PERUSAHAAN X
JL. X
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 2
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 3
3. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 3
4. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 5
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE................................... 6
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ........................................................................... 6
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 7
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 8
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 8
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ............................................................... 8
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL................................................................................... 8
12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 10
13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ................................................................................... 10
14. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 11
15. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 11
16. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 13
17. BASELINE BIAYA............................................................................................................... 13
18. BASELINE MUTU ............................................................................................................... 14
19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15
LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............. 16
LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ...................................................... 20
LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI..................................................... 22
LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU ................................................................... 24
LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................. 25
1
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
1. PENDAHULUAN
Project Charter
Nama Proyek : Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web
Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012
Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013
Manager Proyek : FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net
Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, data
induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X
maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem
berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML,
perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampai
implementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan
estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000.
Faktor Penentu Keberhasilan:
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:
• Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
• Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
• Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
• Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
• Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
• Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
• Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
Manfaat yang Diharapkan:
Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini,
diantaranya adalah:
Dari sisi yayasan dan sekolah:
• Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan.
• Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian.
• Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan
produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X.
• Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah.
Dari sisi guru/karyawan:
• Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya.
• Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia.
2
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Pendekatan Proyek
Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yang
dapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layanan
informasi kepegawaian.
Tahapan pendekatan proyek:
1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan.
2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database.
3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database.
4) Ujicoba website secara offline dan online.
5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.
3. CAKUPAN PROYEK
Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangun
sistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yang
akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi,
penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
a. Pengguna: Administrator
Nama Fungsi Deskripsi
Perekrutan Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan
yang dapat ditambah, diedit atau dihapus
Data Induk Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit,
atau dihapus
Promosi Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi
kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
Asuransi Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut
sertakan dalam asuransi
Penghargaan Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa
bakti dan pesta perak
Pensiun Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa
persiapan pensiun (MPP)
Formasi Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian
Statistik Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis
kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi
3
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
4
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
• Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis file
Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:
• Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengan sistem
penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
operasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dan
kapan saja.
Penyampaian Proyek:
Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiri dari laporan
Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,
periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel,
PDF atau dicetak langsung.
Kriteria Penerimaan Proyek:
Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi
sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan
oleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup dan
bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X.
• Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS.
MySQL.
• Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem
kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%.
4. DAFTAR MILESTONE
Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian
(SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web:
Milestone Tanggal
Mulai proyek 21/9/2012
Project charter ditandatangani 2/10/2012
Proposal disetujui 11/10/2012
Hasil analisa sistem disetujui 9/11/2012
Struktur database ditetapkan 16/11/2012
Desain antarmuka sistem disetujui 27/11/2012
Program selesai dibuat 28/12/2012
Dokumentasi sistem selesai dibuat 4/1/2013
Dokumen manual sistem selesai dibuat 10/1/2013
Sistem terimplementasi 16/1/2013
Pelatihan selesai 17/1/2013
Proyek selesai 23/1/2013
Proyek selesai 23/1/2013
5
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
6
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang
terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.
Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka
dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak
yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan
dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan
komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat,
keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
Persiapan Pertemuan
• Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan
topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik
diberikan alokasi waktu.
• Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
• Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan
berpartisipasi aktif dalam meeting.
• Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan
efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
• Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting
dan mendistribusikannya dengan tepat.
• Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
• Kemajuan proyek
• Aktivitas yang akan segera dilakukan
• Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
7
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Jadwal Proyek
No. Kegiatan Sept Okto Nov Des Jan
1. Mulai proyek
2. Perencanaan
3. Pelaksanaan
3.1 Analisa Sistem
3.2 Desain Database Sistem
8
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Milestone Report
Resource Calendar
9
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk
menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan,
Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara
menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasi
kepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:
Faktor Internal
Eksternal Opportunity (O) Threat (T)
Strenght (S)
1. Sudah ada sistem 1. Perkembangan kemajuan
kepegawaian dengan teknologi sangat cepat
berbasis file 2. Adanya serangan dari
2. Jaringan intranet dan hacker dan cracker
internet sudah tersedia 3. Bencana alam yang dapat
3. Kemudahan menggunakan menghilangkan data dan
aplikasi online bagi orang dokumen penting
sibuk
Strenght (S) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT
S-O S-T
1. Memiliki sistem search 1. Memberikan pelayanan
berdasarkan kriteria 1. Melakukan sosialisasi dan yang memuaskan, cepat,
produk pelatihan aman dan nyaman
2. Memiliki pengelola web 2. Merekrut developer 2. Menjamin kualitas barang
sendiri aplikasi web yang handal dan garansi untuk
3. Ada sistem security yang dan berkualitas meningkatkan kepercayaan
menjaga keamanan data 3. Melakukan promosi pada 4. Membuat backup data
kepegawaian jejaring sosial center di beberapa lokasi
facebook/twitter yang aman dari bencana
Weakness (W) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS
W-O W-T
1. Belum dikenal oleh 1. Bekerja sama dengan 1. Meningkatkan kualitas sdm
guru/karyawan pimpinan sekolah agar baik karyawan maupun
2. URL belum masuk urutan sistem cepat dikenal pengelola SIMPEG
10
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Identifikasi Stakeholder
Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhir
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu:
11
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Deskripsi Tugas
Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:
12
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
13
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
3.4. Koding dan Testing Rp14.520.000 Honor untuk programmer dan quality assurance
3.5. Dokumentasi Sistem Rp2.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem.
3.6. Pembuatan Manual
Sistem Rp1.920.000 Honor helpdesk dan dokumentasi sistem.
dalam asuransi
Penghargaan 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
menerima penghargaan masa bakti dan
pesta perak
Pensiun 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
pensiun dan menjalani masa persiapan
pensiun (MPP)
Formasi 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan penyebaran formasi
kepegawaian
Statistik 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat data statistik guru/karyawan
berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status
kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan 100 % dapat berjalan dengan baik Melihat dan mencetak laporan
kepegawaian: Alphabetik formasi
guru/karyawan, Formasi karyawan,
Promosi kepegawaian (periode April,
periode Oktober), Data Keluarga,
Karyawan MPP dan Pensiun
Account 100 % dapat berjalan dengan baik Pengelolaan akun pengguna sistem untuk
level administrator, pejabat fungsional dan
guru/karyawan
<Jabatan PPK>
15
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
1. Baseline Jadwal
16
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
17
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
19
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Tanggal: Tanggal:
20
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
Tanggal
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan
Persetujuan
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang
diterima saja.
21
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
1. Pertemuan/Rapat (Meeting)
Jenis Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran
Pertemuan
Pertemuan - Membahas rencana kerja dengan Sekali, Manajer Proyek Seluruh - Rencana Manajemen Proyek - Catatan
Pembukaan mengacu kepada Rencana saat anggota Pertemuan
Manajemen Proyek (Project eksekusi tim proyek (MoM) &
Management Plan) proyek Rencana Kerja
pertama
kali
Pertemuan - Membahas/review status dan Regular Manajer Proyek Seluruh - Rencana Manajemen Proyek - MoM &
Tim kemajuan proyek dengan mengacu anggota - Laporan Kemajuan Kerja Rencana Kerja
Proyek ke Rencana Manajemen Proyek tim proyek (Project Progress Report) & - Laporan
- Membahas rencana kerja berikutnya kelengkapannya: Kemajuan Kerja
dengan mengacu kepada Rencana o Form/Catatan Permintaan yang disetujui
Manajemen Proyek Perubahan
- Memantau & Mengontrol perubahan
yang terjadi
- Me-review Rencana Kerja (Action
Plan) yang telah dilakukan
Pertemuan - Transfer Pengetahuan Sekali Manajer Proyek Seluruh - Rencana Kerja - MoM &
Penutupan - Membahas serah terima proyek menjelang anggota - Laporan Kemajauan Kerja Rencana Kerja
penutupan tim proyek - Rencana Kerja
proyek yang
diperbaharui
22
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
2. Pelaporan (Reporting)
23
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
24
Rencana Manajemen Proyek – Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 2012
25