JENIS SURAT

DINAS

SURAT
bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan
untuk di informasikan kepada pihak
lain.
setiap tulisan yang berisi pernyataan
dari penulisnya dan dibuat dengan
tujuan penyampaian informasi
kepada pihak lain

Surat keluarga
B. Surat Dinas/resmi
A.

Surat Keluarga
Surat Dinas
Kertas Bebas
Kertas yang
digunakan:
ukuran folio atau
kuarto.
Bentuk suratnya
sederhana dan
tanpa kepala
surat dan nomor
surat. Biasanya
hanya ditulis
tangan.

Bentuk baku
(bentuk semi blok)
surat keputusan
menteri Negara
pendayagunaan
aparatur Negara No.
71/1993 tanggal 2
september 1993

Bahasa tidak

Bahasa surat dinas:

JENIS SURAT :

1.

Surat Dinas;

2.

Nota Dinas;

3.

Memo;

4.

Surat Edaran;

5.

Surat Tugas;

6.

Surat Undangan

7.

Surat Keterangan;

8.

Surat Pengantar

JENIS SURAT :
8.

Surat Keputusan;

9.

Surat Kuasa;

10.

Surat Pengumuman;

11.

Surat Pernyataan;

12.

Surat Keterangan;

A. SURAT DINAS
Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting

1.

berkenaan

dengan

administrasi

pemerintahan

pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

Bagian-bagian dari surat dinas :

2.

a. kepala surat dinas;

b. pembuka surat dinas;
c. isi surat dinas; dan
d. penutup surat dinas.

dan

BAGAN SISTEMATIKA SURAT DINAS

Contoh Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kampus IPB Darmaga Bogor
Telp. (0251) 622642

Nomor
surat
Lampiran
Hal
:

tanggal

Yth. ____________

________________
______
______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
____________________
nama jabatan
tanda tangan
Tembusan :

nama pejabat
NIP

215 mm

KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL

1.

Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat

yang menandatangani surat.

2.

Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang

membuat/mengeluarkan surat.

3.

Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek

surat.

Frase pembuka sebuah surat resmi :

Dengan ini kami beritahukan bahwa.

Bersama ini kami kirimkan ..
Dalam rangka
Diberitahukan dengan hormat
Menyusul surat kami tanggal..
Membahas surat Anda no.. perihal..
Sehubungan dengan
Sehubungan dengan surat saudara
tanggal
Menunjuk surat pemberitahuan dari..
bahwa. maka..

Dalam kalimat pembuka ada beberapa

ungkapan yang dianjurkan untuk dipakai,
antara lain :

Sesuai dengan surat

perjajian.
Seperti Saudara ketahui
Berikut ini kami sampaikan..
Sehubungan dengan hasil
rapat.
Kami sangat bergembira atas
kepercayaan Saudara..

Kalimat Penutup yang baik :

Atas perhatian dan bantuan

Saudara kami sampaikan terima
kasih
Kami mengharap bantuan
Saudara
Kami menunggu kabar dari
Saudara
Besar harapan kami akan

Dalam kalimat penutup dianjurkan

menggunakan ungkapan yang baku , antara
lain :

Mudah-mudahan pertimbangan yang

kami kemukakan bermanfaat bagi
Saudara
Kami harapkan agar Saudara
meneruskan pengumuman ini kepada
staf/pegawai di lingkungan unit kerja
Saudara
Kami ucapkan terima kasih atas
perhatian dan kerja sama Saudara
selama ini

B. NOTA DINAS
1.

Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang

pokok-pokok persoalan

2.

Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3.

Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau

dari

bawahan

kepada

atasan

perguruan tinggi yang bersangkutan.

dalam

lingkungan

Nota Dinas

C. MEMORANDUM (MEMO)
1. Isinya sama dengan nota dinas
2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan
kepada bawahan
3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan
atau diketik.

Memorandum

D. SURAT EDARAN

Surat

yang

digunakan

untuk

pemberitahuan

tertulis

ditujukan kepada pejabat tertentu

Tidak memuat kebijakan pokok

Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan

yang telah ada

Surat Edaran

E. SURAT TUGAS
1.

Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari

pejabat

yang

berwenang

kepada

seseorang

untuk

melaksanakan suatu kegiatan.

2.

Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom

atau tabel.

3.

Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat tugas;
b. pembuka surat tugas;
c. isi surat tugas; dan
d. penutup surat tugas.

Surat Tugas

F. SURAT UNDANGAN
1.

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan.

2.

Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau

kartu.

Surat Undangan

Surat Undangan

G. SURAT KETERANGAN
1.

Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan

mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

2.

Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai

berikut :
a. kepala surat keterangan;
b. pembuka surat keterangan;
c. isi surat keterangan; dan
d. penutup surat keterangan.

Surat Keterangan

H. SURAT PENGANTAR

Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar

formulir

Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku

ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat
dinas

Surat Pengantar

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian

Wewenang/istilah-istilah dalam surat

a. a.n. (atas nama) dipergunakan hanya

jika yang berwenang mendantangani
surat
mendelegasikan
penandatanganan
surat
kepada
pejabat
setingkat dibawahnya;
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X
Ttd
Farhan Dani, S.Pd.

b. u.b. (untuk Beliau) dipergunakan jika

pejabat yang diberi kuasa menandatangani
surat memberikan kuasa lagi kepada
pejabat setingkat dibawahnya;
Contoh: a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X
ttd
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

C. a.p. (atas perintah)

dipergunakan jika pejabat yang
berwenang menandatangani surat
memberikan kuasa kepada
bawahannya;
Contoh:
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

D. plh. (pelaksana harian) dipergunakan jika

pejabat yang berwenang menadantangani
surat berhalangan untuk waktu tertentu
karena tugas dinas, menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut
tidak berada di tempat;
Contoh:
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.

E. wks. ( wakil sementara) dipergunakan jika

seorang pejabat yang belum ditunjuk
penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat
dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan
eselonnya;
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.