Aplikasi Vendor On Boarding Services

User Manual
Vendor Onboarding Services
Tipe Vendor Perorangan

Ver. 0.1
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN MODUL VENDOR ON BOARDING SERVICES ..................................................................... 3
TUJUAN ......................................................................................................................................................... 3
ALUR PROSES ................................................................................................................................................ 4
MENU DAN SUBMENU ................................................................................................................................. 5
PENDAFTARAN VENDOR ON BOARDING SERVICES .................................................................................... 5
PENGGUNAAN APLIKASI .............................................................................................................................. 5
PENDAFTARAN VENDOR .............................................................................................................................. 6
A. Halaman Login dan Daftar ............................................................................................................... 7
B. Ketentuan Penggunaaan Sistem ...................................................................................................... 7
C. Halaman Aktivasi Akun .................................................................................................................. 10
Halaman Registrasi...................................................................................................................................... 11
1. Data Utama (*) ............................................................................................................................... 11
2. CV (*)............................................................................................................................................... 17
3. Fasilitas / Peralatan ........................................................................................................................ 23
4. Klasifikasi (*) ................................................................................................................................... 26
5. Catatan (*) ...................................................................................................................................... 29
Halaman Vendor Aktif ................................................................................................................................ 33
A. Dashboard ...................................................................................................................................... 33
B. Lihat Profil....................................................................................................................................... 33
C. Ubah Profil ...................................................................................................................................... 34
D. Pilih Buyer ....................................................................................................................................... 35
E. Request For Information ................................................................................................................ 35
F. Kurir ................................................................................................................................................ 36
G. Catatan Penting .............................................................................................................................. 37
H. Produk............................................................................................................................................. 38
Keterangan Warna ..................................................................................................................................... 40
PENDAHULUAN MODUL VENDOR ON BOARDING SERVICES

TUJUAN
Modul Vendor On Boarding Sevrices merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi
Pengadaan.com untuk :

1. Registrasi Vendor Perorangan

2. Update Profile Vendor Perorangan
3. Lihat Profile Vendor Perorangan

Modul ini digunakan untuk keperluan external (vendor) Pengadaan.com. Manual ini terdiri dari
beberapa bagian yang diketengahkan dalam bentuk naratif dan visual yang disesuaikan dengan
proses pengelolaan aplikasi iProc. Pada modul ini juga akan dibahas mengenai fitur-fitur yang
ada.
 ALUR PROSES

Gambar 1. Pembuatan Kontrak

Gambar diatas menggambarkan proses registrasi vendor hingga vendor tersebut disetujui
menjadi vendor active di Pengadaan.com
MENU DAN SUBMENU
1. Menu Dashboard
2. Menu Vendor
a. Submenu Profile Vendor
i. Sub-sub menu Lihat Profile
ii. Sub-sub menu Ubah Profile
b. Submenu Pilih Buyer
3. Request For Information
4. Menu SCF
5. Menu eCatalog Vendor
a. Submenu Courier
b. Submenu Catatan Penting
c. Submenu Product

PENDAFTARAN VENDOR ON BOARDING SERVICES

PENGGUNAAN APLIKASI
Pengadaan.com merupakan aplikasi berbasis web yang memerlukan akses internet untuk
digunakan. Berikut langkah-langkah untuk mengakses aplikasi Pengadaan.com :

1. Kunjungi aplikasi Pengadaan.com melalui Web Browser dengan alamat URL

sebagai berikut: https://vendor.pengadaan.com/
2. Kemudikan klik tombol Go pada browser atau tekan Enter pada keyboard.
3. Vendor akan ditampilkan dengan halaman depan aplikasi Pengadaan.com.
PENDAFTARAN VENDOR

Saat pertama memasuki https://vendor.pengadaan.com/, halaman awal ini adalah halaman yang
bertugas untuk menyambut vendor dan menjadi perantara untuk melakukan login dan daftar.
Pada halaman ini juga, vendor dapat melihat Dokumen dan Persyaratan yang diperlukan untuk
menjadi bagian dari Pengadaan.com.
A. Halaman Login dan Daftar
Untuk mendaftar, tekan tombol Daftar (A1) di bawah tombol Login.

B, Ketentuan Penggunaaan Sistem

Pada halaman ini, terdapat tombol Ya (B2) dan Tidak (B3). Dengan menekan tombol Ya (B2), calon
vendor berarti menyetujui syarat dan ketentuan yang ada pada Pengadaan.com (B1). Menekan tombol
Tidak (B3) akan membawa kembali ke Halaman Login dan Daftar (A).
 B3 B2

Pada Form Registrasi (C) calon vendor diminta untuk mengisi data-data utama sebelum lanjut ke proses
registrasi. Untuk mendaftar sebagai Vendor Perorangan, pastikan kolom Tipe Vendor (C1) memilih
Perorangan. Jika sudah mengisi data-data yang diperlukan, calon vendor bisa menekan tombol Daftar(C6)
untuk melanjutkan proses registrasi atau tombol Batal(C7) jika ingin membatalkan proses registrasi.
 C
C1

C2

C3

C4

C5
C7 C6

Setelah menekan tombol Daftar(C6), akan tampil menu baru untuk konfirmasi data calon vendor (D).
Calon vendor dapat menekan tombol Ya, lanjutkan (D1) jika telah yakin data yang ditampilkan sudah
benar. Dan jika calon vendor menemui kesalahan saat mengisi data, calon vendor dapat menekan tombol
Batal(D2) untuk kembali ke Form Registrasi (C).

D2 D1

Jika sudah berhasil mengisi Form Registrasi (C), maka akan ada halaman notifikasi registrasi berhasil (E)
yang menandakan calon vendor perlu membuka email yang dikirim oleh Pengadaan.com untuk
melakukan aktivasi akun.
 E

E1

B. Halaman Aktivasi Akun

Langkah selanjutnya adalah Aktivasi Akun dengan klik Link Aktivasi (F) yang dikirimkan ke email yang diisi
sebelumnya pada form registrasi (C3). Notifikasi Aktivasi Akun berhasil akan tampil (F1), yang
menandakan calon vendor dapat melanjutkan pendaftaran di Pengadaan.com. Calon vendor dapat
menekan tombol Login (F2) untuk kembali ke Halaman Login dan Daftar (A).

F
 F1

F2

Halaman Registrasi
Setelah berhasil Aktivasi Akun, calon vendor harus mengisi data-data legalitas perusahaan. Data
tersebut akan terbagi menjadi lima tab, yaitu: Tab Utama, Tab CV, Tab Fasilitas/Peralatan, Tab
Klasifikasi, dan Tab Catatan. Berikut ini adalah penjelasan masing-masing tab:

1. Data Utama (*)

Tab ini berisi data utama perorangan yang sangat wajib diisikan. Pada tab ini vendor harus melengkapi
Informasi Akun, Alamat Perusahaan, Kontak, dan Bank.
 PENJELASAN GAMBAR

NO FIELD DESCRIPTION EXAMPLE (NOTE)

1 Utama Data utama perusahaan

A Informasi Akun Informasi mengenai perusahaan

(Ditentukan saat
A-1 Email Alamat email perusahaan
pendaftaran)
ANGGADA DUTA
A-2 Nama(*) Nama perusahaan
WISESA
A-3 Profesi(*) Profesi pemilik perusahaan Konsultan
(Ditentukan saat
A-4 Tipe(*) Tipe perusahaan yang didaftarkan
pendaftaran)
A-5 Website Situs perusahaan www.adw.co.id
 Akun LinkedIn perusahaan, dapat berupa
A-6 LinkedIn Anggada Duta Wisesa
link atau nama akun

Akun Instagram perusahaan, dapat

A-7 Instagram @adw.co.id
berupa link atau nama akun
Akun Facebook perusahaan, dapat
A-8 Facebook
berupa link atau nama akun
Akun Twitter perusahaan, dapat berupa
A-9 Twitter @adw_consulting
link atau nama akun

B Alamat(*) List alamat perusahaan

B-1 Tambah Klik untuk menambah list alamat

District 8 – Treasury
Tower. SCBD Lot
28,11th floor, Unit
B-2 Alamat(*) Detail Alamat Perusahaan 11-K, Jl. Jend
Sudirman Kav 52 –
54, Jakarta 12190,
INDONESIA
Negara disesuaikan dengan alamat
B-3 Negara(*) Indonesia
perusahaan
Kec. Kebayoran Baru,
Pilih alamat kecamatan, kota, dan
B-4 Pilih Lokasi(*) Kota Jakarta Selatan,
provinsi perusahaan
DKI Jakarta
Kode Pos disesuaikan dengan alamat
B-5 Kode Pos(*) 12190
perusahaan

B-6 No. Telepon/HP(*) Nomor telepon atau HP perusahaan +628129402205

https://goo.gl/maps/
Link Google Maps disesuaikan dengan
B-7 Link Google Maps(*) pHc6Y6qSs2QTEW5E
alamat perusahaan
A
B-8 Fax Fax milik perusahaan

B-9 Simpan Klik untuk menyelesaikan pengisian form

B-10 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

C Kontak PIC Perusahaan
Klik untuk menambahkan PIC
C-1 Tambah
Perusahaan
C-2 Nama Lengkap(*) Nama Lengkap PIC Perusahaan ANTARIKSA

C-3 Email(*) Alamat email aktif PIC Perusahaan anta@adw.co.id

C-4 No. Telepon Nomor telepon Kantor PIC Perusahaan +6221234567

C-5 No. HP Nomor Telepon HP PIC Perusahaan +62812345678910

C-6 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

C-7 Selesai Klik untuk menyelesaikan pengisian form

Informasi mengenai bank yang

D Bank(*)
digunakan perusahaan
Klik untuk menambah list Bank yang
D-1 Tambah
digunakan perusahaan
BANK CENTRAL ASIA
D-2 Nama Bank Nama Bank yang digunakan
TBK
KCU KEDOYA
D-3 Nama Cabang Bank Nama cabang yang digunakan
PERMAI
D-4 Negara Asal negara Bank yang didaftarkan Indonesia

D-5 Nomor Rekening Nomor akun bank yang didaftarkan 372-302-8040

D-6 Swift Code Swift Code bank

ANGGADA DUTA
D-7 Nama Pemilik Rekening Nama akun pemilik Bank
WISESA

D-8 Mata Uang Mata uang yang digunakan pada Bank USD

Klik untuk menghapus dokumen

D-9 Hapus Lampiran 1
rekening tabungan
Klik untuk mengubah dokumen rekening
D-10 Edit Lampiran 1
tabungan

D-11 Hapus Lampiran 2
D-12 Edit Lampiran 2
D-13 Batal
Klik untuk menghapus dokumen surat
keterangan / referensi bank
Klik untuk mengubah dokumen surat
keterangan / referensi bank
Klik untuk membatalkan pengisian form

D-14 Simpan Klik untuk menyimpan pengisian form

Klik untuk menyimpan perubahan

E Simpan
terakhir pada tab ini
Klik untuk menyimpan perubahan
F Simpan dan Lanjut
terakhir dan pindah ke tab selanjutnya

2. CV (*)
Tab ini berisi data Perorangan. . Pada tab ini vendor harus melengkapi Data Diri, Pendidikan Formal,
Pengalaman Kerja, Pelatihan / Sertifikasi / Ijin Perorangan, dan Lampiran Tambahan. Berikut ini adalah
penjelasan masing-masing table:
 PENJELASAN GAMBAR

NO FIELD DESCRIPTION EXAMPLE (NOTE)

2 CV Pengalaman pemilik perusahaan

A Data Diri(*) Informasi mengenai pemilik perusahaan

A-1 Nama(*) Nama pemilik perusahaan Hartono

 Nomor kartu identitas pemilik
A-2 KTP / KITAS(*) 3175658521942803
perusahaan
A-3 NPWP Nomor NPWP pemilik perusahaan 1931272901479012

Jl. Pemuda No. 36,

Rawamangun, Kec.
A-4 Alamat(*) Alamat pemilik perusahaan Pulo Gadung, Jakarta
Timur, DKI Jakarta,
Indonesia 13220.
A-5 Negara(*) Negara asal pemilik perusahaan Indonesia
Kec. Pulo Gadung,
Pilih alamat kecamatan, kota, dan
A-6 Lokasi(*) Kota Jakarta Timur,
provinsi pemilik perusahaan
DKI Jakarta
Kode Pos disesuaikan dengan alamat
A-7 Kode Pos(*) 13220
pemilik perusahaan

Nomor Telepon HP/Kantor pemilik

A-8 No Telepon / HP(*) +62 896-9676-9676
perusahaan
Tempat, Tanggal
A-9 Tempat kelahiran Jakarta
Lahir(*)
Tempat, Tanggal
A-10 Tanggal kelahiran 31/12/1999
Lahir(*)

B Pendidikan Formal(*) Informasi mengenai pendidikan formal

Klik untuk menambah list pendidikan
B-1 Tambah
formal
SMA/SMK/SLTA
B-2 Jenjang Pendidikan(*) Jenjang pendidikan yang ditempuh
sederajat

B-3 Nama Lembaga(*) Nama lembaga pendidikan SMKN 26 Jakarta

B-4 Kota / Kabupaten(*) Kota / Kabupaten lembaga pendidikan Jakarta Timur

Teknik Fabrikasi
B-5 Jurusan(*) Jurusan yang dipelajari Logam dan
Manufaktur

B-6 Tahun(*) Tahun kelulusan 2020

 Klik untuk menghapus dokumen
B-7 Hapus Lampiran
rekening tabungan
Klik untuk mengubah dokumen rekening
B-8 Edit Lampiran
tabungan

B-9 Simpan Klik untuk menyelesaikan pengisian form

B-10 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

C Pengalaman Kerja(*) Informasi mengenai pengalaman kerja

Klik untuk menambahkan pengalaman

C-1 Tambah
kerja

C-2 Nama Pekerjaan(*) Nama pekerjaan yang dilakukan Quality Assurance

Nama
PT Anggada Duta
C-3 Perusahaan/Pengguna( Nama Perusahaan/Pengguna
Wisesa
*)

C-4 Posisi(*) Posisi pada pekerjaan Staff

Jalan Darmawangsa,
C-5 Lokasi(*) Tempat pekerjaan dilaksanakan
Kebayoran Baru
C-6 Tanggal Mulai(*) Tanggal memulai pekerjaan 01/2019

C-7 Tanggal Selesai(*) Tanggal selesai bekerja 12/2021

Klik untuk menghapus dokumen

C-8 Hapus Lampiran
rekening tabungan
Klik untuk mengubah dokumen rekening
C-9 Edit Lampiran
tabungan

C-10 Simpan Klik untuk menyelesaikan pengisian form

C-11 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

Pelatihan / Sertifikasi / Informasi mengenai sertifikat yang

D
Ijin Perorangan dimiliki

D-1 Tambah Klik untuk menambah list sertifikat

 Learning Software
D-2 Nama Sertifikasi(*) Nama sertifikat yang didapat
Automatic Testing

D-3 Nama Lembaga(*) Nama lembaga penyedia sertifikat Udemy

D-4 Kota / Kabupaten(*) Tempat sertifikasi Jakarta

D-5 Tahun(*) Tahun sertifikat diberikan 2020

Klik untuk menghapus dokumen

D-6 Hapus Lampiran 1
rekening tabungan
Klik untuk mengubah dokumen rekening
D-7 Edit Lampiran 1
tabungan

D-8 Selesai Klik untuk menyimpan pengisian form

D-9 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

Lampiran Tambahan Informasi mengenai lampiran-lampiran

E
(*) lainnya

E-1 KTP(*) Klik untuk mengunggah lampiran KTP KTP.pdf

E-2 NPWP(*) Klik untuk mengunggah lampiran NPWP NPWP.pdf

E-3 SIM Klik untuk mengunggah lampiran SIM SIM.pdf

Klik untuk mengunggah lampiran

E-4 Referensi Client Referensi Client.pdf
Referensi Client

E-5 Kontrak Kerja / PKWT Klik untuk mengunggah lampiran PKWT PKWT.pdf

F Kembali Klik untuk kembali ke tab sebelumnya

Klik untuk menyimpan perubahan
G Simpan
terakhir
Klik untuk menyimpan perubahan
H Simpan dan Lanjut
terakhir dan pindah ke tab selanjutnya

3. Fasilitas / Peralatan
Tab ini berisi data Fasilitas / Perlatan yang dimiliki perorangan. . Pada tab ini vendor harus melengkapi
Jenis, Jumlah, dan Spesifikasi Fasilitas / Peralatan yang dimiliki
 PENJELASAN GAMBAR

NO FIELD DESCRIPTION EXAMPLE (NOTE)

3 Fasilitas/Peralatan Fasilitas perusahaan
 Informasi mengenai fasilitas/peralatan
A Fasilitas/Peralatan
yang dimiliki perusahaan
Klik untuk menambahkan
A-1 Tambah
fasilitas/peralatan
Peralatan Elektronika
A-2 Jenis / Tipe Fasilitas(*) Jenis fasilitas yang dapat diberikan
/ IT
A-3 Nama Fasilitas(*) Fasilias yang dapat diberikan Laptop

A-4 Jumlah(*) Jumlah yang dapat diberikan 100

A-5 Kapasitas/Spesifikasi(*) Spesifikasi atau kapasitas fasilitas Intel Core i5

A-6 Merek(*) Merek fasilitas LENOVO

Tahun
A-7 Pembelian/Pembuatan( Tahun pembelian/pembuatan fasilitas 2020
*)
Kondisi fasilitas saat ini dalam bentuk
A-8 Kondisi Fasilitas (%)(*) 100%
persentase

A-9 Lokasi Fasilitas(*) Lokasi fasilitas disediakan Jakarta

A-10 Kepemilikan Fasilitas(*) Status kepemilikan fasilitas Milik Sendiri

A-11 Hapus Lampiran Klik untuk menghapus dokumen

A-12 Edit Lampiran Klik untuk mengubah dokumen

A-13 Selesai Klik untuk menyelesaikan pengisian form

A-14 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

B Kembali Klik untuk kembali ke tab sebelumnya

Klik untuk menyimpan perubahan

C Simpan
terakhir
Klik untuk menyimpan perubahan
D Simpan dan Lanjut
terakhir dan pindah ke tab selanjutnya
4. Klasifikasi (*)
Tab Classification berisi daftar Klasifikasi Bidang Usaha Vendor berdasarkan master UNSPSC. Bidang Usaha
ini nantinya dapat dijadikan acuan bagi Buyer untuk mengundang vendor dalam pengadaaan dan acuan
bagi vendor untuk menambahkan eCatalog Produk Barang dan atau Jasa.
 PENJELASAN GAMBAR

NO FIELD DESCRIPTION EXAMPLE (NOTE)

4 Klasifikasi Klasifikasi perusahaan

Klasifikasi Bidang
A Klasifikasi bidang usaha perusahaan
Usaha(*)
Klik untuk menambahkan klasifikasi
A-1 Tambah
perusahaan
A-2 Cari referensi UNSPSC Klasifikasi berdasarkan UNSPSC 01.01 – Masker Kain

A-3 Group Produk(*) Pengelompokkan produk 43.23 - Software

A-4 Nama Produk(*) Nama produk yang akan disediakan eProcurement

A-5 Merek Merek produk ADW

A-6 Asal/Sumber Asal/Sumber produk dibuat Lokal

A-7 Status Vendor Status vendor pada produk tersebut Consultant

A-8 Selesai Klik untuk menyelesaikan pengisian form

A-9 Batal Klik untuk membatalkan pengisian form

 List buyer yang dapat membeli
B Buyer
produk/menggunakan jasa vendor

B-1 Nama Buyer Daftar nama buyer

Klik untuk memilih buyer yang dapat

B-2 Checklist membeli produk/menggunakan jasa
vendor

C Kembali Klik untuk kembali ke tab sebelumnya

Klik untuk menyimpan perubahan

D Simpan
terakhir
Klik untuk menyimpan perubahan
E Simpan dan Lanjut
terakhir dan pindah ke tab selanjutnya

5. Catatan (*)
Tab terakhir, Note, mewajibkan vendor untuk menyetujui surat pernyataan vendor yang menyatakan
vendor akan tunduk pada hukum dan regulasi yang berlaku pada form terlampir.
 PENJELASAN GAMBAR

NO FIELD DESCRIPTION
5 Catatan Catatan histori perusahaan

A Lampiran Vendor Lampiran yang harus diserahkan oleh vendor

A-1 Surat Pernyataan Vendor(*) Surat yang wajib diisi oleh vendor

A-2 Download Surat Pernyataan Vendor Unduh surat pernyataan vendor ke perangkat
A-3 Edit Lampiran Klik untuk mengubah dokumen

A-4 Hapus Lampiran Klik untuk menghapus dokumen

Berisi catatan aktivitas perubahan akun yang

B Histori Catatan
dilakukan vendor

C Catatan(*) Catatan tertulis untuk diberikan kepada approver

C-1 Textbox Textbox untuk Catatan

1
D Kembali Klik untuk kembali ke tab sebelumnya

Klik untuk menyimpan dan menyelesaikan form

E Simpan dan Selesai
registrasi

Setelah klik Simpan dan Selesai, maka proses registrasi vendor berhasil ditandai dengan notifikasi pada
halaman Registrasi Vendor. Setelah melalui semua rangkaian pengisian data di atas, vendor akan
mendapatkan pemberitahuan melalui email yang menandakan vendor telah menuntaskan pengisian data
Registrasi Vendor pada aplikasi Pengadaan.com.

Vendor diharapkan menunggu proses Verifikasi Registrasi Vendor dalam kurun waktu 1x24 jam. Jika
terdapat masalah, seperti dokumen yang tidak sesuai, maka verifikator akan mengembalikan form ke
Vendor untuk memperbaiki dokumen terkait. Vendor akan mendapatkan notifikasi email jika proses
sudah selesai atau form memiliki masalah.

Apabila dokumen telah lengkap dan sesuai, maka verifikator akan menyetujui proses registrasi dan status
vendor berubah menjadi Active.
Halaman Vendor Aktif
Setelah vendor aktif, vendor akan mendapati halaman yang dapat digunakan untuk mengatur
akun vendor, seperti: mengubah data vendor, memilih buyer, dan mengatur eCatalog vendor. Berikut
merupakan penjelasan masing-masing menu dalam halaman vendor aktif:

A. Dashboard
Dashboard (A) adalah menu awal pada halaman vendor aktif. Pada menu ini, vendor dapat melihat dan
mengunjungi website eProc milik buyer dengan menekan tombol Link To eProc (A1). Pada bawah menu
juga terdapat Vendor Note (A2) yang berisi catatan tambahan untuk vendor.

B. Lihat Profil
Menu ini menampilkan data profil vendor yang telah diisi pada saat registrasi vendor.
C. Ubah Profil
Menu ini berfungsi untuk mengubah data profil vendor, jika terjadi kesalahan atau vendor menginginkan
perubahan data. Vendor akan mengulangi proses yang sama yang terjadi pada Halaman Registrasi.
D. Pilih Buyer
Dalam menu Pilih Buyer (D), Vendor akan dihadapkan dengan banyak opsi buyer yang dapat dipilih (D1).
Setelah memilih buyer, vendor dapat menekan tombol Simpan (D2) untuk menyimpan perubahan.

E. Request For Information

Request For Information atau RFI (E) adalah menu pada Halaman Aktif yang berfungsi sebagai informasi
bagi vendor untuk mengetahui daftar pengadaan yang sedang berlangsung (E1).
F. Kurir
Kurir adalah sub-menu dari eCatalog Vendor (E) yang berfungsi sebagai penyedia layanan ekspedisi yang
dapat dipilih oleh buyer saat pengadaan berakhir. Dalam menu ini, vendor dapat memilih jenis kurir yang
tersedia untuk pengiriman barang (F1).
G. Catatan Penting
Catatan Penting adalah menu pribadi bagi vendor yang dapat digunakan untuk mencatat keperluan
vendor.
H. Produk
Produk merupakan sub-menu dari eCatalog Vendor yang berfungsi sebagai menu untuk penambahan
produk.
Keterangan Warna
Tombol dapat diklik

Hanya keterangan

Dapat diketik