Communication (Komunikasi)

Oleh :
Nauval Labiby Noor Mohammad (4416217060)
Bustanul Ulum (4416217026)
Rachmadi Fahmy Ikhsan (4416217042)
Ikhtisar Project Management
Body of Knowledge
(PMBOK © Guide 2008 Edition)

Project Communication Management

 Project Communication Management
Manajemen Komunikasi Proyek
Mengamati &
Proses Pengendalian
Proses
Perencanaan

Fase Masuk/
Proses Proses Fase Keluar/
Mulai
Memulai Penutupan Akhir project
project

Executing
Processes

Proses
Area Kekuasaan Mengamati &
Memulai Merencanakan Menjalankan Penutup
Mengendalikan

Bagikan Informasi
Identifikasi Rencana
Komunikasi Komunikasi
Mengelola Pemangku Laporan Kinerja
Stakeholder
Kepentingan - Harapan
 Manajemen Komunikasi Proyek
• Proses yang diperlukan untuk memastikan generasi, pengumpulan, distribusi,
penyimpanan, pengambilan, dan disposisi informasi proyek tepat waktu

• Manajer Proyek menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi.

• Beberapa potensi dimensi aktivitas komunikasi :
– Internal – external
– Formal – informal
– Vertical – horizontal
– Official – unofficial
– Written – oral
– Verbal – non-verbal
 10.1 Mengidentifikasi
Stakeholder
• Proses mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang
terkena dampak proyek, dan mendokumentasikan informasi yang
relevan mengenai minat, keterlibatan, dan dampaknya terhadap
keberhasilan proyek.
Tools &
Inputs Outputs
Techniques
1. Anggaran Project 1. Stakeholder analysis 1. daftar stakeholder
2. Documents Pengadaan 2. Penilaian ahli 2. Strategi Manajemen
3. Faktor Lingkungan Stakeholder
Perusahaan
4. Ases Proses Organisasi
 Stakeholder Analysis

• Sebuah teknik sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi

kuantitatif & kualitatif untuk menentukan kepentingan siapa harus
diperhitungkan seluruh proyek.

High
•F •D
• Step 1: Identifikasi semua pemangku Keep Manage
kepentingan (stakeholder) proyek Satisfied Closely
potensial dan informasi yang relevan
•C •G •A

Power
• Step 2: Identifikasi dampak potensial
atau dukung setiap pemangku
kepentingan dapat menghasilkan dan •H
•B
mengklasifikasikannya sehingga dapat Monitor Keep
(Minimum Effort)
menentukan strategi pendekatan. Informed

• Step 3: Menilai seberapa kunci •E

pemangku kepentingan cenderung
bereaksi atau merespon dalam berbagai Low
Interest High
situasi
Contoh grid menunjukkan model klasifikasi
 Output of Identify Stakeholder
• Daftar Stakeholder
Peran
Kontak Department/
Nama Proyek Perusahaan Dampak Pengaruh Harapan Utama Sikap Proyek Kebutuhan Mayor
Informasi Supervisor

• Strategi Manajemen Stakeholder

• Mendefinisikan sebuah pendekatan untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan
dampak negatif dari pemangku kepentingan.
• Informasi bisa terlalu sensitif untuk dibagikan.
• Cara umum yang mewakili adalah dengan menggunakan matriks analisis stakeholder.

Stakeholder Kepentingan stakeholder Penilaian dari dampak Potensi strategi untuk mendapatkan
dalam proyek dukungan atau mengurangi hambatan
 10.2 Rencana Komunikasi
• Proses penentuan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan
pendefinisian suatu pendekatan komunikasi.
Tools &
Inputs Outputs
Techniques
1. Daftar Stakeholder 1. Analisa Kebutuhan 1. Rencana manajemen
2. Strategi manajemen Komunikasi komunikasi
Stakeholder 2. Teknologi Komunikasi 2. Memperbarui dokumen
3. Factor lingkungan 3. Model Komunikasi proyek
Perusahaan 4. Metode Komunikasi
4. Aset proses organisasi

90% waktu manajer proyek dihabiskan untuk

komunikasi
 Analisa Kebutuhan Komunikasi
• Termasuk berkomunikasi ke segala arah • Pertimbangkan jumlah saluran
komunikasi (cc) potensial atau jalur
Customer, sponsor,
Functional managers, and
Team Members

Other
The Other
Project
Managers Project Projects

Other
Stakeholders
• Tentukan dan batasi siapa yang akan • Rumus
berkomunikasi dengan siapa dan siapa
yang akan menerima informasi apa.

N ( N  1)
2
 Model Komunikasi
• Model Komunikasi Dasar
– Komponen dalam model perlu diperhitungkan saat membahas komunikasi proyek.
– Pengirim bertanggung jawab untuk membuat informasi menjadi jelas dan lengkap
sehingga penerima dapat menerimanya dengan benar, dan untuk mengkonfirmasikan
hal itu dipahami dengan benar.
Noise
Encode Encode

Sender Mediu Sender

m
Decode Decode
Noise

• Untuk komunikasi yang efektif, pengirim / penerima perlu menyadari faktor-faktor ini:
• Nonverbal: 55% dari semua komunikasi bersifat nonverbal
• Paralingual: nada dan nada suara
• Mendengarkan secara efektif
 Metode Komunikasi
• Komunikasi Interaktif
– Cara paling efisien untuk memastikan kesepahaman bersama
– Misalnya. rapat, panggilan telepon, konferensi video

• Push Komunikasi
– Tidak menyatakan bahwa hal itu tercapai atau dipahami
– Misalnya. surat, email, siaran pers, faksimile, voice mail

• Pull Komunikasi
– Menggunakan untuk volume informasi yang sangat besar, penonton yang
sangat besar
– misalnya. intranet site, e-learning
Manajer proyek tidak bisa mengendalikan semua komunikasi tapi harus
berusaha mengendalikan untuk mencegah miskomunikasi, arahan yang tidak
jelas, dan lingkup kaku.
 Communication Management Plan
Perencanaan Mengelola Komunikasi
Sampel

Sample taken from PRINCETON PROJECT METHODOLOGY - PROJECT COMMUNICATION PLAN (rev. 10/03/03)
 10.3 Membagikan Informasi
• Proses pembuatan informasi yang relevan tersedia
bagi pemangku kepentingan proyek sesuai rencana.

Tools &
Inputs Outputs
Techniques
1. Rencana mengelola 1. Metode Komunikasi 1. Aset proses organisasi
proyek 2. Sarana-sarana terbaru
2. Laporan Kinerja membagikan informasi
3. Aset proses organisasi

Pastikan informasinya diterima, efektif dan

efisien.
 10.4 Mengelola Harapan
Stakeholder
• Proses berkomunikasi dan bekerja dengan pemangku
kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan menangani
masalah saat terjadi.
Tools &
Inputs Outputs
Techniques
1. DaftarStakeholder 1. Metode Komunikasi 1. Aset proses organisasi
2. Strategi manajemen 2. Kemampuan terbaru
Stakeholder Interpersonal 2. Perubahan permintaan
3. Rencana manajemen 3. Kemampuan 3. Rencana manajemen
proyek Management proyek terbaru
4. Masalah log 4. Documen proyek
5. Organizational process terbaru
assets
 Mengelola Harapan Stakeholder
• Secara aktif mengelola harapan para pemangku kepentingan.
– Meningkatkan kemungkinan penerimaan proyek dengan negosiasi.
– Mempengaruhi keinginan mereka untuk mencapai dan mempertahankan
tujuan proyek.

• Mengatasi masalah yang belum menjadi isu (antisipasi).

• Mengklarifikasi dan menyelesaikan masalah yang telah

diidentifikasi.
 10.5 Laporan Kinerja
• Proses pembuatan informasi yang relevan tersedia bagi pemangku
kepentingan proyek sesuai rencana.
Tools &
Inputs Techniques Outputs

1. Rencana manajemen 1. Diagram sebab dan 1. Pengukuran Quality

proyek akibat control
2. Metrik kualitas 2. Grafik kontrol 2. Validasi perubahan
3. Daftar kualitas 3. Flowcharting 3. Validasi deliverables
4. Pengukuran kinerja 4. Histogram 4. Aset proses organisasi
kerja 5. Grafik pareto terbaru
5. Menyetujui perubahan 6. Run chart/ grafik 5. perubahan permintaan
permintaan menjalankan 6. Rencana manajemen
6. Deliverables/kiriman 7. Diagram Scatter proyek terbaru
7. Aset proses organisasi 8. Contoh statistik 7. Dokumen proyek
9. Inspeksi terbaru
10.Meninjau Menyetujui
perubahan permintaan

Laporan harus benar dan tidak menyembunyikan apa yang

BACKUP SLIDES
 Exercise
Situasi Tiper Komunikasi
Memperbarui rencana proyek Formal Written
Presentasi pada manajemen Formal Verbal
Mencoba memecahkan masalah komplex Formal Written
Membuat catatan mengenai percakapan telfon Informal Written
Membuat perubahan kontak Formal Written
Menginformasikan kinerja buruk anggota tim (pemberitahuan pertama) Informal Verbal
Menginformasikan kinerja buruk anggota tim (pemberitahuan kedua) Formal Written
Menjadwalkan rapat Informal Written
Mengklarifikasi sebuah paket kerja Formal Written
Meminta sumber daya tambahan Informal Verbal
Mencoba menemukan akar permasalahan Informal Verbal
Mengirim email untuk meminta klarifikasi masalah Informal Written
Memegang milestone party Informal Verbal
Melakukan konferensi penawar Formal Verbal

Table taken from PMP Exam Prep 6th Edition, Rita Mulcahy.
 Kemampuan PM
• Kemampuan Interpersonal
• Kepemimpinan • Membuat keputusan
• Membangun Tim • Kesadaran Political & cultural
• Motivasi • Negosiasi
• Komunikasi • Etc.
• Mempengaruhi

• Kemampuan Management
– Kemampuan Presentasi
– Negosiasi
• Kemampuan menulis
• Berbicara di depan umum
• Etc.
 Rapat efektif
• Rencana atau menyiapkan rapat
– Tetapkan waktu / jadwal dan tentukan peserta.
– Memiliki tujuan yang jelas untuk setiap pertemuan & mengkomunikasikannya
dalam undangan.
– Buat agenda dan distribusikan terlebih dahulu.

• Sesuai rencana (discipline)

– Mulailah tepat waktu, berakhir tepat waktu.
– Perkenalkan moderator dan tetapkan siapa yang akan menyimpan
notulennya.
– Akhiri setiap agenda dengan ringkasan dan konsensus para peserta.

• Tindak lanjut yang bagus

– Kirimkan menit yang menunjukkan hasil beserta daftar yang harus dilakukan
(minutes of meeting).
– Dapatkan umpan balik dari para peserta.
– Pantau status semua item tindakan.
 Next topic:
11-Project Risk Management
Thank You