STANDARD OPERATING PROCEDURE

Teknis Pelaksanaan Roadshow

Oleh: Divisi Roadshow Aku Masuk ITB 2024

Umum
1. Paguyuban diwajibkan mengikuti Standard Operating Procedure sebagai panduan
pelaksanaan roadshow.
2. Paguyuban akan melaksanakan roadshow secara luring dengan cara paguyuban
mengunjungi sekolah di daerah masing-masing.
3. Paguyuban diperbolehkan melakukan improvisasi sesuai dengan kebutuhan materi.
4. Paguyuban dapat menghadirkan pembicara dengan persyaratan sebagai berikut.
a. Pembicara yang menyampaikan materi roadshow ITB wajib merupakan mahasiswa
ITB yang tergabung dalam paguyuban yang bersangkutan atau tamu lain yang
diundang oleh Paguyuban dan masih sebagai bagian dari ITB atau alumnus
Paguyuban itu sendiri.
b. Pembicara wajib menggunakan jas almamater ITB sebagai identitas mahasiswa ITB.
5. Paguyuban wajib melaksanakan roadshow sesuai dengan timeline Aku Masuk ITB 2024 dan
apabila ingin mendahului roadshow dapat menghubungi narahubung dari paguyuban masing -
masing.
6. Paguyuban yang akan melakukan roadshow, terdapat surat roadshow untuk sekolah. Untuk
mekanisme rincinya akan diberikan selanjutnya.
7. Paguyuban diperbolehkan membuat template PPT sendiri, menambahkan materi pada PPT
AMI yang sudah ada, ataupun menyesuaikan kebutuhan materi dengan tetap menampilkan
logo AMI pada template tersebut.
8. Paguyuban juga diharapkan untuk dapat membantu penjualan merch AMI dengan wajib
mempromosikan merch AMI selama keberjalanan Roadshow Paguyuban.
9. Setiap paguyuban akan dihubungi oleh narahubung yang akan menjadi penghubung antara
paguyuban dengan Divisi Roadshow Aku Masuk ITB 2024 untuk mempermudah alur
informasi terkait pelaksanaan roadshow.
10. Paguyuban wajib mempromosikan ITB Day ketika melaksanakan roadshow.
11. Paguyuban diberikan dua opsi untuk mencatat kehadiran dan masukan dari peserta roadshow.
a. Menyebarkan form feedback (link formulir akan dibuat dan diberikan oleh
narahubung paling lambat sehari sebelum pelaksanaan Roadshow) secara virtual
menggunakan google form kepada peserta.
b. Membuat dan menyebarkan formulir feedback (template akan menggunakan guide
template dari AMI dan boleh ditambahkan oleh Paguyuban terkait) dalam bentuk
cetak kepada peserta.
c. Template untuk presensi dari AMI minimalnya memuat sebagai berikut:
1. Nama peserta roadshow
2. Asal sekolah
4. Email peserta
5. No handphone
12. Paguyuban wajib mengumpulkan bukti pelaksanaan roadshow pada folder Google Drive
yang nanti akan diberi oleh narahubung.
13. Dilarang memberikan dan menyertakan SOP Roadshow kepada peserta.
14. SOP dapat berubah seiring berjalannya waktu hingga H-7 pelaksanaan Roadshow AMI 2024.
 15. Insentif kepada paguyuban akan dikirim setelah pelaksanaan Roadshow AMI 2024 selesai.

Pelaksanaan Roadshow
1. Paguyuban wajib mengisi spreadsheet yang akan disediakan panitia terkait sekolah mana saja
yang akan dikunjungi beserta tanggal pelaksanaan roadshow di sekolah tersebut paling lambat
sehari sebelum pelaksanaan roadshow.
2. Paguyuban wajib mendokumentasikan pelaksanaan roadshow. Bukti dapat berupa rekaman
dan/atau foto kegiatan.
3. Untuk ketentuan rekaman kegiatan, dalam video harus memuat scene yang memperlihatkan
PPT AMI 2024 dan juga peserta Roadshow AMI 2024 sebagai bukti bahwa kegiatan sudah
dilaksanakan dan Paguyuban berhak mendapatkan insentif.

Tambahan :
1. Kegiatan kaya cuf yg dihitung sebagai 1 roadshow
2. Roadshow online terhitung sebagai 1 rd tapi ga dapet insentif
3. Yg offline dapet insentif tapi ada maks sekolah yg dapat insentif
4. Pengumpulan dokumentasi bakal kaya gimana dan kapan
5. Batasan dan aturan tambahan dan pengurangan materi (7 poin utama harus ada)
6. Metode pelaksanaan dan penyampaian mana saja yang dihitung sebagai roadshow ami 2024
(sebenarnya anak itb yg dateng ke sekolah” baik yg di aula atau di kelas)
7. Insentif akan dikirim kapan dan mekanismenya kaya gimana
8. Pembagian booklet dan poster dan template feedback yg dilakukan secara offline
9. Kalo misalnya requestnya selain dari yg disediakan, brarti pake duit paguyuban
10. Mekanisme surat roadshow
11. Paguyuban wajib promosi dan jualan merch