Evaluasi Sistem

Recording di
Puskesmas Tambak II

Disusun oleh :
Rima Nur Annisa
1813020017
Dokter Pembimbing :
Dr. Dyah Retnani Basuki, M.Kes.,AAAK
 Kementerian kesehatan mengeluarkan kebijakan
Kemenkes No. 128/Menkes/SK/II/2004
menyebutkan bahwa untuk terselenggaranya
berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya
kesehatan masyarakat yang sesuai dengan azas
penyelenggaraan puskesmas, perlu ditunjang
oleh manajemen puskesmas yang baik.

Salah satu manajemen puskesmas

tersebut adalah dituangkan dalam
penerapan Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas (SIMPUS)
SIMPUS merupakan suatu Aplikasi
Manajemen Puskesmas dimana
fungsi utamanya adalah memanage
data pasien mulai dari pendaftaran,
registrasi, pemeriksaan (diagnosis)
serta pengobatan pasien
b. TUJUAN PENULISAN

Tujuan Umum:
Mengetahui permasalahan pasa Sistem Informasi Kesehatan Puskesmas (SIMPUS) di
Puskesmas Tambak II

Tujuan khusus:
• Mengetahui permasalahan SIMPUS di Puskesmas Tambak II Menganalisis
kelemahan, kekuatan, peluang, dan ancaman yang dimiliki Puskesmas Tambak II
dalam program SIMPUS.
• Mencari pemecahan masalah melalui berbagai strategi yang dapat diterapkan di
Puskesmas Tambak II
 .
c. MANFAAT PENULISAN

 Manfaat Teoritis
• Meningkatkan ilmu pengetahuan mengenai SIMPUS
 Manfaat Praktis
• Manfaat bagi Puskesmas
Sebagai salah satu pertimbangan pemecahan masalah
SIMPUS
• Manfaat bagi Mahasiswa
Mengetahui permasalahan SIMPUS pada Puskemas
Tambak II
PROFIL
PROFIL
Pertumbuhan Penduduk
• Jumlah penduduk dalam wilayah Puskesmas
Tambak II tahun 2019 berdasarkan data yang dari
masing-masing desa adalah 20.228 jiwa. Terdiri
dari 10.030 (49,58%) laki-laki dan 10.198 (50,42%)
perempuan.
Kepadatan Penduduk
• Dengan jumlah kepadatan penduduk 1.376
jiwa/km²
• Jumlah penduduk tahun 2019 yang paling banyak
adalah Desa Purwodadi sebesar 6.386 jiwa.
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN DAN PRIORITAS
MASALAH

I T R Jumlah
No Daftar Masalah P S SB   Mn Mo Ma IxTxR

1 Ruangannya kurang 5 4 2 2 5 3 4 264

lebar
2 Rak filing nya sudah 3 3 2 2 2 2 2 96
penuh sehingga
berkas rekam medis
tempatnya tercecer
3 Pengisian rekam 5 4 3 3 5 4 4 468
medis kurang
lengkap
4 Terkadang simpus 5 4 3 3 5 3 3 396
error dari pusat
 Kerangka Konsep Masalah
A. Kerangka Konsep Masalah

Man

Method Kesibukan dokter

sehingga menyebabkan
keterlambatan dalam
Money kelengkapan dalam
resume medis
Waktu pelayanan
paseien yang
singkat

Pengisian
rekam medis
kurang
Faktor prosedur tidak lengkap
menyebabkan ketidakl
lengkapan resume Kurangnya kerajasama
yan lebih intensif dari
medis pihak terkait
khususnya antar
perawat, petugas
rekam medis.

Material

Environment
Prioritas pemecahan masalah
Efektivitas
Alternatif pemecahan masalah Jumlah
Efisiensi/C
M I V MxIxV/C
1 Kerjasama yang lebih intensif dari
pihak-pihak yang terkait rekam 5 5 4 3 33,3
medis.
2 Sosialisasi yang optimal tentang
kebijakan pengisian rekam medis. 4 4 4 3 21,3

3 Pembinaan kepada dokter dalam hal

pengisian dokumen rekam medis 4 4 3 3 16
dan memberikan pelatihan interen
4. Motivasi dokter dalam pengisian
rekam medis 5 5 5 3 41,6

Keterangan :
M : Magnitude V : Vulnerability
I : Importancy C : Cost
TINJAUAN PUSTAKA
1. Definisi
• Simpus adalah Aplikasi Manajemen Puskesmas yang
dimana fungsi utamanya adalah memanage semua data pasien
mulai dari pendaftaran, registrasi, pemeriksaan (Diagnosis)
serta pengobatan Pasien tersebut, kemudian data-data yang
sudah diinputkan ditampung kedalam sebuah database yang
nantinya akan dikategorikan sesuai dengan parameter untuk
kebutuhan laporan seperti Laporan kunjungan harian, cara
pembayaran, jenis penyakit serta laporan lainnya yang
sebagaimana dibutuhkan didalam Manajemen Puskesmas.
Alur SIMPUS di Puskesmas
Definisi

Dalam Permenkes 749 a tahun 1989

tentang Rekam Medis disebutkan bahwa
rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatandan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan,tindakan dan pelayanan lain
kepada pasien pada sarana
pelayanankesehatan.
Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis

adalah menunjang
tercapainya
tertibadministrasi dalam
rangka upaya
peningkatan pelayanan
kesehatan.
Manfaat Rekam Medis

Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnyayang ikut ambil bagian didalam memberikan
pelayanan,pengobatan, perawatan kepada pasien.

Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yangharus diberikan kepada pasien.

Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.

Sebagai bahan yang berguna untuk analisis, penelitian danevaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan
kepadapasien.

Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupundokter dan tenaga kesehatan lainnya.

Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien
berkunjung/ dirawat di rumah sakit.

Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta bahan pertanggung jawaban dan laporan.

Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan
Sistem Kearsipan Rekam Medis

Sentralisasi, diartikan Desentralisasi, yaitu

menyimpan rekam medis penyimpanan rekam medis
seorang pasiendalam satu dengan caradipisah antara
kesatuan, baik rekam medis rekam medis rawat jalan
rawat jalan maupun rawat inap. dengan rawat inap.
Sistem Pelayanan Rekam Medis
• Sistem pelayanan rekam medis adalah suatu sistem yang
mengorganisanikan formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan manajemen klinis dan administrasi
guna memudahkan pegelolaan dalam melayani pasien
Tempat atau unit layanan tersebut
terbagi menjadi 2 yaitu:
• Unit pencatat data yang berada di luar unit rekam medis yaitu :
• Unit pengumpul dan pengolah data yang berada di dalam RM :
Jenis dan Isi Rekam Medik

• Rekam medik kartu (manual)

• Isi: Sulit menemukan  data
• Fragmentasi: jika masing-masing unit atau instalasi menyimpan
rekam medik berbeda untuk orang yang sama
•  Untuk mengirimkan informasi: data perlu disalin
• Tidak bisa mengintegrasikan sistem pendukung keputusan klinik
dengan informasi pasien yang telah dikumpulkan

• Rekam medik elektronik

 Rekam medis Rekam kesehatan Rekam kesehatan
elektronik elektronik personal
Rekaman/catatan
elektronik tentang Rekaman/catatan elektronik
informasi terkait informasi terkait kesehatan Rekaman/catatan elektronik
kesehatan (health-related (health-related information) informasi terkait kesehatan
information) seseorang seseorang yang mengikuti (health-related information)
yang yang dibuat, standar interoperabilitas nasional yang mengikuti standar
dikumpulkan, dikelola, dan dapat dibuat, dikumpulkan, interoperabilitas nasional
digunakan dan dirujuk dikelola, digunakan dan dirujuk dan dapat ditarik dari
oleh dokter atau tenaga oleh dokter atau tenaga berbagai sumber namun
kesehatan yang berhak kesehatan yang berhak dikelola, dibagi serta
(authorized) di satu (authorized) pada lebih dari satu dikendalikan oleh individu.
organisasi pelayanan organisasi pelayanan kesehatan
kesehatan
Manfaat rekam medik elektronik

• Kemudahan penelusuran dan pengiriman informasi

• Bisa dikaitkan dengan informasi lain yang berasal dari luar
rekam medik
• Penyimpanan lebih ringkas
• Data dapat ditampilkan dengan cepat sesuai kebutuhan
• Abstraksi, pelaporan lebih mudah bahkan otomatis
•   Kualitas data dan standar dapat dikendalikan
• Dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak pendukung
keputusan
Isi Rekam Medis

• Dari  beberapa pengertian yang sudah dijelaskan di atas dapat 

dikatakan rekammedisbila  ;
• Berisi keterangan dan catatan serta rekaman tentang pasien secara
lengkapmeliputi identitas pribadi, sosial dan semua keterangan lainnya
yang menjelaskan tentang pasien tersebut.          
• Isi keterangan dan catatan tersebut meliputi ;
• Identitas siapa yang melayani dan siapa yang dilayani
• Pelayanan apa saja yang dilakukan atau diberikan kepada pasien
• Alasan mengapa pelayanan tersebut diberikan atau sering disebut
dengan indikasi medis
• Bilamana pelayanan tersebut diberikan yang menunjukan waktu
(tanggal, jam dan menit)
• Bagaimana proses pelayanan tersebut diberikan kepada pasien
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
1. Strength

Simpus sudah terlaksana

• Simpus telah terlaksana di Puskesmas Tambak II. Saat pasien mendaftar sudah
dapat langsung dimasukkan secara online, nomer pendaftaran sudah dengan mesin,
serta pasien BPJS dapat langsung dideteksi. Selain itu, ketika melakukan proses
rujukan, secara online otomatis dapat terdaftar.
Peralatan cukup memadai
• Peralatan seperti komputer, kertas, stempel, map sudah tersedia dengan kondisi
baik.
Format RM menggunakan Family Folder
• Format RM di Puskesmas Tambak II menggunakan format family folder yang
berarti satu RM terdiri dari folder RM masing-masing anggota keluarga. Sehingga
tiap ada anggota keluarga yang sakit dapat diketahui apakah ada faktor risiko
keluarga terutama pada penyakit menular. Selain itu, edukasi akan lebih mudah
dilakukan. Proses pencarian RM menjadi cukup mudah karena RM tergabung
menjadi 1 keluarga.
2. Weakness
Isi data rekam medik kurang lengkap
• Rekam medis belum diisi secara lengkap, seperti isi anamnesis yang tidak lengkap,
tanda-tanda vital yang tidak semua dicantumkan, dan pemeriksaan fisik serta diagnosis
dan tatalaksana. Hal tersebut dapat mempengaruhi proses pendataan penyakit nantinya.

Terdapat duplikasi nomer RM

• Seringkali pasien meminta untuk dilayani secara cepat dan tidak sabar jika harus
menunggu lama sehingga petugas RM terpaksa membuat nomer RM yang baru. Hal
tersebut menyebabkan adanya RM yang terpisah dari family folder. Selain dalam rangka
akreditasi, hal ini sangat penting dalam mencegah kejadian salah pemberian obat atau
terapi, tindakan, dan kegiatan kuratif lainnya. Hal ini juga membuat rancunya pendataan
BPJS dalam keluarga.
Waktu terbatas
• Waktu yang dimiliki petugas rekam medis sangat terbatas khusunya di pelayanan rawat
jalan balai pengobatan dan kesehatan ibu dan anak dikarenakan tingginya kunjungan
pasien yang tidak sebanding dengan jumlah atau durasi waktu kerja.
weakness
Terbatasnya petugas rekam medis
• Saat ini petugas RM yang dimiliki Puskesmas Tambak II hanya 2 orang
petugas. para petugas harus berbagi tugas seperti pendistribusian, pencarian
RM, penataan kembali, rujukan online dan lain sebagainya. Hal tersebut
menyebabkan mereka harus membagi tugasnya dengan tepat karena proporsi
jumlah tugas dengan jumlah tenaga kerja jauh berbeda.
Simpus belum dipahami oleh seluruh pegawai puskesmas
• Simpus belum sepenuhnya dipahami petugas puskesmas sehingga dapat terjadi
kesalahan dalam pelaksanaannya. Bahkan akibat ketidaktahuan tersebut format
simpus yang sebenarnya untuk pencatatan penyakit yang ada sudah digantikan
dengan pencatatan manual.
Kurangnya kerja sama lintas bagian dalam Puskesmas
• Kerja sama yang terjalin antar pegawai belum optimal untuk terlaksananya
program dengan baik karena kurangnya pengetahuan tentang simpus.
3. Opportunity
Petugas RM lulusan dari disiplin ilmu yang sesuai
• Saat ini, petugas RM merupakan seorang ahli madya rekam medis sehingga
diharapkan apa yang sudah dipelajari dapat diterapkan dengan maksimal di
puskesmas.
Teknik penataan RM sudah baik
• Teknik penataan RM berdasarkan desa kemudian diperkecil lagi menjadi tiap RT
dan nomer keluarga. Tiap desa juga sudah dipisahkan dengan rak. Setelah selesai
pelayanan dan penggunaan RM proses pengembalian juga mudah karena sudah
ditandai dengan pembatas sehingga tidak sulit untuk mencari tempat RM tersebut.
Ketersediaan ruang dan dana
• Sudah tersedia ruangan khusus dari proses pendaftaran dengan pengambilan
nomor, loket pendaftaran dan ruang petugas rekam medis serta tempat
penyimpanan rekam medis pasien. Ruang tersebut saling berdekatan satu sama
lain sehingga memudahkan dan mempercepat proses simpus. Dana pun sudah
tersedia untuk proses simpus
4. Threat

Data rekam • Dikarenakan kelemahan

medis pasien di atas, data pasien tidak
tidak tercatat tercatat di rekam medis.

Tidak • Semua kelemahan di atas

terlaksananya membuat terancamnya
simpus pelaksanaan simpus.
Alternatif Pemecahan Masalah

Kerjasama yang lebih • Diperlukan kerjasama yang lebih intensif dari pihak-pihak yang
intensif dari pihak-pihak terkait khususnya antara perawat, petugas rekam medis dengan
yang terkait dokter yang menangani pasien sehingga berkas rekam medis lengkap.

• Diperlukan sosialisasi yang optimal tentang kebijakan pengisian

Sosialisasi yang optimal
tentang kebijakan pengisian
rekam medis
Pembinaan kepada dokter
• Disarankan diadakan pembinaan kepada dokter dalam hal pengisian
dalam hal pengisian
dokumen rekam medis dan
memberikan pelatihan
interen
rekam medis sehingga dokter, perawat dan petugas rekam medis
maupun pihak lain yang terkait mengetahui dan memahami akan
pentingnya kelengkapan berkas rekam medis khususnya resume
medis.
dokumen rekam medis dan memberikan pelatihan interen sehingga
dapat meningkatkan pengetahuan mereka tentang kelengkapan
pengisian rekam medis.

• Meningkatkan motivasi dokter dalam pengisian rekam medis melalui

Motivasi dokter dalam pengembangan karier, promosi dan pemberian umpan balik dengan
pengisian rekam medis memberikan reward dan punishment.
 KESIMPULAN
Kesimpulan evaluasi program/ kegiatan SIMPUS Puskesmas Tambak II Tahun 2020
adalah sebagai berikut:
a. Dari hasil perhitungan matriks, ditetapkan masalah yang menjadi prioritas evaluasi
program SIMPUS Puskesmas Tambak II tahun 2020 adalah:
1.Ruangannya kurang lebar
2.Rak filing nya sudah penuh sehingga berkas rekam medis tempatnya tercecer
3.Pengisian rekam medis kurang lengkap
4.Terkadang simpus error dari pusat
b. Alternatif pemecahan masalah kegiatan SIMPUS Puskesmas Tambak II adalah :
1.Kerjasama yang lebih intensif dari pihak-pihak yang terkait rekam medis.
2.Sosialisasi yang optimal tentang kebijakan pengisian rekam medis.
3.Pembinaan kepada dokter dalam hal pengisian dokumen rekam medis dan memberikan pelatihan
interen
4.Motivasi dokter dalam pengisian rekam medis
c. Prioritas pemecahan masalah yang terpilih adalah meningkatkan motivasi dokter
dalam pengisian rekam medis melalui pengembangan karier, promosi dan pemberian
umpan balik dengan memberikan reward dan punishment.
 TERIMA KASIH