I.

PENDAHULUAN

Puji syukur sebesar-besarnya atas karunia Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan
kita jiwa dan raga serta semangat hingga detik ini, sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang diberikan kepada kami selama
satu tahun kepengurusan ini.

Aktivitas sekretaris dalam suatu organisasi merupakan pera yang bisa dikatakan
menentukan, selain dari itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan suatu
organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan
dalam gerak langkah yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi,
mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang
ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan
sebagainya, maka diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan
keadministrasian yang lebih baik.

Dengan ini Saya selaku sekretaris umum Paskibra SMK Negeri 3 Gowa atas segala
kekurangan dan kelebihan yang ada perlu kiranya digunakan sebagai pelajaran bersama,
oleh karena itu sekali lagi kami mengharapkan pada kepengurusan yang terpilih pada
Mubes(musyawarah besar) nantinya bisa memberikan ide-ide dan bisa memberikan warna
baru kepada pola pengembangan organisasi bisa lebih tertib, inovatif, kreatif dan sesuai
dengan aturan keadministrasian dalam organisasi ini.

1
II. TANGGUNG JAWAB

Kiprah sekretaris umum dalam suatu organisasisi merupakan peran yang bisa dikatakan
cukup menentukan, selain itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan
suatu organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa dijadikan sebagai
acuan dalam merencanakan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan
administrasi, mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya,
baik tentang ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting
dan sebagainya, maka diharap kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan
keadministrasian yang lebih baik.

III. JOB DESK

a. Mengatur surat masuk dan keluar
b. Menjalankan fungsi administratif, kearsipan dan management proposal
c. Menjadi notulen setiap rapat pengurus

IV. PROGRAM KERJA

Berikut beberapa kegiatan atau agenda program kerja Sekretaris Umum selama satu
tahun kepengurusan :

NO PROGRAM KERJA PELAKSANAAN

1. Administrasi organisasi Terlaksana
2. Notulensi Rapat Terlaksana
3. Terlaksana
4. Terlaksana

4.1 Administrasi Organisasi

Perjalanan administrasi kesekretariatan yang terdiri dari surat keluar dan masuk.

2
 4.1.1 Surat Keluar
Tgl,bln,thn Nomor Surat
NO Kepada Perihal
1 13, 09, 2023 001/PASKIBRA- Orang tua /wali anggota Surat izin orang tua
SMKN.3/B/IX/2023 paskibra
2 13, 09, 2023 002/PASKIBRA- Kepala Sekolah SMKN 3 Surat izin kegiatan
SMKN.3/B/IX/2023 Gowa
3 13, 09, 2023 003/PASKIBRA- SARANA Peminjaman
SMKN.3/B/IX/2023 Ruangan
Technopark
4 10,11,2023 008/PASKIBRA- SARANA Peminjaman
SMKN.3/B/IX/2023 ruangan
5 27,09,2023 009/PASKIBRA- Orang tua/wali anggota Surat izin trening
SMKN.3/B/IX/2023 paskibra center
6 23,11,2023 010/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
7 23,11,2023 011/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
8 23,11,2023 012/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
9 23,11,2023 013/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
10 23,11,2023 014/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
11 23,11,2023 015/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
12 23,11,2023 016/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
13 23,11,2023 017/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
14 23,11,2023 018/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
15 23,11,2023 019/PASKIBRA- Anggota Surat peringatan
SMKN.3/B/IX/2023
16 1,12,2023 020/PASKIBRA- Kepala sekolah SMKN 3 Surat izin kegiatan
SMKN.3/B/IX/2023 GOWA
17 1,12,2023 021/PASKIBRA- SARANA Surat Peminjaman
SMKN.3/B/IX/2023 ruangan
18 23,12,2023 022/PASKIBRA- Orang tua/wali Surat izin kegiatan
SMKN.3/B/IX/2023

3
 4.1.2 Surat Masuk

Tgl,bln,thn Nomor Surat

NO Dari Perihal
1 15, 08, 2023 - SMK Undangan gerak
jalan HUT RI Ke-78
2 21, 09, 2023 007/B/KIBAR12.BENDERA Paskibra SMA Negeri 12 Undangan kegiatan
V/IX/2023 Makassar
3 21,11,2023 014//B/SU/P.BOMAR/ Paskibra SMA Negeri 8 Undangan
8GOWA/XI/2023 Gowa Menghadiri
4 04,12,23 031/A/P.BAZAR/ Paskibra SMK Negeri 10 Undangan Bazar
BPHPASKIBRA-210/ Makassar
SMKN10MKS/XII/2023
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10

4.11 Notulensi Rapat

NO TANGGAL AGENDA HASIL

1 26 Agustus 2023 Rapat Pelantikan Terlampir.
Pengurus dan Rapat
Bazar Paskibra SMKN 3
Gowa
2 26 September Rapat untuk mengikuti
2023 Lomba Kibar sman 12
makassar
3 30 Desember Rapat Pembahasan
2010 MUBES

V. HAMBATAN
Dari surat masuk dan keluar yang tercantum, terlihat bahwa ada beberapa surat yang
tidak ada. Ini di karenakan atas mengundur dirinya sekretaris antara sekretaris umum dan
sekretaris kegiatan (sekretaris pada setiap acara) sehingga pengumpulan administrasi
tidak lengkap.

VI. REKOMENDASI
4
Untuk kepengurusan mendatang, pelaksanaan rapat rutin Dewan Pengurus Organisasi
harap tetap dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar Dewan Pengurus
Organisasi itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi semua permasalahan yang
dihadapi dapat diselesaikan dengan musyawarah. Koordinasi dengan Sekretaris
Departemen harus ditingkatkan agar administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain itu
juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh Sekretaris
Umum sendiri maupun masing-masing Departemen sehingga informasi dalam
pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam kepengurusan mendatang. Dalam
suatu kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan karena
tugas menjalankan program kerja semata, jadi sepatutnya mulai dari awal kepengurusan
yang mendatang diterapkan hal-hal tersebut.

5
VII. PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban saya selaku Sekretaris Umum dalam satu
periode kepengurusan ini. Sebagai seorang manusia biasa, saya merasa sangat jauh dari
kesempurnaan dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab yang dimandatkan
anggota kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama dengan apa yang
terjadi pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses saya dalam belajar. Semoga
Sekretaris Umum yang akan datang, dapat menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya
dan tetap diberi kekuatan.

Bandung, 19 November 2011

SEKRETARIS UMUM
KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KARIMUN - BANDUNG
2010-2011

Agustini Zhang