STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENAGIHAN PEMBAYARAN SPP

TANGGAL
NOMOR DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
TERBIT

1. TUJUAN
Standard Operating Procedure (SOP) Penagihan pembayaran spp Bertujuan agar orang tua/wali
murid bisa membayar SPP tepat waktu sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh sekolah.

2. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penagihan adalah proses menginformasikan dan mengingatkan orang
tua/wali santri, bahwa yang bersangkutan mempunyai tanggungan SPP telah jatuh tempo dan
harus segera dibayarkan kepada pihak sekolah

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk bendahara, sebagai panduan dalam melakukan penagihan SPP
kepada orang tua/wali santri sebelum/sesudah jatuh tempo.

4. PELAKSANA
Bendahara

5. PENANGGUNG JAWAB
Kepala sekolah

6. PROSEDUR
6.1 Periksa daftar tagihan SPP yang akan jatuh tempo dalam sistem komputer
6.2 Lima hari sebelum jatuh tempo (H-5), kirim pesan pengingat ke-I kepada orang tua/wali
yang bersangkutan.melalui wali kelas untuk menginformasikan bahwa pembayaran spp
akan segera jatuh tempo.
6.3 Satu hari sebelum SPP jatuh tempo(H-1), kirim pesan pengingat ke-II kepada orang tua/wali
santri yang bersangkutan. jika ada respon, maka balas pesan dengan cara sopan dan santun.
6.4 Jika sampai pada hari H (hari dimana SPP jatuh tempo) orang tua yang bersangkutan
ternayata belum membayar, maka segera menghubungi orang tua/wali via telpon.
6.5 Jika orang tua/wali yang bersangkutan bisa terhubung dan bersedia membayar pada hari itu,
maka terima pembayaran dan membuatkan kuitansi/ bukti pembayaran pelunasan
6.6 Jika orang tua/wali yang bersangkutan tidak bisa terhubung atau diduga kuat berniat tidak
membayar, maka yang harus dilkukan adalah menerbitkan surat tagihan kemudian serahkan
ke wali kelas untuk di tindak lanjuti dengan melakukan kunjungan langsung ketempat orang
tua/wali santri.
6.7 Jika orang tua/ wali santri yang bersangkutan bisa terhubung dan meminta tenggang waktu,
maka berikan tenggang waktu seseuai kesepakatan.
6.8 Selesai
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENAGIHAN PEMBAYARAN SPP
TANGGAL
NOMOR DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
TERBIT

7. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

Mulai

Cek daftar tagihan Syahriyah yg

akan jatuh tempo di sistem

H-5, kirim pesan pengingat I ke

orang tua ybs melalui walikelas

H-1, kirim pesan pengingat 2 ke orang

tua ybs melalui WhatsApp Admin

Hari H Telfon orang tua ybs

Respon?

orang tua Tidak bisa Orang tua Orang tua Terhubung

terhubung Terhubung & minta & bersedia membayar
tenggang waktu di hari itu

Terbitkan pesan Berikan tenggang

Terima
pengingat tagihan waktu sesuai
melalui WhatsApp kesepakatan pembayaran baik
Admin online/ offline

Terima
Terbitkan surat pembayaran
tagihan dan serahkan
ke wali kelas utk di
tindak lanjuti
FORMAT PESAN PENGINGAT KE -I

ُ‫علَ ْيكُ ْم َو َر ْح َمةُ هللاِ َوبَ َركَاتُه‬

َ ‫سالَ ُم‬
َّ ‫اَل‬

Bismillaahirrohmaanirrohiim

Ykh. Bapak Ibu Wali Santri

Alhamdulillaah wash sholaatu wassalaamu 'alaa rosuulillaah.

Semoga kita selalu diberikan kenikmatan, kemudahan dan keberkahan oleh Alloh.

Kami dari Bagian Administrasi MITQ/ PAUD-Qu Baitul Hikmah Sukoharjo dengan ini
menginformasikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Kami ucapkan Jazaakumullohu khoiron katsiiron untuk Bapak Ibu yang sudah menyelesaikan
administrasi sampai dengan bulan xx tahun xxxx dan bagi yang belum semoga Alloh senantiasa
melimpahkan keberkahan kepada kita sekalian.

2. Mengingatkan kembali untuk pembayaran Syahriyyah dan katering Santri paling lambat tanggal
10 setiap bulannya.

3. Untuk pembayaran Syahriyyah dan katering Santri bisa dengan Online/Transfer atas nama:
Yay. Baitul Hikmah BSI : 7272818128
Konfirmasi bag. Administrasi : https://wa.me/message/T64IMBRCL5W3E1

Dan yang menghendaki Offline bisa datang ke Ruang Administrasi dengan membawa Kartu
Pembayaran,

Hari:
Senin-Kamis (Pukul 07.00 - 15.30 WIB)
Jum'at-Sabtu(Pukul 07.00 - 11.00 WIB)

Nb:
Akan ada informasi biaya katering setiap bulan. Mohon untuk taat pembayaran setiap bulannya
🙏🏻

Sekian informasi dari kami, atas perhatian dan kerjasama bapak ibu kami sampaikan
Jazaakumulloohu khoiron katsiiron

Wassalaamu'alaikum warohmatulloohi wabarokaatuh 💐🙏🏻😊

FORMAT PESAN PENGINGAT KE -2
Bismillah, afwan abi/ummi, kami sampaikan kekurangan biaya administrasi ananda
sampai dengan bulan “diisi nama bulan” ini njih. mohon konfirmasi apabila ada
kesalahan dalam pencatatan.

Nama Santri//Kelas//TA 23.24

- SPP Rp……
- Katering Rp…..
- DU Rp….

TOTAL Rp…..

Biaya dapat dibayarkan melalui via transfer:

Rek. BSI 7272818128 A.n Yay Baitul Hikmah
SURAT PENAGIHAN

Nomor : …………………….. Sukoharjo, xx-xx-xxx

Perihal : Pemberitahuan Tunggakan

Lampiran : 1 lembar

Kepada,

Ykh Bapak/Ibu Orang Tua santri

Di Tempat

Dengan hormat,

Bersama ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, Bapak/Ibu masih
memiliki kewajiban pembayaran SPP pada bulan ini……………….2024 yang belum dibayarkan
sebesar Rp …………

Mengingat saat ini telah 1 minggu melewati batas waktu yang telah kita sepakati
sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap Bapak/Ibu akan segera melunasinya.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,

Kepala Madrasah Bendahara Madrasah

……………………………… …………………………….