JOB Desk Rev

KEGIATAN
INPUT ORDERAN CUSTOMER (BUKU ORDERAN, PROGRAM JUAL & EXCEL)

PRINT SURAT JALAN DAN INVOICE
MENGARSIP COPY SURAT JALAN,INVOICE DAN PO
SATUKAN INVOICE, SURAT JALAN DAN PO ASLI (KALO ADA PO-NYA) LALU KASIH KE NAJWA UNTUK PROSES FAKTUR PAJAK
CEK STOCK PROGRAM JUAL DENGAN STOCK DI PAPAN (SORE)
CEK EMAIL
UPDATE PENDINGAN ORDERAN (SORE)
CEK EXCEL JUAL PER FAKTUR SESUDAH PPN DENGAN PROG JUAL
CEK LAPORAN PENJUALAN (seminggu sekali)
CEK SURAT JALAN SBY SAMAKAN DENGAN PROG JUAL SBY (tgl, type,qty, yg terima harus jelas namanya)
MEMBUAT LAPORAN PENJUALAN (EXCEL & PROGRAM JUAL) (setiap tgl 3)
JOBDESK FINANCE
YANG DIKERJAKAN SETIAP HARI

Cek saldo bank permata & bca (wa ke pak yo)
Copy Excel penjulan PKP & JLW admin
Kontrol pekerjaan admin jakarta (Cek faktur, surat jalan dan PO (jika ada) di excel & prog jual)
Cek Email Kantor

Cek Piutang Customer waktu ada repeat order dari customer
Tanda Tangan Invoice Jakarta (JLW)
Input Faktur Pajak (kalau ada yang belum di input)
Cek Pembayaran Customer Rekening BCA dan Permata
Download Rek Permata (copy ke print out permata) dan BCA (copy ke kas rek bca 21)
Input Customer Bayar di Excell
Input Pembayaran Customer di Grup Admin Keuangan JKT (kalau ada uang masuk)
Input Rangkuman Keluar Masuk Rek PT BES ke Rek Yohannes Pribadi (kalau ada input di buku merah
besar)
Print Buku Tabungan BCA ( 428 152 8879 & 428 179 5338 ) kalau ada pembayaran setelah cek
klikbca
Setor pembayaran tunai dan giro ke Bank (kalau ada)
Mengarsip tanda terima
Mengarsip invoice JLW dan PKP
Input prog biaya
Cek harga & type faktur dari Supplier (kalau ada)

Buat PO ke Pabrik accu (Koordinasi dengan pak yo)
SETIAP HARI SENIN

Kontrol Pekerjaan Widi Surabaya (mutasi 1 minggu sekali setiap senin di email)
Membuat permintaan uang kas (senin)
Laporan uang kas (senin)
SETIAP HARI JUMAT

Cek absen go dinas & daily presence (jumat)
Bagikan uang makan & lemburan (kalau ada) (jumat)
BDESK FINANCE
SETIAP TGL 9
Membayar tagihan bulanan tgl 9 * MNC STS (A/N KARNO)
* PLN (A/N PT. AGUNG PODOMORO)
* PAM STS (A/N PT. INDOFICA HOUSING)
* TELP
SETIAP TGL 20
Membayar tagihan bulanan tgl 20 * MNC KANTOR (A/N DIANA SISKA)
* PAM (A/N TRIHATMA K HALIMAN)
SETIAP AKHIR BULAN

Membagikan uang pulsa (akhir bulan)
* FAJAR (TAGIHAN TGL 15-31 BULAN SEBELUMNYA)
* BAGAN (TAGIHAN TGL 15-
SETIAP AWAL BULAN

Menghitung komisi sales (awal bulan)
Menghitung komisi customer (2 minggu sekali, setiap awal & akhir bulan & khusus damri langsung
dihitung waktu bayar)
Laporan Penjualan Tunai ( Jual JLW Jakarta, Surabaya, dan JLD )
Laporan daftar pembelian
Laporan excel & prog jual (JLW, JLD, BES, Aki Bekas)
Laporan prog biaya (aki bekas tidak usah di print)
Laporan saldo piutang per tgl 31
Laporan pembayaran customer (rinci bayar)
Laporan komisi sales
Laporan komisi customer total
* FAJAR (TAGIHAN TGL 1-14 BULAN SEBELUMNYA)
TGL SELESAI
KEGIATAN
17 18 19 20 21 22
PRINT SURAT JALAN ( ttd , stempel , tulis pengirim , pisah atau langsung isi zuur ) ((senin&kamis TT TJ ) selasa TT Dunex )
MENGARSIP COPY SURAT JALAN DAN PO
BUAT TANDA TERIMA MANUAL SATUKAN DENGAN INVOICE, SURAT JALAN DAN PO ASLI (KALO ADA PO-NYA) LALU KASIH KE NAJWA UNTUK PROSES FAKTUR PAJAK
CEK EMAIL
MEMBUAT PENAWARAN CUSTOMER BARU (kalau di minta sales)
CEK EXCEL JUAL PER FAKTUR SESUDAH PPN DENGAN PROG JUAL ( sheet " jual per faktur sesudah PPN )
CEK LAPORAN PENJUALAN (seminggu sekali) ((PKP, sheet "cocokan excell prog jual")( JLW, sheet " jual per customer"))
MEMBUAT LAPORAN PENJUALAN YANG SUDAH DICEK (EXCEL & PROGRAM JUAL) (PRINT setiap TGL 3)
CEK STOCK FISIK AKI KE 1
TGL SELESAI
KEGIATAN
24 25 26 27 28 29 31
CEK EMAIL
CEK STOCK FISIK AKI KE
TGL SELESAI
KEGIATAN
17 18 19 20 21 22
CEK EMAIL
CEK STOCK FISIK AKI KE 1
TGL SELESAI
KEGIATAN
24 25 26 27 28 29 31
CEK EMAIL
CEK STOCK FISIK AKI KE
SOP ADMIN
Input Orderan JLD Nomor Referensi Di isi Nama & Tlp Customer
Kolom keterangan tetap di isi
JLW Nomor Referensi Di isi No PO ( Jika Ada )
PKP Nomor Faktur Pajak Wajib Di isi

Nomor referensi di isi No PO jika ada
Print Surat Jalan JLD Langsung invoice, tidak pakai surat Jalan
SOP Membuat Surat Penawaran Harga
Sales menginfo permintaan penawaran melalui group WA , jika japri maka tidak dilayani
Info yang diberikan yaitu :
-Nama Customer ( PT/CV/PO/BUS/Perorangan, dll )
-Nama UP atau PIC
-Status customer PKP / NON PKP
-Merk dan Tipe Accu
-Diskon ( Diskon maksimal adalah 28%, jika >28% maka harus melalui acc Pak Yohannes )
-Fee, dengan ketentuan :
1. Dikatakan Fee jika sudah jelas nama penerimanya.
2. Dikatakan Budget jika tidak ada nama penerima dan memberikan budget adalah kewenangan perusahaan
Rumus menghitung harga customer PKP ; contoh Diskon 25% Fee 10.000
DPP = (((Price List - Diskon 25% ) / PPN 11% ( 1.11 )) + Fee 10.000 ) hasil dibulatkan, pembulatan 5.000 ke atas
Harga Nett = DPP + PPN 11%
Rumus menghitung harga customer Non PKP ; contoh Diskon 25% Fee 10.000
(( Price List - Diskon 25% ) + Fee 10.000 ) hasil dibulatkan, pembulatan 5.000 ke atas
Penawaran di print, diberi stampel dan di ttd oleh sales, bisa diwakilkan oleh admin apabila sales tidak dikantor
Penawaran discan dan dikirimkan ke customer via email, dengan CC : Sales dan Pak Yohannes
Pada hardcopy penawaran wajib dituliskan keterangan Total diskon sebelum dan sesudah fee, nominal fee dan penerima f
SOP Pembuatan Dokumen Tagihan
Dokumen tagihan harus melampirkan :
-Surat Jalan Asli berisi ttd admin, gudang dan ttd penerima barang
-Faktur asli , menggunakan materai jika nilai faktur diatas 5.000.000
-Melampirkan PO dari customer jika ada
-Faktur Pajak jika PKP
-Tanda terima 2 rangkap ( Asli dan Foto Copy ) * Lihat gambar
Mohon perhatikan jadwal penerimaan tagihan tiap-tiap customer

Ada customer yang minta dikirimkan softcopy tagihan terlebih dahulu
Pengiriman tagihan via jne wajib mengcopy SJ dan Faktur, untuk dilampirkan bersama dengan resi pengiriman
Penggunaan materai hanya untuk customer yang meminta dipakaikan materai
SOP Input Retur Masuk

Teknisi menerima info komplain dari customer dan melakukan pengecekan
Setelah dicek, teknisi wajib menyerahkan Form Pengecekan Aki Retur ke admin untuk di input ke program di menu Retur M
SOP Minta Edit Program

Siapakan buku catatan untuk menulis permintaan edit
Admin mencatat no sj yang akan di edit , lalu difoto dan kirim ke WA, contoh : Minta Edit SJ JLW NO 0001 , tanggal sj digan
Setelah di edit , beri tanda dan tanggal di buku catatan bahwa case tersebut sudah diedit
SOP Pembuatan Laporan ADMIN
Laporan Mingguan Detail Laporan
Laporan Penjualan Per Invoice dari program All
penjualan
Laporan Pembelian
Laporan Posisi Stock
Catatan Laporan Aki Retur dan charger
Daftar PO
Rekap PO
Laporan Stock Opname
Laporan Bulanan Detail Laporan

Laporan Penjualan Per Invoice dari program
PKP , JLW , DA , JLT, JLZ,JLG & Retur
Laporan Pembelian
Daftar PO
Rekap PO
SOP Membuat Surat Penawaran Harga
ika japri maka tidak dilayani
s melalui acc Pak Yohannes )
mberikan budget adalah kewenangan perusahaan

% Fee 10.000
0.000 ) hasil dibulatkan, pembulatan 5.000 ke atas
n 25% Fee 10.000

embulatan 5.000 ke atas
a diwakilkan oleh admin apabila sales tidak dikantor
ngan CC : Sales dan Pak Yohannes
l diskon sebelum dan sesudah fee, nominal fee dan penerima fee
ar
ntuk dilampirkan bersama dengan resi pengiriman

dipakaikan materai

an pengecekan
Aki Retur ke admin untuk di input ke program di menu Retur Masuk *Lihat gambar
m ke WA, contoh : Minta Edit SJ JLW NO 0001 , tanggal sj diganti jadi ( isi sesuai tgl )
wa case tersebut sudah diedit
Keterangan
Untuk Laporan SBY dan Gresik di kirimkan via e-mail pada hari sabtu tiap minggunya
2x dalam sebulan
Keterangan
Untuk Laporan SBY dan Gresik di kirimkan via e-mail maksimal tanggal 3
Penawaran Harga Customer
( Aki Kering/Basah ) ( PT/CV/PO/BUS )
Non PKP PKP
-Perhitungan Jika Ada Fee -Perhitungan Jika Ada

(Price List - Diskon) + Fee DPP = ((Price List - Diskon) / Ppn
Hasil dibulatkan Hasil dibulatkan + 11
-Perhitungan Jika Tidak Ada Fee -Perhitungan Jika Tidak A
(Price List - Diskon) (Price List - Diskon) / Ppn
Hasil dibulatkan Hasil dibulatkan + 11
Sales menginfo permintaan penawaran melalui group WA , jika japri maka tidak dilayani
Info yang diberikan yaitu :
-Nama Customer ( PT/CV/PO/BUS/Perorangan, dll )
-Nama UP atau PIC
-Status customer PKP / NON PKP
-Merk dan Tipe Accu
-Diskon ( Diskon maksimal adalah 28%, jika >28% maka harus melalui acc Pak Yohannes )
-Fee, dengan ketentuan :
1. Dikatakan Fee jika sudah jelas nama penerimanya.
2. Dikatakan Budget jika tidak ada nama penerima dan memberikan budget adalah kewenangan perusahaan
Penawaran di print, diberi stampel dan di ttd oleh sales, bisa diwakilkan oleh admin apabila sales tidak dikantor
Penawaran discan dan dikirimkan ke customer via email, dengan CC : Sales dan Pak Yohannes
Pada hardcopy penawaran wajib dituliskan keterangan Total diskon sebelum dan sesudah fee, nominal fee dan p
) + Fee
SOP Penerimaan order
Order dari Customer Baru :

Order di terima via Email, Wa Grup dan Telepon dari Customer Langsung
Sales wajib menginfokan data customer untuk di input ke program ( NPWP, No Telp Bag Pembelian, Keuangan, Penerima bara
Admin menginput data customer baru *Lihat gambar
Jika ada PO maka admin harus mengecek terlebih dahulu apakah harga sudah sesuai dengan penawaran, qty dan total harga s
Admin mengecek sisa stock dan menginfokan ke group delivery ( nama cust, tipe aki, qty, alamat kirim, no telp penerima serta
Admin berkoordinasi dengan sales untuk menghubungi customer lain dengan arah pengiriman yang sama
Order di catat di buku order dan di input ke program, input harga dpp / pcs *Lihat gambar
Jika terjadi kesalahan pada saat menginput order ke program, maka :
- Status Belum Posting ( Belum Print ) Admin masih bisa mengedit ( ctrl + E )
- Status Sudah Posting ( Sudah Print ) Admin tidak bisa edit dan harus mengajukan untuk di edit
Print dokumen Surat Jalan, Invoice dan Tanda Terima jika tagihan akan dikirim bersamaan dengan barang
Surat Jalan wajib di tanda tangan oleh admin dan bag gudang. Diberi stempel, tanggal dan nama pengirim
Order dari Customer Lama :

Order di terima via Email, Wa Grup dan Telepon dari Customer Langsung
Admin mengecek ketersediaan barang
Jika ada PO maka admin harus mengecek terlebih dahulu apakah harga sudah sesuai dengan penawaran, qty dan total harga s
Bag Keuangan akan mengupload laporan posisi piutang customer
Admin memastikan bahwa posisi piutang tidak lebih dari 2 bulan, jika lebih dari 2 bulan maka didiskusikan dengan Pak Yohann
Admin mengecek sisa stock dan menginfokan ke group delivery ( nama cust, tipe aki, qty, alamat kirim, no telp penerima serta
Admin berkoordinasi dengan sales untuk menghubungi customer lain dengan arah pengiriman yang sama
Order di catat di buku order dan di input ke program, input harga dpp / pcs * Lihat gambar
Jika terjadi kesalahan pada saat menginput order ke program, maka :
- Status Belum Posting ( Belum Print ) Admin masih bisa mengedit ( ctrl + E )
- Status Sudah Posting ( Sudah Print ) Admin tidak bisa edit dan harus mengajukan untuk di edit
Print dokumen Surat Jalan, Invoice dan Tanda Terima jika tagihan akan dikirim bersamaan dengan barang
Surat Jalan wajib di tanda tangan, stempel dan diberi tanggal
Alamat kirim)
tul
gan pisah atau isi zuur )
tul
gan pisah atau isi zuur )

SOP Pembuatan Surat Jalan
Surat Jalan wajib ditanda tangan, diberi stempel, tanggal dan nama pengirim
Surat Jalan terdiri dari 4 Rangkap ( Putih, Pink, Kuning, Hijau )
Putih : Untuk dilampirkan bersama invoice
Pink : Untuk customer dengan pembayaran tempo, atau saat pengiriman belum melampirkan invoice dan tanda terima
Kuning : Untuk arsip gudang
Hijau : Untuk arsip admin
Saat surat jalan kembali, admin mengecek bagian penerimaan harus tanda tangan, diberi nama dan No.Telp
invoice dan tanda terima
ma dan No.Telp
Dokumen tagihan harus melampirkan :

-Surat Jalan Asli berisi ttd admin, gudang dan ttd penerima barang
-Faktur asli , menggunakan materai jika nilai faktur diatas 5.000.000 dan hanya untuk customer yang request
-Melampirkan PO dari customer jika ada
-Faktur Pajak jika PKP
-Tanda terima 2 rangkap ( Asli dan Foto Copy ) * Lihat gambar
Mohon perhatikan jadwal penerimaan tagihan tiap-tiap customer

Senin : Transjakarta, Paramita
Selasa : Dunex, Puninar Group
Rabu : Paramita
Kamis : Transjakarta, Farrasindo Group
Jumat : Paramita
Tagihan yang harus mengirim softcopy terlebih dahulu : Sewatama, Puninar Group
Pengiriman tagihan via jne wajib mengcopy SJ dan Invoice, untuk dilampirkan bersama dengan resi pengiriman
Teknisi menerima info komplain dari customer dan melakukan pengecekan
Setelah dicek, teknisi wajib menyerahkan Form Pengecekan Aki Retur ke admin untuk di input ke program di menu
Retur Masuk *Lihat gambar
Qty Retur masuk di input ( - ) minus
No Refensi di isi kondisi aki saat pengecekan
SOP Input Retur Keluar

e program di menu
Siapakan buku catatan untuk menulis permintaan edit
Admin mencatat no sj yang akan di edit , lalu difoto dan kirim ke WA, contoh : Minta Edit SJ JLW NO 0001 , tanggal sj
diganti jadi ( isi sesuai tgl )
Setelah di edit , beri tanda dan tanggal di buku catatan bahwa case tersebut sudah diedit
0001 , tanggal sj
Laporan Mingguan Detail Laporan

Laporan Penjualan Per Invoice dari program All penjualan
Laporan Pembelian
Catatan Laporan Aki Retur dan charger
Daftar PO
Rekap PO
Laporan Stock Opname
Laporan Bulanan Detail Laporan

Laporan Penjualan Per Invoice dari program
PKP , JLW , DA , JLT, JLZ,JLG & Retur
Laporan Pembelian
Daftar PO
Rekap PO
OP Pembuatan Laporan ADMIN
Keterangan
Untuk Laporan SBY dan Gresik di kirimkan via e-mail pada hari sabtu tiap minggunya
2x dalam sebulan
Keterangan
Untuk Laporan SBY dan Gresik di kirimkan via e-mail maksimal tanggal 3

JOB Desk Rev

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

JOB Desk Rev

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEGIATAN

INPUT ORDERAN CUSTOMER (BUKU ORDERAN, PROGRAM JUAL & EXCEL)

YANG DIKERJAKAN SETIAP HARI

Cek Email Kantor

Cek harga & type faktur dari Supplier (kalau ada)

SETIAP HARI SENIN

SETIAP HARI JUMAT

SETIAP AKHIR BULAN

* BAGAN (TAGIHAN TGL 15-

SETIAP AWAL BULAN

JLW Nomor Referensi Di isi No PO ( Jika Ada )

PKP Nomor Faktur Pajak Wajib Di isi

Mohon perhatikan jadwal penerimaan tagihan tiap-tiap customer

SOP Input Retur Masuk

SOP Minta Edit Program

Laporan Bulanan Detail Laporan

ika japri maka tidak dilayani

s melalui acc Pak Yohannes )

mberikan budget adalah kewenangan perusahaan

n 25% Fee 10.000

ntuk dilampirkan bersama dengan resi pengiriman

SOP Input Retur Masuk

SOP Minta Edit Program

Non PKP PKP

-Perhitungan Jika Ada Fee -Perhitungan Jika Ada

Order dari Customer Baru :

Order dari Customer Lama :

gan pisah atau isi zuur )

Dokumen tagihan harus melampirkan :

Mohon perhatikan jadwal penerimaan tagihan tiap-tiap customer

SOP Input Retur Keluar

Laporan Mingguan Detail Laporan

Laporan Bulanan Detail Laporan

Anda mungkin juga menyukai