I KETENTUAN UMUM

a. Supplier Hadiah akan ditunjuk oleh Bank Mega dan merupakan hak preogatif Bank Mega
b. Untuk item-item hadiah tertentu, Bank Mega akan memberikan lebih dari 1 (satu) supplier hadiah
c. Hadiah dikirim hanya ke kantor cabang Bank Mega saja
d. Ongkos kirim terpisah, pengiriman hadiah bisa memakai kurir Bank Mega atau Kurir Vendor Gift Management (VGM)
dengan catatan ongkos kirim maksimum setara ongkos kirim kurir Bank Mega
(saat ini Bank Mega memakai Pandu Siwi)

II PROCESS FLOW PENGIRIMAN BARANG HADIAH ELEKTRONIK/GADGET

a. Bank Mega akan mengirimkan dalam bentuk email daftar dari jenis hadiah dan jumlah yang diinginkan utk kebutuhan +
b. VGM akan mengirimkan kembali daftar tersebut dan dilengkapi dengan informasi supplier mana dengan harga termura
c. Bank Mega akan mengissue PO berdasarkan informasi butir b dan mengirimkannya softcopy PO (pdf) ke VGM
d. VGM akan mendistribusikan softcopy PO tersebut ke masing-masing supplier hadiah
e. Bank Mega secara berkala akan mengirimkan instruksi pengiriman hadiah yang berisikan:
- Jenis Hadiah
- Nama Penerima Hadiah
- Alamat Pengiriman (Kantor Cabang Bank Mega)
f. VGM akan mendistribusikan instruksi pengiriman ini ke masing-masing supplier hadiah
g. Apabila 30% - 50 % dari quantity di PO telah habis terkirim, kembali ke process butir a.

III PROCESS FLOW PENGIRIMAN BARANG HADIAH MERCHANDISE

a. Bank Mega akan mengissue PO dan mengirimkannya softcopy PO (pdf) ke VGM
b. VGM akan mendistribusikan softcopy PO tersebut ke masing-masing supplier hadiah merchandise
c. Bank Mega secara berkala akan mengirimkan instruksi pengiriman hadiah yang berisikan:
- Jenis Hadiah
- Nama Penerima Hadiah
- Alamat Pengiriman (Kantor Cabang Bank Mega)
d. VGM akan mendistribusikan instruksi pengiriman ini ke masing-masing supplier hadiah
e. Tanggung jawab pendistribusian untuk item-item merchandise tertentu menjadi tanggung jawab VGM (saat ini hanya S
f. Untuk item-item hadiah tertentu VGM perlu menyediakan tempat penyimpanan (saat ini hanya Sling Bag)

IV PROCESS FLOW PENGIRIMAN VOUCHER

a. Hadiah voucher memerlukan tempat penyimpanan yang secure
b. Untuk voucher Baskin Robbins dan Coffee Bean, supplier akan mengirimkan langsung ke alamat VGM
c. Untuk voucher lainnya Bank Mega akan memberikan surat kuasa pengambilan voucher ke masing-masing supplier
d. Bank Mega secara berkala akan mengirimkan instruksi pengiriman hadiah yang berisikan:
- Jenis Voucher
- Nama Penerima Hadiah
- Alamat Pengiriman (Kantor Cabang Bank Mega)
e. Pendistribusian voucher menjadi tanggung jawab VGM

V MONITORING PENGIRIMAN & AFTER SALES SERVICE

VGM pada dasarnya akan bertindak seperti perpanjangan tangan Bank Mega didalam menangani pengiriman hadiah s
bertanggung jawab untuk:
- Koordinasi pengiriman hadiah untuk Bank Mega
- Memastikan hadiah sudah diterima oleh cabang
- Melakukan proses pemeriksaan/validasi invoicing dan kemudian mengirimkannya kepada Bank Mega
- Melaporkan status pengiriman hadiah dengan template sbb:
Nama Kode Jenis Jenis
No. PO Tgl Kirim Tgl Terima
Nasabah Cabang Hadiah Program
 - Mensupport Bank Mega dalam hal inquiry, after sales service dan komplain handling atas produk-produk hadiah

VI PROCESS FLOW PENGURUSAN TAGIHAN DARI SUPPLIER HADIAH

a. Supplier akan mengirimkan tagihan kepada VGM dan dilengkapi dengan tanda terima hadiah/pernyataan hadiah suda
b. Tanda terima/pernyataan hadiah sudah terkirim disimpan oleh VGM selama minimal 3 (tiga) tahun
c. VGM melakukan validasi tagihan dengan PO dan bukti tanda terima/pernyataan sudah terkirim
d. VGM mengirimkan semua tagihan yang sudah divalidasi tersebut kepada Bank Mega. Setiap halaman tagihan harus d
"SUDAH DIVALIDASI" dan dittd oleh VGM serta dilengkapi dengan surat berkop surat VGM yang menerangkan valida
e. Bank Mega akan melakukan pembayaran ke supplier hadiah berdasarkan hasil validasi VGM
f. Kesalahan pembayaran sebagai akibat salah validasi menjadi tanggung jawab VGM

VII PROCESS FLOW PENAGIHAN BIAYA JASA OLEH VGM

a. VGM bisa menagih kepada Bank Mega untuk hadiah-hadiah yang statusnya sudah dibayar oleh Bank Mega
b. Tagihan disertai dengan daftar dengan template seperti pada status pengiriman hadiah.
 supplier hadiah

urir Vendor Gift Management (VGM)

mlah yang diinginkan utk kebutuhan +/- 3 bulan

supplier mana dengan harga termurah
nya softcopy PO (pdf) ke VGM

diah merchandise

anggung jawab VGM (saat ini hanya Sling Bag)

saat ini hanya Sling Bag)

gsung ke alamat VGM

oucher ke masing-masing supplier

dalam menangani pengiriman hadiah sehingga

ya kepada Bank Mega

Status
No Invoice Tgl Invoice Tgl Bayar
Invoice
 dling atas produk-produk hadiah

erima hadiah/pernyataan hadiah sudah terkirim

mal 3 (tiga) tahun
sudah terkirim
Mega. Setiap halaman tagihan harus distempel
surat VGM yang menerangkan validasi tersebut.
alidasi VGM

ah dibayar oleh Bank Mega

 Managing Jumlah Unit Managing Cost
No. Jenis Hadiah Tipe
Cost/Unit Per Tahun Per Tahun
1 Carrefour Voucher 700,000 0
2 Indofood Voucher 500,000 0
3 Baskin Robbins Voucher 150,000 0
4 Coffee Bean Voucher 70,000 0
5 Mahagaya Voucher 50,000 0
6 Metro Voucher 50,000 0
7 Kupon Giro Voucher 80,000 0
8 Lock & Lock Merchandise 200,000 0
9 Trolley Bag Merchandise 8,000 0
10 Sling Bag Merchandise 30,000 0
11 HP & BlackBerry Elektronik 2,400 0
12 PC Tablet Elektronik 960 0
13 Laptop Mini Elektronik 360 0
14 DVD Player Elektronik 360 0
15 TV LCD 32" Elektronik 300 0
16 Motor Others 180 0
TOTAL 1,842,560 0