SISTEM

TEKNIK
DOKUMENTASI
POKOK BAHASAN:
1. DATABASE
2. KONSEP DOKUMENTASI
3. DIAGRAM ARUS DATA (DFD)
4. BAGAN ALIR
DATABASE

DATA MODELING &

ANALYSIS:
ENTITY RELATIONSHIP
DIAGRAM (ERD)
 ENTITY RELATIONSHIP
DIAGRAM (ERD)
 ERD adalah suatu diagram yang menggambarkan
hubungan antar entity di dalam database.

 Skema tentang diagram pertama kali diresmikan oleh

Charles Bachman pada tahun 1960-an, yang
menggunakan kotak segi empat untuk menunjukkan
tipe-tipe record dan tanda panah dari satu record ke
record lain untuk menunjukkan hubungan one-to-
many.
 ENTITY RELATIONSHIP
DIAGRAM (ERD)

 Ada beberapa model ERD yang di kemukakan oleh

beberapa ahli, dan yang akan dibahas adalah model
ERD menurut versi Peter Chen dan James Martin.

 Perbedaannya terletak pada relation / hubungannya.

Tetapi yang lebih umum digunakan adalah ERD versi
Chen.
 ENTITY RELATIONSHIP
DIAGRAM (ERD)
 Suatu ERD berisi 3 komponen objek:
1. Entity
adalah objek data yang utama dimana informasi
dikumpulkan. Biasanya menunjukkan orang, tempat,
benda, atau kejadian yang bersifat informasional.
Cth: pegawai, departemen, divisi, proyek, lokasi,
keahlian, dll.

2. Relationships
Menggambarkan hubungan antara satu atau lebih
entity, yang digambarkan dalam bentuk diamond.
Biasanya menunjukkan hubungan: one-to-one, one-to-
many, dan many-to-many
 ENTITY RELATIONSHIP
DIAGRAM (ERD)
3. Attributes
Adalah karakteristik yang ada di dalam entity, yang
menghasilkan deskripsi detil mengenai entity.
Bagian dari sebuah atribut yang ada di dalam sebuah
entity atau relationship disebut nilai atribut.
Cth: di dalam entity karyawan terdapat id-kary,
nama-kary, alamat-kary, dll

Ada 2 tipe atribut:

- Sebagai Identifiers : digunakan untuk menetapkan
bagian yang unik dari sebuah entity. Disebut juga
Key.
- Sebagai Descriptor : untuk menspesifikasikan
karakteristik yang non-unik dari bagian entity
 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
(ERD)

Karyawan Entity

Bekerja Relationship

Id-kary Atribut (Identifier)

Nama-kary Atribut (Descriptor)

Gambar simbol komponen di dalam ERD

Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD :

a. Entity
 Merupakan himpunan objek seperti orang, benda
serta lokasi baik abstrak maupun nyata dimana data
disimpan, pada umumnya entitas diberi nama dengan
kata benda.

 Klasifikasi Entity :
1. Entity Regular : merupakan entity yang bersifat
umum dan dapat berdiri sendiri.
contoh : Karyawan
 2. Entity lemah : Entity yang keberadaannya
tergantung pada entity lain dimana tidak
mempengaruhi sistem secara keseluruhan.
contoh : Anak Karyawan

 Properti merupakan kumpulan atribut yang

menjelaskan entity

simbol Entity :

Entitas
b. Atribut
Sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang
dimaksud entitas maupun relasi, sehingga sering
disebut elemen data dari entitas dan relasi.

Simbol Atribut :

Atribut

contoh : Himpunan entitas mahasiswa

Mahasiswa
NPM* Nama_mhs Alamat_mhs Tgl_lahir
2002240001 Yessy Jl. Kancil 19 15 mei 1983
2002240002 Martin Jl. Gajah 35 22 Juli 1983
2002240003 Cathy Jl. Merpati 46 14 Februari 1983
2002240004 Steven Jl. Elang 75 11 April 1983

NPM* Nama_mhs

Mahasiswa

Alamat_mhs Tgl_lahir
c. Relasi
Merupakan suatu hubungan yang terjadi antar himpunan
entitas dimana relasi biasa diberi nama dengan kata kerja.

Simbol Relasi :

Relasi

Contoh :
Relasi antara himpunan entitas mahasiswa dan himpunan
entitas kuliah.
Mahasiswa
NPM* Nama_mhs Alamat_mhs Tgl_lahir
2002240001 Yessy Jl. Kancil 19 15 mei 1983
2002240002 Martin Jl. Gajah 35 22 Juli 1983
2002240003 Cathy Jl. Merpati 46 14 Februari 1983
2002240004 Steven Jl. Elang 75 11 April 1983
Kuliah
Kode_kul* Nama_kul Sks
SD-110 Struktur Data 4
BD-210 Basis Data 4
KD-410 Komunikasi Data 2
MD-315 Matematika Diskrit 4
d. Link
Sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan
himpunan entitas dan himpunan entitas dengan
atributnya.
II. Kardinalitas / Derajat Relasi

Menunjukkan hubungan maksimal yang terjadi

dari himpunan entitas yang satu ke himpunan
entitas yang lain dan begitu sebaliknya.

Diagram ER juga menunjukkan tingkat hubung

yang terjadi antar entitas dimana dibagi menja
tingkat yaitu ;
A. ERD menurut Chen

1. One to one ( 1 : 1 )
contoh :

1 1
Universitas Dipimpin Rektor

Kd_dos
Kd_dos Kd_jur

1 1
Dosen Mengepalai Jurusan

Alamat_dos Nama_dos Kd_jur Nama_jur

2. One to many ( 1 : M atau 1 : N )
contoh :

1 M
Bapak Dipimpin Anak

Kd_dos
Kd_dos Kd_jur

1 M
Dosen Mengajar Kuliah

Alamat_dos Nama_dos Kd_jur Nama_jur

3. Many to many ( M : M atau N : N )
contoh :

NPM
NPM Kd_kul

M M
Mahasiswa Mengampuh Kuliah

Alamat_mhs Nama_mhs Kd_kul Nama_kul

 Kd_plg
Kd_plg Kd_brg

M M
Pelanggan Membeli Barang

Alamat_plg Nama_plg Kd_brg Nama_brg

III.Tahapan Pembuatan Diagram E-R

Langkah-langkah teknis yang diambil dalam men

silkan ERD :
1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himp
entitas yang akan terlibat.
2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-m
himpunan entitas .
3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himp
relasi diantara himpunan entitas yang ada bese
foreign key.
4. Menentukan derajat / kardinalitas relasi untuk setiap
himpunan relasi.

5. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi

dengan atribut-atribut deskriptif (non key)
Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus

yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus
data merupakan hasil referensi data mengenai data (metadata) suatu
data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing
mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu
dokumen, kamus data kamus data mengumpulkan dan mengkoor-
dinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap
istilah yang ada.

Kamus data menjelaskan desain logika sebagai basis yang diperlukan

untuk menetapkan sistem yang akan dibuat. Jadi kamus data menjelas-
kan secara rinci atribut yang ada pada tabel secara logika.
Perhatikan Diagram ER dibawah ini :

NIM
NIM Kd_kul

M M
Mahasiswa Mengajar Kuliah

Alamat_mhs Nama_mhs Kd_kul Nama_kul

Dari diagram ER diatas dapat kita ambil contoh entitas Mahasiswa

Dengan atribut NPM, Nama_Mhs dan Alamat_Mhs yang akan kita
buat kamus datanya.
Tabel Mahasiswa
No Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. NIM Karakter 10 Nomor Induk Mahasiswa
2. Nama_Mhs Karakter 50 Nama Mahasiswa
3. Alamat_Mhs Karakter 50 Alamat Mahasiswa

Desain Outputnya :
NIM Nama_Mhs Alamat_Mhs
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
Diagram ER dengan menurut James Martin

(0,M) (0,M) (0,M) (1,1)

mahasiswa belajar kuliah mengajar dosen

Pemahaman diagram ER diatas adalah :

 Seorang mahasiswa dapat mempelajari banyak matakuliah

sekaligus, tapi boleh juga tidak (belum) mempelajari matakuliah
satu pun.

Setiap matakuliah dapat diikuti oleh banyak mahasiswa, tapi bisa

saja ada matakuliah yang tidak (belum pernah) diikuti oleh satu
pun mhs.
 Seorang dosen bisa mengajar banyak matakuliah sekaligus,
tetapi bisa terjadi ada dosen yang tidak (belum diperbolehkan)
mengajar satu matakuliah pun.

 Setiap matakuliah hanya boleh diajarkan oleh seorang dosen

dan tidak boleh ada matakuliah yang belum ditentukan siapa
dosennya.
 Notasi Derajat Relasi
Atau ( 0,N )
Atau ( 1,N ) / ( N,N )
Atau ( 1,1 )
Atau ( 0,1 )

mahasiswa belajar kuliah mengajar dosen

 Terkadang, notasi untuk relasi-relasi yang bukan
banyak-ke-banyak (many to many) ditiadakan dari
diagram ER. Seperti relasi ‘mengajar’ ditiadakan,
karena hanya mewakili relasi dengan derajat one to many

mahasiswa belajar kuliah mengajar dosen

CONTOH ERD SIA PENJUALAN
ENTITAS ATRIBUT HUBUNGAN KETERANGAN
TRANSAKSI KODE BARANG MEMBELI KARYAWAN
NAMA MENJUAL BARANG
NIP PEMBELI
ID TRANSAKSI
TANGGAL
TRANSAKSI

KARYAWAN NIP MENJUAL BARANG

NAMA KARYAWAN TRANSAKSI
BAGIAN PEMBELI

BARANG KODE BARANG MEMBELI KARYAWAN

NAMA BARANG MENJUAL TRANSAKSI
HARGA PEMBELI
STOK

PEMBELI NAMA MEMBELI BARANG

ALAMAT TRANSAKSI
NO TELEPON KARYAWAN
CONTOH
ERD – KRS
 Tentukan:
 Entitas yang terkait
 Atribut dari masing-masing entitas
 Hubungan antar entitas
 IDENTIFIKASI
ENTITAS ATRIBUT HUBUNGAN KETERANGAN
MAHASISWA NIM KONSULTASI DOSEN WALI
NAMA MENGAMPUH MATA KULIAH
JURUSAN
SEMESTER
TAHUN AKADEMIK

MATA KULIAH KODE DIAMBIL MAHASISWA

NAMA DIPERIKSA DOSEN WALI
SKS
DOSEN PENGAMPU

DOSEN WALI NAMA KONSULTASI MAHASISWA

MEMERIKSA MATA KULIAH
RANCANGAN MODEL DATABASE
(ERD)
1. KONSEP DOKUMENTASI
PENGERTIAN
 Dokumentasi: narasi, bagan alir, diagram dan
bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara
sistem bekerja
JENIS DOKUMENTASI YANG PALING
UMUM

 Data flow diagrams

 Flowcharts

– Document Flowchart
– System Flowchart
– Program Flowchart
2. DIAGRAM ARUS DATA
PENGERTIAN
 Diagram Arus Data (DAD): penjelasan grafis dari
arus data dalam organisasi, meliputi sumber/
tujuan data, arus data, proses transformasi dan
penyimpanan data
 Sumber data: entitas yang menghasilkan atau
mengirimkan data yang dimasukkan dalam
sistem
 Tujuan data: entitas yang menerima data yang
dihasilkan oleh sistem
 Arus data: pergerakan data di antara proses,
penyimpanan, sumber dan tujuan
DFD MENUNJUKKAN :

 Dari mana data tersebut berasal

 Bagaimana aliran datanya

 Proses yang merubah data tersebut

 Kemana data tersebut setelah

diproses
SIMBOL DIAGRAM ARUS DATA
Simbol Nama Penjelasan

Sumber dan tujuan Orang & organisasi yang mengirim

data dan menerima data dari sistem

Arus data Arus data ke dalam atau keluar

proses

Proses-proses Proses yang mentransformasikan

transformasi data dari input ke output

Penyimpanan data

Pengendalian
internal
CONTOH:
3. BAGAN ALIR (FLOWCHART)
 FLOWCHART
Teknik analisa yang digunakan untuk
menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

Flowchart dibagi menjadi:

 Document flowcharts menggambarkan aliran
dokumen dan informasi antara departemen-
departemen atau unit-unit.
 System menggambarkan hubungan antara input,
pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem
informasi
 Program flowcharts menggambarkan urutan
pengoperasian secara logis yang dilakukan
komputer saat menjalankan sebuah program
SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART
 Flow direction symbols
 Digunakan untuk menghubungkan simbol
satu dengan yang lain
 Disebut juga connecting line
 Processing symbols
 Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam
suatu proses / prosedur
 Input / Output symbols
 Menunjukkan jenis peralatan yang digunakan
sebagai media input atau output
FLOW DIRECTION SYMBOLS

 Simbol arus / flow

 Menyatakan jalannya arus suatu proses

 Simbol communication link

 Menyatakan transmisi data dari satu lokasi
ke lokasi lain

 Simbol connector
 Menyatakan sambungan dari proses ke
proses lainnya dalam halaman yang sama

 Simbol offline connector

 Menyatakan sambungan dari proses ke
proses lainnya dalam halaman yang berbeda
PROCESSING SYMBOLS
 Simbol process
 Menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh
komputer

 Simbol manual
 Menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan
oleh komputer

 Simbol decision
 Menujukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan
dua kemungkinan jawaban : ya / tidak

 Simbol predefined process

 Menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu
pengolahan untuk memberi harga awal

 Simbol terminal
 Menyatakan permulaan atau akhir suatu program
PROCESSING SYMBOLS

 Simbol keying operation

 Menyatakan segal jenis operasi yang
diproses dengan menggunakan suatu
mesin yang mempunyai keyboard
 Simbol offline-storage
 Menunjukkan bahwa data dalam simbol
ini akan disimpan ke suatu media
tertentu
 Simbol manual input
 Memasukkan data secara manual
dengan menggunakan online keyboard
INPUT / OUTPUT SYMBOLS
 Simbol input/output
 Menyatakan proses input atau output tanpa
tergantung jenis peralatannya

 Simbol punched card

 Menyatakan input berasal dari kartu atau
output ditulis ke kartu

 Simbol magnetic tape

 Menyatakan input berasal dari pita
magnetis atau output disimpan ke pita
magnetis

 Simbol disk storage

 Menyatakan input berasal dari dari disk
atau output disimpan ke disk
INPUT / OUTPUT SYMBOLS

 Simbol document
 Mencetak keluaran dalam
bentuk dokumen (melalui
printer)

 Simbol display
 Mencetak keluaran dalam layar
monitor
LATIHAN 2
 LATIHAN 3
 Stark Company merupakan perusahaan retailer yang menjual peralatan
komputer bagi Bruce Ltd. Siklus pendapatan perusahaan tersebut sebagai
berikut.
 Pembeli datang langsung ke perusahaan dan melakukan order di bagian
penjualan Stark Company. Pembeli setelah menerima barang, surat jalan dan
faktur, akan melakukan pembayaran dengan cara transfer ke kasir.
 Staf penjualan Stark Company membuat form pesanan barang rangkap lima
untuk: 1) bagian gudang, 2) bagian umum, 3) kasir, 4) bagian akuntansi dan 5)
bagian penjualan sendiri untuk diarsipkan.
 Bagian gudang menerima form pesanan rangkap ke 1 dan menyiapkan barang
sesuai pesanan dan mengeluarkan form barang keluar dua rangkap ( 1) untuk
bagian gudang, 2) untuk bagian akuntansi) dan mencatat di database kartu
persediaan. Barang yang telah disiapkan dikirim ke bagian umum
 LATIHAN 3 (LANJUTAN)
 Bagian umum mencocokan pesanan (form pesanan rangkap 2) dengan barang
dan form barang keluar. jika cocok akan distempel dan diarsipkan, jika tidak
cocok akan dikonfirmasi ke staf penjualan dan gudang. Kemudian membuat
surat jalan 3 rangkap. 1) pembeli, 2) bagian kasir, 3) diarsipkan. Barang
dagangan diterima dan dibungkus kemudian dikirim bersama dengan surat
jalan
 Bagian kasir menerima surat jalan dan membuat faktur penjualan rangkap
tiga (1)bagian akuntansi 2) arsip bagian kasir serta 3)pembeli). Surat jalan
kemudian diberikan ke akuntansi bersama dengan faktur setelah menerima
pembayaran dari pembeli
 Bagian akuntansi mencocokan form pesanan barang, form barang keluar,
surat jalan dan faktur penjualan. Jika cocok form tersebut akan diarsipkan
dan dibuat jurnal penjualannya.