PERTEMUAN

KE-6
PENGENDALIAN
A. KONSEP DASAR
MENGEVALUASI APAKAH TUJUAN DAPAT
DICAPAI, DAN APABILA TIDAK DAPAT DICAPAI
DICARI FAKTOR PENYEBABNYA.
MENGUKUR KEMAJUAN KE ARAH TUJUAN YANG
DITETAPKAN DAN MEMUNGKINKAN MANAJER
MENDETEKSI PENYIMPANGAN DARI
PERENCANAAN TEPAT PADA WAKTUNYA UNTUK
MELAKUKAN TINDAKAN PERBAIKAN SEBELUM
PENYIMPANGAN MENJADI JAUH.
ROBERT J. MOKLER MEMBERIKAN
BATASAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN MANAJEMEN ADALAH SUATU USAHA
SISTEMATIK UNTUK MENETAPKAN STANDAR KINERJA
DENGAN SASARAN PERENCANAAN, MENDESAIN SISTEM
UMPAN BALIK INFORMASI, MEMBANDINGKAN KINERJA
AKTUAL DENGAN STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN,
MENENTUKAN APAKAH TERDAPAT PENYIMPANGAN
DAN MENGUKUR SIGNIFIKANSI PENYIMPANGAN
TERSEBUT, DAN MENGAMBIL TINDAKAN YANG
DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN BAHWA SEMUA
SUMBER DAYA PERUSAHAAN YANG SEDANG
DIGUNAKAN SEDAPAT MUNGKIN SECARA LEBIH EFISIEN
DAN EFEKTIF GUNA MENCAPAI SASARAN PERUSAHAAN.
4 LANGKAH PENGENDALIAN
1. MENETAPKAN STANDAR DAN METODE UNTUK
PENGUKURAN KINERJA (ESTABLISH STANDARD
AND METHODS FOR MEASURING PERFORMANCE).
2. MENGUKUR KINERJA (MEASURE THE
PERFORMANCE.
3. MEMBANDINGKAN KINERJA SESUAI DENGAN
STANDAR (COMPARE THE PERFORMANCE MATCH
WITH THE STANDAR).
4. MENGAMBIL TINDAKAN PERBAIKAN (TAKE
CORRECTIVE ACTION).
FAKTOR yg menuntut
PENGENDALIAN DALAM
ORGANISASI
PERUBAHAN DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI.
(PERGESERAN PASAR,PRODUK BARU, MATRIAL
BARU,REGULASI DLL)
KOMPLEKSITAS ORGANISASI. (Semakin besar
organisasi menuntut ketelitian u/ menjamin kwalitas)
KESALAHAN YANG SERING TERJADI. ( kerugian )
DAMPAK DELEGASI WEWENANG. ( analisis
mengapa hal ini terjadi agar manajer mengambil
langkah berikutnya )
B. ELEMEN
PENGENDALIAN
1. KONDISI ATAU KARAKTERISTIK YANG DIKENDALIKAN.
2. INSTRUMEN ATAU METODE SENSOR UNTUK
MENGUKUR KONDISI ATAU KARATERISTIK YANG
DIKENDALIKAN.
3. KELOMPOK, UNIT, ATAU INSTRUMEN KENDALI YANG
AKAN MEMBANDINGKAN DATA YANG DIUKUR
DENGAN PEKERJAAN YANG DIRENCANAKAN DAN
MENGARAHKAN MEKANISME PERBAIKAN UNTUK
MEMENUHI KEBUTUHAN.
4. KELOMPOK ATAU MEKANISME YANG BERGERAK DAN
MAMPU MENGADAKAN INOVASI DAN SISTEM OPERASI.
C. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
1. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN BALIK,(pengukuran beberapa aspek
proses yg dikendalikan dan perbaikanya yg menyimpang dari rencana)
TERDIRI ATAS 5 KOMPONEN:
a. PROSES OPERASI YANG MENGOLAH MASUKAN MENJADI KELUARAN.
b. KARATERISTIK PROSES YANG MERUPAKAN SUBJEK PENGENDALIAN.
c. SISTEM PENGUKURAN YANG MENENTUKAN KONDISI DAN
KARAKTERISTIK.
d. SERANGKAIAN STANDAR ATAU KRITERIA DI MANA KONDISI PROSES
YANG DIUKUR DENGAN STANDAR ATAU KRITERIA YANG
SELANJUTNYA DIADAKAN EVALUASI.
e. PENGATUR YANG FUNGSINYA UNTUK MEMBANDINGKAN STANDAR
KARAKTERISTIK PROSES DENGAN STANDAR YANG MENGAMBIL
TINDAKAN UNTUK ADAPTASI PROSES APABILA PERBANDINGAN
TERSEBUT MENUNJUKKAN TERJADINYA PENYIMPANGAN PROSES
DARI RENCANA YANG TELAH DITETAPKAN.
LANJUTAN
2. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU(untuk bertindak secara
langsung pada permasalahan tsb dan mencoba mencegah sebelum
terjadi penyimpangan lagi), MEMPUNYAI KOMPONEN SEBAGAI
BERIKUT:
a. PROSES OPERASI YANG MENGOLAH MASUKAN MENJADI
KELUARAN.
b. KARAKTERISTIK PROSES YANG MERUPAKAN SUBJEK
PENGENDALIAN.
c. SISTEM PENGUKURAN YANG MENENTUKAN KONDISI
KARAKTERISTIK.
d. PENGATUR YANG FUNGSINYA UNTUK MENGOPERASIKAN
STANDAR KARATERISTIK PROSES DENGAN STANDAR YANG
MENGAMBIL TINDAKAN UNTUK ADAPTASI PROSES APABILA
PERBANDINGAN TERSEBUT MENUNJUKKAN TERJADINYA
PENYIMPANGAN PROSES DARI RENCANA YANG TELAH
DITETAPKAN.
LANJUTAN
3. SISTEM PENGENDALIAN PENCEGAHAN,(kebijakan dan
prosedur sebenarnya yg merupakan bagian dari proses
tersebut) DITINJAU DARI WAKTU PELAKSANAANNYA
PENGENDALIAN DIBEDAKAN MENJADI 4 JENIS:
a. PENGENDALIAN SEBELUM TINDAKAN (PREACTION
CONTROLS).
b. PENGENDALIAN KEMUDI (STEERING CONTROLS).
c. PENYARINGAN ATAU PENGENDALIAN YA/TIDAK
(SCREENING OR YES/NO CONTROLS).
d. PENGENDALIAN SETELAH TINDAKAN/mengukur hasil dan
penyebab rencana yg telah ditentukan. (POST ACTION
CONTROLS).
D. RANCANGAN PROSES
PENGENDALIAN
1. MENETAPKAN HASIL YANG DIINGINKAN (DEFINE
DESIRED RESULT).
2. MENENTUKAN PREDIKTOR HASIL (ESTABLISH
PREDICTORS OF RESULTS). MENURUT NEWMAN
UNTUK MEMBANTU MANAJER MENGESTIMASI
TUJUAN/HASIL SBB:
a. PENGUKURAN MASUKAN (INPUT MEASUREMENT).
b. HASIL TAHAP AWAL (RESULTS OF EARLY STEPS).
c. GEJALA (SYMPTOMS)
d. PERUBAHAN DALAM KONDISI YANG DIASUMSIKAN
(CHANGES IN ASSUMED CONDITIONS).
LANJUTAN
3. MENENTUKAN STANDAR ATAS PREDIKTOR
DAN HASIL (ESTABLISH STANDARDS FOR
PREDICTORS AND RESULTS), STANDAR
MEMILIKI 2 TUJUAN:
a. UNTUK MOTIVASI AGAR PARA KARYAWAN
DAPAT BERPRESTASI TINGGI.
b. BERFUNGSI SEBAGAI PATOKAN ATAS KINERJA
AKTUAL YANG AKAN DIBANDINGKAN.
LANJUTAN
4. MENENTUKAN JARINGAN INFORMASI DAN
UMPAN BALIK (ESTABLISH THE INFORMATION
AND FEEDBACK NETWORK).
5. MENILAI INFORMASI DAN PENGAMBILAN
TINDAKAN PERBAIKAN (EVALUTE
INFORMATION AND TAKE CORRECTIVE
ACTION).
E. KARAKTERISTIK PENGENDALIAN
YANG EFEKTIF
1. AKURAT (ACCURATE).
2. TEPAT WAKTU (TIMELY).
3. OBJEKTIF DAN KOMPREHENSIF (OBJECTIVE AND COMPREHENSIBLE).
4. DIPUSATKAN PADA TEMPAT PENGENDALIAN STRATEGIS (FOCUSED ON
STRATETEGIC CONTROL POINTS).
5. SECARA EKONOMI REALISTIK (ECONOMICALLY REALISTIC).
6. SECARA ORGANISASI REALISTIK (ORGANIZATIONALLY REALISTIC).
7. DIKOORDINASIKAN DENGAN ARUS PEKERJAAN ORGANISASI (COORDINATED
WITH THE ORGANIZATION’S WORK FLOW).
8. FLEKSIBEL (FLEXIBLE).
9. PRESKRIPTIF DAN OPERASIONAL (PRESCRIPTIVE AND OPERATIONAL).
10. DITERIMA PARA ANGGOTA ORGANISASIONAL (ACCEPTED BY ORGANIZATION
MEMBERS).