PERATURAN KEPALA BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA
NOMOR 19 TAHUN 2011
TENTANG
PEDOMAN UMUM
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

LATAR BELAKANG
1
Perencanaan
Kepegawaian
Secara Nasional
(UU No. 43/1999
Pasal 15,
PP No.54/2003)

2
Jumlah, Kualitas,
Komposisi, dan
Distribusi PNS
Yang TEPAT Sesuai
dengan Beban Kerja
dan Tanggung Jawab
pada Satuan
Organisasi Negara

Penyusunan
Kebutuhan Pegawai
Secara Riil

TUJUAN
Pedoman Umum
Penyusunan
Kebutuhan PNS

Pedoman Bagi
Pejabat di
Lingkungan BKN
Untuk Menyusun
Kebutuhan PNS
Secara Nasional

Pedoman Bagi PPK Pusat

dalam Menyusun
Kebutuhan Riil PNS di
Lingkungannya
Berdasarkan Beban
Kerja dan Tanggung
Jawab serta
Memperhatikan Profil
Daerah dan Kondisi
Geografis

PENGERTIAN

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah Suatu

Metode untuk Mengetahui Jumlah Pegawai di
Suatu Unit Organisasi yang Dilakukan Secara
Sistematis dengan Menggunakan Metode
Analisis Beban Kerja dan/atau Metode
Lainnya serta Membandingkan Kebutuhan PNS
dengan Persediaan Yang Ada Sehingga Dapat
Diketahui Kebutuhan Riil Pegawai.

RUANG LINGKUP

JABATAN
STRUKTURAL

JABATAN
FUNGSIONAL
UMUM

JABATAN
FUNGSIONAL
TERTENTU

ANALISIS KEBUTUHAN
PEGAWAI NEGERI SIPIL

PETA JABATAN
Sebelum melakukan penghitungan formasi pegawai
terlebih dulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan
hasil dari analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Peta jabatan adalah susunan

Nama dan tingkat Jabatan
Struktural dan Fungsional
yang tergambar
dalam suatu struktur
unit organisasi
dari tingkat paling rendah
sampai dengan yang tinggi

TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS

Pengumpulan Data dan

Informasi
Evaluasi Kebutuhan Pegawai

1
2

Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai

Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru

3
4

Data dan Informasi Yang Dibutuhkan

STRUKTURAL
JFU
JFT

1. Jumlah Pegawai Per

Satuan Unit Instansi
Pusat dan Daerah
2. Informasi Jabatan
(Uraian dan Syarat
Jabatan).
3. Peta Jabatan
4. Renstra Instansi
5. Profil, Kondisi
Geografis, dan
Potensi Daerah

Guru

Jumlah
Sekolah/Madrasah
dan Rombongan
Belajar pada:

Tenaga
Kesehatan

2.SD/MI Negeri

Jumlah PNS Pada

Sarana Pelayanan
Kesehatan
Pemerintah :

3.SMP/MTs Negeri

1.RSUD

4.SMA/MA Negeri

2.Puskesmas

1.TK/RA Negeri

5.SMK/MAK Negeri

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan
Penghitungan Kebutuhan
Kebutuhan PNS
PNS

Beban
Kerja

Standar
Kemampuan
Rata2

Waktu
Kerja

Faktor
Lain

Contoh Beban Kerja

No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyel
esaian
120

300

0.4

120

300

0.4

60

300

0.2

60

300

0.2

60

1500

0.04

120

300

0.4

120

6000

0.08

Menelaah peraturan perundang undangan

Keg.

Mempelajari literatur akademis, pedoman dan

prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani

Keg.

Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan

pertimbangan naskah

Keg.

Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan

naskah perjanjian dalam kontrak

Keg.

Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan

naskah perjanjian dalam kontrak

Keg.

Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan

terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam
kontrak

7
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas

KKeg.

Keg.

Waktu
Kerja
Efektif

Beban
kerja

Pegawai
Yang
Dibutuhk
an

1,72

Standar Kemampuan Rata-rata

Norma Waktu
Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam
penghitungannya digunakan rumus:
Orang x Waktu
NORMA WAKTU =
Hasil
Contoh:
Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa
lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan.
1 Orang Operator Komputer x 60 menit
NORMA WAKTU =
6 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar
ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.

Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan)

Norma Hasil
Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan
tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu
berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan rumus:

Hasil
NORMA HASIL

=
Orang x Waktu

Contoh:
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk
menyelesaikannya (misalnya 60 menit)
1 Pertimbangan teknis
NORMA HASIL

=
1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.

Waktu Kerja

Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja
seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai
berikut:
a. JKE per hari

= 1 hari x 5 jam

b. JKE per minggu = 5 hari x 5 jam

= 300 mnt
= 25 jam

= 1.500 mnt

c. JKE per bulan

= 20 hari x 5 jam = 100 jam

d. JKE per tahun

= 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt

Perbandingan Waktu Kerja

Perka BKN dengan PMA

= 6.000 mnt

Faktor Lain

APBN/D

Potensi
Daerah

Kondisi
Geografis

Profil Daerah
Jumlah
Penduduk

TATA CARA
PENGHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI

ANALISIS PERSEDIAAN PNS

1. Data Jumlah Pegawai Yang Dimiliki Oleh Suatu Unit Organisasi
Yang Terkini.
2. Menyusun Perencanaan Persediaan Pegawai Untuk Kurun Waktu 2
5 Tahun Ke Depan Sesuai Dengan Kebutuhan dan Perubahan
Organisasi Selanjutnya Disampaikan Kepada Kepala BKN.
3. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung atas
dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan jumlah pegawai
yang mencapai BUP dalam tahun bersangkutan.
4. Pengurangan pegawai di luar BUP seperti mutasi, berhenti, dan
meninggal dunia sulit diramalkan kecuali direncanakan dengan
pasti.
5. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan
berdasarkan kualifikasi.

Tahapan Analisis Persediaan Pegawai

Daftar
Susunan
Jabatan

Daftar
Susunan
Pegawai

Nama Jabatan

Nama Jabatan

Ikhtisar Jabatan

Data Pegawai :

Syarat Jabatan :
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keterampilan

Perkiraan
Perubahan
Komposisi

Nama Pegawai
Tahun Pengangkatan
Tahun Pensiun
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keterampilan

Perkiraan
Persediaan
Pegawai

Pensiun

Persediaan

Promosi

Pegawai

Mutasi

2-5 Tahun

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS

Contoh: Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama dan Kontrak pada Subbag Hukum
No

Uraian Tugas

Satuan
Hasil

Waktu
Penyeles
aian

Waktu
Kerja
Efektif

Beban
kerja

Pegawai
Yang
Dibutuhkan

Menelaah peraturan perundang undangan

Keg.

120

300

0.4

Mempelajari literatur akademis, pedoman

dan prosedur kerja sesuai bidang tugas
yang ditangani

Keg.

120

300

0.4

Menyiapkan bahan koordinasi terhadap

pelaksanaan pertimbangan naskah

Keg.

60

300

0.2

Menyiapkan bahan untuk pemrosesan

pertimbangan naskah perjanjian dalam
kontrak

Keg.

60

300

0.2

Menyiapkan konsep dan proses surat

pertimbangan naskah perjanjian dalam
kontrak

Keg.

60

1500

0.04

Menganalisis dan mengevaluasi hasil

persiapan terhadap pertimbangan naskah
perjanjian dalam kontrak

Keg.

120

300

0.4

Melaksanakan tugas lain yang diberikan

atasan sesuai garis kewenangan untuk
kelancaran tugas

Keg.

120

6000

0.08

Contoh Lainnya

1,72

CATATAN
Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai
yang dibutuhkan untuk jabatan Pemroses Naskah
Perjanjian Kerjasama dan Kontrak adalah sebanyak
1,72 dibulatkan ke atas menjadi 2 (dua) orang
pegawai.
Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut
juga dianalisis berdasarkan sifat pekerjaan yaitu
rutin, segera, penting, dan/atau rahasia serta
dilakukan analisis terhadap peralatan/teknologi yang
digunakan, maka kebutuhan pegawai untuk jabatan
tersebut adalah 1 atau 2 orang.
Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit
tersebut lengkap dengan teknologi yang modern
maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 orang.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Struktural

KEBUTUHAN PEJABAT STRUKTURAL

DILAKUKAN BERDASARKAN JUMLAH
JABATAN STRUKTURAL YANG
TERDAPAT DALAM STRUKTUR
ORGANISASI DAN TATA KERJA YANG
TELAH DITETAPKAN

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional

Pada Instansi Pusat
Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat:
a. Eselon IV atau Eselon V teknis

paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah

paling banyak 4 (empat) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V

paling banyak 3 (tiga) orang

d.Kesekretariatan Eselon III terendah

paling banyak 5 (lima) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

paling banyak 5 (lima) orang
masyarakat yang bersifat teknis administratif
3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki

karakteristik pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh
Instansi yang bersangkutan.

Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional

Pada Instansi Daerah
Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan

langsung pada masyarakat:
a. Eselon IV atau Eselon V teknis

paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah

paling banyak 5 (lima) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV / Eselon V

paling banyak 5 (lima) orang

d.Kesekretariatan Eselon III terendah

paling banyak 7 (tujuh) orang

2. Memberikan pelayanan langsung

pada masyarakat yang bersifat teknis
administratif

paling banyak 7 (tujuh) orang

3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

Penghitungan Kebutuhan Guru TK, SD, dan BK

GURU TK

GURU BK

KG = K + 1 KTK
Keterangan :
KG
= Kebutuhan Guru
K
= Jumlah Rombel/Kelas
KTK
= Kepala TK

S
KG =
150
Keterangan
KG
S
150

GURU SD
KG = K + 1 KS + 1 GA + 1 GP
Keterangan :
KG
= Kebutuhan Guru
K
= Jumlah rombel/kelas
KS
= Kepala Sekolah
GA
= Guru Agama
GP
= Guru Penjaskes

:
= Kebutuhan Guru
= Jumlah siswa
= Jumlah siswa wajib
dibimbing

Penghitungan Kebutuhan
Guru
SLB
Keterangan
:
1) Tuna Netra (A)
KG = K + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI
2) Tuna Rungu (B)
KG = K + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK
3) Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat
KG = K + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM
4) Tunadaksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1)
KG = K + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK
5) Tunalaras (E)
KG = K + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON
6) Tunawicara
KG = K + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI
7) Tunaganda (G)
KG = K + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP
8) Autis (M)
KG = K + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON

KG
=
Kebutuhan Guru
K
= Jumlah
kelas
GOM
= Guru
Orientasi dan Mobilitas
GA
= Guru
Agama
GP
= Guru
Penjasorkes
GK
= Guru
Ketrampilan
GBPBI
= Guru
Bina Persepsi Bunyi dan Irama
Gbikom
= Guru
Bina Komunikasi
GKMD
= Guru
Kemampuan Merawat Diri
GBM
= Guru
Bina Mental
GKON
= Guru
Konseling (Psikologi)
GBG
= Guru
Bina Gerak

Penghitungan Kebutuhan Guru Sekolah/Madrasah

Penghitungan kebutuhan Guru Sekolah / Madrasah
dilakukan dengan melihat tabel yang dilampirkan.
contoh :
Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP/MTs Untuk
Semua Tingkat di Kabupaten/Kota.
Mata Pelajaran : Pendidikan Agama /PPKN /Seni Budaya
/Pendidikan Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi dan
Komunikasi
NO
1.
2.
3.
4.
5.
Dst.

JUMLAH
ROMBEL/KELAS
7 19
20 31
32 43
44 55
56 67
Dst.

FORMASI GURU
1
2
3
4
5
Dst.

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSUD

NO

JENIS TENAGA

RS
Kelas A

RS Kelas
B (P)

RS Kelas
B (NP)

RS Kelas
C

RS
Kelas D

304

102

36

Dokter Spesialis

Dokter Umum

11

11

11

Dokter Gigi

Keperawatan

1240

464

200

80

16

Kefarmasian

24

12

12

Kesehatan Masyarakat

Gizi

24

12

12

Keterapian Fisik

34

15

15

Keteknisan Medis

52

23

23

348

282

282

87

28

9
10

Non Tenaga Kesehatan :

- Pengadministrasi
ruang rawat inap
- Pramusaji
- Juru masak
- Juru cuci
- Pemulasaraan
jenazah
- Sopir
Jumlah

2038

927

597

207

54

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSKD

NO

JENIS TENAGA

Dokter Spesialis

RS
RS
RS
Kelas A Kelas B Kelas C

RS
Kelas
D

15

10

Dokter Umum

Dokter Gigi

Keperawatan

72

56

32

20

Kefarmasian

Kesehatan Masyarakat

Gizi

Keterapian Fisik

Keteknisan Medis

Non Tenaga Kesehatan

38

25

15

10

Jumlah

158

118

69

45

10

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada PUSKESMAS

No
1
2

Jenis Puskesmas
Perawatan Daerah Strategis
Perawatan Daerah Terpencil

Tenaga
Kesehatan

Tenaga
Non
Kesehatan

Jumlah

28

37

19

27

Perawatan Daerah
3

Kepulauan

29

38

Perkotaan

30

10

40

Pedesaan

18

23

12

17

8*)

Daerah Terpencil/
6

Tertinggal/Perbatasan

Puskesmas Pembantu

Poliklinik Desa

Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu

HASIL PENGHITUNGAN

Data Kelembagaan
Jumlah Persediaan
Pegawai (Bezetting)

Kebutuhan

Lebih/
Kurang
(Pusat,
Daerah,
Guru,
Nakes)