KASUS NO 50 HAL 284

Pengendalian apa yang akan Anda rekomendasikan dalam sebuah system

pemrosesan komputer untuk mencegah terjadinya situasi semacam ini ?
1. Seorang operator komputer shift malam membuat perubahan di dalam
program penggajian untuk mengubah tarif gajinya. Dia bekerja melalui main
control console.
2. Pembayaran seorang pelanggan yang tercatat di dalam bukti pembayaran
sebesar $55,05 direkankan ke dalam komputer melalui sebuah terminal data
sebesar $550,50.
3. Sebuah program baru yang digunakan untuk memproses piutang dagang tidak
reliable dan tidak dapat menangani perkecualian yang lazim terjadi. Programmer
yang menulis program keluar dari organisasi karena berkali-kali diminta untuk
membuat dokumentasi program tersebut (dan tidak pernah membuatnya).
4. Master file penggajian disimpan dalam disk drive yang sebenarnya hendak diisi
dengan master file piutang dagang. Program piutang dagang dijalankan dan
merusak master file penggajian yang disimpan dalam disk tersebut.
5. Cek gaji mingguan yang diterbitkan untuk karyawan dihitung atas dasar 96 jam
kerja, bukan 46 jam kerja.
 Master file persediaan yang disimpan dalam disk magnetic yang removable rusak akibat api yang
terjadi di area di sebelah lokasi penyimpanan disk magnetic tersebut. Perusahaan harus
membuat ulang file tersebut.
Tape magnetic yang memuat transaksi piutang dagang tidak dapat ditemukan. Supervisor
pengolahan data mengatakan bahwa kemungkinan data transaksi tersebut ditempatkan di salah
satu tape yang sudah tergores (scratch tape) yang tersedia untuk pemrosesan data.
Ketika menyiapkan cek gaji, kommputer melewatkan 12 dari total 1570 cek yang harus diproses.
Kesalahan tersebut tidak terdeteksi, sampai supervisor menditribusikan cek.
Dokumen transaksi penjualan dikode dengan nomor kode rekening pelanggan yang tidak valid (7
digit, bukan 8 digit). Kesalahan ini tidak terdeteksi sampai pembaruan dijalankan, dan di dalam
master file ditemukan tidak ada rekening yang cocok dengan nomor kode yang salah tersebut.
Selama data entry pembayaran pelanggan, digit 0 di dalam pembayaran senilai $123,40 tidak
sengaja diketikkan sebagai huruf O. Akibatnya, transaksi tidak diproses dengan benar.
Pada suatu sore, di luar jam kerja, seorang analis system memasukkan special routine. Keesokan
harinya, dia mendapatkan program yang digunakan untuk mengitung pembayaran bunga kepada
rekening pelanggan. Dia memproses program tersebut untuk menambahkan routine yang dia
buat ke dalam logika program. Routine itu akan menambahkan digit di belakang nilai sen dari
setiap bunga pelanggan, yang biasanya dibulatkan. Hasil penambahan digit akan ditambahkan ke
dalam rekening bank miliknya.
Seorang salesman merekam pesanan pelanggan menggunakan terminal data entry yang
portabel. Ia mengetikkan nomor produk yang valid, tetapi tidak sesuai dengan yang dipesan.
Akibatnya, pelanggan menerima 100.000 kg garam industry, bukan gula industry.
Seorang pelanggan menelpon untuk bertanya mengapa ia menerima tagihan 5 sen, padahal
biaya pengiriman lebih besar dari 25 sen.
 KASUS NO 55 HAL 289
Sampai saat ini, Amalgamated Gas menjalankan system pemrosesan batch untuk merekam
penerimaan kas dari pembayaran oleh konsumen. Berikut disajikan narasi system tersebut.
Gambar 6.15 mengilustrasikan prosedur di dalam system tersebut.
Pembayaran konsumen dan bukti pembayaran (sebuah dokumen turnaround yang
dapat discan secara optik) diterima di kantor bendahara. Karyawan piutang dagang di kantor
bendahara merekam jumlah kas yang diterima ke dalam bukti pembayaran konsumen dan
menyerahkan dokumen tersebut ke departemen EDP. Penerimaan kas ditambahkan ke dalam
control tape iisting dan kemudian diarsip untuk disetorkan pada siang harinya. Saat slip
setoran diterima dari EDP kurang lebih pukul 2.30 PM, kas yang diterima dipindahkan dari file
dan didepositokan dengan slip setoran. Rangkap kedua slip setoran dan control tape
dibandingkan untuk menentukan keakuratan sebelum setoran silakukan, kemudian kedua
dokumen tersebut diarsip menjadi satu.
Dalam departemen EDP, bukti pembayaran yang diterima dari kantor Bendahara
disimpan sampai pukul 2.00 PM . Pada saat itu, pembayaran konsumen diproses untuk
memperbarui record dalam pita magnetic dan untuk mencetak slip setoran rangkap tiga.
Dalam proses update, data dibaca dengan hati-hati, dari master piutang dagang, diproses dan
kemudian direkam ke dalam master tape yang baru. Slip setoran yang pertama dan kedua
diteruskan ke kantor bendahara. Pita master yang lama (file piutang dagang terdahulu), bukti
pembayaran (urut nomor konsumen) dan rangkap ketiga slip setoran disimpan dan diarsip di
tempat yang aman. Master piutang dagang yang telah diperbarui disimpan di dalam system
untuk diproses lebih lanjut pada hari berikutnya.
Amalgamated Gas melakukan kaji ulang atas system computer yang ada dan
merancang system computer sehingga system tersebut memiliki kemampuan
on-line. Prosedur penerimaan kas yang baru akan diuraikan pada bagian
berikut ini. Prosedur ini diharapkan dapat memberikan manfaat.
Pembayaran dari konsumen dan bukti pembayaran kas diterima dari
kantor bendahara seperti system terdahulu. Sebuah terminal sitempatkan di
dalam kantor bendahara untuk menginput penerimaan kas. Seorang operator
mengetikkan nomor pelanggan dan pembayaran dari data di dalam bukti
pembayaran dan cek. Kas yang diterima direkam ke dalam system pada saat
operator telah mengkonfirmasi kebenaran nomor dan jumlah yang
ditampilkan di layar monitor. Pembayaran tersebut kemudian diproses online
ke file piutang dagang yang disimpan di disk magnetik. Penerimaan kas
diarsip untuk disetorkan pada siang hari nanti. Bukti pembayaran diarsip
sesuai urutan proses yang dijalankan; dokumen ini akan disimpan sampai
satu hari kerja berikutnya dan kemudian dihancurkan. Komputer mencetak
slip setoran rangkap dua pada pukul 14.00 untuk semua kas yang diterima
sejak setoran terakhir dilakukan. Slip setoran dikirimkan ke kantor bendahara.
Kas yang diterima dikeluarkan dari file dan disetorkan dengan slip setoran
tersebut; rangkap slip setoran diarsip untuk keperluan referensi. Pada saat
jam kerja habis (pukul 17.00), departemen EDP menyiapkan satu catatan atas
aktivitas penerimaan kas pada hari ini di dalam tape magnetik. Tape ini
disimpan di tempat yang aman untuk cadangan jika sisitem gagal berfungsi;
setelah 10 hari kerja, tape akan dikeluarkan untuk penggunaan lebih lanjut
 Tugas Anda
Buat flowchart system prosedur penerimaan
kas online Amalgamated Gas yang baru
Apakah prosedur penerimaan kas yang baru
yang telah dirancang dan diterapkan oleh
Amalgamated Gas menimbulkan masalah
terkait dengan pengendalian internal
perusahaan? Jelaskan jawaban Anda.
 KASUS NO 56 HALAMAN 291
With-It Company, penyedia jasa internet (internet service
provider), menggunakan pemrosesan online untuk menangani
proses bisnis pembayaran pelanggan. Terminal untuk input data di
dalam departemen kasir memungkinkan perekaman langsung data
pembayaran konsumen ke dalam system computer sehingga dapat
segera diproses.
Pembayaran pelanggan dikirimkan dari ruang surat ke kantor
kasir untuk diproses. Karyawan bekerja di bawah pengawasan
supervisor pembayaran pelanggan. Karyawan tersebut membuka
surat pembayaran pelanggan untuk memastikan bahwa setiap surat
memuat bukti pembayaran kas dan cek. Jika isi surat tersebut tidak
dilengkapi dengan kedua hal tersebut, maka pembayaran akan
dipisahkan dalam satu kelompok untuk kemudian diteruskan ke
ketua kasir guna direkonsiliasi. Pembayaran yang dilengkapi dengan
bukti pembayaran dan cek dikelompokkan, 50 buah dalam setiap
kelompok. Supervisor pembayaran melekatkan formulir batch
control dan mengotorisasi batch tersebut untuk diproses oleh
operator data-entry.
 Operator data-entry masuk ke dalam system computer dengan
menggunakan password. Operator memasukkan nomor rekening
pelanggan dari bukti pembayaran. Saat nomor rekening yang cocok
ditemukan, system memerintahkan operator untuk mengetikkan informasi
yang lain-seperti nomor cek dan jumlah pembayaran. Kedua data ini
diambil dari cek pelanggan. Dalam kasus data input tidak lengkap, bukti
pembayaran pelanggan dan pembayaran pelanggan dikembalikan ke
supervisor pembayaran pelanggan untuk ditangani.
Setelah setiap kelompok pembayaran diinputkan, operator
mengakhiri sesi dengan satu perintah khusus. System kemudian
menyajikan laporan ringkasan aktivitas terminal di layar monitor. Operator
menyalin total jumlah pembayaran dari ringkasan laporan tersebut ke
dalam formulir batch control dan kemudian mengembalikan batch ke
supervisor. Supervisor mencatat akumulasi total pembayaran dan
kemudian setiap batch dikembalikkan, total jumlah pembayaran yang ada
di dalam formulir batch control ditambahkan dengan running total. Pada
akhir shift, supervisor pembayaran pelanggan membuat laporan
penerimaan kas sebanyak 3 lembar. Pembayaran pelanggan dan dua
lembar laporan penerimaan pembayaran diteruskan ke ketua kasir untuk
verifikasi dan penyetoran kas ke bank. Bukti pembayaran dari pelanggan,
dalam satu kelompok, diarsip dengan laporan penerimaan pembayaran per
tanggal.
Tugas Anda
Identifikasi kelemahan prosedur entri data
dalam uraian di atas.
Berikan saran perbaikan untuk mengatasi
kelemahan yang Anda temukan dalam
jawaban a.
Gunakan format berikut untuk menjawab
pertanyaan tersebut.
Kelemahan.
Saran perbaikan
 KASUS NO 58 HALAMAN 294
Circle Company meminta Anda untuk menawarkan kontrak untuk
memberikan opini professional terkait dengan operasi dan pengendalian
system database perusahaan. Perusahaan memiliki database yang
terpusat. Data tersebut dapat diakses oleeh semua oleh semua pengguna.
Pengguna mengakses database melalui terminal dari lokasi yang
berjauhan. Semua akses ke database dikendalikan dengan system
perangkat lunak database. Departemen teknologi informasi memiliki
manajer operasi dan manajer pemrograman computer. Kedua manajer
tersebut bertanggung jawab kepada pimpinan departemen teknologi
informasi. pimpinan departemen teknologi informasi
mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada controller.
Anda mengunjungi perusahaan dalam rangka melaksanakan survey
dan review pendahuluan terhadap operasi dan pengendalian system
database. Dalam kunjungan anda ke perusahaan Circle, anda meninjau
sebagian dokumentasi system database, mengobservasi sebagian
penggunaan terminal data di dalam system, mengobservasi operasi dalam
departemen teknologi informasi, dan melakukan wawancara terhadap
pimpinan departemen teknologi informasi. Pada akhir hari yang padat
kegiatan tersebut, anda pulang ke rumah dengan membawa catatan
berikut :
a. Akses terhadap terminal data online tidak dibatasi. Setiap tipe transaksi dapat diinputkan dari
terminal manapun.
b. Dokumentasi system database ekstensif. Dokumentasi system yang lengkap tersedia bagi
pengguna dan personel teknologi informasi.
c. Perangkat lunak database menyimpan table otorisasi pengguna. Password pengguna dank ode
akses diberikan oleh manajemen pengguna dan disetujui oleh manager pemrograman computer.
d. Kamus database di buat dan dikendalikan oleh manajer pemrograman computer. Perubahan
terhadap definisi data disetujui oleh pengguna.
e. Jawab :
kami setuju dengan langkah ini karena memerlukan skill tertentu untuk bisa melakukan
administrasi dan manajemen database ini sehingga dapat diperoleh struktur dan relasi yang
optimal.
a. Perangkat lunak database menyimpan matriks konflik transaksi. Permintaan pengguna terhadap
data divalidasi dengan matriks tersebut untuk memastikan bahwa pengguna menerima hanya data
yang legal.
b. Pengguna harus memasukkan password saat masuk ke dalam system. Log aktivitas terminal
disimpan untuk tujuan pengendalian dan backup.
c. Kewajaran dan kelengkapan input data diedit. Control total transaksi dibangun dan log transaksi
disimpan.
d. Control total pemrosesan dibuat dan direkonsiliasi dengan perubahan di dalam database.
Jawab :
kami setuju dengan pernyataan ini karena rekonsiliasi yangdilakukan berguna untuk mencocokan
data pemrosesan dangan data perubahan yang ada di database sehingga akan didapatkan data
yang valid.
i. Output direkonsiliasi dengan control total transaksi
dan control total input. Output tercetak ditempatkan
di satu rak di luar ruang teknologi informasi, untuk
memudahkan pengguna yang hendak mengambil
laporan.
j. Backup database dibuat setiap hari dan disimpan
dalam area perpustakaan file. Akses terhadap
perpustakaan file dibatasi hanya untuk personel
terknologi informasi.
Tugas Anda
Beberapa hari setelah kunjungan, Anda menyajikan
ulang catatan Anda untuk membuat proposal untuk
menilai pengendalian di Perusahaan Circle. Apa
pendapat sementara Anda terkait dengan operasi
system database mereka ?
 KASUS SIMKIN HAL 61
Savage motors menjual dan menyewakan mobil komersial,
van, dan truk untuk pelanggan di california selatan. Sebagian besar
staf administrasinya bekerja di kantor utama. Perusahaan ini telah
bernisnis selama 35 tahun, tapi baru 10 tahun terakhir perusahaan
mulai menyadari keuntungan dari pelatihan computer untuk
karyawanya.
Presiden perusahaan, arline savage, berpikir tentang menyewa
sebuah perusahaan pelatihan untuk memberikan kelas ditempat.
Untuk mengejar pilihan ini, perusahaan akan menyiapkan
laboratorium computer sementara di salah satu ruang meeting,
dan pelatihnya akan menghabiskan sepanjang hai untuk
mengajarkan satu atau lebih tipe software tertetu. Kamu telah di
sewa sebagai konsultan untuk merekomendasikan apa jenis
pelatihan terbaik yang akan perusahaan butuhkan
 Kamu memulai tugasmu dengan mensurvey tiga departemen utama:
penjualan, opersional, akuntan. Kamu menemukan bahwa kebanyakan
karyawan menggunakan computer pribadi mereka untuk hanya lima tipe
software: 1 word procession, 2 spreadsheet, 3 database, 4 presentasi, dan
5 accounting. Table di bawah menunjukan estimase anda tentang jumlah
total jam permiinggu yang digunakan setiap departemen pada setiap tipe
software
Departemen Word Spreadsheet database presentasi Akuntansi
(pegawai) processing

Sales ( 112) 1150 750 900 500 700

Operasi (82) 320 2450 650 100 500

Akuntan (55) 750 3600 820 250 2500

 Yang diminta
1. Membuat spreadsheet yang menggambarkan penggunaan rata-rata
setiap departemen dari setiap aplikasi per karyawanlah ilustrasi
spreadsheet setiap rata-rata, bulatkan seluruh rata-rata menjadi 1
bilangan decimal. Sebagai contoh rat-rata jam dari word processing
untuk departemen penjualan adlah 1150/112=10,3 jam.

Departemen Word Spreadsheet database presentasi Akuntansi

(pegawai) processing

Sales ( 112) 10,3 6,7 8 4,5 6,2

Operasi (82) 3,9 29,9 7,9 1,2 5,1

Akuntan (55) 13,6 65,4 14,9 4,5 45,5

2. Anggap bahwa dana pelatihan hanya cukup
untuk masing-masing departemen melatih
karywananya untuk 1 tipe aplikasi saja, apa
pelatihan yang akan kamu rekomendasikan
tiap departemen.
 3. Berapa jam rata penggunaan aplikasi untuk semua karyawan
untuk perusahaan tersebut ? pelatihan apa yang akan kamu
rekomendasikan jika dananya hanya cukup untuk pelatihan 1
aplikasi saja untuk seluruh perusahaan.
Maka , kami memberikan rekomendasi pelatihan spreadsheet
karena dilihat dari tabel rata-rata jam perminggunya
penggunaan spreadsheet terbanyak dari seluruh aplikasi
software yang digunakan.

Departemen Word Spreadsheet database presentasi Akuntansi

(jumlah processing
pegawai)
2220 6800 2370 850 3700

249 8,9 27,3 9,5 3,4 14,9

4. Gunakan spreadsheet tools yang mengilustarikan temuanmu
pada bagian 1 dan bagian 2 apakah menurutmu grafikmu
dan nomormu lebih baik ceritakan kisahmu.
5. Apakah ada alternative untuk pelatihan ditempat, sarankan
setidaknya 2 alternatif dan diskusikan yang mana dari ketiga
kemungkinan tersebut yang kamu suka.