Merencanakan project
Mengendalikan project
Menyusun laporan project
Antonius Fran Setiawan
SAVING FILES! «
Chief Editor
Smart Project Plan with Anton R. Pardede
Publishing
Merk Dagang PT Dian Digital Media, Jakarta
Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku
Printing
ini merupakan hak cipta dari pemegang merk PT Dian Rakyat, Jakarta
dagang masing-masing.
Editorial Address
Gedung Warta Lt.4
Peringatan dan Pernyataan Jl. Kramat IV/11
Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini Jakarta Pusat-10430
dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau Telp. (021) 315-3731
begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai Fax. (021) 315-3732
Daftar Isi
Pendahuluan.................................................................. 7
Apa Itu Manajemen Proyek?............................................. 7
Sekilas Microsoft Project.................................................... 7
Kuis di Buku Microsoft Project 2007.................................. 8
Kuis....................................................................................... 82
Pendahuluan
Apa Itu Manajemen Proyek?
Dalam benak kita, sering kali mengindentikkan kata proyek
dengan uang, di mana ada proyek di situ uang mengalir
untuk kita. Padahal asal kata proyek tidak berhubungan
dengan uang. Proyek diambil dari bahasa latin projectum
yang memiliki kata kerja proicere. Terjemahan bebas dari
prociere adalah sesuatu yang datang sebelum yang lain.
Namun, pengertian proyek mulai berubah di tahun 1950-an
dengan dikenalkannya manajemen proyek.
Manajemen proyek kemudian berkembang pesat menjadi
salah satu disiplin ilmu yang paling banyak dipakai, Bapak
dari manajemen proyek adalah Henry Gantt yang
merumuskan metode perencanaan dan pengendalian yang
kemudian dikenal dengan Gantt Chart. Pada dasarnya,
manajemen proyek mengacu pada waktu, biaya, dan scope.
Pada dekade ini, manajemen proyek mengalami
perkembangan yang luar biasa. Bahkan melahirkan beberapa
ilmu baru. Jika dulu manajemen proyek banyak digunakan di
bidang engineering, saat ini tumbuh dan berkembang
menjadi manajemen produk yang sudah meluas ke seluruh
sendi-sendi industri.
Bab 1
Instalasi
Microsoft Project
Anda bisa mendapatkan aplikasi Microsoft Project
Standart pada DVD PC Media. Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk menginstal Microsoft
Project dan mendapatkan serial number.
Spesifikasi Minimum
Untuk dapat menginstal Microsoft Project, Anda harus
memiliki hardware dengan spesifikasi minimum:
Komponen Prasyarat
Processor Minimal 700 MHz, Semakin tinggi kecepatan
processor semakin baik.
Memory Minimal 512 MB, semakin besar semakin baik.
Harddisk Memerlukan ruang kosong sebesar 1,5 GB.
Resolusi Monitor Minimal 800x600, direkomendasikan untuk
menggunakan 1024x768 atau lebih tinggi.
Operating System Windows XP Service Pack 2 atau operating
system yang lebih baru
Komponen Prasyarat
Processor Minimal 2,5 GHz, Semakin tinggi kecepatan
prosesor semakin baik.
Memory Minimal 1024 MB, semakin besar semakin baik.
Harddisk Memerlukan ruang kosong sebesar 3 GB.
Resolusi Monitor Minimal 1024x768 atau lebih tinggi.
Operating System Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition,
Windows Server 2003 Enterprise Edition,
Windows Server 2003 Datacenter Edition, atau
Windows Server 2003 Web Edition dengan service
pack. Windows SharePoint Services 3.0.
LANGKAH 1
Buka Internet Explorer dan masuk ke
http://trial.trymicrosoftoffice.com/wwtrial/product.aspx?re_ms=o
o&family=projectpro&culture=en-GB seperti pada Gambar 1.1.
LANGKAH 2
Klik tombol download untuk masuk tahapan berikutnya.
Tunggu hingga muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2.
Masukkan identitas Anda dengan benar, terutama alamat e-
mail, karena serial number trial akan dikirimkan ke e-mail Anda.
LANGKAH 3
Setelah mengisikan seluruh informasi yang diminta, Anda
harus memasukkan user id dan password account live.com
Anda.
LANGKAH 4
Buka e-mail Anda dan lihat apakah sudah ada balasan dari
Microsoft yang berisi serial number Microsoft Project yang
Anda perlukan untuk proses instalasi.
LANGKAH 1
Klik ganda file instalasi Microsoft Project Standart 2007 dan
tunggu hingga proses awal selesai.
LANGKAH 2
Masukkan nomor serial yang Anda dapatkan dari e-mail dan
biarkan kosong referral key kemudian klik Continue untuk
melanjutkan ke tahap berikutnya.
LANGKAH 3
Selanjutnya Anda akan dibawa ke halaman berisi End User
Lisence Agreement. Silakan baca sebaik-baiknya agar Anda
bisa mengetahui batas penggunaan lisensi yang dimiliki.
Setelah memahami EULA, klik tombol Continue untuk
melanjutkan.
LANGKAH 4
Klik Install Now untuk memulai proses instalasi Microsoft
Project 2007. Anda tinggal menunggu proses instalasi selesai.
LANGKAH 5
Tutup kotak dialog yang memberikan informasi bahwa proses
instalasi selesai.
LANGKAH 1
Buka Microsoft Project 2007 yang baru Anda instal dan
tunggu sampai keluar kotak dialog aktivasi produk seperti
Gambar 1.10. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan.
LANGKAH 3
Jika Anda ingin mengaktifkan lisensi trial tersebut, tandai
pilihan pertama, dan pilihan ketiga berfungsi untuk meng-
upgrade lisensi trial Anda. Untuk mengaktifkan lisensi trial ini,
pastikan komputer Anda terhubung ke Internet.
LANGKAH 4
Tunggu hingga Microsoft Project 2007 terhubung ke server
aktivasi Microsoft, setelah proses aktivasi selesai dan akan
tampak kotak dialog seperti pada Gambar 1.12.
Bab 2
Manajemen
Proyek
Bagian ini akan mengenalkan apa itu manajemen
proyek dan langkah-langkah apa saja yang harus
Anda lalui untuk mengatur satu proyek.
Proyek
Dalam kehidupan sehari-hari, Anda mungkin telah sering
mendengar istilah "proyek". Bahkan dalam setiap langkah
kita, disadari atau tidak, kita sering bersinggungan dengan
aktivitas proyek.
Beberapa hari yang lalu, seorang rekan meminta penulis
untuk mengatur pembangunan warnet miliknya, untuk
memperlancar pekerjaan tersebut, penulis dan rekan mem-
bentuk satu gugus tugas terdiri dari beberapa orang yang
bertugas untuk mengurus renovasi ruangan, membeli
perangkat komputer, melakukan instalasi, dan mengon-
figurasikan jaringan komputer. Untuk itu, kami harus
Manajemen
Jika kita bicara manajemen, bayangan kita selalu kepada
struktur organisasi di kantor atau di pemerintahan. Dan jika
bicara manajemen, kita juga bicara tentang manajer, orang
yang bertugas untuk mengelola manajemen. Dalam proyek,
seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk me-
lakukan 4 P, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Peng-
arahan, dan Pengendalian seluruh sumber daya agar proyek
dapat terselesaikan dengan baik.
Manajemen Proyek
Project Management Institute (PMI) mendefinisikan istilah
manajemen proyek sebagai sebuah aplikasi dari pengetahuan,
keahlian, alat, dan pada akitivitas proyek tertentu untuk
memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek.
Dengan kata lain, menyelesaikan pekerjaan, tepat waktu,
dalam budget, dan sesuai persyaratan atau spesifikasi. Unsur
pembatas waktu, budget, dan spesifikasi sering disebut
sebagai triple constrant.
Bab 3
Perencanaan
Proyek
Merencanakan satu pekerjaan bukanlah hal yang
mudah, apalagi melibatkan beberapa orang. Pada
bagian ini, Anda akan belajar membuat
perencanaan proyek secara sederhana.
Memulai Project
LANGKAH 1
Klik File | New untuk membuat proyek baru, pada toolbar
paling bawah akan muncul New Project bar.
LANGKAH 2
Klik On Computer pada bagian Template untuk menampilkan
menu pilihan template. Kemudian pilih General dan klik pada
Blank Project dan tekan tombol OK.
LANGKAH 3
Atur tanggal dimulainya proyek dengan mengklik Set a date
to schedule from. Dan tentukan kapan Anda akan memulai
proyek tersebut, klik Done setelah Anda selesai
mendefinisikan tanggal mulai pekerjaan.
LANGKAH 4
Langkah keempat adalah menentukan jam kerja dengan
mengklik Define general working times pada Tasks Manager.
Kemudian pilih jam kerja Standart. Pada Calendar Template.
LANGKAH 5
Setelah mengatur jam kerja dan waktu libur, Anda bisa mulai
memasukkan daftar tugas yang sudah disusun pada awal bab
ini. Agar mempermudah pengelolaan tugas, maka buatlah
tugas sedetail mungkin dan memasukkannya ke dalam
subtugas. Caranya adalah dengan mengklik icon panah ke
kanan pada toolbar.
LANGKAH 5
Setelah tugas pembelian perangkat keras, tugas berikutnya
adalah melakukan dekorasi ruangan. Atur jadwal dekorasi
ruangan sesuai urutan tanggal sebelumnya dan tentukan
LANGKAH 6
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah
berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut. Klik tombol Resources kemudian pilih
Specify people and equipment for the project.
LANGKAH 7
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah
berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut.
Klik kolom Resources name, kemudian aktifkan tabulasi
Resources seperti pada Gambar 3.27.
Opsi Tambahan
Jika Anda mendapatkan tenaga freelance dengan jam kerja
khusus, misalnya hanya bekerja pada jam 12.00 sampai
dengan jam 15.00, maka Anda bisa mengatur jam kerja untuk
tenaga freelance tersebut secara khusus. Caranya dengan:
1. Pilih resource yang ingin Anda atur jam kerjanya.
2. Klik menu Define working times for resources.
3. Klik Continue to step 2 dan step 3 untuk masuk ke bagian
Editing.
Bab 4
Pengendalian
Proyek
Setelah pada merencanakan satu proyek, pada
bagian ini kita akan belajar bagaimana
mengendalikan proyek dengan tepat dan mudah.
LANGKAH 1
Sebelum memulai tracking, Anda harus menyimpan
perencanaan proyek Anda sebagai baseline dengan mengklik
menu Save a baseline plan to compare with later versions,
dilanjutkan dengan mengklik tombol Save baseline.
LANGKAH 2
Langkah selanjutnya adalah mulai melakukan input terhadap
proses pengerjaan proyek dengan mengklik Prepare to track
the progress of your project dan tunggu beberapa saat untuk
melihat halaman tracking seperti Gambar 4.4.
LANGKAH 3
Setelah memasukkan jadwal pekerjaan yang telah
diselesaikan, kita bisa melihat perkembangan dengan
membuka project guide track. Caranya cukup mudah, dengan
mengklik menu Done pada Setup tracking, Anda akan dibawa
ke menu project guide tracking.
Untuk melihat progress kerja, silakan klik pada bagian
Incorporate progress information into the project. Pada
bagian incorporate progress ditampilkan beberapa kolom,
yaitu:
1. Actual Work
Berisi informasi informasi berapa jam pekerjaan tersebut
sudah dilakukan.
2. Remaining Work
Berisi informasi berapa lama lagi sisa pekerjaan yang harus
dilakukan.
3. Duration
Berisi informasi berapa hari pekerjaan itu sudah dilakukan.
LANGKAH 4
Ada saatnya kita perlu melihat sampai di mana
perkembangan project yang dikerjakan. Untuk melihatnya,
Gambar 4.13 Perubahan tanggal check status membuat indikator status berubah.
LANGKAH 5
Langkah ini adalah langkah terahir pada Bab 4, yaitu me-
manage proyek, di mana kita bisa melihat beberapa informasi
mengenai pembiayaan.
Untuk menampilkannya, Anda bisa mengklik Make
changes to the project pada project guide.
Bab 5
Pelaporan Proyek
Setelah Anda selesai mengerjakan proyek, saatnya
menyusun laporan pengerjaan proyek. Microsoft
akan memberikan banyak kemudahan dalam
menampilkan laporan dalam berbagai bentuk.
Berikut ini beberapa fitur view report standart yang bisa Anda
lihat:
View Calendar
Untuk menampilkannya, Anda klik Calendar pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Di situ Anda bisa
melihat daftar pekerjaan secara berurutan tanggal dan
dalam tampilan kalender.
Network Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Network diagram pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Setelah itu,
akan ditampilkan diagram jaringan berupa flowchart. Di
situ akan ditandai pekerjaan yang sudah selesai dengan
warna hitam dan dicoret.
Relationship Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Relationship diagram
Resource Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource form pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Pada view
report ini agak unik karena Anda bisa melihat sumber daya
yang tersedia sudah mengerjakan apa dan terlibat dalam
proyek apa saja.
Resource Graph
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource graph pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Menu ini
berfungsi untuk melihat kinerja sumber daya kita apakah
ada yang overload atau tidak. Fitur ini cukup menarik dan
nyaman digunakan karena Anda bisa melihat dengan
mudah siapa saja yang overload.
Resource Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource view pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource
sheet ini memiliki tampilan mirip dengan worksheet pada
Excel. Di situ, Anda bisa melihat seluruh sumber daya yang
ada beserta tingkat penggunaannya.
Resource Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource usage pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource
usage berfungsi untuk melihat berapa tingkat
penggunaan sumber daya yang tersedia serta berapa biaya
yang harus dikeluarkan selama proyek. Untuk
menambahkan detail yang ingin ditampilkan, klik kanan
pada Sheet detail kemudian klik pada Detail sheet.
Task Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Task form pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Tampilan task form
ini mirip dengan resources form, hanya saja ditampilkan
berdasarkan kelompok tugas dan bukan berdasarkan
resources-nya. Di sini, Anda bisa melihat satu pekerjaan
diselesaikan oleh siapa saja dan tiap-tiap sumber daya
mengerjakan pekerjaan tersebut selama berapa jam.
Task Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Pada task sheet ini,
Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan dalam
berapa hari, oleh siapa, dan apa saja yang terlibat dalam
proses pekerjaan tersebut.
Task Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Task usage
berfungsi untuk melihat berapa jam kerja yang dipakai
pada hari-hari tertentu, misalkan hari Senin bekerja selama
8 jam, sedangkan hari Selasanya hanya 1,5 jam.
Tracking Gantt
Untuk menampilkannya, Anda klik Tracking gantt pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Tracking
gantt berfungsi untuk membandingkan jadwal yang
disusun dalam rencana kerja (baseline schedule)
dibandingkan dengan realisasi jadwalnya (actual schedule).
Membuat Laporan Proyek
Anda bisa mengekspor laporan tersebut ke dalam pivot
table Excel dengan cara yang sangat mudah. Caranya klik
Create a project report untuk menampilkan pilihan
penggunaan Visual report.
2. Display Reports
Display report ditujukan bagi Anda yang ingin
mencetak secara langsung di Microsoft Project, cara
membuatnya hampir sama, klik saja Display report.
Pilih apa saja yang ingin Anda tampilkan pada gantt chart,
klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Top Tier
Berisi informasi global. Anda bisa menentukan
kelompoknya per tahun, per setengah tahun, sampai unit
terkecil. Hanya saja, Anda tidak boleh memasukkan nilai
yang lebih kecil dari tier di bawahnya.
Middle Tier
Berisi kelompok Informasi lebih detail dibanding top tier,
konfigurasi default-nya adalah weekly. Namun, Anda bisa
mengubahnya menjadi harian.
Bottom Tier
Berisi kelompok Informasi paling detail, konfigurasi
defaultnya adalah daily. Namun, Anda bisa mengubahnya
menjadi tiap jam.
PERTANYAAN:
Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat
dalam ekstra buku PC Media berikutnya?
A. Programming
B. Sekuriti & Virus Komputer
C. Database
D. Server
E. Microsoft PowerPoint Advanced
CARA MENJAWAB:
Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As);
XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; atau Mobile-8 (Fr en) kirim SMS ke 76 69 :
Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>12 <spasi>PRO JECT<spasi>[Jawaban A/B/C/D/E]<spasi>N AMA
Contoh: PC MEDIA 12 PR OJECT C BUDI
Gratis Software
Akuntansi
accurate
SMALL BUSINESS
senilai
rp 1 juta.
gratis CD
Training
Office small
business
senilai Rp 75 ribu.
KM ALA
SUKSES U iness JANGAN LUPA
mall Bus
OFFICE S PROFIT
MINTA PASANG
OFFICE Small BusinEss
i
N jAlin relas
PEMASARA L pakai YANG ASLI!
ANALISA PROFESIO
NA
pakai
ai
pak
+
pakai
Business Cont
act = Office smal
Business 200
l
7
office 2007
+ Publisher 20
07 Manager