PENCATATAN DAN

PELAPORAN

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG

JURUSAN KEBIDANAN
PROGRAM STUDI DIII KEBIDANAN KEDIRI
TAHUN 2014
Definisi

Pencatatan adalah kegiatan atau proses

pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan.
Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan
pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik,
gambar dan suara (syahlan : 253).

Laporan adalah catatan yang memberikan informasi

tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang
disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256).
 Sistem pencataan
secara umum

Sistem Pencatatan Tradisional

adalah system pencatatan yang
memiliki catatan masing-masing
dari setiap profesi atau petugas
kesehatan,
Keuntungan :
sederhana.Kelemahan : adalah
data tentang kesehatan yang
terkumpul kurang menyeluruh,
koordinasi antar petugas
kesehatan tidak ada dan upaya
pelayanan kesehatan secara
menyeluruh dan tuntassulit
dilakukan.
Sistem Pencatatan Non-
Tradisional adalah Pencatatan
yang berorientasi pada Masalah
(Problem Oriented Record
/POR).
Keuntungan system ini adalah
kerjasama antar tim kesehatan
lebih baik dan menunjang mutu
pelayanan kesehatan secara
menyeluruh.
Manfaat Pencatatan

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan

2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa
3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian
4. Sebagai pertanggungjawaban
5. Bahan pembuatan laporan
6. Perencanaan, pelaksaan, dan evaluasi
7. Bukti hukum
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan
kegiatan peristiwa khusus.
 Bentuk pencatatan
berdasarkan isi :
1. Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara
tidak sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan harian.
2. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan
masalah.
Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut :
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan
melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap
pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan
pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan
tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu
tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan
triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format
yang telah ditetapkan.
Jenis formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan
Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
untuk mengikuti keadaan
kesehatan dan gambaran penyakit
di suatu keluarga
Kartu rawat jalan
pencatatan
identitas dan status pasien rawat
jalan
Kartu indeks penyakit
Kartu Ibu (mengetahui identitas,
status kesehatan dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.)
kartu anak (untuk mencatat
identitas, status kesehatan,
pelayanan preventif, promotif,
kuratif, dan rehabilitative yang di
berikan kepada balita dan
anak pra sekolah)
KMS balita, anak sekolah (untuk
mencatat identitas pelayanan dan
pertumbuhan yang di peroleh balita
dan sekolah)
KMS ibu hamil (untuk mengetahui
identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil
dan pelayanan kesehatan yang di
terima ibu hamil)
KMS usia lanjut(USILA)
fisik maupun psikososial dan di
gunakan untuk memantau
kesehatan, deteksi dini penyakit,
dan evaluasi kemajuan kesehatan
USILA.
Register (untuk mencatat dan
merekap data kegiatan)
Jenis register sebagai berikut:
1. Nomor indeks pengunjung
puskesmas
2. Rawat jalan
3. Register kunjungan
4. Register rawat inap
5. Register KIA dan KB
6. Register kohort ibu dan balita
7. Register deteksi dini tumbuh
kembang dan gizi
8. Register penimbangan balita
9. Register imunisasi
10. Register gizi
11. Register kapsul beryodium
12. Register anak sekolah
13. Sensus harian kunjungan, kegiatan
KIA, imunisasi , dan penyakit.
Adapun kriteria system pencatatan data kesehatan yang baik
mencakup hal hal di bawah ini:
a. Pencatatan Harus sistematis, jelas,ringkas dan mengacu
pada respon pasien terhadap kejadian penyakit atau
intervensi yang diberikan.
b. Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.
c. Tepat Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan
dilakukan.
d. Ditulis secaraTerperinci mencakup What, Why, When,
Where, Who and How
e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur
f. Mencantumkan nama jelas dantandatangan setelah
melakukan pencatatan.
 Pelaporan
Laporan Lisan
1) Kelemahan:
Kemungkinan yang
dilaporkan hanyalah hal-hal
yang baik-baik saja dan
bersifat subyektif
2) Keuntungan: Hasil
dari kegiatan/intervensi
yang telah dilakukandan
data yang telah terkumpul
dapat segera ditindak lanjuti
dalam waktu yang lebih
cepat.
Laporan Tertulis
1) Kelemahan:
memakan waktu dan
biaya yang lebih.
2) Keuntungan: bisa
lebih bersifat Objektif
dan lebih terperinci serta
pelaporan dapat bersifat
positif maupun negative
Pencatatan dan Pelaporan
menurut POTTER dan PERRY
adalah :
1. Komunikasi
2. Pendidikan
3. Pengalokasian Dana
4. Evaluasi
5. Dokumen yang Sah
6. Jaminan Mutu
7. Penelitian
8. Analisis
9. Feed Back
 Pelaksanaan

Pencatatan dengan menggunakan format

a. Family folder
b. Buku register
1) Rawat jalan dan rawat inap
2) Penimbangan
3) Kohort ibu.
4) Kohort anak
5) Persalinan
6) Laboratorium
7) Pengamatan penyakit memar
8) Imunisasi c. Kartu indeks penyakit (
9) PKM kelompok penyakit )
d. Kartu perusahaan
e. Kartu murid
f. Sensus harian (penyakit dan
kegiatan puskesmas
mempermudah pembuatan laporan
 Jenis dan periode
laporan

a. Bulanan
1) Data kesakitan
2) Data kematian
b. Triwulan
3) Data operasional (gizi, 1) Data kegiatan puskesmas
imunisasi, KIA, KB, dsb)
4) Data managemen obat c. Tahunan
1) Umum dan fasilitas
2) Saran
3) Tenaga
Pengertian
Tujuan Pencatatan Dan
Pelaporan

Umum
Tujuan
Khusus
Tujuan Umum

SP2TP bertujuan agar semua

hasil kegiatan puskesmas (di
dalam dan di luar gedung) dapat
dicatat serta dilaporkan ke
jenjang selanjutnya sesuai
dengan kebutuhan secara benar,
berkala, dan teratur, guna
menunjang pengelolaan upaya
kesehatan masyarakat.
 Tujuan khusus

Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga,

sarana, dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat,
tepat waktu, dan mutakhir secara teratur.
Terlaksananya pelaporan data secara teratur di
berbagai jenjang administrasi, sesuai dengan aturan
yang berlaku.
Digunakannya data tersebut untuk pengambilan
keputusan dalam rangka pengelolaan program
kesehatan masyarakat melalui puskesmas do berbagai
tingkat administrasi.
 Ruang Lingkup

1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk

puskesmas pembantu dan puskesmas keliling.
2. Pencatatan dan pelaporan mencakup:
a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas.
b. Data ketenagaan di puskesmas.
c. Data sarana yang dimiliki puskesmas
d. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok)
baik di dalam gedung maupun diluar gedung
3. Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan,
tribulanan, semester, tahunan).
 Pelaksanaan

1. Pencatatan dengan menggunakan format

a. Family folder
b. Buku register
c. Kartu indeks penyakit
d. Kartu perusahan
e. Kartu murid
f. Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas)
untuk mempermudah pembuatan laporan
2. Pelaporan
Jenis dan periode laporan:
a. Bulanan
Data kesakitan
Data kematian
Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB)
Data manajemen obat
b. Triwulan
Data kegiatan puskesmas
c. Tahunan
Umum dan fasilitas
Sarana
Tenaga
Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di

dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi
seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang
melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda
Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit
pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien
dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima.
Pengelolaan Laporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan

Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96,
pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu
dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun
yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di
puskesmas.
Formulir Laporan dari
Puskesmas ke Dati II

1. Laporan Bulanan
Data Kesakitan (LB 1)
Data obat-obatan (LB 2)
Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk
pengamatan penyakit menular (LB 3)
2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel :

Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah
dengan imunisasi, penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA).
Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang
memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu satu puskesmas
dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke
dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen
PPM dan PLP).
Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan
penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan
bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan
DATI I
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
Data dasar puskesmas (LT-1)
Data kepegawaian (LT-2)
Data peralatan (LT-3)
 Alur Laporan

Laporan Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil

Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan
Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan
tersebut meliputi :
1. Laporan Triwulan
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4
2. Laporan Tahunan
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3
 Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari
triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20
April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei
2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini
o Kepala Dinas Kesehatan Dati I
o Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
o Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun
berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini :
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I
2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
Mekanisme Laporan

1. Tingkat puskesmas
Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di puskesmas
Pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar
gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan
di desa.
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk
tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
2. Tingkat Dati II
Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh depkes
Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II
disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkat kinerja program.
Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam
bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil
depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan.
3. Tingkat Dati I
Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I
mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II
Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati
I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi /
direkapitulasi.
Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I
untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut,
bimbingan dan pengendalian.
4. Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling
lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut
disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data
Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan
balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.
 Metode Penelitian Dalam
Pencatatan dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan

rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif,
maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-
banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas.
Hasil Penelitian Pencatatan
dan Pelaporan

Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah

Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan
pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang
mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni
penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM
belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek
sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku
khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang
diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan
SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.
 Kesimpulan

1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media

tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud
tulisan yang bisa dibaca dan dipahami isinya.
2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus
dikerjakan dan dipertanggungjawabkan oleh petugas
kesehatan.
3. Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan
kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana komunikasi
yang penting antar petugas kesehatan.