MODUL PERKULIAHAN

Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengenalan Microsoft Office Project
Fakultas
Fakultas Ilmu Komputer

Program Studi
Sistem Informasi

Tatap Muka

Kode MK
MK18026

Disusun Oleh
Riad Sahara, S. Si

01

Abstract
Pengenalan Microsoft Office Project sebagai aplikasi perencanaan project sistem informasi

Kompetensi
Mahasiswa memahami dan dapat menggunakan aplikasi Microsoft Office Project untuk membuat perencanaan proyek sistem informasi

Pendahuluan
Microsoft Project merupakan sebuah program komputer yang berguna untuk menyusun rencana kerja sebuah proyek. Project, atau biasa disebut dengan proyek, merupakan suatu rangkaian kerja yang dimulai dari tahap perencanaan hingga sampai tahap akhir suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan dapat disebut sebagai proyek tidak harus berupa proyek konstruksi gedung atau konstruksi jembatan. Misalnya Anda merencanakan sebuah event musikpun sudah dapat dikatakan bahwa Anda mempunyai sebuah proyek. Untuk membuat sebuah proyek, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih dahulu, yaitu: a. Melakukan perencanaan, penjadwalan dan juga pelibatan semua orang yang berkompeten dalam proyek tersebut. b. Setelah itu masuk pada proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task), sumber daya yang diperlukan (Resource) baik sumber daya manusia maupun material, biaya yang diperlukan (Cost), juga jadwal kerja (Schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tersebut telah ditentukan dan disetujui oleh semua pihak maka Anda telah mempunyai rencana dasar (Baseline). c. Selanjutnya, rencana tersebut dijalankan dan perkembangannya dapat dipantau dalam sebuah tahapan, Tracking. Apabila pekerjaan belum sesuai maka lakukan penjadwalan ulang (Rescheduling).

Mengenal Microsoft Office Project Proffesional 2007

Sejalan dengan pesatnya perkembangan software sekarang ini, Microsoft Office kembali meluncurkan versi terbaru dari Microsoft Project, yaitu Microsoft Office Project Professional 2007. Microsoft Office Project 2007 memberikan unsur-unsur manajemen proyek yang sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Anda akan mendapatkan informasi, mengendalikan pekerjaan proyek, jadwal, laporan keuangan, serta mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda juga akan lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program Microsoft Office yang familiar, membuat pelaporan yang kuat, perencanaan yang terkendali dan sarana yang fleksibel. Microsoft Office Project Professional 2007 juga memiliki kemampuan kolaborasi manajemen proyek ketika digunakan bersama dengan Microsoft Office Project Server 2007.

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Berikut ini adalah beberapa fitur dan fasilitas baru yang dapat Anda temukan dalam Microsoft Office Project Professional 2007: Pengendalian yang efektif yang meneliti proyek dengan suatu pemahaman yang lebih baik pada jadwal dan dampak perubahan. Sangat bermanfaat untuk pengendalian keuangan dan kaya kemampuan analisis. Anda dapat dengan mudah melacak penyebab terjadinya penundaan suatu pekerjaan dengan mengacu pada hubungan antar pekerjaan, batas waktu pekerjaan, jadwal serta hari libur. Microsoft Office Project akan secara otomatis menandai semua item yang mengalami perubahan yang Anda buat sehingga Anda dapat memahami dampak dari perubahan tersebut. Dapat membatalkan dan mengulangi perubahan tampilan, data, dan pilihan lain dengan berbagai tingkat pembatalan sehingga Anda dapat mencoba melakukan beberapa perubahan namun tetap dapat mengembalikannya ke kondisi semula. Dengan tipe sumber daya cost baru yang dapat ditempatkan di beberapa pekerjaan dan proyek, Anda dapat mengawasi dengan teliti keuangan proyek serta mencocokkan dengan data pada sistem akuntansi Anda.

Gambar 1.1 Penambahan tipe resource baru (Cost)

Anda dapat menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Visio untuk menghasilkan

tabel pivot, grafik dan diagram berdasarkan data proyek dengan menggunakan fitur tampilan visual report.

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Gambar 1.2 Visual Report data proyek dengan menggunakan Excel dan Visio
Laporan akan lebih efektif dengan peningkatan kemampuan penanggalan dan

tampilan efek 3 dimensi pada gantt car.

Gambar 1.3 Kemampuan penanggalan dan tampilan 3 dimensi baru untuk gantt chart

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

 Anggota tim proyek dapat menampilkan atau melaporkan proses dan kemajuan

pekerjaan dari folder Calendar atau Task pada Outlook.

Pendukung Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007

Untuk dapat mengoperasikan Microsoft Office Project Professional 2007, berikut ini beberapa pendukung operasinya:

Sistem operasi yang digunakan untuk Microsoft Office Project Profesional 2007 adalah Microsoft Windows XP Professional atau Windows XP Home pada komputer dengan prosesor Pentium III dan membutuhkan RAM sebesar 256 MB atau di atasnya.

Sistem operasi Microsoft Windows Vista juga dapat digunakan untuk Microsoft Office Project Profesional 2007.

Untuk kebutuhan monitor, gunakan monitor dengan tipe Super VGA (800X600) atau yang resolusinya lebih besar.

Untuk kebutuhan tutorial secara online, Anda dapat menggunakan Internet Explorer 6.0 atau software lain semisal Mozilla Firefox 3.0.

E-mail yang terhubung langsung dengan jaringan atau MAPI-compliant e-mail system.

Untuk pembuatan kalender kerja dengan Microsoft Office Outlook 2003 atau Microsoft Office Outlook 2007 sangat dibutuhkan untuk menampilkan dan melaporkan perkembangan proyek yang sedang dijalankan. Pengguna Microsoft Office Project Professional 2007 sebaiknya sudah mengenal sistem operasi Windows dan minimal tahu tentang sistem manajemen proyek.

Hal ini ditekankan untuk lebih mempermudah pengguna dalam pembelajaran dan penerapan materi secara langsung. Kemampuan bahasa Inggris sangat mendukung Anda dalam menggunakan berbagai fasilitas serta penggunaan Help dan Index yang disediakan Microsoft Office Project Profesional 2007.

Mengenal Istilah Dalam Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007

Berikut ini beberapa istilah yang berhubungan dengan Project 2007 beserta penjelasannya secara singkat:

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

 Task Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam sebuah proyek. Suatu proyek harus berisi lebih dari 1 task agar bisa berjalan dengan baik.

Gambar 1.4 Contoh tampilan jenis-jenis task

Duration Duration merupakan jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya pekerjaan pembersihan lokasi gedung membutuhkan waktu 5 hari, maka pada Microsoft Project 2007, isi durationnya adalah 5 days.

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Gambar 1.5 Contoh Tampilan Duration Dalam pengisian duration, Microsoft Project telah menyediakan default satuan waktu, di antaranya: Satuan menit (minute) jam (hour) hari (days) 1 hari penuh (elapsed day) 1 minggu penuh (elapsed week) minggu (week) bulan (month) mins hrs days ed ew wks monts Inisial

Start

Start adalah nilai tanggal dimulainya suatu pekerjaan. Pengisian kolom tanggal mulai hanya dilakukan satu kali, yaitu pada awal proyek. Sedangkan untuk tanggal mulai pekerjaan-pekerjaan yang lain akan secara otomatis diisikan oleh Microsoft Project dengan mengacu nilai duration yang dimasukkan.
Finish

Dalam suatu proyek, biasanya ditentukan kapan suatu pekerjaan harus sudah terselesaikan. Dalam Microsoft Project 20003, tanggal akhir pekerjaan disebut dengan
2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Finish yang akan diisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (Start) ditambah dengan lama pekerjaan (Duration). Tampilan Start dan Finish dapat dilihat pada Gambar 1.6.

Gambar 1.6 Tampilan lembar kerja Start dan Finish Predecessor Predecessor merupakan suatu hubungan/keterkaitan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lain. Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi (nomor ID 5) baru dapat berjalan setelah pekerjaan penggalian tanah (nomor ID 3) selesai. Dalam hal ini pekerjaan penggalian tanah dapat dikatakan sebagai predecessor bagi pekerjaan pembuatan pondasi.

Gambar 1.7 Tampilan lembar kerja Predecessor

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Resources Penggunaan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun material, dalam Microsoft Project disebut resources. Istilah lain yang sering digunakan adalah overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh, suatu proyek hanya memiliki 1 orang tukang kayu sementara dia harus melakukan 2 pekerjaan di 2 tempat yang berbeda. Microsoft Project akan memberikan tanda tersendiri bila salah satu resources mengalami overlocated.

Gambar 1.8 Tampilan lembar kerja Resource Name Cost Cost adalah biaya yang dipergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan biaya dapat dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan dan dapat pula berupa biaya borongan. Untuk perhitungan biaya keseluruhan akan dilakukan sendiri oleh Microsoft Project dengan catatan seluruh komponen kerja telah dimasukkan ke bagian masingmasing. Gantt Chart Adalah tampilan hasil kerja Microsoft Project dalam bentuk batang horisontal 3 dimensi yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya. Selain itu grafik ini juga menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain.

2013

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Gambar 1.9 Tampilan lembar kerja gantt chart Pert Chart Diagram pert chart lebih terfokus pada hubungan antar pekerjaan. Pert merupakan kependekan dari Program Evaluation Review Technique. Pert chart digambarkan dalam bentuk diagram network. Kalau gantt chart digambarkan dalam bentuk batang horisontal maka pert chart digambarkan dalam bentuk kotak, atau biasa disebut node. Dalam node ini ditampilkan keterangan nama pekerjaan, start, finish serta hubungan dengan pekerjaan lain.
Baseline

Baseline adalah suatu rencana, baik jadwal maupun biaya, yang telah disetujui dan ditetapkan. Baseline digunakan sebagai patokan dan perbandingan antara rencana kerja yang dipunyai dengan kenyataan di lapangan.
Tracking

Peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula dalam Microsoft Project disebut dengan tracking. Dengan tracking Anda dapat membandingkan antara rencana dasar dengan kenyataaan di lapangan.
Milestone

Milestone digambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan telah selesai. Sebagai contoh, pekerjaan tanah yang meliputi menggali tanah, mengurug tanah serta penempatan pasir urugan adalah selama 15 hari, maka dalam hal ini milestone dapat diletakkan di bawah tanggal akhir pekerjaan tersebut.

2013

10

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Manajemen Proyek
Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya. Proyek memiliki karakteristik tertentu yang berbeda dengan pekeijaan lain dalam hal organisasi, pengelelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian sehingga diperlukan suatu cara penanganan tertentu yang berbeda. Sedangkan yang dimaksud dengan manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mempertimbangkan waktu dan biaya. Kegagalan suatu proyek biasanya terjadi karena kesalahan manajemen, misalnya pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik identifikasi kebutuhan maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusun atau direncanakan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab kegagalan proyek.

Agar bisa menjadi suatu manajemen proyek yang baik, berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dengan sungguh-sungguh:

Kondisi organisasi proyek tersebut harus tangguh dalam menghadapi kendala yang mungkin akan muncul, baik kendala yang berasal dari luar maupun yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri.

Harus akurat dalam menganalisis sumber daya dan biaya. Jangan sampai ada yang tidak dikenali. Lakukan dengan toleransi keadaan seketat mungkin.

Apa yang dilaksanakan di lapangan harus benar-benar sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Lakukan penyesuaian dan pengembangan sistem agar sesuai dengan perkembangan proyek sebagai langkah optimasi.

Sebagai langkah berikutnya, Anda dapat melakukan perencanaan proyek dengan langkah sebagai berikut:

Penentuan tujuan dan kebutuhan proyek, yaitu hasil akhir, biaya, waktu, dan target utama.

Pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama proyek. Untuk langkah ini Anda perlu memecah pekerjaan besar tersebut menjadi

2013

11

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil dengan sistem WBS (Work Breakdown Structure).

Membuat organisasi proyek untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor serta manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

Membuat jadwal setiap aktivitas dengan memperlihatkan waktu dan saat penyelesai annya.

Perencanan anggaran dan sumber daya.

Perkiraan mengenai waktu, biaya dan penyelesaian proyek

2013

12

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Daftar Pustaka
MADCOMS, Panduan Lengkap Microsoft Office Project Profesional 2007 / 2007, Yogyakarta: ANDI, 2007. Emanuel. Andi Wahju Rahardjo, Toba. Hapnes, Yenni M. Djajalaksana, Panduan Lengkap Mengelola Proyek dengan Microsoft Project Professional 2007, Yogyakarta : GRAHA ILMU, 2009.

2013

13

Praktikum MPSI Riad Sahara, S. Si

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id