
Sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis itu, pelaku transaksi bisnis selalu melewati
tahapan tertentu, yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan, memesan, dan
mengirim pesanan. Rangkaian tahapan tersebut merupakan prosedur bisnis. Prosedur ini
harus ditempuh oleh kedua belah pihak yang menjadi pemeran utama dalam kegiatan bisnis,
yaitu pembeli dan penjual.
Bila dikaitkan dengan hubungan yang terjadi antara pembeli dan penjual di dalam
business cycle, kegiatan transaksi sebetulnya telah terjadi pada tahap awal pengadaan barang,
yaitu pada proses produksi. Perusahaan yang memproduksi barang, misalnya,

pastilah memerlukan bahan baku (raw materials) dari pihak lain yang bertindak sebagai
pemasok. Dalam hal ini produsen (pabrik bertindak sebagai pembeli dan pihak pemasok
sebagai penjual.
Sebelum terjadi transaksi, kedua belah pihak harus menempuh prosedur bisnis. Dalam kaitan
tersebut korespondensi pasti memegang peranan penting.
Tujuan memproduksi barang pastilah untuk dipasarkan. Proses pemasaran itu sendiri
memerlukan promosi. Untuk keperluan promosi harus ada prosedur yang mesti ditempuh
oleh penjual. Beberapa surat turut dipakai untuk memasarkan barang atau jasa, misalnya
surat perkenalan, surat penawaran, dan surat edaran.
 Agar aktivitas berjalan lancar, pembeli dan penjual harus mengetahui prosedur bisnis,
yang tidak lain adalah seperangkat kaidah bisnis yang merupakan proses menuju transaksi.
Prosedur bisnis yang akan diperkenalkan disini merupakan system yang baku karena berlaku
universal. Oleh sebab itu prosedur bisnis mutlak harus diketahui oleh mereka yang ingin
sukses melaksanakan kegiatan bisnis.
Jika dilihat dari segi hubungan antara pembeli dan penjual ada dua cara berdagang:
1. Berhubungan secara langsung: artinya pembeli berhadapan langsung dengan penjual
tanpa bantuan pihak ketiga.
2. Berhubungan secara tak langsung.: artinya pembeli tidak berhadapan langsung
dengan penjual. Untuk menghubungkan keduanya, mereka menggunakan jasa pihak
ketiga, misalnya perusahaan pengangkutan, bank, atau pemilik gudang sebagai
perantara.
Hubungan langsung dan tidak langsung akan membentuk pola tersendiri dalam komunikasi
bisnis. Sebagai contoh, jika pembeli menerima barang langsung dari penjual, dan terdapat
kerusakan barang, pembeli dapat mengajukan tuntutan (claim) langsung kepada penjual.
Tetapi, jika penyerahan barang dari penjual melalui perusahaan pengangkutan, dan terdapat
kerusakan barang, tuntutannya belum tentu kepada penjual, mungkin kepada perusahaan
pengangkutan.
Gambaran singkat diatas menunjukkan prosedur dan komunikasi saling berkaitan erat.
Prosedur akan mempengaruhi proses komunikasi. Prosedur tertentu akan membentuk pola
komunikasi tertentu pula. Perdagangan sederhana yang hanya

melibatkan pembeli dan penjual mengakibatkan komunikasi yang terjadi juga terbatas antara
pembeli dan penjual, sedangkan perdagangan yang melibatkan lebih dari dua pihak akan
memerlukan komunikasi yang lebih kompleks.
 PROSEDUR UMUM TERJADINYA TRANSAKSI

Memperkenalkan perusahan dan produknya

penjual Calon
pembeli
surat perkenalan

meminta penawaran
penjual Calon
Surat permintaan penawaran pembeli

menawarkan barang dan jasa

penjual Calon
Surat penawaran pembeli

memesan barang/meminta jasa

penjual Surat pesanan Pemesan/

pembeli

Mengirim pesan

penjual Surat pengiriman pesanan Pemesan/

pembeli

Gambar: 6.1. Prosedur transaksi bisnis

Prosedur yang digambarkan diatas adalah prosedur yang prosesnya berjalan lancar.
Mulai dari penjual memperkenalkan produknya kepada calon pembeli sampai terjadinya
transaksi, tidak ada kasus yang menghambat. Dalam prosedur ini hanya diperlukan 5 jenis
surat, yaitu surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan,
dan surat pengiriman pesanan atau surat pengiriman barang.
Prosedur tersebut dapat berubah sesuai dengan kasus yang terjadi. Sebelum barang
dikirim sering diperlukan surat pemberitahuan penerimaan pesanan atau surat konfirmasi
pesanan dari penjual. Bila dalam pengiriman barang terdapat hal-hal yang tidak memuaskan,
pemesan akan mengajukan tuntutan dengan mengirimkan surat penututan. Dalam dam hal
pesanan secara kredit, bila pembeli terlambat melakukan pembayaran, penjual akan menagih
dengan mengirimkan surat penagihan. Perhatikan proses lanjutan yang dapat terjadi setelah
transaksi.

Mengirim pesanan
penjual Pemesan/
Surat pengiriman pesanan
pembeli

Mengajukan tuntuan
penjual Surat penuntutan pembeli

Menagih pembayaran
Surat penagihan
penjual pembeli

Gambar: 6.2. Prosedur lanjutan setelah transaksi

Penuntutan dan penagihan di dalam kegiatan bisnis juga mempunyai aturan tertentu.
Aturan tersebut pada dasarnya merupakan prosedur bisnis yang harus diketahui oleh setiap
orang yang akan membuat suratnya.

Hal lain yang juga sangat penting dan harus diketahui oleh para pelaku bisnis adalah tentang
dokumen bisnis. Dokumen pengiriman barang antar kota (interlokal) dan antar pulau
(interinsulair) tentu berbeda dengan dokumen pengiriman barang antar Negara (impor-
ekspor). Tata cara perdagangan impor-ekspor sifatnya lebih kompleks. Liku-liku
pengurusan dokumen harus mengikuti prosedur tertentu dan menyangkut peraturan
pemerintah dan peraturan lain yang dibakukan secara internasional. Untuk menangani bidang
impor-ekspor itu diperlukan pengetahuan bisnis yang lebih luas lagi. (Lamuddin Finoza:
1991: 177-181).

1.2. Istilah Bisnis

Bila seseorang akan menulis surat bisnis yang baik, ia harus mengetahui tiga hal:
 1. Masalah yang akan dikonfirmasikan
2. Bentuk atau teknik penulisan surat
3. Bahasa dan istilah bisnis.
Perpaduan ketiga hal tersebut akan menghasilkan surat bisnis yang baik.
Pemakaian istilah bisnis di dalam surat bisnis tidak mungkin dihindari karena istilah itu
merupakan bagian yang integral dari bahasa perdagangan.
Istilah bisnis bersifat khas dan berlaku universal. Tak dapat dipungkiri bahwa istilah-
istilah bisnis sangat membantu kelancaran komunikasi bisnis yang menuntut segala
sesuatunya serba praktis dan serba cepat. Suatu istilah yang sering hanya terdiri atas satu
kata atau berupa singkatan saja dapat mengandung pengertian yang luas. Bila pengertian ini
hendak dijabarkan, tidak jarang diperlukan beberapa kalimat untuk menjabarkannya. Inilah
yang menyebabkan tingginya frekuensi pemakaian istilah bisnis yang sering dipakai di dalam
surat bisnis

Beberapa Istilah Bisnis Terpenting

a. U m u m
No. Istilah Makna
1 Layanan purna jual; after Pelayanan kerusakan barang setelah pembelian,
sales service termasuk penggantian suku cadang, dan perbaikan
2 Air Way Bill (AWB) Surat angkutan yang disertakan pada barang-baran
yang dikirim dengan kapal udara
3 Booklet Buku berisi keterangan lengkap tentang barang
(berikut gambar-gambar, termasuk cara pemakaian,
cara pemeliharaanh, cara penggantian suku cadang
4 Brosur Lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan
keterangan singkat mengenai keadaan barang, merek,
tipe, kapasitas, dan hal-hal lain yang ada
hubungannya dengan jual beli
5 CCB (claim constatering Tanda bukti kerusakan barang
bewijs)
6 Cek (cheque) Surat perintah pembayaran yang ditujukan kepada
bank agar membayar sejumlah uang kepada pihak
tertentu yang disebutkan dalam cek.
7 Certificate or origin Keterangan asal barang, surat keterangan yang
menyatakan Negara asal barang yang diimpor, surat
inis berfungsi sebagai bukti keaslian barang.
8 Claim; tuntutan Hak untuk memperoleh ganti rugi atau perbaikan
Kepercayaan kepada orang tertentu mengenai hal-hal
9 confidential yang berkaitan dengan masalah pribadi
10 Consignment; konsinyasi Perdagangan titip jual (barang yang tidak laku dapat
dikembalikan kepada penitip)
11 CV; (curriculum vitae) Riwayat hidup berisi data pribadi, pendidikan, juga
pengalaman kerja
12 CV (commanditaire Perusahaan milik perseorangan (kekayaan pemilik
vennootschap ikut termasuk sebagai asset perusahaan)
13 dividen Bagian keuntungan untuk pemilik sahan yang
besarnya telah ditentukan oleh direksi serta disahkan
dalam rapat pemegang sahan
14 Down payment Uang muka atau panjar untuk barang yang dibeli
15 Faktur (invoice) Surat perhitungan harga barang yang dijual
berdasarkan jenis dan jumlahnya

16 Faktur proforma Faktur yang dibuat untuk sementara sebelum barang

diterima oleh pemesan
17 Grace period; masa Masa penangguhan pengembalian pinjaman
tenggang
18 Harga faktur Jumlah terakhir dari perhitungan banyaknya barang,
harganya, dan potongan yang terdapat pada faktur
19 Joint venture; usaha Gabungan beberapa perusahaan untuk bekrja sama
patungan dan bagi hasil
20 katalog Daftar barang sejenis, tetapi tipenya berbeda
21 Koli Satuan kemasan, misalnya pak, peti, bal
22 Konosemen; bill of lading Surat angkutan yang disertakan pada barang-barang
(B/L) yang dikirim dengan kapal laut
23 leaflet Lembaran lepas atau berlipat yang didalamnya dimuat
gambar barang disertai keterangan terpenting
24 Leasing; sewa guna usaha Perusahaan yang menyediakan mesin-mesin besar
atau bangunan untuk disewakan
25 Manual Buku pedoman dan keterangan tentang cara
pengoperasian serta petunjuk pemakian suatu
alat/mesin
26 Monster; percontoh Contoh barang yang sesungguhnya dalam bentuk
ukuran dan jumlah yang terbatas disertai dengan
pembagian menurut jenis, kualitas, kelas, dan
tingkatan harga
27 Packing; pengepakan; Pembungkus barang agar tampak menarik dan mudah
kemasan dijual
28 Packing list Daftar rincian barang yang ada didalam peti atau alat
pengepakan lainnya
29 Petti cash; kas kecil Sejumlah uang kas yang disediakan untuk keperluan
kecil
30 Polis asuransi Surat pertanggungan asuransi atas orang atau barang
 31 Price list Daftar harga terdiri atas harga satuan barang (price
per unit atau price per piece)
32 Promes Surat pernyataan kesanggupan dari orang yang

berutang untuk membayar utangnya pada waktu yang

telah ditentukan
33 prospektus Lembaran berita berisi keterangan tentang jasa yang
ditawarkan
34 Ready stock Sediaan barang yang siap untuk dijual atau dikirim
35 Kuitansi; receipt Tanda bukti pembayaran
36 S.E. & O. (salvo errare et Perhitungan yang dapat diperbaiki jika terdapat
ommisionem) kesalahan
37 Stock Sediaan barang yang siap dijual/dikirim, baik yang
sudah jadi maupun barang setengah jadi
38 Stock holder atau Orang yang memiliki saham perusahaan
pemegang saham
39 Storage Gudang penyimpanan barang dalam jumlah besar
40 Supplier atau pemasok Orang atau perusahaan yang menyediakan barang
tertentu
41 Time deposi atau deposito Simpanan di bank yang penarikannya hanya dapat
berjangka dilakukan dalam jangka waktu tertentu
42 Underwriter; penanggung Badan atau perusahaan yang menangani masalah
resiko asuransi
43 wesel Surat perintah membayar sejumlah uang kepada
orang tertentu
44 Warehouse receipt Tanda bukti perusahaan pergudangan untuk
penerimaan titipan

b. Sifat Penawaran

No Istilah Makna
1. Penawaran bebas Penawaran dengan syarat jual beli yang tidak terikat
oleh jangka waktu tertentu (jika sewaktu-waktu
terdapat perubahan, penjual tidak perlu memberitahu
terlebih dahulu
2 Penawaran berjangka Penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang
yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu
3 Penawaran terikat Penawaran dengan syarat jual beli dan harganya
terikat (bila sewaktu-waktu ada perubahan, penjual
harus memberitahukan lebih dahulu)
 c. Cara dan Waktu Pembayaran

No Istilah
1 Bayar muka
2 Bayar tunai; cash
3 Bayar belakang
4 CAC (cash and carry)
5 COD (cash on delivery)
6 Remburs
7 Pada waktu dokumen
tiba
Makna
Pembayaran harga sebelum barang diterima atau sebelum
barang ada
Pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan
surat pesanan
Pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah
barang diterima
Harga barang dibayar lebih dahulu sebelum barang
dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang
dikirimkan kepada pembeli
Pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan
kepada pembeli
Pembeli harus membayar harga barang yang dibeli
kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkutan)
pada waktu barang diserahkan
Pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang
dibeli tiba (di bank)

a. Potongan Harga

No. Istilah Makna

1. Potongan tunai Potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang
membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar)
2 Korting atau discount Potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang
membeli barang dalam jumlah besar
3 rabat Potongan yang diberikan kepada agen dan toko-toko
yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga
jual yang ditentukan oleh penjual pertama
4 Rafaksi Potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan
mutu pada barang yang dikirimkan

e. Alat-alat Pembungkus Barang

No Istilah Makna
1 bag Karung yang dibuat dari kertas kuat, kain kanvas,
plastic, atau karet
2 box Peti yang dibuat dari kayu atau dari logam
3 bale Kain atau bahan anyaman yang digunakan untuk
mengepak barang ringan seperti kapas, benang,
tembakau
4 case Peti besar yang dibuat dari kayu, diikat dengan pita
(plat)
 5 cask Drum besar yang dibuat dari kayu
6 can Kaleng kecil

carboy Gelas yang berukuran sangat besar yang dimasukkan

kedalam keranjang
8 crate Rangka kayu yang dibuat berlubang-lubang, biasanya
dipakai untuk mengepak barang-barang besar seperti
mesin, mobil

f. Penyerahan Barang

No Istilah Makna
1 Loko gudang Barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli
sebelum dibungkus atau belum ditimbang (pembeli
harus menanggung ongkos pengepakan, penimbangan
dan lain-lain)
2 Eks gudang Penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudang,
dan ongkos pengepakan, penimbangan, pemuaan, dan
lain-lain ditanggung oleh pembeli
3 Frangko stasiun Ongkos untuk mengangkut barang dari gudang
sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh
penjual
4 Frangko gudang pembeli Semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan
sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung
oleh penjual
5 V.O.S (free on board) Penjual menanggung semua ongkos sampai baran
dimuat diatas kapal, sedangkan ongkos pengangkutan
selanjutnya ditangu oleh pembeli
6 C & F (cost and freight) Semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang
dengan kapal ditanggung oleh penjual
7 C.I.F (cost insurance and Semua ongkos yang dikeluarkan untuk barang yang
freight) dibeli termasuk asuransi dan biaya pengangkutan
dengan kappa ditanggung oleh penjual
8 F.O.R. (free on rail) Semua ongkos hingga barang yang dibeli dimuat ke
dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual
9 F.O.S. (free on station) Penjual menanggung semua ongkos mengangkat
barang tiba distasiun, sedangkan ongkos untuk
mengangkat barang ke dalam gerbong kereta api dan
ongkos angkut ditanggung oleh pembeli
10 F.A.S.(free alongside ship) Penyerahan barang kepada pembeli (sampai) di sisi
kapal, sedangkan semua ongkos sampai barang
dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli
11 F.O.S. (free overside ship) Biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat
sudah termasuk dalam harga barang
12 C.I.F.I.C. (cost insurance Semua ongkos tambahan kapal, komisi, terjasuk
and freight inclusive premi asuransi ditanggung oleh penjual
commission)

Tabel 4 : Istilah-istilah bisnis

 Rangkuman

Tujuan memproduksi barang pastilah untuk dipasarkan. Proses pemasaran itu sendiri
memerlukan promosi. Untuk keperluan promosi harus ada prosedur yang mesti ditempuh
oleh penjual. Beberapa surat turut dipakai untuk memasarkan barang atau jasa, misalnya
surat perkenalan, surat penawaran, dan surat edaran.
Agar aktivitas berjalan lancar, pembeli dan penjual harus mengetahui prosedur bisnis,
yang tidak lain adalah seperangkat kaidah bisnis yang merupakan proses menuju transaksi.
Prosedur bisnis yang akan diperkenalkan disini merupakan system yang baku karena berlaku
universal. Oleh sebab itu prosedur bisnis mutlak harus diketahui oleh mereka yang ingin
sukses melaksanakan kegiatan bisnis.
Bila seseorang akan menulis surat bisnis yang baik, ia harus mengetahui tiga hal:
1. Masalah yang akan dikonfirmasikan
2. Bentuk atau teknik penulisan surat
3. Bahasa dan istilah bisnis.
Perpaduan ketiga hal tersebut akan menghasilkan surat bisnis yang baik.

SOAL:
1. Dalam melakukan kegiatan bisnis maka pelaku transaksi bisnis harus melalui tahapan
prosedur bisnis, jelaskan pendapat anda.
2. Mengapa istilah bisnis sangat penting dalam penulisan surat bisnis
3. Jelaskan beberapa singkatan berikut:
- B/L (Bill of Lading)
- Packing List
- Leaflet