Form F3PIT

AKM

FORM PERMINTAAN PERBAIKAN PERANGKAT IT

Unit/Dept/Div : Kondisi fisik penyerahkan perangkat
Notebook: ( ) tas, ( ) charger, ( ) baterai
CPU: ( ) casing baik, ( ) hardisk, ( ) CD-ROM
PIC :
UPS: ( ) casing baik
(Sesuai dengan pencatatan) Printer: ( ) head printer, ( ) knop, ( ) paper tray, ( )
Jabatan : catridge, ( ) tractor buah
Lainnya : , ,
Kode Inventaris :
Prioritas pengerjaan : ( ) urgent, ( ) normal
Tahun perolehan :
Dengan ini pemohon, dan Dept. Head menyatakan
bahwa kondisi yang dituliskan adalah sesuai
Jenis inventaris : ( ) laptop, ( ) CPU, ( ) UPS,
dengan kondisi yang sebenarnya.
( ) monitor, ( ) printer, ( ) lainnya

Merek : Type : Pemohon :

Nomor seri perangkat:

Sejarah perbaikan: Dept. Head:

Tanggal Keterangan
**Bagian ini diisi oleh IT Dept.

( ) dokumen telah diisi dengan lengkap ( ) lampiran

formulir telah lengkap

Diterima & diperiksa fisik: tanggal

Diberi Nomor :
Deskripsi permasalahan: Garansi sampai

Pemeriksaan teknis oleh

( ) Diputuskan internal IT, dengan pengantian
Penyebab permasalahan: material
( ) Perbaikan sebelumnya yang tidak sempurna ( ) Diputuskan diperbaiki ke Vendor
( ) Kesalahan Pengoperasian ( ) Diganti baru Rp.
( ) Gangguan Listrik/Petir Diserahkan ke vendor tgl
( ) Gangguan hama (binatang pengerat) Penawaran harga dari vendor Rp.
( ) Lingkungan yang Garansi service bulan/minggu
lembab/panas/kotor ( ) Umur
pemakaian Hasil perbaikan:
( ) Lainnya Diperiksa oleh: Tgl.
( ) Nomor seri sesuai
Langkah-langkah yang sudah dilakukan: ( ) Bukti pengantian material lengkap
( ) Telah konsultasi dengan IT Dept Sdr.
( ) Telah pernah diperbaiki di Vendor setempat, Konfirmasi hasil proses
Oleh : Kepada :
toko kesimpulan
Tgl. : Via :
Form F3PIT
AKM
 Form F3PIT
AKM

(bagian ini tidak perlu dilampirkan, hanya cukup diketahui saja)

Ketentuan pengajuan perbaikan perangkat:
1. Kerusakan dan permasalahan perangkat IT wajib disampaikan ke IT Dept, untuk dicari solusi perbaikannya dengan
keputusan apakah menggunakan jasa pihak ketiga.
2. Jika diputuskan untuk menggunakan jasa pihak ketiga, maka perlu dicari informasi perbaikan disetempat, dan
perkiraan harga.
3. Hasil informasi disampaikan ke IT Dept untuk suatu keputusan perbaikan dilakukan disetempat atau perlu dikirim
ke IT Dept dengan pertimbangan kualitas, harga, ongkos kirim, resiko kerusakan dalam perjalanan, dan waktu
yang hilang, serta kondisi mendesak lainnya.
4. Setiap permintaan perbaikan wajib dibuat “FORM PERMINTAAN PERBAIKAN PERANGKAT IT” (F3PIT) ,
yang dilengkapi dan ditanda tangani oleh pemohon, dan Dept Head.
5. Untuk perbaikan yang dilakukan disetempat, maka form F3PIT, dan bukti tagihan wajib dilampirkan bersamaan
dengan Bukti Pengeluaran (jika tidak dilampirkan, maka pengeluaran dianggap tidak sah, dan menjadi beban Dept
Head)
6. Untuk keputusan perbaikan di Regional/IT Dept, maka form F3PIT wajib dilampirkan bersamaan dengan Surat
Pengiriman (SP).
7. Pada SP perlu ditambahkan catatan tingkat kepentingan yang kemudian menjadi pertimbangan IT Dept
didalam menentukan sarana pengiriman yang akan digunakan untuk pengembalian perangkat ke Dept Head.
8. Pengiriman perangkat komputer ke IT Dept wajib memperhatikan kondisi perangkat untuk menghindari
resiko kerusakan dalam perjalanan (bila perlu dipertimbangkan).
9. Dept Head bertanggung jawab atas kelalaian atas ketentuan pengajuan perbaikan perangkat.

Pedoman Internal IT terkait dengan proses permintaan perbaikan perangkat IT.

1. Setiap permintaan perbaikan, pemohon wajib membuat form “FORM PERMINTAAN PERBAIKAN
PERANGKAT IT” (F3PIT) yang ditandatangani oleh pemohon, dan Dept Head.
2. Form F3PIT wajib diisi secara lengkap dengan mendeskripsikan permasalahan, dugaan penyebab masalah, dan
langkah-langkah yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan.
3. IT Dept baru dapat memulai kegiatan perbaikan setelah form F3PIT dinyatakan lengkap.
4. IT Dept perlu memeriksa kelengkapan fisik barang yang diterima sesuai dengan deskripsi pada form, dan jika ada
perbedaan maka perlu segera direkonsiliasi dengan pemohon.
5. Setiap perbaikan yang melibatkan pihak ketiga, maka form F3PIT wajib di fotocopy dan dilampirkan bersamaan
dengan pemrosesan pembayaran ke Vendor.
6. PIC-IT perlu meminta jangka waktu garansi hasil perbaikan untuk kemungkinan klaim atas ketidaksempurnaan
hasil perbaikan.
7. Penyerahan barang perbaikan ke vendor wajib dicatat nomor seri perangkat, dan setiap penerimaan perangkat dari
vendor perlu diperiksa kesesuaian nomor seri pada saat diserahkan.
8. Sesaat perangkat dari Vendor, maka PIC-IT wajib memeriksa kembali semua kondisi hasil perbaikan/pengantian
material.
9. Untuk perbaikan yang terdapat pengantian material, maka Vendor wajib menyerahkan bukti material lama.
10. Untuk keputusan pengantian perangkat baru, maka perlu disampaikan kepada pemohon untuk segera membuat
permintaan pengantian perangkat IT.
11. PIC-IT dapat memberikan informasi ke pemohon dalam rangka meningkatkan kepedulian didalam pemanfaatan
perangkat IT untuk meminimalkan kerusakan dikemudian hari.
Untuk serah-terima barang berupa printer ke dan dari vendor, maka harus menjalankan prosedur berikut:
1. Pada saat penyerahan, perlu dibuat Berita Acara Penyerahan Printer dengan Form Penyerahan Barang ke Vendor
disertai dengan pengambilan gambar printer (pemotretan), baik kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik.
2. Pada saat penerimaan, perlu dilengkapi kembali Berita Acara Penyerahan Printer dengan Form Penyerahan Barang
ke Vendor yang telah dibuat pada poin ke-1 dan dilakukan kembali pengambilan gambar printer (pemotretan), baik
kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik.
3. Pada saat penerimaan, vendor juga harus menyerahkan komponen-komponen barang bekas yang diganti.
4. Setelah pengecekan penerimaan, maka perlu dipastikan bahwa vendor telah menempelkan stiker garansi pada
printer.