KP 263 Tahun 2021 R.1 (SI 8900 - 6.3)

-1-
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA

NOMOR : KP 263 TAHUN 2021
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PERATURAN KESELAMATAN PENERBANGAN SIPIL
BAGIAN 8900 - 6.3 (STAFF INSTRUCTION 8900 – 6.3) TENTANG
PROSEDUR AUDIT DAN SURVEILANS BAGI PEMEGANG SERTIFIKAT
OPERATOR PESAWAT UDARA (AUDITING AND SURVEILLANCE PROCEDURES
FOR AIR OPERATOR CERTIFICATE (AOC) HOLDERS)
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA,
Menimbang : a. bahwa untuk menjamin keselamatan penerbangan pada

operator pesawat udara yang melakukan kegiatan angkutan
udara niaga, perlu dilakukan audit dan surveilans terhadap
pemegang sertifikat operator pesawat udara yang dilakukan
oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara;
b. bahwa Peraturan Direktur Jenderal Perhubungan Udara
Nomor KP 263 Tahun 2019 Tentang Petunjuk Teknis
Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil Bagian 8900-6.3
(Staff Instruction 8900- 6.3) Tentang Prosedur Audit dan
Pengawasan Pemegang Sertifikat Operator Pesawat Udara
Pesawat Udara (Auditing and Surveillance Procedures for Air
Operator Certificate (AOC) Holders) sudah tidak lagi sesuai
dengan kebutuhan dan standar internasional penerbangan
sipil;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan
Keputusan Direktur Jenderal Perhubungan Udara tentang
Petunjuk Teknis Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil
Bagian 8900 - 6.3 (Staff Instruction 8900 – 6.3) Tentang
Prosedur Audit Dan Surveilans Bagi Pemegang Sertifikat
Operator Pesawat Udara (Auditing And Surveillance
Procedures For Air Operator Certificate (AOC) Holders);orologi
penerbangan
-2-
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 1,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4956);
2. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor
245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
6573);
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
2021 Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko
6617);
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun
2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Penerbangan
6644);
5. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 18 Tahun 2002
tentang Persyaratan-Persyaratan Sertifikasi dan Operasi
Bagi Perusahaan Angkutan Udara Niaga Berjadwal dan
Angkutan Udara Niaga Tidak Berjadwal sebagaimana telah
diubah beberapa kali dan terakhir dengan Peraturan Menteri
Perhubungan Nomor PM 53 Tahun 2016 tentang Perubahan
Kesembilan atas Keputusan Menteri Perhubungan Nomor
KM 18 Tahun 2002 tentang Persyaratan-Persyaratan
Sertifikasi dan Operasi Bagi Perusahaan Angkutan Udara
Niaga Berjadwal dan Angkutan Udara Niaga Tidak Berjadwal
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 694);
6. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 28 Tahun 2013
tentang Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil Bagian
121 (Civil Aviation Safety Regulation Part 121) tentang
Persyaratan-Persyaratan Sertifikasi dan Operasi Bagi
Perusahaan Angkutan Udara yang Melakukan Penerbangan
Dalam Negeri, Internasional dan Angkutan Udara Niaga
Tidak Berjadwal (Certification and Operating Requirements:
Domestic, Flag and Supplemental Air Carrierrs) (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 512) sebagaimana
-3-
telah diubah beberapa kali dan terakhir dengan Peraturan

Menteri Perhubungan Nomor PM 61 Tahun 2017 tentang
Perubahan Keempat atas Peraturan Menteri Perhubungan
Nomor PM 28 Tahun 2013 tentang Peraturan Keselamatan
Penerbangan Sipil Bagian 121 (Civil Aviation Safety
Regulation Part 121) tentang Persyaratan-Persyaratan
Sertifikasi dan Operasi Bagi Perusahaan Angkutan Udara
yang Melakukan Penerbangan Dalam Negeri, Internasional
dan Angkutan Udara Niaga Tidak Berjadwal (Certification and
Operating Requirements: Domestic, Flag and Supplemental Air
Carrierrs) (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017
Nomor 1097);
7. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 67 Tahun 2021
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Perhubungan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021
Nomor 873);
8. Peraturan Direktur Jenderal Perhubungan Udara Nomor
KP 287 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis SI Form-01
Manual Formulir Untuk Kelaikudaraan dan Pengoperasian
Pesawat Udara (Staff Instruction SI Form-01 Form Manual For
Airworthiness and Aircraft Operation);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA
TENTANG PETUNJUK TEKNIS PERATURAN KESELAMATAN
PENERBANGAN SIPIL BAGIAN 8900 - 6.3 (STAFF INSTRUCTION
8900 – 6.3) TENTANG PROSEDUR AUDIT DAN SURVEILANS
BAGI PEMEGANG SERTIFIKAT OPERATOR PESAWAT UDARA
(AUDITING AND SURVEILLANCE PROCEDURES FOR AIR
OPERATOR CERTIFICATE (AOC) HOLDERS).
PERTAMA : Audit dan surveilans terhadap pemegang sertifikat operator pesawat

udara dilaksanakan sesuai prosedur sebagaimana tercantum dalam
Lampiran I dan II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Keputusan ini.
LAMPIRAN II KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA
TANGGAL : 26 NOVEMBER 2021
Staff Instruction
SI 8900-6.3
Auditing and Surveillance Procedure for Air
Operator Certificate (AOC) Holders
Amendment : 2
Date : 26 November 2021
REPUBLIC OF INDONESIA – MINISTRY OF TRANSPORTATION
DIRECTORATE GENERAL OF CIVIL AVIATION
JAKARTA – INDONESIA
SI 8900-6.3
November 2021
AMENDMENT RECORD LIST
Amendment No. Issue Date Reference
KP 057 Year 2018, Date 6 March

Amdt 0 6 March 2018
2018
KP 263 Year 2018, Date 9 October
Amdt 1 9 October 2019
2019
KP 263 Year 2018, Date 26
Amdt 2 26 November 2021
November 2021
i
SI 8900-6.3
November 2021
TABLE OF CONTENTS
AMENDMENT RECORD LIST ...................................................................... i
FOREWORD .............................................................................................. ii
TABLE OF CONTENTS .............................................................................. iii
CHAPTER I – DEFINITIONS ....................................................................... 1
CHAPTER II – AUDIT, SURVEILLANCE, AND INSPECTION POLICY ............ 6
1. Purpose ................................................................................................ 6
2. Approval ............................................................................................... 6
3. Audit Types........................................................................................... 6
4. Scope and Convening Authority (CA) Level Matrix ................................. 7
5. Audit Activities...................................................................................... 8
6. Co-ordination........................................................................................ 9
7. Scope and Depth................................................................................... 9
8. Surveillance .......................................................................................... 9
9. Surveillance Activities. .......................................................................... 9
10. Inspection ........................................................................................... 13
11. Frequency Audit and Surveillance ....................................................... 13
12. Unity of Control .................................................................................. 16
13. Qualification ....................................................................................... 16
14. Inconsistencies - DGCA Approvals ...................................................... 16
15. Confidentiality .................................................................................... 17
16. Parallel Report .................................................................................... 17
CHAPTER III - GENERAL AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION
PROCEDURES ....................................................................................... 18
1. Classes of Audits and Inspection ......................................................... 18
2. Pre-Audit ............................................................................................ 20
3. Audit Plan ........................................................................................... 23
iii
SI 8900-6.3
November 2021
4. Pre-Audit Documentation .................................................................... 25
5. Pre-Audit Team Meeting ...................................................................... 25
6. Physical Audit ..................................................................................... 26
7. Post-Audit ........................................................................................... 33
8. Audit/ Surveillance/ Inspection Follow-Up ....................................... 34
9. Audit Report and Record………………………………………………………… 36
CHAPTER IV - ROOT CAUSE ANALYSIS AND CORRECTIVE ACTION ....... 38
1. Root Cause ......................................................................................... 38
2. Corrective Actions ............................................................................... 40
CHAPTER V – AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION AREA .............. 44
1. Airworthiness...................................................................................... 44
2. Operations .......................................................................................... 49
3. Safety (SMS) ....................................................................................... 58
4. Quality Management System ............................................................. 60
CHAPTER VI - SURVEILLANCE PROGRAM .............................................. 63
1. Introduction ........................................................................................ 63
2. Objective of Surveillance Program ....................................................... 63
3. Frequency of Surveillance ................................................................... 64
4. Surveillance Planning and Evaluation Responsibilities ........................ 69
CHAPTER VII – RISK BASE SURVEILLANCE (RBS) .................................. 72
1. Introduction ........................................................................................ 72
2. Developing RISK BASE SURVEILLANCE (RBS) .................................... 76
iv
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER I. DEFINITIONS
The following terminology is specific to the audit and surveillance procedure for
AOC:
 Additional/Amendment approval means extension to the existing scope of

approval.
 Audit means an scheduled, systematic and in-depth inspection of the

procedures, facilities, personnel and documentation of the aviation service
provider organization to see the level of compliance with applicable rules and
regulations.
 Audit activities mean those activities and procedures through which

information is obtained to verify the auditee’s conformance to applicable
regulations and standards. Such activities may include, but are not limited to:
interviews, observations, inspections and the review of files and documents.
 Auditee means the organization to be audited. This term may be interchanged

with “organization”, “company”, “operator”, “air operator”, “private operator” or
“flight training unit operator”.
 Audit Finding means the determination of non-conformance of a product,

process, practice, or procedure or a characteristic thereof to a specified
regulation or standard. This will be documented on the Audit Finding Form.
 Audit Manager means the individual, designated by the DGCA, responsible for
the planning and conduct of an audit, including the production of the audit
report.
 Audit Member means the individual appointed by the respective directorate to

participate in either the Airworthiness or the Operations or the safety portion of
the audit.
 Audit Report means a report that outlines the audit process and provides a
summary of the audit findings.
 Audit Program (AP) means the program that promotes conformance with the
aviation regulations and standards that collectively prescribe an acceptable
level of aviation safety. The AP ensures that DGCA audit policies and procedures
are applied uniformly
1
SI 8900-6.3
November 2021
 Audit Plan means the plan of scheduled audits intended to measure the level
of an organization’s conformance. These organizations include designated
airworthiness organizations and air operator.
 Certification means the process of determining competence, qualification, or
quality on which the issuance of an AOC and/or Operation Specifications is
based. This includes the original issuance, denial, renewal or
Amendments/revision of that document.
 Characteristic means any distinct property or attribute of a product, process,

service or practice of which the conformance to a regulation or standard can be
measured.
 Combined Audit means an audit that targets both Airworthiness and

Operations functional areas.
 Compliance means the state of meeting regulatory requirements.
 Confirmation means the assurance that audit findings are in accordance with
data obtained from different sources.
 Confirmation Request Form (CRF) means a form issued during the inspection
portion of an audit to the auditee by DGCA inspector requesting information
that is not readily available. The auditee will be requested to respond within a
specified time period.
 Conformance means the state of meeting the requirements of a regulation or

standard.
 Convening Authority (CA) means the individual responsible for authorizing

and overseeing the regulatory audit. The CA is also responsible for ensuring
that the follow-up is completed.
 Corrective Action Plan (CAP) means a plan submitted to the CA or to his or

her delegate byte auditee, following receipt of the audit report. This plan outlines
the manner in which the company proposes to correct the cause(s) of
deficiencies identified by the audit findings based on the root cause analysis.
Carrying out the plan should bring the auditee into full conformance with
regulatory requirements.
 Depth means the period of time over which a company will be audited, normally
from the last audit up to the present day.
2
SI 8900-6.3
November 2021
 Documented means that which has been recorded in writing, photocopied or

photographed and then signed, dated and retained so as to ensure the
continuity of the evidence secured. Documented (evidence) recorded in writing,
by photocopy or by photography and signed, dated and retained in a manner to
ensure continuity of the evidence secured.
 Follow-Up means the activity following an audit that is dedicated to program
modification based on an approved Corrective Action Plan. Follow-up ensures
that the document holder meets regulatory requirements.
 Immediate Action means any necessary action taken by DGCA upon finding
of non-compliance against Civil Aviation Safety Regulations or Aviation Act by
air operator resulting from an audit
 Inspection means the basic activity of an audit, involving examination of a

specific characteristic of a company.
 In-Depth means extensively, completeness or thoroughly.
 Non-Compliance (immediate corrective action/Level 1) means a deficiency

in characteristic, documentation, or procedure with respect to
provisions of the Aviation Act No. 01 of 2009 or a CASR. This is action
must be taken immediately but not exceed than 15 days upon identification of
the audit and surveillance finding. Audit findings that have direct impact on
aviation safety may be taken to stop the operation of aircraft, maintenance,
suspend of personnel licensing or termination of AOC activities.
 Non-Conformance (Short-Term Corrective Action/Level 2) means a deficiency

in a characteristics, documentation, or procedures. which renders the
quality of a product or service unacceptable or indeterminate, or not
according to specified requirements, e.g. physical defects, test failures.
Inadequate documentation. This is short-term action to correct a non-
conformance that does not pose an immediate threat to aviation safety, which
ensures that conformance is established quickly until long-term action is
completed to prevent recurrence of the problem. Short-term corrective action
will maximum take place within 30 days.
 Non-adherence (Long-Term Corrective Action/Level 3) means a deficiency in

characteristic, documentation, or procedure with respect to a
recommended practice, procedure, guideline or good aviation safety.
This is longer-term action and has two components. The first will involve
3
SI 8900-6.3
November 2021
identifying the cause of the problem and indicating the measures the company
will take to prevent a recurrence. These measures should focus on a system
change. The second component will include a timetable for company
implementation of the long-term corrective action. Long-term corrective action
will maximum take place within 60 days. Non adherence finding including
safety observation is linked to safety and evaluation of the risks linked to
operational hazards and raised when the risk pertaining to a specific hazard is
evaluated by DGCA as non acceptable for safety.
 Observers means a person(s) other than certified and approved auditors,

assigned to participate in the audit for training purposes in an audit program.
Observer is not an audit team member.
 Principle Airworthiness Inspector (PAI) means The individual
Airworthiness Inspector the DGCA has assigned certificate management
and surveillance responsibility of a particular company or Air
Operator Certificate holder.
 Principle Operation Inspector (POI) means The individual Flight Operation

Inspector the DGCA has assigned certificate management and
surveillance responsibility of a particular company or Air Operator
Certificate holder
 Practice means the method by which a procedure is carried out.
 Product means the end result of a procedure or process.
 Procedure or Process means a series of steps followed methodically to complete

an activity. This includes: the activity to be done and individual(s) involved; the
time, place and manner of completion; the materials, equipment, and
documentation to be used; and the manner in which the activity is to be
controlled.
 Risk Based Surveillance (RBS) means a way of performing surveillance, where

planning is driven by combination of risk profile and deviation event; and
execution focuses on the management of risks, besides ensuring compliance.
 Root Cause means the initiating cause in a causal chain that leads to an
undesirable situation or condition; the point in the causal chain where
corrective action could reasonably be implemented and expected to correct and
prevent recurrence of the undesirable situation or condition
4
SI 8900-6.3
November 2021
 Sampling means the inspection of a representative portion of a particular

characteristic to produce a statistically meaningful assessment of the whole.
 Scope means the number of functional areas within a company that will be
audited.
 Specialist Audit means an audit that targets either Airworthiness or

Operations functional areas.
 Special-Purpose Audit means an audit intended to respond to special

circumstances beyond initial certification, requests for additional authority or
routine conformance monitoring.
 Standard means an established criterion used as a basis for measuring an

auditor’s level of conformance.
 Surveillance means in-depth searching of certain areas of procedures,
facilities, personnel, and documentation of aviation service provider
organizations and other stakeholders to see the level of compliance with
applicable rules and regulations
 Surveillance Program (SP) means the program for routine continuing

inspections that promotes conformance with the aviation regulations and
standards that collectively prescribe an acceptable level of aviation safety. The
AP ensures that DGCA audit policies and procedures are applied uniformly
 Surveillance Plan means the plan of scheduled surveillance intended by

routine basis to measure the level of an organization’s conformance. These
organizations include designated airworthiness organizations and air operator.
Surveillance performed by Principle Airworthiness Inspector (PAI) and Principle
Operations Inspector.
 Verification means an independent review, inspection, examination,

measurement, testing, checking, observation and monitoring to establish and
document that products, processes, practices, services and documents conform
to regulatory requirements. This includes confirmation that an activity,
condition or control conforms to the requirements specified in contracts, codes,
regulations, standards, drawings, specifications, program element descriptions,
and technical procedures.
5
SI 8900-6.3
November 2021
 Working Papers means all documents required by the auditor or audit team to
plan and implement the audit. These may include audit schedules, auditor
assignments, checklists and various report forms
6
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER II. AUDIT, SURVEILLANCE, AND INSPECTION POLICY
1. Purpose
The audit program (AP) and surveillance program (SP) have been developed to
promote conformance with the aviation regulations and standards that
collectively prescribe an acceptable level of aviation safety. It also ensures that
DGCA audit/ surveillance policies and procedures are applied uniformly.
2. Approval
AOC Certification
DGCA audits are conducted for the grant of approvals for initial certification,
renewal, amendment/additional approval, routine conformance and special
purpose audit pursuant to the Indonesia Aviation Act no. 1 year 2009. The
Director General of Civil Aviation shall perform the safety oversight functions in
respect of matters specified in this Act or the Rules made there under.
Surveillance
DGCA surveillance is conducting routine continuing inspections and audit
to:
- ensure compliance with the CASR’s, standards and approved
manual.
- detect any significant safety issue within an air carrier, and ensure that the
issue is effectively rectified in a timely manner.
The Director General, Civil Aviation (DGCA) is responsible for all regulatory
audits and surveillance.
3. Audit Types
The type of audit is determined by the circumstances under which the audit is
convened.
a. Initial Certification
Prior to the issuance of Air Operator Certificate (AOC), all the areas of a
company shall be audited by the DGCA to ensure that its conformity to the
required regulations and standards results to an approved quality system.
7
SI 8900-6.3
November 2021
Once the company has been issued with an Air Operator Certificate (AOC),
detail procedure regarding initial certification for AOC refers to Staff
Instruction (SI) 8900-2.1.
b. Amendment/ Additional Approval Audit
An amendment/ additional approval audit may be conducted prior to the

granting of amendment/ additional approval. Detail procedure regarding
amendment/ additional certification for AOC refers to Staff Instruction (SI)
8900-2.1.
c. Routine Conformance and Routine Surveillance Audit
Companies are audited on a regular basis for the AOC renewal purposes and
to determining conformance of aviation regulations and standards.
A company must submit a formal application letter to DGCA for request
renewal AOC certificate at least 90 days prior to the expired date of AOC
certificate.
Surveillance includes a routine continuing audit program performed by PAI
and POI.
d. Special-Purpose Audit
A special-purpose audit is one conducted to respond to special circumstances

other than those requiring an initial certification audit, an amendment/
additional approval audit or a routine conformance audit. For example, a
special-purpose audit may be convened with little or no notice and focus on
specific areas of concern arising from safety issues. A “no-notice” audit may
preclude certain team-member activities and responsibilities that would be
normally associated with other types of audits.
4. Scope and Convening Authority (CA) Level Matrix
The following is a matrix of the scope and CA level for each type of audit.
Convening
Audit Category
Authority
All areas of the auditee's

Combined DGCA
operation.
8
SI 8900-6.3
November 2021
One or more specific area:

Specialist Operations, Airworthiness, DGCA
Safety (SMS)
5. Audit Activities
The audit process consists of the following four distinct phases of activities:
a. The pre-audit (desk audit);

b. The physical audit;
c. Post-audit; and
d. The audit follow-up.
a. Pre-Audit
Planning and preparation during the pre-audit phase will ensure that the
objectives of the audit are achieved effectively, efficiently and economically.
The scope and depth of the proposed audit, to be addressed and justified
within the audit plan, will determine the time schedule, personnel and
financial resources required.
b. Physical Audit
The physical audit phase will be implemented in accordance with the audit
plan. It includes the entry meeting with the auditee, the determination of
audit findings through interviews, inspections and the evaluation and
verification of files and records, functional area debriefings and the exit
meeting.
c. Post-Audit
Post-audit activities include completion of the audit report and parallel

report.
d. Audit Follow-up
Audit follow-up includes the development and approval of the auditee’s Root
cause analysis and Corrective Action Plan (CAP) and ensures full
implementation of the corrective action plan (CAP).
9
SI 8900-6.3
November 2021
6. Co-ordination
The certification and renewal will be co-ordinated through Sub Directorate of

Flight Operation and Sub Directorate of Airworthiness. The audit manager will
ensure that the Sub Directorate of Flight Operation informed of all relevant
audit matters, and will be the accountable for the management of audit
resources and the integrity of the audit process.
7. Scope and Depth
The scope and depth of the audit is determined by the following:

a.The size and complexity of the company;
b.The time since the last audit;
c.The enforcement record of the company; and
d.Audit resources available.
8. Surveillance
Surveillance means in-depth searching of certain areas of procedures, facilities,

personnel, and documentation of aviation service provider organizations and
other stakeholders to see the level of compliance with applicable rules and
regulations. The purpose of surveillance is to ensure ongoing compliance with
CASR, approved standards, manuals, technical and operational documents.
Surveillance results can indicate the need for special purpose audits for all
areas or specific areas in the organization.
9. Surveillance Activities
The surveillance process consists of the following four distinct phases of

activities:
a. Developing surveillance plan;
b. Accomplishing the surveillance plan;
c. Analyzing surveillance;
d. Determining appropriate course of action; and
e. Risk base profil.
a. Developing surveillance plan
The development of a surveillance plan requires planning at the DAAO-DGCA

office, and individual PAI/ POI levels. Each PAI/ POI should make an
surveillance program specific to AOC holder in which the PAI/ POI was
10
SI 8900-6.3
November 2021
assigned. The program must be approved by appropriate Deputy Director for

surveillance program for AOC, before to be implemented. When developing a
surveillance program, a PAI/ POI should consider to the following:
1) DAAO-DGCA Annual Surveillance Program (DGCA Form No.120-88
“Annual Surveillance Program”) , provides a guidance and policy on
activities and other resources;
2) The data such as previous reports of surveillance and audit,
accident/incident information, compliance and enforcement information
(DGCA Form No. 120-89 “Risk Analysis Surveillance Form”) based on
Chapter 7; and
3) Other data such as ongoing certification work activities, the geographic
areas where the various types of inspections should be conducted based
on Chapter 7.
4) AOC Complexity Rating based on Chapter 7
5) Risk profile analysis.
The complexity rating of an AOC holder is determined by the addition of the

point rated criteria provided below, which is divided into types of AOC holder.
Criteria Point Rating

1-10 = 1 point
Number of employees 11-100 = 2 points
More than 100 = 3 points
2 or less = 1 point
Number of domestic bases 3-10 = 2 points
More than 10= 3 points
3 or less = 1 point
Number of aircraft 4-10 = 2 points
1 = 1 point
Number of aircraft types 2-5 = 2 points
AOC 135 other than Commuter= 2 points
Type of operations (highest
AOC 121, AOC 135 Commuter,
certificate only)
Mountainous Operation = 3 points
11
SI 8900-6.3
November 2021
Yes = 2 points
International operations
No = 0 points
For each certificate holder, add the number of points and use the total to
determine the related complexity rating using the following table.
Complexity Rating Point Total Minimum Level for Leader

of Inspector
Low Complexity 5 -9 4
Medium Complexity 10- 13 5
High Complexity 14 - 17 6
A surveillance program may be based on the need to conduct routine and

ongoing surveillance or the need to conduct special emphasis surveillance as
a result of certain events such as accidents, related incidents, related
violations, and strikes.
Numbers of inspections should be established taking into
consideration the current operating environment which the DGCA
oversees (such as AOC Complexity rating and the scope of maintenance).
Previous inspection reports, accident/incident information, compliance and
enforcement information, mandatory occurrence report, and public
complaints should also be used to determine both the types and frequency of
inspections to be accomplished during a given time frame.
History of compliance with regulations and cooperation within the DGCA may
also be considered when developing a surveillance program for a specific
airline.
b. Accomplishing the surveillance plan
During the conduct of the surveillance plan inspections, accurate and

qualitative inspection reporting is essential. High quality inspection reporting
is necessary for the effective accomplishment. The quality and
standardization of inspection reporting will be enhanced through
the use of the inspection checklists and report forms.
12
SI 8900-6.3
November 2021
c. Analyzing surveillance
After the inspection data has been reported, an evaluation of the information
obtained from inspection reports and related sources must be conducted. The
purpose of this evaluation is to identify the areas of concern and note areas
such as the following:
 Non-compliance with regulations or safe operating practices
 Both positive and negative trends
 Isolated deficiencies or incidents
 Causes of noncompliance, trends, or isolated deficiencies
Evaluation of inspection results is a key phase of any surveillance program.

The primary purpose of evaluating surveillance data is to
identify both negative and positive trends as well as deficiencies
which are not associated with an apparent trend.
This evaluation of inspection results is also important in terms of
redefining and implementing subsequent surveillance objectives and
inspection activity.
The PAI/ POI must adopt systematic methods that permit accurate
and effective evaluation of inspection results. Additionally, other
related information from incidents, accidents, enforcement actions,
mandatory occurrence report and other sources may provide
valuable trend information which may relate to the operator's safety and
compliance status. For example, if in a series of ramp
inspection reports a trend of deficiencies in the use of the MEL
is identified, but the cause of these deficiencies cannot be identified,
the PAI/ POI may need to adjust the emphasis on the types of
inspections conducted. In this case, additional training program
inspections, manual inspections, maintenance program, or flight control
inspections (flight release procedures) may be more effective in
determining the cause of these deficiencies.
d. Determining appropriate course of action
PAI/ POI must use good judgment when determining the most effective
course of action to be taken as a result of unsatisfactory inspection/audit
findings. The appropriate course of action often depends on many factors,
many of which may be quite subjective.
13
SI 8900-6.3
November 2021
POI/PAI should evaluate preventive action developed by operator (root cause

analysis refer to Chapter 4 of this Staff Instruction) of the finding to prevent
recurrence of the undesirable situation or condition.
Various options which may be considered are: informal discussion with
the operator and/or airman; formal written request for corrective
action; withdrawal of DGCA approval for a program, manual, or
document; and initiation of an investigation leading to formal
enforcement/disciplinary action.
Corrective action which an operator or airman takes independently of the

DGCA should be taken into account.
The DGCA must also decide whether or not the results of a

specific inspection should result in a modification of their
current surveillance program. As previously mentioned, the DGCA may
elect to conduct further inspections to determine if the unsatisfactory finding
was an isolated incident or part of a trend
10. Inspection
Inspection is a simple checking of the standard compliance of a particular

object's final product. Inspections can be carried out in a planned manner as
part of the audit and surveillance process. Inspections can also be carried
out separately at certain times, referring to situations and conditions where
DGCA deems it necessary to carry out an in-depth examination of the aviation
organization or operator.
11. Frequency Audit and Surveillance
a. Resource Allocation
One objective of the audit and surveillance program is to target companies

with poor conformance or safety records for more frequent
inspection/audits. Accordingly, maximum resources will be directed at
those companies where the risk of compromising aviation safety is the
greatest.
b. Criteria
Targeting and frequency will consider the following factors:

1) Risk indicators;
14
SI 8900-6.3
November 2021
2) Scope;
3) Depth;
4) Personnel resources available;
5) Flexibility;
6) Time;
7) Financing or budgets;
8) Accountability; and
9) A poor conformance record.
c. Risk Indicators
Risk indicators are very important when determining whether a company

should be subject to additional special-purpose or more frequent inspections.
A list of these indicators, with an explanation of each, follows. The ranking of
each indicator may vary according to circumstances within the company
when it is evaluated.
1) Financial Change
The effects of financial difficulties and the subsequent impact on
operations and maintenance actions are potential indicators of
operational safety. Examples could be “cash on delivery” demands made
by suppliers; delays by the company in meeting financial obligations such
as rent, payroll or fuel bills; spare-part shortages; and repossession of
aircraft or other equipment.
2) Labour Difficulties
Labour unrest may occur during periods of seniority-list mergers, union
contract negotiations, strikes, or employer lockouts, and may warrant
increased regulatory monitoring.
3) Management Practices
Management controls employment, salaries, equipment, training and
operational/ maintenance processes. It can ensure that operations and
maintenance functions are performed in a controlled and disciplined
manner, or it can adopt a less active approach. Management can also
determine how quickly problems are solved and weak processes rectified.
These factors all determine the extent of regulatory monitoring required.
15
SI 8900-6.3
November 2021
4) Poor Internal Audit or Quality Management System

The absence of internal audit or Quality Management System may
influence the frequency of surveillance, inspections or audits.
5) Change in Operational Scope or Additional Authorities

Changes such as a new level of aircraft operations and associated service
will require increased regulatory monitoring.
6) Changes in Contracting for Services

Any changes to aircraft handling or maintenance contracts may require
increased monitoring to ensure that the company has conformed to
regulatory requirements.
7) High Turnover in Personnel

A loss of experienced personnel or lack of employee stability may be the
result of poor working conditions or management attitudes that result in
operational inconsistencies or the inability to meet or maintain regulatory
requirements. This situation will require increased surveillance,
inspections or audits.
8) Loss of Key Personnel

The replacement of accountable manager, operations managers,
maintenance managers, quality safety manager, chief pilots, chief
inspector or other key personnel within a company will require increased
regulatory monitoring to ensure a smooth transition.
9) Additions or Changes to Product Line

Any changes to a product line (e.g. the addition of flight routes, the
addition of flight frequencies) may require increased monitoring to ensure
that appropriate regulatory requirements have been met.
10) Poor Accident or Safety Record

Incidents or accidents that occur during company operations may be an
indicator of the company’s level of conformance and require additional
surveillance, inspection or audits.
11) Merger or Takeover

Any merger or change in controlling management may require additional
regulatory surveillance or inspection after initial recertification.
16
SI 8900-6.3
November 2021
12) Regulatory Record

A company’s record of previous surveillance, inspections and audits, the
promptness with which the company has completed its CAP, and its
overall conformance history are indicators that will influence the
frequency of surveillance, inspections and audits.
d. Periodic Cycle
Every company holding an AOC certificate will be audited on a periodic cycle

every two years. The promptness with which previous non-conformances
were corrected and risk indicator should also be a factor in the timing of the
next audit.
The scope of audit and surveillance areas refer to this Staff Instruction
Chapter 5.
The frequency of surveillance refer to this Staff Instruction Chapter 6.
12. Unity of Control
DGCA inspectors assigned to an audit shall report to the designated audit

manager for the duration of the audit. To ensure continuity DGCA inspectors
assigned to an audit shall not be released from their audit duties prior to the
completion of the audit unless written authorization has been received by the
audit manager.
13. Qualifications
The audit team member’s and inspector conducted surveillance qualifications

will vary according to their respective duties and responsibilities. However,
each member of the team and inspector conducted surveillance (except those
in training or serving as observers) should undergo the audit procedures
Course refers to SI 8900-1.3 (audit process for operations/ FCN 6901 and
audit process for airworthiness FCN 61701).
14. Inconsistencies - DGCA Approvals
During an audit and surveillance, the auditee may produce letters or

approval documents which appear inconsistent with current legislation or
policy. The audit manager/ PAI/ POI shall report such documentation to the
DGCA immediately and include these inconsistencies in the parallel report.
17
SI 8900-6.3
November 2021
Unless safety is compromised, the auditee will not be required to make

immediate program changes. The DGCA is responsible for resolving these
inconsistencies and advising the auditee of any required action.
15. Confidentiality
Discussion of Audit and Surveillance Content

Owing to the sensitive nature of audits and surveillance, confidentiality is of
the utmost importance. Team audit members/ PAI/ POI shall exercise
discretion when discussing audit and surveillance matters during an audit
or surveillance (whether on or off the site). Discussion of audit or surveillance
content shall be limited to the audit team/ PAI/ POI and appropriate DGCA
management.
16. Parallel Report
When audit or surveillance findings are identified against CASR and/ or

Aviation Act no. 1 year 2009, the audit manager or PAI/ POI will prepare a
parallel report for the DGCA management.
18
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER III. GENERAL AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION

PROCEDURES
1. Classes of Audits and Inspection
a. General
The two classes of audits are:

1) Combined Audit;
2) Specialist Audit.
For an audit to be a complete and effective review of a company’s operation,
it should normally be conducted as a combined audit (i.e., as a joint
airworthiness and operations audit). The combined audit should be the norm
for air operators of any complexity in operations, airworthiness and safety
(SMS).
b. Combined Audit
This includes airworthiness, operations, quality and safety (SMS) functional

areas.
c. Specialist Audit or Inspection
This audit or inspection focuses on specific functional areas within a

company.
1) Airworthiness
An airworthiness specialist audit or surveillance will review the activities
of the following areas:
a) Management and administration;
b) Approval and Manual Inspection:
 Operation Specification and ACL
 Publication/Library;
 Airworthiness Manual (CMM, Maintenance Program, MEL, and
other related manual);
 Aircraft Documentations;
c) Training Program and Training Record (Maintenance personnel);
d) Maintenance Record System;
e) Maintenance Facilities;
f) Maintenance Contractual Arrangement;
19
SI 8900-6.3
November 2021
g) Minimum Equipment List (MEL) Management program;

h) Maintenance Program;
i) Maintenance Process Inspection;
j) Continuing Analysis and Surveillance Program;
k) Reporting Procedure and SDR Evaluation
l) Ramp Inspection.
2) Operations
An operations specialist audit or surveillance will review one or more of
the following areas:
a) Management and administration;
b) Manual Inspection:
 Operation Specification and ACL
 Publication/Library;
 Operation Manual (OM A, OM B, OM C, OM D, MEL, and other
related manual);
 Aircraft Documentations;
c) Minimum Equipment List (MEL) Management Program;

d) Operation Control;
e) Trip Record / Flight Documentation;
f) Flight and duty time records;
g) Training Program and Training Record (Flight crew, Flight Attendant,
and Flight Operations Officer);
h) Company Check Pilot Program (Check Pilot);
i) Cockpit Enroute Inspection;
j) Cabin Enroute Inspection;
k) Station facility inspection;
l) Ramp Inspection;
m) Flight Crew Member Proficiency and Competency check )
Note: for audit if available
3) Safety (SMS)
A Safety (SMS) specialist (Airworthiness or Operations) audit or
surveillance will review one or more of the following areas:
a) Safety management system (SMS) manual;
b) SMS Implementation (hazard identification and risk management);
20
SI 8900-6.3
November 2021
c) Flight data analysis (FDA) if applicable;

d) SMS Reporting System;
e) Internal audit process including the contractors.
4) Quality Management System

A specialist (Airworthiness or Operations) audit or surveillance will review
one or more of the following areas
a) Quality assurance organization and management
b) Audit Program
c) Auditors training and qualification program
d) Process for addressing Findings
e) Quality and audit record
2. Pre-Audit
The pre-audit process for audits begins with the selection of a team, followed by
the preparation of an audit plan, the gathering of pre-audit documentation and
the holding of a pre-audit team meeting. This process is illustrated as follows:
a. Team Selection
The audit team, approved by the DGCA management, will normally consist
of the audit manager and team member and observers as appropriate. For
audits of smaller air operators the team may be reduced in size.
b. Convening Authority (CA)
Convening authority for AOC holder audit is Deputy Director for Flight
Operation and Deputy Director for Airworthiness.
21
SI 8900-6.3
November 2021
1) Responsibilities
The convening authority shall:

a) Appoint the audit manager;
b) Oversee the selection of the audit team;
c) Approve the covering letter for audit report;
d) Ensure that action is taken in an appropriate, timely manner for
critical safety issues identified by the audit manager during the
physical audit;
e) Ensure that appropriate follow-up action is completed after the
physical; and
f) Send a letter to the auditee confirming that all audit findings and
corrective actions are complete and that the audit has been closed.
c. Audit Manager
The CA will appoint an audit manager for each audit. This individual will be
an operations or airworthiness inspector. This will allow sufficient time for
research, familiarization with the terms of reference, the selection of the audit
team and the development of an audit plan.
The audit manager:

 Will report directly to the CA for all audit matters. Team members will
report to the Audit Manager until released from their audit duties; and
 Will immediately contact the CA with a recommendation for action in the
event of an imminent threat to aviation safety.
1) Qualifications
The audit manager shall:

a) Have completed the audit procedures course;
b) Have experience related to the type of organization to be audited;
c) Possess a sound knowledge of aeronautical legislation and regulations;
d) Have demonstrated communication and management skills; and
e) Have acted as team member for at least three audits.
2) Responsibilities
The audit manager shall:

a) Plan, organize, direct and control the audit process;
22
SI 8900-6.3
November 2021
b) Negotiate dates sufficiently in advance to allow adequate planning

prior to the audit;
c) Select team member in consultation with the CA;
d) Maintain an audit file, which will include all working notes, copies of
audit-related documents and a copy of the audit report;
e) Develop an audit plan. The plan shall include the audit schedule and
an indication of sampling sizes for audit files or records to be used to
obtain information during the audit;
f) Notify the auditee by letter of the planned audit
g) Ensure that the pre-audit documentation review is complete;
h) Ensure that team members are knowledgeable in their assigned
functional areas;
i) Convene a pre-audit team meeting;
j) Establish contact with the CA to relay fieldwork progress, potential
problems, changes in the objectives, scope or depth of the audit, and
other significant matters arising during the pre-audit phase;
k) Co-ordinate and chair the entry meeting with the auditee and
maintain a liaison with the auditee’s senior management;
l) Advise the CA immediately of any critical safety issues identified
during the physical audit;
m) Ensure that any decisions to be made by, or approvals required from,
the CA during the physical audit are received in a timely manner;
n) Exercise line authority over audit team members and observers
ensure that all audit findings are tied to applicable regulations or
standards and supported by specific examples;
o) Co-ordinate and chair the exit meeting with the auditee’s senior
management;
p) Prepare the covering letter and audit report for approval by the CA;
q) Provide the CA with recommendations for possible enforcement action
arising from the audit; and
r) Ensure that a parallel report, if required, has been completed
d. Team Member
1) Terms of Reference
Audit Manager will appoint team members in consultation with the CA.
23
SI 8900-6.3
November 2021
2) Qualifications
A team member shall:

a) Have completed the audit procedures course;
b) Have experience related to the type of organization to be audited; and
c) Possess a sound knowledge of aeronautical legislation and regulations.
3) Responsibilities
A team member shall:

a) Become familiar with auditing procedures and associated company
documentation;
b) Become familiar with the auditee’s policies and procedures;
c) Conduct audit fieldwork and document audit findings
d) Liaise with the Audit Manager to ensure that audit progress is
reported and potential problems are addressed; and
e) Review the validity and applicability of audit findings by ensuring that
all are tied to applicable regulations or standards and supported by
specific examples
e. Observer
An observer may join the audit team with the approval of the CA.
3. Audit Plan
The Audit Manager will develop an audit plan. This plan ensures that the audit
will be conducted in an organized manner and in accordance with
predetermined criteria. Appropriate sections of the plan will be distributed to
each member of the audit team to provide guidance and direction throughout
the audit. The audit plan should address the following items:
a. Objective
The audit plan should state the class and type of audit (i.e., combined-routine
conformance audit, special audit, amendment/ additional audit, etc.).
b. Scope and Depth
The following factors should be considered when determining the scope and
depth of an audit:
1) The areas of the company to be audited (the entire operation or a specific
area);
24
SI 8900-6.3
November 2021
2) The depth (i.e. how far back in time) to which the audit will reach;
3) The geographical dispersion; and
4) The sample sizes to be used versus the population being sampled.
5) Risk base profile
c. Company Data
The audit plan should provide specific information on the company’s

1) Aircraft types, models, serial numbers and type certificates;
2) Approved points of operation, main bases and sub-bases;
3) Training facilities and simulators used;
4) Maintenance bases, main bases, sub-bases and contract bases;
5) Employees and their location (base of operation);
6) Company’s manual and procedure; and
7) Previous audit result.
d. Approach
The audit plan should describe the Audit Program (AP) approach to auditing
by describing:
1) The manner in which the audit is to be conducted (i.e. whether it is a
combined or specialist audit);
2) The specific procedures to be followed (checklists and forms used); and
3) The checklist shall be updated and adapted to the audit and previous
audit outputs.
e. Specialist Assistance
The audit plan should address the issue of specialist assistance by
determining whether:
1) there are team members who understand these systems; and
2) Specialists will be required (those with aircraft-type, non-destructive
testing, engineering, etc.).
f. Scheduling
The following points should be considered when scheduling an audit:
1) The feasibility of the audit dates and timeframes;
2) The sufficiency of time allotted for the completion of the audit;
25
SI 8900-6.3
November 2021
3) The time allotted for the physical audit, with a daily schedule of inspection
for each specialist functional area (airworthiness, operations and safety)
4) Travel time; and
5) The preparation of the audit findings and distribution of the audit report.
4. Pre-Audit Documentation
This includes a thorough review of all company files and documentation and the
opening of a company audit file. Information gathered during the pre-audit
phase will assist the audit team in determining the specific areas, systems and
activities that warrant examination; supplementing audit checklists; or
amending the scope of the audit. This audit phase should:
a. Ensure that all reference manuals and documents to be used during the
audit are readily available and include the latest approved amendments;
b. Review the auditee’s approved manuals for conformance to the appropriate
Civil Aviation Safety Regulation (CASR’s);
c. Review the auditee’s files and records;
d. Itemize areas which require further review auditee;
e. Select the appropriate checklist items as applicable, in accordance with the
scope he procedural manual of the respective directorates.
f. Complete all pre-audit sections of the checklists;
g. Ensure that all audit documentation is chronologically recorded on the
company audit sub-file; and
h. Ensure that each team member has received appropriate portions of the
i. Audit plan.
j. Previous inspection or Audit Reports;
k. Accident or incident data;
l. Any enforcement action;
m. Appropriate extracts from regulations, standards and policies; and
n. Flight permits, waivers, approvals, aircraft type approvals, manufacturing
limitations and operations specifications authorizations
5. Pre-Audit Team Meeting

This meeting should:
a. Confirm individual team members’ duties and responsibilities;
b. Ensure that all team members have received appropriate portions of the audit
plan;
26
SI 8900-6.3
November 2021
c. Ensure the correct checklist appropriation by the team members;

d. Ensure that all team members are aware of restrictions regarding audit report
distribution;
e. Outline the overall audit plan;
f. Clarify any outstanding issues or problems;
g. Include a briefing by the POI and PAI on current company activities, trends,
performance or other information related to previous audits; and
h. Address the issues of conflict of interest, confidentiality and access to
information.
6. Physical Audit
a. General
The physical audit consists of the entry meeting, evaluation and verification,
daily briefings and the exit meeting
b. Entry Meeting
The entry meeting should discuss the plan of the physical audit. It should
be attended by the auditee’s senior management and identified members of
the audit team. It will outline the audit process to the company and confirm
any administrative requirements so that the physical audit may be
conducted both effectively and efficiently, while minimizing disruptions to
the company’s operation. One of the objective of the entry meeting is to
obtain the positive participation of the auditee’s to the audit activities.
1) The entry meeting should:
a) Take place on the auditee’s premises;

b) Be attended by the auditee’s senior management;
c) Specify audit details and procedures; and
d) Be brief, specific and courteous.
2) The Audit Manager shall:

a) Explain the purpose of the entry meeting;
b) Introduce audit team members, including specialists and observers;
c) State the objective, scope and depth of the audit;
27
SI 8900-6.3
November 2021
d) Address the means of communication between the audit team and the
auditee;
e) Explain that company officials will be briefed daily on progress of the
audit;
f) Describe the manner in which any audit finding detected will be
handled;
g) Establish a location and time for the exit meeting;
h) Emphasis that the purpose of an audit is to identify non-
conformances and that enforcement action may result from any of
these findings; and
i) Respond to all questions from the auditee’s.
3) The auditee may agree to provide:

a) Adequate, preferably private, working space;
b) Access to a softcopy and internet line;
c) Measuring or test equipment;
d) Access and admission to all facilities;
e) Access to company files and records,;
f) Credentials and facility passes;
g) Selected personnel for interviews; and
h) Knowledge able company advisors or liaison officers.
c. Evaluation
In the evaluation phase, the company’s level of conformance with regulations
and standards contained in existing legislation and company control
manuals will be assessed. The following are possible means of evaluation:
1) Pre-Audit Checklists
Pre-audit checklists will determine whether all essential controls appear
to be in place and are properly designed. Based on the results of the
checklist, a summary of the strengths and weaknesses of the auditee’s
control system will be developed. This system will be most effective if all
questions are answered.
28
SI 8900-6.3
November 2021
2) Interviews
Interviews with company personnel are important during the evaluation
phase to determine whether the control system documented in company
manuals is that in use, and to assess the knowledge of supervisory
personnel of their duties and responsibilities. Interviews may also confirm
the validity of audit findings reached through observation or sampling.
The following guidelines will be useful when preparing for an interview:
a) Prepare carefully prior to the interview by defining the areas to be
explored and setting specific objectives;
b) Explain why the interview is taking place;
c) Use open questions and avoid complex questions or phrases;
d) Listen carefully to answers and allow interviewee to do most of the
talking;
e) Avoid being side-tracked from your original objectives;
f) Ensure that questions are understood;
g) Terminate the interview if the atmosphere becomes highly negative;
h) Document all responses; and
i) Thank the interviewee at the conclusion of the interview.
3) Sampling
The sample size of a population and selection criteria have a direct impact
on the validity and confidence level of the results. The following guidelines
should be used:
a) Each sample group must stand alone. If there are 1400 pilots, 2800
flight attendants, 180 maintenance personnel, and 15 dispatchers,
each of the four groups must be considered separately;
b) The AP goal is to achieve a 95 per cent confidence level with the

results of the sample tested. Often, this goal may not be appropriate;
therefore, the audit team must carefully consider both the sample
size and the time devoted to the task. Random sampling may be
considered an acceptable alternative;
29
SI 8900-6.3
November 2021
c) The table below will help determine the sample size needed to achieve
a 95% confident level for populations of 400 or more. For smaller
populations, a larger sample must be examined and the following
guide should be used:
d. Verification
1) During this phase, the audit team will gather information to determine the
company’s level of conformance. Specifically, verification will:
a) Determine whether company controls are operating effectively and as
intended;
b) Determine whether the auditee’s operation conforms to the Civil
Aviation Safety Regulation (CASR) and standards contained in the
audit checklists; and
c) Analyze particular deficiencies to assess their effects and identify the
causes.
2) Company files or records should not be accessed without appropriate

company authorization and, when possible, company representatives
should be present during the review of these files and records.
3) If the review and verification phases do not provide sufficient confirmation

of the company’s level of conformance, further substantiation will be
required to ensure that any evidence obtained up to that point supports
the audit findings and conclusions. In short, other supporting
documentation must be acquired and secured.
4) Verification includes various types of inspections. These may be Aircraft

Inspections (of each type of aircraft), Pre-Flight/Ramp Inspections, In-
Flight Inspections (sampling of company routes, i.e. domestic,
international and new routes) and Base Inspections.
30
SI 8900-6.3
November 2021
5) Verification or inspection result must be recorded in inspection form

remarks column to describe the inspection with summary of conformance
and non-conformance and must contain at least the following information:
i) The references from regulation, company manuals and procedures,

and standard practices as required.
ii) The location, unit or department of inspections is conducted.
iii) Method of Inspection includes observation, interview and document

evaluations as necessary.
iv) Subject has been inspected, eq. record, personnel, and facilities.
e. Confirmation Request Form (CRF)
1) The CRF is an effective audit tool in the following cases:
a) Where evidence indicates an audit finding, the company will be given the
opportunity to show otherwise;
b) The auditor will determine the course of action to be adopted based on
the auditee’s response;
c) The auditor will observe the state of the company records management
system from the auditee’s perspective;
d) Arbitrary audit findings based on subjective examples will be eliminated;
e) The auditee will not be surprised at the end of the audit, as all
contentious issues will have been discussed openly during the physical
audit;
f) The auditor can concentrate on auditing rather than on researching
company files and records, and
g) The auditor will receive a signed document from the auditee for inclusion
in the supporting documentation package.
2) The CRF form (DGCA Form 120-09) will be sent to the Audit Manager at the
outset to avoid untimely surprises. All CRFs form will be issued sequentially
to ensure that, upon completion of the physical audit, the CRFs have
responses and appropriate action has been taken.
3) At the end of each day, the CRF form should be compared with the returned
CRF to ensure that it is current. For a large audit, this can be done at the
daily briefing with the company. In this manner, both the company and the
31
SI 8900-6.3
November 2021
audit team will be updated as to the status of these documents. Regardless

of the way in which the CRF form is maintained, all CRFs should be cleared
prior to the completion of the physical audit at that site or base.
4) When the CRF has been returned and appropriate action taken, this
material should be filed according to the appropriate audit area, allowing
documentation relating to high-profile items to be maintained for later
reference. This file will also provide background and evidence for any
enforcement action to be taken at a later date.
f. Type of Finding
A finding is generated as the result of a non conformity to a standard: CASR,
internal rules or procedure. A finding can be of 3 different types:
1) Non-Compliance (NCP) (immediate corrective action/Level 1) means a

deficiency in characteristic, documentation, or procedure with
respect to provisions of the Aviation Act No. 01 of 2009 or a
CASR.
2) Non-Conformance (NCF) (Short-Term Corrective Action/Level 2) means a

deficiency in a characteristics, documentation, or procedures. which
renders the quality of a product or service unacceptable or
indeterminate, or not according to specified requirements, e.g.
Physical defects, test failures inadequate documentation.
3) Non-adherence (NAD) (Long-Term Corrective Action/Level 3) means a
deficiency in characteristic, documentation, or procedure with
respect to a recommended practice, procedure, guideline or good
aviation safety. Non adherence finding including safety observation is
linked to safety and evaluation of the risks linked to operational hazards
and raised when the risk pertaining to a specific hazard is evaluated by
DGCA as non acceptable for safety
g. Audit/Surveillance/Inspection Finding Form

1. Audit/ Surveillance/Inspection finding forms must be completed
accurately as they form the basis of the audit report and a successful audit.
Audit/ Surveillance finding form use DGCA Form 120-07.
2. Since a number of team members will be completing audit/ surveillance /

Inspection finding forms, it is important that a standardized approach to
32
SI 8900-6.3
November 2021
inputting data on the form be taken to reduce the number of data entry
errors.
3. All supporting documentation will be included with the completed audit/

surveillance/ Inspection finding form for review by the Audit Manager/
PAI/ POI. Although supporting documentation will not be included in the
audit/ surveillance report, it will be retained in the audit file.
h. Daily Briefings
1) Team briefings will normally be held at the end of each day during the audit
to:
a) Ensure adherence to the audit plan;
b) Validate confirmation requests and audit findings;
c) Resolve issues or problems arising from the day’s activities; and
d) Update the CA if necessary.
2) Company briefings should be held at the end of each day, following team
briefings, to update the auditee’s management on audit progress.
i. Exit Meeting
The exit meeting with the company’s senior management should provide an
overview of the audit. The meeting should summaries the audit findings,
stating areas of strength and weakness. A controversial discussion with
company representatives regarding audit report content must be avoided. The
process for the exit meeting is as follows:
1) Normally, Audit manager and team members will attend the exit briefing,
however, other members may be required for specific briefings.
2) If team members other than the Audit Manager and team members are
required to speak at the exit meeting, the Audit Manager will advise them
in advance.
3) All audit findings should have been discussed with company officials as
each functional area was completed. New audit findings should not
normally be identified at the exit meeting. The meeting should provide an
overview of the audit and not become a debate between the team and the
organization. The auditee should be advised that the company will have an
opportunity to respond formally to the audit report.
33
SI 8900-6.3
November 2021
4) The auditee will be advised of those audit findings that may be subject to
enforcement action. The auditee will also be advised of the company’s
responsibility to take appropriate action to correct all non-conformances
and prevent their recurrence.
5) The audit manager shall advise the auditee that the audit report will be
forwarded to the company within ten working days and that a CAP must
be submitted to DGCA within 15 working days after the company has
received the report.
7. Post-Audit
a. General
This phase includes preparation of the audit report and the parallel report.
b. Audit Finding Summary Report
The audit finding summary report should be presented to the company within
ten working days. Any delay must be documented since the validity of the
audit will be compromised if the report is not presented in a timely manner.
Although draft audit finding forms may be left with the company as a
courtesy, this is not mandatory.
1) The Audit Manager is responsible for the preparation of the audit finding
summary report.
2) The audit finding summary report will be a factual account of the audit
and will not include subjective statements, suggestions or
recommendations.
3) The Director will sign the formal notification letter and forward it, with
a copy of the audit finding summary report, to the company. .
c. Parallel Report
1) An audit may identify observations and/ or deficiencies in, or the

misapplication of, Civil Aviation Safety Regulation and Aviation Act no. 1
year 2009. Where a non-conformance to a regulatory requirement is
found, and that requirement requires approval (i.e., document or manual
approval), a finding shall be made against the auditee (so that the non-
conformance is resolved through the CAP).
34
SI 8900-6.3
November 2021
2) Findings against Civil Aviation Safety Regulation and Aviation Act no. 1
year 2009 will be described in a document called the parallel report. The
audit manager will forward the parallel report to the CA within 15 days of
the completion of the audit and shall identify the problem, cause,
responsibility and recommended solution for each finding. All supporting
documentation shall be included in the parallel report.
d. Parallel Report Follow-Up

Parallel report items shall be forwarded to CA who will co-ordinate and follow-
up of those deficiencies.
8. Audit/ Surveillance/ Inspection Follow-Up
a. General
Upon completion of the audit, the CA will delegate follow-up responsibilities

to the Audit Manager who will then ensure that all audit findings have been
resolved in accordance with an approved CAP.
b. Immediate Action
Immediate action will be taken by DGCA upon finding of non-compliance

against Civil Aviation Safety Regulations or Aviation Act.
After generate the finding, the Audit Manager shall immediately informed the
CA using the parallel report mechanism. Based on that report, CA will inform
Director of DAAO to determine the type of immediate actions taken.
Determination of the type of immediate action is based on management
review of DAAO, which will be convened by the Director. The type could vary,
from issuing warning letter, restriction or limitation of operation,
suspension, recommendation of revocation, or proceeding to enforcement
actions. The decision will then be informed to the auditee, which in turn will
need to establish corrective action plan and informed DGCA / DAAO within
the time frame established in accordance with the type of associated finding.
The schematic process is as follow:
35
SI 8900-6.3
November 2021
c. Corrective Action Plan
1) The covering letter of the audit report will advise the auditee that it must
submit a CAP addressing the audit findings within 15 working days.
Normally, this deadline will not be extended without the CA’s approval.
2) It is important to review the company’s CAP to determine whether the
company has developed a reasonable timetable for corrective action. It is
also essential to ensure that the timetable has prioritized the corrective
actions to address the most critical findings first.
3) Depending on the nature of the audit findings
4) Long-term corrective action should be accompanied by the forwarding of

supporting documents for review. Short-term corrective action should also
be accompanied by the forwarding of supporting documents, which may
take the form of logbook entries, purchase orders, memoranda, revised
inspection procedure cards, or photograph evident. It is important to verify
36
SI 8900-6.3
November 2021
as much supporting documentation as possible during subsequent

surveillance.
5) If the company’s CAP is not acceptable, the Audit Manager will indicate
the reasons, propose changes and negotiate a new target date. Otherwise,
an alternative course of action may be pursued.
6) Where the audit findings are of a minor nature, no threat to aviation safety
exists and the company has a reputable quality assurance or internal
audit program, a “paper follow-up” may be acceptable. In this case, the
documents are submitted with the CAP and no interim surveillance is
required. As the company completes its audit responses as Part of the
CAP, its progress will be monitored.
7) An audit will be formally closed when every audit finding has been
corrected through the CAP, the corrections have been found to be
acceptable by the follow-up office and post-audit surveillance has been
completed
8) Normally, the Audit Manager will ensure that a letter has been sent to the
auditee, confirming that all audit findings have been completed and that
the audit has been closed.
9. Audit Report and Record.
After the audit process has been completed the Audit Manager is responsible for
assembling an executive summary report. The report should contain the
following sections and attachments:
a) Part I - Introduction, which summarizes the audit process and the content of
the executive summary report;
b) Part II - Executive Summary of Findings, which summarizes the most
significant findings for the information of the senior management of the audit
and DGCA;
c) Part III - Airworthiness, which contains the functional summaries for
airworthiness;
d) Part IV - Operations, which contains the functional summaries for
operations;
e) Part V - Safety, which contains the functional summaries for safety; and
37
SI 8900-6.3
November 2021
f) An Appendix, which contains the audit findings for both airworthiness and
operations.
Audit Manager must ensure that a renewal or certification record is prepared and
updated in DAAO data base (IMSIS), which contains at least the following:
a) Certification Record
1) A Copy SIUAU and Financial assessment issued by DAT;
2) The Pre Application Statement of Intent;
3) The Certification Job Aid;
4) The Formal Application Letter ;
5) Complete inspection check list;
6) Copies of company manuals approval or acceptance;
7) The Final Statement of Compliance ;
8) The Emergency Evacuation Demonstration Report (if applicable);
9) The Proving Test Evaluation Report (if applicable);
10) A copy of Authorizations, Conditions and Limitations (ACL);
11) A copy of the Operations Specifications;
12) A copy of the Air Operator Certificate;
13) Summary of closure of all finding;
14) Executive Summary Report.
b) Renewal Record
1) The Formal Application Letter ;
2) Complete inspection check list;
3) Copies of company manuals approval or acceptance;
4) The Statement of Compliance ;
5) A copy of Authorizations, Conditions and Limitations (ACL);
6) A copy of the Operations Specifications;
7) A copy of the Air Operator Certificate;
8) Summary of closure of all finding;
9) Executive Summary Report.
The Deputy Director for Flight Operation will deliver the report to Deputy
Director Airworthiness and Head Section of Airworthiness Surveillance and its
copy to Head Section of Flight Operation Surveillance, briefing will be
conducted as necessary to ensure the effective handover in continuing the
surveillance activity.
38
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER IV. ROOT CAUSE ANALYSIS AND CORRECTIVE ACTION
1. Root Cause
The initiating cause in a causal chain that leads to an undesirable situation or
condition; the point in the causal chain where corrective action could reasonably
be implemented and expected to correct and prevent recurrence of the
undesirable situation or condition.
a. Root cause analysis
A method of analysis that focuses on identifying the root cause(s) of an

undesirable situation or condition of finding (non-conformities).
It is the responsibility of the auditee (AOC holder) to determine the cause(s)

of any finding (non-conformities) and to implement corrective actions after
findings have been raised. Clearly, the organisation being audited is best
placed to develop a causal analysis as it better understands the environment
it operates in, its own operations, methods and personnel, and the events
that may have led to the problem.
In some cases, in particular where risks to safety are highest and causes and
actions require complex analysis and lengthy implementation, a joint DGCA-
AOC holder approach may be required.
The DGCA is responsible for ensuring that the causal factors as determined
by the AOC holder are accurate and that the associated actions implemented
by the operator are effective.
The root cause analysis is the tool or method designed to help auditee and
auditors describe what happened during a particular finding (non-
conformities), then determine how it happened and understand why it
happened.
A full root cause analysis as used in the more complex situations contains
three key components that need to be applied to ensure an effective analysis,
namely:
1) A method of describing and schematically representing finding (non-

conformities) sequence and its contributing conditions.
2) A method of identifying the critical events, conditions, and unsafe acts in

the sequence. This is where different root cause analysis techniques come
into play (Ishikawa, 5-whys, etc.) with varying degrees of complexity.
39
SI 8900-6.3
November 2021
3) Based on the identification of the critical events, conditions, and unsafe

acts, a method for systematically investigating the management and
organisational factors that allowed the unsafe acts to occur i.e. a method
to uncover the root cause.
In many cases, the issue that has resulted in the finding may be a ‘one-off’
event with a low consequence or impact and therefore a detailed root cause
analysis may not have a significant safety benefit.
The extent to which root cause analysis methods are used and the level of
analytical effort spent should be commensurate with the significance of the
issue or non-compliance. When determining what tool or methodology is
appropriate and whether the auditee (AOC holder) has been thorough in its
analysis, the DGCA will rely on the knowledge, experience, and judgement of
the auditor.
Risk management methodology should be used to focus on areas known to

have a greater effect on aviation safety. This should additionally be weighed
against the ability of the operator to carry out an effective analysis in the
more serious and complex situations.
It is likely that the majority of findings (minor) will require minimal root cause
analysis with increasing depth of analysis and increased involvement of the
DGCA as the severity and/or number of findings and the complexity of the
causal factors increases.
Ultimately, the auditee (AOC holder) will need to satisfy the DGCA that the
root cause has been correctly identified and, in the more complex situations,
that the root cause analysis has been appropriately and thoroughly
conducted.
b. Identification of the Root Cause
1) To ensure that finding (non-conformities) are permanently corrected. it is

important to carefully assess the reason(s) for:
a) A lack of existence, or only a partial introduction of the Standard,
policy, procedures or Recommended Practice;
b) Failure to conform with the Standard, policy, procedures or
Recommended Practice.
c) Failure to provide the necessary level of risk management
40
SI 8900-6.3
November 2021
2) This will assist in identifying appropriate and effective corrective actions.
3) The identification of root causes is also an essential input to an effective

SMS.
c. Root cause analysis on DGCA Form No. 120-07

Auditee must correctly identify and thoroughly conduct root cause analysis
of any finding (non-conformities) and written in DGCA Form No. 120-07. Root
cause analysis will be evaluated by the Audit Manager and Audit member, as
a mandatory requirement for closing finding.
2. Corrective actions
Additionally, after findings have been raised and root causes determined the
DGCA will agree with the auditee (AOC holder) on corrective actions and/or a
corrective action plan. It is the auditee (AOC holder) who has the resources and
authority to implement corrective actions.
The fundamental goal of the findings-causes-actions process is to shift from
fixing the effects of non-compliances to eliminating, changing, or controlling the
causes of problems, hence implementing corrective action and in the context of
safety risk management, preventive action.
a. Types of Corrective Action
1) Immediate corrective action/Level 1 for non-compliance finding.

This is action must be taken immediately but not exceed than 15 days
upon identification of the audit finding. Audit findings that have direct
impact on aviation safety may be taken to stop the operation of
aircraft, maintenance, suspend of personnel licensing or termination
of AOC activities.
2) Short-Term Corrective Action/Level 2 for Non-Conformance finding.

This is short-term action to correct a non-conformance that does not
pose an immediate threat to aviation safety, which ensures that
conformance is established quickly until long-term action is
completed to prevent recurrence of the problem. Short-term corrective
action will maximum take place within 30 days.
3) Long-Term Corrective Action/Level 3 for Non-adherence finding
41
SI 8900-6.3
November 2021
This is longer-term action and has two components. The first will
involve identifying the cause of the problem and indicating the
measures the company will take to prevent a recurrence. These
measures should focus on a system change. The second component
will include a timetable for company implementation of the long-term
corrective action. Long-term corrective action will maximum take
place within 60 days. Non adherence finding including safety
observation is linked to safety and evaluation of the risks linked to
operational hazards and raised when the risk pertaining to a specific
hazard is evaluated by DGCA as non acceptable for safety
b. Corrective Action Plan Submission

1) The covering letter of the audit report will advise the auditee that it
must:
a) Where applicable, submit root cause analysis and corrective

action in Audit Finding forms (DGCA Form no, 120-07) for each
audit finding requiring corrective actions by the date specified in
the corrective action section of the finding form; and
b) Submit a corrective action plan addressing all other audit findings

within 15 working days from the date of receipt of the audit report.
Normally, this deadline will not be extended without the approval
of the DGCA.
2) Corrective action plans received from the auditee should include

completed corrective action in DGCA form 120-07 and where
applicable, supporting documentation that may take the form of
memoranda, manual amendments, etc.
c. Corrective Action Plan Approval
1) Where the corrective action plan is acceptable, the auditee will be so

advised and the appropriate information (administrative/on-site follow-
up, proposed completion date) will be entered on the corrective action
in DGCA form 120-07, for the purpose of follow-up.
2) Before approving plans for findings that include long-term corrective

actions, the audit manager must be satisfied that the proposed
corrective action is reasonable and that safety will not be jeopardised.
42
SI 8900-6.3
November 2021
3) If the auditee’s corrective action plan is not acceptable, the DGCA will
indicate the reasons, propose changes and negotiate a revised
corrective action plan. Where the auditee is unresponsive to this action,
an alternative course of action may be pursued; where applicable, such
action could include the sending of a Notice of Suspension to the AOC
Certificate by the DGCA.
43
SI 8900-6.3
November 2021
Audit/ Surveillance/Inspection Follow-Up Process Flow Diagram
Who How
Auditor
Auditor SI 8900-6.3
Auditor SI 8900-6.3
Auditee
Auditor
Auditor 5 Why
& Process
Auditee
Auditee Define an
action per
cause
Auditee SI 8900-6.3
Auditor
Auditee
Auditor
Auditor
44
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER V. AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION AREA
The DGCA Audit or Surveillance focus on 4 functional as follows:

1. Airworthiness
2. Operations
3. Safety (SMS)
4. Quality Management System
1. Airworthiness
An airworthiness specialist audit, surveillance or inspection will review the

activities of the following areas:
a. Management and administration;
The certificate holder's staffing must be investigated to determine whether an

adequate number of personnel are employed at the executive and other levels
to perform necessary functions. Through a sampling questioning process, the
DGCA inspector must make a finding that management personnel are
qualified, experienced and competent to perform their assigned duties in
accordance with CASR and company manual.
The DGCA inspector shall evaluate the effectiveness of the feedback system
and its results to manage the company compliance level measured through
the monitoring of the activities and their analysis.
Applicable form:
 DGCA Form No.120-15 “Management and Administration Evaluation”
b. Approvals, Manuals and Procedure
Civil Aviation Safety Regulation requires certificate holders to prepare and

keep current various manuals and checklists for the direction and guidance
of maintenance personnel conducting air transportation operations. Each
operator is required to maintain a complete manual (or set of manuals) at its
principal base of operations and to furnish a complete manual (or set of
manuals) to DGCA.
A certificate holder’s manual must be reviewed by inspectors to ensure

adequate content and compliance with applicable regulations, safe operating
practices, and the certificate holder’s operations specifications (OpSpecs) and
45
SI 8900-6.3
November 2021
Authorizations Conditions and Limitations (ACL). While inspectors are

encouraged to provide guidance and advice to certificate holders in the
preparation of their manuals, the development and production of an
acceptable manual is solely the responsibility of the certificate holder.
Publication (Library); Civil Aviation Safety Regulation requires certificate

holders to have current publication and regulatory manuals available for the
scope of work performed.
Applicable form:
 DGCA Form No.120-32 “Evaluation and Approval of Company
Maintenance Manual”
 DGCA Form No.120-16 “Operation Specification Evaluation”
 DGCA Form No. 120-34 “Evaluation and Approval of Minimum Equipment
List (MEL)”
 DGCA Form No.120-53 “Evaluation of Publication (Library)”
c. Training Program and Records (Maintenance Personnel);
The certificate holder's training program should include company

indoctrination and technical training (formal and on the job training). The
program should contain a list of tasks to be taught and a method for
recording the training. Completion of the training must be entered in the
individual's training record that includes:
1) Company indoctrination;
2) Maintenance/inspection technical training;
3) Responsibilities for persons other than an Operator's employees;
4) Maintenance Personnel Training;
5) Recurrent Training;
6) Training Records;
7) Special Emphasis Training;
8) Maintenance personnel qualification.
Applicable form:
 DGCA Form No.120-52 “Maintenance Personnel Training Program,

qualification and Record”
46
SI 8900-6.3
November 2021
d. Maintenance Record System;
Review the applicant's recordkeeping system procedures to ensure that the

requirements of CASR Part 121/135 are met the following:
1) Maintenance Release Records;
2) Flight Maintenance Records;
3) Total Time In Service Records;
4) Life-Limited Parts Status;
5) Time Since Last Overhaul Records;
6) Overhaul Records;
7) Current Aircraft Inspection Status;
8) Airworthiness Directive (AD) Compliance;
9) Major Alteration Records; and
10) Major Repair Records.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-41 “AD Compliance Evaluation”
 DGCA Form No.120-42 “Record System Evaluation”
 DGCA Form No. 120-47 “Major Repair and Alteration Evaluation
e. Maintenance Facilities;
The maintenance facility evaluation is performed to determine if adequate
housing, equipment, spare parts, technical data, and qualified personnel are
available to satisfactorily complete all maintenance functions.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-51 “Maintenance Facility Evaluation”

 DGCA Form No. 120-48 “Fueling and Servicing Evaluation”
f. Maintenance Contractual Arrangement;

A certificate holder must ensure that contract maintenance providers are
complying with their Maintenance Program and other provided instructions
when maintaining the aircraft, airframes, engines, propellers, appliances,
emergency equipment, and components thereof and ensure that they are in
accordance with the documented policies, procedures, and instructions in
the certificate holder’s manual and the applicable CASR.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-43 “Contractual Arrangement Evaluation”
47
SI 8900-6.3
November 2021
g. Minimum Equipment List (MEL) Management Program;

A MEL is required for each type and model of aircraft to be
operated, which provides for the operation of the aircraft, subject to
specified conditions, with particular equipment inoperative. This list
prepared by the applicant in conformity with, or more restrictive
than, the master minimum equipment list (MMEL) approved by the
State of Design for the aircraft type, is tailored to the applicant’s aircraft and
installed equipment.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-54 “Evaluation of Minimum Equipment List (MEL)

Management program”
h. Maintenance Program;
Each certificate holder shall have a maintenance program for each aircraft
type including foreign registered aircraft, approved by the DGCA, or state of
registry, containing the following:
1) Maintenance tasks and the intervals at which these are to be performed,

taking into account the anticipated utilization of the aircraft;
2) When applicable, a continuing structural integrity program;
3) Procedures for changing or deviating from (1) and (2) above;
4) When applicable, condition monitoring and reliability program
descriptions for aircraft systems, components and engines;
5) Maintenance task as required inspection items.
6) Aging Aircraft Program
7) Weight And Balance Control Program
Maintenance Inspection System & RII Evaluation; The certificate holder shall
ensure aircraft is maintained in accordance with the approved maintenance
program.
Required Inspection are items of maintenance and alteration that must be

inspected, includes those that could result in a failure, malfunction, or defect
endangering the safe operation of the aircraft, if not performed properly or
improper parts or materials are used
48
SI 8900-6.3
November 2021
Applicable form:
- DGCA Form No. 120-33 “Evaluation and Approval of Maintenance
Program”
- DGCA Form No. 120-49 “Aging Aircraft Program”
- DGCA Form No. 120-35 “Evaluation And Approval Of Weight And Balance
Control Program”
- DGCA Form No. 120-44 “Maintenance Inspection System & RII
Evaluation”
i. Maintenance Process Inspection
This inspection for observing and analyzing in-progress maintenance

operations for compliance with specific methods, techniques, and practices
in the operator's inspection and maintenance program.
This inspection also conducting a detailed process/task inspection by
analyzing the data, materials and parts used in the repair, overhaul and
inspection processes.
A detailed process/task inspection is a surveillance activity that will examine
one or more specific tasks that are associated with the overhaul, repair or
inspection of a part or product. This inspection will evaluate the data, tooling,
equipment, and processes used to complete one or more tasks.
Applicable form:
- DGCA Form No. 120-50” Maintenance Process Inspection”
j. Continuing Analysis and Surveillance Program;
The continuing analysis and surveillance system is usually included in the

operator's maintenance manual. The system ensures the adequacy of an
operator's maintenance program and confirms that the program is
properly followed and controlled. CASR Section 121.373 and
135.373 allow the DGCA to require revisions to an operator's
maintenance program based on deficiencies or irregularities
revealed by the continuing analysis and surveillance system.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-45 “Continuing Analysis and Surveillance Program
Evaluation”
49
SI 8900-6.3
November 2021
 DGCA Form No. 120-36 “Evaluation And Approval Of Approved Reliability

Program”
k. Reporting Procedure And SDR Evaluation;
The certificate holder shall regularly and promptly send a summary report to
DGCA in accordance with regulations.
Operators are required by CASR section 121.705 and 135.705 to submit a
monthly Mechanical Interruption Summary Report (MISR). This report
enables the inspector to evaluate the effectiveness of the operator's
maintenance and manual procedures.
Service Difficulty Reports (SDR’s) provide a record of occurrences related to

airworthiness and safety. This record allows the DGCA to examine the nature
of such occurrences and decide if additional analysis or action is required.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-46 “Reporting Procedure and SDR Evaluation”

 DGCA Form No. 43-03 “ Mechanical Interruption Summary Report”
l. Ramp inspections
Ramp Inspections are planned inspections carried out at ramp to verify the
compliance of laid down standards and regulations during operation of
commercial air operators. This inspection is carried out by a team of
inspectors from Operations and Airworthiness covering respective area as
per standard checklist.
Applicable Form
 DGCA Form No.120-13 “Ramp Inspection Checklist”
2. Operations
An operations specialist audit, surveillance or inspection will review one or more

of the following areas:
a. Management and administration;

The certificate holder's staffing must be investigated to
determine whether an adequate number of personnel are
50
SI 8900-6.3
November 2021
employed at the executive and other levels to perform necessary

functions. Through a sampling questioning process, the DGCA
inspector must make a finding that management personnel are
qualified, experienced and competent to perform their assigned duties
in accordance with CASR and operation manual
Applicable form:
 DGCA Form No.120-15 “Management and Administration Evaluation”
b. Manual inspections.
Civil Aviation Safety Regulation requires certificate holders to prepare and

keep current various manuals and checklists for the direction
and guidance of flight and ground personnel conducting air
transportation operations. Each operator is required to maintain
a complete manual (or set of manuals) at its principal base
of operations and to furnish a complete manual (or set of
manuals) to DGCA.
A certificate holder’s operation manual must be reviewed by

inspectors to ensure adequate content and compliance with applicable
regulations, safe operating practices, and the certificate holder’s
operations specifications (OpSpecs) and Authorizations Conditions
and Limitations (ACL). While inspectors are encouraged to
provide guidance and advice to certificate holders in the preparation of their
manuals, the development and production of an acceptable
manual is solely the responsibility of the certificate holder
A complete review of the operations manual (OM Part A, OM Part B, OM

Part C , OM Part D), MEL, cabin crew manual, flight dispatch manual, and
other related manuals shall be accomplished once cyclically. In the year of
AOC Renewal, Manual Inspection should be accomplished by Audit AOC.
All changes to manuals shall be routed by the operator through the POI for
concurrence.
Publication (Library). Civil Aviation Safety Regulation requires certificate
holders to have current publication and regulatory manuals as reference
flight.
Aircraft documentation. An operator shall ensure that the following
documents are carried on each flight:
51
SI 8900-6.3
November 2021
1) Certificate of Registration;
2) Certificate of Airworthiness;
3) Operation Specification & ACL;
4) Aircraft Journey Log;
5) Aircraft Aeronautical Station License;
6) Attesting Noise certificate or a suitable statement attesting noise
certification as contained in another document approved by the DGCA;
7) The appropriate licenses for each member of the flight crew
8) Copy of the return to service, if any, in force with respect to the aircraft,
or technical log, as applicable;
9) AFM or RFM, for airplanes or helicopters;
10) Operational Flight Plan;
11) NOTAMS, AIS information and Meteorological briefing documentation;
12) Current and suitable maps and charts for routes of proposed flight or
possibly diverted flights;
13) Search and rescue information;
14) For international flights, a copy of the notified procedures to be followed
by the pilot-in-command of an intercepted aircraft, and the notified
visual signals for use by intercepting and intercepted aircraft;
15) Passenger and cargo manifests;
16) Copy of aircraft insurance
Applicable form:
 DGCA Form No.120-31 “Evaluation and Approval of Operations Manual”
 DGCA Form No. 120-34 Evaluation and Approval of MEL
 DGCA Form No.120-16 “Operation Specification Evaluation”
 DGCA Form No.120-53 “Evaluation of Publication/ Library”
 DGCA Form No.8400-19 “Air Operator Aircraft Document Inspections
Checklist/Report”
c. Minimum Equipment List (MEL) Management Program;

A MEL is required for each type and model of aircraft to be
operated, which provides for the operation of the aircraft, subject to
specified conditions, with particular equipment inoperative. This
list prepared by the applicant in conformity with, or more
restrictive than, the master minimum equipment list (MMEL)
52
SI 8900-6.3
November 2021
approved by the State of Design for the aircraft type, is tailored to the
applicant’s aircraft and installed equipment
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-54 ”Evaluation of Minimum Equipment List (MEL)’
Management Program”
d. Operation Control;
An operational control inspection has two primary objectives. The first

objective is for the inspector or team to ensure that the
certificate holder is in compliance with the minimum requirements of CASR
and the operations specifications (OpSpecs). The second objective
is for the inspector or team to ensure that the certificate
holder’s system of control provides positive assurance of public
safety. To make this determination, the inspector or team must
evaluate the operator to ensure that the following criteria are met:
a) Responsibility for operational control is clearly defined

b) An adequate number of operational control personnel are
provided
c) Applicable manuals contain adequate policy and guidance to
allow operational control personnel and flight crews to carry out their
duties efficiently, effectively, and with a high degree of safety
d) Operational control personnel are adequately trained,
knowledgeable, and competent in the performance of their duties
e) Flight control personnel and flight crews have been provided
with the necessary information for the safe planning,
control, and conduct of all flights
f) The certificate holder provides adequate facilities
g) The certificate holder performs all operational control
functions required by the regulations
h) The certificate holder performs all functions necessary to provide
adequate operational control in the environment in which
the operations are conducted
i) Adequate emergency procedures and contingency plans have
been formulated
53
SI 8900-6.3
November 2021
Applicable form:
 DGCA Form No.8400-04 “Operational Control Inspection

Checklist/Report”
e. Trip Record / Flight Documentation;
The primary objective of trip records inspections is for

inspectors to ensure that operators meet the regulatory requirements of
CASR Part 121 or 135, as applicable, for the proper use,
documentation, and retention of operational trip records.
Inspectors can evaluate trip records to reconstruct a particular
flight or a series of flights by examining flight plans, dispatch or
flight releases, loading and weight documents, weather documents, and
other related flight information retained by the certificate holder.
Trip record inspections includes an evaluation of the quality
of the recorded data, a check of the calculations for accuracy, and a
check of the certificate holder’s compliance with CASR and
company procedures.
Applicable form:
 DGCA Form No.8400-05 “Operations and Flight (Trip) Record

Inspections Checklist/Report”
f. Flight and Duty Time Record;

Operators must develop methods for recording and monitoring flight and
duty time for flight crew members to ensure that regulatory
limitations are not exceeded. Such a record keeping system should have
the following attributes:
1) Adequacy : The record keeping forms which the operator uses

are adequate for recording essential information which the DGCA
requires.
2) Practicality. The operator's method for recording flight time for individual
crew members should be easy for employees to use. Forms
which are developed for this purpose should be unambiguous and easy
to complete. If an operator uses ACARS or a similar system for reporting
flight and duty time, personnel should be properly trained in its use.
54
SI 8900-6.3
November 2021
3) Accessibility and Security. Data regarding flight and duty time should be
readily accessible to personnel which have responsibility for
monitoring compliance with various time intervals. Records
should be secure from tampering by unauthorized individuals.
4) Currency. Data available to personnel responsible for ensuring
that individual crewmembers do not exceed regulatory or
contractual requirements should be updated expeditiously. The
system used by the operator should provide that schedulers and/or flight
control personnel are immediately aware when daily totals may be
exceeded. Flight time totals from written crew logs must be expeditiously
transmitted to the scheduling or flight control office, so that
weekly and monthly totals, where required, may be promptly
updated.
5) Accuracy. The system should faithfully track daily flight and duty time
for Crew members, and accurately reflect totals for longer
prescribed time intervals.
6) Conformity. The records should reflect conformance with regulatory
flight and duty time limitations.
Applicable form:
 DGCA Form No.8400-06 “Air Operator Flight and Duty Time Record
Inspections Checklist/Report”
g. Training Program and Training Record (Flight crew, Flight Attendant,

and Flight Operations Officer);
Operations inspectors conduct training program inspections for

aircrew, flight attendant, and flight operations officer to ensure
that the certificate holder’s training program complies with
regulatory requirements and that instructional methods are effective.
Training program inspections involve five primary inspection areas to be
observed:
1) Training curriculums,
2) Courseware,
3) Instructional delivery methods,
4) Testing and checking methods, and
5) Training Record.
55
SI 8900-6.3
November 2021
Applicable form:
 DGCA Form No.8400-21 “Evaluation Training Program and Training
Record for Flight Crew”
Record for Flight Attendant.
Record for Flight Operation Officer”
h. Company check program (Check Pilot, FA, and FOO);
The objective of this task is to determine whether a company check program

(designated examiner) continues to meet the requirements for original
designation. Completion of this task results in a finding of
satisfactory or unsatisfactory performance. A finding of unsatisfactory
performance may lead to the cancellation of the examiner's designation.
In addition to the inspections, the following circumstances will also require
that an Inspector take appropriate action and document that action:
1) An examiner whose practical test passing rate exceeds 90 percent;

2) An examiner who conducts three or more complete practical
tests on a given day;
3) An examiner who tests a student trained by that examiner
without approval;
4) An examiner whose certification file error rate exceeds 10 percent;
5) An examiner who is the subject of a valid public complaint; or
6) An examiner who has been involved in an accident, incident,
or Directorate General of Civil Aviation (CASR) violation.
Applicable form:
 DGCA Form No.8400-24 “Evaluation of Company Check pilot program
 DGCA Form No.8400-25 “Evaluation of Company Check Flight
Attendant program
 DGCA Form No.8400-26 “Evaluation of Company Check FOO program
i. Cockpit en-route inspections.
The primary objective of cockpit en route inspections is for

an inspector to observe and evaluate the inflight operations of a
56
SI 8900-6.3
November 2021
certificate holder within the total operational environment of the air

transportation system. En route inspections are one of the
most effective methods of accomplishing air transportation surveillance
objectives and responsibilities. These inspections provide the DGCA with an
opportunity to assess the following elements of the aviation system that are
both internal and external to an operator:
1) Elements of the aviation system which are internal to the operator and
can be observed during cockpit en route inspections include:
 Crewmembers
 Operator manuals and checklists
 Use of MEL's and CDL's
 Operational control functions (dispatch, flight-following, flight-
locating)
 Use of checklists, approved procedures, and safe operating practices
 Crew coordination/cockpit resource management
 Cabin safety
 Aircraft condition and servicing
 Training program effectiveness
2) Elements of the aviation system which are external to the

operator and can be observed during en route inspections include:
 Airport surface areas
 Ramp/gate activities
 Airport condition and construction
 Aircraft and vehicle movements
 ATC and airway facilities
 ATC and airspace procedures
 Instrument Approach Procedures (IAP's), SID's, and STAR's
 Navigational aids
 Communications
Applicable Form
 DGCA Form No.8400-09 “Air Operator Cockpit Enroute Inspection
Checklist/Report”
j. Cabin en-route inspections.
57
SI 8900-6.3
November 2021
Cabin en-route inspections are conducted to assess the level of cabin safety
in air transportation by the direct observation and evaluation
of operations conducted in the aircraft cabin.
Applicable Form
 DGCA Form No.8400-10 Air Operator Cabin Inspection Checklist/Report
k. Station facility inspections.
Inspectors conducting station facilities inspections will encounter a wide

range of situations and operational conditions. Types of stations may vary
from a large facility with a permanently assigned station manager,
numerous employees, and various departments, to a facility consisting of
one employee and a counter. A station facilities inspection may be
conducted to provide for an overall view of the operator's operation or it
may be focused on a specific area of interest. Whenever possible,
inspections should be conducted when actual departure or arrival
operations are in progress, in order to obtain an overview of the operation
of the station and the effectiveness of the equipment, services, procedures,
and personnel utilized. The direction and guidance provided in this section
is general in nature, not all of which may be appropriate in a given
situation.
Applicable Form
 DGCA Form No.8400-11 Air Operator Station Facility Inspection
Checklist/Report
l. Ramp inspections
Ramp Inspections are planned inspections carried out at ramp to verify the
compliance of laid down standards and regulations during operation of
commercial air operators. This inspection is carried out by a team of
inspectors from Operations and Airworthiness covering respective area as
per standard checklist.
Applicable Form
 DGCA Form No.120-13 Ramp Inspection Checklist
58
SI 8900-6.3
November 2021
m. Flight Crew Member Proficiency and Competency Check Inspection
This inspection area applies to the knowledge, ability, and proficiency of

the flight crew member receiving the proficiency or competency check, as
demonstrated by his performance during a series of required maneuvers
and flight regimes
Applicable Form
 DGCA Form No.8400-13 Air Operator Pilot/FE Proficiency Check Report
3. Safety (SMS)
An safety specialist (Airworthiness or Operations) audit or surveillance will

review one or more of the following areas:
a. Safety management system (SMS) manual;

Certificate holders shall develop and maintain SMS Manual, the SMSM shall
document all aspects of the SMS, and its contents shall include the following:
1) Safety policy and objective

 Management commitment and responsibility
 Safety accountabilities
 Appointment of key safety personnel
 Coordination of emergency response planning
 SMS documentation
2) Safety risk management

 Hazard identification
 Safety risk assessment and mitigation
3) Safety assurance
 Safety performance monitoring and measurement
 Management of change
 Continuous improvement of the SMS
4) Safety promotion
 Training and education
 Safety communication
59
SI 8900-6.3
November 2021
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-90 ”Evaluation Manual and Implementation of
Safety Management System” Part I
b. SMS implementation (hazard identification and risk management);
Certificate holders ensure implementation of SMS comply with SMS Manual

 Gap analysis
 SMS implementation plan
 Safety performance indicator
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-90 ”Evaluation Manual and Implementation of
Safety Management System” Part II
c. Flight data analysis (FDA);

1) Each service provider, especially an air carrier operating an aircraft of a
maximum certificated take-off mass in excess of 27.000kg shall establish
hand maintain a flight data analysis program as part of its safety
management system.
2) An air carrier may contract its flight data analysis program to a third party
provided it retains overall responsibility for maintenance of the program.
3) A flight data analysis program shall be non-punitive and contain adequate
safe guards to protect the source(s)of the data.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-95 ”Flight Data Analysis Program Surveillance
Checklist/Report”
d. SMS Reporting System;
1) The reporting of occurrences which endangered or which, if not corrected

or addressed, would endanger an aircraft, its occupants, any other
person, equipment or installation affecting aircraft operations; and there
porting of other relevant safety related information in that context.
2) Analysis and follow-up action in respect of reported occurrences and
other safety-related information;
60
SI 8900-6.3
November 2021
3) The protection of aviation professionals;

4) Appropriate use collected safety information; and
5) The dissemination of anonymous information to interested parties for the
purpose of providing such parties with the information they need in order
to improve aviation safety.
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-98 ”Evaluation of SMS reporting system”
e. Internal Audit Process Including the contractors;
Certificate holders shall develop and maintain the means to verify the safety
performance of the organization and to validate the effectiveness of safety risk
controls.
Internal audit process is one means to monitor compliance with safety
regulations, the foundation upon which SMS is built, and assess the
effectiveness of these safety risk controls and the SMS.
The certificate holder shall establish a quality system to ensure continuing
compliance with the regulation through an internal Quality Management
System ensuring the monitoring of all the processes including those
implemented by its contractors and suppliers
Applicable form:
 DGCA Form No. 120-97 ”Evaluation of Internal Audit process including
the contractors”
4. Quality Management System

a. Quality assurance organization and management
The Quality Management System that provides for the auditing of the
management system, and of operations and maintenance functions, to
ensure the organization is:
1) Complying with applicable regulations and standards;

2) Satisfying stated operational needs;
3) Identifying areas requiring improvement;
4) Identifying hazards to operations;
5) Assessing the effectiveness of safety risk controls.
61
SI 8900-6.3
November 2021
6) Appointment of a manager with appropriate qualifications, authority and

independence that is responsible for:
7) Ensuring communication and coordination with operational managers in
the management of operational risk
8) Process for management review of significant issues
9) Evaluations of Quality Management System
Applicable form:
DGCA Form No. 120-83 ” Evaluation of Quality assurance organization and

management”
b. Audit program
The audit program that provides for the auditing to ensure:
1) Audit planning process and resources
2) The process to ensure significant issues arising from the Quality
Management System are subject to management review.
3) The means for disseminating information from the Quality Management
System to management and non-management operational personnel as
appropriate to ensure an organizational awareness of compliance with
applicable regulatory and other requirements.
4) The audit planning process and sufficient resources, including auditors,
to ensure audits are:
 Scheduled at intervals to meet regulatory and management system
requirements;
 Completed within a specified time period.
Applicable form:
DGCA Form No. 120-84 ” Evaluation of Audit Program”
c. Auditors training and qualification program

The training and qualification program that ensures auditors that conduct
auditing under the Quality Management System :
62
SI 8900-6.3
November 2021
1) Have the knowledge, skills and work experience needed to effectively

assess areas of the management system and operations that will be
audited;
2) Maintain an appropriate level of current audit experience;
3) Complete initial and continuing auditor training that provides the
knowledge and understanding necessary to effectively conduct audits
Applicable form:
DGCA Form No. 120-85 ” Evaluation of Auditors training and qualification

program”
d. Process for addressing Findings

The process for addressing findings that result from audits conducted under
the Quality Management System , which ensures:
1) Identification of root cause(s);

2) Development of corrective action as appropriate to address findings;
3) Implementation of corrective action in appropriate operational area(s)
4) Evaluation of corrective action to determine effectiveness.
Applicable form:
DGCA Form No. 120-86 ” Evaluation of Process for Addressing Findings”
e. Quality and audit record

Ensuring quality and audit record are maintained and recommendations
effective implementation
Applicable form:
DGCA Form No. 120-87 ” Evaluation of Quality and Audit Record”
63
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER VI. SURVEILLANCE PROGRAM
1. Introduction
A surveillance program may be based on the need to conduct routine and

ongoing surveillance or the need to conduct special emphasis surveillance as a
result of certain events such as accidents, related incidents, related violations,
and strikes.
PAI/ POI should responsible with surveillance program, surveillance program

should determine objectives, evaluate the resources available, and determine
the specific types and numbers of inspections to be conducted in support of that
program.
DGCA surveillance area are similar with the audit area, frequency surveillance
area will developed base on risk base analysis, characteristic operators and
previous audit report and surveillance report.
After the inspection data has been reported, an evaluation of the information
obtained from inspection reports and related sources must be conducted. The
purpose of this evaluation is to identify the areas of concern and note areas
such as the following: Noncompliance with regulations or unsafe operating
practices
 Both positive and negative trends
 Isolated deficiencies or incidents
 Causes of noncompliance, trends, or isolated deficiencies
2. Objective of Surveillance Programs
The primary objective of surveillance is to provide the DGCA, with an accurate,

real time, and comprehensive evaluation of the safety status of the air
transportation system. This surveillance program objective is accomplished by
inspectors performing the following:
 Determining each operator's compliance with regulatory requirements and
safe operating practices;
 Detecting changes as they occur in the operational environment;
 Detecting the need for regulatory, managerial, and operational changes;
 Measuring the effectiveness of previous corrective actions.
64
SI 8900-6.3
November 2021
3. Frequency of Surveillance
When planning a surveillance program, a PAI/ POI should determine the

program objectives, evaluate the resources available, and determine the specific
types and numbers of inspections to be conducted based on risk based
approach Chapter 7 in support of that program.
As minimum, table 6-1, 6-2, 6-3 and 6-4 illustrates typical inspections and its
frequency per cycles. The cycle may be varied for each operator. The duration
of cycle of the surveillance is determined by result of the risk based analysis on
Chapter 7 which are varied in the specific periods of 6 months, 12 months, or
18 months per cycle.
Table 6-1 Typical Surveillance of Airworthiness
Frequency DGCA Form
No. Area
per cycle Number
1 Management and administration; 1 120-15
2 Approvals, Manual and Procedure;
 Company Maintenance Manual 120-32
 Operations Specification 1 120-16
 Minimum Equipment List 120-34
 Publication/ Library 120-53
3 Training Program and Record
1 120-52
(Maintenance personnel);
4 Maintenance Record System;
 AD Compliance 120-41
1
 Record System 120-42
 Major repair and alteration 120-47
5 Maintenance Facilities;
 Maintenance facility 1 120-51
 Fueling and servicing 120-48
6 Maintenance Contractual Arrangement; 1 120-43
7 Minimum Equipment List (MEL)
1 120-54
Management program;
8 Maintenance Program;
 Maintenance Program 120-33
 Aging Aircraft Program 120-49
1
 Weight and Balance 120-35
 Maintenance Inspection System & 120-44
RII
9 Maintenance Process Inspection; 1 120-50
10 Continuing Analysis and Surveillance
Program; 1
 CASP 120-45
65
SI 8900-6.3
November 2021
 Reliability Program 120-36

11 Reporting Procedure and SDR Evaluation 1
 Reporting Procedure and SDR 120-46
 Mechanical Interruption Summary 43-03
Report
12 Ramp Inspection 1 120-13
Table 6-2 Typical Surveillance of operations.

DGCA Form
Frequency per cycle
No. Area Number
A B C
1 Management and Administration 1 1 1 120-15
2 Manual Inspection 120-31
 Publication/Library, 120-34
 Operation Manual See Explanation 120-16
 Aircraft Documentation; 120-53
8400-19
3 Minimum Equipment List (MEL)
1 1 1 120-54
Management Program
4 Operation Control; 1 1 1 8400-04
5 Trip Record / Flight
1 1 1 8400-05
Documentation
6 Flight and duty time records; 1 1 1 8400-06
7 Training Program and Training
Record (Flight crew, Flight
Attendant, and Flight Operations
Officer); 8400-21
(each group of aircraft of similar 1 1 1 8400-22
type): 2 2 2 8400-23
a. Ground Training
b. Simulator and or Flight Training
8 Company check program (Check 8400-24

Pilot, FA, and FOO) 1 1 1 8400-25
8400-25
9 Cockpit Enroute Inspection 3 2 N/A 8400-09
If
10 Cabin Enroute Inspection 2 N/A 8400-10
Applicable
11 Station facility inspection; 2 1 1 8400-11
12 Ramp Inspection 3 2 1
13 Flight Crew Member Proficiency and
Competency check (inspections must 3 1 1 8400-13
be distributed evenly on each group);
66
SI 8900-6.3
November 2021
Remark:
A : Flag, Domestic and Commuter Operation
B : Supplemental Operation
C. : Charter and others
Inspection Classification:
 Main Base : 1,2,3,4,5,6,7
 Out base : 9,10,11,12
 Others : 8,13
The term ‘group of aircraft of similar type’ is defined as follows:
 For tuRBSjet or tuRBSfan airplane, will be divided into two groups, i.e. “Wide
Body Airplane” and “Narrow Body Airplane”.
 All propeller driven airplane, either piston or turbine powered, single or multi
engine will fall into one group, i.e. “Propeller Airplane”.
 All helicopter, either piston or turbine powered, single or multi engine will fall
into one group, i.e. “Helicopter”.
Explanation table 6-2 for Area Number 2. Manual Inspection
 A complete review of the operations manual, publication/library, aircraft

documentation MEL, cabin crew manual, flight dispatch manual, other related
manuals shall be accomplished once every 2 (two) years. All changes to
manuals shall be routed by the operator through the POI for concurrence.
Explanation table 6-2 for Area Number 7. Training Program and Training
Record (Flight crew, Flight Attendant, and Flight Operations Officer).
 Approved training manuals covering all types of training conducted by each

operator – ground, simulator and flight must be reviewed for content and
currency within 2 (two) years. All proposed modifications or additions to
training programs must be routed through the DGCA for concurrence. One
ground training course (crew members or dispatcher), two simulators training
periods (flight crew), or two flight training periods (crew member) in case
simulator training periods are not available, or a combination of one simulator
training period and one flight training period, must be observed cyclically for
67
SI 8900-6.3
November 2021
each aircraft type of group aircraft of similar type operated by operator. This is
to ensure compliance with approved training manual and with company
procedures and policies.
Explanation table 6-2 for Area Number 9. Cockpit Enroute Inspection
1. For operator holding AOC 121:

a. Domestic and Flag air carriers: 3 inspections per year per-type of airplane or
group of airplane of similar type operated by operator.
b. Supplemental air carrier: twice inspections per year per-type of airplane or
group of airplane of similar type operated by operator.
a. Commuter air carrier: three inspections per year inspections per type of
airplane or group of airplane of similar type operated by operator.
b. Charter air carrier or operated exclusively for VIP: Not Applicable.
Explanation table 6-2 for Area Number 10. Cabin Enroute Inspection

a. Domestic and Flag air carriers: twice inspection cyclically per type of
airplane or group of airplane of similar type operated by operator.
b. Supplemental air carrier: 1 (one) inspections cyclically (if applicable) per type
of airplane or group of airplane of similar type operated by operator.
a. Commuter air carrier (with Flight Attendant): twice inspection cyclically per
type of aircraft of group of aircraft of similar type operated by operator.
b. Charter air carrier (with flight attendant) is 1 (one) inspection cyclically per
type of aircraft or group of aircraft of similar type operated by operator.
c. Aircraft with seating of 10 or less or operated exclusively for VIP: Not
Applicable
Explanation table 6-2 for Area Number 11. Station facility inspection;
a. Domestic and Flag air carriers: Station Facility Inspections must be
conducted cyclically at a minimum of 3 (three) different stations used by
each operator, or as many stations used by the operator if the number are
68
SI 8900-6.3
November 2021
less than 3 (three). The station facility inspection may be conducted with
different area of destinations (domestic, regional, international).
b. Supplemental air carrier: Station Facility Inspections must be conducted
cyclically at a minimum of one station used by each operator, considering
the fact that most of supplemental operators used only its main base as
station facility.
a. Commuter air carrier: Station Facility Inspections must be conducted
cyclically at a minimum of 2 (two) different stations used by each operator,
or as many stations used by the operator if the number are only one.
b. Charter air carrier: Random Station Facility Inspections must be
conducted cyclically at a minimum of one station used by each operator,
considering the fact that most of charter operators used only its main base
as station facility.
Explanation table 6-2 for Area Number 12. Ramp Inspection

a. Domestic and Flag air carriers: three inspections cyclically must be
performed for each operator. In the case of operator having more than one
aircraft group, the minimum number of inspections must be distributed
evenly on each group.
b. Supplemental air carrier: Minimum of 2 (two) inspections cyclically must
be performed for each operator. In the case of operator having more than
one aircraft group, the minimum number of inspections must be
distributed evenly on each group.

a. Commuter air carrier: Minimum twice inspections cyclically must be
performed for each operator. In the case of operator having more than one
b. Charter air carrier: Minimum of one inspection cyclically must be
performed for each operator.
69
SI 8900-6.3
November 2021
Explanation table 6-2 for Area Number 13. Flight Crew Member Proficiency
and Competency check
1. For operator holding AOC 121: A minimum three inspections cyclically must
be performed on each operator. In the case of operator having more than one
2. For operator holding AOC 135: A minimum of one inspection cyclically must
be performed on each operator.
Table 6-3 Typical Surveillance of Safety (SMS)

Frequency DGCA Form
No. Area
per cycle Number
1 Safety management system (SMS)
1 120-90 Part I
manual;
2 SMS implementation 1 120-90 Part II
3 Flight data analysis (FDA) - If
1 120-95
Applicable;
4 SMS Reporting System; 1 120-98
5 Internal audit process including the 1 120-97
contractors.
Table 6-4 Typical Surveillance of Quality Management System

Frequency DGCA Form
No. Area
per cycle Number
1 Quality assurance organization and
1 120-83
management
2 Audit Program 1 120-84
3 Auditors training and qualification
1 120-85
program
4 Process for addressing Findings 1 120-86
5 Quality and audit record 1 120-87
4. SURVEILLANCE PLANNING AND EVALUATION RESPONSIBILITIES
The organizational elements within the DGCA which are responsible for
ensuring that comprehensive surveillance programs are to be developed and
maintained are as follows:
a. Directorate of Airworthiness and Aircraft Operations (DAAO)
 Sub Directorate Airworthiness for airworthiness and safety (SMS) areas.
 Sub Directorate Aircraft Operations for operations and safety areas.
70
SI 8900-6.3
November 2021
b. Principal Airworthiness Inspectors, PAIs

c. Principal Operation Inspectors, POIs
a. Directorate of Airworthiness and Aircraft Operations (DAAO)

The Directorate of Airworthiness and Aircraft Operations has the primary
responsibility for establishing programs.
b. Sub Directorate Aircraft Operation and Sub Directorate Airworthiness

The roles and responsibilities of each Deputy Director regarding Surveillance
Program are described as follows:
1) Developed surveillance which are :
Approve any deviations from the approved surveillance plan based
on, as recommended by POI/PAI.
2) Primary responsibility for the implementation of surveillance programs for
operations, airworthiness and safety (SMS) areas. If there is a
surveillance programs are not implemented due to :
a) Pandemic
b) Limitation of financial budgeting
c) Limitation of qualified personnel for conducting the surveillance
The remote surveillance methods will be selected. The conducting of a

remote surveillance should considered at least the following elements :
− Meetings by means of teleconference, including audio, video and

data sharing
− Documents evaluation process by means of remote access
− Offsite inspection process to verify the result of document evaluation
process, providing the evidence, visual livestream video and audio
access to facilities, stores, equipment, tools, process operation, etc
− Ensuring the security and confidentiality of the data are maintained
throughout the surveillance activities.
3) Plays a key role in developing effective surveillance programs and is
responsible for ensuring that Principal Operations Inspectors or Principle
Maintenance Inspector conducting effective surveillance.
4) Ensuring that these programs provide high quality surveillance data.
71
SI 8900-6.3
November 2021
5) Assigning available inspectors to conduct the necessary inspections;

providing on the job training for assigned inspectors; and for supervising
assigned inspectors for efficiency and effectiveness.
c. Principle Airworthiness Inspectors (PAI) and Principle Operation

Inspectors (POI)
PAIs and POIs are the primary surveillance program planners in the DGCA since
they are the focal point for all technical matters between the DGCA and the AOC
holder.
PAIs and POIs must ensure that there are periodic reviews of all aspects of the
AOC holder's operations. They must specifically determine the operator's
compliance status by establishing effective surveillance programs, and
evaluating previous surveillance data and other related information.
PAIs and POIs must establish a continuing program for evaluating surveillance
data to identify trends and deficiencies and to decide upon and take appropriate
courses of action.
Individual PAIs and POIs are responsible for conducting inspections in
accordance with the direction, guidance, and procedures. A primary
responsibility of each inspector is to report inspection results in a clear, concise,
and factual manner.
72
SI 8900-6.3
November 2021
CHAPTER VII RISK BASE SURVEILLANCE (RBS)
1. INTRODUCTION
The typical of surveillance program that performed by DAAO office is explained
in Chapter VI of this Staff Instruction. The frequency of surveillance area will be
developed by risk base analysis, characteristic operators and previous audit
report and surveillance report. This risk base analysis is one of process to
determine RISK BASE SURVEILLANCE. Risk Based Surveillance (RBS) is
defined as one way of performing oversight, where planning is driven by
combination of risk profile and deviation event; and execution focuses on the
management of risks, besides ensuring compliance. Oversight means the
verification, on a continuous basis that the requirements on the basis of which
a certificate has been issued or the requirements in respect of which a
declaration has been made, continue to be complied with.
RBS combines the two processes of planning and execution, as a Figured 7.1,
Risk Based Surveillance Overview.
a. Planning process is coming from the prioritization of activities takes place
on the analysis of the information available from the risk profile and the
overall deviation event, which includes:
 the specific nature of the organization;
 the complexity of its activities;
 the safety performance indicators (SPI)
 the outcome of aircraft ramp check and previous oversight, such as
audit/certification, special audit, and surveillance;
 Deviation event from mandatory occurrence report, which includes the
number of accident/incident, SDR, MISR.
The above should be combined with contextual information coming from
many sources of intelligence, such as isolated events, reorganization,
retirement of key employee, reported occurrences, financial health etc.
Furthermore, it is worth noting that the resulting outcome is rather
dynamic.
Choice of cycle length and audit interval may be driven by availability of
resources. Possible, no exhaustive, approaches can be each operator taken
individually, the cycle length is derived from its risk profile; then, for each
area (e.g. training, dangerous goods, organization’s management system) the
audit interval is derived from an evaluation of the risks in that area; or
73
SI 8900-6.3
November 2021
b. During the execution process, attention is paid to both compliance and risk
management because compliance remains the basic element to ensure safe
operations, whereas risk management looks at the effectiveness of the
activities put in place to achieve the safety objectives.
The outcome of the oversight is considered: for quick response to safety
performance issues in the short term (planning), if needed; and for adjusting
the risk profile in the longer term.
For each operator, RBS parameters should be continuously monitored at an
appropriate frequency in order to identify any trend and to review the oversight
programme, its cycle and the safety objectives.
74
SI 8900-6.3
November 2021
Figured 7.1 Risk Based Surveillance Overview
75
SI 8900-6.3
November 2021
Figured 7.2 Oversight System Looping
76
SI 8900-6.3
November 2021
2. DEVELOPING RISK BASE SURVEILLANCE (RBS)

The RBS planning methodology for each air operator uses a combination of the
following two values: the risk indicator (Idr) and the exposure indicator (IdE).
The risk indicator of an air operator is derived from the application of the
operator's risk profile to the determination of its risk characteristic according
to risk factors predetermined from combination of compliance and deviation event
in the previous 2 years. Compliance is outcome of aircraft ramp check and
previous oversight, such as audit/certification, special audit, and surveillance.
Deviation event is determined by the number of accident/incident, SDR, MISR.
Risk indicator is the numerical expression of operator's risk profile.
The exposure indicator of an air operator is determined by the size and
complexity of its operations. The exposure indicator is the numerical
representation of the air operator's exposure to risk.
The combination of risk indicator and exposure indicator is used to determine
the type, sample size and frequency of oversight that should be conducted on
each air operator in a specified time period.
The inspector should use the RBS planning to record the information needed to
determine the risk indicator and exposure indicator, and the tool will calculate
the intensity of oversight and the size of the sample to be examined.
a. Determination of risk indicator
The risk indicator is obtained from a combination of risk data collected from
outcome aircraft ramp check, previous oversight and deviation event. This
indicator is a representation of the probability of risks being adequately
managed by the air operator.
The risk indicator is the numerical representation of the changes and/or

circumstances associated with an air operator's potential for unsafe
conditions or regulatory non-compliance. Calculation of risk indicators are
determined according the equation (1) below :
= − +
(1)
Where :
= risk indicator
= compliance indicator
= improvement indicator
= deviation indicator
77
SI 8900-6.3
November 2021
 Compliance Indicator
= 1− × 75%
(2)
Where :
= +
= !" !#$ , ! $&' #( , ! ) # #$ *

( (+
,-
! = ./!0ℎ2!30 456278 74 4!3 !30 652/078!/9
Finding Categories :;
Non-Compliance 50%
Non-Conformance 35%
Non-Adherence 15%
= " #$ , $&' #( , ) # #$ *
= <253 58 =/>!52!73 74 ?7@AB!536/ 3 765278
 Deviation Indicator
∑ D EFF , GHI , JKGI

= +
L725B B!0ℎ2 ?M6B/
(3)
Where :
D = ./!0ℎ2!30 456278 74 />!52!73 652/078!/9
= <253 58 =/>!52!73 74 =/>!52!73 3 !65278
Deviation Categories N;
Accident/Serious Incident/Incident 50%
Service Difficulty Report (SDR) 35%
Mechanical Interruption Summary Report (MISR) 15%
78
SI 8900-6.3
November 2021
 Improvement Indicator
NR- NS- + ⋯ +NRR NSR + NR- NU- + ⋯ +NRR NUR

F = P V × 25%
NS + NU
(4)
Where :
NU = xYZZ , x[\] , x^_[]
NU = Total Number of deviation Accident, Serious Incident, Incident; SDR ; MISR

R
NS = "xxyUz{ , x|y}~•z€€xR•• , x|‚••zx€ xyUz{ *

SzRUzRƒ|
z-
NS = Total Number of findings audit; surveillance; special audit
NR = weighting factor of Corrective Action has been performed by the operator
The risk indicator results from a profile developed from and which would be
aggregated into a scoring system expressed in the following five (5) risk
categories of the air operator according to the range of the score determined
by inspectors during oversight:
1. very low risk profile of the air operator;
2. low risk profile of the air operator;
3. moderate risk profile of the air operator;
4. high risk profile of the air operator;
5. very high risk profile of the air operator.
The first operator risk profile is determined and is obtained through a

weighted scoring system and can reach a result between below zero (-0) and
one hundred (100) points when applying the risk factors. This value will be
used in the calculation of the risk indicator, by applying the criteria of Table
7.1.
Table 7.1 – Risk indicator (IdR) of the air operator

Category of air
IdR operator represented Definition
ORP result
value in risk profile (ORP)
≥ 85 ≤ 100 1 Very low ORP Very low probability that risk is
being adequately managed
79
SI 8900-6.3
November 2021
≥ 75 < 85 2 Low ORP Low probability that risk is being

adequately managed
≥ 60 < 70 3 Moderate ORP Moderate probability that risk is
≥ 35 < 60 4 High ORP High probability that risk is being
adequately managed
> 0 < 35 5 Very high ORP Very high probability that risk is
The results of all oversight activities is collecting from online database Portal
of DAAO, those oversight data are to determine at any time the score of the
risk parameter related to regulatory compliance for each air operator.
Likewise, a database would be available to identify which part of the
requirement is presenting findings based on the established coding and its
impact on the safety risk in terms of the associated hazard.
The DAAO shall use the result of this assessment in the decision-making
process and to follow up on deficiencies identified in surveillance and/or
audits conducted under the risk-based safety oversight programme.
b. Determination of exposure indicator
The exposure indicator of an air operator is determined by the size and
complexity of its activities. The exposure indicator is the numerical
representation of the air operator's exposure to risk and the likelihood that
the consequences of those risks will materialize. This indicator is
determined according to:
- the annual number of flights;
- the number of employess;
- the number of aircraft;
- the number of aircraft models;
- the number of destinations;
- international operations;
- average age of the fleet; and
- number of domestic bases.
The exposure indicator of the air operator is calculated by sum up the

value in each criteria as shown in the Table 7.1 by the equation (5) :
Š= FI‹ (5)
Where :
Š = exposure indicator function
80
SI 8900-6.3
November 2021
FI‹ = value of criteria rating
Table 7.1 – Exposure indicator of the air operator, scoring system

Criteria Rating Value
Number of annual flights More than 45000 = 3 points 3
4000 to 45000 = 2 points 2
Less than 4000 = 1 point 1
1 to 10 = 1 point
Number of employees 10 to 100 = 2 points
Number of aircraft More than 10 = 3 points
4 to 10 = 2 points
Less than 4 = 1 point
Number of aircraft models More than 5 = 3 points
2 to 5 = 2 points
Number of destinations More than 50 = 3 points
11 to 50 = 2 points
International operations Yes = 2 points No =
1 point
Average fleet age More than 15 = 3 points
5 to 15 = 2 points
Number of domestic bases 2 to 10 = 2 points
More than 10= 3 points
Total score
Once the assignment of values is finished, add the values in the right
column and use Table 7.2 to obtain the exposure indicator.
Table 7.2 – Determination of the exposure indicator, in letters

Total score
Description Letter
Table 7.1
≥ 8 < 10 Very low impact on the aviation system. A

Very low exposure to hazards.
≥ 10 < 12 Low impact on the aviation system. Low B

exposure to hazards.
≥ 12 < 14 Moderate impact on the aviation system. C

Moderate exposure to hazards.
≥ 14 < 16 High impact on the aviation system. High D

exposure to hazards.
≥ 16 ≤ 24 Very high impact on the aviation system. E

Very high exposure to hazards.
81
SI 8900-6.3
November 2021
c. Determination of the frequency

The combination of risk indicator and exposure indicator is used to
determine the frequency and scope of surveillance that should be conducted
on each air operator in a specific time period. It is also used to modify the
frequency and scope of RBS in real time and on a continuous basis. This
expressed in Figure 7.3 Strategic Oversight Based on Risk (Frequency of
Oversight).
In the area of air operator, the DGCA will inspect within area that specified
in Chapter V.
The oversight frequency applicable to each air operator is determined using

the risk-based oversight (RBS) planning Excel spreadsheet, on the basis of
the risk indicator and exposure indicator, and using Table 7.3 below.
According to the result, the level of intensity may be rigorous (6 months),
normal (12 months) or reduced (18 months), thus establishing the frequency
of oversight.
Table 7.3 – RBS Frequency Determination Matrix
Risk indicator
RBS frequency (FIdR)
Very high High Moderate Low Very low
Exposure indicator 5 4 3 2 1
(FIdE)
Very E 5E 4E 3E 2E 1E
high
High D 5D 4D 3D 2D 1D
Moderat C 5C 4C 3C 2C 1C
e
Low B 5B 4B 3B 2B 1B
Very low A 5A 4A 3A 2A 1A
RBS intensity
level
Rigorous Normal Reduced
RBS frequency 6 12 18 months

months months
82
SI 8900-6.3
November 2021
d. Determination the scope of oversight

The scope of oversight will be determined from sufficient safety data, which
will be used to determine the areas of greatest safety concern or need,
through the processing and analysis of all safety information that
unequivocally points to this situation and once undesirable trends have
been identified, it will proceed to design inspections, audits and surveys
focused on the areas where the consequences of risks are most likely to
materialize. In view of this, the DAAO shall require the implementation of
appropriate measures, continuous improvement of safety performance, and
early control of events that could potentially be catastrophic and cause
damage and fatalities.
83
SI 8900-6.3
November 2021
Figured 7.3 Strategic Surveillance Based On Risk (Frequency of Surveillance)
84
LAMPIRAN I KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA
TANGGAL : 26 NOVEMBER 2021
PETUNJUK TEKNIS
SI 8900-6.3
Prosedur Audit dan Surveilans Bagi Pemegang
Sertifikat Operator Pesawat Udara (AOC)
Amandemen : 3
Tanggal : 26 November 2021
REPUBLIK INDONESIA – KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
DIREKTORAT JENDERAL PENERBANGAN SIPIL
JAKARTA – INDONESIA
SI 8900-6.3
November 2021
DAFTAR CATATAN AMANDEMEN
Amandemen No. Tanggal terbit Referensi
KP 057 Tahun 2018, Tanggal

Amdt 0 6 Maret 2018
6 Maret 2018
Amdt 1 9 Oktober 2019
9 Oktober 2019
Amdt 2 26 November 2021
26 November 2021
i
SI 8900-6.3
November 2021
DAFTAR ISI
DAFTAR CATATAN AMANDEMEN ............................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................iv
BAB I – DEFINISI ....................................................................................... 1
BAB II – KEBIJAKAN AUDIT, SURVEILANS, DAN INSPEKSI ....................... 7
1. Tujuan .................................................................................................. 7
2. Persetujuan ........................................................................................... 7
3. Jenis Audit ............................................................................................ 8
4. Matriks Tingkat Cakupan dan Otoritas Penyelenggara (CA) ................... 9
5. Kegiatan Audit ...................................................................................... 9
6. Koordinasi ........................................................................................... 10
7. Lingkup dan Kedalaman ..................................................................... 10
8. Pengamatan/Surveilans. ..................................................................... 10
9. Kegiatan Surveilans............................................................................. 10
10. Inspeksi .............................................................................................. 14
11. Frekuensi Audit dan Surveilans .......................................................... 15
12. Unit Kontrol ........................................................................................ 18
13. Kualifikasi ........................................................................................... 18
14. Inkonsistensi - Pengesahan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara . 18
15. Kerahasiaan ........................................................................................ 19
16. Laporan Paralel ................................................................................... 19
BAB III - PROSEDUR UMUM AUDIT, SURVEILANS DAN PEMERIKSAAN . 20
1. Kelas Audit dan Inspeksi ..................................................................... 20
2. Pra-Audit............................................................................................. 22
3. Rencana Audit..................................................................................... 26
4. Dokumentasi Pra-Audit ....................................................................... 28
iv
SI 8900-6.3
November 2021
5. Rapat Tim Pra-Audit ............................................................................ 29
6. Audit Fisik .......................................................................................... 29
7. Pasca-Audit ......................................................................................... 37
8. Tindak Lanjut Audit/ Surveilans/ Inspeksi ......................................... 38
9. Laporan dan Pencatatan Audit………………………………………………….40
BAB IV - ANALISIS AKAR PENYEBAB DAN TINDAKAN KOREKTIF ........... 43
1. Akar Masalah ...................................................................................... 43
2. Tindakan Korektif................................................................................ 46
BAB V – AREA AUDIT, SURVEILANS DAN INSPEKSI ............................... 49
1. Kelaikudaraan ..................................................................................... 49
2. Operasi ............................................................................................... 55
3. Sistem Manajemen Keselamatan (SMS) ............................................... 64
4. Sistem Jaminan Mutu (QMS) .............................................................. 67
BAB VI - PROGRAM SURVEILANS ........................................................... 65
1. Pengantar ............................................................................................ 70
2. Tujuan Program Surveilans ................................................................. 70
3. Frekuensi Surveilans ........................................................................... 71
4. Tanggung Jawab Rencana Surveilans dan Evaluasi ............................ 77
BAB VII – SURVEILANS DASAR RISIKO (RBS) ......................................... 80
1. Pengantar ............................................................................................ 80
2. Pengembangan Risk Base Oversight (RBS) .......................................... 84
v
SI 8900-6.3
November 2021
BAB I. DEFINISI
Terminologi berikut khusus untuk prosedur audit dan pengamatan (Surveilans)

untuk pemegang AOC:
• Persetujuan Tambahan/Amandemen adalah perluasan ruang lingkup

persetujuan yang ada.
• Audit adalah pemeriksaan yang terjadwal, sistematis dan mendalam terhadap

prosedur, fasilitas, personel dan dokumentasi organisasi penyediajasa
Penerbangan untuk melihat tingkat kepatuhan terhadap ketentuan dan
peraturan yang berlaku.
• Surveilans adalah kegiatan penelusuran yang mendalam atas bagian tertentu

dari prosedur, fasilitas, personel, dan dokumentasi organisasi penyedia jasa
Penerbangan dan pemangku kepentingan lainnya untuk melihat tingkat
kepatuhan terhadap ketentuan dan peraturan yang berlaku.
• Kegiatan audit adalah kegiatan dan prosedur yang dimana informasi yang
diperoleh untuk digunakan memverifikasi kesesuaian auditee dengan
peraturan dan standar yang berlaku. Kegiatan tersebut dapat mencakup, tetapi
tidak terbatas pada: wawancara, pengamatan, inspeksi dan peninjauan file dan
dokumen.
• Auditee adalah Badan usaha angkutan udara selaku pemegang Sertifikat
Operator Pesawat Udara yang menjadi objek pengawasan keselamatan
penerbangan.
• Temuan Audit adalah penentuan ketidaksesuaian suatu produk, proses,

praktik, atau prosedur atau karakteristiknya terhadap peraturan atau standar
tertentu. Ini akan didokumentasikan pada Formulir Temuan Audit.
• Manajer audit adalah individu, yang ditunjuk oleh Direktorat Jenderal

Perhubungan Udara, yang bertanggung jawab atas perencanaan dan
pelaksanaan audit, termasuk pembuatan laporan audit.
• Anggota Audit adalah individu yang ditunjuk oleh masing-masing direktorat

untuk berpartisipasi dalam Kelaikudaraan atau Operasi atau bagian
keselamatan dari audit.
• Laporan audit adalah laporan yang menguraikan proses audit dan

memberikan ringkasan temuan audit.
1
SI 8900-6.3
November 2021
• Program Audit (AP) adalah program yang mempromosikan kesesuaian dengan

peraturan dan standar penerbangan yang secara kolektif menetapkan tingkat
keselamatan penerbangan yang dapat diterima. AP memastikan bahwa
kebijakan dan prosedur audit Direktorat Jenderal Perhubungan Udara
diterapkan secara seragam.
• Rencana Audit adalah rencana audit yang terjadwal yang dimaksudkan untuk
mengukur tingkat kesesuaian organisasi. Organisasi-organisasi ini termasuk
organisasi Kelaikudaraan yang ditunjuk dan operator udara.
• Sertifikasi adalah proses penetapan kompetensi, kualifikasi, atau kualitas
yang menjadi dasar penerbitan AOC dan/atau Spesifikasi Operasi. Ini
termasuk penerbitan asli, penolakan, pembaruan atau Amandemen/revisi
dokumen itu.
• Karakteristik adalah setiap properti atau atribut yang berbeda dari suatu
produk, proses, layanan, atau praktik yang kesesuaiannya dengan peraturan
atau standar dapat diukur.
• Audit Gabungan adalah audit yang menargetkan area fungsional

Kelaikudaraan dan Operasi.
• Kepatuhan adalah keadaan memenuhi persyaratan peraturan.
• Konfirmasi adalah jaminan bahwa temuan audit sesuai dengan data yang
diperoleh dari berbagai sumber.
• Formulir Permintaan Konfirmasi (CRF) adalah formulir yang dikeluarkan

selama pemeriksaan bagian audit kepada auditee oleh Inspektur Penerbangan
yang meminta informasi yang tidak tersedia. Auditee akan diminta untuk
memberikan tanggapan dalam jangka waktu tertentu.
• Kesesuaian adalah keadaan memenuhi persyaratan peraturan atau standar.
• Otoritas Penyelenggara (CA) adalah individu yang bertanggung jawab untuk

mengotorisasi dan mengawasi audit peraturan. CA juga bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa tindak lanjut telah selesai.
2
SI 8900-6.3
November 2021
• Rencana Tindakan Korektif (CAP) adalah rencana yang diserahkan kepada

CA atau kepada auditee yang didelegasikan, setelah menerima laporan audit.
Rencana ini menguraikan cara di mana perusahaan mengusulkan untuk
memperbaiki penyebab kekurangan yang diidentifikasi oleh temuan audit
berdasarkan analisis akar masalah. Melaksanakan rencana yang harus
membawa auditee ke dalam kesesuaian penuh dengan persyaratan peraturan.
• Kedalaman adalah jangka waktu di mana suatu perusahaan akan diaudit,

biasanya dari audit terakhir hingga hari ini.
• Didokumentasikan adalah apa yang telah dicatat secara tertulis, difotokopi

atau difoto kemudian ditandatangani, diberi tanggal dan disimpan untuk
menjamin kelangsungan barang bukti yang diamankan. Didokumentasikan
(bukti) dicatat secara tertulis, dengan fotokopi atau dengan fotografi dan
ditandatangani, diberi tanggal dan disimpan dengan cara untuk menjamin
kelangsungan bukti yang diamankan.
• Tindaklanjut adalah kegiatan setelah audit yang didedikasikan untuk
modifikasi program berdasarkan Rencana Tindakan Perbaikan yang disetujui.
Tindak lanjut memastikan bahwa pemegang dokumen memenuhi persyaratan
peraturan.
• Aksi Cepat adalah setiap tindakan yang perlu diambil oleh Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara setelah ditemukan ketidakpatuhan terhadap Peraturan
Keselamatan Penerbangan Sipil (PKPS) atau Undang-Undang Nomor 1 Tahun
2009 tentang Penerbangan oleh pemegang sertifikat operator pesawat udara
yang didapatkan dari suatu audit.
• Inspeksi adalah pemeriksaan sederhana terhadap pemenuhan standar suatu
produk akhir objek tertentu.
• Secara mendalam adalah luas, kelengkapan atau menyeluruh.
• Non-Compliance (Tindakan Korektif Segera/Tingkat 1) adalah kekurangan

karakteristik, dokumentasi, atau prosedur sehubungan dengan ketentuan
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan atau PKPS. Ini
adalah tindakan yang harus diambil segera dan tidak lebih dari 15 hari setelah
identifikasi temuan audit atau surveilans. Temuan audit atau surveilans yang
berdampak langsung pada keselamatan penerbangan dapat dilakukan untuk
menghentikan pengoperasian pesawat, perawatan pesawat udara,
penangguhan perizinan personel atau penghentian kegiatan AOC.
3
SI 8900-6.3
November 2021
• Non-Conformance (Tindakan Korektif Jangka Pendek/Tingkat 2) adalah

kekurangan suatu karakteristik, dokumentasi, atau prosedur. yang membuat
kualitas produk atau layanan tidak dapat diterima atau tidak dapat
ditentukan, atau tidak sesuai dengan persyaratan yang ditentukan, misalnya
cacat fisik, kegagalan pengujian. Dokumentasi yang tidak memadai. Ini adalah
tindakan jangka pendek untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang tidak
menimbulkan ancaman langsung terhadap keselamatan penerbangan, yang
memastikan bahwa kesesuaian dibuat dengan cepat sampai tindakan jangka
panjang selesai untuk mencegah terulangnya masalah. Tindakan korektif
jangka pendek maksimal akan dilakukan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari.
• Non-Adherence adalah kekurangan dalam karakteristik, dokumentasi, atau

prosedur sehubungan dengan praktik, prosedur, pedoman atau keselamatan
penerbangan yang direkomendasikan. Ini adalah tindakan jangka panjang dan
memiliki dua komponen. Yang pertama akan melibatkan identifikasi penyebab
masalah dan menunjukkan langkah-langkah yang akan diambil perusahaan
untuk mencegah terulangnya masalah. Langkah-langkah ini harus fokus pada
perubahan sistem. Komponen kedua akan mencakup jadwal pelaksanaan
tindakan korektif jangka panjang oleh perusahaan. Tindakan korektif jangka
panjang akan maksimal dilakukan dalam waktu 60 hari. Temuan
ketidakpatuhan termasuk observasi keselamatan terkait dengan keselamatan
dan evaluasi risiko yang terkait dengan bahaya operasional dan muncul ketika
risiko yang berkaitan dengan bahaya tertentu dievaluasi oleh Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara sebagai tidak dapat diterima untuk keselamatan.
• Pengamat adalah orang selain auditor bersertifikat dan disetujui, yang

ditugaskan untuk berpartisipasi dalam audit untuk tujuan pelatihan dalam
program audit. Observer bukan anggota tim audit.
• Inspektur Kelaikudaraan Prinsipal (PAI) adalah Inspektur Kelaikudaraan
Pesawat Udara Ditjen Perhubungan Udara yang telah ditugaskan dan
bertanggung jawab Surveilans dari perusahaan tertentu atau pemegang
Sertifikat Operator Pesawat Udara.
• Inspektur Operasi Prinsipal (POI) adalah Inspektur Pengoperasian Pesawat

Udara Ditjen Perhubungan Udara telah ditugaskan dan bertanggung jawab
Surveilans dari perusahaan tertentu atau pemegang Sertifikat Operator Udara
• Praktik adalah metode dimana suatu prosedur dilakukan.
4
SI 8900-6.3
November 2021
• Produk adalah hasil akhir dari suatu prosedur atau proses.
• Prosedur atau Proses adalah serangkaian langkah yang diikuti secara metodis
untuk menyelesaikan suatu kegiatan. Ini termasuk: aktivitas yang harus
dilakukan dan individu yang terlibat; waktu, tempat dan cara penyelesaian;
bahan, peralatan, dan dokumentasi yang akan digunakan; dan cara di mana
aktivitas itu harus dikendalikan.
• Surveilans berbasis risiko adalah sebuah metode untuk melaksanakan

Surveilans, dimana perencanaan/penjadwalannya berdasarkan profil risiko
dari perusahaan tersebut yang berfokus pada kepatuhan dan manajemen
risiko.
• Akar masalah adalah penyebab awal dalam rantai sebab akibat yang mengarah
pada situasi atau kondisi yang tidak diinginkan; titik dalam rantai sebab akibat
di mana tindakan korektif dapat diterapkan secara wajar dan diharapkan
untuk memperbaiki dan mencegah terulangnya situasi atau kondisi yang tidak
diinginkan
• Contoh adalah pemeriksaan bagian representatif dari karakteristik tertentu

untuk menghasilkan penilaian yang bermakna secara statistik dari
keseluruhan.
• Cakupan adalah jumlah area fungsional dalam perusahaan yang akan

diaudit/disurveillance.
• Audit Khusus adalah audit yang menargetkan area fungsional Kelaikudaraan

atau Operasi.
• Audit Tujuan Khusus adalah audit yang dimaksudkan untuk menanggapi

keadaan khusus di luar sertifikasi awal, permintaan otoritas tambahan, atau
pemantauan kesesuaian rutin.
• Standar adalah kriteria yang ditetapkan yang digunakan sebagai dasar untuk
mengukur tingkat kesesuaian auditor.
• Pengawasan adalah kegiatan pengawasan berkelanjutan untuk melihat
pemenuhan peraturan keselamatan penerbangan yang dilaksanakan oleh
penyedia jasa penerbangan dan pemangku kepentingan lainnya yang meliputi
audit, inspeksi, surveilans, dan pemantauan (monitoring).
5
SI 8900-6.3
November 2021
• Program Surveilans (PP) adalah program untuk inspeksi rutin yang

berkelanjutan yang mempromosikan kesesuaian dengan peraturan dan
standar penerbangan yang secara kolektif menetapkan tingkat keselamatan
penerbangan yang dapat diterima. AP memastikan bahwa kebijakan dan
prosedur audit Direktorat Jenderal Perhubungan Udara diterapkan secara
seragam
• Rencana Surveilans adalah rencana Surveilans terjadwal yang dimaksudkan

secara rutin untuk mengukur tingkat kesesuaian organisasi. Organisasi-
organisasi ini termasuk organisasi Kelaikudaraan yang ditunjuk dan operator
udara. Surveilans dilakukan oleh Principal Airworthiness Inspector (PAI) dan
Principal Operations Inspector.
• Verifikasi adalah tinjauan independen, inspeksi, pemeriksaan, pengukuran,

pengujian, pemeriksaan, pengamatan dan pemantauan untuk menetapkan dan
mendokumentasikan bahwa produk, proses, praktik, layanan, dan dokumen
sesuai dengan persyaratan peraturan. Ini termasuk konfirmasi bahwa suatu
kegiatan, kondisi atau kontrol sesuai dengan persyaratan yang ditentukan
dalam kontrak, kode, peraturan, standar, gambar, spesifikasi, deskripsi elemen
program, dan prosedur teknis.
• Kertas kerja adalah semua dokumen yang diperlukan oleh auditor atau tim
audit untuk merencanakan dan melaksanakan audit, termasuk jadwal audit,
tugas auditor, daftar periksa dan berbagai bentuk laporan.
6
SI 8900-6.3
November 2021
BAB II. KEBIJAKAN AUDIT, SURVEILANS, DAN INSPEKSI
1. Tujuan
Program audit dan program surveilans telah dikembangkan untuk

mempromosikan kesesuaian dengan peraturan dan standar penerbangan yang
secara kolektif menetapkan tingkat keselamatan penerbangan yang dapat
diterima. Hal ini juga memastikan bahwa kebijakan dan prosedur
audit/Surveilans DJPU diterapkan secara seragam.
2. Persetujuan
Sertifikasi AOC
Audit Ditjen Perhubungan Udara dilakukan untuk pemberian persetujuan
sertifikasi awal, pembaruan, perubahan/persetujuan tambahan, kesesuaian
rutin dan audit tujuan khusus sesuai dengan Undang-Undang Penerbangan
Indonesia no. 1 Tahun 2009. Direktur Jenderal Perhubungan Udara
melaksanakan fungsi Surveilans keselamatan terhadap hal-hal yang ditentukan
dalam Undang-undang no. 1 Tahun 2009 atau Peraturan turunannya.
Surveilans
Surveilans yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara yaitu
dengan melakukan pemeriksaan dan audit berkelanjutan secara rutin untuk:
- memastikan kepatuhan terhadap CASR, standar, dan manual yang
disetujui.
- mendeteksi masalah keselamatan yang signifikan dalam maskapai
penerbangan, dan memastikan bahwa masalah tersebut telah diperbaiki
secara efektif pada waktu yang tepat.
Direktur Jenderal Perhubungan Udara bertanggung jawab atas semua audit,

inspeksi dan surveilans.
7
SI 8900-6.3
November 2021
3. Jenis Audit
Jenis audit ditentukan oleh kondisi di mana audit dilakukan.
a. Sertifikasi Awal
Sebelum diterbitkannya Air Operator Certificate (AOC), semua area

perusahaan penerbangan harus diaudit oleh Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara untuk memastikan bahwa kesesuaiannya dengan
peraturan dan standar yang disyaratkan menghasilkan sistem mutu yang
disetujui. Setelah perusahaan penerbangan memenuhi persyaratan maka
diterbitkan dengan Air Operator Certificate (AOC), prosedur detail mengenai
sertifikasi awal untuk AOC mengacu pada Petunjuk Teknis (SI) 8900-2.1.
b. Amandemen/Audit Persetujuan Tambahan
Audit amandemen/persetujuan tambahan dapat dilakukan sebelum

pemberian amandemen/persetujuan tambahan. Detail prosedur mengenai
amandemen/ sertifikasi tambahan untuk AOC mengacu pada Staff
Instruction (SI) 8900-2.1.
c. Audit Rutin
Perusahaan diaudit secara teratur untuk tujuan pembaruan AOC dan untuk
menentukan kesesuaian dengan peraturan dan standar penerbangan.
Perusahaan harus mengajukan surat permohonan resmi kepada Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara untuk permohonan perpanjangan sertifikat
AOC paling lambat 90 hari sebelum masa berlaku sertifikat AOC berakhir.
Surveilans mencakup program audit berkelanjutan secara rutin yang
dilakukan oleh PAI dan POI.
d. Audit Tujuan Khusus
Audit tujuan khusus adalah audit yang dilakukan untuk menanggapi

keadaan khusus selain yang memerlukan audit sertifikasi awal, audit
amandemen/persetujuan tambahan, atau audit kesesuaian rutin. Misalnya,
audit dengan tujuan khusus dapat diadakan dengan sedikit atau tanpa
pemberitahuan dan fokus pada area khusus yang menjadi perhatian yang
timbul dari masalah keselamatan.
8
SI 8900-6.3
November 2021
4. Matriks Tingkat Cakupan dan Otoritas Penyelenggara (CA)
Berikut adalah matriks cakupan dan level CA untuk setiap jenis audit.
Kategori Audit Otoritas Penyelenggara
Direktorat Jenderal
Gabungan Semua area operasi auditee.
Perhubungan Udara
Satu atau lebih area spesifik:

Direktorat Jenderal
Spesialis Operasi, Kelaikudaraan,
Perhubungan Udara
Keselamatan (SMS)
5. Kegiatan Audit
Proses audit terdiri dari empat fase kegiatan yang berbeda berikut ini:
a. Pra-audit ;
b. Audit fisik;
c. Pasca-audit; dan
d. Tindak lanjut audit.
a. Pra-Audit
Perencanaan dan persiapan selama tahap pra-audit akan memastikan

bahwa tujuan audit tercapai secara efektif, efisien dan ekonomis. Cakupan
dan kedalaman audit yang diusulkan, yang akan dibahas dan dilaksanakan
dalam rencana audit, akan menentukan jadwal waktu, personel, dan
anggaran keuangan yang diperlukan.
b. Audit Fisik
Tahap audit fisik akan dilaksanakan sesuai dengan rencana audit. Ini
termasuk rapat pembuakaan dengan auditee, penentuan temuan audit
melalui wawancara, inspeksi dan evaluasi dan verifikasi file dan catatan,
tanya jawab dan rapat penutupan audit
c. Pasca-Audit
Kegiatan pasca audit meliputi penyelesaian laporan audit dan laporan

paralel.
9
SI 8900-6.3
November 2021
d. Tindak Lanjut Audit
Tindak lanjut audit mencakup pengembangan dan persetujuan analisis

penyebab permasalahan (Root cause) dan Rencana Tindakan Korektif (CAP)
auditee dan memastikan implementasi penuh dari rencana tindakan korektif
(CAP).
6. Koordinasi
Sertifikasi dan pembaruan akan dikoordinasikan oleh Subdirektorat Operasi

Pesawat Udara dan Subdirektorat Kelaikudaraan. Manajer audit akan
memastikan bahwa Subdirektorat Operasi Pesawat Udara menginformasikan
semua permasalahan audit, dan bertanggung jawab atas pengelolaan sumber
daya audit dan integritas proses audit.
7. Lingkup dan Kedalaman
Ruang lingkup dan kedalaman audit ditentukan oleh hal-hal berikut:

a. Ukuran dan kompleksitas perusahaan;
b. Waktu sejak audit terakhir;
c. Catatan sanksi penegakan hukum perusahaan;
d. Sumber daya audit yang tersedia; dan
e. Analisis risiko.
8. Surveilans
Pengamatan/Surveilans merupakan kegiatan penelusuran yang mendalam

atas bagian tertentu dari prosedur, fasilitas, personel, dan dokumentasi
organisasi penyedia jasa Penerbangan dan pemangku kepentingan lainnya
untuk melihat tingkat kepatuhan terhadap ketentuan dan peraturan yang
berlaku. Tujuan surveilans adalah untuk memastikan kepatuhan yang
berkelanjutan terhadap PKPS, standar, manual yang disetuji, dokumen teknis
dan operasional yang disetujui. Hasil surveilans dapat menunjukkan perlunya
audit tujuan khusus untuk semua area atau area tertentu dalam organisasi.
10
SI 8900-6.3
November 2021
9. Kegiatan Surveilans
Proses surveilans terdiri dari empat fase kegiatan yang berbeda berikut ini:
a. Mengembangkan rencana surveilans;
b. Menyelesaikan rencana surveilans;
c. Menganalisis surveilans; dan
d. Menentukan tindakan yang tepat.
a. Mengembangkan rencana Surveilans
Pengembangan rencana surveilans memerlukan perencanaan oleh DKPPU-

DJPU, dan para PAI/POI individu. Setiap PAI/POI harus membuat program
Surveilans untuk pemegang sertifikat AOC di mana PAI/POI ditugaskan.
Program Surveilans harus disetujui oleh Kasubit terkait untuk: AOC,
sebelum diimplementasikan. Saat mengembangkan program Surveilans,
PAI/POI harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
1) Program Surveilans Tahunan DKPPU-DJPU (Formulir Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara No.120-88 “Program Surveilans
Tahunan”), memberikan panduan dan kebijakan tentang kegiatan dan
sumber daya lainnya;
2) Data seperti laporan Surveilans dan audit sebelumnya, informasi
kecelakaan/kejadian, informasi kepatuhan dan penegakan hukum
(Formulir Direktorat Jenderal Perhubungan Udara No. 120-89 “Formulir
Surveilans Analisis Risiko”) berdasarkan Bab 7; dan
3) Data lain seperti kegiatan sertifikasi yang sedang berlangsung, wilayah
geografis di mana berbagai jenis inspeksi harus dilakukan berdasarkan
Bab 7.
4) Peringkat Kompleksitas AOC berdasarkan Bab 7.
Peringkat kompleksitas pemegang AOC ditentukan oleh penambahan

kriteria nilai poin yang disediakan di bawah ini, yang dibagi menjadi
beberapa jenis pemegang AOC.
Kriteria Peringkat Poin
1-10 = 1 poin
Jumlah Karyawan 11-100 = 2 poin
Lebih dari 100 = 3 poin
51 atau lebih = 3 poin
11
SI 8900-6.3
November 2021
2 atau kurang = 1 poin

Jumlah pangkalan
3-10 = 2 poin
domestik
3 atau kurang = 1 poin
Jumlah pesawat 4-10 = 2 poin
1 = 1 poin
Jumlah jenis pesawat 2-5 = 2 poin
AOC 135 selain Commuter= 2 poin
Jenis operasi (hanya
AOC 121, AOC 135 Commuter, Operasi
sertifikat tertinggi)
Pegunungan = 3 poin
Ya = 2 poin
Penerbangan internasional
Tidak = 0 poin
Untuk setiap pemegang sertifikat AOC, jumlahkan poin dan gunakan total
penjumlahan tersebut untuk menentukan peringkat kompleksitas dengan
menggunakan tabel berikut:
Peringkat Level Minimum Yang

Jumlah Poin Bertugas untuk
Kompleksitas Inspektur Penerbangan
Kompleksitas Rendah 5 -9 4
Kompleksitas Sedang 10- 13 5
Kompleksitas Tinggi 14 - 17 6
Program Surveilans dapat didasarkan pada kebutuhan untuk melakukan

surveilans rutin dan berkelanjutan atau kebutuhan untuk melakukan
surveilans dengan penekanan khusus sebagai akibat dari kejadian tertentu
seperti kecelakaan, kejadian serius, kejadian, pelanggaran, dan
permasalahan lainnya.
12
SI 8900-6.3
November 2021
Jumlah inspeksi harus ditetapkan dengan mempertimbangkan kondisi

operasi saat ini yang diawasi oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara
(seperti peringkat kompleksitas AOC dan kemampuan melakukan
Perawatan pesawat udara).
Laporan inspeksi sebelumnya, informasi kecelakaan/kejadian, informasi

kepatuhan dan penegakan hukum, laporan wajib kejadian (MOR), dan
pengaduan masyarakat juga harus digunakan untuk menentukan jenis dan
frekuensi inspeksi yang harus diselesaikan selama jangka waktu tertentu.
Catatan kepatuhan terhadap peraturan dan koordinasi dengan Direktorat

Jenderal Perhubungan Udara juga dapat dipertimbangkan ketika membuat
program surveilans untuk maskapai penerbangan tertentu.
b. Menyelesaikan rencana Surveilans
Selama pelaksanaan Surveilans sesuai rencana, pelaporan Surveilans yang

akurat dan kualitatif sangat penting. Pelaporan Surveilans yang berkualitas
tinggi diperlukan untuk pencapaian dari program Surveilans. Kualitas dan
standarisasi pelaporan Surveilans akan ditingkatkan melalui penggunaan
daftar pemeriksaan inspeksi/checklist dan formulir laporan.
c. Menganalisis hasil Surveilans
Setelah data Surveilans dilaporkan, evaluasi terhadap informasi yang

diperoleh dari laporan Surveilans dan data pendukung harus dilakukan.
Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengidentifikasi area yang menjadi
perhatian dan mencatat area seperti berikut:
• Ketidakpatuhan terhadap peraturan atau permasalahan yang berkaitan
dengan keselamatan penerbangan
• Tren positif maupun negatif
• Kekurangan atau kejadian yang terjadi
• Penyebab ketidakpatuhan, tren, atau kekurangan yang terjadi
Evaluasi hasil Surveilans merupakan fase kunci dari setiap program

surveilans. Tujuan utama dari evaluasi data surveilans adalah untuk
mengidentifikasi tren negatif dan positif serta kekurangan yang tidak terkait
dengan tren yang terlihat.
13
SI 8900-6.3
November 2021
Evaluasi hasil inspeksi ini juga penting dalam hal pendefinisian ulang dan
pelaksanaan tujuan Surveilans dan kegiatan Surveilans selanjutnya.
PAI/POI harus mengadopsi metode sistematis yang memungkinkan

evaluasi hasil Surveilans yang akurat dan efektif. Selain itu, informasi
terkait lainnya dari kejadian, kecelakaan, tindakan penegakan hukum, dan
data lain dapat memberikan informasi tren bermanfaat yang mungkin
terkait dengan status keselamatan penerbangan dan kepatuhan operator.
Misalnya, jika dalam serangkaian laporan inspeksi ramp, tren defisiensi
dalam penggunaan MEL teridentifikasi, tetapi penyebab defisiensi tersebut
tidak dapat teridentifikasi, PAI/POI mungkin perlu melakukan penekanan
pada jenis inspeksi yang dilakukan. Dalam hal ini, inspeksi tambahan pada
program pelatihan, inspeksi manual, program perawatan, atau inspeksi
pada kontrol penerbangan (prosedur pemberangkatan penerbangan) agar
lebih efektif dalam menentukan penyebab kekurangan ini..
d. Menentukan tindakan yang tepat
PAI/POI harus menggunakan pertimbangan yang baik ketika menentukan

tindakan yang paling efektif untuk diambil sebagai akibat dari temuan
inspeksi/audit yang tidak memuaskan. Tindakan yang tepat seringkali
tergantung pada banyak faktor.
POI/PAI harus mengevaluasi tindakan pencegahan yang dikembangkan

oleh operator (analisis akar penyebab mengacu pada Bab 4 Petunjuk Teknis
ini) dari temuan untuk mencegah terulangnya situasi atau kondisi yang
tidak diinginkan.
Berbagai pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah: diskusi informal

dengan operator dan/atau awak pesawat; permintaan tertulis resmi untuk
tindakan korektif; penarikan persetujuan Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara untuk suatu program, manual, atau dokumen; dan inisiasi
penyelidikan yang mengarah pada penegakan sanksi.
Tindakan korektif yang diambil oleh operator atau awak pesawat secara
independen dari Direktorat Jenderal Perhubungan Udara harus
diperhitungkan.
14
SI 8900-6.3
November 2021
Direktorat Jenderal Perhubungan Udara juga akan memutuskan apakah

hasil inspeksi tertentu harus dimodifikasi dari program Surveilans mereka
saat ini. Seperti disebutkan sebelumnya, Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara dapat memilih untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut untuk
menentukan apakah temuan yang tidak memuaskan tersebut merupakan
kejadian yang terisolasi atau bagian dari tren.
10. Inspeksi
Inspeksi adalah pemeriksaan sederhana terhadap pemenuhan standar suatu

produk akhir objek tertentu. Inspeksi dapat dilakukan secara terencana
sebagai bagian dari proses pelaksanaan audit dan surveilans. Inspeksi juga
dapat dilakukan secara tersendiri pada waktu tertentu, mengacu kepada
situasi dan kondisi dimana DGCA menganggap perlu untuk dilakukan
pemeriksaan terhadap organisasi atau operator penerbangan secara
mendalam.
11. Frekuensi Audit dan Surveilans
a. Alokasi sumber daya
Salah satu tujuan dari program audit dan Surveilans adalah untuk
menargetkan perusahaan penerbangan yang memiliki tingkat kepatuhan
rendah atau catatan kesesuaian atau catatan keselamatan penerbangan
yang rendah untuk inspeksi/audit yang lebih sering. Dengan demikian,
sumber daya (personil dan anggaran) akan diprioritaskan pada
perusahaan-perusahaan di mana memilki tingkat risiko keselamatan
penerbangan paling besar.
b. Kriteria
Target dan frekuensi akan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

1) Indikator risiko;
2) Cakupan;
3) Kedalaman;
4) Sumber daya personel yang tersedia;
5) Fleksibilitas;
6) Waktu;
7) Pembiayaan atau anggaran;
8) Akuntabilitas; dan
15
SI 8900-6.3
November 2021
9) Catatan kesesuaian yang buruk.

10) Analisa risiko
c. Indikator Risiko
Indikator risiko sangat penting ketika menentukan apakah perusahaan

penerbangan harus menjalani pemeriksaan tambahan dengan tujuan
khusus atau lebih sering.
Daftar indikator dan penjelasan masing-masing, disampaikan sebagai
berikut. Peringkat masing-masing indikator dapat bervariasi sesuai dengan
keadaan di dalam perusahaan ketika dievaluasi.
1) Perubahan Finansial
Efek dari kesulitan keuangan dan dampak selanjutnya pada tindakan
operasi dan perwatan pesawat udara merupakan indikator potensial
keselamatan operasional. Contohnya dapat berupa permintaan “cash
on delivery” yang dibuat oleh pemasok komponen; penundaan oleh
perusahaan dalam memenuhi kewajiban keuangan seperti sewa, gaji
atau tagihan bahan bakar; kekurangan suku cadang; dan kepemilikan
kembali pesawat atau peralatan lainnya.
2) Kesulitan Tenaga Kerja

Permasalahan tenaga kerja yang dapat terjadi selama periode merger,
negosiasi kontrak serikat pekerja, pemogokan, atau penutupan
perusahaan, dan mungkin memerlukan pemantauan/Surveilans perlu
ditingkatkan.
3) Praktik manajemen
Manajemen mengontrol pekerjaan, gaji, peralatan, pelatihan dan
proses operasional/Perawatan pesawat udara. Guna memastikan
bahwa fungsi operasi dan perwatan pesawat udara dilakukan dengan
cara yang terkendali dan disiplin, atau dapat mengadopsi pendekatan
yang lebih tepat. Manajemen juga dapat menentukan seberapa cepat
masalah diselesaikan dan proses yang lemah diperbaiki. Faktor-faktor
ini semua menentukan sejauh mana pemantauan/Surveilans
diperlukan.
4) Audit Internal atau Sistem Jaminan Mutu yang Buruk

Tidak adanya audit internal atau Sistem Jaminan Mutu dapat
mempengaruhi frekuensi surveilans, inspeksi atau audit.
16
SI 8900-6.3
November 2021
5) Perubahan Lingkup Operasional atau Kewenangan Tambahan

Perubahan seperti adanya jenis pengoperasian baru pesawat udara
dan layanan yang akan memerlukan peningkatan surveilans.
6) Perubahan Kontrak untuk Layanan

Setiap perubahan pada kontrak penanganan atau perawatan pesawat
udara mungkin memerlukan peningkatan Surveilans untuk
memastikan bahwa perusahaan penerbangan telah memenuhi
persyaratan peraturan yang berlaku.
7) Perputaran Personil yang Tinggi

Kehilangan personel yang berpengalaman atau kurangnya stabilitas
karyawan mungkin disebabkan oleh kondisi kerja yang buruk atau
sikap manajemen yang mengakibatkan inkonsistensi operasional atau
ketidakmampuan untuk memenuhi atau mempertahankan
persyaratan peraturan. Situasi ini akan membutuhkan peningkatan
Surveilans, inspeksi atau audit.
8) Pergantian Personil Kunci

Penggantian manajer yang bertanggung jawab, manajer operasi,
manajer perwatan pesawat udara, manajer keselamatan kualitas,
kepala pilot, kepala inspektur, atau personel kunci lainnya di dalam
perusahaan penerbangan akan memerlukan surveilans peraturan
yang ditingkatkan untuk memastikan transisi yang mulus.
9) Penambahan atau Perubahan Lini Produk

Setiap perubahan pada lini produk (misalnya penambahan rute
penerbangan, penambahan frekuensi penerbangan) mungkin
memerlukan peningkatan pemantauan untuk memastikan bahwa
persyaratan peraturan yang berlaku telah dipenuhi.
10) Kecelakaan atau Catatan Keselamatan Penerbangan yang Buruk

Kejadian atau kecelakaan yang terjadi selama operasional perusahaan
penerbangan dapat menjadi indikator tingkat kepathuan perusahaan
penerbangan dan memerlukan peningkatan Surveilans, inspeksi atau
audit.
17
SI 8900-6.3
November 2021
11) Penggabungan atau Pengambilalihan

Setiap merger atau perubahan dalam manajemen pengendalian
mungkin memerlukan surveilans atau inspeksi peraturan tambahan
setelah sertifikasi ulang awal.
12) Catatan Perusahaan

Catatan surveilans, inspeksi dan audit perusahaan sebelumnya,
ketepatan waktu perusahaan menyelesaikan CAP-nya, dan riwayat
kesesuaiannya secara keseluruhan merupakan indikator yang akan
memengaruhi frekuensi Surveilans, inspeksi, dan audit.
d. Siklus Berkala
Setiap perusahaan penerbangan pemegang sertifikat AOC akan diaudit

secara berkala setiap dua tahun. Ketepatan dengan tingkat kepatuhan
sebelumnya dan indikator risiko juga harus menjadi faktor dalam
pelaksanaanaudit berikutnya.
Ruang lingkup area audit dan Surveilans mengacu pada Petunjuk Teknis
Bab 5 ini.
Frekuensi Surveilans mengacu pada Petunjuk Teknis Bab 6.
12. Unit Kontrol
Inspektur Penerbangan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara yang

ditugaskan untuk audit harus melapor kepada manajer audit yang ditunjuk
selama audit. Untuk memastikan kesinambungan, inspektur penerbangan
Direktorat Jenderal Perhubungan Udara yang ditugaskan untuk melakukan
audit tidak boleh dibebaskan dari tugas auditnya sebelum audit selesai, kecuali
jika izin tertulis telah diterima oleh manajer audit.
13. Kualifikasi
Kualifikasi Surveilans yang dilakukan oleh anggota tim audit dan inspektur
penerbangan disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Namun, setiap anggota tim dan inspektur penerbangan yang melakukan
Surveilans (kecuali yang sedang menjalani pelatihan atau bertugas sebagai
pengamat) harus menjalani prosedur audit. Pelatihan mengacu pada SI 8900-
1.3 (Prosedur audit untuk operasi/FCN 6901 dan prosedur audit untuk
Kelaikudaraan FCN 61701).
18
SI 8900-6.3
November 2021
14. Inkonsistensi - Persetujuan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara
Selama audit dan Surveilans, auditee dapat menyiapkan surat atau

dokumen persetujuan terhadap ketidak sesuaian dengan undang-undang
atau kebijakan saat ini. Manajer audit/ PAI/ POI harus segera melaporkan
dokumentasi tersebut kepada Direktorat Jenderal Perhubungan Udara dan
memasukkan ketidakkonsistenan ini dalam laporan paralel. Kecuali
keselamatan penerbangan yang masih bisa terkontrol, auditee tidak akan
diminta untuk membuat perubahan program segera. Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara bertanggung jawab untuk menyelesaikan
ketidakkonsistenan ini dan memberi saran kepada auditee tentang tindakan
yang diperlukan.
15. Kerahasiaan
Pembahasan Isi Audit dan Surveilans

Karena sifat sensitif dari audit dan Surveilans, kerahasiaan adalah yang
paling penting. Anggota tim audit/ PAI/ POI harus menggunakan
kebijaksanaannya saat mendiskusikan masalah audit dan Surveilans
selama audit atau Surveilans (baik di dalam atau di luar waktu
audit/Surveilans). Pembahasan isi audit atau Surveilans dibatasi pada tim
audit/PAI/POI dan manajemen Direktorat Jenderal Perhubungan Udara
yang sesuai.
16. Laporan Paralel
Ketika temuan audit atau Surveilans diidentifikasi tidak sesuai dengan PKPS
dan/atau Undang-Undang Penerbangan no. 1 tahun 2009, manajer audit
atau PAI/ POI akan menyiapkan laporan paralel untuk manajemen Ditjen
Perhubungan Udara.
19
SI 8900-6.3
November 2021
BAB III. PROSEDUR UMUM AUDIT, SURVEILANS DAN INSPEKSI
1. Kelas Audit
a. Umum
Dua kelas audit tersebut adalah:

1) Audit Gabungan;
2) Audit Spesialis.
Agar audit menjadi tinjauan yang lengkap dan efektif atas operasi
perusahaan, biasanya harus dilakukan audit gabungan (yaitu, sebagai
audit Kelaikudaraan dan operasi pesawat udara secara bersama). Audit
gabungan harus menjadi norma bagi operator pesawat udara dengan
kompleksitas apapun dalam operasi pesawat udara, Kelaikudaraan dan
keselamatan (SMS).
b. Audit Gabungan
Audit yang dilakukan bersama-sama pada area Kelaikudaraan, operasi

pesawat udara, kualitas (QMS) dan keselamatan (SMS).
c. Audit Khusus
Audit atau inspeksi ini berfokus pada area fungsional tertentu dalam
sebuah perusahaan.
1) Kelaikudaraan
Audit atau Surveilans spesialis Kelaikudaraan akan meninjau kegiatan
bidang-bidang berikut:
a) Manajemen dan administrasi;
b) Persetujuan dan Inspeksi Manual:
• Spesifikasi Operasi dan ACL
• Publikasi;
• Manual Kelaikudaraan (CMM, Program Perwatan pesawat udara ,
MEL, dan manual terkait lainnya);
• Dokumentasi Pesawat Udara;
c) Program Pelatihan dan Catatan Pelatihan (Personel Perwatan
pesawat udara );
d) Sistem Catatan Perwatan pesawat udara ;
e) Fasilitas Perawatan pesawat udara ;
20
SI 8900-6.3
November 2021
f) Pengaturan Kontrak Perwatan pesawat udara ;

g) Program Manajemen Minimum Equipment List (MEL);
h) Program Perwatan pesawat udara ;
i) Pemeriksaan Proses Perwatan pesawat udara ;
j) Melanjutkan Program Analisis dan Surveilans Internal yang
berkelanjutan (CASP);
k) Prosedur Pelaporan dan Evaluasi SDR
l) Pemeriksaan Ramp.
2) Operasi Pesawat Udara

Audit atau Surveilans spesialis operasi akan meninjau satu atau lebih
area berikut:
a) Manajemen dan administrasi;
b) Inspeksi Manual:
• Spesifikasi Operasi dan ACL
• Publikasi/Perpustakaan;
• Manual Pengoperasian (OM A, OM B, OM C, OM D, MEL, dan
manual terkait lainnya);
• Dokumentasi Pesawat udara;
c) Program Manajemen Minimum Equipment List (MEL);

d) Kontrol Operasi pesawat udara;
e) Catatan Rute Penerbangan / Dokumentasi Penerbangan;
f) Catatan waktu penerbangan dan tugas;
g) Program Pelatihan dan Catatan Pelatihan (Pilot, Pramugari, dan
Petugas Operasi Penerbangan);
h) Program Pengecekan Pilot (Check Pilot);
i) Pemeriksaan Perjalanan Kokpit (Cokcpit enroute);
j) Pemeriksaan Perjalanan Kabin (Cabin enroute);
k) Pemeriksaan fasilitas stasiun;
l) Inspeksi Ramp;
m) Pemeriksaan Kecakapan dan Kompetensi Anggota Awak Pesawat )
Catatan: untuk audit jika tersedia
21
SI 8900-6.3
November 2021
3) Sistem Manajemen Keselamatan (SMS)

Audit atau Surveilans manajemen Keselamatan (SMS) (Kelaikudaraan
atau Operasi) akan meninjau satu atau lebih area berikut:
a) manual sistem manajemen keselamatan (SMS);
b) Implementasi SMS (identifikasi bahaya dan manajemen risiko);
c) Analisis data penerbangan (FDA) jika berlaku;
d) Sistem Pelaporan SMS;
e) Proses audit internal termasuk para kontraktor.
4) Sistem Jaminan Mutu (QMS)

Audit atau Surveilans Sistem Jaminan Mutu (QMS) (Kelaikudaraan atau
Operasi) akan meninjau satu atau lebih area berikut:
a) Organisasi dan manajemen penjaminan mutu
b) Program Audit
c) Program pelatihan dan kualifikasi auditor
d) Proses untuk mengatasi temuan
e) Kualitas dan catatan audit
2. Pra-Audit
Proses pra audit untuk audit dimulai dengan pemilihan tim, dilanjutkan
dengan penyusunan rencana audit, pengumpulan dokumentasi pra audit dan
diadakannya rapat tim pra audit. Proses ini digambarkan sebagai berikut:
22
SI 8900-6.3
November 2021
a. Seleksi Tim
Tim audit, yang disetujui oleh manajemen Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara, biasanya terdiri dari manajer audit dan anggota tim serta pengamat
jika diperlukan. Untuk audit operator pesawat udara yang lebih kecil, tim
dapat disesuikan jumlahnya
b. Otoritas Penyelenggara (CA)
Pelaksana kewenangan untuk audit pemegang AOC adalah Kasubdit

Operasi udara dan Kasubdit Kelaikudaraan Direktorat Kelaikudaraan dan
Pengoperasian Pesawat Udara – Ditjen Perhubungan Udara.
Otoritas penyelenggara (CA) bertanggung jawab untuk:

a) Menunjuk manajer audit;
b) Menyetujui pemilihan tim audit;
c) Menyetujui surat pengantar laporan audit;
d) Memastikan bahwa tindakan yang diambil dengan cara yang tepat dan
tepat waktu untuk masalah keselamatan penerbangan yang
diidentifikasi oleh manajer audit selama audit fisik;
e) Memastikan bahwa tindakan tindak lanjut yang tepat diselesaikan
setelah pemeriksaan fisik; dan
f) Mengirimkan surat kepada auditee yang menyatakan bahwa semua
temuan audit dan tindakan korektif telah selesai dan bahwa audit telah
ditutup.
c. Manajer audit
CA akan menunjuk seorang manajer audit untuk setiap audit dengan

kualifikasi inspektur operasi pesawat udara atau inspektur kelaikudaraan.
Orang ini akan menjadi inspektur operasi atau Kelaikudaraan. Manajer audit
melakukan penelitian, pengenalan dengan kerangka acuan, pemilihan tim
audit dan pengembangan rencana audit disesuaikan dengan besarnya
kompleksitas operator pesawat udara.
Manajer audit:
• Akan melaporkan langsung ke CA untuk semua masalah audit. Anggota
tim akan melapor kepada Manajer Audit sampai dengan selesainya
pelaksanaan audit; dan
23
SI 8900-6.3
November 2021
• Akan segera menghubungi CA disertai rekomendasi tindakan yang

diperlukan ancaman terhadap permasalahan keselamatan penerbangan
selama pelaksanaan audit.
1) Kualifikasi
Manajer audit harus:

a) Telah menyelesaikan kursus prosedur audit;
b) Memiliki pengalaman terkait dengan jenis organisasi yang akan
diaudit;
c) Memiliki pengetahuan yang baik tentang undang-undang dan
peraturan penerbangan;
d) Telah menunjukkan keterampilan komunikasi dan manajemen; dan
e) Telah bertindak sebagai anggota tim untuk setidaknya tiga audit.
2) Tanggung Jawab
Manajer audit harus:

a) Merencanakan, mengatur, mengarahkan dan mengendalikan proses
audit;
b) Membuat jadwal pelaksanaan audit sebagai bagian dari perencanaan
yang tepat sebelum audit;
c) Memilih anggota tim dengan berkonsultasi dengan CA;
d) Mengumpulkan file audit, yang mencakup semua catatan kerja,
salinan dokumen terkait audit dan salinan laporan audit;
e) Mengembangkan rencana audit. Rencana tersebut harus mencakup
jadwal audit dan indikasi ukuran sampel untuk file atau catatan
audit yang akan digunakan untuk memperoleh informasi selama
audit;
f) Memberi tahu auditee melalui surat tentang audit yang
direncanakan.
g) Memastikan bahwa tinjauan dokumentasi pra-audit selesai;
h) Memastikan bahwa anggota tim memiliki pengetahuan di bidang
fungsional yang ditugaskan;
i) Mengadakan pertemuan tim pra-audit;
24
SI 8900-6.3
November 2021
j) Menjalin kontak dengan CA untuk menyampaikan kemajuan kerja

lapangan, potensi masalah, perubahan tujuan, ruang lingkup atau
kedalaman audit, dan hal-hal penting lainnya yang timbul selama
fase pra-audit;
k) Mengkoordinasikan dan memimpin pertemuan awal dengan auditee
dan menjaga hubungan dengan manajemen auditee;
l) Melaporkan kepada beri tahu CA tentang masalah keselamatan
penerbangan yang diidentifikasi memerlukan perhatian khusus
selama audit fisik;
m) Memastikan bahwa setiap keputusan yang dibuat oleh, atau
persetujuan yang diperlukan dari, CA selama audit fisik diterima
tepat waktu;
n) Menjalankan kewenangan memimpin atas anggota tim audit dan
pengamat dan memastikan bahwa semua temuan audit terkait
dengan peraturan atau standar yang berlaku dan didukung oleh
contoh-contoh spesifik;
o) Mengkoordinasikan dan memimpin rapat penutupan audit dengan
manajemen auditee;
p) Menyiapkan surat pengantar dan laporan audit untuk disetujui oleh
CA;
q) Memberikan rekomendasi kepada CA untuk kemungkinan tindakan
penegakan hukum yang timbul dari audit; dan
r) Memastikan bahwa laporan paralel, jika diperlukan, telah
diselesaikan
d. Anggota tim
1) Kerangka acuan
Manajer Audit akan menunjuk anggota tim dengan berkonsultasi dengan

CA.
2) Kualifikasi
Seorang anggota tim harus:

a) Telah menyelesaikan kursus prosedur audit;
b) Memiliki pengalaman terkait dengan jenis organisasi yang akan
diaudit; dan
25
SI 8900-6.3
November 2021
c) Memiliki pengetahuan yang baik tentang undang-undang dan

peraturan penerbangan.
3) Tanggung jawab
Seorang anggota tim harus:

a) Memahami prosedur audit dan dokumentasi operator pesawat udara
yang diaudit;
b) Memahami dengan kebijakan dan prosedur auditee;
c) Melakukan pekerjaan lapangan audit dan mendokumentasikan
temuan audit
d) Berkomunikasi dengan Manajer Audit untuk memastikan bahwa
kemajuan audit dilaporkan dan potensi masalah ditangani; dan
e) Meninjau keabsahan dan penerapan temuan audit dengan
memastikan bahwa semua temuan berdasarkan referensi peraturan
atau standar yang berlaku dan didukung oleh contoh-contoh spesifik
e. Pengamat
Seorang pengamat dapat bergabung dengan tim audit dengan persetujuan

CA.
3. Rencana Audit
Manajer Audit akan mengembangkan rencana audit. Rencana ini memastikan

bahwa audit akan dilakukan secara terorganisir dan sesuai dengan kriteria
yang telah ditentukan. Rencana audit dibagikan kepada setiap anggota tim
audit untuk memberikan bimbingan dan arahan selama audit. Rencana audit
harus membahas hal-hal berikut:
a. Objektif
Rencana audit harus menyatakan kelas dan jenis audit (yaitu, audit rutin,
gabungan, audit khusus, amandemen/audit tambahan, dll.).
b. Lingkup dan Kedalaman
Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan ketika menentukan ruang

lingkup dan kedalaman audit:
1) Area perusahaan yang akan diaudit (seluruh operasi pesawat udara atau
area tertentu);
26
SI 8900-6.3
November 2021
2) Kedalaman (yaitu catatan kepatuhan dari hasil audit/ Surveilans

seelumnya) yang akan dicapai audit;
3) Kondisi geografis operasi pesawat udara; dan
4) Ukuran sampel yang akan digunakan versus populasi yang dijadikan
sampel.
5) Profil risiko
c. Data perusahaan
Rencana audit harus memberikan informasi spesifik tentang

1) Jenis pesawat, model, registrasi dan sertifikat tipe (TC);
2) Titik-titik operasi, pangkalan utama (main base) dan sub-pangkalan (sub
base) yang disetujui;
3) Fasilitas pelatihan dan simulator yang digunakan;
4) Lokasi perawatan pesawat udara (main base/maintenance base), sub-
pangkalan (sub-maintenance base) dan basis kontrak (contract
maintenance base);
5) Karyawan dan lokasi mereka (basis operasi);
6) manual dan prosedur perusahaan penerbangan; dan
7) Hasil audit sebelumnya.
d. Pendekatan
Rencana audit harus menjelaskan pendekatan Program Audit (AP) untuk
audit, dengan menjelaskan:
1) Cara audit yang akan dilakukan (yaitu apakah audit gabungan atau
spesialis);
2) Prosedur khusus yang harus diikuti (checklist dan formulir yang
digunakan); dan
3) Checklist harus diperbarui dan disesuaikan dengan audit dan hasil audit
sebelumnya.
e. Bantuan Spesialis
Rencana audit harus membahas masalah bantuan spesialis yang diperlukan
dengan mempertimbangakan apakah:
1) ada anggota tim yang memahami sistem ini; dan
27
SI 8900-6.3
November 2021
2) Spesialis diperlukan untuk area tertentu (yaitu orang yang memiliki

kemampuan tipe pesawat udara tertentu, pengujian non-destruktif,
permasalahan teknis, dll.).
f. Penjadwalan
Hal-hal berikut harus dipertimbangkan ketika menjadwalkan audit:
1) Ketepatan tanggal dan kerangka waktu audit;
2) Kecukupan waktu yang dialokasikan untuk penyelesaian audit;
3) Waktu yang dialokasikan untuk audit fisik, dengan jadwal inspeksi
harian untuk setiap area fungsional spesialis (kelaikudaraan, operasi
pesawat udara, dan keselamatan)
4) Waktu perjalanan; dan
5) Penyusunan temuan audit dan distribusi laporan audit.
4. Dokumentasi Pra-Audit
Ini termasuk tinjauan menyeluruh terhadap semua file dan dokumentasi
perusahaan penerbangan dan pembukaan file audit perusahaan penerbangan.
Informasi yang dikumpulkan selama fase pra-audit akan membantu tim audit
dalam menentukan area, sistem, dan aktivitas spesifik yang memerlukan
pemeriksaan; melengkapi checklist, audit; atau mengubah ruang lingkup audit.
Tahap audit ini harus:
a. Memastikan bahwa semua manual referensi dan dokumen yang akan
digunakan selama audit tersedia dan menyertakan amandemen terbaru
yang disetujui;
b. Memeriksa manual yang disetujui auditee untuk kesesuaian dengan
Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil (CASR's);
c. Meninjau file dan catatan auditee;
d. Perincian area yang memerlukan auditee review lebih lanjut;
e. Pilih item chekclist yang sesuai dan berlaku, sesuai dengan ruang lingkup
manual prosedur dari masing-masing unit operator pesawat udara;
f. Melengkapi semua bagian pra-audit dari checklist;
g. Memastikan bahwa semua dokumentasi audit dicatat secara sistematis
pada sub-file audit perusahaan; dan
h. Memastikan bahwa setiap anggota tim telah menerima bagian yang sesuai
dari Rencana audit.
i. Pemeriksaan atau Laporan Audit sebelumnya;
28
SI 8900-6.3
November 2021
j. Data kecelakaan atau kejadian;

k. Setiap tindakan penegakan;
l. Menentukan peraturan, standar dan kebijakan yang berlaku; dan
m. Memeriksa dokumen perizinan, catatan pelanggaran, persetujuan jenis
pesawat, batasan manufaktur, dan otorisasi spesifikasi operasi OpsSPec)
5. Rapat Tim Pra-Audit

Pertemuan ini harus:
a. Menjelaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim;
b. Memastikan bahwa semua anggota tim telah menerima tugas sesuai dari
rencana audit;
c. Memastikan penggunaan checklist yang benar oleh anggota tim;
d. Memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui batasan mengenai
distribusi laporan audit;
e. Garis besar rencana audit secara keseluruhan;
f. Mengklarifikasi masalah atau masalah yang belum terselesaikan;
g. Menyertakan pengarahan oleh POI dan PAI tentang aktivitas, tren, kinerja
perusahaan saat ini, atau informasi lain yang terkait dengan audit
sebelumnya; dan
h. Mengatasi masalah konflik kepentingan, kerahasiaan dan akses ke
informasi.
6. Audit Fisik
a. Umum
Audit fisik terdiri dari entry meeting, evaluasi dan verifikasi, daily briefing
dan exit meeting
b. Rapat Pembuka (Entry Meeting)
Rapat pembukaan harus membahas rencana audit fisik. Rapat ini harus
dihadiri oleh manajemen senior auditee dan anggota tim audit yang
teridentifikasi. Rapat ini akan menguraikan proses audit ke perusahaan
penerbangan dan mengkonfirmasi persyaratan administrasi apa pun
sehingga audit fisik dapat dilakukan secara efektif dan efisien, sambil
meminimalkan gangguan pada operasi perusahaan penerbangan. Salah
satu tujuan entry meeting adalah untuk mendapatkan partisipasi positif
dari auditee dalam kegiatan audit.
29
SI 8900-6.3
November 2021
1) Rapat pembukaan harus:
a) Berlangsung di tempat auditee;

b) Dihadiri oleh manajemen senior auditee;
c) Menentukanrincian dan prosedur audit; dan
d) Singkat, spesifik, dan sopan.
2) Manajer Audit harus:

a) Menjelaskan tujuan dari entry meeting;
b) Memperkenalkan anggota tim audit, termasuk spesialis dan
pengamat;
c) Menjelaskan tujuan, ruang lingkup dan kedalaman audit;
d) Mengatasi sarana komunikasi antara tim audit dan auditee;
e) Menejlaskan bahwa manajemen auditee akan diberi pengarahan
setiap hari tentang kemajuan audit (daily meeting);
f) Menjelaskan cara di mana setiap temuan audit yang terdeteksi akan
ditangani;
g) Menetapkan lokasi dan waktu exit meeting;
h) Penekanan bahwa tujuan audit adalah untuk mengidentifikasi
ketidaksesuaian dan bahwa tindakan perbaikan dapat dihasilkan
dari salah satu temuan ini; dan
i) Menjawab semua pertanyaan dari auditee.
3) Auditee dapat setuju untuk memberikan:

a) Ruang kerja yang memadai;
b) Akses ke softcopy dan saluran internet;
c) Alat ukur atau uji;
d) Akses masuk ke semua fasilitas;
e) Akses ke file dan catatan perusahaan,;
f) Kredensial dan izin fasilitas;
g) Personil yang dipilih untuk wawancara; dan
h) Personil yang memiliki kompetensi atau petugas penghubung yang
memiliki pengetahuan dan kewenangan menjawab selama audit.
30
SI 8900-6.3
November 2021
c. Evaluasi
Pada tahap evaluasi, akan dinilai tingkat kepatuhan perusahaan
penerbangan dengan peraturan dan standar yang terdapat dalam peraturan
perundang-undangan yang ada dan pedoman pengendalian perusahaan
penerbangan. Berikut ini adalah cara evaluasi yang mungkin:
1) Checklist Pra-Audit
Checklist pra-audit akan menentukan apakah semua kontrol penting ada
dan dirancang dengan benar. Berdasarkan hasil checklist tersebut akan
dikembangkan ringkasan kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian
auditee.
2) Wawancara
Wawancara dengan personel perusahaan penting selama fase evaluasi
untuk menentukan apakah sistem kontrol yang didokumentasikan
dalam manual perusahaan digunakan, dan untuk menilai pengetahuan
personel pengawas tentang tugas dan tanggung jawab mereka.
Wawancara juga dapat mengkonfirmasi keabsahan temuan audit yang
dicapai melalui observasi atau pengambilan sampel. Panduan berikut
akan berguna saat mempersiapkan wawancara:
a) Persiapkan dengan cermat sebelum wawancara dengan menentukan
area yang akan dieksplorasi dan menetapkan tujuan khusus;
b) Jelaskan mengapa wawancara berlangsung;
c) Gunakan pertanyaan terbuka dan hindari pertanyaan atau frasa
yang rumit;
d) Dengarkan baik-baik jawaban dan biarkan orang yang diwawancarai
berbicara lebih banyak;
e) Hindari pembicaraan yang menyimpang dari tujuan awal Anda;
f) Pastikan bahwa pertanyaan dipahami;
g) Hentikan wawancara jika suasana menjadi sangat negatif;
h) Dokumentasikan semua tanggapan; dan
i) Ucapkan terima kasih kepada orang yang diwawancarai pada akhir
wawancara.
31
SI 8900-6.3
November 2021
3) Contoh (Sample)
Ukuran sampel populasi dan kriteria seleksi memiliki dampak langsung

pada validitas dan tingkat keakuratan hasil. Pedoman berikut harus
digunakan:
a) Setiap kelompok sampel harus berdiri sendiri. Jika ada 1400 pilot,
2800 pramugari, 180 personel perwatan pesawat udara , dan 15
petugas operator, masing-masing dari empat kelompok sampel
harus dipertimbangkan secara terpisah;
b) Tujuan AP adalah untuk mencapai tingkat kepercayaan 95 persen

dengan hasil sampel yang diuji. Seringkali, tujuan ini mungkin tidak
tepat; oleh karena itu, tim audit harus mempertimbangkan dengan
cermat baik ukuran sampel maupun waktu yang digunakan untuk
tugas tersebut. Pengambilan sampel secara acak dapat dianggap
sebagai alternatif yang dapat diterima;
c) Tabel di bawah ini akan membantu menentukan ukuran sampel

yang dibutuhkan untuk mencapai tingkat kepercayaan 95% untuk
populasi 400 atau lebih. Untuk populasi yang lebih kecil, sampel
yang diambil lebih banyak dan panduan berikut harus digunakan:
d. Verifikasi
1) Selama fase ini, tim audit akan mengumpulkan informasi untuk
menentukan tingkat kesesuaian perusahaan. Secara khusus, verifikasi
akan:
a) Menentukan apakah pengendalian perusahaan beroperasi secara
efektif dan sebagaimana dimaksud;
b) Menentukan apakah operasi pesawat udara yang diaudit sesuai
dengan Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil (PKPS) dan standar
yang terkandung dalam checklist audit; dan
32
SI 8900-6.3
November 2021
c) Menganalisis kekurangan tertentu untuk menilai efeknya dan

mengidentifikasi penyebabnya.
2) Berkas atau catatan perusahaan tidak boleh diakses tanpa izin

perusahaan yang sesuai dan, bila memungkinkan, personil perusahaan
penerbangan harus hadir selama peninjauan file dan catatan ini.
3) Jika tahap peninjauan dan verifikasi tidak memberikan konfirmasi yang

memadai tentang tingkat kepatuhan perusahaan, pembuktian lebih lanjut
akan diperlukan untuk memastikan bahwa setiap bukti yang diperoleh
hingga saat itu mendukung temuan dan kesimpulan audit. Singkatnya,
dokumentasi pendukung lainnya harus diperoleh dan diamankan.
4) Verifikasi mencakup berbagai jenis inspeksi. Hal ini berupa inspeksi

pesawat udara (untuk setiap jenis pesawat), Inspeksi Pra-
Penerbangan/Lanjakan, Inspeksi Dalam Penerbangan (pengambilan
sampel rute perusahaan, yaitu rute domestik, internasional dan baru) dan
Inspeksi Pangkalan (Main base).
5) Verifikasi atau hasil pemeriksaan harus dicatat dalam kolom keterangan

formulir pemeriksaan untuk menjelaskan pemeriksaan dengan ringkasan
kesesuaian dan ketidaksesuaian dan sekurang-kurangnya harus memuat
informasi sebagai berikut:
i) Referensi dari peraturan, manual dan prosedur perusahaan, dan

praktik standar yang diperlukan.
ii) Lokasi, unit atau departemen inspeksi yang dilakukan.
iii) Metode Inspeksi meliputi observasi, wawancara dan evaluasi dokumen

yang diperlukan.
iv) Subjek yang diperiksa, eq. catatan, personel, dan fasilitas.
e. Formulir Permintaan Konfirmasi (CRF)
1) CRF adalah alat audit yang efektif dalam kasus berikut:
a) Untuk memberikan kesempatan kepada auditee untuk menunjukkan

bukti untuk menjawab temuan audit, perusahaan penerbangan akan
diberi kesempatan untuk memberikan bukti;
b) Auditor akan menentukan tindakan yang akan diambil berdasarkan
tanggapan auditee;
33
SI 8900-6.3
November 2021
c) Auditor akan mengamati keadaan sistem manajemen arsip perusahaan

dari sudut pandang auditee;
d) Untuk menghindari temuan audit yang tidak benar, atau subjektif;
e) Auditee tidak akan terkejut pada akhir audit, karena semua masalah
yang diperdebatkan telah dibahas secara terbuka selama audit fisik;
f) Auditor dapat berkonsentrasi pada audit daripada meneliti file dan
catatan perusahaan, dan
g) Auditor akan menerima dokumen yang ditandatangani dari auditee
untuk dimasukkan dalam paket dokumentasi pendukung.
2) Formulir CRF (Formulir DJPU 120-09) akan dikirim ke Manajer Audit di

awal untuk menghindari ketidakakuratan temuan. Semua formulir CRF
akan diterbitkan secara berurutan untuk memastikan bahwa, setelah
menyelesaikan audit fisik, CRF memiliki tanggapan dan tindakan yang
tepat telah diambil oleh perusahaan penerbangan
3) Pada akhir setiap hari, formulir CRF harus dibandingkan dengan CRF yang
dikembalikan untuk memastikan bahwa formulir tersebut terkini. Untuk
audit besar, ini bisa dilakukan pada briefing harian dengan perusahaan.
Dengan cara ini, baik perusahaan maupun tim audit akan mendapatkan
data terbaru mengenai status dokumen-dokumen ini. Semua formulir CRF
harus diselesaikan sebelum selesainya audit fisik di lokasi atau pangkalan
tersebut.
4) Ketika CRF telah dikembalikan dan tindakan yang tepat diambil, materi ini
harus diajukan sesuai dengan area audit. File ini juga akan memberikan
latar belakang dan bukti untuk tindakan perbaikan yang diambil di
kemudian hari.
f. Jenis Temuan
Sebuah temuan dihasilkan sebagai akibat dari ketidaksesuaian dengan
standar: PKPS, aturan atau prosedur internal. Temuan dapat terdiri dari 3
jenis yang berbeda:
1) Non-Compliance (NCP) (tindakan korektif segera/Tingkat 1) adalah

kekurangan karakteristik, dokumentasi, atau prosedur sehubungan
dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang
Penerbangan atau PKPS.
34
SI 8900-6.3
November 2021
2) Non-Conformace (NCF) (Tindakan Korektif Jangka Pendek/Tingkat 2)

adalah kekurangan suatu karakteristik, dokumentasi, atau prosedur. yang
membuat kualitas produk atau layanan tidak dapat diterima atau tidak
dapat ditentukan, atau tidak sesuai dengan persyaratan yang ditentukan,
misalnya cacat fisik, kegagalan pengujian, dokumentasi yang tidak
memadai.
3) Non-Adherence (NAD) (Tindakan Korektif Jangka Panjang/Tingkat 3)
berarti kekurangan dalam karakteristik, dokumentasi, atau prosedur
sehubungan dengan praktik, prosedur, pedoman atau keselamatan
penerbangan yang direkomendasikan. Temuan ketidakpatuhan termasuk
observasi keselamatan dikaitkan dengan keselamatan dan evaluasi risiko
yang terkait dengan bahaya operasional dan muncul ketika risiko yang
berkaitan dengan bahaya tertentu dievaluasi oleh Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara sebagai tidak dapat diterima untuk keselamatan
penerbangan.
g. Formulir Temuan Audit/Surveilans/Inspeksi

1. Formulir temuan Audit/Surveilans/Inspeksi harus diisi secara akurat
karena formulir tersebut menjadi dasar laporan audit dan keberhasilan
audit. Formulir temuan Audit/ Surveilans menggunakan Formulir Ditjen
Perhubungan Udara 120-07.
2. Karena sejumlah anggota tim akan mengisi formulir temuan

audit/Surveilans/inspeksi, penting untuk menerapkan pendekatan
standar dalam memasukkan data pada formulir untuk mengurangi
jumlah kesalahan entri data.
3. Semua dokumentasi pendukung akan disertakan dengan formulir temuan

audit/Surveilans/inspeksi yang telah dilengkapi untuk ditinjau oleh
Manajer Audit/PAI/POI. Meskipun dokumentasi pendukung tidak akan
dimasukkan dalam laporan audit/Surveilans, namun akan disimpan
dalam file audit.
h. Briefing Harian
1) Pengarahan tim biasanya akan diadakan pada akhir setiap hari selama
audit untuk:
a) Memastikan kepatuhan terhadap rencana audit;
35
SI 8900-6.3
November 2021
b) Memvalidasi permintaan konfirmasi dan temuan audit;

c) Menyelesaikan masalah atau masalah yang timbul dari kegiatan hari
itu; dan
d) Sebagai laporan kepada CA jika perlu.
2) Pengarahan perusahaan penerbangan harus diadakan pada akhir setiap
hari, setelah pengarahan tim, untuk memperbarui manajemen auditee
tentang kemajuan audit.
i. Rapat Penutupan
Pertemuan penutupan dengan manajemen senior perusahaan harus

memberikan gambaran umum tentang audit. Rapat harus meringkas temuan
audit, menyatakan area kekuatan dan kelemahan. Diskusi kontroversial
dengan perwakilan perusahaan mengenai isi laporan audit harus dihindari.
Proses exit meeting adalah sebagai berikut:
1) Biasanya, manajer Audit dan anggota tim akan menghadiri briefing rapat
penutupan, jika diperlukan anggota lain dimungkinkan hadir pada
briefing penutupan audit.
2) Jika anggota tim selain Manajer Audit dan anggota tim diminta untuk
berbicara pada rapat penutupan, Manajer Audit akan memberi tahu
auditee terlebih dahulu.
3) Semua temuan audit harus didiskusikan dengan pejabat perusahaan

karena setiap area fungsional telah diselesaikan. Temuan audit baru
biasanya tidak ada pada rapat penutupan. Rapat harus memberikan
gambaran audit dan tidak menjadi perdebatan antara tim dan auditee.
Auditee harus diberitahu bahwa perusahaan akan memiliki kesempatan
untuk menanggapi secara formal laporan audit.
4) Auditee akan diberitahu tentang temuan audit yang dapat dikenakan

tindakan penegakan hukum. Auditee juga akan diberitahu tentang
tanggung jawab perusahaan untuk mengambil tindakan yang tepat untuk
memperbaiki semua ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya kembali.
36
SI 8900-6.3
November 2021
5) Manajer audit harus memberi tahu pihak yang diaudit bahwa laporan
audit akan diteruskan ke perusahaan dalam waktu sepuluh hari kerja dan
bahwa CAP harus diserahkan kepada Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara dalam waktu 15 hari kerja setelah perusahaan menerima laporan
tersebut.
7. Pasca-Audit
a. Umum
Fase ini meliputi penyusunan laporan audit dan laporan paralel.
b. Laporan Ringkasan Temuan Audit
Laporan ringkasan temuan audit harus disampaikan kepada perusahaan

dalam waktu sepuluh hari kerja. Setiap penundaan harus
didokumentasikan karena validitas audit akan terganggu jika laporan tidak
disajikan tepat waktu. Meskipun draf formulir temuan audit dapat
diserahkan kepada perusahaan sebagai bentuk penghargaan, ini tidak wajib.
1) Manajer Audit bertanggung jawab atas penyusunan laporan ringkasan
temuan audit.
2) Laporan ringkasan temuan audit akan menjadi laporan faktual audit

dan tidak akan mencakup pernyataan subjektif, saran atau
rekomendasi.
3) Direktur DKPPU akan menandatangani surat pemberitahuan resmi

dengan salinan laporan ringkasan temuan audit kepada perusahaan
penerbangan.
c. Laporan Paralel
1) Audit dapat mengidentifikasi pengamatan dan/atau kekurangan, atau

penyalahgunaan, Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil dan Undang-
Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan. Apabila ditemukan
ketidaksesuaian terhadap persyaratan peraturan, dan persyaratan
tersebut memerlukan persetujuan (yaitu, persetujuan dokumen atau
manual), temuan harus ditulis dan disampaikan kepada auditee
(sehingga ketidaksesuaian diselesaikan melalui CAP).
37
SI 8900-6.3
November 2021
2) Temuan terhadap Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil dan

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan akan
dijabarkan dalam dokumen yang disebut laporan paralel. Manajer audit
akan meneruskan laporan paralel ke CA dalam waktu 15 hari setelah
penyelesaian audit dan harus mengidentifikasi masalah, penyebab,
tanggung jawab, dan solusi yang direkomendasikan untuk setiap temuan.
Semua dokumentasi pendukung harus disertakan dalam laporan paralel.
d. Tindak Lanjut Laporan Paralel

Item laporan paralel diteruskan ke CA yang akan dikoordinasikan untuk
menindaklanjuti kekurangan tersebut.
8. Audit/ Surveilans/ Tindak Lanjut Inspeksi
a. Umum
Setelah audit selesai, CA akan mendelegasikan tanggung jawab tindak lanjut

kepada Manajer Audit yang kemudian akan memastikan bahwa semua
temuan audit telah diselesaikan sesuai dengan CAP yang disetujui.
b. Aksi Cepat
Tindakan segera akan diambil oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara

setelah ditemukan ketidakpatuhan terhadap Peraturan Keselamatan
Penerbangan Sipil atau Undang-Undang Penerbangan.
Setelah menghasilkan temuan, Manajer Audit harus segera

menginformasikan CA menggunakan mekanisme laporan paralel.
Berdasarkan laporan tersebut, CA akan menginformasikan kepada Direktur
DKPPU untuk menentukan jenis Tindakan yang harus segera diambil.
Penentuan jenis Tindakan yang harus diambil segera didasarkan pada
tinjauan manajemen DKPPU, yang akan dipimpin oleh Direktur DKPPU.
Tindakan yang diambil bisa bermacam-macam, mulai dari penerbitan surat
peringatan, pembatasan atau pembatasan operasi, penangguhan,
rekomendasi pencabutan, atau melanjutkan ke tindakan penegakan
hukum. Keputusan tersebut kemudian akan diinformasikan kepada
auditee, yang pada gilirannya perlu menetapkan rencana tindakan korektif
dan diinformasikan kepada DJPU/DKPPU dalam jangka waktu yang
38
SI 8900-6.3
November 2021
ditetapkan sesuai dengan jenis temuan terkait. Proses skemanya adalah

sebagai berikut:
c. Rencana Tindakan Korektif
1) Surat pengantar laporan audit akan memberi tahu auditee bahwa ia

harus menyerahkan CAP yang membahas temuan audit dalam waktu 15
hari kerja. Biasanya, batas waktu ini tidak akan diperpanjang tanpa
persetujuan CA.
2) Penting untuk meninjau CAP perusahaan untuk menentukan apakah
perusahaan telah mengembangkan jadwal yang wajar untuk tindakan
korektif. Penting juga untuk memastikan bahwa jadwal telah
memprioritaskan tindakan korektif untuk mengatasi temuan yang paling
penting terlebih dahulu.
3) Bergantung pada kategori temuan audit, CAP perusahaan.
39
SI 8900-6.3
November 2021
4) Tindakan korektif jangka panjang harus disertai dengan penerusan

dokumen pendukung untuk ditinjau. Tindakan korektif jangka pendek
juga harus disertai dengan penyampaian dokumen pendukung, yang
dapat berupa logbook, pesanan pembelian, memorandum, kartu prosedur
inspeksi (task card) yang direvisi, atau bukti foto. Penting untuk
memverifikasi sebanyak mungkin dokumentasi pendukung selama
Surveilans berikutnya.
5) Jika CAP perusahaan tidak dapat diterima, Manajer Audit akan

menunjukkan alasannya, mengusulkan perubahan, dan menegosiasikan
tanggal target baru. Jika tidak, tindakan alternatif dapat ditempuh.
6) Jika temuan audit bersifat minor, tidak ada ancaman terhadap

keselamatan penerbangan dan perusahaan memiliki Sistem Jaminan
Mutu atau audit internal yang bereputasi baik, “paper follow-up” dapat
diterima. Dalam hal ini, dokumen diserahkan kepada CAP dan tidak
diperlukan Surveilans sementara. Saat perusahaan menyelesaikan
tanggapan auditnya sebagai Bagian dari CAP, kemajuannya akan
dipantau.
7) Audit akan ditutup secara resmi ketika setiap temuan audit telah
dikoreksi melalui CAP, koreksi tindak lanjut telah dinyatakan dapat
diterima oleh DKPPU dan Surveilans pasca audit telah selesai
Biasanya, Manajer Audit akan memastikan bahwa surat telah dikirim ke

auditee, yang mengkonfirmasikan bahwa semua temuan audit telah
diselesaikan dan audit telah ditutup.
9. Laporan dan Pencatatan Audit.
Setelah proses audit selesai, Manajer Audit bertanggung jawab untuk

menyusun laporan ringkasan eksekutif. Laporan harus berisi bagian dan
lampiran berikut:
a) Bagian I - Pendahuluan, yang merangkum proses audit dan isi laporan
ringkasan eksekutif;
b) Bagian II - Ringkasan Eksekutif Temuan, yang merangkum temuan paling
signifikan untuk informasi manajemen senior auditee dan Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara;
40
SI 8900-6.3
November 2021
c) Bagian III - Kelaikudaraan, yang berisi ringkasan fungsional untuk

Kelaikudaraan;
d) Bagian IV – Operasi Pesawat Udara, yang berisi ringkasan fungsional untuk
operasi pesawat udara;
e) Bagian V - Keselamatan, yang berisi ringkasan fungsional untuk
keselamatan penerbangan (SMS); dan
f) Lampiran, yang berisi temuan audit untuk Kelaikudaraan, Operasi pesawat
Udara, Jaminan Mutu (QMS), Keselamatan Penerbangan (SMS).
Manajer Audit harus memastikan bahwa catatan pembaruan atau sertifikasi

disiapkan dan diperbarui dalam basis data DKPPU (IMSIS), yang setidaknya
berisi hal-hal berikut:
a) Catatan Sertifikasi
1) Salinan SIUAU dan Penilaian Keuangan yang diterbitkan oleh Direktorat
Angkutan Udara;
2) Pra Aplikasi Statement of Intent;
3) Job Aid Sertifikasi;
4) Surat Pengajuan Resmi;
5) Keseluruhan checklist pemeriksaan;
6) Salinan persetujuan atau penerimaan manual perusahaan;
7) Pernyataan Kepatuhan Akhir (Compliance Statement);
8) Laporan Demonstrasi Evakuasi Darurat (jika ada);
9) Laporan Evaluasi Uji Pembuktian (jika ada);
10) Salinan Otorisasi, Ketentuan dan Batasan (ACL);
11) Salinan Spesifikasi Operasi;
12) Salinan Sertifikat Operator Udara;
13) Ringkasan penutupan semua temuan;
14) Laporan Ringkasan Eksekutif.
b) Catatan Pembaruan
1) Surat Pengajuan Resmi;
2) Keseluruhan checklist pemeriksaan
3) Salinan persetujuan atau penerimaan manual perusahaan;
4) Pernyataan Kepatuhan (Compliance Statement);
5) Salinan Otorisasi, Ketentuan dan Batasan (ACL);
41
SI 8900-6.3
November 2021
6) Salinan Spesifikasi Operasi;

7) Salinan Sertifikat Operator Udara;
8) Ringkasan penutupan semua temuan;
9) Laporan Ringkasan Eksekutif.
Kasubdit Operasi Pesawat Udara akan menyampaikan laporan tersebut

kepada Kasubdit Kelaikudaraan, Kepala Seksi Pengawasan Operasi Pesawat
Udara dan Kepala Seksi Pengawasan Kelaikudaraan untuk mendapatkan
masukan seperlunya untuk memastikan serah terima yang efektif guna
dilanjutkan dalam kegiatan surveilans.
42
SI 8900-6.3
November 2021
BAB IV. ANALISIS AKAR PENYEBAB DAN TINDAKAN KOREKTIF
1. Akar masalah
Penyebab awal dalam rantai sebab akibat yang mengarah pada situasi atau
kondisi yang tidak diinginkan; titik dalam rantai sebab akibat di mana tindakan
korektif dapat diterapkan secara wajar dan diharapkan untuk memperbaiki dan
mencegah terulangnya situasi atau kondisi yang tidak diinginkan.
a. Analisis akar masalah
Sebuah metode analisis yang berfokus pada mengidentifikasi akar penyebab

dari situasi atau kondisi yang tidak diinginkan yang menjadi temuan
(ketidaksesuaian).
Ini adalah tanggung jawab auditee (pemegang AOC) untuk menentukan

penyebab dari setiap temuan (ketidaksesuaian)dan untuk menerapkan
tindakan korektif setelah temuan telah diajukan. Organisasi yang diaudit
diminta untuk mengembangkan analisis akar masalah (Root Cause Analisis)
karena lebih memahami lingkungan di mana ia beroperasi, operasinya
sendiri, metode dan personelnya, dan peristiwa yang mungkin menyebabkan
masalah.
Dalam beberapa kasus, khususnya di mana risiko terhadap keselamatan

paling tinggi dan penyebab serta tindakan memerlukan analisis yang
kompleks dan implementasi yang panjang, pendekatan bersama DJPU-AOC
mungkin diperlukan.
Direktorat Jenderal Perhubungan Udara bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa faktor-faktor penyebab sebagaimana ditentukan oleh
pemegang AOC akurat dan bahwa tindakan perbaikan terkait yang
dilaksanakan oleh operator efektif.
Analisis akar penyebab adalah alat atau metode yang dirancang untuk
membantu auditee dan auditor menggambarkan apa yang terjadi selama
temuan tertentu (ketidaksesuaian), kemudian menentukan bagaimana hal
itu terjadi dan memahami mengapa hal itu terjadi.
Analisis akar penyebab lengkap seperti yang digunakan dalam situasi yang
lebih kompleks mengandung tiga komponen kunci yang perlu diterapkan
untuk memastikan analisis yang efektif, yaitu:
43
SI 8900-6.3
November 2021
1) Sebuah metode menggambarkan dan secara skematis mewakili urutan

temuan (ketidaksesuaian) dan kondisi yang berkontribusi.
2) Sebuah metode untuk mengidentifikasi kejadian kritis, kondisi, dan

tindakan tidak aman dalam urutan. Di sinilah teknik analisis akar
penyebab yang berbeda berperan (Ishikawa, 5-mengapa, dll.) dengan
berbagai tingkat kompleksitas.
3) Berdasarkan identifikasi kejadian kritis, kondisi, dan tindakan tidak

aman, metode untuk menyelidiki secara sistematis faktor manajemen dan
organisasi yang memungkinkan terjadinya tindakan tidak aman yaitu
metode untuk mengungkap akar penyebab.
Dalam banyak kasus, masalah yang menghasilkan temuan mungkin

merupakan peristiwa 'satu kali' dengan konsekuensi atau dampak yang
rendah dan oleh karena itu analisis akar masalah yang terperinci mungkin
tidak memiliki manfaat keselamatan yang signifikan.
Sejauh mana metode analisis akar masalah digunakan dan tingkat upaya
analisis yang dikeluarkan harus sepadan dengan signifikansi masalah atau
ketidakpatuhan. Saat menentukan alat atau metodologi apa yang sesuai dan
apakah auditee (pemegang AOC) telah teliti dalam analisisnya, Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara akan mengandalkan pengetahuan,
pengalaman, dan pertimbangan auditor.
Metodologi manajemen risiko harus digunakan untuk fokus pada area yang
diketahui memiliki efek lebih besar pada keselamatan penerbangan. Ini juga
harus dipertimbangkan terhadap kemampuan operator untuk melakukan
analisis yang efektif dalam situasi yang lebih serius dan kompleks.
Kemungkinan besar sebagian besar temuan (minor) akan memerlukan

analisis akar penyebab minimal dengan meningkatnya kedalaman analisis
dan peningkatan keterlibatan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara
karena keparahan dan/atau jumlah temuan dan kompleksitas faktor
penyebab meningkat.
Pada akhirnya, auditee (pemegang AOC) perlu meyakinkan Direktorat

Jenderal Perhubungan Udara bahwa akar masalah telah diidentifikasi
dengan benar dan, dalam situasi yang lebih kompleks, bahwa analisis akar
masalah telah dilakukan dengan tepat dan menyeluruh.
44
SI 8900-6.3
November 2021
b. Identifikasi Akar Penyebab
1) Untuk memastikan bahwa temuan (ketidaksesuaian) diperbaiki secara

permanen. penting untuk menilai dengan hati-hati alasan untuk:
a) Kurangnya keberadaan, atau hanya pengenalan sebagian dari
Standar, kebijakan, prosedur atau Praktik yang direkomendasikan;
b) Kegagalan untuk mematuhi Standar, kebijakan, prosedur, atau
Praktik yang direkomendasikan.
c) Kegagalan untuk menyediakan tingkat manajemen risiko yang
diperlukan
2) Ini akan membantu dalam mengidentifikasi tindakan korektif yang tepat
dan efektif.
3) Identifikasi akar penyebab juga merupakan masukan penting untuk SMS

yang efektif.
c. Analisis akar masalah pada Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-
07
Auditee harus mengidentifikasi dengan benar dan melakukan secara
menyeluruh analisis akar penyebab dari setiap temuan (ketidaksesuaian)
dan ditulis dalam Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-07. Analisis
akar penyebab akan dievaluasi oleh Manajer Audit dan anggota Audit,
sebagai persyaratan wajib untuk menutup temuan.
2. Tindakan korektif
Selain itu, setelah temuan diangkat dan akar permasalahan ditentukan, DJPU
akan setuju dengan auditee (pemegang AOC) tentang tindakan korektif
dan/atau rencana tindakan korektif. Auditee (pemegang AOC) yang memiliki
sumber daya dan wewenang untuk melaksanakan tindakan korektif.
Tujuan mendasar dari proses temuan-penyebab-tindakan adalah untuk
beralih dari memperbaiki efek ketidakpatuhan menjadi menghilangkan,
mengubah, atau mengendalikan penyebab masalah, sehingga menerapkan
tindakan korektif dan dalam konteks manajemen risiko keselamatan, tindakan
pencegahan.
45
SI 8900-6.3
November 2021
a. Jenis Tindakan Korektif
1) Tindakan Korektif Segera/Tingkat 1 untuk temuan ketidakpatuhan.

Ini adalah tindakan yang harus diambil segera tetapi tidak lebih dari
15 hari setelah identifikasi temuan audit. Temuan audit yang
berdampak langsung pada keselamatan penerbangan dapat
dilakukan dengan menghentikan pengoperasian pesawat, perwatan
pesawat udara , penangguhan perijinan personel atau penghentian
kegiatan AOC.
2) Tindakan Korektif Jangka Pendek/Level 2 untuk temuan

Ketidaksesuaian.
Ini adalah tindakan jangka pendek untuk memperbaiki
ketidaksesuaian yang tidak menimbulkan ancaman langsung
terhadap keselamatan penerbangan, yang memastikan bahwa
kesesuaian dibuat dengan cepat sampai tindakan jangka panjang
selesai untuk mencegah terulangnya masalah. Tindakan korektif
jangka pendek maksimal akan dilakukan dalam waktu 30 hari.
3) Tindakan Korektif Jangka Panjang/Level 3 untuk temuan
ketidakpatuhan
Ini adalah tindakan jangka panjang dan memiliki dua komponen.
Yang pertama akan melibatkan identifikasi penyebab masalah dan
menunjukkan langkah-langkah yang akan diambil perusahaan
untuk mencegah terulangnya masalah. Langkah-langkah ini harus
fokus pada perubahan sistem. Komponen kedua akan mencakup
jadwal pelaksanaan tindakan korektif jangka panjang oleh
perusahaan. Tindakan korektif jangka panjang akan maksimal
dilakukan dalam waktu 60 hari.Temuan ketidakpatuhan termasuk
observasi keselamatan dikaitkan dengan keselamatan dan evaluasi
risiko yang terkait dengan bahaya operasional dan muncul ketika
risiko yang berkaitan dengan bahaya tertentu dievaluasi oleh
Direktorat Jenderal Perhubungan Udara sebagai tidak dapat diterima
untuk keselamatan
b. Pengajuan Rencana Tindakan Korektif

1) Surat pengantar laporan audit akan memberi tahu auditee bahwa ia
harus:
46
SI 8900-6.3
November 2021
a) Jika memungkinkan, mengirimkan analisis akar masalah dan

tindakan korektif dalam formulir Temuan Audit (Formulir Ditjen
Perhubungan Udara no, 120-07) untuk setiap temuan audit yang
memerlukan tindakan korektif pada tanggal yang ditentukan
dalam bagian tindakan korektif dari formulir temuan; dan
b) Menyerahkan rencana tindakan korektif yang membahas semua

temuan audit lainnya dalam waktu 15 hari kerja sejak tanggal
penerimaan laporan audit. Biasanya, batas waktu ini tidak akan
diperpanjang tanpa persetujuan Ditjen Perhubungan Udara.
2) Rencana tindakan korektif yang diterima dari auditee harus mencakup

tindakan korektif yang telah diselesaikan dalam formulir Ditjen
Perhubungan Udara 120-07 dan jika memungkinkan, dokumentasi
pendukung yang dapat berupa memorandum, amandemen manual,
dll.
c. Perbaikan Persetujuan Rencana Tindakan Korektif
1) Jika rencana tindakan korektif dapat diterima, auditee akan

diberitahukan dan informasi yang sesuai (tindak lanjut
administratif/tindak lanjut di lokasi, tanggal penyelesaian yang
diusulkan) akan dimasukkan pada tindakan korektif dalam formulir
Ditjen Perhubungan Udara 120-07, untuk tujuan menindaklanjuti.
2) Sebelum menyetujui rencana untuk temuan yang mencakup tindakan

korektif jangka panjang, manajer audit harus yakin bahwa tindakan
korektif yang diusulkan itu wajar dan bahwa keselamatan tidak akan
terancam.
3) Jika rencana tindakan korektif auditee tidak dapat diterima,

Direktorat Jenderal Perhubungan Udara akan menunjukkan
alasannya, mengusulkan perubahan dan merundingkan revisi
rencana tindakan korektif. Dimana auditee tidak responsif terhadap
tindakan ini, tindakan alternatif dapat ditempuh; jika berlaku,
tindakan tersebut dapat mencakup pengiriman Pemberitahuan
Penangguhan Sertifikat AOC oleh Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara.
47
SI 8900-6.3
November 2021
Diagram Alir Proses Tindak Lanjut Audit/ Surveilans/ Inspeksi
Siapa Bagaimana
Auditor
Auditor SI 8900-
6.3
Auditor SI 8900-
6.3
Auditee
Auditor
Auditor & 5 Mengapa

Auditee Proses
Auditee Tentukan
tindakan
per
penyebab
Auditee SI 8900-
6.3
Auditor
Auditee
Auditor
Auditor
48
SI 8900-6.3
November 2021
BAB V AREA AUDIT, SURVEILANS DAN INSPEKSI
Audit atau Surveilans Direktorat Jenderal Perhubungan Udara fokus pada 4

fungsional sebagai berikut:
1. Kelaikudaraan
2. Operasi
3. Keselamatan (SMS)
4. Kualitas asuransi
1. Kelaikudaraan
Audit, Surveilans, atau Inspeksi khusus Kelaikudaraan akan meninjau kegiatan

bidang-bidang berikut:
a. Manajemen dan administrasi;
Manajemen dan administrasi pemegang sertifikat harus diselidiki untuk

menentukan apakah jumlah personel memadai yang bekerja di tingkat
eksekutif dan tingkat lain untuk melakukan fungsi yang diperlukan. Melalui
proses sampling questioning, inspektur penerbangan Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara harus menemukan bahwa personel manajemen
memiliki kualifikasi, pengalaman dan kompetensi untuk melaksanakan
tugas yang diberikan sesuai dengan CASR dan manual perusahaan.
Inspektur Penerbangan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara harus
mengevaluasi efektivitas sistem umpan balik dan hasilnya untuk mengelola
tingkat kepatuhan perusahaan yang diukur melalui pemantauan kegiatan
dan analisisnya.
Formulir yang berlaku:

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-15 “Evaluasi Manajemen
dan Administrasi”
49
SI 8900-6.3
November 2021
b. Persetujuan, Manual dan Prosedur
Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil mewajibkan pemegang sertifikat

untuk menyiapkan dan menyimpan berbagai manual dan checklist terkini
untuk arahan dan panduan personel perwatan pesawat udara yang
melakukan operasi penerbangan. Setiap operator diharuskan untuk
memelihara manual lengkap (atau set manual) di basis operasi utama dan
untuk memberikan manual lengkap (atau set manual) kepada Ditjen
Perhubungan Udara.
Manual pemegang sertifikat harus dievaluasi oleh inspektur untuk

memastikan konten yang memadai dan kepatuhan terhadap peraturan yang
berlaku, praktik pengoperasian yang aman, dan spesifikasi operasi
pemegang sertifikat (OpSpecs) dan Kondisi dan Batasan Otorisasi (ACL).
Pengembangan dan pembuatan manual yang dapat diterima sepenuhnya
menjadi tanggung jawab pemegang sertifikat.
Publikasi (Perpustakaan); Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil

mengharuskan pemegang sertifikat untuk memiliki publikasi terkini dan
manual peraturan yang tersedia untuk lingkup pekerjaan yang dilakukan.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-32 “Pedoman Evaluasi dan
Persetujuan Perwatan pesawat udara Perusahaan”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-16 “Evaluasi Spesifikasi
Operasi”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-34 “Evaluasi dan
Persetujuan Daftar Peralatan Minimum (MEL)”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-53 “Evaluasi Publikasi
(Perpustakaan)”
c. Program Pelatihan dan Pencatatan (Personel Perawatan pesawat udara);
Program pelatihan pemegang sertifikat harus mencakup indoktrinasi

perusahaan dan pelatihan teknis (formal dan pelatihan kerja). Program
harus berisi daftar tugas yang akan diajarkan dan metode untuk mencatat
pelatihan yang telah dilaksanakan. Penyelesaian pelatihan harus
dimasukkan dalam catatan pelatihan individu yang meliputi:
1) indoktrinasi perusahaan;
2) Pelatihan teknis perawatan pesawat udara /pemeriksaan pesawat udara;
50
SI 8900-6.3
November 2021
3) Tanggung jawab untuk orang selain karyawan Operator;

4) Pelatihan Personil Perwatan pesawat udara ;
5) Pelatihan Berulang (recurrent training);
6) Catatan Pelatihan;
7) Pelatihan Penekanan Khusus;
8) Kualifikasi personel perawatan pesawat udara .
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-52 “Program Pelatihan,

Kualifikasi dan Catatan Personil Perawatan pesawat udara ”
d. Sistem Catatan Perawatan pesawat udara ;
Evaluasi prosedur sistem pencatatan pemohon untuk memastikan bahwa

persyaratan CASR Bagian 121/135 dipenuhi sebagai berikut:
1) Maintenance Release Records;
2) Flight Maintenance Records;
3) Total Time In Service Records;
4) Life-Limited Parts Status;
5) Time Since Last Overhaul Records;
6) Overhaul Records;
7) Current Aircraft Inspection Status;
8) Airworthiness Directive (AD) Compliance;
9) Major Alteration Records; and
10) Major Repair Records.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-41 “Evaluasi Kepatuhan
AD”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-42 “Evaluasi Sistem
Pencatatan”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-47 “Evaluasi Perbaikan
dan Perubahan Besar.
51
SI 8900-6.3
November 2021
e. Fasilitas Perawatan pesawat udara ;
Evaluasi fasilitas perwatan pesawat udara dilakukan untuk menentukan

apakah fasilitas yang memadai, peralatan, suku cadang, data teknis, dan
personel yang memenuhi syarat tersedia untuk menyelesaikan semua fungsi
perwatan pesawat udara dengan memuaskan.
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-51 “Evaluasi Fasilitas
Perwatan pesawat udara ”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-48 “Evaluasi Bahan Bakar
dan Servis”
f. Pengaturan Kontrak Perwatan pesawat udara ;

Pemegang sertifikat harus memastikan bahwa penyedia kontraktor
Perawatan pesawat udara mematuhi Program Perawatan pesawat udara
mereka dan instruksi lain yang diberikan saat merawat pesawat, badan
pesawat udara, mesin, baling-baling, peralatan, peralatan darurat, dan
komponennya dan memastikan bahwa semuanya sesuai dengan kebijakan
yang terdokumentasi, prosedur, dan instruksi dalam manual pemegang
sertifikat dan CASR yang berlaku.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-43 “Evaluasi Pengaturan
Kontrak”
g. Program Manajemen Minimum Equipment List (MEL);

Sebuah MEL diperlukan untuk setiap jenis dan model pesawat udara yang
akan dioperasikan, yang menyediakan pengoperasian pesawat udara,
tunduk pada kondisi tertentu, dengan peralatan tertentu tidak beroperasi.
Daftar ini disiapkan oleh pemohon sesuai dengan, atau lebih ketat dari,
daftar peralatan minimum master (MMEL) yang disetujui oleh Negara Desain
(State of Design) untuk jenis pesawat udara, disesuaikan dengan pesawat
udara, pemohon dan peralatan terpasang.
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-54 “Evaluasi dari Program

Manajemen Daftar Peralatan Minimum (MEL)”
52
SI 8900-6.3
November 2021
h. Program Perawatan pesawat udara ;
Setiap pemegang sertifikat harus memiliki program perawatan untuk setiap

jenis pesawat udara termasuk pesawat udara teregistrasi asing, disetujui
oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara, atau negara dimana pesawat
udara terdaftar, yang memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Tugas-tugas Perawatan pesawat udara dan interval di mana ini harus

dilakukan, dengan mempertimbangkan pemanfaatan yang diantisipasi
dari pesawat udara;
2) Bila program integritas struktural yang berkelanjutan (jika berlaku);
3) Tata cara perubahan atau penyimpangan dari (1) dan (2) di atas;
4) Pemantauan kondisi dan deskripsi program keandalan untuk sistem,
komponen, dan mesin pesawat terbang (jika berlaku);
5) Tugas perwatan pesawat udara sebagai item inspeksi yang diperlukan.
6) Aging Aircraft Program
7) Weight And Balance Control Program
Sistem Pemeriksaan Perwatan pesawat udara & Evaluasi RII; Pemegang

sertifikat harus memastikan pesawat udara dirawat sesuai dengan program
perawatan pesaat udara yang disetujui.
Required Inspection adalah item perwatan pesawat udara dan perubahan

yang harus diperiksa, termasuk yang dapat mengakibatkan kegagalan,
malfungsi, atau cacat yang membahayakan pengoperasian pesawat udara
yang aman, jika tidak dilakukan dengan benar atau menggunakan suku
cadang atau bahan yang tidak tepat.

- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-33 ”Evaluasi dan
Persetujuan Program Perwatan pesawat udara ”
- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-49 “Program Pesawat
pesawat udara yang berumur Tua”
- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-35 ”Evaluasi Dan
Persetujuan Program Kontrol Berat Dan Keseimbangan”
- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-44 “Sistem Inspeksi
Perwatan pesawat udara & Evaluasi RII”
53
SI 8900-6.3
November 2021
i. Inspeksi Proses Perwatan pesawat udara
Inspeksi ini untuk mengamati dan menganalisis operasi perwatan pesawat

udara yang sedang berlangsung untuk kesesuaian dengan metode, teknik,
dan praktik tertentu dalam program inspeksi dan perwatan pesawat udara
operator.
Inspeksi ini juga melakukan proses/tugas inspeksi secara mendetail dengan
menganalisis data, material dan suku cadang yang digunakan dalam proses
perbaikan, overhaul dan inspeksi.
Proses/tugas inspeksi rinci adalah kegiatan Surveilans yang akan
memeriksa satu atau lebih tugas spesifik yang terkait dengan modifikasi,
perbaikan atau inspeksi bagian atau produk. Inspeksi ini akan mengevaluasi
data, perkakas, peralatan, dan proses yang digunakan untuk menyelesaikan
satu atau lebih tugas.
- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-50 “Pemeriksaan Proses
Perwatan pesawat udara ”
j. Program Analisis dan Surveilans Berkelanjutan;
Analisis lanjutan dan sistem surveilans biasanya disertakan dalam manual

perawatan pesawat udara operator. Sistem memastikan kecukupan program
perwatan pesawat udara operator dan memastikan bahwa program tersebut
diikuti dan dikendalikan dengan benar. Bagian CASR 121.373 dan 135.373
memungkinkan Ditjen Perhubungan Udara untuk meminta revisi program
perwatan pesawat udara operator berdasarkan kekurangan atau
ketidakberesan yang ditemukan oleh analisis berkelanjutan dan sistem
Surveilans.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-45 “Analisis Berkelanjutan
dan Evaluasi Program Surveilans”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-36 ”Evaluasi Dan
Persetujuan Program Keandalan yang Disetujui”
54
SI 8900-6.3
November 2021
k. Prosedur Pelaporan Dan Evaluasi SDR;
Pemegang sertifikat wajib secara berkala dan segera mengirimkan ringkasan

laporan kepada Direktorat Jenderal Perhubungan Udara sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Operator diwajibkan oleh PKPS bagian 121.705 dan 135.705 untuk
menyerahkan Laporan Ringkasan Interupsi Mekanis (MISR) bulanan.
Laporan ini memungkinkan inspektur untuk mengevaluasi efektivitas
perawatan operator dan prosedur manual.
Laporan Kesulitan Layanan (SDR's) memberikan catatan kejadian yang

berkaitan dengan Kelaikudaraan dan keselamatan. Catatan ini
memungkinkan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara untuk memeriksa
sifat kejadian tersebut dan memutuskan apakah analisis atau tindakan
tambahan diperlukan.
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-46 “Prosedur Pelaporan dan

Evaluasi SDR”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 43-03 “Laporan Rangkuman
Gangguan Mekanik” (MISR)
l. Inspeksi Ramp
Inspeksi Ramp adalah inspeksi terencana yang dilakukan di tanjakan untuk
memverifikasi kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang ditetapkan
selama pengoperasian pesawat udara komersial oleh operator. Inspeksi ini
dilakukan oleh tim inspektur penerbangan dari Operasi pesawat udara dan
Kelaikudaraan yang mencakup area masing-masing sesuai checklist
standar.
Formulir yang Berlaku
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-13 “Checklist Inspeksi Ramp”
2. Operasi
Audit, Surveilans, atau Inspeksi Khusus operasi pesawat udara akan meninjau
satu atau lebih area berikut:
55
SI 8900-6.3
November 2021
a. Manajemen dan administrasi;

Manajemen dan administrasi pemegang sertifikat harus diselidiki untuk
menentukan apakah jumlah personel yang memadai dipekerjakan di
tingkat eksekutif dan tingkat lain untuk melakukan fungsi yang
diperlukan. Melalui proses sampling questioning, inspektur Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara harus menemukan bahwa personel
manajemen memiliki kualifikasi, pengalaman dan kompetensi untuk
melaksanakan tugas yang diberikan sesuai dengan CASR dan manual
operasi.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-15 “Evaluasi Manajemen
dan Administrasi”
b. Inspeksi manual.
Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil (PKPS) mengharuskan

pemegang sertifikat untuk mempersiapkan dan menyimpan berbagai
manual dan daftar periksa terkini untuk petunjuk dan panduan personel
penerbangan dan personil darat yang melakukan operasi pesawat udara.
Setiap operator diharuskan untuk memelihara manual lengkap (atau set
manual) di basis operasi utama dan untuk memberikan manual lengkap
(atau set manual) kepada Ditjen Perhubungan Udara.
Manual pengoperasian pemegang sertifikat harus ditinjau oleh inspektur

penerbangan untuk memastikan konten yang memadai dan kepatuhan
terhadap peraturan yang berlaku, praktik pengoperasian pesawat udara
yang aman, dan spesifikasi operasi pemegang sertifikat (OpSpecs) serta
Kondisi dan Batasan Otorisasi (ACL). Pembuatan dan produksi manual
yang dapat diterima sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemegang
sertifikat.
Tinjauan lengkap manual operasi (OM Bagian A, OM Bagian B, OM Bagian

C, OM Bagian D), MEL, manual awak kabin, manual pengiriman
penerbangan, dan manual terkait lainnya harus dilakukan setahun sekali.
Pada tahun perpanjangan AOC sertifikat, Inspeksi Manual harus dilakukan
oleh Tim Audit AOC. Semua perubahan pada manual harus diajukan oleh
operator melalui POI untuk persetujuan.
56
SI 8900-6.3
November 2021
Publikasi (Perpustakaan). Peraturan Keselamatan Penerbangan Sipil

mengharuskan pemegang sertifikat untuk memiliki publikasi terkini dan
manual peraturan sebagai referensi penerbangan.
Dokumentasi pesawat. Operator harus memastikan bahwa dokumen-
dokumen berikut dibawa pada setiap penerbangan:
1) Sertifikat pendaftaran;
2) Sertifikat Kelaikudaraan;
3) Spesifikasi Operasi & ACL;
4) Catatan Perjalanan Pesawat (Aircraft log book);
5) Izin Stasiun Penerbangan Pesawat Udara;
6) Pengesahan sertifikat Kebisingan atau pernyataan yang sesuai yang
membuktikan sertifikasi kebisingan sebagaimana tercantum dalam
dokumen lain yang disetujui oleh Direktorat Jenderal Perhubungan
Udara;
7) Lisensi yang sesuai untuk setiap anggota awak pesawat udara
8) Salinan pengembalian layanan, jika ada, yang berlaku sehubungan
dengan pesawat, atau catatan teknis, sebagaimana berlaku;
9) AFM atau RFM, untuk pesawat terbang atau helikopter;
10) Rencana Penerbangan Operasional;
11) NOTAMS, informasi AIS dan dokumentasi pengarahan Meteorologi;
12) Peta dan bagan saat ini dan yang sesuai untuk rute penerbangan yang
diusulkan atau kemungkinan penerbangan yang dialihkan;
13) Informasi pencarian dan penyelamatan;
14) Untuk penerbangan internasional, salinan prosedur yang
diberitahukan untuk diikuti oleh pilot-in-command dari pesawat
udara, dan sinyal visual yang diberitahukan untuk digunakan oleh
pesawat udara;
15) Manifes penumpang dan kargo;
16) Fotokopi asuransi pesawat
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-31 “Pedoman Evaluasi dan
Persetujuan Operasional”
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-34 Evaluasi dan
Persetujuan MEL
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-16 “Evaluasi Spesifikasi
Operasi”
57
SI 8900-6.3
November 2021
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.120-53 “Evaluasi

Publikasi/Perpustakaan”
− DJPU Form No.8400-19 “Checklist/Laporan Pemeriksaan Dokumen
Pesawat Udara Operator”
c. Program Manajemen Minimum Equipment List (MEL);

Sebuah MEL diperlukan untuk setiap jenis dan model pesawat yang akan
dioperasikan, yang menyediakan pengoperasian pesawat udara, tunduk
pada kondisi tertentu, dimana dengan peralatan tertentu tidak beroperasi.
Daftar ini disiapkan oleh pemohon sesuai dengan, atau lebih ketat dari,
daftar peralatan minimum master (MMEL) yang disetujui oleh Negara
Desain (State of Design) untuk jenis pesawat udara, disesuaikan dengan
pesawat udara pemohon dan peralatan yang terpasang

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-54 ”Evaluasi Daftar
Peralatan Minimum (MEL)'Program Manajemen'
d. Kontrol Operasi;
Inspeksi pengendalian operasional memiliki dua tujuan utama. Tujuan

pertama adalah agar inspektur penerbangan atau tim memastikan bahwa
pemegang sertifikat memenuhi persyaratan minimum CASR dan spesifikasi
operasi (OpSpecs). Tujuan kedua adalah agar inspektur penerbangan atau
tim memastikan bahwa sistem kontrol pemegang sertifikat memberikan
jaminan positif terhadap keselamatan publik. Untuk membuat penentuan
ini, inspektur penerbangan atau tim harus mengevaluasi operator untuk
memastikan bahwa kriteria berikut terpenuhi:
a) Tanggung jawab untuk pengendalian operasional didefinisikan dengan

jelas
b) Jumlah personel kontrol operasional yang memadai tersedia
c) Manual yang berlaku berisi kebijakan dan panduan yang memadai
untuk memungkinkan personel kontrol operasional dan awak pesawat
udara melaksanakan tugasnya secara efisien, efektif, dan dengan
tingkat keselamatan yang tinggi.
d) Personel kontrol operasional cukup terlatih, berpengetahuan, dan
kompeten dalam melaksanakan tugasnya
58
SI 8900-6.3
November 2021
e) Personil kontrol penerbangan dan kru penerbangan telah diberikan

informasi yang diperlukan untuk perencanaan, kontrol, dan
pelaksanaan yang aman dari semua penerbangan
f) Pemegang sertifikat menyediakan fasilitas yang memadai
g) Pemegang sertifikat melakukan semua fungsi kontrol operasional yang
disyaratkan oleh peraturan
h) Pemegang sertifikat melakukan semua fungsi yang diperlukan untuk
memberikan kontrol operasional yang memadai di lingkungan di mana
operasi dilakukan
i) Prosedur darurat dan rencana kontinjensi yang memadai telah
dirumuskan
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.8400-04 “Daftar

Periksa/Laporan Pemeriksaan Kontrol Operasional”
e. Catatan Perjalanan / Dokumentasi Penerbangan;
Tujuan utama inspeksi catatan perjalanan adalah agar pemeriksa

memastikan bahwa operator memenuhi persyaratan peraturan PKPS
Bagian 121 atau 135, sebagaimana berlaku, untuk penggunaan,
dokumentasi, dan penyimpanan catatan perjalanan operasional yang
tepat. Inspektur penerbangan dapat mengevaluasi catatan perjalanan
untuk merekonstruksi penerbangan tertentu atau serangkaian
penerbangan dengan memeriksa rencana penerbangan, pengiriman atau
rilis penerbangan, dokumen pemuatan dan berat, dokumen cuaca, dan
informasi penerbangan terkait lainnya yang disimpan oleh pemegang
sertifikat.
Pemeriksaan catatan perjalanan mencakup evaluasi kualitas data yang
direkam, pemeriksaan keakuratan perhitungan, dan pemeriksaan
kepatuhan pemegang sertifikat terhadap CASR dan prosedur perusahaan.
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.8400-05 “Daftar/Laporan

Pemeriksaan Catatan Operasi dan Penerbangan (Perjalanan)”
59
SI 8900-6.3
November 2021
f. Catatan Waktu Penerbangan dan Tugas;

Operator harus mengembangkan metode untuk merekam dan memantau
penerbangan dan waktu tugas bagi awak pesawat untuk memastikan
bahwa batasan peraturan tidak terlampaui. Sistem pencatatan seperti itu
harus memiliki atribut berikut:
1) Kecukupan : Formulir pencatatan yang digunakan oleh operator cukup
untuk mencatat informasi penting yang diminta oleh Direktorat Jenderal
Perhubungan Udara.
2) Kepraktisan. Metode operator untuk mencatat waktu penerbangan
untuk individu
Formulir yang dikembangkan untuk tujuan ini harus jelas dan mudah
diisi. Jika operator menggunakan ACARS atau sistem serupa untuk
melaporkan waktu terbang dan tugas, personel harus dilatih dengan
baik dalam penggunaannya.
3) Aksesibilitas dan Keselamatan. Data mengenai penerbangan dan waktu
tugas harus mudah diakses oleh personel yang memiliki tanggung jawab
untuk memantau kepatuhan dengan berbagai interval waktu. Catatan
harus aman dari gangguan oleh orang yang tidak berwenang.
4) Kecakapan (Currency). Data yang tersedia bagi personel yang
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa awak pesawat udara tidak
melebihi persyaratan jam terbang peraturan atau kontrak harus
diperbarui secepatnya. Sistem yang sesuai digunakan oleh operator
harus menyediakan bahwa penjadwal dan/atau personel kontrol
penerbangan segera mengetahui bila total harian mungkin terlampaui.
Total waktu penerbangan dari catatan kru tertulis harus segera dikirim
ke kantor penjadwalan atau kontrol penerbangan, sehingga total
mingguan dan bulanan, jika diperlukan, dapat segera diperbarui.
5) Ketepatan. Sistem harus dengan setia melacak penerbangan harian dan
waktu tugas untuk anggota Awak, dan secara akurat mencerminkan
total untuk interval waktu yang ditentukan lebih lama.
6) Kesesuaian. Catatan harus mencerminkan kesesuaian dengan
penerbangan peraturan dan batasan waktu tugas.

− Formulir DJPU No.8400-06 “Daftar Periksa/Laporan Pemeriksaan
Catatan Penerbangan dan Waktu Tugas Operator Udara”
60
SI 8900-6.3
November 2021
g. Program Pelatihan dan Catatan Pelatihan (Awak Penerbangan,

Pramugari, dan Petugas Operasi Penerbangan);
Inspektur operasi pesawat udara melakukan inspeksi program pelatihan

untuk awak pesawat, pramugari, dan petugas Operasi Pesawat Udara
untuk memastikan bahwa program pelatihan pemegang sertifikat sesuai
dengan persyaratan peraturan dan metode instruksional efektif. Inspeksi
program pelatihan melibatkan lima area inspeksi utama yang harus
dievaluasi:
1) Kurikulum pelatihan,
2) Perangkat Kursus,
3) Metode penyampaian instruksional,
4) Metode pengujian dan pemeriksaan, dan
5) Catatan Pelatihan.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.8400-21 “EvaluasiProgram
Pelatihan dan Catatan Pelatihan untuk Awak Pesawat”
Pelatihan dan Catatan Pelatihan Pramugari.
Pelatihan dan Catatan Pelatihan untuk Petugas Operasi Penerbangan”
h. Program pemeriksaan perusahaan (Check Pilot, FA, dan FOO);
Tujuan dari tugas ini adalah untuk menentukan apakah program

pemeriksaan perusahaan (company checker) terus memenuhi persyaratan
sesuai otorisasi. Penyelesaian tugas ini menghasilkan temuan kinerja yang
memuaskan atau tidak memuaskan. Temuan kinerja yang tidak
memuaskan dapat menyebabkan pembatalan penunjukan pemeriksa
(company checker).
Selain inspeksi, keadaan berikut juga mengharuskan Inspektur
penerbangan mengambil tindakan yang tepat dan mendokumentasikan
tindakan tersebut:
1) Pemeriksa yang tingkat kelulusan ujian praktiknya melebihi 90 persen;

2) Seorang penguji yang melakukan tiga atau lebih ujian praktik lengkap
pada hari tertentu;
61
SI 8900-6.3
November 2021
3) Pemeriksa yang menguji siswa yang dilatih oleh pemeriksa itu tanpa
persetujuan;
4) Pemeriksa yang tingkat kesalahan berkas sertifikasinya melebihi 10
persen;
5) Pemeriksa yang menjadi subyek pengaduan masyarakat yang sah; atau
6) Pemeriksa yang pernah terlibat dalam kecelakaan, kejadian, atau
pelanggaran Direktorat Jenderal Perhubungan Udara (CASR).

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.8400-24 “Evaluasi Program
percontohan Cek Perusahaan (company checker)
− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No.8400-25 “Evaluasi Program
Cek Perusahaan Pramugari (FA checker)
FOO Cek Perusahaan (FOO checker)
i. Inspeksi perjalanan kokpit (cockpit enroute).
Tujuan utama inspeksi kokpit dalam perjalanan adalah agar inspektur

penerbangan mengamati dan mengevaluasi Operasi Pesawat Udara
pemegang sertifikat dalam lingkungan operasional secara total system
penerbangan penerbangan. Inspeksi dalam perjalanan adalah salah satu
metode yang paling efektif untuk mencapai tujuan dan tanggung jawab
surveilans transportasi udara. Inspeksi ini memberikan kesempatan
kepada Direktorat Jenderal Perhubungan Udara untuk menilai elemen-
elemen berikut dari sistem penerbangan yang bersifat internal dan
eksternal bagi operator:
1) Elemen sistem penerbangan yang bersifat internal bagi operator dan
dapat dievaluasi selama inspeksi kokpit dalam perjalanan meliputi:
• Anggota kru
• Manual operator dan checklist
• Penggunaan MEL dan CDL
• Fungsi kontrol operasional (pengiriman, mengikuti penerbangan,
lokasi penerbangan)
• Penggunaan checklist, prosedur yang disetujui, dan praktik
pengoperasian yang aman
• Koordinasi kru/manajemen sumber daya kokpit
62
SI 8900-6.3
November 2021
• Keselamatan kabin
• Kondisi dan servis pesawat
• Efektivitas program pelatihan
2) Elemen sistem penerbangan yang berada di luar operator dan dapat

dievaluasi selama inspeksi perjalanan meliputi:
• Area permukaan bandara
• Kegiatan jalan/gerbang
• Kondisi dan konstruksi bandara
• Pergerakan pesawat dan kendaraan
• Fasilitas ATC dan naviagsi udara
• Prosedur ATC dan wilayah udara
• Prosedur Pendekatan Instrumen (IAP), SID, dan STAR
• Alat bantu navigasi
• Komunikasi

− Formulir DJPU No.8400-09 “Daftar/Laporan Pemeriksaan/Laporan
Pemeriksaan Kokpit Operator Pesawat Udara”
j. Inspeksi dalam perjalanan kabin.
Inspeksi kabin en-route dilakukan untuk menilai tingkat keselamatan

kabin dalam transportasi udara dengan pengamatan langsung dan evaluasi
operasi yang dilakukan di kabin pesawat.

− Formulir DJPU No.8400-10 Daftar Periksa/Laporan Inspeksi Kabin
Operator Udara
63
SI 8900-6.3
November 2021
k. Pemeriksaan fasilitas stasiun.
Inspektur penerbangan yang melakukan inspeksi fasilitas stasiun akan

menghadapi berbagai situasi dan kondisi operasional. Jenis stasiun dapat
bervariasi dari fasilitas besar dengan manajer stasiun yang ditugaskan
secara permanen, banyak karyawan, dan berbagai departemen, hingga
fasilitas yang terdiri dari satu karyawan dan loket. Inspeksi fasilitas
stasiun dapat dilakukan untuk memberikan gambaran menyeluruh
tentang operasi operator atau dapat difokuskan pada area tertentu. Bila
memungkinkan, inspeksi harus dilakukan ketika operasi keberangkatan
atau kedatangan yang sebenarnya sedang berlangsung, untuk
memperoleh gambaran umum tentang pengoperasian stasiun dan
efektivitas peralatan, layanan, prosedur, dan personel yang digunakan.
Arahan dan bimbingan yang diberikan pada bagian ini bersifat umum,

− DJPU Form No.8400-11 Daftar Periksa/Laporan Pemeriksaan Fasilitas
Stasiun Operator Pesawat Udara
l. Inspeksi Ramp
Inspeksi Ramp adalah inspeksi terencana yang dilakukan di tanjakan

untuk memverifikasi kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang
ditetapkan selama pengoperasian pesawat udara komersial. Inspeksi ini
dilakukan oleh tim inspektur penerbangan dari Operasi dan Kelaikudaraan
yang mencakup area masing-masing sesuai checklist standar.

− Formulir DJPU No.120-13 Checklist Inspeksi Ramp
m. Inspeksi Pemeriksaan Kecakapan dan Kompetensi Awak Pesawat
Area inspeksi ini berlaku untuk pengetahuan, kemampuan, dan kecakapan

awak pesawat yang menerima pemeriksaan kecakapan atau kompetensi,
seperti yang ditunjukkan oleh kinerjanya selama serangkaian manuver dan
aturan penerbangan yang diperlukan.

− Formulir DJPU No.8400-13 Laporan Pemeriksaan Kecakapan Pilot/FE
Operator Pesawat Udara
64
SI 8900-6.3
November 2021
3. Sistem Manajemen Keselamatan (SMS)

Audit spesialis keselamatan (Kelaikudaraan atau Operasi Pesawat Udara) atau
Surveilans akan meninjau satu atau lebih bidang berikut:
a. Manual sistem manajemen keselamatan (SMS);

Pemegang Sertifikat harus mengembangkan dan memelihara Manual SMS,
SMSM harus mendokumentasikan semua aspek SMS, dan isinya harus
mencakup hal-hal berikut:
1) Kebijakan dan tujuan keselamatan

• Komitmen dan tanggung jawab manajemen
• Akuntabilitas keselamatan
• Penunjukan personel keselamatan utama
• Koordinasi perencanaan tanggap darurat
• Dokumentasi SMS
2) Manajemen risiko keselamatan

• Identifikasi bahaya
• Penilaian dan mitigasi risiko keselamatan
3) Jaminan keselamatan
• Pemantauan dan pengukuran kinerja keselamatan
• Manajemen perubahan
• Perbaikan terus-menerus dari SMS
4) Promosi keselamatan
• Pelatihan dan pendidikan
• Komunikasi keselamatan

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-90 ”Manual Evaluasi dan
Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan” Bagian I
b. implementasi SMS (identifikasi bahaya dan manajemen risiko);
Pemegang sertifikat memastikan implementasi SMS sesuai dengan Manual

SMS
• Analisis kesenjangan
• Rencana implementasi SMS
65
SI 8900-6.3
November 2021
• Indikator kinerja keselamatan

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-90 ”Manual Evaluasi dan
Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan” Bagian II
c. Analisis data penerbangan (FDA);

1) Setiap penyedia layanan, terutama maskapai penerbangan yang
mengoperasikan pesawat terbang dengan massa lepas landas maksimum
bersertifikasi lebih dari 27.000 kg harus membuat program analisis data
penerbangan sebagai bagian dari sistem manajemen keselamatannya.
2) Maskapai penerbangan dapat mengontrakkan program analisis data
penerbangannya kepada pihak ketiga asalkan tetap bertanggung jawab
secara keseluruhan untuk perwatan pesawat udara program tersebut.
3) Program analisis data penerbangan harus non-hukuman tidak diberikan
sanksi dan berisi penjaga keamanan yang memadai untuk melindungi
sumber data.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-95 ”Daftar
Periksa/Laporan Surveilans Program Analisis Data Penerbangan”
d. Sistem Pelaporan SMS;
1) Pelaporan kejadian yang membahayakan atau yang jika tidak diperbaiki

atau ditangani akan membahayakan pesawat udara, penumpangnya,
orang lain, peralatan atau instalasi yang mempengaruhi operasi pesawat
udara; dan ada portal informasi terkait keselamatan lain yang relevan
dalam konteks itu.
2) Analisis dan tindakan tindak lanjut sehubungan dengan kejadian yang
dilaporkan dan informasi terkait keselamatan lainnya;
3) Perlindungan profesional penerbangan;
4) Penggunaan yang tepat mengumpulkan informasi keselamatan; dan
5) Penyebarluasan informasi anonim kepada pihak-pihak yang
berkepentingan dengan tujuan untuk memberikan informasi yang
mereka butuhkan kepada pihak-pihak tersebut dalam rangka
meningkatkan keselamatan penerbangan.
66
SI 8900-6.3
November 2021

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-98 ”Evaluasi sistem
pelaporan SMS”
e. Proses Audit Internal Termasuk para kontraktor;
Pemegang sertifikat harus mengembangkan dan memelihara sarana untuk

memverifikasi kinerja keselamatan organisasi dan untuk memvalidasi
efektivitas pengendalian risiko keselamatan.
Proses audit internal adalah salah satu sarana untuk memantau kepatuhan
terhadap peraturan keselamatan, fondasi di mana SMS dibangun, dan
menilai efektivitas pengendalian risiko keselamatan ini dan SMS.
Pemegang sertifikat harus menetapkan sistem mutu untuk memastikan
kepatuhan yang berkelanjutan terhadap peraturan melalui Sistem Jaminan
Mutu internal yang memastikan pemantauan semua proses termasuk yang
dilaksanakan oleh kontraktor dan pemasoknya.

− Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-97 ”Evaluasi proses Audit
Internal termasuk kontraktor”
4. Sistem Jaminan Mutu (Quality Management System)

a. Organisasi dan manajemen penjaminan mutu
Sistem Jaminan Mutu yang menyediakan audit sistem manajemen, dan
fungsi operasi dan perwatan pesawat udara , untuk memastikan organisasi:
1) Mematuhi peraturan dan standar yang berlaku;

2) Memuaskan kebutuhan operasional yang dinyatakan;
3) Mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan;
4) Mengidentifikasi bahaya untuk operasi;
5) Menilai efektivitas pengendalian risiko keselamatan.
6) Penunjukan seorang manajer dengan kualifikasi, wewenang, dan
independensi yang sesuai yang bertanggung jawab untuk:
7) Memastikan komunikasi dan koordinasi dengan manajer operasional
dalam pengelolaan risiko operasional
8) Proses untuk tinjauan manajemen atas isu-isu penting
9) Evaluasi program penjaminan mutu
67
SI 8900-6.3
November 2021
- Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-83 ” Evaluasi organisasi

dan manajemen penjaminan mutu”
b. Program audit
Program audit yaitu menyediakan program audit untuk memastikan:
1) Proses perencanaan audit dan sumber daya
2) Proses untuk memastikan masalah signifikan yang timbul dari Sistem
Jaminan Mutu tunduk pada tinjauan manajemen.
3) Sarana untuk menyebarluaskan informasi dari program penjaminan
mutu kepada personel operasional manajemen dan non-manajemen
sebagaimana mestinya untuk memastikan kesadaran organisasi akan
kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku dan persyaratan lainnya.
4) Proses perencanaan audit dan sumber daya yang memadai, termasuk
auditor, untuk memastikan audit:
• Dijadwalkan secara berkala untuk memenuhi persyaratan sistem
regulasi dan manajemen;
• Selesai dalam jangka waktu tertentu.

Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-84 ” Evaluasi Program Audit”
c. Program pelatihan dan kualifikasi auditor

Program pelatihan dan kualifikasi yang menjamin auditor yang melakukan
audit di bawah Sistem Jaminan Mutu:
1) Memiliki pengetahuan, keterampilan dan pengalaman kerja yang

diperlukan untuk menilai secara efektif bidang sistem manajemen dan
operasi yang akan diaudit;
2) Mempertahankan tingkat pengalaman audit saat ini yang sesuai;
3) Menyelesaikan pelatihan auditor awal dan berkelanjutan yang
memberikan pengetahuan dan pemahaman yang diperlukan untuk
melakukan audit secara efektif.
68
SI 8900-6.3
November 2021

Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-85 ” Evaluasi program
pelatihan dan kualifikasi Auditor”.
d. Proses untuk mengatasi Temuan

Proses untuk menangani temuan yang dihasilkan dari audit yang dilakukan
di bawah Sistem Jaminan Mutu, yang memastikan:
1) Identifikasi akar penyebab;

2) Pengembangan tindakan korektif yang sesuai untuk mengatasi temuan;
3) Implementasi tindakan korektif di area operasional yang sesuai
4) Evaluasi tindakan korektif untuk menentukan efektivitas.

Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-86 ” Evaluasi Proses
Penanganan Temuan”.
e. Kualitas dan catatan audit

Memastikan kualitas dan catatan audit adalah dipertahankan dan
rekomendasi implementasi secara efektif
Formulir Ditjen Perhubungan Udara No. 120-87 ” Evaluasi Kualitas dan
Catatan Audit”
69
SI 8900-6.3
November 2021
BAB VI. PROGRAM SURVEILANS
1. Pengantar
Program Surveilans dapat didasarkan pada kebutuhan untuk melakukan

Surveilans rutin dan berkelanjutan atau kebutuhan untuk melakukan
Surveilans dengan penekanan khusus sebagai akibat dari kejadian tertentu
seperti kecelakaan, kejadian, pelanggaran, dan pemogokan.
PAI/POI harus bertanggung jawab dengan program Surveilans, program

Surveilans harus menentukan tujuan, mengevaluasi sumber daya yang
tersedia, dan menentukan jenis dan jumlah spesifik inspeksi yang akan
dilakukan untuk mendukung program tersebut.
Area Surveilans DJPU serupa dengan area audit, frekuensi area Surveilans
akan dikembangkan berdasarkan analisis berbasis risiko, karakteristik
operator dan laporan audit dan laporan Surveilans sebelumnya.
Setelah data inspeksi dilaporkan, evaluasi informasi yang diperoleh dari

laporan inspeksi dan sumber terkait harus dilakukan. Tujuan evaluasi ini
adalah untuk mengidentifikasi area yang menjadi perhatian dan mencatat area
seperti berikut: Ketidakpatuhan terhadap peraturan atau praktik
pengoperasian yang tidak aman
• Baik tren positif maupun negatif
• Kekurangan atau kejadian yang terisolasi
• Penyebab ketidakpatuhan, tren, atau kekurangan yang terisolasi
2. Tujuan Program Surveilans
Tujuan utama Surveilans adalah untuk memberikan kepada Direktorat

Jenderal Perhubungan Udara evaluasi yang akurat, real time, dan
komprehensif tentang status keselamatan sistem penerbangan. Tujuan
program Surveilans ini dicapai oleh inspektur penerbangan yang melakukan
hal-hal berikut:
• Menentukan kepatuhan setiap operator terhadap persyaratan peraturan
dan praktik pengoperasian yang aman;
• Mendeteksi perubahan yang terjadi di lingkungan operasional;
70
SI 8900-6.3
November 2021
• Mendeteksi kebutuhan untuk perubahan peraturan, manajerial, dan

operasional;
• Mengukur efektivitas tindakan korektif sebelumnya.
3. Frekuensi Surveilans
Saat merencanakan program Surveilans, PAI/POI harus menentukan tujuan

program, mengevaluasi sumber daya yang tersedia, dan menentukan jenis dan
jumlah inspeksi berdasarkan pendekatan berbasis risiko seperti yang
dijelaskan pada Bab 7 yang akan dilakukan untuk mendukung program
tersebut.
Minimal, tabel 6-1, 6-2, 6-3 dan 6-4 menggambarkan pemeriksaan tipikal dan
frekuensinya per siklus. Siklus dapat bervariasi untuk tiap operator. Durasi per
siklus surveillance ditentukan berdasarkan hasil analisa risiko yang ada pada
Bab 7 yang bervariasi dengan rentang waktu 6 bulan, 12 bulan, atau 18 bulan
per siklus.
Tabel 6-1 Area Surveilans Kelaikudaraan

Nomor
Formulir
Frekuensi Direktorat
No. Area
per siklus Jenderal
Perhubungan
Udara
1 Manajemen dan administrasi; 1 120-15
2 Persetujuan, Manual dan Prosedur;
• Manual Perwatan pesawat udara 120-32
Perusahaan 120-16
1
• Spesifikasi Operasi 120-34
• Daftar Peralatan Minimum 120-53
• Publikasi/Perpustakaan
3 Program Pelatihan dan Pencatatan
1 120-52
(Personel perwatan pesawat udara );
4 Sistem Catatan Perwatan pesawat
udara ; 120-41
• Kepatuhan AD 120-42
1
• Sistem Pecatatan Perwatan 120-47
pesawat udara
• Perbaikan dan Modifikasi besar
5 Fasilitas Perwatan pesawat udara ; 1
71
SI 8900-6.3
November 2021
• Fasilitas perawatan 120-51

• Pengisian bahan bakar dan 120-48
servis
6 Pengaturan Kontrak Perwatan pesawat 1 120-43
udara ;
7 Program Manajemen Minimum
1 120-54
Equipment List (MEL);
8 Program Perwatan pesawat udara ;
• Program Perwatan pesawat 120-33
udara 120-49
• Program Pesawat Tua 1 120-35
• Berat dan Keseimbangan 120-44
• Sistem Inspeksi Perwatan
pesawat udara & RII
9 Pemeriksaan Proses Perwatan pesawat 1 120-50
udara ;
10 Melanjutkan Program Analisis dan
Surveilans;
1
• CASP 120-45
• Program Keandalan 120-36
11 Prosedur Pelaporan dan Evaluasi SDR 1
• Prosedur Pelaporan dan SDR 120-46
• Laporan Ringkasan Gangguan 43-03
Mekanik (MISR)
12 Inspeksi Ramp 1 120-13
Tabel 6-2 Area Surveilans Operasi Pesawat Udara.

Nomor
Formulir
Frekuensi per Direktorat
No. Area siklus Jenderal
Perhubungan
Udara
A B C
1 Manajemen dan Administrasi 1 1 1 120-15
2 Inspeksi Manual 120-31
• Publikasi/Perpustakaan, 120-34
• Operasi manual Lihat Penjelasan 120-16
• Dokumentasi Pesawat Udara; 120-53
8400-19
3 Program Manajemen Daftar
1 1 1 120-54
Peralatan Minimum (MEL)
4 Kontrol Operasi; 1 1 1 8400-04
5 Catatan Perjalanan / Dokumentasi
1 1 1 8400-05
Penerbangan
72
SI 8900-6.3
November 2021
6 Catatan waktu penerbangan dan

1 1 1 8400-06
tugas;
7 Program Pelatihan dan Catatan
Pelatihan (Pilot, Pramugari, dan
Petugas Operasi Penerbangan);
(setiap kelompok pesawat udara dari 8400-21
jenis yang sama): 1 1 1 8400-22
a. Pelatihan Darat (Ground training) 2 2 2 8400-23
b. Simulator dan atau Pelatihan
Penerbangan
8 Program pemeriksaan perusahaan 8400-24

(Check Pilot, FA, dan FOO) 1 1 1 8400-25
8400-25
9 Pemeriksaan Perjalanan Kokpit
3 2 T/A 8400-09
(Cockpit enroute)
Inspeksi Perjalanan Kabin (Cabin Jika
10 2 T/A 8400-10
enroute) Berlaku
11 Pemeriksaan fasilitas stasiun; 2 1 1 8400-11
12 Inspeksi Jalan 3 2 1
13 Pemeriksaan Kecakapan dan
Kompetensi Anggota Kru
Penerbangan (pemeriksaan harus 3 1 1 8400-13
didistribusikan secara merata pada
setiap kelompok);
Komentar:
A : Flag, Domestic and Commuter Operation
B : Supplemental Operation
C. : Charter and others
Klasifikasi Inspeksi:
• Main Base : 1,2,3,4,5,6,7
• Out Base : 9,10,11,12
• Lainnya : 8,13
Yang dimaksud dengan 'kelompok pesawat udara sejenis' adalah sebagai berikut:
• Untuk pesawat turbojet atau turbofan, akan dibagi menjadi dua kelompok,
yaitu “Wide Body Airplane” dan “Narrow Body Airplane”.
• Semua pesawat udara berpenggerak baling-baling, baik yang bertenaga piston
maupun turbin, bermesin tunggal atau bermesin ganda akan masuk dalam
satu kelompok, yaitu “Pesawat Baling-Baling”.
73
SI 8900-6.3
November 2021
• Semua helikopter, baik piston atau turbin bertenaga, mesin tunggal atau
multi akan masuk ke dalam satu kelompok, yaitu "Helikopter".
Tabel penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 2. Inspeksi Manual
• Kajian lengkap terhadap manual operasi, publikasi/perpustakaan,

dokumentasi pesawat MEL, manual awak kabin, manual flight dispatch,
manual terkait lainnya harus dilakukan setiap 2 (dua) tahun sekali. Semua
perubahan pada manual harus dilaporkan oleh operator melalui POI untuk
persetujuan.
Tabel penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 7. Program Pelatihan dan Catatan
Pelatihan (Pilot, Pramugari, dan Petugas Operasi Penerbangan)
• Manual pelatihan yang disetujui yang mencakup semua jenis pelatihan yang
dilakukan oleh masing-masing operator – ground, simulator dan penerbangan
harus ditinjau untuk konten dan kecakapan (currency) dalam waktu 2 (dua)
tahun. Semua usulan modifikasi atau penambahan program pelatihan harus
dilaporkan kepada Direktorat Jenderal Perhubungan Udara untuk
mendapatkan persetujuan. Satu kursus pelatihan darat (anggota kru atau
petugas operator), dua periode pelatihan simulator (awak pesawat), atau dua
periode pelatihan penerbangan (anggota kru) jika periode pelatihan simulator
tidak tersedia, atau kombinasi dari satu periode pelatihan simulator dan satu
pelatihan penerbangan periode, harus diamati setiap tahun untuk setiap jenis
pesawat kelompok pesawat jenis serupa yang dioperasikan oleh operator. Ini
untuk memastikan kepatuhan terhadap manual pelatihan yang disetujui dan
dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
Tabel penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 9. Pemeriksaan Perjalanan Kokpit
1. Untuk operator yang memegang AOC 121:

a. Maskapai penerbangan Domestik dan Flag Carrier: 3 inspeksi per tahun per
jenis pesawat atau kelompok pesawat sejenis yang dioperasikan oleh
operator.
b. Pengangkut udara tambahan (Supplemental air carrier): dua kali inspeksi
per tahun per jenis pesawat atau kelompok pesawat dari jenis serupa yang
dioperasikan oleh operator.
74
SI 8900-6.3
November 2021

a. Maskapai penerbangan komuter: tiga inspeksi per tahun inspeksi per jenis
pesawat atau kelompok pesawat sejenis yang dioperasikan oleh operator.
b. Sewa maskapai penerbangan atau dioperasikan secara eksklusif untuk VIP:
Tidak Berlaku.
Tabel Penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 10. Inspeksi Perjalanan Kabin (Cabin
Enroute)

a. Maskapai penerbangan Domestik dan Flag Carrier: dua kali inspeksi setiap
tahun per jenis pesawat atau kelompok pesawat dari jenis serupa yang
b. Maskapai penerbangan tambahan (Supplemental Air Carrier) : 1 (satu)
inspeksi setiap tahun (jika ada) per jenis pesawat atau kelompok pesawat
jenis serupa yang dioperasikan oleh operator.
a. Maskapai penerbangan komuter (dengan Pramugari): inspeksi dua kali
setahun per jenis pesawat dari kelompok pesawat sejenis yang dioperasikan
oleh operator.
b. Charter air carrier (dengan pramugari) adalah 1 (satu) inspeksi setiap tahun
untuk setiap jenis pesawat atau kelompok pesawat sejenis yang
c. Pesawat dengan tempat duduk 10 atau kurang atau dioperasikan secara
eksklusif untuk VIP: Tidak Berlaku
Tabel penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 11. Inspeksi fasilitas stasiun;
a. Maskapai Penerbangan Domestik dan Flag Carrier: Pemeriksaan Fasilitas
Stasiun wajib dilakukan setiap tahun minimal 3 (tiga) stasiun berbeda
yang digunakan oleh masing-masing operator, atau sebanyak stasiun yang
digunakan oleh operator jika jumlahnya kurang dari 3 (tiga). Pemeriksaan
fasilitas stasiun dapat dilakukan dengan daerah tujuan yang berbeda
(domestik, regional, internasional).
75
SI 8900-6.3
November 2021
b. Maskapai Penerbangan (Supplemental) : Pemeriksaan Fasilitas Stasiun

harus dilakukan setiap tahun minimal satu stasiun yang digunakan oleh
setiap operator, mengingat sebagian besar operator supplemental hanya
menggunakan pangkalan utamanya sebagai fasilitas stasiun.

a. Commuter Air Carrier: Pemeriksaan Fasilitas Stasiun harus dilakukan
setiap tahun minimal 2 (dua) stasiun berbeda yang digunakan oleh
masing-masing operator, atau sebanyak stasiun yang digunakan oleh
operator jika jumlahnya hanya satu.
b. Maskapai penerbangan charter: Pemeriksaan Fasilitas Stasiun Acak harus
dilakukan setiap tahun minimal satu stasiun yang digunakan oleh setiap
operator, mengingat sebagian besar operator charter hanya menggunakan
pangkalan utamanya sebagai fasilitas stasiun.
Tabel Penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 12. Inspeksi Jalan

a. Maskapai penerbangan Domestik dan Flag Carrier tiga inspeksi setiap
tahun harus dilakukan untuk setiap operator. Dalam hal operator
memiliki lebih dari satu kelompok pesawat, jumlah pemeriksaan minimal
harus didistribusikan secara merata pada setiap kelompok.
b. Maskapai penerbangan supplemental: Minimal 2 (dua) inspeksi setiap
tahun harus dilakukan untuk setiap operator. Dalam hal operator
memiliki lebih dari satu kelompok pesawat, jumlah pemeriksaan minimal
harus didistribusikan secara merata pada setiap kelompok.

a. Maskapai penerbangan komuter: Minimal dua kali inspeksi setiap tahun
harus dilakukan untuk setiap operator. Dalam hal operator memiliki
lebih dari satu kelompok pesawat, jumlah pemeriksaan minimal harus
didistribusikan secara merata pada setiap kelompok.
b. Maskapai penerbangan sewaan: Minimal satu inspeksi setiap tahun
harus dilakukan untuk setiap operator.
76
SI 8900-6.3
November 2021
Tabel Penjelasan 6-2 untuk Area Nomor 13. Pemeriksaan Kecakapan dan
Kompetensi Anggota Kru Penerbangan
1. Untuk operator yang memegang AOC 121: Minimal tiga kali inspeksi setiap
tahun harus dilakukan pada setiap operator. Dalam hal operator memiliki
lebih dari satu kelompok pesawat, jumlah pemeriksaan minimal harus
didistribusikan secara merata pada setiap kelompok.
2. Untuk operator yang memegang AOC 135: Minimal satu kali inspeksi setiap
tahun harus dilakukan pada setiap operator.
Tabel 6-3 Surveilans Sistem Manajemen Keselamatan (SMS)

Nomor
Formulir
No. Area
per siklus Jenderal
Perhubungan
Udara
1 manual sistem manajemen 120-90 Bagian
1
keselamatan (SMS); I
2 implementasi SMS 1 120-90 Bagian
II
3 Analisis data penerbangan (FDA) - Jika
1 120-95
Berlaku;
4 Sistem Pelaporan SMS; 1 120-98
5 Proses audit internal termasuk para 1 120-97
kontraktor.
Tabel 6-4 Surveilans Sistem Jaminan Mutu (QMS)

Nomor
Formulir
No Area
per siklus Jenderal
Perhubungan
Udara
1 Organisasi dan manajemen
1 120-83
penjaminan mutu
2 Program Audit 1 120-84
3 Program pelatihan dan kualifikasi
1 120-85
auditor
4 Proses untuk mengatasi Temuan 1 120-86
5 Kualitas dan catatan audit 1 120-87
77
SI 8900-6.3
November 2021
4. TANGGUNG JAWAB PERENCANAAN SURVEILANS DAN EVALUASI
Unsur-unsur organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara

yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa program Surveilans yang
komprehensif dikembangkan dan dipelihara adalah sebagai berikut:
a. Direktorat Kelaikudaraan dan Pengoperasian Pesawat Udara (DKPPU)
• Kepala Sub Direktorat Perawatan Pesawat Udara untuk area
Kelaikudaraan, Sistem Manajemen Keselamatan (SMS), dan Sistem
Jaminan Mutu (QMS).
• Kepala Sub Direktorat Operasi Pesawat Udara untuk area Operasi
Pesawat Udara, Sistem Manajemen Keselamatan (SMS), dan Sistem
Jaminan Mutu (QMS).
b. Inspektur Kelaikudaraan Prinsipal, PAI
c. Inspektur Operasi Prinsipal, POI
a. Direktorat Kelaikudaraan dan Operasi Pesawat Udara (DKPPU)

Direktorat Kelaikudaraan dan Pengoperasian Pesawat Udara mempunyai
tanggung jawab utama untuk menetapkan program-program Surveilans.
b. Sub Direktorat Operasi Pesawat Udara dan Sub Direktorat Kelaikudaraan

Peran dan tanggung jawab Kasubdit Operasi Pesawat Udara dan Kasubdit
Kelaikudaraan terkait Program Surveilans diuraikan sebagai berikut:
1) Rencana Surveilans yang dikembangkan adalah:
Menyetujui setiap perubahan dari rencana Surveilans yang telah
disetujui, seperti yang direkomendasikan oleh POI/PAI.
2) Tanggung jawab utama untuk pelaksanaan program Surveilans di area
operasi, kelaikudaraan, keselamatan (SMS), dan sistem jaminan mutu
(QMS). Jika ada program Surveilans tidak terlaksana karena :
a) Pandemi
b) Keterbatasan anggaran keuangan
c) Keterbatasan personel yang qualified untuk melakukan Surveilans
Metode Surveilans jarak jauh (remote) akan dipilih. Pelaksanaan

Surveilans jarak jauh setidaknya harus mempertimbangkan unsur-unsur
berikut:
− Rapat melalui telekonferensi, termasuk audio, video, dan berbagi data;

− Proses evaluasi dokumen melalui akses jarak jauh;
78
SI 8900-6.3
November 2021
− Proses inspeksi dilakukan secara offsite untuk memverifikasi hasil

proses evaluasi dokumen sebelumnya, memverivikasi bukti melalui
akses video dan audio streaming langsung ke fasilitas, peralatan,
peralatan, proses operasi, dll;
− Memastikan keamanan dan kerahasiaan data terjaga selama kegiatan
Surveilans.
3) Memainkan peran kunci dalam mengembangkan program Surveilans
yang efektif dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Inspektur
Operasi Pesawat Udara (POI) atau Inspektur Kelaikudaraan (PAI) Prinsip
melakukan Surveilans yang efektif.
4) Memastikan bahwa program ini menyediakan data Surveilans berkualitas
tinggi.
5) Menugaskan inspektur yang tersedia untuk melakukan inspeksi yang
diperlukan; memberikan pelatihan kerja untuk inspektur penerbangan
yang ditugaskan; dan untuk mengawasi inspektur penerbangan yang
ditugaskan untuk efisiensi dan efektivitas.
c. Inspektur Kelaikudaraan Prinsipal (PAI) dan Inspektur Operasi Pesawat

Udara Prinsipal (POI)
PAI dan POI adalah perencana program Surveilans utama di Direktorat
Jenderal Perhubungan Udara karena mereka adalah titik fokus untuk semua
hal teknis antara Direktorat Jenderal Perhubungan Udara dan pemegang AOC.
PAI dan POI harus memastikan bahwa ada tinjauan berkala terhadap semua
aspek operasi pesawat udara pemegang AOC. Mereka harus secara khusus
menentukan status kepatuhan operator dengan menetapkan program
Surveilans yang efektif, dan mengevaluasi data Surveilans sebelumnya dan
informasi terkait lainnya.
PAI dan POI harus menetapkan program berkelanjutan untuk mengevaluasi
data Surveilans untuk mengidentifikasi tren dan kekurangan dan untuk
memutuskan dan mengambil tindakan yang tepat.
PAI dan POI individu bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi sesuai
dengan arahan, panduan, dan prosedur. Tanggung jawab utama setiap
inspektur penerbangan adalah melaporkan hasil inspeksi secara jelas, singkat,
dan faktual.
79
SI 8900-6.3
November 2021
BAB VII SURVEILANS BERBASIS RISIKO (RBS)
1. PENGANTAR
Tipikal program Surveilans yang dilakukan oleh DKPPU dijelaskan dalam Bab
VI Petunjuk Teknis ini. Frekuensi area Surveilans akan dikembangkan dengan
analisis berbasis risiko, karakteristik operator pesawat udara, laporan audit
dan laporan Surveilans sebelumnya. Analisa ini merupakan salah satu proses
untuk menentukan Surveilans berbasis risiko. Risk Based Surveilans (RBS)
didefinisikan sebagai salah satu cara melakukan Surveilans, dimana
perencanaannya didasarkan pada kombinasi profil risiko dan penyimpangan
yang terjadi; dan berfokus pada pengelolaan risiko, selain memastikan
kepatuhan. Surveilans adalah verifikasi secara kontinyu bahwa persyaratan
yang menjadi dasar penerbitan sertifikat atau persyaratan yang berkaitan
dengan peraturan tersebut terus dipatuhi.
RBS menggabungkan dua proses perencanaan dan pelaksanaan, sebagai
Gambar 7.1, Tinjauan Surveilans Berbasis Risiko.
a. Proses perencanaan yang berasal dari analisa penentuan prioritas kegiatan
yang berlangsung dari data informasi yang tersedia yaitu profil risiko dan
penyimpangan yang terjadi secara keseluruhan, meliputi:
• Spesifik organisasi;
• kompleksitas kegiatannya;
• indikator kinerja keselamatan (SPI)
• hasil pemeriksaan ramp pesawat udara dan Surveilans sebelumnya,
seperti audit/sertifikasi, audit khusus, dan Surveilans;
• Penyimpangan kejadian yang meliputi jumlah kecelakaan/kejadian,
laporan wajib kejadian (MOR), SDR, MISR.
Hal di atas harus dikombinasikan dengan informasi kontekstual yang
berasal dari berbagai sumber, seperti peristiwa yang terisolasi, reorganisasi,
pensiunnya personil kunci, kejadian yang dilaporkan, kesehatan keuangan,
dll. Selain itu, perlu dicatat bahwa hasil yang dihasilkan sangat dinamis.
Panjang siklus dan interval Surveilans dapat berdasarkan oleh ketersediaan
sumber daya. Pendekatan yang mungkin didasarkan berupa panjangnya
siklus Surveilans didasrkan dari profil risikonya; kemudian, untuk setiap
area (misalnya pelatihan, barang berbahaya, sistem manajemen organisasi)
interval audit diturunkan dari evaluasi risiko di area tersebut.
80
SI 8900-6.3
November 2021
b. Selama proses pelaksanaan, perhatian difokuskan pada tingkat kepatuhan

dan manajemen risiko karena kepatuhan tetap menjadi elemen dasar untuk
memastikan operasi yang aman, sedangkan manajemen risiko melihat
efektivitas kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan keselamatan.
Hasil Surveilans dipertimbangkan: untuk respon cepat terhadap masalah
kinerja keselamatan dalam jangka pendek (perencanaan), jika diperlukan; dan
untuk penyesuaian profil risiko dalam jangka panjang.
Untuk setiap operator, parameter RBS harus terus dipantau pada frekuensi
yang sesuai untuk mengidentifikasi tren dan meninjau program Surveilans,
siklusnya, dan tujuan keselamatan.
81
SI 8900-6.3
November 2021
Gambar 7.1 Tinjauan Surveilans Berbasis Risiko
82
SI 8900-6.3
November 2021
Figured 7.2 Oversight System Looping
83
SI 8900-6.3
November 2021
2. PENGEMBANGAN SURVEILANS BERBASIS RISIKO (RBS)

Metodologi perencanaan RBS untuk setiap operator penerbangan
menggunakan kombinasi dari dua nilai berikut: indikator risiko (IdR) dan
indikator eksposur (IdE).
Indikator risiko suatu operator udara diperoleh dari penerapan profil risiko
operator hingga penentuan karakteristik risikonya sesuai dengan faktor risiko
yang telah ditentukan sebelumnya dari kombinasi peristiwa kepatuhan dan
penyimpangan dalam 2 tahun terakhir. Kepatuhan berasal dari hasil
pemeriksaan ramp pesawat dan Surveilans sebelumnya, seperti
audit/sertifikasi, audit khusus, dan Surveilans. Penyimpangan kejadian
ditentukan oleh jumlah kecelakaan/kejadian, SDR, MISR. Indikator risiko
adalah ekspresi numerik dari profil risiko operator.
Indikator eksposur operator udara ditentukan oleh ukuran dan kompleksitas
operasinya. Indikator eksposur adalah representasi numerik dari eksposur
operator udara terhadap risiko.
Kombinasi indikator risiko dan indikator eksposur digunakan untuk
menentukan jenis, ukuran sampel, dan frekuensi Surveilans yang harus
dilakukan pada setiap operator penerbangan dalam jangka waktu tertentu.
Inspektur penerbangan harus menggunakan lembar kerja RBS untuk
mencatat informasi yang diperlukan untuk menentukan indikator risiko dan
indikator eksposur, dan alat tersebut akan menghitung intensitas Surveilans
dan ukuran sampel yang akan diperiksa.
a. Penentuan indikator risiko
Indikator risiko diperoleh dari kombinasi data risiko yang dikumpulkan

dari hasil pemeriksaan ramp pesawat, Surveilans dan penyimpangan
sebelumnya. Indikator ini merupakan representasi dari kemungkinan
risiko yang dikelola secara memadai oleh operator pesawat udara.
Indikator risiko adalah representasi numerik dari perubahan dan/atau

keadaan yang terkait dengan potensi operator pesawat udara pada kondisi
dimana tingkat keselamatan tidak dapat diterima atau ketidakpatuhan
terhadap peraturan. Perhitungan indikator risiko adalah ditentukan menurut
persamaan (1) di bawah :
(1)
𝐹𝐼𝑑𝑅 = 𝐹𝑐 − 𝐹𝑑 + 𝐹𝑖
84
SI 8900-6.3
November 2021
Di mana :
𝐹𝐼𝑑𝑅 = indikator risiko
𝐹𝑐 = indikator kepatuhan
𝐹𝑖 = indicator perbaikan
𝐹𝑑 = indikator deviasi
• Indikator Kepatuhan
(2)
𝐹𝑐 = (1 − 𝑥𝑐 ) × 75%
Di mana :
𝑀𝑓
𝑥𝑐 = + 𝜎𝑐
𝑁𝑐ℎ𝑒𝑐𝑘𝑙𝑖𝑠𝑡 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠
𝑛
𝑀𝑓 = ∑ 𝑊𝑖(𝑥𝑖𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡 , 𝑥𝑖𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑖𝑙𝑙𝑎𝑛𝑐𝑒 , 𝑥𝑖𝑠𝑝𝑒𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡 ) 𝑓𝑖𝑛𝑑𝑖𝑛𝑔𝑠

𝑖=1
𝑊𝑖 = 𝑤𝑒𝑖𝑔ℎ𝑡𝑖𝑛𝑔 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑜𝑟 𝑜𝑓 𝑓𝑖𝑛𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑐𝑎𝑡𝑒𝑔𝑜𝑟𝑖𝑒𝑠
Finding Categories (𝑾𝒊 )

Non-Compliance 50%
Non-Conformance 35%
Non-Adherence 15%
𝑀𝑐ℎ𝑒𝑐𝑘𝑙𝑖𝑠𝑡 𝑖𝑡𝑒𝑚 = ∑(𝑥𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡 , 𝑥𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑖𝑙𝑙𝑎𝑛𝑐𝑒 , 𝑥𝑠𝑝𝑒𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡 )𝑐ℎ𝑒𝑐𝑘𝑙𝑖𝑠𝑡 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠
𝜎𝑐 = 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟𝑑 𝐷𝑒𝑣𝑖𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑜𝑓 𝐶𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑎𝑛𝑐𝑒 𝐼𝑛𝑑𝑜𝑐𝑎𝑡𝑜𝑟
• Indikator Deviasi
∑ 𝑌𝑖 (𝑥𝐴𝐶𝐶 , 𝑥𝑆𝐷𝑅 , 𝑥𝑀𝐼𝑆𝑅 )

𝐹𝑑 = + 𝜎𝑑 (3)
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐹𝑙𝑖𝑔ℎ𝑡 𝐶𝑦𝑐𝑙𝑒
Di mana :
𝑌𝑖 = 𝑤𝑒𝑖𝑔ℎ𝑡𝑖𝑛𝑔 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑜𝑟 𝑜𝑓 𝑑𝑒𝑣𝑖𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑐𝑎𝑡𝑒𝑔𝑜𝑟𝑖𝑒𝑠
𝜎𝑑 = 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟𝑑 𝐷𝑒𝑣𝑖𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 𝑜𝑓 𝐷𝑒𝑣𝑖𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 𝐼𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑡𝑜𝑟
DeviationCategories (𝒀𝒊 )
Accident/Serious Incident/Incident 50%
Service Difficulty Report (SDR) 35%
Mechanical Interruption Summary Report (MISR) 15%
85
SI 8900-6.3
November 2021
• Indikator Perbaikan
(Nn1 Nf1 + ⋯ +Nnn Nfn ) + (Nn1 Nd1 + ⋯ +Nnn Ndn)

F𝑖 = ( ) × 25% (4)
Nf + Nd
Di mana :
Nd = ∑(xACC , xSDR , xMISR)
Nd = Total Number of deviation (Accident, Serious Incident, Incident; SDR ; MISR)

n
Nf = ∑(xaudit , xsurveillance , xspecial audit ) findings

i1
Nf = Total Number of findings (audit; surveillance; special audit)
Nn = weighting factor of Corrective Action has been performed by the operator
Indikator risiko dihasilkan dari profil yang dikembangkan dari dan yang
akan digabungkan ke dalam sistem penilaian yang dinyatakan dalam lima
(5) kategori risiko operator pesawat udara berikut sesuai dengan kisaran
skor yang ditentukan oleh inspektur penerbangan selama Surveilans:
1. sangat rendah profil risiko penyelenggara penerbangan;
2. rendah profil risiko penyelenggara penerbangan;
3. sedang profil risiko penyelenggara penerbangan;
4. tinggi profil risiko penyelenggara penerbangan;
5. sangat tinggi profil risiko operator udara.
Profil risiko operator pesawat udara pertama ditentukan dan diperoleh

melalui sistem penilaian tertimbang dan dapat mencapai hasil antara di
bawah nol (-0) dan seratus (100) poin ketika menerapkan faktor risiko. Nilai
ini akan digunakan dalam perhitungan indikator risiko, dengan
menerapkan kriteria Tabel 7.1.
Tabel 7.1 – Indikator risiko (IdR) operator udara

Kategori operator
udara terwakili
nilai Definisi
hasil ORP dalam profil risiko
IDR
(ORP)
85 < 100 1 Sangat rendah ORP Probabilitas yang sangat rendah
bahwa risiko dikelola secara
memadai
86
SI 8900-6.3
November 2021
75 < 85 2 Rendah ORP Probabilitas rendah bahwa risiko

dikelola secara memadai
60 < 70 3 Sedang ORP Probabilitas moderat bahwa risiko
sedang dikelola secara memadai
35 < 60 4 Tinggi ORP Probabilitas tinggi bahwa risiko
dikelola secara memadai
> 0 < 35 5 Sangat tinggi ORP Probabilitas yang sangat tinggi
bahwa risiko dikelola secara
memadai
Hasil dari semua kegiatan Surveilans dikumpulkan dari database online

Portal DKPPU, data Surveilans tersebut setiap saat menentukan skor
parameter risiko terkait kepatuhan terhadap peraturan untuk setiap
operator pesawat udara. Demikian juga, database akan tersedia untuk
mengidentifikasi bagian mana dari persyaratan yang menyajikan temuan
berdasarkan pengkodean yang ditetapkan dan dampaknya terhadap risiko
keselamatan dalam risiko yang terkait.
DKPPU harus menggunakan hasil penilaian ini dalam proses pengambilan

keputusan dan untuk menindaklanjuti kekurangan yang diidentifikasi
dalam Surveilans dan/atau audit yang dilakukan di bawah program
Surveilans keselamatan berbasis risiko.
b. Penentuan indikator eksposur

Indikator eksposur operator pesawat udara ditentukan oleh ukuran dan
kompleksitas kegiatannya. Indikator eksposur adalah representasi
numerik dari eksposur operator pesawat udara terhadap risiko dan
kemungkinan konsekuensi dari risiko tersebut akan terwujud. Indikator ini
ditentukan menurut:
- jumlah penerbangan tahunan;
- jumlah karyawan;
- jumlah pesawat;
- jumlah model pesawat;
- jumlah tujuan;
- operasi internasional;
- usia rata-rata armada; dan
- jumlah pangkalan domestik.
87
SI 8900-6.3
November 2021
Eksposur indikator operator pesawat udara dihitung dengan jumlah

kenaikkan nilai pada setiap kriteria seperti yang ditunjukkan pada Tabel
7.1 dengan persamaan (6):
𝐹𝐼𝑑𝐸 = ∑(𝑥𝐶𝑅𝑉 ) (6)
Di mana :
𝐹𝐼𝑑𝐸 = fungsi indikator eksposur
𝑥𝐶𝑅𝑉 = penilaian kriteria
Tabel 7.1 – Sistem penilaian indikator kompleksitas operator pesawat

udara,
Kriteria Peringkat Nilai
Jumlah penerbangan tahunan Lebih dari 45000 = 3 poin 3
4000 hingga 45000 = 2 poin 2
Kurang dari 4000 = 1 poin 1
1 sampai 10 = 1 poin
Jumlah Karyawan 10 hingga 100 = 2 poin
Jumlah pesawat Lebih dari 10 = 3 poin
4 sampai 10 = 2 poin
Kurang dari 4 = 1 poin
Jumlah model pesawat Lebih dari 5 = 3 poin
2 sampai 5 = 2 poin
Jumlah tujuan Lebih dari 50 = 3 poin
11 hingga 50 = 2 poin
Operasi internasional Ya = 2 poin Tidak =
1 poin
Usia armada rata-rata Lebih dari 15 = 3 poin
5 hingga 15 = 2 poin
Jumlah pangkalan domestik 2 sampai 10 = 2 poin
Skor total
Setelah penetapan nilai selesai, tambahkan nilai di kolom kanan dan

gunakan Tabel 7.2 untuk mendapatkan indikator eksposur.
88
SI 8900-6.3
November 2021
Tabel 7.2 – Penentuan indikator eksposur, dalam huruf

Skor Total
Keterangan Level
Tabel 7.1
8 < 10 Dampak yang sangat rendah pada sistem A

penerbangan. Eksposur bahaya yang
sangat rendah.
10 < 12 Dampak rendah pada sistem penerbangan. B
Eksposur bahaya yang rendah.
12 < 14 Dampak sedang pada sistem penerbangan. C

Eksposur bahaya sedang.
14 < 16 Dampak tinggi pada sistem penerbangan. D

Eksposur bahaya yang tinggi.
16 < 24 Dampaknya sangat tinggi pada sistem E

penerbangan. Eksposur bahaya yang
sangat tinggi.
c. Penentuan frekuensi
Kombinasi indikator risiko dan indikator eksposur digunakan untuk
menentukan frekuensi dan ruang lingkup Surveilans yang harus dilakukan
pada setiap operator penerbangan dalam jangka waktu tertentu. Hal ini
juga digunakan untuk memodifikasi frekuensi dan ruang lingkup RBS
secara real time dan secara terus menerus. Ini dinyatakan dalam Gambar
7.3 Strategi Surveilans Berdasarkan Risiko (Frekuensi Surveilans).
Di bidang operator pesawat udara, Ditjen Perhubungan Udara akan

melakukan inspeksi di dalam wilayah yang ditentukan dalam Bab V.
Frekuensi Surveilans yang berlaku untuk setiap operator penerbangan

ditentukan dengan menggunakan perencanaan Surveilans berbasis risiko
(RBS), berdasarkan indikator risiko dan indikator eksposur, dan
menggunakan Tabel 7.3 di bawah ini. Berdasarkan hasil, tingkat intensitas
mungkin ketat (6 bulan), normal (12 bulan) atau berkurang (18 bulan),
sehingga membentuk frekuensi Surveilans.
89
SI 8900-6.3
November 2021
Tabel 7.3 – Matriks Penentuan Frekuensi RBS
Mempertaruhkan
frekuensi RBS indikator (FRp)
Sangat Tinggi Sedang Rendah Sangat

tinggi rendah
Indikator eksposur 5 4 3 2 1
(FIDE)
Sangat E 5E 4E 3E 2E 1E
tinggi
Tinggi D 5D 4D 3D 2D 1D
Sedang C 5C 4C 3C 2C 1C
Rendah B 5B 4B 3B 2B 1B
Sangat A 5A 4A 3A 2A 1A
rendah
tingkat
intensitas RBS
Keras Normal dikurangi
frekuensi RBS 6 bulan 12 bulan 18 bulan
d. Penetapan ruang lingkup Surveilans

Lingkup Surveilans akan ditentukan dari data keselamatan yang memadai,
yang akan digunakan untuk menentukan area yang menjadi perhatian atau
kebutuhan keselamatan terbesar, melalui pemrosesan dan analisis semua
informasi keselamatan yang secara tegas menunjukkan situasi ini dan
setelah tren yang tidak diinginkan telah diidentifikasi, itu akan melanjutkan
untuk merancang inspeksi, audit dan Surveilans yang berfokus pada area
di mana konsekuensi risiko paling mungkin terjadi. Mengingat hal ini,
DKPPU akan memerlukan penerapan langkah-langkah yang tepat,
peningkatan kinerja keselamatan yang berkelanjutan, dan pengendalian
dini terhadap kejadian yang berpotensi menjadi bencana dan menyebabkan
kerusakan dan kematian.
90
SI 8900-6.3
November 2021
Gambar 7.3 Strategi Surveilans Berdasarkan Risiko (Frekuensi Surveilans)
NO KETERANGAN NAMA JABATAN TANGGAL PARAF

Kasubdit Standarisasi Kelaikudaraan dan
1 Dikonsep Udi Tito Priyatna
Pengoperasian Pesawat Udara, DKPPU
2 Dikonsep Sokhib Al Rokhman Kasubdit Kelaikudaraan Pesawat Udara
3 Disempurnakan Endah Purnama Sari Kepala Bagian Hukum
Direktur Kelaikudaraan dan Pengoperasian

4 Diperiksa Dadun Kohar
Pesawat Udara
Sekretaris Direktorat Jenderal Perhubungan
5 Diperiksa Nur Isnin Istiartono
Udara
91

KP 263 Tahun 2021 R.1 (SI 8900 - 6.3)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KP 263 Tahun 2021 R.1 (SI 8900 - 6.3)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

-1-

KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR JENDERAL PERHUBUNGAN UDARA,

Menimbang : a. bahwa untuk menjamin keselamatan penerbangan pada

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan

telah diubah beberapa kali dan terakhir dengan Peraturan

PERTAMA : Audit dan surveilans terhadap pemegang sertifikat operator pesawat

AMENDMENT RECORD LIST

Amendment No. Issue Date Reference

KP 057 Year 2018, Date 6 March

AMENDMENT RECORD LIST ...................................................................... i

TABLE OF CONTENTS .............................................................................. iii

CHAPTER I – DEFINITIONS ....................................................................... 1

CHAPTER II – AUDIT, SURVEILLANCE, AND INSPECTION POLICY ............ 6

4. Scope and Convening Authority (CA) Level Matrix ................................. 7

7. Scope and Depth................................................................................... 9

9. Surveillance Activities. .......................................................................... 9

10. Inspection ........................................................................................... 13

11. Frequency Audit and Surveillance ....................................................... 13

12. Unity of Control .................................................................................. 16

13. Qualification ....................................................................................... 16

14. Inconsistencies - DGCA Approvals ...................................................... 16

15. Confidentiality .................................................................................... 17

16. Parallel Report .................................................................................... 17

CHAPTER III - GENERAL AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION

1. Classes of Audits and Inspection ......................................................... 18

3. Audit Plan ........................................................................................... 23

4. Pre-Audit Documentation .................................................................... 25

5. Pre-Audit Team Meeting ...................................................................... 25

6. Physical Audit ..................................................................................... 26

8. Audit/ Surveillance/ Inspection Follow-Up ....................................... 34

9. Audit Report and Record………………………………………………………… 36

CHAPTER IV - ROOT CAUSE ANALYSIS AND CORRECTIVE ACTION ....... 38

1. Root Cause ......................................................................................... 38

2. Corrective Actions ............................................................................... 40

CHAPTER V – AUDIT, SURVEILLANCE AND INSPECTION AREA .............. 44

3. Safety (SMS) ....................................................................................... 58

4. Quality Management System ............................................................. 60

CHAPTER VI - SURVEILLANCE PROGRAM .............................................. 63

2. Objective of Surveillance Program ....................................................... 63

3. Frequency of Surveillance ................................................................... 64

4. Surveillance Planning and Evaluation Responsibilities ........................ 69

CHAPTER VII – RISK BASE SURVEILLANCE (RBS) .................................. 72

2. Developing RISK BASE SURVEILLANCE (RBS) .................................... 76

 Additional/Amendment approval means extension to the existing scope of

 Audit means an scheduled, systematic and in-depth inspection of the

 Audit activities mean those activities and procedures through which

 Auditee means the organization to be audited. This term may be interchanged

 Audit Finding means the determination of non-conformance of a product,

 Audit Member means the individual appointed by the respective directorate to

 Characteristic means any distinct property or attribute of a product, process,

 Combined Audit means an audit that targets both Airworthiness and

 Compliance means the state of meeting regulatory requirements.

 Conformance means the state of meeting the requirements of a regulation or

 Convening Authority (CA) means the individual responsible for authorizing

 Corrective Action Plan (CAP) means a plan submitted to the CA or to his or

 Documented means that which has been recorded in writing, photocopied or

 Inspection means the basic activity of an audit, involving examination of a

 In-Depth means extensively, completeness or thoroughly.

 Non-Compliance (immediate corrective action/Level 1) means a deficiency

 Non-Conformance (Short-Term Corrective Action/Level 2) means a deficiency

 Non-adherence (Long-Term Corrective Action/Level 3) means a deficiency in