Oleh

Akasah
Sistem Penamaan dalam pelayanan rekam medis

Sistem Penomoran dalam pelayanan rekam med

Sistem Penyimpanan pelayanan rekam medis

Sistem Penjajaran dalam pelayanan rekam medi

 Sistem Penamaan

• Yaitu tata cara / metode penulisan nama

seseorang/pasien
Tujuan :
• untuk membedakan satu pasien dengan pasien lainnya
• adanya keseragaman dalam cara penulisan nama
• memudahkan dalam mengambil rekam medis di tempat
penyimpanan
• agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan rekam
medis.
Misalnya kasus tertukarnya bayi, dapat terjaadi karena
pencantuman nama ibunya yang salah pada saat yang
sama ada atau lebih ibu melahirkan.
•
Nama pasien ditulis lengkap, minimal terdiri dari
dua suku kata. Sehingga penulisan nama akan
tertulis dengan beberapa alternatif
diantaranya yaitu :
1. Hanya nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri
dari satu kata atau lebih
2. Nama pasien sendiri dilengkapi nama suami, apabila
pasien sudah mempunyai suami
3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang
tua (biasanya nama ayah)
4. Bagi pasien yang mempunyai nam keluarga/marga,
maka nama keluarga/marga/surname didahulukan dan
kemudian diikuti nama pasien tersebut.
 Dalam penulisan nama
pasien maka sebaiknya
:

1.Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti

ejaan yang disempurnakan
2. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan
diakhiri nama lengkap ditambah Ny. Bagi
yang sudah menikah atau Nn. Apabila belum
menikah
Tujuannya adalah agar dapat dengan mudah
membedakan status dari pasien perempuan
3. Pencantuman titel, pelengkap (Ny. Nn) selalu
diletakan sesudah nama lengkap pasien
Tujuannnya adalah untuk mencegah kesalahan
dalam mengindeks atau dalam penyimpanan
dan pengambilan kembali KIUP yang disimpan
berdasarkan alphabet
 Cara Penulisan Nama

1. Nama Orang Indonesia

a. Nama orang indonesia yang mempunyai nama
keluarga
Diindeks atau ditulis menurut kata akhir (nama
keluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda
koma, baru kemudian namanya sendiri.
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Suwito Mangunkusastro Mangunkusastro, Suwito
Drajat Dipokusomo Dipokusomo, Drajat
 b. Nama orang Indonesia yang majemuk
Diindeks sesuai dengan namanya
(tidak ada perubahan)
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Sutopo Yuwono Sutopo Yuwono
c. Nama orang Indonesia yang mempunyai
suku, marga
Diindeks menurut nama suku dan
marga tersebut
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Erna Nasution Nasution, Erna
Anton Harahap Harahap, Anton
Nama-nama Wanita
1) Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya
diindeks dengan nama ayahnya
Contoh : Nama Diindeks/ditulis
Anna Matovani Matovani, Anna
Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny

Nama wanita yang sudah bersuami, diindeks

dengan nama suaminya
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Anggi Hartono Hartono, Anggi (Ny)
Wanita yang belum menikah diindeks dengan
menambahkan Nn. Dalam tanda kurung
Contoh : Nama
Anna Matovani
Diindeks/ditulis
Matovani, Anna (Nn)
Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny (Nn)

A Nama bayi
Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat mau
pulang belum mempunyai nama maka untuk yang muslim
wanita diindeks dengan didahului nama ayah kemudian
bayi dan binti sedang kan untuk yang laki-laki
memakai bin
Contoh :
Nama Ayah Diindeks/ditulis
Akasah Akasah, bayi binti
Sunarto Sunarto, bayi bin
Sedangkan untuk yang non muslim, maka diindeks dengan
nama ayah kemudian bayi
Contoh :
Nama Ayah Diindeks/ditulis
Ritonga Ritngonga, bayi
Imanuel Imanuel, bayi

1Nama orang Eropa, Arab, India Jepang Thailand

Diindeks sama dengan pengindekan nama Indonesia yang
mempunyai nama keluarga/marga, yaitu didahului
dengan nama keluarga kemudian nama sendiri
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Robert Kennedy Kennedy, Robert
Muhammad bin Gozali Gozali, Muhammad bin
Mahatma Gandi Gandi, Mahatma
Saburo Kabayasi Kabayasi, Saburo
Charoom Rataranatsin Rataranatsin, Charoom
1.Nama Orang Cina, Korea, Vietnam
Pada prindipnya diindeks sama dengan mendahulukan
nama keluarga, tetapi di Cina, Korea dan Vietnam nama
keluarga sudah ditulis dengan mendahulukan nama
keluarga maka diindeksnya sama dengan yang ditulisnya
Contoh :

Nama Diindeks/ditulis
Tan Po Guan Tan Po Guan
Kim Ill Sung Kim Ill Sung
Tranh Van Dang Tranh Van Dang
1. Nama orang Cina digabungkan dengan nama Eropa
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Jacky Chan Chan, Jacky
Robert Liem Liem, Robert

1. Penulisan Gelar
Nama-nama yang diikuti dengan gelar, ditulis/diindek
dengan menuliskan gelar didalam kurung dibelakang
nama.
Gelar dapat dibedakan menjadi :
a. Gelar Kesarjanaan, seperti ; Drs, SH, Ir, DR,
b. Gelar kepangkatan, seperti ; Mayor, Jendral,
Direktur, Gubernur
c. Gelar Keagamaan, seperti ; Pendeta, Pastur, Haji,
KH
Contoh :

Nama Diindeks/ditulis
Drs. Ir. Ginanjar Kartasasmita Ginanjar Kartasasmita (Drs. Ir.)
Lala, SH, MM Lala (Andi, SH, MM)
Letjen Jatikusomo Jatikusomo (Letjen)
Haji Ruslam Ruslam (Haji)
 Nama Singkatan
 Nama yang didiringi atau didahului
dengan singkatan, tetapi tidak diketahui
kepanjangannya, yangdi utamakan adalah
nama lengkapnya
 Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
A. Mintogoro Mintogoro A.
A.SMardiatmoko Mardiatmoko A.S
Akhmad B. Sugianto Sugianto Akhmad B.
Drs. Sigit P. Mulyanto Mulyanto Sigit, P. (Drs)
 Sistem
Pemberian No. RM Konsep Penjajaran RM
Penomoran
Seri No. RM baru diberikan pada setiap Setiap RM disimpan terpisah berdasarkan
kunjungan No. RM yg diberikan pd setiap kunjungan
Unit Hanya Satu No.RM yang diberikan, pada RM disimpan dgn satu No. RM
saat pertama kali kunjungan dan akan selalu
digunakan pad kunjungan berikutnya
Seri Unit No. RM baru diberikan pada setiap RM yang lama akan digabungkan dgn
kunjungan No. RM baru diberikan dan disimpan pada
nonom rekam medis yang terbaru
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penomoran
Seri 1. Rak-rak penyimpanan akan 1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)
terisi konstan tersebar di beberapa rekam medis, sehingga
2. Memudahkan dalam menyulitkan Dokter dan perawat (tenaga
pengambilan rekam medis kesehatan lain) dalam memberikan
yang akan dimusnahkan perawatan atau terapi
2. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
rekam medis baru KIUP baru dan KIB baru
3. Rak penyimpanan cepat penuh
Unit 1. Semua data pas. Tersimpan 1. Harus selalu mengecek apakah pernah
terkumpul shg gambaran berobat atau belum, untuk mencegah agar
pas. Ttg riwayat medis & pasien lama tidak mendapat nonor baru
terapi akan mudah diperoleh lagi.
dgn cepat 2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapa
2. Lebih efisien, karena Satu jilid
folder RM hanya untuk satu
No. RM
Seri Unit 1. Memudahkan dalam 1. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
pengambilan rekam medis setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
yang akan dimusnahkan rekam medis baru KIUP baru dan KIB baru
2. Pegawai lebih repot karena harus mencari
dan menggabungkan RM yang terdahulu
dengan RM yang baru
3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penomoran
Seri 1. Rak-rak penyimpanan akan 1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)
terisi konstan tersebar di beberapa rekam medis, sehingga
2. Memudahkan dalam menyulitkan Dokter dan perawat (tenaga
pengambilan rekam medis kesehatan lain) dalam memberikan
yang akan dimusnahkan perawatan atau terapi
2. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
rekam medis baru KIUP baru dan KIB baru
3. Rak penyimpanan cepat penuh
Unit 1. Semua data pas. Tersimpan 1. Harus selalu mengecek apakah pernah
terkumpul shg gambaran berobat atau belum, untuk mencegah agar
pas. Ttg riwayat medis & pasien lama tidak mendapat nonor baru
terapi akan mudah diperoleh lagi.
dgn cepat 2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapa
2. Lebih efisien, karena Satu jilid
folder RM hanya untuk satu
No. RM
Seri Unit 1. Memudahkan dalam 1. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
pengambilan rekam medis setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
yang akan dimusnahkan rekam medis baru KIUP baru dan KIB baru
2. Pegawai lebih repot karena harus mencari
dan menggabungkan RM yang terdahulu
dengan RM yang baru
3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata
3. SISTEM PENYIMPANAN DAN
PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
a. Sentralisasi,
b. Desentralisasi,
SENTRALISASI DESENTRALISASI

KEUNTUNGAN 1. Data dan informasi hasil pelayanan dapat 1. Efisiensi waktu

berkesinambungan 2. Beban kerja lebih ringan
2. Mengurangi terjadinya duplikasi dlm
pembuatan, pemeliharaan, penyimpanan
3. Biaya Relatif Sedikit/Murah
4. Mudah & Cepat dlm pelayanan informasi
5. Prosedur & Kebijaksanaan mudah
terstandarisasikan
6. Efisien dalam kerja
7. Kontrol & Keamanan Lebih mudah
8. Supervisi personil Penyimpanan lebih
konsisten
KERUGIAN 1. Petugas lebih sibuk 1. Terjadi duplikasi RM
2. Tempat penyimpanan harus buka 24 jam 2. Biaya lebih banyak u/
ruangan & peralatan
4. SISTEM PENJAJARAN (FILING SYSTEM )
1. Straight Numeric filling (Angka langsung).
Contoh : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25

2. Middle digit filling system (angka tengah)

Contoh : 35 04 02
KA2 KA1 KA3

Seksi 04 Seksi 05 Seksi

80

35- 04- 01 35-05-98 99-80-98

35- 04- 02 35-05-99 99-80-99
35- 04- 03 36-05-00 Seksi 81
35- 04- 04 36-05-01 00-81-00
35- 04- 05 36-05-02 00-81-01
 Terminal digit Filing System (angka akhir)
Contoh : 35 04 02
KA3 KA2 KA1

Seksi 02 Seksi 30 Seksi

80

35- 04- 02 98-05-30 98-99-80

36- 04- 02 99-05-30 99-99-80
37 04- 02 00-06-30 Seksi 81
38 04- 02 01-06-30 00-00-81
39- 04- 02 02-06-30 01-00-81
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penjajaran
Langsung 1. Sangat mudah untuk mengambil 1. Petugas harus memperhatikan seluruh
beberapa rekam medis yang angka nomor RM sehingga mudah
berurutan dari rak terjadi kekeliruan penyimpanan
2. Mudah melatih petugas 2. Terjadinya kosentrasi RM pada rak
penyimpanan penyimpanan untuk nomor besar, pada
rekam medis nomor terbaru, sehingga
beberapa petugas yang bekerja
bersamaan akan berdesak-desakan di
satu tempat
3. Pengawasan kerapihan penyimpanan
sukar dilakukan

Akhir 1. Penambahan jumlah dokumen 1. Lamanya Latihan dan bimbingan bagi

rekam medis selalu tersebar petugas penyimpanan
secara merata ke 100 kelompok 2. Membutuhkan biaya awal lebih besar
di dalam rak karena harus menyiapkan rak
2. Petugas penyimpanan tidak akan penyimpanan terlebih dahulu
terpaksa berdesak-desakan di
satu tempat dimana RM harus
disimpan
3. Petugas dapat diserahi tanggung
jawab untuk sejumlah seksi
4. Beban kerja dapat dibagi rata
5. Rekam medis yang tidak aktif
dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap seksi,
pada saat ditambahnya rekam
medis baru di seksi tersebut
6. Jumlah RM untuk setiap seksi
terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong
7. Memudahkan peerencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah
rak)
8. Dapat meminimalisir kekeliruan
penyimpanan

Tengah Sama dengan angka akhir Sama dengan angka akhir

Kegiatan Rekam Medis

Penerimaan Pasien
Dapat dikatakan disinilah pelayanan
pertama kali yang diterima oleh
seorang pasien saat tiba di rumah
sakit, maka tidaklah berlebihan bila
dikatakan bahwa di dalam tata cara
penerimaan inilah seorang pasien
mendapatkan kesan baik ataupun
tidak baik dalam pelayanan suatu
rumah sakit
Tata cara melayani pasien dapat
dinilai baik bila mana dilaksanakan
oleh petugas dengan sikap yang
ramah, sopan, tertib dan penuh
tanggung jawab ”.
 Untuk terjamin lancarnya penerimaan
pasien maka menurut Dirjen Yanmed
(1996:28) ada 4 hal yang perlu
diperhatikan, yaitu sebagai berikut :

1) Petugas yang kompeten

2) Cara penerimaan pasien yang tegas dan
jelas (clear cut)
3) Ruang kerja yang menyenangkan
4) Lokasi yang tepat dari bagian
penerimaan pasien.
mengevaluasi kualitas
pelayanan terdiri dari :
1) Reliability (Keandalan)
Yaitu kemampuan dalam memberikan
pelayanan dengan segera dan memuaskan
serta sesuai dengan yang telah
dijanjikan.
Dimensi ini tergambar dalam :
b. Prosedur penerimaan pasien yang cepat
dan tepat
c. Pelayanan pemeriksaan, pengobatan dan
perawatan yang cepat dan tepat
d. Jadwal pelayanan rumah sakit
dijalankan dengan cepat
 Responsiveness (cepat tanggap)
Yaitu keinginan para petugas untuk
membantu para pelanggan dan
memberikan pelayanan yang cepat
tanggap
Dimensi ini tergambar dalam ;
1. Kemampuan dokter dan perawat untuk
cepat tanggap dalam mengatasi keluhan
pasien
2. Kemampuan petugas memberikan
informasi yang jelas, dan mudah
dimengerti.
3. Tindakan cepat pada saat pasien
membutuhkan
 2) Assurance (jaminan)
Yaitu mencakup kemampuan, kesopanan dan
sifat dapat dipercaya yang dimiliki para
petugas, bebas dari bahaya, resiko
maupun keragu-raguan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Pengetahuan dan kemampuan para
dokter dalam menetapkan diagnosa
penyakit dan petugas lainnya dalam
bekerja.
2. Keterampilan para dokter, perawat, dan
petugas kesehatan lainnya dalam bekerja.
3. Pelayanan yang sopan dan ramah
4. Jaminan keamanan pelayanan dan
kepercayaan terhadap pelayanan
Emphaty ( empati )
Yaitu meliputi kemudahan dalam melakukan
hubungan, komunikasi yang baik dan
perhatian yang tulus terhadap kebutuhan
pelanggan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Memberikan perhatian secara khusus
pada setiap pasien
2. Perhatian terhadap keluahan pasien dan
keluarganya
3. Perhatian kepada semua pasien tanpa
memandang status sosial dan lain-lain.
 Tangible (berwujud)
Yaitu meliputi fasilitas fisik, perlengkapan,
peralatan, personil dan sarana
komunikasi.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan
ruangan
2. Penataan exterior dan interior ruangan
3. Kelengkapan, kesiapan dan kebersihan
alat-alat yang dipakai
4. Kerapian dan kebersihan penampilan
petugas (karyawan).
Pada penerimaan pasien akan
dilakukan kegiatan Identifikasi dan
pencatatan serta pemberian
informasi pelayanan

Sistem Identifikasi
Pencatatan
Kegiatan ini sangat penting karena :
kegiatan ini merupakan kegiatan input
data
sebaik apapun pengelolaan rekam medis,
sebaik apapun sistem informasi kalau
tanpa kegiatan pencatatan atau input
data ini maka rekam medis tidak
mempunyai arti apa-apa, karena tidak
mempunyai data yang dapat lengkap dan
akurat yang pada akhirnya fungsi rekam
medis tidak berfungsi lagi.
Tenaga yang berhak mengisi/membuat
rekam medis atau yang berhak melakukan
kegiatan pencatatan adalah :

a. Tenaga Medis, yaitu dokter umum,

dokter spesialis, dokter gigi, dokter
subspesialis, yang bekerja pada rumah
sakit tersebut, residen yang sedang
melaksanakan kepaniteraan klinik
b. Tenaga Paramedis perawatan
c. Tenaga Paramedis non perawatan
d. Tenaga Lab, Gizi, anestesia, penata
rontagen, rehabilitasi medik, Perekam
Medis, dan tenaga lain yang berkaitan
dengan pelayanan pada pasien,
Ketentuan umum dalam melaksanakan
pencatatan diantaranya yaitu :

1) Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan pada

pasien harus dicatat ke RM selambat-lambatnya
1 x 24 Jam
2) Semua pencatatan harus ditanda tangani, di
beri tanggal, sesuai dengan wewenangnya
3) Pencatatan yang dilakukan oleh mahasiswa,
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab
dokter yang merawat atau dokter
pembingbingnya
4) Pencatatan yang dilakukan oleh residen harus
diketahui oleh dokter pembingbingnya
5) Perbaikan kesalahan penulisan dapat dilakukan
pada saat itu juga dan diberi paraf
6) Tulisan tidak boleh dihapus dengan cara apapun
Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan
sifatnya yaitu :
1) Catatan yang bersifat Kolektif
Pada buku register ini pada umumnya memuat
informasi tentang identitas pasien,cara
pembayaran, jenis kunjungan, nomor rekam
medis, poliklinik atau tempat pelayanan yang
dituju, Register di Puskesmas antara lain :
1. Rawat Jalan 11. PSN
2. Rawat Inap 12. Tetanus Neo
3. KIA 13. Rawat Jalan Gigi
4. Kohort Ibu 14. Obat
5. Kohort Balita 15. Laboratorium
6. Gizi 16. PKM
7. Penyakit menular 17. PSM
8. Kusta 18. Kes Lingkungan
9. Kohort TB 19. UKS
2). Catatan yang bersifat Individual

Catatan ini mendokumentasikan

segala tindakan yang diberikan
kepada seorang pasien. Bentuk
catatan ini berupa lembaran-
lembaran atau kartu yang dinamakan
rekam medis.
Formulir rekam medis ini meliputi
formulir untuk pasien rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap.
Formulir Untuk RM Rawat Jalan, yang
dicatat minimal adalah :
1) Identitas Pasien
2) Anamnesa ( Keluhan utama,
riwayat sekarang, riwayat
penyakit yg pernah diderita,
riwayat penyakit keluarga)
3) Pemeriksaan Fisik
4) Diagnosis
5) Pengobatan Tindakan
Sedangkan formulir Rekam Medis Untuk
Rawat Inap, yang dicatat minimal adalah :
1) Identitas Pasien
2) Anamnesa ( Keluhan utama, riwayat
sekarang, riwayat penyakit yg pernah
diderita, riwayat penyakit keluarga)
3) Pemeriksaan Fisik, lab
4) Diagnosis
5) Pengobatan Tindakan
6) Catatan Konsultasi
7) Catatan perawat dan tenaga lain
8) Catatan Observasi klinik dan hasil
pengobatan
9) Resume akhir dan evaluasi pengobatan
Sedangkan untuk Puskesmas, dicatat pada
rekam medis yang disebut Rekam
Kesehatan Keluarga atau disebut dengan
Family Folder, serta beberapa kartu
diantaranya yaitu :

1) Kartu Tanda Pengenal

2) Kartu Rawat Jalan
3) Kartu Rawat Tinggal
4) Kartu Penderita & indek Penderita Kusta
5) Kartu Penderita & indek Penderita TB
6) Kartu Ibu
7) Kartu Anak
8) KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila
9) Kartu tumbuh Kembang Balita
10) Kartu Rumah (sanitasi)
Pengolahan Rekam Medis
A. Assembling/Perakitan RM
Adalah salah satu kegiatan dalam pengolahan
rekam medis untuk :
- mengorganisasikan,
- merakit,
- menata,
- menyusun,
- merapihkan
- formulir-formulir rekam medis baik untuk rawat
jalan, UGD, maupun untuk rawat inap rawat,
sehingga rekam medis tersebut dapat
terpelihara dan dapat siap pakai kalau
dibutuhkan.
Untuk memudahkan penyusunan formulir – formulir
rekam medis khusus untuk rawat inap dapat
B. Koding

Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada

dalam rekam medis harus di beri kode dan
selanjutnya diindeks agar memudahkan
pelayanan pada penyajian informasi untuk
menunjang fungsi perencanaan, managemen, dan
riset bidang kesehatan
Pengklasifikasian penyakit dan tindakan yang
telah disepakati secara internasional dan telah
digunakan yaitu :

1. Kalsifiasi yang berkaitan dengan

penyakit/diagnosis, yaitu ICD (Internasional
Classification of Diseases)
 Kecepatan dan ketepatan koding dari suatu
diagnosis atau tindakan lain sangat tergantung
kepada pelaksana yang menangani rekam medis
tersebut, yaitu :
1. Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis
2. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode
3. Tenaga kesehatan lainnya

Jadi secara garis besar ICD dimaksudkan untuk

memudahkan pencatatan dan pelaporan penyakit,
dari segala macam segi, sehingga tidak ada satu
penyakitpun yang luput dari pemantauan
C. INDEKS
Penyimpanan dan Pengambilan
Kembali
1. Ruang Penyimpanan, dgn Persyaratan :
- Ruangan letaknya harus strategis,
sehingga mudah dan cepat dalam
penyimpanan, pengambilan dan distribusi.
- Ruangan cukup cahaya (penerangan)
kontrol suhu
- Ruangan harus memperhatikan faktor
keamanan (contoh ; ada pintu yang bisa
dikunci, kebijakan hanya petugas rekam
medis yang boleh masuk)
- Harus ada pemisahan ruangan rekam
medis Aktif dan Inaktif
1. Alat Penyimpanan
a. Rak Terbuka
b. Lemari laci
c. Roll Opac

Hal Yg perlu diperhatikan dalam

membuat alat penyimpanan
a. Panjang atau luas ruangan
penyimpanan
b. Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan
rekam medis untuk 5 –10 tahun
mendatang
c. Jarak antara dua buah rak min. 90 cm
dan apabila raknya berhadapan jaraknya
150 cm
 Penunjuk Penyimpanan (Guide)
- Untuk menentukan jumlah guide :
Jumlah total Rekam Medis/Jumlah
Rekam Medis diantara Guide
- Bahan kuat dan tahan lama
- Ukuran lebih besar dari RM/pinggirnya
menonjol sehingga terlihat nomor
petunjuknya
- Pada setiap guide ditulis 2 kelompok
atau 4 angka
Pelindung Rekam Medis :
a. Sampul Pelindung dilengkapi dgn
penjepit (Fastener)
b. Map
c. Amplop
4. Bon Peminjaman (Requisitions)
- Dibuat 3 Rangkap (Untuk di Rekam
Medis, Outguides dan dikotak file
kartu/yang meminjam)
- Memuat informasi ; nama pasien, nomor
RM, nama peminjam, keperluan, tanggal
peminjaman, tanggal pengembalian,
tanda tangan peminjam dan pertugas
- Bahan kertas biasa dgn Ukuran 10, 5
x 7 cm
Outguides ( Petunjuk Keluar)
- Terbuat dari bahan yang kuat dan
berwarna
- Berbentuk kartu besar disertai kantung
untuk plastik menyimpan bon peminjaman
- Akan berada di penyimpanan sampai
rekam medis yang dipinjam kembali.

6. Alat Penunjang lainnya ; Tangga anti

tergelincir, meja untuk menyortir, rak
beroda/kereta dorong (Dumbwaiter) ,
Slip Transfer, elevator, faksimili
8. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan
a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih
dahulu
b. Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan
dan pengambilan relam medis, kecuali petugas khusus
pada sore dan malam yg ditugasi di penyimpanan
c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya
harus segera diperbaiki
d. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secara
periodik (Untuk menemukan salah simpan atau RM yg
belum kembali pd waktunya)
e. RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di tempat
khusus yg terjaga kerahasiaannya.
f. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan
dan kebersihannya
g. RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di
meja/rak tertentu
h. RM yg tebal dibuat penjilidan
i.
 Kordinator penyimpanan harus
membuat laporan :
- Jumlah RM yg keluar/dipinjam
- Jumlah permintaan darurat
- Jumlah salah simpan
- Jumlah RM yg tdk ditemukan
9. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM
MEDIS

Kegiatan pengambilan kembali rekam medis

dari tempat penyimpanan dilakukan
karena kebutuhan diantaranya yaitu :
a. Untuk Berobat jalan / kontrol
b. Untuk Rawat Inap
c. Untuk Penelitian
d. Untuk Pendidikan
e. Untuk Pengadilan
f. Untuk Analisa Kuantitatif & Kualitatif
g. Dll
Ketentuan dan Pengambilan Kembali
a. Setiap RM yang diambil kembali/keluar harus
diganti/menggunakan Out guide/petunjuk keluar
b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan
baik
c. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM
dapat diluar Rak penyimpanan sesuai dengan jenis
peminjamannya. Idealnya setelajh jam kerja sudah
kembali lagi.
d. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas
peintah pengadilan.
e. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset,
dll oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya
dikerjakan di Ruang RM
f. Mahasiswa dapat memijam RM jika mempunyai surat
pengantar dari dokter ruangan
g. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn
resume akhir pelayanan.
Prosedur Pengambilan Kembali

a. Setelah ada permintaan untuk

peminjaman, maka sebelum dilakukan
pengambilan kembali dibuatkan bon
peminjaman (rangkap 3)
b. Menyimpan bon peminjaman pada RM,
Out guide dan pada kotak bon
peminjaman di Unit RM atau di tempat
yng meminjamnya
c. Menyimpan out guide pada tempat RM
yg diambil
d. Apabila ada perpindahan peminjaman
maka dicatat pd slip tranfer dan
diberitakan ke unit RM
12. Pencarian Rekam Medis Yang tidak
ditemukan ditempatnya

a. Sistem Pelacakan Otomatis

1) Nama Pasien, nomor RM, Nama
peminjam, tanggal peminjaman, waktu
pengembalian diinput ke komputer
2) Setiap perpindahan peminjaman/ruangan
harus diinput ke komputer
3) Setelah kembali ke unit RM/disimpan
harus diinput ke komputer
4) Untuk pelacakan tinggal klik nomor RM
atau nama Pasien, maka akan muncul
dimana posisi RM terakhir
 Melihat alat bantu pengendalian Rekam
Medis
Melihat bon peminjaman.
Buku register peminjaman,
out guides atau tracer atau
pada buku register pelayanan,
karena ada kemungkinan masih dipinjam
dan belum kebali

c.
Alternatif Pencarian RM Yg salah
simpan/tidak ditemukan di tempatnya :

a. Cari transposisi di dlm masing-masing set

angka dua digit , Con : no. 46-37-82 bisa dicari
di no. 46-37-28 atau 46-73- 82 atau 64-37-82
b. Apabila RM yg tidak ditemukan ada no. 3 pada
no. 5 atau 8 karena angkanya mirip
c. Periksa nomor tertentu pd kelompok ratusan yg
mendahului atau mengikuti nomor tersebut. Con
: 485 dapat dicari pada 385 atau 585
d. Periksa RM persis sebelum atau sesudah nomor
yang bersangkutan, Kadang-kadang RM menyelip
ke dlm pelindung RM lain
e. Periksa RM yg hilang di rak persis di atas atau
dibawah RM yg dicari
5. Retensi dan Pemusnahan Rekam
Medis
 Pemindahan RM AKtif RM In aktif

Penyusutan
RM RM ada Dinilai Tim
nilai guna Penilai

RM Tidak
ada nilai
guna

RM Rusak Dimusnahkan
/tidak
terbaca

RM Dilestarikan
Tertentu
Sistem pelayanan Rekam Medis
di Penyimpanan (Filing)
 Terima kasih
Semoga Bermanfaat