36

BAB IV
ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1 Analisa Masalah

Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan penulis mengidentifikasi
adanya beberapa kelemahan sebagai berikut :
1. kesalahan dalam menginput penerimaan dan pengeluaran alat tulis kantor,
apabila kita menggunakan kartu stock masih terjadi kesalahan dalam
menginput kode barang yang sama karena masih dilakukan secara manual,
serta hilangnya paper work.
2. pembuatan laporan pembelian, laporan stock barang kepada pihak pimpinan
memakan waktu yang lama, sehingga proses yang dilalui kurang efektir dan
efisien.

4.2 Pemecahan Masalah

Berdasarkan Analisis Permasalahan diatas mencoba mengajukan gagasan system
yang dapat mengurangi kendala atau permasalahan yang dihadapi oleh bagian
purchasing dalam pembelian alat tulis kantor dengan melalui penerapan
komputerisasi.
Dalam hal ini penulis mencoba membuat program Visual Basic yang dapat
digunakan untuk melaksanakan data permintaan, pengecekan stock barang dan
pembuatan laporan.

4.3 Perancangan Sistem

4.3.1 Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor yang Diusulkan
1. Bagian departemen yang membutuhkan alat tulis kantor membuat surat
permintaan yang diajukan kebagian purchasing.
 37

2. Setelah bagian purchasing menerima surat permintaan, berdasarkan surat

permintaan tersebut bagian purchasing akan memeriksa apakah stock
barang yang diminta ada atau tidak.
3. Jika stock ada :
o Bagian purchasing akan menginput barang keluar yang disimpan
pada file stock.
4. Jika stock tidak ada :
a. Surat permintaan akan ditangguhkan, lalu bagian purchasing membuat
purchasorder (P.O), kemudian disimpan pada file PO. Purchasorder
dibuat rangkap tiga, rangkap ke-1 untuk supplier, rangkap ke-2 untuk
bagian Accounting, dan rangkap ke-3 untuk proses lebih lanjut.
b. Pada saat barang diterima, bagian Purchasing akan mengecek faktur
apakah sesuai dengan barang yang diminta pada P.O rangkap ke-3.
- Apabila barang tidak sesuai, maka bagian Purchasing akan
mengirimkan kembali faktur tersebut ke supplier.
- Dan bila barang sesuai, maka faktur tersebut ditanda tangani. Faktur
rangkap ke-2 diberikan kembali ke Supplier, kemudian begian
Purchasing akan meng-input barang dan entry pembelian yang
disimpan pada file beli, file barang dan file stok.
- Faktur rangkap ke-1 yang sudah ditanda tangani dikirim ke bagian
Accounting.
5. Bagian urchasing kemudian membuat laporan pembelian laporan
permintaan, dan laporan stok. Laporan pembelian diberikan kepada bagian
Accounting sedangkan laporan pembelian, laporan permintaan, laporan
stok diberikan kepada Pimpinan.
 38

4.3.2 Flowmap Sistem Yang Diusulkan

Departemen Purchasing Accounting Supplier Pimpinan
Surat Surat
permintaan permintaan

Cek barang
bagian barang

Y T
ada
barang

Surat permintaan Surat permintaan

OK ditangguhkan

barang

Input barang Buat po

supplier
keluar

po minta
barang

3 2
2 PO
PO 1 1
PO

Cek faktur 2
1
2
Faktur
1
Faktur

T 2
Faktur OK ? 1
Faktur ditolak
2
Faktur 1
Y
ditolak
1 2
Faktur OK

Tanda Tangani
faktur
A
 39

Departemen Purchasing Accounting Supplier Pimpinan

2
2 Faktur
1 Bertanda
Faktur Bertanda Tangan tangan

supplier Input barang dan

entry pembelian barang

barang

1 1
Faktur Bertanda Tangan Faktur
Bertanda
tangan

barang
Minta
Buat Laporan

beli
supplier

2
laporan
2
pembelian
1
Laporan Pembelian + 1
Stok + permintaan laporan
pembelian
+permintaan
+stok

Gambar 4.1 Flowmap yang diusulkan

 40

4.3.3 Diagram Aliran Data

4.3.3.1 Diagram Konteks

Faktur_ttd
Departemen Accounting
P.O

Surat_permintaan Sistem Laporan_pembelian

Informasi
Pembelian
Faktur ATK Laporan_pembelian
Laporan_stok

P.O
Supplier Faktur_ditolak Pimpinan

Faktur_ttd Laporan_permintaan

Gambar 4.2 Diagram Konteks

 41

4.3.3.2 Diagram Zero

1.0
Entry
Departemen Surat_permintaan Permintaan
Barang dan
Cek stok

Barang

Bagian 2.0

Entry
Permintaan Pembelian
barang ATK
Faktur_ttd

Faktur

Beli

PO
Supplier
Faktur_ditolak

PO Faktur_ttd

Accounting

3.0 Laporan_pembelian Laporan_stok

Buat Laporan_pembelian Pimpinan

Laporan
Laporan_permintaan

Gambar 4.3 Diagram Zero

 42

4.3.4 Struktur Data Base

1. Nama File : Bagian

Kunci Field : kdbag

Tabel 4.1 Struktur Data Bagian

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
kdbag Char 3 - Kode Bagian
nmbag Char 15 - Nama Bagian

2. Nama File : Barang

Kunci Field : kdbrg

Tabel 4.2 Struktur Data Barang

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
kdbrg Char 3 - Kode Barang
nmbrg Char 20 - Nama Barang
jum_brg Num 3 0 Jumlah Barang

3. Nama File : Supplier

Kunci Field : kdsup

Tabel 4.3 Struktur Data Supplier

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
kdsup Char 3 - Kode Supplier
nmsup Char 25 - Nama Supplier
alamat Char 30 - Alamat
telepon Char 12 - Telepon
 43

4. Nama File : Beli

Kunci Field : nofak

Tabel 4.4 Struktur Data Beli

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
nofak Char 5 - Nomor Faktur
tgl_fak Date 8 - Tanggal Faktur
kdsup Char 3 - Kode Supplier
kdbrg Char 3 - Kode Barang
qty Num 3 0 Quantity
harga Num 5 2 Harga
jumlah Num 6 2 Jumlah

5. Nama File : PO
Kunci Field : no_po

Tabel 4.5 Struktur Data PO

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
no_po Char 3 - Nomor Purchase Order
tgl_po Date 8 - Tanggal Purchase Order
kdbag Char 3 - Kode Bagian
kdbrg Char 3 - Kode Barang
qty Num 3 0 Quantity

6. Nama File : Minta

Kunci Field : no_pmt

Tabel 4.6 Struktur Data Minta

Nama Field Type Width Decimal Keterangan
no_pmt Char 3 - Nomor Permintaan
tgl_pmt Date 8 - Tanggal Permintaan
kdbag Char 3 - Kode Bagian
kdbrg Char 3 - Kode Barang
qty Num 3 0 Quantity
pj Char 15 - Penanggung Jawab
 44

4.3.5. Entity Relationship Diagram Tgl_pmt

*No_pmt qty

1 M pj
Bagian mengajukan Minta
1
kdbag
*kdbag nmbag kdbrg

Tgl_fak
Mengecek

*nofak kdsup

qty kdbrg
I M
Beli Terdiri dari Barang

M
I *kdbrg
harga jumlah Jum_brg

nmbrg

mencatat Terdiri dari

qty
*kdsup
Tgl_po
kdbag
nmsup *No_po
I I
supplier Terdiri dari PO
I I

telepon I alamat Ikdbrg

Gambar 4.4 ERD

 45

4.3.6 Format Rancangan

4.3.6.1 Rancangan Input

4.3.6.1.1 Rancangan Menu Utama

MENU UTAMA

Bagian Barang Supplier Beli Permintaan Laporan Exit

Sistem Informasi Pembelian ATK

Pada AJB Bumi Putera Cabang Kalimalang Bekasi

4.3.6.1.2 Rancangan Input Data Bagian

INPUT DATA BAGIAN

Kode Bagian

Nama Bagian

Add Save Exit

Edit
|< < > >|
Cancel Refresh Delete

Back
 46

4.3.6.1.3 Rancangan Input Data Barang

INPUT DATA BARANG

Kd Barang

Nm Barang

Jumlah barang

Add Save Edit

Cancel Refresh Delete
|< < > >|

Back

4.3.6.1.4 Rancangan Input Data Supplier

INPUT DATA SUPPLIER

Kode Supplier

Nama Supplier

Alamat

Telepon

Add Save Edit

|< < > >|
Cancel Refresh Delete

Back
 47

4.3.6.1.5 Rancangan Data Beli

INPUT DATA BELI

No Fak Kuantitas

Tgl Masuk Harga

Kode Barang Jumlah

Nama Barang

Kode Supplier

Nama Supplier

Add Save Edit

|< < > >| Cancel Refresh Delete

Back

4.3.6.1.6 Rancangan Input Data PO

INPUT DATA PO

No Po

Tgl Po

Kode Barang

Nama Barang
Add Save Edit
Kuantitas Cancel Refresh Delete

|< < > >| Back

 48

.3.6.1.7 Rancangan Input Data Permintaan

INPUT DATA PERMINTAAN

No Permintaan
Add Save Edit
Tgl Permintaan
Cancel Refresh Delete
Kode Barang

Nama Barang
Back
Kode Bagian

Nama Bagian

Kuantitas

|< < > >|

4.3.6.1.8 Rancangan Input Data Laporan

LAPORAN PEMBELIAN ATK

LAPORAN PERMINTAAN ATK

LAPORAN STOK ATK

EXIT
 49

4.3.6.2 Rancangan Output

4.3.6.2.1 Rancangan Output Laporan Pembelian ATK

AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi

LAPORAN PEMBELIAN

No. Faktur Tanggal Nama Jumlah

xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx
xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx

Ka. Purchasing

(……………………)

4.3.6.2.2 Rancangan Output Laporan Permintaan ATK

AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi

LAPORAN PERMINTAAN

No Tanggal Nama Bagian Kuantitas

xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx
xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx
xxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxx

Ka. Purchasing

(……………………)
 50

4.3.6.2.3 Rancangan Output Laporan Stok ATK

AJB Bumi Putra Cabang Kalimalang Bekasi

LAPORAN STOK

Kode Barang Nama Jumlah

xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx
xxxxx xxxxxxxxxx xxx

Ka. Purchasing

(……………………)
 51

4.3.7 Konfigurasi Komputer

Agar pembuatan program ini berhasil dengan baik, beberapa komponen yang
akan disebutkan nanti harus dipenuhi. Jika salah satu komponen tidak ada atau
kurang memenuhi syarat, maka akan mengalami kendala dan program tidak akan
berjalan dengan baik.
A. Perangkat keras (Hardware)
• Prosesor : Pentium II atau lebih tinggi.
• Memory RAM : Minimal 64 MB
• Harddisk : Minimal 110 MB ruang kosong
• Mouse : alat penunjuk

B. Perangkat lunak (Software)

• Sistem Operasi : Microsoft Windows 9x, Windows NT versi 3.51 atau yang
lebih baru.
• Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0