MICE

(MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION)

Oleh : koko sujatmoko

1
 SUBJECT PLAN :

I. ICE BREAKING AND SUBJECT PLAN

II. PERKEMBANGAN MICE GLOBAL, ASIA FASIFIK, ASEAN DAN INDONESIA
III. KONSEP, POTENSI, RELEVANSI DAN DAMPAK BISNIS MICE
IV. POSITIONING, SWOT DAN PENILAIAN, PENTING DAN KRITERIA BISNIS MICE
V. DIREKTORAT KIP
VI. PERBEDAAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, MANFAAT DAN PERANAN BISNIS MICE
VII. STAKEHOLDER, FAKTOR DAN UKURAN BISNIS MICE
VIII. MEETING PLANNER, INSENTIVE HOUSES, PCO, DAN PEO
IX. IMPRESARIAT DAN EO
X. PERIJINAN, PERSYARATAN DAN ORGANIGRAM BISNIS MICE
XI. MEMILIH SITE DAN VENUE SERTA PERLENGKAPAN BISNIS MICE
XII. MENYUSUN LAYOUT BISNIS MICE
XIII. MENYUSUN AGENDA MEETING, INSENTIVE, PCO, PEO
XIV. MENYUSUN ANGGARAN DAN KONTRAK BISNIS MICE
XV. MENYUSUN ALAT EVALUASI DAN TUGAS BISNIS MICE
UTS
I. STRATEGIC DAN OPERASIONAL PLAN EVENT
II. TAHAPAN PERENCANAAN EVENT
III. PROSES OPERASIONALISASI EVENT
IV. TAHAPAN PERENCANAAN MEETING
V. TAHAPAN PERENCANAAN CONFRENCE DAN EXHIBITION
VI. PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN SUATU EVENT
VII. PERENCANAAN TRAVEL MART
VIII. BIDDING DAN NEGOSIASI PROPOSAL EVENT
IX. SPONSORSHIP EVENT
X. TEKNIK MENCARI SPONSOR EVENT
XI. MARKETING DAN PROMOSI EVENT
XII. EVALUASI DAN REPORTING EVENT
XIII. RISK MANAGEMENT EVENT
UAS
TUGAS

2
3
4
5
6
 PROLOG

Sangat Identik dengan negara yang tidak aman, sarang teroris dan masih banyak lagi
julukan yang kurang mengenakan sebagai sebuah bangsa.
Travel Warning diberlakukan oleh banyak negara.
Itulah salah satu keterpurukan Industri Pariwisata di Indonesia.
Hanya berkutat dengan mengeksploitasi Wisatawan dengan tujuan Leisure saja,
wisatawan jenis ini sangat rentan dengan isu-isu politik dan keamanan.

Sungguh sangat Ironis, Indonesia yang merupakan negara dengan beragam kekayaan
alam dan budaya tertinggal dengan negara tetangga seperti Malaysia dan Singapura.
Malaysia dinobatkan sebagai “The world’s Best Destination” 2007 oleh majalah Global
Traveler.
Kita sudah seharusnya melirik kunjungan wisatawan non-leisure, yaitu wisatawan dengan
tujuan mengikuti kegiatan MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention and Exhibition)

7
 PERKEMBANGAN WISATA MICE
A. PERKEMBANGAN GLOBAL/INTERNATIONAL

No Region 2003 2004 2005 2006 2007

1 Europe 234 2.191 2.309 2.227 1.660
Jumlah Mice 2 Asia 605 651 675 564 530
Berskala 3 North America 488 397 452 369 324
Internasional 4 Latin America 270 266 198 231 189
5 Australia/Pacific 204 173 144 139 121
6 Africa 100 91 106 87 67

No Region 2003 2004 2005 2006 2007

1 Latin America 1.169 831 742 1.034 895

2 North America 1.380 1.163 1.133 953 1.443

Rata-rata
3 Australia 777 638 719 887 838 Jumlah Peserta
mice
4 Africa 733 799 568 876 850

5 Asia 773 631 651 676 1.023

6 Europe 758 684 652 639 935

Sumber: ICCA, 2007 8

 PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS
PENYELENGGARAAN MICE BERSKALA INTERNASIONAL

RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL

1 AMERIKA SERIKAT 362 292 323 275 243 1.495
2 JERMAN 263 203 193 178 152 989
3 SPANYOL 186 180 216 230 157 969
4 INGGRIS 258 179 199 192 121 949
5 PERANCIS 226 183 168 138 141 856
6 ITALIA 171 188 173 165 130 827
7 JEPANG 141 175 175 116 123 730
8 AUSTRALIA 183 147 130 121 107 688
9 BELANDA 159 135 107 122 71 594
10 KANADA 126 103 127 94 81 531

Pasar Wisata Utama Indonesia

(Sumber: ICCA 2007)

9
 PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS
PENYELENGGARAAN MICE BERSKALA INTERNASIONAL (lanjutan)

RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL

18 REPUBLIK KOREA 39 91 86 63 74 353

21 R. R. CINA 66 56 62 39 77 300
24 THAILAND 55 34 68 63 47 267
25 SINGAPURA 54 48 57 76 28 263

27 MALAYSIA 29 41 60 52 55 237
34 TAIWAN 33 38 39 27 13 150
36 INDIA 19 30 31 22 24 126
38 RUSIA 12 15 29 23 18 97
39 FILIPINA 30 23 13 17 8 91

45 INDONESIA 18 15 17 11 7 68

Catatan : Indonesia menempati urutan ke 45 dari 80 destinasi utama MICE

Pasar Wisata Utama Indonesia Pasar Wisata Potensial Indonesia

10
(Sumber: ICCA 2007)
 TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI WILAYAH ASIA PASIFIK

 CINA, AUSTRALIA, INDIA, DAN HONG KONG : DESTINASI PALING FAVORIT.

 CINA : INVESTASI BESAR-BESARAN TERFOKUS PADA INTERNATIONAL MARKETING MELALUI

BADAN PENGEMBANGAN PARIWISATA DENGAN SASARAN PADA PENINGKATAN INCENTIVE
TOURISM DAN INDUSTRI EVENT.

 POIN PENTING YANG MENJADIKAN CINA SEBAGAI DESTINASI FAVORIT ADALAH :

• SAFETY,
• INFRASTRUCTURE,
• INTERNATIONAL QUALITY OF SERVICE,
• CULTURAL & HISTORICAL HERITAGE,
• TOURIST ATTRACTIONS.

11
 B. PERKEMBANGAN DI WILAYAH ASIA TENGGARA

RANK 3 RANK 1

RANK 4

RANK 2

RANK 5
Sumber: ICCA (International Association of
Congress and Conventions), 2007 12
 TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI ASEAN

 ASIA TENGGARA : DESTINASI POTENSIAL DALAM WISATA INSENTIF (MALAYSIA, SINGAPURA, DAN
THAILAND).
 BALI (INDONESIA) DAN PHUKET (THAILAND) TETAP MENJADI RESORT YANG SANGAT POTENSIAL DALAM
PENYELENGGARAAN WISATA MICE, MESKIPUN KEDUANYA MENGALAMI TRAGEDI BOM DAN BENCANA
TSUNAMI.
 NATURAL BRAND EQUITY SEBAGAI DESTINASI YANG MENGETENGAHKAN SPIRITUAL DAN BUDAYA
MELATARBELAKANGI BALI SEBAGAI DESTINASI WISATA INSENTIF.
 KEKUATAN SINGAPURA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE FAVORIT DI ASIA TENGGARA ADALAH
EKSISTENSI SINGAPORE AIRLINES MERUPAKAN MASKAPAI PENERBANGAN YANG MEMILIKI JALUR
PENERBANGAN DI SELURUH DUNIA SERTA DUKUNGAN CHANGI AIRPORT SEBAGAI HUB WISATAWAN.
 SINGAPORE TOURISM BOARD MENARGETKAN KENAIKAN WISATA MICE RATA-RATA SEBESAR 15% PADA
10 TAHUN KE DEPAN DAN MEMILIKI KONTRIBUSI SEBESAR 35% TERHADAP PARIWISATA DI TAHUN
2015. TARGET TERSEBUT SEJALAN DENGAN TARGET KUNJUNGAN WISATAWAN SEBESAR 17 JUTA DI
TAHUN 2015.
 THAILAND CONVENTION AND EXHIBITION BUREAU (TCEB) MENGALOKASIKAN DANA SEBESAR LEBIH
DARI US$7,5 JUTA UNTUK MENINGKATKAN WISATA MICE DI THAILAND.
 THAILAND SANGAT CONCERN PADA PENGEMBANGAN KEAHLIAN/ PROFESIONALISME DAN PELAYANAN
STAFF.

13
II. PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA

50%
41,61%
40%

30%
JUMLAH KUNJUNGAN WISMAN KE
INDONESIA BERDASARKAN MAKSUD 20%
KUNJUNGAN KEGIATAN KONVENSI
10%
0,46% 0,29% 0,38% 0,42%
0%
2003 2004 2005 2006 2007

ASAL WISMAN DAN LoS DALAM MELAKUKAN

KEGIATAN MICE DI INDONESIA
JEPANG 20,43% 9.83 hari
SINGAPURA 19,29% 3.73 hari
KORSEL 15,62% 3.33 hari
USA 14,81% 4.09 hari
MALAYSIA 13,35% 4.81 hari

Sumber: Statistical Report on Visitor Arrivals to Indonesia 2007; Passenger Exit Surveys 2007. 14
 Lainnya Yogyakarta
0,1% 14,6%

3 DESTINASI UTAMA YANG

Bali
Jakarta MENJADI TUJUAN WISATA MICE
24,0%
61,3%

1. BATAM

DESTINASI POTENSIAL 2. BANDUNG

SEBAGAI TUJUAN WISATA 3. SURABAYA
MICE
4. SEMARANG
5. MANADO

TINGKAT PARTISIPASI
TERHADAP KEGIATAN
MICE

15
 Alasan Industri MICE sangat berkembang di era Global :

• Pertama, Karakteristik Wisatawan MICE tidak terlalu terpengaruh pada keputusan

untuk bepergian, karena alasan tugas bukan pribadi. Ini sangat berbeda dengan
karakteristik wisatawan Leisure yang harus berpikiran ulang untuk pergi dengan
alasan keamanan atau lainnya.

• Kedua, Wisatawan MICE adalah high level economy, lebih royal membelanjakan , 1 :
10 orang dengan wisatawan Leisure.

• Ketiga, Length of stay wisatawan MICE relative lebih lama.

• Keempat, Dapat menarik sejumlah wisatawan hanya dalam sekali penyelenggaraan

Event tertentu.

• Dampak Publisitas bagi Event International sangat luas, karena coverage media
International, hal ini dapat digunakan untuk Pencitraan terhadap kepercayaan Dunia,
bahwa Indonesia aman.

16
 PENYEBAB MENURUNNYA WISATA MICE DI DUNIA :

PADA TAHUN-TAHUN SELANJUTNYA JUMLAH WISATA MICE MENGALAMI PENURUNAN YANG CUKUP
SIGNIFIKAN SEBAGAI AKIBAT :
– TURUNNYA PEREKONOMIAN DUNIA SECARA GENERAL AKIBAT PENGARUH KRISIS EKONOMI
DUNIA YANG BERKEPANJANGAN;
– LAMBATNYA REAKSI BEBERAPA SEKTOR DALAM MENANGKAP PELUANG; PENGEMBANGAN
AKTIVITAS BISNIS;
– PERISTIWA 11 SEPTEMBER 2001 DAN ANCAMAN TERORISME;
– KEKHAWATIRAN AKAN ISU SARS/AVIAN FLU;
– PERANG IRAK;
– KETERBATASAN BUDGET YANG BANYAK DITERAPKAN PADA SEKTOR FARMASI YANG
MERUPAKAN SPONSOR BESAR PENYELENGGARAAN MICE (TERUTAMA UNTUK EVENT-EVENT DI
BIDANG KEDOKTERAN).
– KRISIS FINANCIAL GLOBAL
– GLOBAL WARMING
– PERANG PALESTINA DAN ISRAEL

17
 DAMPAK PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA

 PENINGKATAN CITRA INDONESIA SEBAGAI NEGARA TUJUAN YANG AMAN

 PENGUATAN KERJASAMA ANTAR NEGARA DAN ANTAR DAERAH
 MEMACU INVESTASI DI BERBAGAI BIDANG KHUSUSNYA PARIWISATA DAN PERDAGANGAN
 PENGUATAN INFRASTRUKTUR DI MASING-MASING DESTINASI MICE
 PENINGKATAN FASILITAS PENUNJANG WISATA MICE, MISAL: HOTEL, VENUE, TRANSPORTASI,
DLL.
 MEMBUKA PENDAPATAN, LAPANGAN KERJA, DAN KEAHLIAN BAGI MASYARAKAT
 PELUANG PENINGKATAN PAD BAGI DAERAH

18
 POTENSI BISNIS MICE DI INDONESIA :

POTENSI DESTINASI
1. TOPOGRAFI : TERLETAK DI GARIS KATULISTIWA DARI SABANG SAMPAI MERAUKE ANTARA BENUA ASIA DAN
AUSTRALIA. PULAU UTAMA : JAWA, SUMATERA, KALIMANTAN, SULAWESI, PAPUA, BALI DAN MALUKU
2. DEMOGRAFI : BERPENDUDUK 240 JUTA,18.110 PULAU, 370 SUKU DAN 67 BAHASA INDUK
3. MEMILIKI KEINDAHAN ALAM, KEANEKARAGAMAN BUDAYA DAN KARYA BUATAN MANUSIA
4. TERSEDIA FASILITAS FISIK DI DESTINASI PRIMER (JAKARTA, JOGJA DAN BALI) DAN SEKUNDER (BANDUNG,
SEMARANG, SURABAYA, BATAM, UJUNG PANDANG, MEDAN, MANADO DAN BUKIT TINGGI)
5. BERKEMBANGNYA INVESTASI DI BIDANG MICE (COMPANY/VENUE)

POTENSI PASAR
1. TAHUN 2020 FORCAST WISATAWAN DUNIA 1, 6 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK 438 JUTA. DEVISA
WISATAWAN DUNIA U$ 475 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK U$ 94,7 MILYAR.
2. MENURUT ICCA (International Congress and Convention Association Amsterdam)TAHUN 2007 : 75 JUTA
PESERTA CONGRESS MENGELUARKAN BIAYA SEBESAR 43 MILYAR U$ DAN MENINGKAT 25 – 30 % PER TAHUN
3. MENURUT DEPBUDPAR TAHUN 2007 RATA-RATA PERTUMBUHAN MICE ADALAH 20 % DAN PESERTA MICE 21%
SEDANGKAN PENGELUARAN PER PESERTA PER HARI PER EVENT ADALAH U$ 1,700. DAN TAHUN 2005 U$ 2.500.
4. POTENSI PASAR ASIA UTARA DAN TIMUR BY AIRLINE :
CHINA : 600.000 SEAT, JEPANG : 655.000 SEAT, KOREA : 247.416 SEAT, HONGKONG : 481.312 SEAT, INDIA : 31.356
SEAT DAN TAIWAN : 613.964 SEAT.

19
 RELEVANSI INDONESIA TERHADAP WISATA MICE

 SEBAGAI DAERAH YANG STRATEGIS DARI SISI EKONOMI DI KAWASAN ASIA TENGGARA KARENA MEMILIKI POPULASI YANG
TINGGI
 JUMLAH KUNJUNGAN WISATAWAN DENGAN TUJUAN MICE MENGALAMI PERKEMBANGAN YANG SANGAT SIGNIFIKAN DI
TAHUN 2003
 INTENSITAS PEMBANGUNAN YANG TINGGI KHUSUSNYA PADA INFRASTRUKTUR DAN SARANA PENDUKUNG DI KOTA-KOTA
BESAR SEPERTI JAKARTA, BALI, BATAM YANG SANGAT MENDUKUNG KEGIATAN MICE TERMASUK PEMBANGUNAN
CONVENTION MAUPUN EXHIBITION CENTER
 MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA,
YOGYAKARTA
 BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA
 KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN
DLL
 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT
 TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS

20
KEKUATAN
1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN;
2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI;
4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH;
5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET.
6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA

KELEMAHAN
 PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.;
 TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL;
 MANAJEMEN DESTINASI;
 FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN;
 INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA;
 BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL
 SDM BELUM MEMADAI.

PELUANG :
1. PERTUMBUHAN EKONOMI
2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA
FORECAST)
3. KESIAPAN TENAGA PROFESIONAL DI DALAM NEGERI
4. KETEGANGAN DIBELAHAN DUNIA LAINNYA
5. KEANGGOTAAN PADA ORGANISASI-ORGANISASI INTERNASIONAL
6. BANYAK PERUSAHAAN ASING YANG BEROPERASI DI INDONESIA 21
 KRITERIA SEBAGAI DESTINASI MICE

1. KETERSEDIAAN FASILITAS
2. REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI
3. JARAK WISATA BAGI PESERTA
4. KUALITAS PROMOSI
5. CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN
6. HARGA
7. NILAI MATA UANG
8. CUACA
9. KEGIATAN YANG DITAWARKAN
10. AKSESIBILITAS

22
PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS :

1. PEMERINTAHAN
2. AKADEMISI
3. ASOSIASI/PROFESI
4. NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA
SWADAYA MASYARAKAT)
5. PARTAI POLITIK
6. PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL

APA YANG DICARI PASAR :

7. SECURITY
8. PRICING
9. ACCESSIBILITY
10. FRESH/NEW DESTINATION
11. INFRASTRUCTURE
12. LEISURE/CULTURAL OPTION
13. LANGUAGE

23
 PEMBENTUKAN
DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF & PAMERAN (KIP)

1. UNTUK MEMPERCEPAT PENCAPAIAN VISI DAN MISI DEPBUDPAR MEMBENTUK DIREKTORAT

KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN DENGAN PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA
NO. PM.30/OT.001/MKP-2006 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI BUDPAR NO.
PM.17/HK.001/MKP-2005 TENTANG ORG & TATA KERJA DEPBUDPAR
2. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN
RUMUSAN, KEBIJAKAN, STANDAR, NORMA, KRITERIA DAN PROSEDUR SERTA PEMBERIAN
BIMBINGAN TEKNIS DAN EVALUASI DI BIDANG KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN
(MICE)
BAGAN ORGANISASI
DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN

1. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN

2. SUBBAG TU
3. SUBDIT ASOSIASI : SEKSI ASOSIASI DALAM NEGERI DAN SEKSI ASOSIASI LUAR NEGERI
4. SUBDIT KORPORASI : SEKSI KORPORASI DALAM NEGERI DAN SEKSI KORPORASI LUAR NEGERI
5. SUBDIT PEMERINATH DAN NON PEMERINTAH : SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM
NEGERI DAN SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH LUAR NEGERI

24
 PROGRAM KERJA DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP) 2007

A. SUBDIT ASOSIASI : BERPARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI l EBITM DAN IMEX,
PENYUSUNAN DATABASE ASOSIASI DALAM DAN LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE
BIDANG ASOSIASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER DI INDONESIA
B. SUBDIT KORPORASI : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI : IT & CMA, ITME DAN ICCA,
PENYUSUNAN DATABASE KORPORASI DALAM & LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE
BIDANG KORPORASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER
C. SUBDIT PEMERINTAH DAN NON PEMERINTAH : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI
UNTUK FASILITASI BIDDING INTERNASIONAL, MENGADAKAN FORUM KONSULTASI MICE DI LUAR
NEGERI, PENYUSUNAN DATABASE PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM DAN LUAR NEGERI,
DUKUNGAN PADA EVENT MICE DI INDONESIA DAN WORKSHOP MICE

TUPOKSI DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP)

1. DUKUNGAN EVENT
2. DUKUNGAN BIDDING
3. PEMBINAAN/PELATIHAN
4. SOSIALISASI
5. PILOT PROJECT
6. STUDI BANDING
7. PROMOSI MICE

25
 UPAYA STRATEGIS PENGEMBANGAN MICE DI INDONESIA

1. AKTIF DAN MENINGKATKAN KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI-ASOSIASI INTERNASIONAL SEBAGAI

UPAYA NETWORKING DAN MENINGKATKAN KEPERCAYAAN INTERNASIONAL TERHADAP INDONESIA
2. USAHA LOBBYING DAN KEMUNGKINAN UNTUK BIDDING BERSAMA STAKEHOLDERS UNTUK MENJADIKAN
INDONESIA SEBAGAI TEMPAT PELAKSANAAN EVENT MICE
3. MELAKUKAN UPAYA-UPAYA DALAM RANGKA PENINGKATAN SDM SERTA KEBUTUHAN-KEBUTUHAN DALAM
NEGERI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT BERSKALA INTERNASIONAL (SDM PCO, EVENT EQUIPMENT DLL)
4. MENGEMBANGKAN LOKASI-LOKASI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT KE SEJUMLAH DESTINASI DI
INDONESIA
5. KEMUDAHAN UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT INTERNASIONAL BAIK DALAM PERIJINAN DAN
PELAKSANAAN EVENTS
6. PEMBERIAN INSENTIF INVESTASI DI BIDANG MICE (PEMBANGUNAN CONVENTION CENTER, EXHIBITION HALL)
MENGACU RANCANGAN UU PENANAMAN MODAL DIHARAPKAN INVESTOR MENINGKATKAN MINATNYA UNTUK
BERINVESTASI
7. MENGUPAYAKAN SEMAKSIMAL MUNGKIN PENYELENGGARAAN EVENTS BERSKALA INTERNASIONAL DI
INDONESIA, MAUPUN EVENT LOKAL DI DAERAH
8. MENGUNDANG PAKAR DI BIDANG MICE UNTUK MENGADAKAN SEMINAR/PELATIHAN DI INDONESIA
9. MENINGKTKAN PERAN SERTA INDUSTRI MICE DI INDONESIA
10. MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN STAKEHOLDER BAIK DARI INSTANSI PEMERINTAH MAUPUN SWASTA
11. MELAKUKAN PROMOSI MELALUI 2 SISI : LANGSUNG KE PASAR (DALAM BENTUK LOBBY, PRESS CONFRENCE
& RELEASE, PENYEBARAN INFORMASI DLL) DAN ATAU MENGUNDANG ORGANIZER DAN PLANNERS UNTUK
MELAKUKAN KUNJUNGAN EDUKASI DAN PENGENALAN KE LOKASI-LOKASI MICE DI INDONESIA
12. UPAYA INTENSIF DENGAN MELIBATKAN MULTINASIONAL CORPORATION MAUPUN ASOSIASI PROFESI YANG
MEMPUNYAI CABANG DI INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN PERTEMUAN TAHUNAN DI INDONESIA
13. PENGENALAN INDONESIA UNTUK PENYELENGGARAAN OUT OF COUNTRY MEETING

26
 PERAN PEMERINTAH DALAM PENGEMBANGAN WISATA MICE

 REVIEW SISTEM REGULASI YANG MAMPU MENGGERAKKAN PENYELENGGARAAN EVENT;

 PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN;
 SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN;
 PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE;
 JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR;
 MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;
 PENGUATAN PELAYANAN PUBLIK YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN MICE;
 ALOKASI PAD BAGI PEMERINTAH DAERAH UNTUK PEMBUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS
PENYELENGGARAAN EVENT
 KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN MICE DI NEGARA NEGARA YANG MENJADI PASAR WISATAWAN
UTAMA, MISAL: SINGAPURA, AUSTRALIA, JEPANG YANG JUGA MEMILIKI KEDEKATAN DENGAN
SEKTOR PERDAGANGAN DAN INVESTASI.

27
 STRATEGI PENGEMBANGAN WISATA MICE

 KERJA SAMA YANG KUAT ANTARA PEMERINTAH DAN SEKTOR SWASTA: REGULASI, PEMBUATAN PROGRAM,
IMPLEMENTASI;
 POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA
DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA;
 PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI
 PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN
POTENSI WISATA MICE SEKUNDER;
 PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE;
 FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISION MAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASI-
ORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS;
 PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI,
VENUE, DSB;
 PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE;
 PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INT’L DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK
DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH;
 PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT
(PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).
28
 KONSEP BISNIS MICE

1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK
MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU
KESEPAKANAN.
2. INCENTIF TRAVEL ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN SEBAGAI
STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA.
3. CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK ORANG
DALAM FORUM RESMI DIMANA MELIBATKAN TIDAK KURANG 40 ORANG UNTUK MEMBAHAS
SUATU MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN FASILITAS KOMERSIAL.
4. EXHIBITION ADALAH KEGIATAN PAMERAN/PAGELARAN/PEMENTASAN/PEMAJANGAN
KARYA KEPADA PUBLIK SEHINGGA DAPAT MENGAKSES KARYA TERSEBUT.

29
 MENURUT SK MENTERI PARPOSTEL No.KM.108/HM.703/MMPT-91 PASAL 1 :

1. KONVENSI ADALAH SUATU KEGIATAN BERUPA PERTEMUAN SEKELOMPOK ORANG NEGARAWAN,

USAHAWAN, CENDEKIAWAN UNTUK MEMBAHAS MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN
BERSAMA
2. PERJALANAN INSENTIF ADALAH SUATU KEGIATAN PERJALANAN YANG DISELENGGARAKAN OLEH SUATU
PERUSAHAAN UNTUK PARA KARYAWAN DAN MITRA USAHA SEBAGAI IMBALAN PENGHARGAAN ATAS
PERHATIAN MEREKA DALAM KEGIATAN PENYELENGGARAAN KONVENSI YANG MEMBAHAS PERKEMBANGAN
KEGIATAN PERUSAHAAN YANG BERSANGKUTAN
3. PAMERAN ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI YANG ADA
HUBUNGANNYA DENGAN PENYELENGGARAAN KONVENSI ATAU YANG ADA KAITANNYA DENGAN
PARIWISATA

MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 THN 2004 :

BAHWA JASA KONGRES, KONVENSI DAN EKSEBISI/MEETING INCENTIVE (MICE) ADALAH SATU USAHA JASA
YANG SECARA KHUSUS MENYELENGGARAKAN DAN MEMPROMOSIKAN PENGELOLAAN KONGRES,
KONVENSI DAN EKSEBISI.

30
 PENGERTIAN MICE MENURUT ICCA

1. MEETING/KONVENSI : KEGIATAN DARI SEKELOMPOK ORANG/PROFESIONAL YANG DITUNJUK

OLEH ORGANISASI/PERUSAHAAN UNTUK PENINGKATAN KUALITAS SDM, MENDUKUNG BISNIS
YANG DIWAKILINYA

MEETING : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH PESERTA DENGAN JUMLAH YANG LEBIH KECIL,
LEBIH KURANG 20 – 30/40 ORANG

MEETING (MENURUT UNION INT’L ASSOCIATION) : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH 300 ORANG
ATAU LEBIH, 40 % DIANTARANYA DARI LUAR NEGERI, SEKURANG-KURANGNYA DARI 5 NEGARA
YANG BERBEDA

2. KONVENSI/KONGRES : PERTEMUAN REGULER YANG DIHADIRI OLEH SEKURANG-KURANGNYA 50

ORANG SAMPAI 100 ORANG LEBIH DAN DILAKSANAKAN SEKURANG-KURANGNYA DI 3 NEGARA
YANG BERBEDA

3. INCENTIVE (TRIP) : BENTUK DARI SUATU REWARDS YANG DIBERIKAN OLEH PERUSAHAAN
KEPADA KARYAWAN

4. EXHIBITION/PAMERAN : SALAH SATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN

PROMOSI PRODUK DAN ATAU JASA DARI SUATU BISNIS KEPADA KONSUMEN DAN CALON
KONSUMEN

Sumber : ICCA, 2007

31
 FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM BISNIS MICE :

1. Acess and Location : Kemudahan dan Lokasi tempat event MICE

2. Expertise and Experience : keahlian dan Pengalaman Asosiasi/Penyelenggara bisnis MICE
3. Infrastructure : Inprastruktur yang ada di tempat pelaksanaan bisnis MICE
4. Industry and Government Support : Dukungan stakeholder dan pemerintah dalam bidang MICE
5. Safety and Stability : Kemanan dan stabilitas wilayah atau negara tempat pelaksanaan bisnis MICE
6. Destination Appeal : Daya taik dan keunikan dari destinasi pelaksanaan bisnis MICE
7. Competitive Pricing : Harga dan kondisi yang ditawarkan kepada peserta bisnis MICE
8. Multi Cultural Facilities : Fasilitas pendukung dalam penyelenggaran bisnis MICE
9. Climate : Kondisi cuaca atau iklim saat pelaksanaan bisnis MICE

FAKTOR YANG DIPERHATIKAN SEBAGAI HOST COUNTRY DALAM BISNIS MICE

1. Faktor Politik :
2. Faktor Ekonomi dan Sosial :
3. Faktor Fasilitas dan Kemudahan :
4. Faktor Aksesibilitas :
5. Faktor Financial :
6. Faktor Masyarakat :
7. Faktor Keamanan :
8. Faktor Partnership :

32
 KARAKTERISTIK BISNIS MICE :

1. JUMLAH PESERTA MICE YANG MENGHADIRINYA UMUMNYA CUKUP BESAR

2. STATUS TINGKATAN GOLONGAN DARI PESERTA BIASANYA MENENGAH KE ATAS (BUSINESSMAN)
3. BIAYA UYANG DIKELUARKAN OLEH PESERTA DAN PENYELENGGARA JAUH LEBIH BESAR.
4. MENCIPTAKAN LAPANGAN KERJA YANG BANYAK SEHINGGA MENYERAP SUMBER DAYA MANUSIA YANG
BESAR
5. SEBAGAI SALAH SATU MEDIA PROMOSI YANG EFEKTIF BAGI PARIWISATA, DAERAH, DAN NEGARA
6. UMUMNYA BANYAK DILAKSANAKAN PADA SAAT LOW SEASON
7. MEMBUKA DAN MENCIPTAKAN TUJUAN WISATA MENJADI PUSAT BISNIS
8. PESERTA HAMPIR DIPASTIKAN MEMBAWA SPONSOR

TUJUAN BISNIS MICE :

TUKAR MENUKAR INFORMASI, SALING BELAJAR, MEMECAHKAN MASALAH, MEMPERLUAS WAWASAN,

MENANGGULANGI KONFLIK, MENDISKUSIKAN MASA DEPAN, ALASAN BISNIS KOMERSIAL DAN EKONOMI,
ALASAN SENI BUDAYA, SOSIAL DAN AGAMA DAN MAKSUD KEPENTINGAN BERSAMA

33
 MANFAAT BISNIS MICE :

1. Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa

2. Expenditure lebih besar
3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia
4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping
5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb.
6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga.
7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season.
8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of
business activity.

PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL :

1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE ( Meeting, Incentive, Convention
and Exhibition)
2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE
3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel
4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru

34
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE :

1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ?

2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ?
3. Di mana lokasi nya ?
4. Apakah ada undangan resmi ?
5. Musim apa ?
6. Faktor Penghalang ?
7. Apakah masuk dalam Calender of events ?

UKURAN BISNIS MICE BERDASARKAN JUMLAH PESERTA :

1. UKURAN KECIL : 20 – 25 ORANG

2. UKURAN SEDANG : 25 – 200 ORANG
3. UKURAN BESAR : 200 – 20.000

SKALA BISNIS MICE BERDASARKAN LOKASI :

1. MICE LOKAL
2. MICE DAERAH
3. MICE NASIONAL
4. MICE REGIONAL
5. MICE INTERNATIONAL

35
 STAKEHOLDER BISNIS MICE :

1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC

2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC
3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH.
4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC
5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC
6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC
7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE,
EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC
8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC
9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAFÉ, PUB, CATERING ETC
10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC
11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION
12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC

36
 PERBEDAAN MICE DAN IMPRESARIAT :

MICE ADALAH SUATU KEGIATAN KEPARIWISATAAN YANG AKTIVITASNYA MERUPAKAN PERPADUAN ANTARA
LEISURE DAN BISNIS YANG MELIBATKAN SEKELOMPOK ORANG SECARA BERSAMA-SAMA.

IMPRESARIAT ADALAH SUATU KEGIATAN PENYELENGGARAAN HIBURAN BAIK YANG MERUPAKAN

MENDATANGKAN, MENGIRIMKAN MAUPUN MENGEMBALIKANNYA SERTA MENENTUKAN TEMPAT, WAKTU DAN
JENIS HIBURAN DAN OLAHRAGA.

CORE : MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION) – IMPRESARIAT (SPORT AND ENTERTAINMENT)
PESERTA : MICE (BUSINESSMAN, SCIENTIFIC, OFFICIAL) – IMPRESARIAT (ARTIS, ATHLETIK DAN ENTERTAINER)
PENGELOLA : MICE (MEETING PLANNER, INCENTIVE HOUSES, PCO, PEO) – IMPRESARIAT (EVENT ORGANIZER)

PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS TRAVEL :

BISNIS TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN BISNIS YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT
PERTEMUAN DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBAHAS SESUATU SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU.

LEISURE TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN WISATA YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU
TEMPAT ATRAKSI/DESTINASI DENGAN TUJUAN UNTUK BERWISATA SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU

37
 MATRIKS PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS :

ASPECTS LEISURE BUSINESS

WHO PAY THE TORUSIT
WHO DECIDES ON THE DESTINATION THE TOURIST
WHEN DO TRIP TAKE PLACE DURING CLASSIC HOLIDAY PERIOD
AND AT THE WEEKEND
LEAD TIME Holidays usually booked a few
months in advance, short breaks a
few days
WHO TRAVELS Anyone with the necessary spare
time and money
WHAT KINDS OF DESTINATION ARE All kinds : coastal, city, mountain
USED and country side location
The Travellers employer or
association
The organizer of the
meeting/incentive trip/confrence
exhibition
All year round Monday to Friday
Some business trip must be made
at very short notice
Those whose work require them to
travel or members of assosiation
center of cities in Industries
countries

38
 PENGERTIAN MEETING PLANNER :

IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING.
MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS
CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES

PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER :

1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER

FUNGSI MEETING PLANNER :

1. MEMBENTUK DAN MENCIPTAKAN RENCANA PERTEMUAN DAN MATERI YANG DIBUTUHKAN

2. MEMILIH VENUE/RUANG PERTEMUAN
3. NEGOSIASI FASILITAS YANG DIBUTUHKAN
4. MERENCANAKAN HARGA JUAL DAN BIAYA PERMODALAN
5. MELAKUKAN RESERVASI AKOMODASI JIKA DIPERLUKAN
6. MEMASTIKAN TRANSPORTASI
7. MENYIAPKAN ACARA PERTEMUAN
8. MENYIAPKAN BUKU PANDUAN PERTEMUAN DAN FASILITAS PANGGUNG
9. MENYIAPKAN PROSEDUR PENDAFTARAN
10. MENGATUR RUANG PENDUKUNG YANG AKAN DIGUNAKAN

39
 11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN
12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN
13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT
14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT
15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA
16. MENGATUR PAMERAN
17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN
18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL
19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN
20. MENIAPKAN HIBURAN UNTUK PESERTA/PANITIA
21. MENJADWALKAN PUBLIKASI DAN PROMOSI
22. MENCIPTAKAN ACARA KHUSUS UNTUK TAMU DAN KELUARGA
23. MEMPRODUKSI DAN MENCETAK MATERI EVENT
24. MENYEBARKAN UCAPAN TERIMA KASIH
25. MENGADAKAN EVALUASI/PERTANGGUNGJAWABAN

40
 PENGERTIAN INCENTIVE HOUSES :

Incentive House adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi
pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah

JENIS INCENTIVE HOUSES :

1. Full Service Incentive House :

2. Travel Fulfillment Company :

MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN :

1. Mendorng semangat
2. Menurunkan pemborsan
3. Mencapai target penjualan
4. meningkatkan pembelian

41
 PENGERTIAN PCO :

adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para
pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan
mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan
dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989).

JENIS PCO :

Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan

mementingkan keuntungan
In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak
mendapat keuntungan atau merugi.

PERANAN PCO :

1. Sebagai promotor
2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien.
3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence
4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam.

42
 PENGERTIAN PEO :

adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan
pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989)

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO :

1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran

2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran
3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas
4. Bekerjasama dengan serikat pekerja
5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran
6. Mengelola kegiatan pameran
7. Kegiatan setelah pameran berakhir

43
PENGERTIAN IMPRESARIAT
1. Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan
penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun
mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan.
Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan
2. Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi,
olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing
Sumber : KEP.228/MEN/2008
3. Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.

Kegiatan usaha jasa impresariat meliputi :

a. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis,
seniman dan olahragawan Indonesia yang melakukan pertunjukan di dalam dan atau di
luar negeri;
b. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan
olahragawan asing yang melakukan pertunjukan di Indonesia;
c. Pengurusan dokumen perjalanan, akomodasi, transportasi bagi artis, seniman dan
olahragawan yang akan mengadakan pertun-jukan hiburan; dan
d. Penyelenggaraan kegiatan promosi dan publikasi pertunjukan

44
 Kewajiban Badan usaha jasa impresariat :

a. Melestarikan seni budaya Indonesia;

b. Memperhatikan nilai-nilai agama, adat istiadat, pandangan dan nilai-

nilai yang hidup dalam masyarakat, serta mencegah pelanggaran
kesusilaan dan ketertiban umum; dan

c. Mengurus perizinan yang diperlukan bagi penyelenggaraan pertunjukan hiburan

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Badan usaha jasa impresariat bertanggung jawab atas :

Keutuhan pertunjukan dan kepentingan artis, seniman dan atau olahragawan yang
melakukan pertunjukan hiburan yang diselenggarakan badan usaha tersebut

45
Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro ‘Klmpling” susen, adalah
usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan

EO Bermula dari unsur Needs and Wants.

Tim Work.
Memadukan unsur Edukatif, Entertaiment (Edutaiment).
Acara yang ditangani EO :
1. Acara Ulang Tahun
2. Pameran
3. Perlombaan
4. Wedding Party
5. Seminar, Talk Show dan Diskusi
6. Festival Band
7. Outound Training
8. Promo Perusahaan
9. Konser Musik Internasional

46
 PERIJINAN BISNIS MICE :

ACARA (Kepala Kepolisian Republik Indonesia Up. Kepala Dinas Intelijen dan Pengamanan Kepolisian,
Direktur Jendral Pariwisata, Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Depatemen Luar Negeri, Kepala BAKIN,
Kepala B.I.A, KAPOLDA Metro Jaya)
PESERTA (Departemen Pertahanan dan Keamanan c.q. Asisten Intelijen dan Badan Koordinasi Intelijen
Negara,
Depatemen Luar Negeri c.q. Direktorat Pengamanan Hubungan Luar negeri)
BARANG (Kejaksaan Agung Republik Indonesia untuk : Barang cetakan, Film, dan Bahan Audio Visual
Lainnya, Departemen keuangan c.q. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai : Alat-alat peraga dan perlengkapan
lainnya yang akan di re export serta bahan-bahan promsi yang dibagi-bagikan dan Badan Penerangan di
bawah kementerian Informasi untuk Film keperluan promosi selama keegiatan MICE.)
DAN LAINNYA (Departemen Perdagangan Republik Indonesia : Penyelenggaraan Pameran Internasional,
Pemerintah Daerah Setempat Pemasangan poster spanduk, alat komunikasi, dan Badan Penerangan Republik
Indonesia untuk Kegiatan Pers).

PERSYARATAN IZIN USAHA MICE :

MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 TAHUN 2004 SBB

PHOTO COPY KTP PIMPINAN ATAU IDENTITAS LAINNYA, PHOTO COPY PBB TERAKHIR, PHOTO COPY
HO, AKTA PENDIRIAN PERUSAHAAN DAN NPWP
TATA CARA MEMPEROLEH SIUK : PERMINTAAN DIAJUKAN KE WALIKOTA ATAU PEJABAT YANG
DITUNJUK (DISBUDPAR) DENGAN MEMBUAT PROPOSAL DISERTAI LAMPIRAN : SURAT HO, SURAT
AMDAL, AKTE PENDIRIAN, SITU, REKOMENDASI DARI LURAH DAN KECAMATAN SETEMPAT.

47
48
 Yang perlu dilampirkan pada surat masing – masing instansi adalah
photocopy dokumen perusahaan antara lain:

1. Akta notaris perusahaan yang berlaku
2. TDP yang berlaku
3. SIUP yang berlaku
4. NPWP yang berlaku
5. KTP Penanggungjawab pameran
6. Surat Keterangan Hall yang digunakan
7. Daftar peserta pameran & Jenis barang /
jasa yang akan di pamerkan
8. Profil Perusahaan
9. Profil Pameran ( lampirkan bahan-bahan
promosi, contoh: brosur, flyer, dll )
1. Laporan pameran terdahulu (jika pernah
berpameran)
2. Sertifikat Asperapi
3. Pengurusan Ijin di ajukan minimal 45 hari
kerja
4. Invoice akan dikirim pada saat surat - surat
perijinan yang akan diurus sampai di Set.
ASPERAPI
5. Surat Perijinan yang sudah jadi akan
diserahkan ke organiser bila dana perijinan
sudah diterima oleh Set. Asperapi.

49
 ORGANISASI BISNIS MICE :

A. STEERING COMMITTEE :

Panitia Pengarah (SC) adalah suatu komite yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,organisasi,
asosiasi, atau korporasi yang berniat menyelenggarakan bisnis MICE yang diberi wewenang untuk
memberikan pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi panitia yang disebut Panitia Pelaksana (OC).

TUGAS STEERING COMMITTEE :

1. Menerima/mendapatkan saran dan asistensi dari berbagai sunber seperti : Perusahaan penerbangan,
Pejabat pariwisata Biro-Biro Konvensi dan Professional Consultants.
2. Menentukan maksud dan tujuan (Objective) MICE
3. Memperkirakan jumlah peserta
4. Susunan acara keseluruhan
5. Penentuan lokasi
6. Penentuan Jadwal
7. Penyusunan Anggaran Sementara
8. Pembentukan Komite Pelaksana (Organizing Committee)

50
 B. ORGANIZING COMMITTEE :

Panitia Pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas untuk melaksanakan seluruh konsep
atau blue print kegiatan bisnis MICE

TUGAS OGANIZING COMMITTEE :

1. Ketua : Mempersiapkan, mengkordinir, menyelenggarakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bisnis MICE 2.
Sekertaris : Membantu ketua dalam mempersiapkan dan memperlancar kegiatan administrasi, komunikasi dan informasi bisnis
MICE
3. Bendahara : Membantu ketua dalam penanganan Keuangan seperti : sistem keuangan, penerimaan pengeluaran dan
pengawasan serta membuat laporan pertanggung jawaban dalam bisnis MICE
4. Bidang Penyelenggara : penjemputan dan pengantaran, penanganan bagasi, Akomodasi, Program. Acara, Transportasi,
Tour.
5. Bidang Promosi dan Publisitas : Memproduksi dan mendistribusikan informasi. Promsi yang terkait dengan buletin, iklan,
wawancara, poster, spandukm dsbnya
6. Bidang Protokol dan Visa : CIQ, Pasport Ticket, Visa, Dokumen lainnya
7. Bidang Keamanan : Mengatur lalu lintas penyelenggaraan, menjaga keamanan peserta, barang bawaan dan venue tempat
pelaksanaan bisnis MICE
8. Bidang Program Sosial : Mengatir kegiatan sosial di luar acara inti bagi para peserta.
9. Bidang Program Teknis : Mempersiapkan ruang/tempat penyelenggaraan MICE dengan segala sarana dan fasilitasnya
mengatur lay out ruangan dan meja kursi dll.
10. Bidang Transportasi dan Telekomunikasi : Mempersiapkan sarana transportasi dan telekmunikasi yang digunakan selama
kegiatan bisnis MICE
11. Bidang Pameran : Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaita dengan pameran. Bisa ditangani oleh Panitia Pelaksana
atau menunjuk PEO.
12. Bidang Lainnya : Dosesuaikan dengan kebutuhan di Lapangan. 51
 STRUKTUR ORGANISASI EVENT SEDERHANA

OPERATIONS : OPERATIONS :
Visitor Services Support Services

MARKETING FINANCE
EVENT
DEPARTEMENT DEPARTMENT
ORGANIZATION

ADMINISTRATION
DEPARTEMENT

Sumber : Shone dan Parry, 2002

52
 PERLENGKAPAN DAN FASILITAS BISNIS MICE :

Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang
mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut.

FASILITAS STANDAR DALAM PENYELENGGARAAN MICE :

1. Fasilitas Hotel : Kolam Renang,Health Center,Sport center,Parking area,TV Satelit, F and B Service, Bank, Telekomunikasi, Hairdresser, Mail
and Post Facilities, Courier Service, Play Center, Shopping Area
2. Fasilitas Ruang Convention Room : Peralatan telekmunikasi, Peralatan Presentasi, Podium, Meja dan Kursi
3. Fasilitas Exhibition Hall : Loading Docks, Freight Receiving Area, Storage, Utilities (Gas Water Electricity Drainage), Food Outlets, Rest Room,
Telecommunication dan Other Area
4. Typical Specific Room for Convention Purpose : : Secretarial Room, Administration Room, Translation Room, Registration Area, Smoking and
no Smoking Room, Lobby, Press Room, VIP Room, Speaker Room dan Medical Emergencies Room
5. Other Facilities : Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, Book store, Parking area dan Operator room

FAKTOR YANG DIPERHATIKAN DALAM MEMPERSIAPKAN PERLENGKAPAN BISNIS MICE :

1. Ruang Konvensi : Harus flexible baik ukuran maupun kapasitas

2. Ruang sekretariat harus berdekatan
3. Kemudahan fasilitas lain seperti Fax, telex, post office telephone (lokal, interlokal direct line dll)
4. Pengisi waktu break : Toko di Hotel, Barbershop, beauty salon dll
5. Penterjemah dan Ruang Operator
6. Fasilitas Ruang seperti : AC (Suhu diatur) Kedap suara dan audio visual.
7. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE haus memperhatikan dan mengindahkan peraturan Hotel.
8. Sign and Notice : Pemasangan Sign tidak boleh merusak dinding dan harus sepengetahuan pihak Hotel dan ada penanggung jawab.
9. Types of Hotel : Resort, City Airport and Motel Hotel
10. Location : Jarak dari Airport, Kota, Jenis Transportasi, Atraksi, Industri, Perbelanjaan.
11. Types of Guest Rooms : Standar, Suite, Double Single, Twin, Presidential Suite dan etc.
53
 Jenis-jenis Peralatan Pameran
1. Partisi standar dan special design
2. Tenda (Biasa, Plafond, Dekor)
3. Panggung (Ridging)
4. Lighting
5. Sound System (Kapasitas Watt)
6. Meja (standard system), meja dealing
7. Kursi Lipat/Kursi Tamu
8. Karpet
9. Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal Highlite)
10. Back Drop (by System, Multiplex)
11. Lockable Lemari atau Meja
12. Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )

54
 Teknis lapangan Event Indoor
1. Fasilitas utama sudah tersedia.
2. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan).
3. Biaya lebih tinggi (umumnya).
4. Man power lebih efisien.
5. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam, Bagian engeneering
untuk listrik, lift)
6. Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran.

Teknis lapangan Outdoor

1. Penyediaan Fasilitas Utama Venue
(Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll).
2. Lebih beresiko (cuaca, keamanan).
3. Kesulitan dalam mengontrol audience.
4. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan.
5. Persiapan menjelang hari “H” lebih lama (Maksimum 15 hari).

55
 MEMILIH SITE DAN VENUE BISNIS MICE :

Lokasi adalah letak tempat yang strategis untuk dipilih dalam pelaksanaan suatu kegiatan MICE/Konvensi. (Menurut Kamus Bahasa Indonesia Edisi
Ketiga).

FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH LOKASI :

1. Apakah lokasi/daerah tersebut dapat menjamin kesuksesan event

2. Apakah daerah tersebut favourable terhadap peserta, dilihat dari aspek kenyamanan dan keamanan peserta (iklim, jarak, kemudahan menuju
lokasi, biaya transportasi, citra, fasilitas rekreasi, pusat perbelanjaan dll )
3. Apakah cukup tersedia fasilitas wisata konevsni (Hotel, Restaurant dll)
4. Apakah cukup tersedia perusahaan convention supplier (Audi visual rental, decorators, transportation service dll)
5. Apakah cukup tersedia tenaga terlatih untuk menangani kegiatan konvensi

Lokasi
1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.
2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building,
convention center, dsb.)
3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.
4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

56
 FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE :

1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan

2. Kualitas pelayanan makan dan minum
3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu
4. Efisiensi prosedur pembayaran
5. Efisiensi prosedur check in dan check out
6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi
7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi
8. Fasilitas rekreasi yang tersedia
9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi
10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan
11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request)
12. Ketersediaan lahan untuk pameran
13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan

Waktu Pembuatan event

1. Usahakan tidak bersamaan dengan event lain.
2. Weekend (untuk event dengan audiens keluarga)
3. Jumat malam biasanya digunakan untuk event bagi orang muda
4. Week days (untuk event serius)

57
 LAYOUT BISNIS MICE :

Lay out adalah penataan tata letak suatu ruang atau tempat sehingga memudahakan peserta dari segala arah untuk melihat, mendengar dan
beraktivitas selama kegiatan bisnis MICE berlangsung.

BENTUK LAYOUT MICE :

1. U – Shape
2. Class Room
3. Theater Style
4. Hollow Oval
5. Tiared U – Shape
6. Hollow Square
7. Board of Directors
8. Round Table and Banquite Style
9. Audittorium Conventional
10. Auditorium Semi Circular With Centre Aistle
11. Board of Directors Oval
12. Auditorium V Shape
13. Schoolroom, Perpendicular Table with Springs

TATA CEREMONY SEATING LAYOUT MICE :

Ceremony berarti tata cara, aturan atau adat istiadat, kebiasaan. Kata ceremony sama dengan protokoler dan etiket. Pertama kali digunakan pada
zaman julius II tahun 1504 di Jerman. Intinya ceremony adalah mengetahui penempatan deretan kursi kehormatan (VVIP dan VIP) yang patut
duduk di depan menurut tingkat/jabatan/posisi/kasta/pangkat/status sosial.
Angka dan Huruf bisa digunakan. Angka yang ganjil berada pada sisi Kiri dan genap di sisi kanan. Sedangkan angka nol pada posisi tengan. 7
5 3 1 0 2 4 6 8 atau G E C A O B D F H

58
J C C – Site Plan

59
Floor Plan
Lower Lobby :

60
 Teknik Penyusunan Acara

Istilah Protokol
Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan
Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions
Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat,
Tata Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara,
Pemerintahan atau Masyarakat.

Announcer
Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara
sejak di buka hingga penutupan.
Master of Ceremony
Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya
acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat
dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.
Protokol
Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan
kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara
protokoler.
Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer.
MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990) 61
Rundown (Susunan Acara

If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them
details about it. (INFORMAL)
Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut
berperan bagi berlangsungnya acara.

Faktor-faktor Menyusun Acara

1. Semua pihak dihormati dan disenangkan
2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi
3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda
4. Mengikuti ketentuan Protokol
5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu)
6. Komitmen melayani semua pihak
7. Kreatif, inovatif dan berkesan
8. Efektif, efisien, dan menyenangkan
9. Lentur (feksibel, ada rencana B)

62
Struktur Acara
Acara Penuh (buka, proses, tutup)
Acara Pembukaan
Kelanjutan Acara (Acara Pokok)
Acara Penutup

Macam Acara
Formal dan Informal
Dalam ruang atau luar ruang
Protokol atau non protol
Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll

Susunan Acara Sederhana

Nomor Waktu Acara PIC

Susunan Acara Kompleks

Nomor Acara Aktivitas Acara Waktu Tempat
PIC + Activitas Sound Lighting Logistik Dll sesuai kebutuhan acara

63
 Program/Acara Yang Menarik

1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants)

2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan
3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias
4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental)
5. Tujuan dan target yang jelas
6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown)
7. Program/acara dapat diprediksi
8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend)
9. Menarik banyak pihak (sponsor)
10. Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima
11. Dapat dievaluasi (angket)

64
 MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :

Agenda adalah rencana kegiatan mengenai pertemuan yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana.
Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.

KOMPONEN DALAM MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :

1. Tujuan Pertemuan
2. Peserta Pertemuan
3. Penyelenggara Pertemuan
4. Tanggal dan Waktu Pertemuan
5. Tempat Pertemuan
6. Butir Agenda Pertemuan
7. Pembicara Pertemuan (Moderator, Notulen dan Pembicara)
8. Food and baverage service : Terbagi menjadi 3 yaitu : Coffe Breaks, Meals (Breakfast, Lunch and Dinner) dan Receptions (Cocktail Buffer)
9. Free Time Agenda
10. Promosi dan Koresponden
11. Anggaran Pertemuan

HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERTEMUAN :

1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Week Day or Week End : Pada saat hari kerja : Senin s/d Jumat dan saat akhir pekan yaitu : Sabtu dan Minggu
3. Holiday : Pada saat musim liburan sesuai kalender nasional seperti : Musim Liburan Sekolah, Akhir Tahun dll
4. Seasson or climate : Pada saat musim cuaca : Musim Hujan dan Musim Panas dll
5. Mega event : Pada saat adanya agenda kegiatan Internasional, Nasional Daerah dan Lokal seperti : APEC, PON, PORDA, dan Sunatan dll.
6. Place : Pusat Kota, Pinggiran Kota, Pusat Wisata dll
7. Policy : Kebijakan Venue, penyelenggara, pemerintah dan asosiasi dll.
65
 MENYUSUN PROGRAM INCENTIVE :

Program Perjalanan adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu kegiatan suatu perjalanan yang tersusun
secara sistematis, jelas dan terencana.

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN :

1. Visi dan Misi Perusahaan

2. Tujuan Program Incentive
3. Bidang Kerja Karyawan
4. Kondisi Rute Perjalanan
5. Kondisi Destination Appeal
6. Kondisi Climate
7. Time
8. Kebijakan Perusahaan

KOMPONEN PROGRAM INCENTIVE :

1. Peserta Pelatihan
2. Incentive Houses
3. Program Perjalanan Incentive
4. Destination Appeal
5. Transportation
6. Restaurant
7. Hotel
8. Perlengkapan
9. Metode Pelatihan
10. Fasilitator : Instructure/Guide/Driver/dll
66
 Rundown Program : Building the Employee Commitment (BEC)
Company : PT. INTI (Persero)
Time : 29 Desember 2006
FULLDAY

• Ice Breaking Big Group :

Objectives:
- Halo Apa Kabar - Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan
08.30-10.00 - People to people kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan
- Tupai dan Pemburu kegiatan,
- Cepat beradaptasi dengan lokasi.

10.00-10.10 Golden Role

10.10-10.25 Coffee Break

Objectives:
Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil
Instant Grouping : dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok
10.25-11.00 • Animal Games sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga
• Rumble Bee secara emosional lebih memiliki ikatan dengan
kelompoknya.

11.00-13.30 Istirahat
(Sholat, Istirahat, Makan)

67
 Objectives:
Ice Breaking Small Group ; - Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota
• Toss a Name kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat
13.30-14.10 nama masing-masing,
• Toss an Idol name
- Mulai membangun komunikasi sehingga semua
• Group Juggling
anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu
dengan lainnya.

14.10-15.10 GAMES 1 : Group Problem Solving Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif,
• Data Processing Respect, Problem solving
• Traffic Jam

15.10-16.00
GAMES 2 - Trust Games :
• Pass the Person
• Willow in the Wind Objectives: Self Confident, Leadership, Listening, Trust
• Sherpa Walk / Trust Fall to the others

16.00-16.30
Coffee Break
Games 3 : Competition Games
• Chocolate River Objectives:
- Semangat untuk berkompetisi
16.30-17.30 • Touch a Glass - Strategi
• Line Making - Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok.

17.30-19.30 Dinner, Shower & Prepare

For Performance Group
68
 Objectives:
• Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk
mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan
19.30-20.30 General Review & Komitmen • Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide,
kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di
pekerjaan demi kemajuan perusahaan
• Membuat commitment bersama yang disepakati dan
ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan
satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha
20.30-22.00
Entertainment & mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam
Performance Group commitment.

22.00-22.30 Renungan & Clossing Ceremony

69
 MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE :

Program confrence adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu yang akan diikuti oleh peserta secara sistematis, jelas dan
terencana.

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE :

1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Tujuan Confrence
3. Musim/Climate
4. Time confrence
5. Peraturan nasional dan Internasional

KOMPONEN PROGRAM CONFRENCE :

1. Peserta Confrence
2. PCO Penyelenggara Confrence
3. Program Confrence
4. Venue Confrence
5. Destination Appeal
6. Transportation
7. Restaurant
8. Hotel
9. Perlengkapan
10. Pembicara : Speaker, Moderator dan MC

70
 MENYUSUN PRORAM EXHIBITION :

Program adalah rencana kegiatan mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana.
Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan
dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM EXHIBITION :

1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Tujuan Pameran
3. Musim/Climate
4. Time Pameran
5. Peraturan nasional dan Internasional

KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION :

1. Profil Pameran
2. Penyelenggara Pameran
3. Pelaksana Pameran
4. Pendukung Pameran
5. Pendaftaran Pameran
6. MC dan Pembicara
7. Produk Yang Dipamerkan
8. Peserta dan Pengunjung Pameran
9. Kegiatan Selama Pameran
10. Publikasi dan Promosi
11. Spesifikasi dan Harga Stan
12. Peraturan dan Tata Tertib Pameran
71
 Program of Event
Tuesday, 1 July 2008
08:00–09:30 Arrival of Guests / Registration Cendrawasih 3
09:30-09:55 SDT Launching Program Cendrawasih 3
09:55-10:10 Opening Ceremony Cendrawasih 3
10:10-10:15 Closing Cendrawasih 3
10:15-11:00 VVIP & VIP Exhibition Tour Cendrawasih 3
10:30-17:30 Seminar Business Explorer Merak Room 1
Food, Feed and Fuel, which is more
essential for us?
By Trouw Nutrition & Trobos
11:00-12:00 Press Conference Summit Room
10:15-17:00 Exhibition & Technical Lobby & Assembly
Presentation open for trade Hall and Lower
professional Lobby
18:30-21:00 Cocktail Party Cendrawasih 3

72
 Program of Event
Wednesday, 2 July 2008
08:30-12:15 Dialog Publik: Rumah Potong Ayam Merak Room 1
Sesuai Standar dan
Menguntungkan, Seperti Apa?
By Trobos, Civas, Pemda DKI,
GOPAN & FAPP
09:00-13:00 Peluncuran & Bedah Buku “Guru Merak Room 2
Berjuta Ayam”
By Poultry Indonesia
10:00-15:00 Launching Buku “40th Perjalanan Merak Room 3
ISPI”, Seminar Nasional ISPI
“Bioteknologi Peternakan” & Rapat
Koordinasi ISPI
10:00-18:00 Exhibition & Technical Presentation Lobby & Assembly
open for trade professional Hall and Lower
Poultry Nutrition Seminar Lobby
13:30-17:15 By National Renderers Association Kakatua Room

73
 Program of Event
Thursday, 3 July 2008
10:00-17:30 Exhibition & Technical Presentation Lobby & Assembly
open for trade professional Hall and Lower
Lobby

74
 MENYUSUN ANGGARAN MICE :

Anggaran adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan dan pengeluaran, baik yang telah
ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.

MATA ANGGARAN MICE :

Pola penyusunan anggaran merujuk pada International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) sbb :

ANGGARAN PENDAPATAN
1. Registrasi delegasi
2. Pendaftaran yang menyertai
3. Pameran
4. Bantuan Pemerintah
5. Dana Sponsr
6. Pariwara Buku Acara
7. Lain-lain

ANGGARAN BIAYA :

A. Anggaran Biaya Pasti

1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang)
2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label,
Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan,
Pedoman)
3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan
Events terkait (Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi)
4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan
Surat Menyurat (Daftar alamat dan Distribusi)

(Continued)
75
 (Continued)

5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara)
Umum (Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin
Komunikasi Terjemahan).
6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan
Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker).
7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan
dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel).
8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank
dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit).
9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas
(Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel
Pajangan).
10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan),
banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), ½ hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam
(Fashion Show dan Perusahaan Fashion).
11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran
12. Biaya tak terduga

B. Anggaran Biaya Variabel

1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The),
registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga)
2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet),
darmawisata (1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga)
3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan
Kopi/The), sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).
76
 MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE :

Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing
pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K)

BAGIAN KONTRAK :

1. Bagian I :
Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada
para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir
bagi para pihak.
2. Bagian II :
Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan
berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan
3.. Bagian III :
Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force
majeure,
Clausul amandemen : Semua kontrak yang panjang dimungkinkan situasi dan kondisi yang sudah berubah, Clausul
Confidence : Kerahasiaan, Clausul pilihan Hukum : Hukum mana yang berlaku, kalau terjadi sengketa biasanya kembali ke
bahasa inggris (Bahasa ada 2 bahasa)
Clausul Dispute Settelment : Kalau terjadi sengketa, apakah diselesaikan melalui pengadilan atau melalui arbitrase
Clausul The Entire Agreement :Menutup semua clausul dengan ditandatangani kontrak ini, maka kontrak terdahulu tidak
berlaku.

77
 MEMBUAT EVALUATION :

Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat
pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event.

TEKNIK EVALUASI MICE :

1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE
2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir.
3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data – data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan
analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll.
4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie
5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi

ASPEK YANG DIEVALUASI :

Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event

Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata

ALAT EVALUASI MICE :

1. Check List (Contoh Terlampir)

2. Kuesioner (Contoh Terlampir)
3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir)
4. Surat
5. Lembar Saran atau masukan
6. Lisan
78
 PLANNING FOR EVENTS :

STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK,

KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN
YANG KOHESIF (BRIAN, 1992)
PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR … UNTIL THE END OF THE
EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION,
A STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD

PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE.

AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE
THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL,
COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT

TYPES OF PLANS :
1. STRATEGIC PLAN : LONG TERM, DIRECTIONAL AND SINGLE USE
2. OPERATIONAL PLAN : SHORT TERM, SPECIFIC AND STANDING

79
 STRATEGIC PLAN

1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT

VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL
WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART
MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH
: THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE
THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT
2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT
FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES
TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT.
3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS)
4. DEVELOP EVENT STRATEGIES
GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY
(PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY
(KOMBINASI DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN
PARAMETER)

80
 OPERATIONAL PLAN :

5. REFINE STANDING PLAN

IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS
LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS
6. REFINE SINGLE USE PLAN
IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES :
PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS
7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE
THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE :
a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER – (JOHN, JENNY, JOCKI ETC)
b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER – MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE
MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER)
c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER – VENUE MANAGEMENT – CATERING COMPANY –
ACCOUNTING CONSULTANT – SECURITY ORGANISATION – MARKETING CONSULTANCY – LEGAL
CONSULTANT)
LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE :
a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN
SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN
b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL
EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL

81
 TAHAPAN PERENCANAAN EVENT :

1. PRE FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MEMASTIKAN APAKAH GAGASAN BERUPA IDE MEMLIKI POTENSI DAN UNIQUE SELLING POINT
UNTUK DILAKSANAKAN
CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP GAGASAN BERUPA IDE DENGAN MENENTUKAN PARAMETER
PENILAIAN : JENIS EVENT, UNIQUE SELLING POINT, WAKTU, BENEFIT, KONDISI SOSIAL DLL
BEBERAPA PERTANYAAN HARUS DIJAWAB :
a. MENGAPA EVENT TERSEBUT DIPILIH
b. APAKAH EVENT SESUAI VISI, MISI DAN OBJECTIVE PERUSAHAAN
c. KAPAN DAN DIMANA EVENT DILAKSANAKAN
d. APAKAH LOKASINYA COCOK
e. APAKAH PEGAWAI TERSEDIA
f. APAKAH EVENT DIDUKUNG OLEH MANAJEMEN
g. APAKAH DANA TERSEDIA
h. APAKAH ORGANISASI MEYAKINI EVENT DAPAT DIJUAL

82
 2. FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA

OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL
CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE
TERSEBUT SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE,
LOKASI,
BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB :
1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT
2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT
3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA)
4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI
5. RESOURCE IMPLICATION
6. THE TRACK RECORD OF EVENT
7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION
8. TIME SCALE FOR PLANNING

83
 3. PLANNING PHASE

TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT
TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB :
1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN
(INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE)
2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET
(DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES,
OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO,
SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK)
3. APPOINT A COORDINATOR.
BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN
EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID
OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR)
4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP
THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO
FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN
ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY
PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.

84
 5. CREATE AN ORGANIZATIONAL STRUCTURE.
EVENT COMMITTEE WILL NEED A CHAIRPERSON, TREASURER AND SECRETARY PLUS OTHER
DEPARTEMENT LIKES : PROMOTION AND MARKETING, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, STAFFING AND
STAFF TRAINING, ENTERTAINMENT, CATERING, EQUIPMENT AND HEALTH AND SAFETY.
CONTOH : UNIT AREA AND TASK:
AREA 1 : SITE PREPARATION AND MANAGEMENT
TASK : PUBLIC AND VEHICLE ACCESS, CAR PARKING, SIGNPOSTING, INTERPRETIVE MATERIALS,
EQUIPMENT, AND ADMISSION
AREA 2 : UNIT EVENT PROMOTION
TASK : PRODUCTION OF PROMOTIONAL LITERATURE, ADVERTISING, MEDIA LIAISON, VIP GUESTS AND
TICKET SALES
AREA 3 : STAFFING
TASK : RECRUITMENT, TRAINING, PAYMENT AND FACILITIES FOR STAFF
AREA 4 : FINANCE AND LEGAL
TASK : BUDGETARY CONTROL, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, BANKING, PRODUCTION OF ACCOUNT,
LEGAL PERMISSION, AND HEALTH, SAFETY AND SECURITY
AREA 5 : SUPPORT SERVICES
TASK : CATERING, FIRST AID, TOILETS, LIGHTING AND PUBLIC ADDRESS, STAFF COMMUNICATION SYSTEM,
CLOAKROOM, FACILITIES FOR DISABLE VISITORS AND ENTERTAINMENT.
6. CLARIFY OBJECTIVES
7. SET TIME SCALE TARGETS AND DEADLINES
8. DEVICE CONTIGENCY PLAN
OTHER ACCURRANCES THAT NEED CONTINGENCY PLANS : FAILURE OF POWER SUPPLIES, NON ARRIVAL
OF KEY STAFF OR PERSONALITIES, HEAVY TRAFFIC, A MAJOR ACCIDENT AND PARTS OF THE SITE
WATERLOGGED
85
 4. IMPLEMENTATION PHASE :

TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN

TIME SCALE OF EVENT
TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU :
1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK)
2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI)

CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT

5. EVALUATION PHASE

TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT

SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI
LANGSUNG, DLL

86
 PROSES OPERASIONALISASI EVENT :

Before Event
1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi
2. Mulailah dari konsep
3. Konsep yang dapat diejawantahkan
4. Mencari dan membentuk Team Work
5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu
6. Menyusun proposal dan Anggaran
7. Melakukan publikasi dan promosi
8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor)
9. Menyiapkan kontrak kerja

During Event
1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung
2. Tanggung jawab dan wewenang
3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut
4. Mampu mengatasi masalah di lapangan
5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung
6. Membuat dokumentasi

87
 After Event
1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia.
2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event
3. Memberi laporan kepada para sponsor
4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event
5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event
6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event.
7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara,
audit penyelenggaraan dan sebagainya.
8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network,
pengakuan/endorsement, dsb)
9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat
10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis
11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

88
 Proses pembuatan Event
1. Tahap Riset
Mengumpulkan dan menganalisa sejarah event dan membandingkan dengan event lainnya.
2. Tahap Desain
Mengumpulkan ide-ide dari event sejenis, bertukar pikiran dengan para vendor.
3. Tahap Perencanaan
Pertemuan untuk pembuatan perencanaan, jadwal, fasilitas kerja, dan waktu kerja.
4. Tahap Koordinasi
Mengidentifikasi prospek vendor, kontrak, jadwal produksi akhir dan pelaksanaan jadwal.
5. Tahap Evaluasi
Persiapan dan distribusi survey, pengumpulan data, analisa data, persiapan laporan dan
rekomendasi serta laporan final.

89
 PROSES RENCANA PENYELENGGARAAN EVENTS
OBJECTIVES

WHAT DO WE WANT ?
Ideas and Proposals : Screening Criteria for Screening
Event Objective and detailed items

DRAFT OUTLINE PLAN

ENVIRONMENTAL SEARCH : INFORMATION GATHERING :

Competition, Problems, Dates, Cost and Revenue,
Precedents/Similarities, Venue, Staffing
Stakeholder

SISTEMATIC DETAILED PLANNING

OPERATIONAL PLAN :
FINANCIAL PLAN : MARKETING PLAN :
Operational resources, Staff/Team,
Budget, Charge/Income, Research, Marketing Activities,
Location/Site/Venue, Logistics,
Sponsorship, Investment, Promotion and Public relation
Equipment, Production Schedule,
Cash flow and Marketing Schedule
Health, safety & security

REFLECTION : DISCUSSION OF PLAN

ORGANIZING & PREPARING THE EVENT

Development activities, preparation and deadlines

IMPLEMENTING THE EVENT

Operations, control and action

DIVESTMENT/LEGACY
Closedown, evaluation, 90
Sumber : Shone, 2002 feedback and recording, handover
 TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING

BEFORE THE MEETING :

LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH
PARTICIPANTS TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND
REFRESHMENT, PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF
MEETING ROOM.
PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE
LEADER’S NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND
WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK

DURING THE MEETING :

LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE
DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS
PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR
AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES
AND YOUR ACTION ITEMS

AFTER THE MEETING :

LEADER : RESTORE ROOM AND RETURN EQUIPMENT, EVALUATE EFFECTIVENESS AS MEETING LEADER, SEND
OUT MEETING EVALUATIONS, DISTRIBUTE MEMORANDUM OF DISCUSSION, TAKE ANY ACTION YOU AGREED
AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS
PARTCIPANTS : EVALUATE MEETING, REVIEW MEMORANDUM OF DISCUSSION, BRIEF OTHER AS APPROPRIATE,
TAKE ANY ACTION AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS
91
 5 W dalam pembuatan event
Why
Alasan apa yang membuat event itu ada?
Mengapa Event itu harus dilaksanakan
Who
Siapa akan mendapat manfaat dari event itu?
Siapa yang mereka akan hadirkan?
When
Kapan event dilaksanakan?
Apakah tanggal dan waktu fleksibel untuk dirubah?
Where
Hal yang terbaik dalam menentukan lokasi dan tempat penyelenggaraan?
What
Elemen dan sumber daya apa yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan diatas?

92
 TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE

PERINTISAN :
5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN
STEERING/ORGANIZING COMMITTEE

PRA PENYELEGGARAAN :
PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA,
PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION,
PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES,
PENAMPILAN

PENYELENGGARAAN :
PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN,
KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM

EVALUASI :
PENYELENGGARAAN : SITE, CONFRENCE AND PARTICIPANTS
DAMPAK PENYELENGGARAAN : ECONOMIC, SOCIAL DAN ECO

93
 TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION

PERENCANAAN :
5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA),
MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS,
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN,
MERENCANAKAN DISPLAY

PELAKSANAAN :
PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI
KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG,
BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI,
MENGAKHIRI PEMBICARAAN

EVALUASI :
TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN
DAMPAK

94
 PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN PAMERAN

A. PERENCANAAN

TAHAP PERTAMA : MENJAWAB APAKAH EVENT YANG DIIKUTI SESUAI DENGAN STRATEGI PEMASARAN,
MENGAPA PERUSAHAAN MELAKUKAN PAMERAN, APA YANG INGIN DIPAMERKAN, SIAPA SASARAN
PENGUNJUNG YANG DITUJU DAN BERAPA BESAR ANGGARAN PAMERAN

TAHAP KEDUA : MENENTUKAN LULUSAN BOOTH/STAN DAN MENENTUKAN LETAK POSISI BOOTH/STAN.
TIPS MEMLIH BOOTH : HINDARI LOKASI BERDEKATAN DENGAN WC, TEMPAT MAKAN MINUM, KOLOM
BANGUNAN LANGIT YANG RENDAH, WARUNG STAN MAKANAN, GANG/JALAN BUNTU, PINTU MASUK UNTUK
ANGKUTAN BARANG, RUANG YANG GELAP, PINTU KELUAR BELAKANG LOKASI, BOOTH PESAING, STAND
YANG MENJUAL PRODUK YANG BISING.
TERDAPAT 2 SISTEM BOOTH : SISTEM PORTABLE DAN SISTEM TERPASANG. PANDUAN MEMBUAT DISPLAY
: ANGGARAN, CITRA, FREKUENSI DAN FLEKSIBILITAS DAN SERBA GUNA

95
 Publications
GIANT BANNER :

96
 B. PELAKSANAAN

PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG,

MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA
KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN
RAGU-RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA :
WUJUD/BENTUK, MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG.

C. EVALUASI / TINDAK LANJUT

TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI,

MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN
PANDUAN KUESIONER.
MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN
AGAR BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL
APA YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK
MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA
KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA
MENDATANG

97
 TAHAPAN PENYELENGGARAAN TRAVEL MART

PERINTISAN :
PENETAPAN TUJUAN DAN SASARAN, KOORDINASI ANTARA PEMERINTAH/SWASTA/MASYARAKAT,
PEMBENTUKAN SC DAN OC, PENETAPAN TEMA

PRA PENYELENGGARAAN :
PEMILIHAN LOKASI DAN VENUE, PENYUSUNAN PROGRAM, PROPOSAL, ANGGARAN, SELEKSI DAN
PEMILIHAN PCO/PEO, PENGGALIAN SPONSORSHIP, PENYIAPAN DAN PEMBENAHAN FASILITAS, SARANA
DAN PRASARANA, PENGAJUAN PROPOSAL DAN PENAWARAN, REKRUITMEN PESERTA, PROMOSI

PENYELENGGARAAN :
PENGORGANISASIAN KEGIATAN PENDUKUNG (SOCIAL PROGRAM), OFFICIAL MEETING, PRE AND POST
CONFRENCE TOURS, PELAYANAN AKOMODASI/TRANSPORT DAN TELEKOMUNIKASI, AKTIVITAS DI DALAM
AREA TRAVEL MART

EVALUASI :
EVALUASI PENYELENGGARAAN DAN EVALUASI DAMPAK PENYELENGGARAAN

98
 TRAVEL MART

ADALAH SALAH SATU AKTIFITAS PROMOSI PARIWISATA YANG DIKEMAS DALAM BENTUK PASAR WISATA,
DIMANA PARA PEMASOK PRODUK-PRODUK PARIWISATA ATAU BIASA DISEBUT SELLER (HOTEL,
RESTAURANT, INSTANSI PEMERINTAH, MASYARAKAT, ASOSIASI, SWASTA) BERTEMU DAN MELAKUKAN
TRANSAKSI DENGAN PARA PEMBELI ATAU DISEBUT BUYERS (BPW/APW/TO/WHOLESALER)

KOMPONEN TRAVEL MART :

1. TEMA
2. ORGANISASI PENYELENGGARA (SC DAN OC)
3. LOKASI PENYELENGGARAAN (VENUE)
4. PROMOSI KEGIATAN
5. PROMOSI PENYELENGGARAAN
6. EVENT-EVENT PENDUKUNG
7. FASILITAS SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG
8. ANGGARAN PENYELENGGARAAN

99
 BIDDING PROPOSAL EVENT

BIDDING ADALAH INVITASI UNDANGAN PENAWARAN PENYELENGGARAAN EVENT OLEH

PENYELENGGARA SEBAGAI TUAN RUMAH (HOST)

PROPOSAL ADALAH BLUEPRINT FROM WHICH THE EVENT IS BUILT.

ASPEK-ASPEK BIDDING : ASPEK UMUM, TEKNIS, TRANSPORTASI, ORGANISASI DAN FINANCIAL.

OUTLINE PROPOSAL BIDDING: COVER LETTER, DESTINATION REVIEW, HOTEL INFORMATION, DAY BY
DAY DETAILED ITINERARY, GRID, COST SUMMARY BREAKDOWN SHEET, DETAILED PROGRAM
INCLUSION, FOOD AND BAVERAGE DÉCOR, DETAIL LIST OF WHAT IS NOT INCLUDED, PROGRAM OPTIONS
AND ENHANCEMENT, COMPANY PROFILE, REFRENCES, BACK UP MATERIAL.

CONTOH PROPOSAL BIDDING KONVENSI DAN PAMERAN DI KOTA BANDUNG :

A. LATAR BELAKANG : ISU INTERNASIONAL, ISU NASIONAL DAN ISU REGIONAL, B. TANTANGAN, C. NAMA
PROGRAM, D. TEMA, E. TUJUAN PROGRAM, F. TARGET PROSPEK, G. STRATEGI, H. MANFAAT/BENEFIT, I.
BENTUK PROGRAM : UTAMA DAN PENDUKUNG, J. PUBLIKASI DAN PROMOSI, K. STRUKTUR ORGANISASI,
L. PENDANAAN, M. PENUTUP

100
 STRATEGI BIDDING

BIDDING BIRO KONVENSI ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MENAWARKAN KEPADA PIHAK
SPONSOR AGAR DESTINASINYA (NEGARA/WILAYAH) DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) KEGIATAN
KONVENSI

BIDDING PCO / PEO ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MEREALISASIKAN KEGIATAN
KONVENSI YANG TELAH DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST)

ADAPAUN INFORMASI BIDDING OLEH BIRO KONVENSI SBB : UNDANGAN, PENJELASAN AWAL, TEMPAT
PENYELENGGARAAN DAN AKOMODASI, PROGRAM, ATRAKSI DAN PELAYANAN PENDUKUNG.

ADAPUN ISI BIDDING OLEH PCO SBB : ALASAN TENTANG PEMILIHAN LOKASI ACARA, PROGRAM YANG
DITAWARKAN, PANITIA PELAKSANA, TEMPAT PENYELENGGARAAN, EKSIBISI YANG MUNGKIN DILAKSANAKAN,
JENIS AKOMODASI, RENCANA KEUANGAN, PENYELENGGARAAN LOKAL, KEGIATAN SOSIAL PROGRAM,
FASILITAS PELAYANAN TRANSPORTASI DAN INFORMASI TAMBAHAN LAINNYA

ADAPUN TEKNIK STRATEGI BIDDING : MENCARI INFORMASI TENTANG PENYELENGGARAAN KONVENSI,

MENENTUKAN PIHAK YANG MENJADI PENGHUBUNG, MENELITI PAKET BIDDING, MEMINTA SARAN DAN
DUKUNGAN, DAN MEMPRESENTASIKAN SECARA PROFESIONAL

101
 NEGOSIASI BIDDING DOCUMENT

NEGOSIASI KONTRAK DENGAN PIHAK KETIGA HARUS MEMILIKI DATA HISTORIS YANG BERKAITAN
PENYELENGGARAAN EVENT SEBELUMNYA.

SEBELUM NEGOSIASI PENYELENGGARA HARUS MENELITI SECARA SEKSAMA MENGENAI : STRUKTUR

HARGA FASILITAS, PENYELENGGARA LAIN YANG PERNAH MELAKSANAKAN DI TEMPAT TERSEBUT, NILAI
DOLLAR, KEBIJAKAN DAN PERBANDINGAN HARGA

TAHAPAN SUATU NEGOSIASI :

PRA NEGOSIASI, MASUK, MEMBANGUN HUBUNGAN YANG EFEKTIF DENGAN PIHAK LAIN, MEMPELAJARI
PIHAK LAIN SECARA LEBIH MENDALAM DAN MEMFORMULASIKAN KEMBALI STRATEGI AWAL ANDA, TAWAR
MENAWAR DAN MEMBUAT KONSESI, MENCAPAI KESEPAKATAN

102
 SPONSORSHIP EVENT

SPONSOR ADALAH DUKUNGAN PERUSAHAAN ATAU SESORANG YANG MENYIAPKAN UANG, PELAYANAN
ATAU DUKUNGAN LAIN KEPADA PENGELOLA EVENT YANG DIKEMBALIKAN BERUPA KEUNTUNGAN
KHUSUS (GETZ,97)

KEUNTUNGAN SPONSOR (INTANGIBLE) : ENHANCING THE ECONOMIC DEVELOPMENT OF REGION OR

STATE, ENHANCING A COMMUNITY IDENTITY, INCREASING SOCIAL INTERACTION AND COMMUNITY
DEVELOPMENT, SHARING IDEAS AND DEVELOPING A SENSE OF TOGETHERNESS, DEVELOPING A
COMMUNITY INFRASTRUCTURE AND WINNING POPULER SUPPORT FOR THE RULING GOVERNMENT.

KEUNTUNGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN SPONSORSHIP : GENERATE CONSUMER GOODWILL TOWARDS

THE COMPANY, GENERATE OR INCREASE THE SALES OF THEIR PRODUCTS, INCREASE BRAND
AWARENESS AND ACCEPTANCE, ALIGN A PARTICULAR BRAND TO A LIFESTYLE, ACCESS NICHE
MARKETS, PROVIDE OPPRTUNITIES FOR THE ENTERTAINMENT OF CLIENTS, DEMONSTRATE PRODUCT
CAPABILITIES AND CREATE MERCHANDISING OPPRTUNITIES

103
 Peranan sponsor
Konsep yang baru, para sponsor tidak hanya sebatas memberikan uang atau barang dan jasa saja.
Para sponsor juga turut berperan aktif untuk kesuksesan Event tersebut.
Para Sponsor maupun EO sama-sama mendapatkan benefit berupa Peningkatan Citra dari keberhasilan event
tersebut.

Prospek Sponsor
1. Organisasi (untuk mendapatkan massa segemented)

2. Asosiasi Profesi (Mendapatkan massa dari profesi tertentu)

3. Media massa (untuk publikasi dan promosi)

4. Kelompok atau komunitas (Hobi, agama, pencinta seni, masyarakat daerah dan sebagainya)

5. Lembaga dan instansi Pemerintahan (Power dan pengaruh kepada khalayak luas)

6. Lembaga dan instansi swasta (LSM dan Yayasan kemanusiaan)

7. Perusahaan Swasta (Produsen, Supplier, agen, distributor)

104
 Prinsip SMART dalam sasaran sponsorhip

S - Specific artinya event tersebut dirancang secara khusus dan menguntungkan pihak sponsor.

M – Measurable (Keberhasilan event tersebut dapat terukur dengan tercapainya target audiens
yang sesuai dengan harapan sponsor),

A- Achievable (Target yang ditetapkan dapat dicapai dalam pelaksanaan event),

R- Result oriented (berorientasi pada hasil, event itu akan menghasilkan sesuai dengan yang
dibutuhkan oleh calon sponsor),

T- Time Bound (memiliki batas waktu)

105
 Pedoman Pembuatan sponsor

Proposal memuat informasi yang diperlukan tidak melebihi 12 halaman. Efektifnya sekitar 4-5 halaman
dibawah ini contoh perincian halaman sebuah proposal event:
Halaman 1: Tema dan nama event, latar belakang, tujuan, penyelenggara
Halaman 2:Target peserta, tempat, waktu pelaksanaan (Hari/tanggal dan waktu) denah acara, fasilitas
yang tersedia di arena event.
Halaman 3: program event (susunan acara termasuk waktu pelaksanaannya),susunan kepanitiaan.
Halaman 4: Dukungan media promosi yang akan digunakan untuk publikasi event.
Halaman 5: paket-paket sponsor.

106
 Jenis-jenis Sponsorhip
1. Platinum Sponsorship: sponsor yang membiayai keseluruhan event tersebut. Sponsor ini berhak
menentukan berbagai kebijakan, misalnya pembatasan mengenai peserta seminar, supplier yang
akan berpartisipasi dalam event termasuk publikasi dan promosi yang akan dilakukan.

2. Gold Sponsorship sponsor tersebut membiayai sebagian besar pelaksanaan event, tetapi haknya tidak
sama dengan sponsor tunggal.

3. Bronze Sponsorship. Sedangkan pengertian sponsor pendamping hanya memberikan sebagian kecil
biaya untuk mendukung event.

Perbedaannya harus terlihat jelas sehingga calon sponsor memilih bentuk sponsor yang tepat dan sesuai
target dan anggaran mereka.

Mencari sponsor
Inventarisasi dari berbagai data misalnya dari B to B di Internet, yellow pages, Katalog Pameran, kartu nama
relasi, media massa seperti iklan di majalah, tabloid, surat kabar dan sumber lainnya.
Dapatkan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial. Untuk tahap awal pilih prioritas yang menjadi
target utama.

107
 3 rupa investasi Sponsorship
1. Uang Tunai
2. Jasa atau barang (Barter)
3. Dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi. Dukungan promosi bisa diartikan
dengan membantu menyebarluaskan publikasi dan pemasaran event kepada target yang
diharapkan. Biasanya ini dilakukan dalam kerjasama dengan media (media Partner), organisasi atau
kelompok tertentu (berdasarkan hobi, agama, pendukung budaya dan sebagainya.)

Bentuk lain dari sponsor

Ada sponsor yang Event organizer perlukan hanyalah sekedar nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan
dana, mereka mungkin memberikan rekomendasi atau menarik perusahaan/organisasi lain untuk
berpartisipasi dalam event kita.
Mereka mungkin hanya menyediakan souvenir atau bantuan lainnya seperti kostum untuk semua panitia,
back drop, perlengkapan sound system, bahkan tempat penyelenggaraan.
Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa menjadi icon event untuk menggaet sponsor,
peserta atau pendukung dari event tersebut dan mempunyai daya tarik tersendiri bagi yang hadir.

108
 Teknik Pencarian sponsor
1. Database calon sponsor
2. Prospek yang terkait dengan jenis program
3. Mengedepankan faktor Benefit
4. Ragam Penawaran Sponsorship
5. Pemilihan sponsorship sesuai dengan program
6. Kerjasama sponsorship dengan program barter

Mengidentifikasikan calon sponsor potensial

Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap berpromosi.
Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka di berbagai media.

109
 Tahapan mencari sponsor …
1. Cari contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau event,
2. Call untuk jajaki kemungkinan berpartisipasi.
3. Cari tahu nama Contact Person, bila belum pernah bertemu.
4. Setelah mendapat respon positip segera kirimkan proposal. Buat proposal sesuai calon sponsor.
5. Kirim maksimal 3 hari, setelah kontak. Lebih dari itu kemungkinan mereka lupa.
6. Pastikan Proposal sampai ke tangan yang bersangkutan. Gunakan jasa pengiriman atau kurir perusahaan. Jasa Pos
agak susah dipantau berapa lama proposal tersebut sampai.

7. Telpon sesegera mungkin setelah proposal dipastikan sudah sampai (jangan lewat dari 2 hari). Tanyakan apakah
proposal sudah diterima dan berikan waktu paling lama sekitar 3 hari untuk mempelajari proposal tersebut.
8. Buatlah meeting untuk menjelaskan proposal bila proposal tersebut sudah dibaca dan dipelajari.
9. Bila mereka belum sempat membaca karena sesuatu hal, berikanlah perpanjangan waktu paling lama 3 hari lagi.
10. Saat pertemuan untuk membahas proposal, proposal harus dibawa untuk mempermudah.
11. Hal ini juga supaya tidak membuang waktu dan tenaga mencari proposal.
12. Kirimkan report hasil pertemuan, jawab beberapa pertanyaan yang diajukan dan sampaikan revisi dari proposal resmi.
13. Untuk pengiriman proposal jarak jauh seperti di luar kota atau luar negeri, dapat dilakukan dengan email atau melalui
faximile setelah dilakukan kontak dengan CP yang tepat. Setelah pengiriman lakukan pengecekan.

110
 Menetapkan harga sponsorship

1. Harga sponsor harus rasional. Sesuai besar kecilnya event,

2. Ukuran dilihat dari besarnya anggaran event dan besarnya skala event (terlihat dari besar Venue) event
dan banyak audiens yang hadir dan keterlibatan berbagai pihak pada event itu.
3. Bicarakan harga kemudian ketika mereka tertarik dengan gagasan dari event itu.
4. Hindari menentukan harga sebelum pertemuan awal selesai. Boleh saja Anda menentukan kisaran
harga atau indikasi harga, tetapi harus ditegaskan ini hanya indikasi.
5. Harga persisnya akan ditetapkan berdasarkan paket manfaat yang disepakati dalam pertemuan dan
perlu diperhitungkan dengan matang oleh event organizer mengenai permintaan khusus yang diajukan
oleh pihak sponsor.

Hambatan sponsorship
1. Harga sponsorship yang terlalu tinggi
2. Kurangnya benefit yang diberikan
3. Ruang Lingkup/Scope program yang tidak sesuai dengan sponsor

111
 Tips Berkerjasama dengan sponsor
1. Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak penyelenggara sukses dengan eventnya dan
sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat.
2. Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah pihak berjalan lancar sehingga semua yang
dibutuhkan dapat terselenggara dengan baik.
3. Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event
berikutnya.
4. Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan juga lisan setelah event selesai. Hal ini
berguna untuk event selanjutnya.
5. Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan meskipun belum ada event yang pas/cocok
untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk dibuatkan event.
6. Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita
menyampaikan rasa gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang bukan diorganisir oleh kita.

Trick Berkerjasama dengan sponsor untuk melanggengkan hubungan

1. Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas
pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.
2. Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan hal yang mereka inginkan tersebut.
3. Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon
sponsor lain yang mereka kenal.
4. Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang
direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi sponsor event Anda.
112
 KEWAJIBAN PENYELENGGARA EVENT KEPADA SPONSOR :

TO DELIVER ALL THE BENEFITS PROMISED, TO BE GENUINELY COMMITED TO POSITIVE

SPONSORSHIP OUTCOME FOR STAKEHOLDER, TO PROTECT THE RIGHT OF THE SPONSOR,
TO ACKNOWLEDGE THE SPONSOR, TO PROVIDE INNOVATIVE PROGRAMS TO ASSIST
SPONSOR MEETI ITS OBJECTIVES, TO ENSURE ALL MEMBER OF EVENT ORGANISATION ARE
AWARE OF THE EVENT OBLIGATION TO THE SPONSOR, TO KEEP THE SPONSOR FULLY
INFORMED ON ALL RELEVANT MATTERS OCCURING AND TO WARN THE SPONSOR IN
ADVANCE OF POTENTIAL UNPLEASANT PUBLICITY

KEWAJIBAN SPONSOR KEPADA PENYELENGGARA :

TO PROVIDE THE CASH PAYMENT OR IN MIND GOODS AND SERVICE, TO BE GENUINELY

COMMITED TO THE SPONSORSHIP, TO PROMOTE THE INTEREST OF THE SPONSORSHI[, TO
COMMIT SUFFIDIENT PROMOTIONAL FUND.

113
 KEGIATAN UNTUK MENINGKATKAN SPONSORSHIP RELATIONSHIP :

ONE CONTRACT, UNDERSTAND THE SPONSOR, MOTIVATE THE EVENT ORGANISATION MEMBERS ABOUT THE
SPONSORSHIP, USE OF CELEBRITIES ASSOCIATED WITH THE EVENT, ACKNOWLEDGE THE SPONSOR AT EVERY
APPORTUNITY, SPONSORSHIP LAUNCH, MEDIA MONITORING, PRINCIPAL SPONSOR, NAMING RIGHTS,
PROFESSIONALISM, AND UNDERSELL AND OVER DELIVER.

STAGE IN THE CORPORATE SPONSORSHIP PROCESS :

1. RESEARCH : MARKET RESEARCH TO IDENTIFY SUITABLE CORPORATE FOR EVENT SPONSORSHIP

2. PREPARATION : SPONSORSHIP PROPOSAL, DETAIL OF EVENT, IDENTIFICATION BENEFIT, COST OR
CONTRACT REQUESTED AND RESPONSIBILITIES OF EACH PARTNER
3. CONSIDERATION : INITIAL CONTRACT, INFORMAL DISCUSSION, AND FORMAL PRESENTATION
4. DECISION : IF NO TRY THE NEST CORPORATION ON THE LIST, IF YES PROCEED TO THE NEXT STAGE
5. AGREEMENT : CONTRACT BETWEEN SPONSOR AND EVENT ORGANISATION. (RESPONSIBILITIES)
6. IMPLEMENTATION : CARRY OUT ACTIVITIES PRESCRIBE IN CONTRACT
7. EVALUATION AND FEEDBACK : FEEDBACK TO SPONSOR DETAILING PERFORMANCE INAGREED KEY RESULT
AREAS

114
Supported By

115
 MARKETING AND PROMOTION EVENT

PEMASARAN KEGIATAN MICE DITUJUKAN KEPADA :

1. CLIENT : MELALUI BIDDING DAN PROGRAM PROMOSI SPT : SALES CALL ROAD SHOW ATAU PENYAMPAIAN
PROSPEKTIF PERUSAHAAN KEPADA TARGET PASAR YANG DITUJU
2. SPONSOR : MELALUI PENYAMPAIAN PROPOSAL SPONSORSHIP
3. CALON PESERTA/DELEGASI : MELALUI BERBAGAI MEDIA PROMOSI

KEBERHASILAN PEMASARAN SANGAT DITENTUKAN OLEH :

1. ADANYA STRATEGI PEMASARAN : MENETAPKAN SEGMEN PASAR

2. PENEMPATAN PRODUK : MENEMPATKAN POSISI PRODUK SESUAI DENGAN HARAPAN DAN TARGET
PASAR. ADANYA TAKTIK MERAIH PASAR MELALUI BAURAN PEMASARAN, PENCIPTAAN NILAI BEDA,
LANGKAH PENJUALAN SECARA PRO AKTIF
3. NILAI TAMBAH : MELALUI PENCIPTAAN CITRA POSITIF, PENINGKATAN PROSES PENYAMPAIAN PRODUK
SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, DAN PELAYANAN

MENURUT KOTLER : 3 TINGKATAN ATRIBUT SUATU PRODUK : PRODUK INTI (PROGRAM), PRODUK NYATA
(TEMPAT DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN) DAN PRODUK AUGMENTED (NILAI TAMBAH TERLETAK PADA
PEMBERIAN PELAYANAN TAMBAHAN KEPADA PESERTA)

116
 HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM PEMASARAN EVENT :

1. UNIQUE SELLING POINT : UNIK

2. KUNCI SUCCESS PEMASARAN : KEJELASAN, SEDERHANA DAN KETEPATAN
3. THINK : BERBEDA
4. EVALUASI : SISTEM ANTISIPASI
5. RENCANA : KONSEP
6. ON TARGET AND ON BUDGET

LANGKAH PERENCANAAN PEMASARAN EVENT :

1. ANALISIS SITUASI
2. ANALISIS LINGKUNGAN
3. ANALISIS SUMBER DAYA
4. FORMULASI TUJUAN DAN SASARAN PENGEMBANGAN
5. FORMULASI RENCANA TRATEGIS
6. STRATEGI SASARAN PEMASARAN
7. STRATEGI POSITIONING
8. STRATEGI BAURAN PEMASARAN
9. DESAIN ORGANISASI
10. SISTEM PENDUKUNG PENGELOLAAN/MANAJEMEN

117
 Publications
NEWSPAPER

TV COVERAGES (NEWS BLITZ)

METRO TV

118
 Publications
SHOW PREVIEW

119
 EVALUASI DAN REPORTING EVENT

MENGETAHUI KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN SUATU EVENT DIPERLUKAN EVALUASI UNTUK

MENGUKUR SEJAUHMANA EVENT MEMENUHI HARAPAN PESERTA DAN PELAKSANAAN PROGRAM BERJALAN
SESUAI DENGAN RENCANA.

FUNGSI EVALUASI : PENINGKATAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN EVENT DIMASA MENDATANG LEBIH

BERKUALITAS DAN PROFESIONAL.

PROSES EVALUASI MENEKANKAN 5 HAL POKOK :

1. EVALUASI PROGRAM
2. EVALUASI KOMPONEN KEGIATAN LAINNYA : HIBURAN, PROGRAM SOSIAL DLL
3. EVALUASI TEMPAT, FASILITAS DLL
4. EVALUASI PESERTA
5. EVALUASI KEUANGAN

TEKNIK DAN ALAT EVALUASI : PERSONAL LOGS, AUDIO TAPE RECORDER, INTERVIEW DAN DISCUSSION,
VIDEO TAPE RECORDER, QUESTIONER, PHOTOGRAPHS DAN SUGGESTION BOX

120
 REPORTING EVENT

KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR
(RECORD AND REPORT).

LAPORAN DIBAGI 2 YAITU :

1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN,
REKOMENDASI

2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN,

SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH

DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA

LAINNYA

121
 RISK MANAGEMENT EVENT

RISIKO BERASAL DARI LATIN YAITU RESECARE ARTINYA MEMBELAH DAN YUNANI THIZA ARTINYA BATU
KARANG

RISIKO ADALAH KEMUNGKINAN (KETIDAKPASTIAN) TERJADINYA PERISTIWA YANG MEMBAWA AKIBAT

NEGATIF (YANG TIDAK DIINGINKAN) ATAS TUJUAN/STRATEGI/SASARAN/TARGET (NILAI YANG INGIN DIRAIH)

TINGGI RENDAHNYA RISIKO DAPAT DIUKUR BERDASARKAN 2 FAKTOR YAITU : AKIBAT NEGATIF DAN
KEMUNGKINAN TERJADI

RISK MANAGEMENT IS THE PROCESS OF IDENTIFYING SUCH RISKS, ASSESSING THESE RISKS AND
MANAGING THESE RISKS.

THE FOLLOWING RISKS :

1. NATURAL DISASTERS : HEAVY RAIN
2. FINANCIAL RISK : HIGH EXCHANGE RATES
3. LEGAL RISKS : DISPUTES OVER CONTRACTS BETWEEN EO AND CLIENTS OR EO AND SUB CONTRACTOR
4. TECHNOLOGY RELATED RISKS : TECHNOLOGICAL FAILURES SUCH AS SYSTEM, NETWORKS
5. MISMANAGEMENT RISKS : DISPUTES AT THE TOP MANAGEMENT LEVELS
6. SAFETY AND SECURITY RISKS : ACCIDENTS, TERRORISM, SABOTAGE
7. SUPPORTING EVENTS RISK : THE PARTICIPANTS, THE AUDIENCE

MANFAAT MENGETAHUI RISIKO : MEMUDAHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN, MENINGKATKAN JAMINAN

PENCAPAIAN SASARAN DAN MEMUDAHKAN PENYUSUNAN PRIORITAS ANGGARAN
122
 PROCESS OF RISK MANAGEMENT :
1. IDENTIFY RISKS AND HAZARDS : WHEN AND HOW A PROBLEM MIGHT ACCUR, TO ANALYZE THE
LIKELIHOOD OF PROBLEMS ARISING
2. ASSESS THE RISKS AND HAZARDS : TO EVALUATED AND TO PRIORITIZE THE ISSUES FOR ATTENTION
3. MANAGE THE RISKS AND HAZARDS : TO LOOK AT THE MOST EFFECTIVE WAYS OF MANAGING THEM

CONTROL MEASURES THE RISKS :

1. ELIMINATION PLAN
2. SUBSTITUTION PLAN
3. ISOLATION PLANS
4. ENGINEERING CONTROLS
5. ADMINISTRATIVE CONTROLS
6. CONTIGENCY PLANS

MANAGEMENT RISIKO SBB :

A. PROSES :
1. PROSES AWAL : MEMBANGUN LINGKUNGAN INTERNAL DAN MENETAPKAN KONTEKS
2. PROSES INTI : MELAKUKAN ASESMEN RISIKO DAN MEMBERI TINDAK LANJUT (TANGGAPAN DAN
PERLAKUAN) ATAS RISIKO
3. PROSES PENUNJANG : MEMANTAU, MENGKAJI ULANG, KOMUNIKASI, KONSULTASI DAN DOKUMENTASI
B. STRUKTUR : UNIT KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PROSES INTI MANAJEMEN RISIKO
C. KULTUR : MEMBIASAKAN ORANG DI SEMUA JENJANG MEMIKIRKAN RISIKO SERTA MEMATHUI KEBIJAKAN
TOLERANSI RISIKO YANG BERLAKU DI UNIT KERJA
123
 TUGAS :

1. CARI ARTIKEL MENGENAI AKTIVITAS BISNIS MICE DI KORAN

2. CARI 10 BUAH REFRENSI/BUKU MENGENAI BISNIS MICE
3. CARI 1 COMPANY PROFIL BISNIS MICE
4. BUATLAH PROPOSAL EVENT
5. BUATLAH RESUME 1 BUAH BUKU MENGENAI BISNIS MICE

124
125
DISCUSSION AND QUESTIONS

126