Form IT-A6-2011

Revisi - 3

FORM PERMINTAAN PERBAIKAN PERANGKAT IT

Unit Usaha/Dept/Div : _____________________ Kondisi fisik penyerahkan perangkat
Notebook: ( ) tas, ( ) charger, ( ) baterai
CPU: ( ) casing baik, ( ) hardisk, ( ) CD-ROM
PIC : ___________________________________ UPS: ( ) casing baik
(Sesuai dengan pencatatan di GAF) Printer: ( ) head printer, ( ) knop, ( ) paper tray, ( ) catridge,
Jabatan : ________________________________ ( ) tractor __ buah
Lainnya : __________, __________, _________
Kode Inventaris1 : _________________________
Prioritas pengiriman : ( ) ekspress, ( ) normal
Tahun perolehan : _________________________
Dengan ini pemohon, supervisor, dan
CMO/COO/Div/Dept/SO/CSC/ Dept. Head
Jenis inventaris : ( ) notebook, ( ) CPU, ( ) UPS, menyatakan bahwa kondisi yang dituliskan adalah
( ) monitor, ( ) printer, ( ) lainnya______________ sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

Merek :_____________ Type :_______________ Pemohon : __________________ ttd ________

Nomor seri perangkat: _____________________ Supervisor/ADH :____________ ttd _________

Sejarah perbaikan: CMO/COO/Div/

Tanggal Keterangan Dept/SO/CSC Head:___________ ttd ________
------------------------------------------------------------
Bagian ini diisi oleh IT-Dept
( ) dokumen telah diisi dengan lengkap
( ) lampiran formulir telah lengkap

Diterima & diperiksa fisik: _______ tanggal_____

Diberi Nomor : ___________________________
Deskripsi permasalahan:__________________ Garansi sampai ___________________________
________________________________________
Pemeriksaan teknis oleh ___________________
Penyebab permasalahan: ( ) Diputuskan internal IT, dengan pengantian
( ) Perbaikan sebelumnya yang tidak sempurna material_________________________________
( ) Kesalahan pengoperasiaan ( ) Diputuskan diperbaiki ke Vendor __________
( ) Gangguan listrik ( ) Diganti baru Rp. ________________________
( ) Gangguan petir Diserahkan ke vendor tgl ___________________
( ) Gangguan hama (binatang pengerat) Penawaran harga dari vendor Rp. ____________
( ) Lingkungan yang lembab/panas/kotor Garansi service ___ minggu
( ) Umur pemakaian
( ) Lainnya _______________________________ Hasil perbaikan:
Diperiksa oleh:____________ Tgl. ___________
Langkah-langkah yang sudah dilakukan: ( ) Nomor seri sesuai
( ) Telah konsultasi dengan IT-Dept Sdr.________ ( ) Bukti pengantian material lengkap
( ) Telah pernah diperbaiki di Vendor setempat,
toko __________ kesimpulan ________________ Konfirmasi hasil proses
________________________________________ Oleh : __________ Kepada : _______________________
Tgl. : ____________ Via : __________________

1 Wajib diisi, untuk mendapatkan nomor inventaris dapat dilihat pada stiker pendataan IT (kalau ada), jika belum ada
maka dapat menghubungi GA-Dept.
 Form IT-A6-2011
Revisi - 3

Pengiriman ke IT-Regional maupun IT-HO harus memperhatikan packing yang menjamin keselamatan perangkat.

(bagian ini tidak perlu dilampirkan, hanya cukup diketahui saja)

Ketentuan pengajuan perbaikan perangkat (SO/CSC):
1. Kerusakan dan permasalahan perangkat IT wajib disampaikan ke IT-Regional/IT-Dept, untuk dicari solusi
perbaikannya dengan keputusan apakah menggunakan jasa pihak ketiga.
2. Jika diputuskan untuk menggunakan jasa pihak ketiga, maka perlu dicari informasi perbaikan disetempat, dan
perkiraan harga.
3. Hasil informasi disampaikan ke IT-Regional/IT-Dept untuk suatu keputusan perbaikan dilakukan disetempat atau
perlu dikirim ke IT-Regional maupun IT-Dept dengan pertimbangan kualitas, harga, ongkos kirim, resiko
kerusakan dalam perjalanan, dan waktu yang hilang, serta kondisi mendesak lainnya.
4. Setiap permintaan perbaikan wajib dibuat “FORM PERMINTAAN PERBAIKAN PERANGKAT IT” (F3PIT) ,
yang dilengkapi dan ditanda tangani oleh pemohon, ADH, dan SO/CSC Head.
5. Untuk perbaikan yang dilakukan disetempat, maka form F3PIT, dan bukti tagihan wajib dilampirkan bersamaan
dengan Bukti Pengeluaran Kas (jika tidak dilampirkan, maka pengeluaran kas dianggap tidak sah, dan menjadi
beban SO/CSC Head)
6. Untuk keputusan perbaikan di Regional/IT-Dept, maka form F3PIT wajib dilampirkan bersamaan dengan Surat
Pengiriman (SP).
7. Pada SP perlu ditambahkan catatan tingkat kepentingan yang kemudian menjadi pertimbangan IT Regional/IT-
Dept didalam menentukan sarana pengiriman yang akan digunakan untuk pengembalian perangkat ke SO/CSC.
8. Pengiriman perangkat komputer ke IT-Regional/IT-Dept wajib memperhatikan kondisi pengepakan untuk
menghindari resiko kerusakan dalam perjalanan (bila perlu dipertimbangkan packing kayu).
9. SO. Head bertanggung jawab atas kelalaian atas ketentuan pengajuan perbaikan perangkat.

Pedoman Internal IT terkait dengan proses permintaan perbaikan perangkat IT.

1. Setiap permintaan perbaikan, pemohon wajib membuat form “FORM PERMINTAAN PERBAIKAN
PERANGKAT IT” (F3PIT) yang ditandatangani oleh pemohon, ADH/Supervisor, dan SO/CSC/Dept/Sub-Dept
Head.
2. Form F3PIT wajib diisi secara lengkap dengan mendeskripsikan permasalahan, dugaan penyebab masalah, dan
langkah-langkah yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan.
3. IT-Dept baru dapat memulai kegiatan perbaikan setelah form F3PIT dinyatakan lengkap.
4. IT-Dept perlu memeriksa kelengkapan fisik barang yang diterima sesuai dengan deskripsi pada form, dan jika ada
perbedaan maka perlu segera direkonsiliasi dengan pemohon.
5. Setiap perbaikan yang melibatkan pihak ketiga, maka form F3PIT wajib di fotocopy dan dilampirkan bersamaan
dengan pemrosesan pembayaran ke Vendor.
6. PIC-IT perlu meminta jangka waktu garansi hasil perbaikan untuk kemungkinan klaim atas ketidaksempurnaan
hasil perbaikan.
7. Penyerahan barang perbaikan ke vendor wajib dicatat nomor seri perangkat, dan setiap penerimaan perangkat dari
vendor perlu diperiksa kesesuaian nomor seri pada saat diserahkan.
8. Sesaat perangkat dari Vendor, maka PIC-IT wajib memeriksa kembali semua kondisi hasil perbaikan/pengantian
material.
9. Untuk perbaikan yang terdapat pengantian material, maka Vendor wajib menyerahkan bukti material lama.
10. Untuk keputusan pengantian perangkat baru, maka perlu disampaikan kepada pemohon untuk segera membuat
permintaan pengantian perangkat IT.
11. PIC-IT dapat memberikan informasi ke pemohon dalam rangka meningkatkan kepedulian didalam pemanfaatan
perangkat IT untuk meminimalkan kerusakan dikemudian hari.
Untuk serah-terima barang berupa printer dot matrix ke dan dari vendor, maka harus menjalankan prosedur berikut:
1. Pada saat penyerahan, perlu dibuat Berita Acara Penyerahan Printer dengan Form Penyerahan Barang ke Vendor
disertai dengan pengambilan gambar printer (pemotretan), baik kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik.
2. Pada saat penerimaan, perlu dilengkapi kembali Berita Acara Penyerahan Printer dengan Form Penyerahan Barang
ke Vendor yang telah dibuat pada poin ke-1 dan dilakukan kembali pengambilan gambar printer (pemotretan), baik
kondisi luar fisik maupun kondisi dalam fisik.
3. Pada saat penerimaan, vendor juga harus menyerahkan komponen-komponen barang bekas yang diganti.
4. Setelah pengecekan penerimaan, maka perlu dipastikan bahwa vendor telah menempelkan stiker garansi pada
printer.
5. Sebelum penyerahan ke pemakai, rincian biaya perbaikan difotokopi perkecil dan ditempel pada perangkat untuk
mengetahui sejarah perbaikan.
6. PIC-IT juga harus melengkapi stiker pendataan IT.