No Dok PIP-INV-PD-003

PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1

PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 1 dari 29

1. TUJUAN
Pedoman ini bertujuan untuk melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien,
efektif dan ekonomis agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan potensi
kehilangan peluang/kesempatan, sehingga diperlukan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa yang ditujukan agar:
1.1. Menghasilkan Barang dan Jasa yang tepat kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia,
1.2. Memenuhi kebutuhan bisnis dalam penciptaan nilai tambah BUMN,
1.3. Meningkatkan efisiensi dan penyederhanaan proses pengambilan keputusan,
1.4. Peningkatan penggunaan produksi dalam negeri;
1.5. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme dengan tetap
memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar,
akuntabel, interal control yang baik, kehati-hatian serta berwawasan Kesehatan,
Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L);
1.6. Mewujudkan pengadaan yang menghasilkan value for money dengan cara yang
fleksibel dan inovatif;
1.7. Meningkatkan peran pelaku usaha nasional; 1.8. Meningkatkan
sinergi antar di lingkungan PI Grup dan BUMN.

2. RUANG LINGKUP
Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa ini berlaku untuk Pengadaan barang dan Jasa
yang dilakukan oleh PT Pupuk Indonesia Pangan yang pembiayaannya berasal dari anggaran yang telah
ditetapkan dalam RKAP PT Pupuk Indonesia Pangan, termasuk yang dananya bersumber dari penyertaan
modal negara, dana BUMN untuk pelaksanaan subsidi/kewajiban pelayanan umum (public service
obligation)/penugasan pemerintah yang diganti dari dana anggaran pendapatan dan belanja
negara/anggaran pendapatan dan belanja daerah, dan pinjaman BUMN dari pemerintah.

3. REFERENSI
3.1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara;
3.2. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;
3.3. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan
Pembubaran Badan Usaha Milik Negara;
3.4. Peraturan Menteri BUMN Nomor : PER-08/MBU/12/2019 tentang Pedoman Umum
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara;
3.5. Peraturan Menteri BUMN Nomor : PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola
Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara;
3.6. Anggaran Dasar PT Pupuk Indonesia (Persero);
3.7. Surat Keputusan Direksi PT Pupuk Indonesia (Persero) Nomor SK/DIR/055/2015 tanggal 23
Desember 2015 tentang Tanggung Jawab Penandatanganan dan Pemaraf Dokumen di PT
Pupuk Indonesia (Persero).
4. PRINSIP
4.1. Efisien, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang
optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan
seoptimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah. Untuk
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 2 dari 29

Pengadaan Barang dan Jasa strategis yang memiliki nilai yang signifikan dapat dilakukan
pendekatan total cost of ownership (TCO);
4.2. Efektif, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah
ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan;
4.3. Kompetitif, berarti Pengadaan Barang dan Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang dan Jasa
yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia
Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan
dan prosedur yang jelas dan transparan;
4.4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang dan Jasa,
termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan
calon Penyedia Barang dan Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang dan Jasa yang
berminat;
4.5. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang
dan Jasa yang memenuhi syarat;
4.6. Terbuka, berarti Pengadaan Barang dan Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang dan
Jasa yang memenuhi syarat;
4.7. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga
menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;
4.8. Ekonomis
Pengadaan Barang dan Jasa harus dapat memberikan manfaat yang paling optimum bagi
perusahaan secara Total Life Cycle Cost;
4.9. Kehati-hatian
Dalam pelaksanaan proses pengadaan harus berpedoman pada asas =prudensial= atau
kehati-hatian, yakni dengan memperhitungkan dampak/risiko yang terkecil bagi Perusahaan
dan/atau pejabat/personil pengadaan
4.10. Berwawasan Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan (K3L)
Dalam pelaksanaan proses pengadaan, harus memperhatikan faktor-faktor yang berkaitan
dengan keselamatan, kesehatan dan lingkungan kerja.
4.11. Berintegritas
Dalam proses pengadaan harus memenuhi kaidah Good Corporate Governance (GCG),
dilakukan secara profesional, independent, dan bebas dari benturan kepentingan serta
dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. DEFINISI
5.1. Barang adalah semua bentuk produk, benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak
maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau
dimanfaatkan oleh Pengguna Barang yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan Jasa.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 3 dari 29

5.2. Barang Stock adalah barang yang berupa suku cadang, bahan baku, atau bahan penolong
yang harus dikelola di gudang untuk keperluan operasional suatu asset produksi dan
pendukungnya.

5.3. Barang Non Stock adalah barang yang berupa suku cadang, bahan baku, atau barang
investasi yang langsung dipakai dan tidak harus tersedia di gudang karena sifatnya yang
mudah didapat di pasaran bebas, atau pemakaian/penggantiannya relatif lama.

5.4. Badan Usaha Milik Negara, yang selanjutnya disebut BUMN adalah badan usaha yang
seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara
langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.

5.5. Beauty Contest adalah tahapan pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang memperlombakan
barang/benda tertentu, gagasan orisinal, kreatifitas, dan inovasi tertentu yang
harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

5.6. Direksi Perusahaan adalah direktur Perusahaan yang berwenang atau membawahi proses
pelaksanaan pengadaan.

5.7. Direksi Perusahaan Terafiliasi adalah direktur Perusahaan Terafiliasi yang berwenang atau
membawahi proses pelaksanaan pengadaan.

5.8. Daftar Penyedia Mampu adalah daftar penyedia yang dikeluarkan oleh Perusahaan yang
berisikan nama- nama penyedia yang telah lulus seleksi dan setiap saat dapat disertakan
dalam kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa sesuai dengan bidangnya.

5.9. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang dikelola oleh Pelaksana Pengadaan sebagai
pedoman dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa sesuai kebutuhannya termasuk namun
tidak terbatas meliputi: permintaan Barang dan Jasa, Permintaan Pembelian (Purchase
Requisition), Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR) atau Rencana Kerja
dan Syarat-syarat (RKS), Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Konsep Perjanjian atau Konsep
Order Pembelian (OP).

5.10. Agen Pengadaan (Procurement Agent) adalah badan usaha yang membantu PI Group
dalam melakukan proses pengadaan dengan menganut azas yang efisien, efektif, ekonomis,
kompetitif, transparan dan bertanggung jawab terhadap kualitas Barang yang dibeli serta
bersedia untuk dilakukan audit oleh pihak internal dan eksternal PI Group.

5.11. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perhitungan harga Barang dan Jasa yang
dikalkulasikan secara cermat dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan dan
digunakan sebagai acuan dalam evaluasi penawaran, klarifikasi, dan/atau negosiasi dengan
calon Penyedia Barang dan Jasa.

5.12. Jasa adalah layanan dan/atau pekerjaan dan/atau penyediaan jasa terdiri dari Jasa
konsultansi, Jasa Operational Pabrik, Jasa Pemeliharaan Pabrik, Jasa Konstruksi, Jasa Umum,
Jasa Distribusi/Angkutan dan Jasa Lainnya yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan Jasa.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 4 dari 29

5.13. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu di
berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir atau brainware.

5.14. Jasa Distribusi/Angkutan adalah Jasa untuk mendistribusikan Barang atau produk
kebutuhan Perusahaan ke daerah/tujuan yang telah ditetapkan, meliputi namun tidak
terbatas pada angkutan laut/freight, bongkar di pelabuhan, pengantongan, transportasi dan
pergudangan (Sewa gudang, pengelolaan stok dan bongkar/muat).

5.15. Jasa Operasional Pabrik adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan
utama bisnis Perusahaan untuk menjalankan aktivitas bisnis.

5.16. Jasa Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan
konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

5.17. Jasa Umum adalah pekerjaan jasa yang bersifat umum meliputi namun tidak terbatas pada
Jasa Boga/konsumsi, jasa pengiriman surat, alat tulis kantor, peralatan kantor, dan bahan
bakar minyak.

5.18. Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan
ketrampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain
jasa konsultasi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan Barang.

5.19. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut kontrak adalah Perjanjian
tertulis antara pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
dengan Penyedia Barang dan Jasa.

5.20. LKPP adalah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

5.21. Perusahaan adalah PT Pupuk Indonesia Pangan.

5.22. Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa adalah kegiatan untuk menetapkan Penyedia
Barang dan Jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.

5.23. Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha termasuk BUMN, badan usaha milik
daerah dan badan usaha milik swasta, badan hukum, orang perseorangan/subjek hukum
atau instansi pemerintah/badan layanan umum yang kegiatan usahanya menyediakan Barang
dan Jasa.

5.24. Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan
konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

5.25. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai
risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau pekerjaan yang bernilai
di atas Rp. 1.000.000.000,- (satu miliar Rupiah).
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 5 dari 29

5.26. Pelaksana Pengadaan adalah unit kerja pengadaan, Panitia Pengadaan Barang dan Jasa,
Panitia Pengadaan Bersama, unit kerja umum dan/atau lembaga profesional yang memenuhi
syarat yang melaksanakan proses Pengadaan Barang dan Jasa.

5.27. Panitia Pengadaan Barang dan Jasa adalah tim yang dibentuk oleh Direksi Perusahaan
berdasarkan Surat Keputusan Direksi atau Surat Direksi Perusahaan untuk melaksanakan
proses pengadaan Barang dan Jasa.

5.28. Panitia Pengadaan Bersama adalah tim yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan
Direksi atau Memo Direksi Perusahaan dengan berdasarkan ijin atau usulan terkait untuk
melaksanakan proses Pengadaan Barang dan Jasa melalui pengadaan bersama.

5.29. Pengadaan Barang dan Jasa adalah kegiatan untuk mendapatkan Barang dan/atau Jasa
yang dilakukan oleh Perusahaan yang pembiayaannya berasal dari anggaran Perusahaan yang
proses nya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.

5.30. Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial adalah Pengadaan
Barang dan Jasa yang bersifat investasi dan mengikuti kebijakan/pedoman Investasi.

5.31. Pengadaan Luar Negeri atau Pengadaan Impor adalah proses pengadaan kebutuhan
Barang dan Jasa luar negeri yang dilakukan dari Penyedia Luar Negeri.

5.32. Pengadaan Bersama adalah kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa untuk menetapkan 1
(satu) atau lebih Penyedia Barang dan Jasa yang dibutuhkan oleh Perusahaan menggunakan
anggaran Perusahaan dan dilakukan oleh Panitia Pengadaan Bersama.

5.33. Perencana Pengadaan adalah unit kerja pengelola material setingkat departemen yang
melakukan pengendalian Barang Stock dan merencanakan kebutuhan Pengadaan Barang dan
Jasa.

5.34. Pengguna Barang dan Jasa adalah Perusahaan pemilik pekerjaan.

5.35. Pejabat Otorisator adalah pejabat yang memiliki wewenang untuk menetapkan
persetujuan yang diatur dalam Surat Keputusan Direksi Perusahaan.

5.36. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan
persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang dan Jasa sebelum pemasukan penawaran.

5.37. Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang dan Jasa setelah pemasukan
penawaran.

5.38. Perusahaan EPC adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Engineering,
Procurement dan Construction.
5.39. Pemeriksa Hasil Pengadaan Barang dan Jasa adalah unit kerja yang bertanggung
jawab dalam melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Barang dan Jasa sesuai dengan
ketentuan yang tercantum dalam Kontrak (OK/OP/SPK/SP).
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 6 dari 29

5.40. Penerima Hasil Pengadaan Barang dan Jasa adalah unit kerja yang bertanggung jawab
dalam menerima hasil Pengadaan Barang dan Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian.

5.41. Pelaksana Pembayaran Pengadaan Barang/Jasa adalah Unit Kerja yang bertanggung
jawab dalam menerima, memeriksa dan menindaklanjuti Dokumen Pembayaran Pengadaan
Barang/Jasa.

5.42. RKAP adalah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan selama 1 (satu) tahun anggaran
beserta perubahannya jika ada, dan telah disahkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS).

5.43. Swakelola adalah Pengadaan Barang dan Jasa dimana pekerjaannya direncanakan,
dilaksanakan dan/atau diawasi sendiri oleh Perusahaan dan/atau instansi pemerintah.

5.44. Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) adalah besarnya komponen dalam negeri
pada barang, gabungan barang, jasa, gabungan jasa, serta gabungan barang dan jasa.

5.45. Tender/Seleksi adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk pekerjaan yang
dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.

5.46. Unit Kerja Anggaran adalah unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengendalian
anggaran untuk pekerjaan Jasa atau pembelian Barang yang dibutuhkan Perusahaan.
5.47. Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang
perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan Perusahaan atau bukan cabang
perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau menjadi bagian tidak langsung dari usaha menengah
atau usaha besar.

6. KETENTUAN UMUM
6.1. Direksi Perusahaan wajib menyusun ketentuan internal (Standard Operating and
Procedure) untuk penyelenggaran Pengadaan Barang dan Jasa, termasuk prosedur
sanggahan dengan berpedoman pada pedoman umum pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa PT Pupuk Indonesia Pangan.

6.2. Kebijakan
Pengadaan dan Jasa wajib menerapkan kebijakan antara lain:
6.2.1. Meningkatkan kualitas perencanaan yang konsolidatif dan strategi
Pengadaan Barang dan Jasa untuk mengoptimalkan value for money;
6.2.2. Menyelaraskan tujuan pengadaan dengan pencapaian tujuan Perusahaan;
6.2.3. Melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa yang lebih transparan, kompetitif, dan
akuntabel;
6.2.4. Mengutamakan produk dalam negeri sesuai ketentuan pendayagunaan produk dalam
negeri;
6.2.5. Memberi kesempatan pada pelaku usaha nasional dan usaha kecil;
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 7 dari 29

6.2.6. Memperkuat kapasitas kelembagaan dan sumber daya manusia Pengadaan Barang dan
Jasa;
6.2.7. Memanfaatkan teknologi informasi;
6.2.8. Melaksanakan pengadaan yang strategis, modern, inovatif; dan/atau
6.2.9. Memperkuat pengukuran kinerja Pengadaan Barang dan Jasa dan
pengelolaan risiko.

6.3. Etika Pengadaan

Pengadaan Barang dan Jasa wajib menerapkan etika Pengadaan Barang dan Jasa antara lain:
6.3.1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai
sasaran, kelancaran, dan ketetapan tujuan Pengadaan Barang dan Jasa;
6.3.2. Bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang
menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan
Barang dan Jasa;
6.3.3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat
persaingan usah tidak sehat;
6.3.4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait;
6.3.5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait,
baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak
sehat dalam Pengadaan Barang dan Jasa;
6.3.6. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan negara dan/atau
Perusahaan;
6.3.7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi; dan/atau
6.3.8. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun
yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang dan Jasa.

6.4. Organisasi proses pengadaan terdiri dari:

6.4.1. Direksi Perusahaan
6.4.2. Pengguna Barang dan Jasa
6.4.3. Perencana Pengadaan
6.4.4. Unit Kerja Anggaran
6.4.5. Pelaksana Pengadaan
6.4.6. Pejabat Otorisator
6.4.7. Pemeriksa dan/atau Penerima Hasil Pengadaan Barang dan Jasa
6.4.8. Pelaksana Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa

6.5. Wewenang dan Tanggung Jawab

6.5.1. Perusahaan mendokumentasikan setiap pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa.

6.5.2. Direksi Perusahaan

 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 8 dari 29

Sesuai dengan anggaran dasar Perusahaan Pasal 11 ayat 2 huruf a, berwenang

untuk menetapkan kebijakan pengurusan Perusahaan.
Menetapkan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan dan/atau Panitia
Pengadaan Bersama.
 Menyetujui pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan
Menetapkan hasil pemilihan Penyedia Barang/Jasa di Perusahaan dan/atau
hasil pemilihan Penyedia Barang/Jasa melalui Pengadaan Bersama.
Menyatakan tender/seleksi gagal di Perusahaan dan/atau hasil Pengadaan
Bersama.

6.5.3. Pengguna Barang dan Jasa

Menetapkan spesifikasi dan/atau scope pekerjaan kebutuhan Barang Non Stock
atau Jasa.
Mengusulkan HPS dan jadwal kebutuhan untuk Barang Non Stock atau Jasa.
Mengusulkan konfirmasi penggunaan anggaran permintaan Barang dan Jasa.
Memeriksa dan mengawasi hasil pekerjaan.

6.5.4. Perencana Pengadaan

Menetapkan spesifikasi dan/atau scope kebutuhan Barang Stock.
Menyusun HPS dan jadwal kebutuhan untuk Barang Stock.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 10 dari 29

Melaksanakan peminjaman Barang atas persetujuan direksi masing-

Perusahaan.
Mengusulkan konfirmasi penggunaan anggaran permintaan Barang Stock dan
Non Stock.

6.5.5. Unit kerja anggaran memberikan konfirmasi kesesuaian penggunaan anggaran.

6.5.6. Pelaksana Pengadaan

Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa, Panitia Pengadaan Bersama, unit kerja pengadaan, unit kerja
umum atau lembaga profesional yang memenuhi syarat.

Tugas dan wewenang Pelaksana Pengadaan secara umum:

(i) Menyiapkan dokumen Pengadaan Barang dan Jasa.
(ii) Melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa mulai dari usulan penetapan
metode Pengadaan Barang dan Jasa, usulan calon Penyedia Barang dan
Jasa sampai dengan usulan penetapan calon pemenang Penyedia Barang
dan Jasa.
(iii) Menjawab sanggahan.
(iv) Mengusulkan tender/seleksi gagal.
Tugas dan wewenang Pelaksana Pengadaan secara khusus :
(i) Unit kerja pengadaan melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa seluruh
kebutuhan operasional pabrik
(ii) Unit kerja pengadaan melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa
kebutuhan non operasional pabrik dengan nilai pengadaan sampai dengan
Rp 5.000.000.000,- (lima milyar Rupiah).
(iii) Unit kerja pengadaan melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa selain
yang dilakukan oleh unit kerja umum dan unit kerja hukum.
(iv) Unit kerja pengadaan memastikan rekanan memiliki reputasi yang baik,
tidak sedang menghadapi tuntutan hukum, menjalani pengadilan dan
lembaga atau organisasi yang melanggar hukum.
(v) Unit kerja pengadaan memastikan rekanan berkomitmen untuk tidak
melakukan maupun sedang terlibat praktik korupsi, kolusi, nepotisme
maupun penyuapan.
(vi) Panitia Pengadaan Barang dan Jasa melaksanakan Pengadaan Barang dan
Jasa dengan nilai di atas Rp 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah).
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 11 dari 29

(vii) Panitia Pengadaan Bersama melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa

yang bersifat strategis sesuai kebutuhan Perusahaan.
(viii)Unit kerja umum melaksanakan pengadaan langsung untuk keperluan jasa
boga/konsumsi, akomodasi dan transportasi untuk keperluan perusahaan
(penyediaan hotel, laundry pakaian, tiket bis/kereta/pesawat dan sewa
kendaraan operasional harian untuk kebutuhan mendesak dan tidak
terencana), jasa perbaikan/pemeliharaan bangunan kantor yang
mendesak dan tidak terencana, fotokopi, percetakan, jasa pengiriman
surat, alat tulis kantor untuk kebutuhan mendesak, peralatan kantor yang
tidak terencana, dan bahan bakar minyak untuk kendaraan operasional
kantor, sesuai dengan ketentuan yang diatur secara rinci dalam prosedur
tersendiri.
(ix) Unit Kerja Hukum melaksanakan pengadaan jasa hukum, sesuai dengan
ketentuan yang diatur secara rinci dalam prosedur tersendiri.
6.5.7. Pejabat Otorisator
Menetapkan HPS.
Menetapkan metode Pengadaan Barang dan Jasa.
Menetapkan Daftar Usulan Rekanan (DUR).
Menetapkan hasil pemilihan Penyedia Barang dan Jasa.
Menandatangani Kontrak.
Batasan wewenang Otorisator akan diatur tersendiri secara terpisah dalam surat
keputusan Direksi Perusahaan dan/atau prosedur Perusahaan.

6.5.8. Pemeriksa dan/atau Penerima Hasil Pengadaan Barang dan Jasa melakukan
verifikasi dan memeriksa serta menerima hasil Pengadaan Barang dan Jasa.

6.5.9. Pelaksana Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa melakukan

pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa setelah dokumen penagihan dinyatakan
lengkap dan benar.
6.5.10. Penyedia Barang dan Jasa merupakan pemilik produk atau layanan sesuai dengan
bidang usaha dari Penyedia Barang dan Jasa bersangkutan.

6.6. Proses Pengadaan Barang dan Jasa sesuai Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan
dengan menggunakan aplikasi Zoho.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 12 dari 29

6.7. Perencanaan Pengadaan

6.7.1. Perencanaan pengadaan disusun bersamaan dengan penyusunan RKAP dan didasarkan
atas kebutuhan di masing-masing unit kerja.

6.7.2. Untuk kebutuhan Barang dan Jasa yang sifatnya tidak dapat direncanakan dapat
dilaksanakan setelah mendapat otorisasi dari Pejabat Otorisator.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 13 dari 29

6.7.3. Perencanaan kebutuhan Barang yang termasuk Barang Stock harus

mempertimbangkan sejarah penggunaan, minimum/maksimum stock dan Re-
Order Level (ROL).

6.8. Penetapan HPS antara lain:

6.8.1. Penetapan HPS dilakukan dengan mempertimbangkan data harga pasar atau harga dari
principal atau dari harga pembelian sebelumnya yang paling mutakhir serta diusulkan
oleh unit kerja pengguna Barang dan Jasa atau Perencana Pengadaan atau Pelaksana
Pengadaan. Penyusunan HPS dapat dibantu oleh konsultan independen jika
diperlukan.

6.8.2. Sumber harga untuk barang-barang Original Equipment Manufacturer (OEM) dapat
mengacu kepada price list dari principal.

6.8.3. HPS dapat dievaluasi sebelum pembukaan dokumen komersil dilaksanakan dengan
mempertimbangkan perubahan ruang lingkup pekerjaan dan harga pasar Barang dan
Jasa tersebut.

6.8.4. Dalam proses pengadaan untuk EPC atau pekerjaan yang bersifat kompleks dapat
diberikan batasan maksimal deviasi negatif antara harga penawaran dengan HPS,
agar harga yang ditawarkan dapat dipertanggungjawabkan.

6.9. Pakta Integritas

6.9.1. Untuk mencegah terjadinya praktik Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN) dan tindak
penyuapan dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa, maka Pelaksana Pengadaan
dan calon Penyedia Barang dan Jasa yang ikut dalam proses pengadaan diwajibkan
untuk menandatangani pakta Integritas.

6.10. Penggunaan Produksi dalam Ne geri

6.10.1. Pengguna Barang dan Jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri,
rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha
kecil sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan.

6.10.2. Pengguna Barang dan Jasa dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam
negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri.

6.10.3. Dalam rangka monitoring penggunaan produk dalam negeri Direksi Perusahaan
membentuk Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) guna memonitor dan
memastikan penggunaan komponen dalam negeri dalam Pengadaan Barang dan Jasa.

6.10.4. Pengguna Barang dan Jasa memberikan preferensi harga atas produk dalam negeri
yang memiliki nilai tingkat komponen dalam negeri lebih besar atau sama dengan
25% (dua puluh lima persen).
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 14 dari 29

6.10.5. Preferensi harga produk dalam negeri untuk Barang diberikan paling tinggi 25% (dua
puluh lima persen).

6.10.6. Preferensi harga produk dalam negeri untuk Jasa Konstruksi yang dikerjakan oleh
perusahaan dalam negeri diberikan paling tinggi 7,5% (tujuh koma lima persen).

6.11. Sinergi Pengadaan Barang dan Jasa

Pengguna Barang dan Jasa dapat melakukan sinergi antar BUMN.

6.12. Term of Reference (TOR) atau Dokumen Pengadaan

Dalam proses Tender/Seleksi Umum, Tender/Seleksi Terbatas atau Pemilihan/Seleksi
Langsung yang memerlukan Term Of Reference (TOR) atau dokumen Pengadaan Barang
dan Jasa, oleh Panitia Pengadaan dan/atau Perencana Pengadaan dan/atau unit kerja
peminta Barang dan Jasa wajib membuat kriteria dan/atau persyaratan yang adil dan wajar
sesuai dengan kebutuhan Perusahaan, dan tidak mengarah untuk memenangkan pihak
tertentu.

6.13. Tata Cara Pembayaran

Ketentuan dan tata cara pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa diatur secara rinci dalam
prosedur Perusahaan.

6.14. Tanggung Jawab

Tanggung jawab dari masing-masing pejabat yang terlibat dalam kegiatan Pengadaan Barang
dan Jasa diatur secara rinci dalam prosedur Perusahaan dengan memperhatikan prinsip
kehati- hatian, kecermatan, serta internal control yang baik.

6.15. Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial

6.15.1. Direksi melaporkan kepada Dewan Komisaris/Dewan Pengawas mengenai proses dan
hasil Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat
rutin) sebagai penerapan dari prinsip tata kelola perusahaan yang baik.

6.15.2. Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin)
ditentukan oleh Direksi dengan persetujuan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas.
6.15.3. Pengadaan Barang/Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin) wajib
dilengkapi dengan Dokumen Kajian Risiko.

6.16. Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

6.16.1. Pola Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa, atau Swakelola,
dan/atau

Peminjaman Barang
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 15 dari 29

Pengadaan oleh Agen Pengadaan (Procurement Agent)

6.16.2. Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Barang
Pekerjaan Konstruksi
Jasa Konsultansi
Jasa Lainnya

6.16.3. Metode Penyampaian Dokumen yang digunakan, antara lain:

Satu Sampul
Metode Satu Sampul adalah metode penyampaian dokumen penawaran yang
terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang
dimasukan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup.

Dua Sampul
Metode Dua Sampul adalah metode penyampaian dokumen penawaran
dimana persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul
tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II,
selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul
(disebut <Sampul Penutup=).

Dua Tahap
Metode Dua Tahap adalah metode penyampaian dokumen penawaran yang
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup tahap
I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup tahap II.
Penyampaiannya dilakukan dalam dua tahap secara terpisah dan dalam waktu
yang berbeda.

6.16.4. Metode Evaluasi Pengadaan Barang dan Jasa dapat dilakukan dengan cara:

Sistem Gugur
Evaluasi sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara
memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan
persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen Pengadaan Barang dan Jasa
dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi,
persyaratan teknis dan kewajaran harga. Terhadap Penyedia Barang dan Jasa
yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur.

Sistem Nilai
Evaluasi sistem nilai adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara
memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 16 dari 29

kriteria dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen Pengadaan Barang dan
Jasa, kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta
lainnya.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 17 dari 29
Sistem Penilaian Keekonomisan
Evaluasi sistem penilaian keekonomisan adalah evaluasi penilaian penawaran
dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai
menurut umur ekonomis Barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan
nilai yang ditetapkan dalam dokumen Pengadaan Barang dan Jasa, kemudian
nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu,
dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan
penawaran peserta lainnya.

6.16.5. Metode Penilaian Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu:

Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta

pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang dan Jasa
sebelum pemasukan penawaran, atau

Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha

serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang dan Jasa
setelah pemasukan penawaran.

6.16.6. Metode Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dapat dilakukan dengan
beberapa cara sebagai berikut:

Tender/Seleksi Umum yaitu metode pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang
diumumkan secara luas melalui media massa atau media elektronik guna
memberi kesempatan kepada Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi
kualifikasi untuk mengikuti Tender/Seleksi Umum, dengan ketentuan antara
lain:

(i) Diterapkan untuk pemilihan Penyedia Barang dan Jasa untuk kategori
Barang dan Jasa yang tidak kompleks dengan nilai sama dengan atau lebih
dari Rp 1.000.000.000,- (satu milyar Rupiah).
(ii) Diikuti sekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) Penyedia Barang dan Jasa dan
penawaran yang masuk atau lolos sekurang-kurangnya 3 (tiga) Penyedia
Barang dan Jasa.
Tender /Seleksi Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Barang dan Jasa
yang ditawarkan kepada pihak terbatas, dengan ketentuan antara lain:

(i) Diterapkan untuk pemilihan Penyedia Barang dan Jasa untuk kategori
Barang dan Jasa yang kompleks dengan nilai sama dengan atau lebih dari
Rp 1.000.000.000,- (satu milyar Rupiah).
(ii) Diikuti sekurang-kurangnya oleh 2 (dua) Penyedia Barang dan Jasa dan
penawaran yang masuk atau lolos sekurang-kurangnya 2 (dua) Penyedia
Barang dan Jasa.
(iii) Ditawarkan sekurang-kurangnya kepada 3 (tiga) penyedia
barang/jasa.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 18 dari 29

Pemilihan/Seleksi Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang dan

Jasa dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran atau sekurang-
kurangnya 2 (dua) penawaran dari Daftar Penyedia Mampu, dengan ketentuan
sebagai berikut:

(i) Pengadaan Barang dan Jasa Tender/Seleksi Umum, Tender/Seleksi

Terbatas telah dua kali dilakukan namun tidak terpenuhi, atau
(ii) Diterapkan untuk Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa dengan nilai sampai
dengan Rp 1.000.000.000,- (satu milyar Rupiah).
(iii) Diikuti sekurang-kurangnya oleh 2 (dua) Penyedia Barang dan Jasa dan
penawaran yang masuk sekurang-kurangnya 2 (dua) Penyedia Barang dan
Jasa.
(iv) Ditawarkan sekurang-kurangnya kepada 2 (dua) penyedia
barang/jasa.
(v) Pengadaan Barang/Jasa dengan metoda Tender / Seleksi Terbatas/ Seleksi
Umum telah dua kali dilakukan namun tidak terpenuhi.
Penunjukan langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang
dilakukan dengan menunjuk langsung 1 (satu) atau lebih Penyedia Barang dan
Jasa atau penunjukan melalui beauty contest. Penunjukan langsung dapat
dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai
berikut:

(i) Barang dan Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dan tidak
dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
(ii) Hanya terdapat satu Penyedia Barang dan Jasa yang dapat melaksanakan
pekerjaan sesuai kebutuhan pengguna (user requirement) atau sesuai
dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku;
(iii) Barang dan Jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk
menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan
kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang dan Jasa;
(iv) Bila pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan menggunakan cara
Tender/Seleksi Umum atau Tender terbatas/seleksi terbatas telah 2 (dua)
kali dilakukan dan tidak mendapatkan Penyedia Barang dan Jasa yang
dibutuhkan atau tidak ada pihak yang memenuhi kriteria atau tidak ada
pihak yang mengikuti tender/seleksi;
(v) Barang dan Jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan
intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original
Equipment Manufacture;
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 19 dari 29

(vi) Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan aset

strategis Perusahaan;
(vii) Barang dan Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order)
sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak
mengorbankan kualitas barang dan jasa.
(viii) Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal
maupun nasional (force majeure);
(ix) Barang dan Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan
yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah
dilaksanakan sebelumnya.
(x) Penyedia Barang dan Jasa adalah BUMN sepanjang kualitas, harga, dan
tujuannya dapat dipertanggungjawabkan dan Barang dan Jasa yang
dibutuhkan merupakan produk dan layanan sesuai dengan bidang usaha
dari Penyedia Barang dan Jasa bersangkutan;
(xi) Pengadaan Barang dan Jasa dalam jumlah dan nilai tertentu yang
ditetapkan Direksi Perusahaan dengan terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan Dewan Komisaris.
(xii) Konsultan yang tidak direncanakan sebelumnya untuk menghadapi
permasalahan tertentu yang sifat pelaksanaan pekerjaannya harus segera
dan tidak dapat ditunda.
Penunjukan langsung diprioritaskan kepada PI group dan Perusahaan Terafiliasi
BUMN.

Penunjukan langsung dilakukan dengan ketentuan Barang dan Jasa yang

dibutuhkan merupakan produk atau layanan sesuai dengan bidang usaha dari
Penyedia Barang dan Jasa bersangkutan dan dimungkinkan dalam peraturan
sektoral.

Dengan pemberlakuan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan

Jasa ini, maka Perusahaan dapat menunjuk langsung perusahaan BUMN atau
saling melakukan penunjukan langsung, dengan memperhatikan ketentuan
peraturan perundang-undangan sektoral.

Pembelian/Pengadaan Langsung adalah metode Pengadaan Barang dan Jasa

dengan melakukan pembelian langsung terhadap Barang dan Jasa yang
terdapat di pasar. Pengadaan Langsung dapat dilakukan apabila memenuhi
salah satu ketentuan sebagai berikut:
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 20 dari 29

(i) Barang dan Jasa yang bernilai sampai dengan maksimal sebesar
Rp.10.000.000,- (sepuluh puluh juta Rupiah).
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 21 dari 29

(ii) Barang dan Jasa yang diperlukan segera dan langsung digunakan (bukan
untuk disimpan di gudang) yang terdapat di pasar.
(iii) Barang/Jasa yang bersifat mendesak untuk keperluan operasional
Perusahaan.
(iv) Sebelum dilakukan pembelian langsung, dilakukan pembuatan HPS/OE
oleh Pelaksana Pengadaan yang disetujui oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
(v) Setelah HPS/OE disetujui, Pelaksana Pengadaan (Staf Pengadaan)
mengajukan permintaan uang muka kepada Deprtemen Keuangan untuk
pembelian barang/jasa secara tunai.
(vi) Pelaksanaan Pengadaan (Staf Pengadaan) melakukan pembelian langsung
terhadap barang yang terdapat di pasar dengan harga yang wajar dan
tidak merugikan Perusahaan
(vii) Setelah proses pengadaan Barang/Jasa dengan cara pembelian langsung
selesai dilaksanakan maka Pelaksana Pengadaan (Staf Pengadaan)
membuat pertanggungjawaban uang muka kepada Departemen Keuangan
dengan melampirkan kuitansi pembelian.
6.16.7. Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa
Dalam mengajukan permintaan Barang dan Jasa kepada Pelaksana Pengadaan, unit
kerja peminta Barang dan Jasa wajib menyampaikan spesifikasi Barang dan Jasa
yang diminta sesuai dengan kriteria dan/atau persyaratan yang adil dan wajar serta
tidak mengarah untuk memenangkan pihak tertentu.

6.16.8. Pengadaan Barang dan Jasa Jangka Panjang

Pengadaan Barang dan Jasa jangka panjang dapat dilakukan antara lain untuk:

(i) Pekerjaan yang penyelesaiannya lebih dari 12 (dua belas) bulan atau lebih
dari 1 (satu) tahun anggaran;
(ii) Pekerjaan yang memberikan manfaat lebih apabila dikontrakkan untuk
jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dan paling lama 3 (tiga)
tahun anggaran;
(iii) Pekerjaan yang memerlukan investasi jangka panjang; atau (iv) Pekerjaan
rutin yang harus tersedia di awal tahun.
Untuk Pengadaan Barang dan Jasa jangka panjang apabila diperlukan Direksi
Perusahaan dapat membuat formula penyesuaian harga tertentu (price
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 22 dari 29

adjustment) baik untuk kenaikan maupun penurunan yang disesuaikan dengan

kondisi pasar dan best practices yang berlaku.

Untuk pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun multi-
years, maka atas persetujuan Direksi Perusahaan, Pengadaan Barang dan Jasa
tersebut dapat dilaksanakan 1 (satu) kali untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu)
tahun sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan
dan tidak merugikan Perusahaan, kecuali untuk sewa menyewa
kantor/gedung/gudang dapat dilakukan repeat order selama Jasa tersebut
masih dibutuhkan.

Penetapan harga untuk Pengadaan Barang dan Jasa dengan pola kontrak
jangka panjang (jangka waktu minimal 1 tahun) dapat dilakukan evaluasi harga
sesuai kesepakatan bersama antara Perusahaan dengan Penyedia Barang dan
Jasa.

6.16.9. Jaminan

Jaminan atas Pengadaan Barang dan Jasa terdiri atas:

(i) Jaminan penawaran,
(ii) Jaminan pelaksanaan,
(iii) Jaminan uang muka,
(iv) Jaminan pemeliharaan, dan (v) Jaminan sanggahan.
Jaminan diterbitkan oleh bank pemerintah atau bank umum yang memiliki
reputasi dan kredibilitas baik dan harus dapat dicairkan tanpa syarat
(unconditional).

Jaminan penawaran dan pelaksanaan diberikan oleh Penyedia Barang dan Jasa
untuk pengadaan dengan nilai lebih dari Rp 200.000.000,- (dua ratus juta
Rupiah), besarnya nilai jaminan penawaran minimal 1-3% dari penawaran
dengan masa berlaku sampai dengan ditetapkan pemenang. Sedangkan
besarnya nilai jaminan pelaksanaan minimal sebesar 5% dari nilai Kontrak.

Jaminan penawaran dan pelaksanaan tidak diperlukan dalam hal

Pengadaan Barang dan Jasa dengan Pengadaan Langsung, Pengadaan Luar
Negeri, Jasa Konsultasi, Barang dan Jasa yang asetnya telah dikuasai
Perusahaan.

Jaminan penawaran tidak diperlukan dalam hal Pengadaan Barang dan Jasa
dengan Penunjukan Langsung yang bersifat tidak dapat ditunda, mendadak,
segera, atau darurat.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 23 dari 29

Direksi dapat mengatur persyaratan adanya jaminan penawaran (bid bond)

dalam proses Tender/Seleksi umum atau Tender/Seleksi Terbatas, kecuali
dalam hal Penyedia Barang dan Jasa adalah BUMN atau eks BUMN.

Jaminan penawaran untuk group PT Pupuk Indonesia (Persero) dapat berupa

corporate guarantee. Dalam hal pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang dan
Jasa hanya diikuti oleh peserta dari BUMN.

Jaminan pelaksanaan untuk group PT Pupuk Indonesia (Persero) dapat berupa

corporate guarantee.

Ketentuan dan tata cara jaminan pengadaan dapat diatur secara rinci dalam
Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa tersendiri.

6.16.10. Sanggahan

Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal

treatment) dalam Pengadaan Barang dan Jasa, maka Direksi Perusahaan
mengatur sanggahan terkait dengan kesesuaian tata cara dan prosedur dalam
ketentuan internal Perusahaan.

Sanggahan dapat dilakukan dalam proses Tender/Seleksi Umum atau

Tender/Seleksi Terbatas.

Sanggahan dilakukan oleh Penyedia Barang dan Jasa maksimal dalam jangka
waktu 2 (dua) hari kalender setelah pengumuman pemenang atau sebelum
Kontrak ditandatangani, mana yang lebih dulu.

Penyampaian sanggahan wajib menyerahkan jaminan sanggahan sebesar nilai

jaminan minimal 1-3% dari penawaran dengan masa berlaku Min 30 (tiga
puluh) hari kalender dari tanggal pengajuan sanggahan, termasuk
mensyaratkan adanya pembuktian dari pihak yang menyanggah.

Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan tender dengan

prosedur atau tata cara tender.

Penyampaian keputusan atas sanggahan tersebut maksimal 7 (tujuh) hari

kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.

6.17. Kontrak
6.17.1. Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dituangkan dalam Kontrak antara Pengguna
Barang dan Jasa dan Penyedia Barang dan Jasa yang mengatur secara jelas
mengenai hak dan kewajiban para pihak.

6.17.2. Kontrak dapat dituangkan dalam bentuk Order Pembelian (OP) atau Surat Perjanjian
(SP) atau Surat Perintah Kerja (SPK) atau Surat Perjanjian yang ditandatangani
kedua belah pihak.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 24 dari 29

6.17.3. Kontrak sebagaimana dimaksud di atas tetap harus mengindahkan ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan

yang baik (Good Corporate Gorvernance) serta prinsip-prinsip kehati-hatian

dalam pengambilan keputusan bisnis (business judgement rule).

6.17.4. Kontrak berdasarkan cara pembayaran yang terdiri atas:

Kontrak Lumpsum adalah Kontrak atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam

batas waktu tertentu dan dengan harga penyelesaian keseluruhan pekerjaan
yang pasti dan tetap sebagaimana ditetapkan dalam kontrak.

Kontrak Harga Satuan adalah Kontrak atas penyelesaian seluruh pekerjaan

dalam batas waktu yang telah ditetapkan dengan harga satuan pasti dan tetap
untuk setiap satuan atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu.

Kontrak Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan adalah Kontrak yang

merupakan gabungan antara Lumpsum dan Harga Satuan dalam satu
pekerjaan yang diperjanjikan.

Kontrak Persentase adalah Kontrak jasa konsultasi atau Jasa Lainnya dengan
imbalan berdasarkan persentase dari nilai pekerjaan tertentu.

Kontrak Terima Jadi (Turn Key) adalah Kontrak pemborongan atas penyelesaian
seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan
tetap sampai seluruh konstruksi/peralatan/pabrik maupun penunjangnya
dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja (output
performance) yang telah ditetapkan. Pembayaran dilakukan berdasarkan hasil
penilaian bersama yang menunjukkan bahwa pekerjaan telah dilaksanakan
sesuai kriteria kinerja yang telah ditetapkan.

6.17.5. Kontrak berdasarkan pembebanan tahun anggaran yang terdiri atas :

Kontrak Tahun Tunggal adalah Kontrak yang pelaksanaan pekerjaannya

mengikat dana anggaran selama 1 (satu) tahun anggaran

Kontrak Tahun Jamak adalah Kontrak yang pelaksanaan pekerjaannya untuk

masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran.

6.17.6. Kontrak berdasarkan sumber pendanaan yang terdiri atas :

Kontrak Pengadaan Tunggal adalah Kontrak yang dibuat oleh 1 (satu) orang
otorisator yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa dengan 1 (satu) Penyedia Barang dan Jasa tertentu untuk menyelesaikan
pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 25 dari 29

Kontrak Pengadaan Bersama adalah Kontrak yang dibuat oleh 2 (dua) atau
lebih orang otorisator Perusahaan dengan 1 (satu) atau lebih Penyedia Barang
dan Jasa.

Kontrak Payung adalah Kontrak Harga Satuan antara Perusahaan dengan

Penyedia Barang dan Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh Perusahaan

.

6.17.7. Kontrak berdasarkan jenis pekerjaan yang terdiri atas:

Kontrak Pengadaan Pekerjaan Tunggal adalah Kontrak yang hanya terdiri dari
satu pekerjaan perencanaan, pelaksanaan atau pengawasan.

Kontrak Pengadaan Pekerjaan Terintegrasi adalah Kontrak pengadaan jasa

konstruksi yang bersifat kompleks dengan menggabungkan perencanaan,
pelaksanaan dan/atau pengawasan.

6.17.8. Tanda bukti Pengadaan Barang dan Jasa dapat berupa:

Bukti pembelian dan kuitansi digunakan untuk Pengadaan Langsung Barang dan
Jasa.

SPK/OK digunakan untuk pengadaan Jasa di luar Pengadaan Langsung.

OP digunakan untuk pengadaan Barang di luar Pengadaan Langsung.

Surat Perjanjian digunakan untuk Pengadaan Barang dan Jasa.

Kriteria dalam menentukan SPK/OK/OP/SP diatur secara rinci dalam pedoman

dan/atau prosedur Pengadaan Barang dan Jasa tersendiri.

6.17.9. Pekerjaan mendahului Kontrak

Pelaksanaan pekerjaan pada dasarnya baru dapat dimulai setelah diterbitkan

Kontrak. Pelaksanaan pekerjaan mendahului Kontrak hanya dapat dilaksanakan
apabila Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Permintaan pelaksanaan pekerjaan mendahului Kontrak harus segera disusul

dengan proses administrasi Pengadaan Barang dan Jasa dan penerbitan
Kontrak.

Dalam keadaan Kontrak belum diterbitkan, maka ketentuan-ketentuan yang

mengikat para pihak adalah ketentuan-ketentuan dan/atau persyaratan-
persyaratan sesuai dengan notulen rapat pembahasan/ berita acara rencana
pelaksanaan pekerjaan emergency atau urgent yang disepakati para pihak,
tetapi dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan sebagai dasar penagihan.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 26 dari 29

6.18. Tender/Seleksi Umum/Terbatas dinyatakan gagal apabila memenuhi salah satu

ketentuan sebagai berikut:
6.18.1. Adanya indikasi dan/atau bukti peserta melakukan kerja sama dalam pengaturan
harga,

6.18.2. Adanya indikasi dan/atau bukti bahwa oknum karyawan dan/atau Pelaksana
Pengadaan melakukan kerja sama dengan peserta tender untuk mengatur hasil
tender,

6.18.3. Adanya kebocoran informasi yang mestinya harus dirahasiakan dari peserta sampai
hasil tender diumumkan,

6.18.4. Pada saat dilakukan evaluasi teknis, adanya perubahan spesifikasi teknis yang
mendasar dan akan mempengaruhi nilai pekerjaan,

6.18.5. Pagu anggaran tidak mencukupi,

6.18.6. Nilai penawaran di atas HPS setelah negosiasi, atau maksimal deviasi negatif,

6.18.7. Jumlah peserta yang lulus kualifikasi kurang dari 3 (tiga) peserta atau yang
dipersyaratkan, kecuali pada Tender/Seleksi Terbatas,

6.18.8. Jumlah penawaran peserta yang memenuhi persyaratan dalam evaluasi penawaran
kurang dari 3 (tiga) peserta, kecuali pada Tender/Seleksi Terbatas atau
Pemilihan/Seleksi Langsung.

6.18.9. Tidak ada peserta yang menyetujui/menyepakati berita acara hasil negosiasi harga.

6.18.10. Sanggahan terbukti benar.

6.19. Tindak lanjut Tender/Seleksi Umum/Terbatas dinyatakan gagal sebagai berikut:

6.19.1. Tender dinyatakan gagal harus disahkan oleh Direktur yang menunjuk Panitia
Pengadaan Barang dan Jasa, Panitia Pengadaan Bersama, atau Pelaksana
Pengadaan.

6.19.2. Panitia Pengadaan Barang dan Jasa, Panitia Pengadaan Bersama, atau Pelaksana
Pengadaan segera melakukan: Evaluasi ulang;
Penyampaian ulang dokumen penawaran;
Proses tender/ seleksi ulang; atau
Penghentian proses tender/ seleksi ulang.

6.19.3. Apabila dalam proses tender/seleksi ulang jumlah Penyedia Barang dan Jasa yang lulus
hanya 2 (dua) peserta, maka proses tender/seleksi tetap dilanjutkan dengan
mengikuti mekanisme evaluasi penawaran Pemilihan/seleksi langsung.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 27 dari 29

Apabila dalam proses tender ulang jumlah penyedia barang/jasa yang lolos hanya 1 (satu)
peserta maka proses tetap dilanjutkan mengikuti mekanisme evaluasi penawaran
Penunjukan Langsung.
6.20. Pengadaan Bersama
6.20.1. Pengadaan Bersama dapat dilakukan atas permintaan Perusahaan.

6.20.2. Perusahaan dapat mengajukan pengadaan sendiri untuk item barang jasa bersama
jika bersifat urgent atau emergensi dan setelah mendapat persetujuan dari Direksi
Perusahaan.

6.20.3. Pengadaan Bersama yang dikoordinasikan oleh Perusahaan dilaksanakan oleh Panitia
Pengadaan Bersama.

6.20.4. Perencana Pengadaan Perusahaan berwenang untuk mengusulkan spesifikasi Barang

Stock dan unit kerja

peminta Barang dan Jasa Perusahaan berwenang untuk mengusulkan spesifikasi

kebutuhan Barang Non Stock atau Jasa.

6.20.5. Penyusunan KAK/TOR/RKS dilakukan oleh Panitia Pengadaan Bersama.

6.20.6. Penyusunan HPS dilakukan oleh unit kerja peminta Barang dan Jasa di Perusahaan
atau Perencana Pengadaan di Perusahaan atau Panitia Pengadaan Bersama dan
ditetapkan oleh Direksi Perusahaan.

6.20.7. Dalam hal diperlukan indeks teknis maka tim teknis bertanggung jawab menetapkan
indeks teknis yang diperlukan dalam melakukan penetapan calon pemenang dalam
Pengadaan Bersama.

6.20.8. Panitia Pengadaan Bersama bertanggung jawab dalam menetapkan perbandingan

teknis dan komersil berdasarkan masukan dari tim teknis.

6.20.9. Penyusunan laporan hasil Pengadaan Bersama dan penetapan usulan calon pemenang
Penyedia Barang dan Jasa dilakukan oleh Panitia Pengadaan Bersama untuk
selanjutnya mendapatkan persetujuan Direksi PT Pupuk Indonesia Pangan.

6.20.10. Hasil Pengadaan Bersama diserahkan kepada Perusahaan Terafiliasi peserta

Pengadaan Bersama untuk diproses lebih lanjut, namun tidak terbatas pada
pembuatan Kontrak, proses penerimaan dan pembayaran. Sesuai dengan prosedur
di PT Pupuk Indonesia Pangan

6.20.11. Pengadaan Bersama dapat dilakukan apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:

Barang dan Jasa yang dibutuhkan oleh Perusahaan;

 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 28 dari 29

Proses Pengadaan Barang dan Jasa yang dimaksud diyakini akan lebih efisien
apabila dilakukan secara bersama-sama dibandingkan jika dilakukan secara
terpisah oleh Perusahaan.

Ketentuan jenis Barang dan Jasa strategis Perusahaan meliputi namun tidak
terbatas pada bahan pembantu katalis atau bahan kimia pembantu operasi
pabrik, batu bara, palet plastik, bahan baku NPK, karung plastik, spare part
pabrik, bahan pewarna urea dan/atau Barang dan Jasa atas arahan Direksi
Perusahaan.

6.20.12. Ketentuan dan tata cara dalam melaksanakan Pengadaan Bersama dapat diatur
secara rinci dalam pedoman dan/atau prosedur Pengadaan Bersama tersendiri
dengan tetap mengacu pada Pedoman ini.

6.21. Pengadaan Dengan Pola Swakelola

6.21.1. Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan Swakelola yang memenuhi salah satu
ketentuan berikut:
Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau
memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia serta sesuai dengan
tugas pokok Perusahaan.
Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung
masyarakat setempat,
Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak
diminati oleh Penyedia Barang dan Jasa,
Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih
dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang dan Jasa akan
menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar,
Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau sosialisasi,
Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) dan survei yang bersifat
khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh Penyedia Barang dan Jasa,
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 29 dari 29

Pekerjaan survei, pemrosesan data, perumusan pedoman perusahaan, pengujian

di laboratorium dan pengembangan sistem tertentu,
Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi Perusahaan dan/atau Grup PT Pupuk
Indonesia (Persero) dan/atau Perusahaan Terafiliasi, Penelitian dan
pengembangan Perusahaan.

6.21.2. Ketentuan dan tata cara dalam melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa dengan
Swakelola dapat diatur secara rinci dalam pedoman atau prosedur PT Pupuk
Indonesia Pangan.

6.22. Pengadaan dengan Pola Peminjaman Barang

6.22.1. Barang yang menjadi obyek peminjaman Barang adalah semua kebutuhan untuk
operasional antara lain namun tidak terbatas pada suku cadang, peralatan, bahan
baku, dan bahan penolong.

6.22.2. Kegiatan peminjaman Barang di antara grup PT Pupuk Indonesia (Persero) tidak
dimaksudkan untuk mencari keuntungan dan tidak mengakibatkan kerugian di
Perusahaan.

6.22.3. Peminjaman antar PI Grup dapat dilakukan apabila memenuhi persyaratan sebagai
berikut:

PI Grup dan/atau Perusahaan Terafiliasi mengalami keadaan emergency yaitu

memerlukan suatu Barang dan tidak memiliki Barang yang dimaksud
sementara jika melakukan proses pengadaan sendiri berpotensi mengalami
kerugian/kehilangan kesempatan karena lamanya waktu yang diperlukan
untuk proses pengadaan.

Tidak menganggu operasional pabrik Perusahaan yang meminjamkan sampai

Barang tersebut dikembalikan.

6.22.4. Pengadaan melalui pinjam meminjam akan diatur secara terpisah dalam pedoman
pinjam meminjam Barang antar Perusahaan.

6.23. Pengelolaan Daftar Penyedia Mampu

Penyedia Barang dan Jasa yang telah memenuhi persyaratan kualifikasi dicatat dalam Daftar
Penyedia Mampu dan dikelompokkan sesuai dengan bidang usahanya.

6.23.1. Unit kerja pengadaan beserta unit kerja teknologi informasi Perusahaan ditetapkan
sebagai penanggungjawab sistem pengelolaan Daftar Penyedia Mampu.

6.23.2. Daftar Penyedia Barang dan Jasa Mampu

Calon Penyedia Barang dan Jasa melakukan pendaftaran dengan disertai

dokumen prakualifikasi atau pascakualifikasi
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 30 dari 29

Unit kerja pengadaan Perusahaan membuat daftar dan rekam jejak (track
record) Penyedia Barang dan Jasa dengan tujuan sebagai berikut:
(i) Pengadaan Barang dan Jasa, khususnya yang bersifat strategis dan/atau
material dapat menggunakan Daftar Penyedia Mampu Ptersebut untuk
memprioritaskan Penyedia Barang dan Jasa yang telah memiliki rekam
jejak (track record) teruji.
(ii) Pelaksana Pengadaan dapat memanfaatkan daftar yang ada dari BUMN
lain, instansi pemerintah, dan/atau daftar terpublikasi lainnya atau
memanfaatkan data rekam jejak penyedia dan/atau menghindari
penggunaan Penyedia Barang dan Jasa yang masuk ke dalam daftar hitam
(blacklist).
(iii) Pencantuman Penyedia Barang dan Jasa ke dalam blacklist harus disertai
dengan alasan yang cukup dan dapat diakses Perusahaan atau BUMN-
BUMN lain dalam website Perusahaan atau website Kementerian Negara
BUMN.
Daftar Penyedia Mampu harus diperbaharui secara periodik minimal 1 (satu)
tahun sekali.

Unit kerja teknologi informasi bertanggung jawab untuk menyediakan sarana

untuk mencantumkan blacklist Penyedia Barang dan Jasa ke dalam web site
Kementerian Negara BUMN sesuai dengan hak akses yang diberikan oleh
Pengelola web site Kementerian Negara BUMN.

6.23.3. Unit kerja pengadaan Perusahaan melakukan pengelolaan Penyedia Barang dan Jasa
dengan melakukan:

Evaluasi kinerja Penyedia Barang dan Jasa setiap 6 (enam) bulan sekali setiap
periode Januari sampai dengan Juni dan Juli sampai dengan Desember, dengan
membuat laporan evaluasi kinerja Penyedia Barang dan Jasa paling lambat
akhir bulan Juli dan Januari pada tahun berikutnya.

Reward dan Punishment kepada Penyedia Barang dan Jasa berdasarkan

kinerja Penyedia Barang dan Jasa.

Transfer pengetahuan yang relevan melalui Knowlege Management System

(KMS) atau sosialisi dengan Penyedia Barang dan Jasa.

Learning dan Review terhadap pelaksanaan pengelolaan Penyedia Barang

dan Jasa melalui survey kepuasan dan ketidakpuasan Penyedia Barang dan Jasa
minimal 1 (satu) tahun sekali.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 31 dari 29

6.24. Pengadaan dengan Agen Pengadaan (Procurement Agent)

Proses pengadaan Barang mulai dari seleksi rekanan, evaluasi teknikal, negosiasi, pembelian
barang, delivery Barang ke Perusahaan dan pembayaran ke rekanan dilakukan oleh suatu
badan usaha yang kredibel atas perintah Pelaksana Pengadaan.

6.25. Aspek Kepatuhan

Setiap pejabat Perusahaan yang terlibat dalam penerapan pedoman ini wajib memenuhi
aspek kepatuhan dengan cara memastikan setiap tindakan yang dilakukan sesuai dengan
pedoman ini dan bertanggungjawab sesuai dengan kewenangannya.

6.26. Aspek Pengelolaan Risiko

6.26.1. Setiap pejabat Perusahaan yang terlibat dalam penerapan pedoman ini, sebagai risk
owner, wajib mengelola Risiko dengan cara mengidentifikasi, menganalisis,
mengevaluasi, dan melaporkan progress perlakuan risiko secara rutin.
6.26.2. Risiko yang diperhitungkan:
Perusahaan tidak memenuhi ketentuan dalam Peraturan Menteri Negeri Badan
Usaha Milik Negara tentang pedoman umum pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.

Proses Pengadaan Barang dan Jasa pada Perusahaan tidak memenuhi prinsip
umum yaitu efisien, efektif, ekonomis, kompetitif, transparan, adil dan wajar,
terbuka, akuntabel, kehati-hatian, dan Berwawasan Kesehatan, Keselamatan
Kerja dan Lingkungan (K3L).

Perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan operasional sehingga

menyebabkan kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian.

6.27. Peningkatan Berkelanjutan dan Inovasi

6.27.1. Setiap pejabat Perusahaan yang terlibat dalam penerapan pedoman ini harus terus
menerus meningkatkan pelayanan dalam hal waktu, kualitas, efisiensi biaya
maupun adopsi teknologi untuk memenuhi persyaratan sesuai yang ditentukan.

6.27.2. Setiap pejabat Perusahaan yang terlibat dalam penerapan pedoman ini harus
meningkatkan gagasan yang baru dan strategi terbaik dalam memilih peluang yang
menghasilkan nilai tambah bagi Perusahaan dalam melaksanakan pedoman ini.

6.27.3. Setiap pejabat Perusahaan yang terlibat dalam penerapan pedoman ini harus
melakukan evaluasi terhadap tindakan yang dilaksanakan sesuai dengan pedoman
ini, serta melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian pada tindakan berikutnya yang
diambil guna mencegah dan mengurangi dampak yang tidak diinginkan.
 No Dok PIP-INV-PD-003
PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN Rev. ke 1
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Tanggal 02 Agustus 2021
PT PUPUK INDONESIA PANGAN
Hal ke 32 dari 29

7. LAMPIRAN
Tidak ada.

***