PANDUAN KAWALAN DOKUMEN BAHAGIAN PENDIDIKAN ISLAM

1 OBJEKTIF

Prosedur ini diwujudkan sebagai panduan bagi menyediakan garis

panduan/buku panduan yang berkaitan dengan penghasilan
perkhidmatan oleh Bahagian Pendidikan Islam JAIS. Selain itu juga, ia
bukti komitmen dan kesungguhan Bahagian Pendidikan JAIS
melaksanakan system pentadbiran yang lebih berkesan.

2 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Penggubal/Pembina garis

panduan/buku panduan oleh semua sektor/unit/seksyen/sekolah.
Dengan skop pelaksanaan:
2.1 MS ISO 9001: 2015
2.2 MS 1900 :2014
2.3 EOMS
2.4 ABMS

3 SINGKATAN

3.1 KPP
Ketua Penolong Pengarah.

3.2 KS
Ketua Sektor.

3.3 PPK
Penolong Pengarah Kanan.

3.4 PP
Penolong Pengarah.

3.5 PK
Penyelia Kanan

3.6 UPI Daerah

Unit Pendidikan Islam Daerah.

3.7 PPTAD
Pegawai Pendidikan Tadbir Agama Daerah
 4 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

(A) Penentuan Garis Panduan/Buku Panduan

KPP 1. KPP melalui keputusan mesyuarat pegawai kanan Bahagian

Pendidikan JAIS mengenalpasti dan menyenaraikan garis
panduan/buku panduan yang akan dihasilkan.

Nota :
1. Mesyuarat telah bersetuju untuk menghasilkan garis
panduan/buku panduan untuk pelaksanaan di
peringkat sekolah.

KS 2. KS menyediakan kertas kerja dan surat permohonan kepada

Pengarah JAIS untuk membuat satu draf garis
panduan/buku panduan dengan kerjasama PPK, PP dan
PK.

Nota :
1. Surat dan kertas kerja dihantar kepada Pengarah
oleh KPP untuk kelulusan menggubal draf garis
panduan/buku panduan.

2. SS Pengarah JAIS berhak memberi kelulusan atau

meminta KPP memperbaiki/memurnikan lagi kertas
cadangan.

SS PENGARAH 3. Pengarah menerima surat dan kertas cadangan untuk

disemak dan diluluskan permohonan dalam tempoh dua hari
bekerja.
KPP 4. Membuat perlantikan jawatankuasa induk dan pelaksana
bagi penyediaan draf garis panduan/buku pengurusan.

Nota :
1. KS mengadakan bengkel penyediaan draf dengan
kerjasama PPK, PP, PK, dan PPTAD.
2. Proses ini berjalan sehingga draf boleh dibawa untuk
kelulusan JAIS/MAIS.
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
B. Proses Membuat/Menyemak Draf Garis Panduan/Buku
Panduan

1. BPI JAIS akan membuat beberapa kali siri bengkel untuk

menyediakan draf asal sehingga draf untuk disahkan.

Nota :
1. Boleh dilaksanakan proses rundingcara atau sesi
temubual bersama kumpulan pelaksana untuk
menguji keberkesanan garis panduan/buku panduan
yang dibina/digubal.

KS 2. Draf akhir dibentangkan dalam satu mesyuarat yang dibuat

yang melibatkan pihak JAIS/MAIS (yang mana satu lebih
berautoriti berkaitan garis panduan/buku panduan yang
dihasilkan.

KS 3. Setelah mendapat kelulusan BPI JAIS akan mengeluarkan

surat pekeliling dan mengedarkan garis panduan/buku panduan
yang telah diluluskan JAIS/MAIS.

UPI PAID 4. Setelah sekolah menerima garis panduan/buku panduan yang

diedarkan oleh BPI JAIS untuk dilaksanakan di sekolah.
.
 5 REKOD KUALITI

TEMPOH
BIL NAMA REKOD LOKASI IDENTIFIKASI
SIMPANAN

1. SURAT PERMOHONAN -

KERTAS KERJA
2. PERMOHONAN -
KELULUSAN

DRAF GARIS PANDUAN /

3. -
BUKU PANDUAN

GARIS PANDUAN / BUKU

4. -
PANDUAN
 6 LAMPIRAN

BIL PERKARA NO. LAMPIRAN

1. Lampiran 1

2. Lampiran 2
 7. CARTA ALIR

MULA

KPP memohon kepada SS Pengarah untuk membuat

satu garis panduan/buku panduan
Permohonan
ditolak
Permohonan
SS Pengarah JAIS menerima permohonan
mesti
mengandungi
surat
permohonan

SS Pengarah menyemak permohonan

( 2 ) hari bekerja

KPP membuat perlantikan Jawatankuasa Induk

dan Jawatankuasa Pelaksanan

Mengadakan bengkek/mesyuarat menyediakan draf

garis panduan/buku panduan
Draf
dimurnik
an
semula

Menyemak draf garis panduan/ Buku Panduan

SELESAI