SIMODIS - MODUL PELAPOR PERUSAHAAN

Pertanyaan yang sering diajukan oleh PIC Pelapor

Harap menjadi perhatian:

1. Pelapor wajib mengisi data: nama PIC, jabatan, alamat email, nomor rekening
2. Proses idle time untuk aplikasi saat ini adalah 30 menit
3. Kapastitas upload file adalah 25 MB dengan format pdf, jpg, gif, png, atau bmp
4. Batas maksimal kesalahan login adalah 10 kali
5. Jika lebih dari 10 kali, harap melakukan reset password melalui bantuan Account Officer (AO) BI
6. Pencarian periode data dengan rentang waktu maksimal 90 hari
7. Penulisan format purpose code sesuai dengan ketentuan

Prasyarat terkait data arus uang dari SWIFT

1) Pastikan nomor rekening dari transaksi SWIFT yang dilaporkan sudah terdaftar pada profile pelapor:
a. Pastikan bahwa nomor rekening yang didaftarkan pada profile pelapor adalah sama dengan
nomor rekening dari SWIFT (termasuk text dan atau spesial karakter jika ada)
b. Pastikan bahwa nomor rekening bank yang didaftarkan sudah divalidasi oleh bank (jika
rekening umum) melalui Modul Bank dan menu Validasi Rekening Umum dan sudah
terlaporkan melalui Lalu Lintas Devisa (LLD) 6 oleh bank (jika rekening khusus)
c. Pastikan bahwa nomor rekening sudah disampaikan kepada Bank Indonesia melalui Surat
Pernyataan Pelapor.
2) Status format (flag format pada Raw Data Capturing SWIFT Olahan) Purpose Code sudah sesuai, yaitu:
a. Untuk transaksi ekspor mengandung format 1011// nomor invoice dan nilai invoice dan tidak
ada informasi tambahan di belakangnya
b. Jika ada informasi tambahan bisa dicantumkan di bagian depan sebelum pencantuman
Purpose Code
c. Untuk transaksi ekspor mengandung format 2012// nomor invoice dan nilai invoice dan tidak
ada informasi tambahan di belakangnya
d. Pencantuman nominal pada nilai invoice tidak menggunakan separator. Untuk angka desimal
dapat menggunakan tanda titik (.) atau koma (,). Berikut adalah contoh format yang sesuai:
- 1011//INV/X/2020(10000,00)
- 1011//INV/X/2020(52300,00)INV/X/2021(27055.27)
- TRANSAKSI EKSPOR 1011//INV/X/2020(1234567,05)
e. Jika ada transaksi yang dengan format tidak sesuai, yang dapat dilakukan pelapor adalah:
- Menghubungi buyer luar negeri untuk melakukan penyesuaian atau koreksi melalui
Message Transaction (MT) 199
- Menghubungi Bank Devisa Dalam Negeri untuk melakukan penyesuaian transaksi MT103
tersebut melalui Modul Bank menu Penyesuaian Transaksi SWIFT
3) Status Alokasi (flag alokasi pada Raw Data Capturing SWIFT Olahan) sudah sesuai, apabila:
a. Nilai total alokasi yang dicantumkan dalam purpose code tidak melebihi nilai transaksinya
(dalam kolom 32A pada MT103)

1|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

 b. Pastikan nilai yang dicantumkan pada purpose code sudah memperhitungkan biaya bank yang
akan dipotongkan dari nilai transaksinya
c. Jika ada transaksi dengan status alokasi tidak sesuai, yang dapat dilakukan pelapor adalah:
- Menghubungi buyer luar negeri untuk melakukan penyesuaian atau koreksi melalui
Mt199
- Menghubungi Bank Devisa Dalam Negeri untuk melakukan penyesuaian transaksi MT103
tersebut melalui Modul Bank menu Penyesuaian Transaksi SWIFT

4) Status Settlement (flag valid pada Raw Data Capturing SWIFT Olahan) sudah valid, apabila:
a. Transaksi MT103 sudah tervalidasi dengan transaksi MT940/950
b. Pastikan bahwa bank melakukan input nomor referensi dan tanggal referensi yang sesuai,
yaitu dengan tanggal yang tidak sebelum tanggal transaksi

5) Apabila Status Settlement belum valid :

Pelapor dapat menghubungi Bank Devisa Dalam Negeri untuk melakukan update nomor referensi
settlement-nya melalui modul bank di aplikasi Simodis menu Penyesuaian Transaksi SWIFT

6) Jika pelapor melakukan penyesuaian melalui Modul Bank Simodis:

a. Pastikan bahwa Status valid, status format dan atau alokasi transaksi MT103 belum sesuai
(0)
b. Untuk transaksi dengan status format, alokasi dan valid sudah sesuai (1) tidak bisa dilakukan
koreksi melalui modul bank
c. Pastikan bahwa transaksi tersebut bukan transaksi penerusan pada menu Raw Data Capturing
SWIFT olahan pada kolom 57A.
d. Jika ada transaksi dengan penerusan maka permintaan penyesuaian disampaikan kepada
bank penerima akhir transaksi pada modul bank menu Raw Data Capturing SWIFT.
e. Status penyesuaian (5) berarti status format dan valid sudah sesuai
f. Jika status (0) berarti status settlement belum valid, pelapor dapat melaporkan kembali ke
bank untuk melakukan penyesuaian.
g. Jika status (3) berarti nilai total alokasi melebihi nilai transaksi, pelapor dapat melakukan
penyesuaian kembali purpose code beserta nomor dan nilai invoice agar tidak melebihi nilai
transaksi dan kemudian menghubungi bank devisa untuk melakukan penyesuaian.

Menu Manajemen Profil

1) Pelapor telah melakukan update profil tetapi secara sistem belum berubah dan belum bisa
melakukan upload dokumen Surat Pernyataan.
Prasyarat Admin Pelapor :
a. Mengisi surat pernyataan
b. Melengkapi data Nama, Jabatan, Email dan Nomor Handphone
c. Melengkapi nomor rekening
Setelah prasyarat telah dilakukan, maka selanjutnya hal yang perlu dilakukan adalah sbb:

2|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

 a. Data-data yang dapat diubah oleh Pelapor adalah detail data kecuali NPWP, Nama, dan nama
Account Officer (AO) di BI
b. Mengisi minimal 1 (satu) dan maksimal 3 (tiga) PIC Pelapor.
c. Melengkapi data PIC Pelapor yang berisi nama, jabatan, email (wajib diisi), nomor
handphone
d. Melengkapi informasi nomor rekening (wajib diisi)
e. Download surat pernyataan yang berisi perubahan data profil perusahaan
f. Lakukan update terhadap surat pernyataan dari hasil download tadi.
g. Setelah surat pernyataan di-update, lakukan upload dokumen surat pernyataan yang telah
ditandatangani untuk proses Approval.
h. Ketika surat pernyataan belum bisa di upload, terdapat satu proses yang sedang berjalan,
yaitu proses verifikasi nomor rekening umum yang dilakukan oleh pihak bank (menunggu
proses verifikasi selesai).
i. File yang dapat di-upload adalah file dengan format pdf, jpg, gif, png atau bmp dan memiliki
maksimal ukuran 25 MB.
h. Klik tombol Submit untuk mengunci data dan disimpan untuk proses Approval.

2.) Menu Pelapor tidak tampil pada PIC S2A dan S3A
Prasyarat : Pastikan user PIC S2A dan S3A telah mendapat hak akses
Lakukan :
a. Jika telah memiliki hak akses, masuk ke dalam menu Manajemen Hak Akses
b. Atur dan tentukan menu apa saja yang akan tampil pada user PIC S2A dan S3A
c. Login ulang dengan user S2A dan S3A

3.) Muncul notifikasi : Gagal Kirim Password

Prasyarat :
a. Pelapor sudah mendapatkan surat hak akses
Apabila prasyarat belum terpenuhi, lakukan :
a. Pastikan Pelapor melakukan update dan melengkapi data Profil terutama alamat email
(wajib diisi) dan nomor rekening (wajib diisi)

4.) Notifikasi Password terblokir

Prasyarat :
a. Pastikan Pelapor melakukan update dan melengkapi data Profil terutama alamat email
(wajib diisi) dan nomor rekening (wajib diisi)
Kondisi ini terjadi karena pelapor melakukan kesalahan memasukkan password sebanyak 10 kali, jika
prasyarat sudah terpenuhi, maka pelapor bisa melakukan proses reset sendiri atau dibantu oleh BI
a. Klik link lupa password (bisa dibantu oleh BI)
b. Masukkan PIC yang akan melakukan reset password (contoh : S1Axxxxxxxxx)
c. Email notifikasi berisi password yang baru, akan dikirim ke email PIC pelapor

3|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

5.) Pelapor tidak dapat login
Prasyarat :
a. Pelapor sudah mendapatkan surat hak akses
Kondisi ini terjadi karena pelapor terblokir (point no 5) atau pelapor belum mendapatkan Hak Akses.
Untuk Pelapor mendapatkan hak akses, proses yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pelapor memiliki data transaksi ekspor atau impor
b. Profile pelapor sudah terupdate pada SiMoDIS
Pelapor melakukan :
a. Login dengan menggunakan password yang tertera dalam surat hak akses dari Bank
Indonesia.
b. Lakukan ubah password (password baru wajib diingat)
c. Lakukan update detail data pelapor.
d. Wajib mengisi alamat email dan nomor rekening.

6.) Data Pelapor pada submenu data Profil Pelapor berbeda dengan data update yang dilakukan pelapor
Perlu diketahui :
a. Informasi NIK bersumber dari data Kepabeanan.
b. Informasi NPWP bersumber dari Direktorat Jendral Pajak (DJP)
c. Informasi PPE/PPI bersumber Direktorat Jendral Bea Cukai (DJBC)
Penyesuaian informasi pada SiMoDIS hanya dapat dilakukan pada tab Profil, sementara data atau
informasi NIK, NPWP dan PPE/PPI hanya dapat dilakukan perubahan melalui 3 intitusi sebagaimana
tersebut di atas.

7.) Data Pelapor untuk kategori rekening pada menu profil sudah "Khusus" namun untuk kategori
rekening pada menu Input Invoice Incoming "Umum".
Perlu diketahui :
a. Data rekening dalam profile pelapor adalah data inputan pelapor yang divalidasi oleh bank
b. Data transaksi SWIFT divalidasikan ke nomor rekening pelapor untuk mendapatkan nomor
NPWP pelapor dan kategori rekening sesuai dengan kategori pada profile pelapor

Menu Data Pelaporan Pabean Ekspor (PPE) / Pelaporan Pabean Impor (PPI)

1.) Data PPE/PPI ALL tidak muncul pada modul Pelapor

Prasyarat :
a. Pastikan nilai Freight on Board (FOB) dari PPE tersebut ≥ 10.000 USD
b. Pastikan filter tanggal sudah benar sesuai dengan tanggal daftar PPE yang ingin ditampilkan
dengan jarak tanggal awal dengan tanggal akhir maksimal 90 hari kalendar dan ditunggu
proses searching sampai selesai.
c. Pastikan jalur koneksi baik
d. Jumlah PPE/PPI bisa bertambah atau berkurang atau bisa hilang sama sekali karena pelapor
bisa melakukan perubahan/penambahan/pengurangan PPE/PPI

4|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

Menu Incoming/Outgoing

1.) Data Incoming tidak muncul di Menu Incoming All

Sumber data Incoming berasal dari 3 sumber :
a. Sumber Data SWIFT.
b. Sumber Data LC berasal dari Bank.
c. Sumber Data RTE berasal dari LLD (tahun daftar PPE/PPI 2012 - 2019).
Pastikan :
a. Sumber Data SWIFT.
a. Status format, alokasi dan valid sudah sesuai (1)
b. Jika ada koreksi pada modul bank, pastikan status koreksi harus 5 (status format dan
valid sudah sesuai)
c. Nomor rekening dari SWIFT sudah terdaftar pada profile pelapor dan dapat dicek pada
modul Pelapor Menu Data Profil Pelapor
b. Sumber Data LC berasal dari Bank.
a. Pastikan bank sudah melakukan input data LC
c. Sumber Data RTE berasal dari LLD (tahun daftar PPE/PPI 2012 - 2019)
a. Pastikan bank sudah melakukan input data RTE

2.) Data Incoming tidak muncul di Menu Incoming All dengan kondisi syarat yang sudah terpenuhi, maka
lakukan pengecekan
a. Cek nilai alokasi, tidak boleh melebihi nilai transaksi yang seharusnya
b. Bank harus melakukan penyesuaian nilai alokasi maksimal senilai nilai transaksi

3.) Data Outgoing tidak muncul di Menu Outgoing All

Sumber data Outgoing berasal dari 2 sumber :
a. Sumber Data SWIFT.
b. Sumber Data LC berasal dari Bank.
Pastikan :
a. Sumber Data SWIFT.
a. Status format, alokasi dan valid sudah sesuai (1)
b. Jika ada koreksi pada modul bank, pastikan status koreksi harus 5 (status format dan valid
sudah sesuai)
c. Nomor rekening dari SWIFT sudah terdaftar pada profile pelapor dan dapat dicek pada
modul Pelapor Menu Data Profil Pelapor
b. Sumber Data LC berasal dari Bank.
a. Pastikan bank sudah melakukan input data LC

5|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

Menu Pelaporan DPE/DPI

1.) Gagal Proses Matching

a) Proses Matching Menu Input Invoice Ekspor
a. Pastikan memilih data PPE dengan status outstanding
b. Pastikan tanggal daftar PPE ≥ 1 Januari 2020
c. Tentukan jumlah invoice dari PPE yang akan di-matching-kan
d. Pastikan memilih data Incoming yang memiliki status tanpa PPE
e. Pastikan memilih data Incoming dengan tanggal incoming ≥ 1 Januari 2020
f. Untuk proses matching antara PPE dengan incoming, pastikan nomor referensi sudah dipilih
(melalui dropdown menu)
g. Pastikan nomor invoice PPE sama dengan nomor invoice (nomor dokumen) incoming
h. Jumlah karakter nomor Invoice maksimum 30 karakter
i. Masukkan nilai final PPE dan pastikan tidak melebihi nilai FOB
j. Masukkan nilai alokasi invoice incoming dan pastikan tidak melebihi total nilai incoming
k. Jika terdapat sisa incoming, pastikan untuk memilih sisa peruntukkan incoming (memilih
melalui dropdown menu)
l. Untuk melakukan upload dokumen pendukung pastikan format file berupa pdf, jpg, gif, png
atau bmp dan size file maximum 25mb (optional)
b) Proses Matching Menu Input Invoice Impor
a. Pastikan memilih data PPI dengan status outstanding
b. Pastikan tanggal daftar PPI ≥ 1 Januari 2020
c. Tentukan jumlah invoice dari PPI yang akan dimatchingkan
d. Pastikan memilih data Outgoing yang memiliki status tanpa PPI
e. Pastikan memilih data Outgoing dengan tanggal Outgoing ≥ 1 Januari 2020
f. Untuk proses matching antara PPI dengan Outgoing, pastikan nomor referensi sudah dipilih
(melalui dropdown menu)
g. Pastikan nomor invoice PPI sama dengan nomor invoice (nomor dokumen) Outgoing
h. Jumlah karakter nomor Invoice maksimum 30 karakter
i. Masukkan nilai final PPI dan pastikan tidak melebihi nilai FOB
j. Masukkan nilai alokasi invoice Outgoing dan pastikan tidak melebihi total nilai Outgoing
k. Jika terdapat sisa Outgoing, pastikan untuk memilih sisa peruntukkan Outgoing (memilih
melalui dropdown menu)
l. Untuk melakukan upload dokumen pendukung pastikan format file berupa pdf, jpg, gif, png
atau bmp dan size file maximum 25mb (optional)

2.) Pelapor tidak dapat upload dokumen pendukung

Untuk dokumen pendukung yang bisa diupload ke dalam SiMoDIS harus berupa file dengan format
PDF dan memiliki ukuran file maksimum 25MB.

6|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

Proses Matching Manual

Proses Matching Manual adalah proses dimana pelapor dapat melakukan proses penyesuaian nomor
invoice antara nomor invoice dokumen (PPE/PPI) dengan nomor invoice arus uang (Incoming/Outgoing).
Proses penyesuaian ini dapat dilakukan pada menu-menu berikut dengan langkah-langkahnya :

Input Invoice PPE

Input Invoice PPE dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:

A. Melalui Web interaktif:

Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice kurang dari 5 (lima) data
1. Menghapus invoice untuk menghapus nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
2. Mengedit invoice untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
3. Menambah invoice untuk menambahkan nomor invoice baru ke dalam data PPE
B. Melalui upload template excel (Minimum MsExcel 2013):
Menghapus dan menambah invoice untuk menggantikan data invoice yang sudah ada sebelumnya
dengan nomor invoice yang baru
C. Melalui mekanisme download dan upload excel:
 Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice lebih dari 5 (lima) data
 Mengedit invoice melalui upload data untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah
ada sebelumnya melalui mekanisme upload file excel

A.1. Input Invoice PPE (Menghapus Invoice)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu
tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan dihapus
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik ceklis pada kolom detail PPE nya
f. Untuk menghapus nomor invoice, klik pada ikon sampah warna merah
g. Setelah muncul pop up konfirmasi, pilih “Yes” untuk menghapus nomor invoice dan pilih “No”
untuk membatalkan proses
h. Untuk menghapus banyak invoice dari banyak PPE, berikan tanda centang (v) pada check box
pada nomor-nomor PPE yang akan dihapus
i. Klik “Proses Pilih Data”
j. Klik “Hapus Semua Data Yang Dipilih”

A.2. Input Invoice PPE (Mengedit Invoice)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu
tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)

7|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

 d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan diedit
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik pada tanah panah dan ceklis
f. Untuk mengedit nomor invoice, klik pada ikon Pensil warna biru
g. Masukan Nomor Invoice, Tanggal Invoice dan Nilai Final
h. Klik Icon “Save” akan tersimpan data Invoice yang sudah di edit
i. Klik Icon Panah Merah untuk membatalkan proses edit invoice

A.3. Input Invoice PPE (Menambah Invoice)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu
tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan ditambah
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik pada icon “+” untuk menambah Invoice PPE
f. Untuk menambah nomor invoice masukan Nomor Invoice, Tanggal Invoice dan Nilai Final
g. Klik Icon “Save” untuk menyimpan data invoice PPE
h. Klik Icon “Reset” Untuk membatalkan penambahan Invoice PPE

B. Input Invoice PPE (Menambahkan Invoice melalui template excel)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Klik Download Template
d. Buka file Download Template
e. Masukkan data-data KD KANTOR, NO DAFTAR, TGL DAFTAR, TGL INVOICE, NO INVOICE, VALUTA
INVOICE dan NILAI FINAL
f. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input adalah data-data PPE yang dimiliki oleh pelapor

Untuk mendapatkan informasi data PPE, melalui menu PPE ALL:

1. Pilih menu PPE All
2. Lakukan pencarian data dengan memasukkan filter tanggal (wajib memasukkan tanggal
dalam rentang waktu maksimal 90 hari) dan pilihan filter lain, yaitu No KPPBC, Tanggal
PPE, No PPE, Nomor Invoice, Flag SDA, Status Jatuh Tempo, dan Status Selesai.
3. Pilih download data untuk mengunduh data (semua data, atau data yang dipiih saja)

Untuk mendapatkan informasi data Incoming, melalui menu Incoming All:

1. Plilih menu Incoming All
2. Lakukan pencarian data dengan memasukan filter tanggal Periode Rekening (wajib
memasukkan tanggal dalam rentang waktu maksimal 90 hari) dan pilihan filter lain,
yaitu Kategori rekening, Sumber Data, Nomor Rekening, Nomo Dokumen dan Nomor
Referensi.
3. Pilih download data untuk mengunduh data (semua data, atau data yang dipiih saja)

8|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

 g. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input sesuai dengan format dan tidak merubah format dari
file excel
h. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input adalah data-data PPE yang dimiliki oleh pelapor
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah
sesuai dan tidak merubah format dari file excel
k. Sebagai catatan, proses menambahkan nomor invoice ini akan menghapus data invoice yang
lama, dan menggantikannya dengan data invoice yang di-edit melalui template file excel
l. Contoh format excel adalah sebagai berikut :
KD KANTOR NO DAFTAR TGL DAFTAR TGL INVOICE NO INVOICE VALUTA NILAI FINAL
(dd-MM-yyyy) (dd-MM-yyyy) INVOICE

010020 000123 27-10-2020 27-10-2020 INV_123 USD 34,892.00

010300 100239 04-11-2020 04-11-2020 INV/123/2020 IDR 134,052.72
011000 012345 26-10-2020 26-10-2020 INVOICE-555 USD 93,142.50

Keterangan :
 KD KANTOR
o Adalah kode kantor KPPBC di mana kegiatan ekspor dilaksanakan dan dilaporkan
o Format datanya adalah TEXT dengan panjang 6 karakter termasuk angka 0 di depannya.
 NO DAFTAR
o Adalah no daftar atau nomor PPE yang didapatkan dari kantor KPBC di mana kegiatan
ekspor dilaksanakan
o Format datanya adalah TEXT dengan panjang 6 karakter termasuk angka 0 di depannya
 TGL DAFTAR
o Adalah tanggal pada saat kegiatan ekspor dilaksanakan
o Formatnya adalah dd-mm-yyyy (dua digit tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)
 TGL INVOICE
o Adalah tanggal invoice yang didapatkan dari transaksi incoming yang akan
disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
o Format adalah dd-mm-yyyy (dua digit tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)
NO INVOICE : adalah nomor invoice yang didaptatkan dari transaksi incoming yang akan
disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
VALUTA INVOICE : adalah valuta dari incoming yang akan disesuaikan/di-matching-kan kepada
data-data PPE, dengan format TEXT dengan panjang 3 karakter (misalnya IDR,
USD, SGD)
NILAI FINAL : adalah nilai FOB yang akan dialokasikan dari nilai incoming yang
disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE, dengan format angka
tanpa separator ribuan dan dengan tanda titik (.) sebagai separator desimal
jika ada

9|1 4 – FAQ SIMO DI S MO DUL PELAPOR V1. 0

C. Input Invoice PPE (Mengedit Invoice melalui upload data)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu
tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Untuk mengedit banyak invoice dari banyak PPE, berikan tanda centang (v) pada check box pada
nomor-nomor PPE yang akan di-edit
e. Klik “Proses Pilih Data”
f. Klik “Download Data”
g. Buka file hasil download dan lakukan edit nomor invoice, tanggal invoice dan nilai final
h. Klik “Upload Data” dan pilih file yang sudah di-edit
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah
sesuai dan tidak merubah format dari file excel

Input Invoice Incoming

Input Invoice Incoming dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:

A. Melalui Web interaktif:

Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice kurang dari 5 (lima) data
1. Menghapus invoice untuk menghapus nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
2. Mengedit invoice untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
3. Menambah invoice untuk menambahkan nomor invoice baru ke dalam data Incoming
B. Melalui upload template excel (Minimum MsExcel 2013):
Menghapus dan menambah invoice untuk menggantikan data invoice yang sudah ada sebelumnya
dengan nomor invoice yang baru
C. Melalui mekanisme download dan upload excel:
 Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice lebih dari 5 (lima) data
 Mengedit invoice melalui upload data untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah
ada sebelumnya melalui mekanisme upload file excel

A.1. Input Invoice Incoming (Menghapus Invoice Incoming)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter (Tanggal Incoming, Kategori Rekening, Sumber Data, No.
Rekening, No. Dokumen, Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming)
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik“ Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Mengedit maka klik icon Pensil berwarna biru
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang di edit

10 | 1 4 – F A Q S I M O D I S M O D U L P E L A P O R V 1 . 0
 i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan. Jika “yes” data dihapus “No” membatalkan data yang
akan dihapus
j. Untuk membatalkan proses, klik pada ikon panah warna merah
k. Untuk menghapus banyak invoice, klik centang di checkbox
l. Klik Proses Pilih data
m. Klik Hapus Semua data yang akan dipilih
n. Menampilkan notifikasi “konfirmasi Hapus Data”
o. Klik “Yes” menghapus semua incoming
p. Klik “No” Membatalkan data yang akan di hapus invoice Incoming

A.2. Input Invoice Incoming (Mengedit Invoice Incoming)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter (Tanggal Incoming, Kategori Rekening, Sumber Data, No.
Rekening, No. Dokumen, Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming)
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik “Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Mengedit maka klik icon pensil warna biru
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang di edit
i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan. Jika “yes” data dihapus “No” membatalkan data yang
akan dihapus

A.3. Input Invoice Incoming (Menambah Invoice Incoming)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter Tanggal Incoming (jangka waktu tanggal PPE yang bisa
dipilih maksimal untuk 90 hari), Kategori Rekening, Sumber Data, No. Rekening, No. Dokumen,
Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik “Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Menambah Invoice Incoming klik “+”
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang akan ditambah
i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan.

11 | 1 4 – F A Q S I M O D I S M O D U L P E L A P O R V 1 . 0
B.1. Input Invoice Incoming (Menambahkan Invoice Incoming melalui template excel)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invocie Incoming
c. Klik Download Template
d. Buka file Download Template
e. Masukkan data-data No Dokumen, Tanggal Dokumen, Nilai Alokasi
f. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input adalah data-data Invoice Incoming yang
dimiliki oleh pelapor
Untuk mendapatkan informasi data PPE, melalui menu PPE ALL:
Pilih menu PPE All
Lakukan pencarian data dengan memasukkan filter tanggal (wajib memasukkan tanggal dalam
rentang waktu maksimal 90 hari) dan pilihan filter lain, yaitu No KPPBC, Tanggal PPE, No PPE,
Nomor Invoice, Flag SDA, Status Jatuh Tempo, dan Status Selesai.
Pilih download data untuk mengunduh data (semua data, atau data yang dipiih saja)
Untuk mendapatkan informasi data Incoming, melalui menu Incoming All:
Plilih menu Incoming All
Lakukan pencarian data dengan memasukan filter tanggal Periode Rekening (wajib memasukkan
tanggal dalam rentang waktu maksimal 90 hari) dan pilihan filter lain, yaitu Kategori rekening,
Sumber Data, Nomor Rekening, Nomo Dokumen dan Nomor Referensi.
Pilih download data untuk mengunduh data (semua data, atau data yang dipiih saja)
g. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input sesuai dengan format dan tidak
merubah format dari file excel
h. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input adalah data-data Invocie Incoming yang
dimiliki oleh pelapor
i. Klik “Upload Data”
j. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
k. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah
sesuai dan tidak merubah format dari file excel
l. Sebagai catatan, proses menambahkan nomor invoice ini akan menghapus data invoice yang
lama, dan menggantikannya dengan data invoice yang di-edit melalui template file excel
m. Contoh format excel adalah sebagai berikut :
NO REFERENSI NO DOKUMEN TGL DOKUMEN NILAI ALOKASI
(yyyy-mm-dd) INCOMING
1010683 026/INV-EKS/1020 2020-10-27 133000.32
1212OT1010220 INV/234/2020 2020-10-17 96000
TRX/1010683/21 048//1020 2020-10-28 166000.56

NO REFERENSI : adalah nomor transaksi yang didapatkan dari transaksi SWIFT atau LC dari bank
dengan format datanya adalah TEXT
NO DOKUMEN : adalah nomor invoice yang didapatkan dari dokumen PPE (ekspor) yang akan
disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data incoming-nya
TGL DOKUMEN : adalah tanggal transaksi incoming, dengan format adalah dd-mm-yyyy (2 digit
tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)

12 | 1 4 – F A Q S I M O D I S M O D U L P E L A P O R V 1 . 0
 NILAI ALOKASI INCOMING : adalah nilai incoming yang akan dialokasikan terhadap nilai FOB dari
PPE yang akan disesuaikan/di-matching-kan, dengan format angka
tanpa separator ribuan dan dengan tanda titik (.) sebagai separator
desimal jika ada

C.1. Input Invoice Incoming (Mengedit Invoice Incoming melalui upload data)

a. Pilih menu Pelaporan DHE

b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Lakukan pencarian Incoming dengan melakukan pemilihan nomor Incoming dan tanggal
Incoming (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Untuk mengedit banyak invoice dari banyak Incoming, berikan tanda centang (v) pada check box
pada nomor-nomor Incoming yang akan di-edit
e. Klik “Proses Pilih Data”
f. Klik “Download Data”
g. Buka file hasil download dan lakukan edit nomor dokumen, tanggal Dokumen dan nilai Alokasi
h. Klik “Upload Data” dan pilih file yang sudah di-edit
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah
sesuai dan tidak merubah format dari file excel

Input invoice Ekspor

Dalam proses inputnya, terdiri dari 3 langkah yaitu :

 Input Data PPE

 Input Data Incoming
 Matching Data PPE dan Incoming.

1. Data PPE
a. Pilih Menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invoice Ekspor
c. Klik Icon “Tambahkan Data PPE”
d. Masukan data-data ke kolom filter Status jatuh tempo, tanggal PPE, Nomor PPE, Status Selesai,
No. KPPBC, Flag PPE, Nomor invoice, Status surat terakhir
e. Klik “Cari Data” untuk memunculkan data PPE
f. Klik “Reset” Untuk membatalkan
g. Klik centang di checkbox pada Detail PPE-nya
h. Klik “Proses data terpilih” akan muncul notifikasi “Data PPE Sukses” untuk proses matching data
i. Klik “Batalkan” Untuk membatalkan
j. Dalam pengeditan dan penghapusan Data PPE dapat dilakukan dengan tampilan table Data PPE
dengan cara:
 Mengklik Icon Pensil berwarna biru
 Masukan Jumlah Set Invoice dan Incoming

13 | 1 4 – F A Q S I M O D I S M O D U L P E L A P O R V 1 . 0
  Klik icon “simpan” untuk menyimpan data
 Klik icon “Hapus” untuk membatalkan PPE

2. Data Incoming
a. Pilih Menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Data Incoming
c. Klik Icon “Tambahkan Data Incoming “
d. Masukan data-data kolom filter Tanggal Incoming, Kategori Rekening, Sumber Data, Nomor
Rekening, Nomor Dokumen, Nama Bank, No referensi, Flag Incoming
e. Klik “Cari Data” untuk memunculkan data Incoming
f. Klik “Reset” Untuk membatalkan
g. Klik centang di checkbox pada Detail Incoming-nya
h. Klik “Proses data terpilih” akan muncul notifikasi “Ok” untuk proses matching data
i. Klik “Batalkan” Untuk membatalkan
j. Dalam penghapusan Data Incoming dapat dilakukan dengan tampilan table Data PPE dengan
cara Klik icon “Hapus” Untuk membatalkan Incoming

3. Matching PPE dan Incoming

a. Tabel akan memunculkan Kolom PPE dengan Incoming
 Untuk filter PPE terdiri dari kolom Invoice Final seperti No invoice, Tanggal, Valuta, Nilai
Final dan Nilai Final USD
 Untuk filter Incoming terdiri dari kolom No.Referensi, No.Dokumen, No.Rekening, Tanggal
Dokumen,Valuta, Nilai Alokasi(Asli), Nilai Alokasi(USD), Nama Pengirim, Nama Bank dan
Jenis Transaksi
b. Klik Icon Pensil Berwarna Biru
c. Klik No.Referensi dan pilih No.Referensi
d. Klik Nilai Final dan Masukan Nilai Final dari invoice PPE
e. Klik Nilai Alokasi, Tambahkan Nilai Alokasi dari invoice Incoming, nilai alokasi tidak boleh
melebihi dari Incoming
f. Klik Jenis Transaksi dan Pilih Jenis Transaksi sebagai peruntukan sisa nilai alokasi dari nilai
incoming
g. Klik Icon “Simpan Data” untuk menyimpan data
h. Klik Icon “Batal Data” Untuk Membatalkan Data
i. Pilih Dokumen Pendukung dengan mengklik icon “+”
j. Klik dan pilih Jenis Dokumen
k. Pilih Jenis dokumen untuk upload dokumen
l. Klik Icon “Simpan” untuk menyimpan data
m. Klik Icon “Batalkan” untuk membatalkan
n. Klik “Batalkan Transaksi” untuk membetalkan semua transaksi
o. Klik “Simpan dan Selesaikan Transaksi” Untuk Menyimpan semua transaksi

14 | 1 4 – F A Q S I M O D I S M O D U L P E L A P O R V 1 . 0