ADMINISTRASI

KESEKRETARIATAN ORMAWA

Drs. Taat Setyohadi

Disampaikan Pada Workshop Kesekretariatan Bagi Pengurus Ormawa

Universitas, tanggal 30 Maret 2016

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

 Rektor
WR I, II, III, IV

Biro Akademik,
Kemahasiswaan,
Perencanaan, Informasi, dan
Kerjasama (BAKPIK)

Bagian Bagian Bagian Bagian

Kemahasiswaan Akademik Perencanaan & Kerjasama &
Sistem Humas
Informasi

Subag Subag Subag Subag Subag Subag Subag Subag Subag

MPIKA Kesma RS Sarak AE SI Perencanaan Kerjasama Humas
 TUPOKSI (TUGAS POKOK & FUNGSI)
BAGIAN KEMAHASISWAAN
Tugas: melaksanakan pemberian layanan kemahasiswaan dan alumni
Fungsi:
a. pelaksanaan layanan di bidang minat, bakat, dan penalaran kemahasiswaan
b. pelaksanaan layanan kegiatan kemahasiswaan
c. Pelaksanaan layanan kesejahteraan mahasiswa
d. Pelaksanaan pengelolaan informasi kemahasiswaan
e. Pelaksanaan administrasi alumni

SUBAG MINAT, PENALARAN, INFORMASI KEMAHASISWAAN, DAN

ALUMNI(MPIKA)
Tugas: melakukan layanan di bidang minat, penalaran, dan informasi
kemahasiswaan serta hubungan alumni

SUBAG PELAYANAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA (KESMA)

Tugas: melakukan layanan kegiatan dan kesejahteraan mahasiswa
 ADMINISTRASI
KESEKRETARIATAN
ORMAWA UNIVERSITAS
I. TATA PERSURATAN (SK Rektor tentang tata persuratan)
II. PENDANAAN ORMAWA
a. Sistem Pendanaan Tahun 2016:
- Sistem pendanaan global dengan 3 kegiatan wajib:
1). penyusunan/revisi program kerja tahunan,
2). Latihan Kepemimpinan Manajemen Organisasi (LKMO), dan
3). Diklat Anggota Baru
b. DOKUMEN KELENGKAPAN
- PROPOSAL, dengan surat pengantar (permohonan dana kepada
Wakil Rektor III)
- Bukti pengeluaran dana (SPJ langsung)
- LAPORAN KEGIATAN
c. MEKANISME PENGAJUAN DANA
- ORMAWA UNIVERSITAS (DANA UNIVERSITAS) DITUJUKAN
KEPADA WAKIL REKTOR III
I. TATA PERSURATAN
A. Dasar:
• Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 1 Tahun 2016 tanggal 4
Januari 2016 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Universitas Negeri
Malang
B. MAKSUD
Menyampaikan Informasi (Salah Satu Bentuk Komunikasi)
C. SYARAT
• PENULIS SURAT
• TUJUAN SURAT/LEMBAGA
• ISI SURAT JELAS MAKSUDNYA
• LEGALITAS
D. BAGIAN-BAGIAN SURAT
• KEPALA SURAT (KOP SURAT)
• PEMBUKA SURAT (Nomor, Lampiran, Hal, Penanggalan, Alamat Tujuan)
• ISI SURAT (Pendahuluan, Isi Pokok, Kalimat Penutup)
• PENUTUP SURAT (Nama Jabatan & Pejabat Penandatangan, NIP/NIM,
Cap/Stempel, Tembusan)
E. AMPLOP SURAT
F. STEMPEL
KEPALA SURAT (KOP SURAT)
CONTOH KOP SURAT
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
UNIT KEGIATAN MAHASISWA PENULIS
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id
PENJELASAN PEMBUKA SURAT

1. PENOMORAN SURAT
Nomor:
Tgl.Bulan.Nomor Urut Surat Keluar/Kode
PT.Kode Unit Kerja/Hal Surat/Tahun
Contoh Penomoran:
1.2.5/UN32.38/KM/2016 DPM
30.3.15/UN32.16.2/TU/2016 Kabag Kemahasiswaan
2.3.29/UN32.16/RT/2016 Karo AKPIK
12.2.51/UN32.III/KU/2016 Wakil Rektor III
2. LAMPIRAN
• Dicantumkan apabila ada berkas yang dilampirkan
• Jika tidak ada berkas yang dilampirkan, TIDAK perlu ditulis
pada pembuka surat.
• Contoh yang benar:
Nomor: 1.2.5/UN32.38/KM/2016
Lampiran: satu berkas/eksemplar/lembar/keping CD
• Contoh yang salah:
Nomor: 1.2.5/UN32.38/KM/2016
Lampiran: -
3. HAL
• Diisi sesuai substansi/maksud surat
• Berguna untuk klasifikasi pengarsipan surat
• Contoh:
Nomor : 1.2.5/UN32.38/KM/2016
Lampiran : satu eksemplar
Hal : Permohonan Dana LKMO
Sosialisasi Pemilu Raya
Penerimaan Tamu Studi Banding
4. PENANGGALAN

• Ditulis tanggal, bulan, tahun

• Tidak perlu ditulis kota pembuat surat
• Contoh:
18 Maret 2016
BUKAN
Malang, 18 Maret 2016
5. ALAMAT TUJUAN
• TANPA diberi tulisan “kepada”
• Tulisan “kepada” ditulis pada amplop surat
• Contoh:
Yth. Rektor
Universitas Negeri Malang

Yth. Walikota Malang

Jl. Tugu No. 1 Malang

Yth. 1. Ketua DPM

2. Ketua BEM
3. Para Ketua UKM
Universitas Negeri Malang
 PENDAHULUAN
-Dasar kenapa surat dibuat
-Ringkas
-Padat

ISI POKOK
-Jelas maksudnya
6. ISI SURAT -Ringkas, padat
-Konsisten dengan hal pada pembuka surat

KALIMAT PENUTUP
-Kalimat yang mengakhiri surat dinas
7. AMPLOP
• Alamat tujuan surat ditulis lengkap
• Contoh:

Kepada
Yth. Direktorat Kemahasiswaan
Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan
Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
Gedung D, Lantai 7
Jalan Jenderal Sudirman Pintu Satu, Senayan,
Jakarta 10270
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
KEPALA SURAT
Laman: www.um.ac.id
Nomor: 30.3.15/UN32.III/KM/2016 30 Maret 2016
Hal : Organisasi Kemahasiswaan

Yth.: 1. Ketua DPM

2. Ketua BEM
3. Para Ketua UKM PEMBUKA SURAT
Universitas Negeri Malang

Merujuk pada Surat Keputusan Mendikbud Nomor: 155/U/1998 tanggal 30 Juni 1998 tentang Pedoman Umum
Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi, dengan hormat kami memberikan penegasan kembali
kebijakan Pimpinan Universitas Negeri Malang terkait dengan Struktur Organisasi Kemahasiswaan sebagai Pendahuluan
berikut:

1. Organisasi Kemahasiswaan yang ada di Universitas Negeri Malang (secara legal dan formal) adalah
organisasi kemahasiswaan seperti yang tertuang dalam Peratutan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor:
13/KEP/UN32/KM/2012 tanggal 29 Nopember 2012.
2. Organisasi kemahasiswaan lain di luar surat keputusan rektor tersebut, yang menggunakan nama Universitas
Negeri Malang atau mengatas-namakan Universitas Negeri Malang secara kelembagaan bukanlah organisasi
Isi ISI
kemahasiswaan Universitas Negeri Malang. Pokok
3. Melarang organisasi kemahasiswaan selain yang tertuang pada surat keputusan rektor tersebut di atas untuk
melakukan aktivitas organisasi di dalam kampus Universitas Negeri Malang, sebagaimana keputusan Dirjen Dikti
SURAT
Nomor: 26/DIKTI/Kep/2002 tanggal 5 Juni 2002.

Demikian surat ini disampaikan untuk dapat menjadi salah satu panduan dalam menjalankan organisasi
kemahasiswaan di Universitas Negeri Malang. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kalimat
Penutup
Wakil Rektor III,

Dr. Syamsul Hadi, M.Pd., M.Ed.

NIP 196108221987031001
Tembusan:
1. Rektor (sebagai laporan); PENUTUP SURAT
2. Para Wakil Dekan III;
3. Wakil Dekan FPPSi;
4. Para Pendamping UKM
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
UNIT KEGIATAN MAHASISWA PENULIS
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id

Nomor: 2.1.15/UN32.38.3/KU/2016 2 Januari 2016

Lamp. : satu eksemplar
Hal : Permohonan Dana
Yth.: Wakil Rektor III
Universitas Negeri Malang
Dengan hormat kami sampaikan bahwa berdasarkan program kerja UKMP Tahun 2016, kami akan
menyelenggarakan Kegiatan Digging Kepenulisan pada tanggal 5 Pebruari 2016 di Aula Utama (Gedung A3,
lantai 2).
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan bantuan dana sebesar Rp 500.000,00
(lima ratus ribu rupiah) untuk kegiatan tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan, kami kirimkan proposal kegiatan yang dimaksud.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua UKMP, Ketua Pelaksana Kegiatan,

Wahyu Hamdani Cholilatuz Zahroh

NIM 130511616247 NIM 150151406983
Mengetahui:
Pendamping UKMP,

Rr. Poppy Puspitasari, S.Pd., M.T., Ph.D.

NIP 197709032008012011
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
UNIT KEGIATAN MAHASISWA BOLA VOLI
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id

Nomor: 29.3.3/UN32.38.11/RT/2016 29 Maret 2016

Lamp. :dua eksemplar
Hal : Permohonan Ijin Pinjam Lapangan Voli
Yth.: Wakil Rektor II
Universitas Negeri Malang
Dengan hormat kami beritahukan bahwa kami akan menyelenggarakan Kegiatan Turnamen Bola Voli Antar Fakultas
(ANFAK) 2014, pada:
Hari: Minggu
Tanggal: 3 April 2016
Pukul: 08.00 WIB – selesai
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon ijin pinjam lapangan voli (depan Gedung A3) untuk pelaksanaan
kegiatan tersebut.
Ijin kegiatan dari Wakil Rektor III dan proposal kegiatan terlampir.
Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua UKM Bola Voli, Ketua Pelaksana Kegiatan,

Sigit Nur Muhammad Wawan Maryuki

NIM 140611604567 NIM 140612407210
Mengetahui:
Pendamping UKM Bola Voli,

Drs. Imam Sugiono

NIP 195808111988021001
Tembusan:
1. Karo UK;
2. Kasubag Rumah Tangga-BUK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA (DPM)
Jl. Surabaya 6 Malang 65145 Telp. (0341) 551-312 psw 472
E-mail: info@um.ac.id Website: http://www.um.ac.id

Nomor : 020/UN32.38/KM/2013 Malang, 30 Pebruari 2013

Lamp. :-
Hal : Permohonan Dana
Kepada
Yth. Wakil Rektor III
Universitas Negeri Malang
Sehubungan dengan pelaksanaan Kegiatan Rapat Kerja yang akan kami selenggarakan pada
tanggal 5 Maret 2013(proposal terlampir), dengan hormat kami mohon bantuan dana
sebesar Rp 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) untuk keperluan tersebut.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima
kasih.
Ketua DPM, Ketua Pelaksana Kegiatan,

Iryne Cyntia Firdasari Nur Cahyadi

NIM NIM
Mengetahui:
Wakil Rektor III,

Dr. Syamsul Hadi, M.Pd., M.Ed.

NIP 196108221987031001
 MEKANISME PERSURATAN
(ORMAWA UNIVERSITAS)
1. Permohonan Dana kegiatan ke
Universitas (Surat Permohonan
dari Ormawa dan Proposal)
2. Permohonan pengiriman
delegasi UM ke luar kampus
- Surat permohonan
- Undangan dari PT/instansi yang
ditandatangani Pimp. Bid. Kmhs
- Proposal
3. Permohonan Dana ke Lembaga
Non-UM
Surat ditujukan kepada Wakil Rektor III
Lembar pengesahan proposal
ditandatangani Ketua Pelaksana
Kegiatan, Ketua DPM/BEM/UKM,
Pendamping UKM, Wakil Rektor III.
Surat permohonan ditujukan kepada
Wakil Rektor III, dilampiri
- Undangan dari PT luar/penyelenggara
- Proposal
Ditujukan kepada lembaga yang dituju
Surat permohonan diketahui Wakil
Rektor III
Dilampiri proposal yang diketahui Wakil
Rektor III
4. Peminjaman Sarpras Universitas Ditujukan kepada Wakil Rektor II
(gedung, bus, lapangan, dll yang Tembusan: - Karo UK
dikelola universitas) - Kasubag RT

Dilampiri Ijin Kegiatan dari Pimpinan

Bidang Kemahasiswaan (WR/WD III)
dan proposal kegiatan

5. Peminjaman Sarpras Fakultas Surat Permohonan ditujukan kepada

(Gedung/Aula) Wakil Dekan II diketahui Wakil Rektor III

6. Peminjaman Sarpras ke Instansi Surat permohonan ditujukan kepada

Di Luar UM pimpinan instansi yang dituju dan
diketahui Wakil Rektor III

Dilampiri proposal kegiatan yang

diketahui Wakil Rektor III
CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
Jalan Semarang 5, Malang 65145
Telepon: 0341-551312
Laman: www.um.ac.id

SURAT IZIN KEGIATAN

Nomor: 25.12.20/UN32.III/KM/2016
Wakil Rektor III Universitas Negeri Malang memberi izin untuk melaksanakan kegiatan kepada:

Nama : Wahyu Apriadi

NIM : 120251422506
Jabatan : Ketua Pelaksana Kegiatan
Kegiatan : Latihan Gabungan Kelatnas Indonesia Perisai Diri se-Malang Raya 2016
Tanggal : 28 Pebruari 2016
Tempat : Kampus UM
Catatan : Penggunaan tempat harap berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja terkait
Keterangan : Memenuhi surat yang bersangkutan
Nomor : 16.2.3/UN32.38.14/KM/2016
Tanggal : 16 Pebruari 2016

Demikian surat izin ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Malang, 25 Pebruari 2016

Wakil Rektor III,

Dr. Syamsul Hadi, M.Pd., M.Ed.

NIP 196108221987031001
Tembusan:
1. Rektor;
2. Pendamping UKM Perisai Diri;
3. Ketua UKM Perisai Diri;
4. Unit Kerja terkait
Universitas Negeri Malang
Kode Unit Kerja Ormawa Universitas
(Peraturan Rektor UM Nomor 1 Tahun 2016 tanggal 4 Januari 2016)

DPM UN32.38 PJSI UN32.38.18

BEM UN32.38.1 MERPATI PUTIH UN32.38.19
IPRI UN32.38.2 INKAI UN32.38.20
UKMP UN32.38.3 MENWA UN32.38.21
STK AK UN32.38.4 PRAMUKA UN32.38.22
PSM SSC UN32.38.5 KSR PMI UN32.38.23
SAMIN UN32.38.6 MPA JS UN32.38.24
TEATER HAMPA UN32.38.7 HIMAFO UN32.38.25
BLERO UN32.38.8 GERMAN UN32.38.26
OPUS UN32.38.9 KOPMA UN32.38.27
BOLA BASKET UN32.38.10 BDM AL-HIKMAH UN32.38.28
BOLA VOLI UN32.38.11 IKK UN32.38.29
SEPAK BOLA UN32.38.12 IMAKRIS UN32.38.30
IPS NUR HARIAS UN32.38.13 KMHD UN32.38.31
PERISAI DIRI UN32.38.14 ASC UN32.38.32
PSHT UN32.38.15
TAPAK SUCI UN32.38.16
TAE KWON DO UN32.38.17
II. PENDANAAN KEGIATAN
Dokumen Kelengkapan

1. Proposal

2. Pertanggungjawaban & Penggunaan Dana

3. Laporan Kegiatan
 1. PROPOSAL
a. ISI PROPOSAL
 Latar Belakang/Rasional
 Dasar Kegiatan
 Maksud dan Tujuan
 Manfaat
 Sasaran (Siapa & Jumlah Peserta)
 Pemateri (Siapa/lembaga)
 Rencana Kegiatan (bentuk, waktu, dan tempat kegiatan)
 Penyelenggara/Pelaksana (susunan panitia) Bukan lampiran
 Rencana Anggaran Dana (dibuat rinci dan rasional)
 Penutup
b. LEGALISASI/TANDA TANGAN
 Ketua Pelaksana Kegiatan & Ketua Ormawa (DPM/BEM/UKM)
 Pendamping UKM (mengetahui) dan Wakil Rektor III (menyetujui) (untuk
UKM)
 Wakil Rektor III (untuk DPM/BEM)
 Permohonan tanda tangan kepada Wakil Rektor III, melalui Kabag
Kemahasiswaan untuk diparaf.
 Stempel Ormawa di sebelah kiri menyentuh ttd Ketua Ormawa
Stempel UM di sebelah kiri menyentuh ttd Wakil Rektor III
2. Pertanggungjawaban Penggunaan Dana
 Belanja ATK, bahan habis pakai, fotokopi, dll: kwitansi di stempel dan
ditandatangani pemilik toko/usaha, konsumsi kegiatan: di stempel
rumah makan/depot/warung dilampiri nota, surat undangan, dan
daftar hadir kegiatan
 Untuk konsumsi (jasa katering) nilai berapapun dikenakan PPh. 23
sebesar: punya NPWP = 2%, tidak punya NPWP = 4%
 Transportasi/kontribusi/akomodasi: dilampiri surat tugas (distempel
dan tanda tangan instansi tempat tujuan), bukti tiket (transportasi),
bukti kuitansi pembayaran (kontribusi/akomodasi)
 Belanja Rp. 250.000,00 – Rp. 1.000.000,00 dibubuhi materai 3.000
ditandatangani penerima dan nama terang, stempel
 Belanja di atas Rp. 1.000.000,00 dibubuhi materai 6.000: dilampiri
faktur pajak dan SSP, untuk belanja/pengadaan di atas Rp.
1.000.000,00 dikenakan PPN dan PPh 22.
3. PELAPORAN
a. ISI LAPORAN
 Latar Belakang/Rasional
 Dasar Kegiatan
 Maksud dan Tujuan
 Manfaat
 Peserta (Siapa & Jumlah)
 Pelaksanaan Kegiatan (bentuk, waktu, dan tempat kegiatan)
 Pemateri (Siapa/lembaga)
 Penyelenggara/Pelaksana (susunan panitia)
 Laporan Dana
 Hasil Kegiatan
 Penutup
 Lampiran (Ringkasan laporan (form disediakan di Subag
MPIKA/KESMA); Daftar Hadir Peserta, Panitia, dan Pemateri ; Kuitansi;
Persuratan; Dokumentasi; Sertifikat-bila mengikuti kejuaraan)
b. LEGALISASI/TANDA TANGAN
 Ketua Pelaksana Kegiatan & Ketua Ormawa (DPM/BEM/UKM)
 Pendamping UKM (mengetahui) dan Wakil Rektor III (menyetujui)
(untuk UKM)
 Wakil Rektor III (untuk DPM/BEM)
 Stempel Ormawa di Ketua Ormawa
Stempel UM di Wakil Rektor III
 ALUR USULAN PENDANAAN KEMAHASISWAAN
Persetujuan Wakil
Rektor III/ Disposisi Karo AKPIK/
Disposisi

Kabag Mawa/
USULAN ORMAWA: Disposisi
- Proposal
- Surat pengantar
(diajukan minimal 2
minggu sebelum kegiatan)
- Undangan dari
PT/lembaga penyelenggara
(tanda tangan pimpinan Kasubag
bidang kemahasiswaan) MPIKA/KESMA
Operasional

Staf Pelaksana
Proses realisasi dana, proses surat
tugas, ijin kegiatan
SERTIFIKAT/PIAGAM
PENGHARGAAN KEGIATAN
 Tanda tangan Ketua DPM/BEM/UKM
 Tanda tangan Pendamping UKM
(mengetahui) (untuk UKM)
 Tanda Tangan Wakil Rektor III
(menyetujui)
Kelengkapan Sekretariat
 Program Kerja Tahunan yang sudah diperbaiki
 Buku agenda surat masuk
 Buku agenda surat keluar
 Ordner (arsip)
 Stempel & Bantalan
 Buku keuangan (penerimaan & pengeluaran
dana)
 Buku ekspedisi
 Stepler
 Remover
BENTUK-BENTUK PELANGGARAN
 Pemalsuan tanda tangan
 Rekayasa tanda tangan
 Pemalsuan tempat usaha (fiktif)
 Stempel usaha (warung/toko) milik
sendiri
 Kegiatan fiktif
TERIMA KASIH