PROSEDUR PENGURUSAN

SURAT MASUK
PENGERTIAN BUKU AGENDA

Buku agenda adalah suatu buku yang

di gunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dalam satu tahun yang di terima
oleh suatu kantor.
BUKU AGENDA ADA 3 :

1. BUKU AGENDA TUNGGAL

Yaitu Buku agenda yang di gunakan
untuk mencatat surat masuk maupun
surat keluar sekaligus dengan nomor
yang berurutan dalam satu halaman
dan hanya di gunakan untuk satu tahun
2. BUKU AGENDA KEMBAR
adalah buku agenda yang di
gunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar secara
terpisah atau sendiri- sendiri
3. BUKU AGENDA BERPASANGAN
Yaitu buku agenda yang di pergunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar
dalam satu buku dimana halaman
sebelah kiri untuk mencatat surat masuk
dan sebelah kanan untuk mencatat surat
keluar
 Kegiatan :
Penerimaan  Menghimpun dan menghitung
surat surat masuk
Meneliti ketepatan alamat
pada surat
Menandatangani bukti terima
surat

Penyortiran Kegiatan :
surat Memisahkan surat berdasarkan
jenisnya (surat dinas biasa,
penting, rahasia, atau surat
pribadi)

Pencatatan Kegiatan :
surat Membaca surat (biasa,
penting
Memeriksa lampiran surat
Membubuhkan stempel ganda
Mencatat surat dalam buku
agenda surat masuk
 Kegiatan :
Menentukan pejabat mana
Pengarahan yang harus menangani surat
surat lebih lanjut, dengan mencatat
instruksi pimpinan dalam
lembar disposi

Kegiatan :
Penyampaian Menyampaikan surat kepada
surat pihak-pihak yang di tunjuk
pimpinan pada lembar
disposisi, dan mencatat dalam
buku ekspedisi intern

Penyimpanan
surat Kegiatan :
Menyimpan surat dengan
menggunakan sistem tertentu