DOSEN : PRIYANTO,S.E.,M.M.

ORGANISASI

PERKANTORAN
Ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam

mendesain struktur organisasi, yaitu :

 1. Spesialisasi Pekerjaan

Tingkatan di mana tugas dalam organisasi dibagi menjadi

beberapa pekerjaan.

Tujuannya, melalui pembagian tugas yang spesifik dan

berulang-ulang akan tercapai produktivitas dan efisiensi.

 2. Departementalisasi

Pengelompokan pekerjaan berdasarkan :

Kesamaan fungsi

Produk yang dihasilkan

Wilayah atau letak geografi

Pelanggan yang dilayani

Dalam satu departemen

 3. Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa,

-hasil pekerjaan akan dilaporkan

-harus bertanggung jawab

-harus berkonsultasi
 4. Rentang Pengawasan

Unsur ini menggambarkan berapa jumlah

bawahan yang dapat dikelola/diawasi secara

efektif dan efisien oleh seorang manajer.

 5. Sentralisasi Dan Desentralisasi

Unsur ini berkaitan dengan siapa yang akan mengambil

keputusan dalam organisasi.

 6. Formalisasi

Unsur ini didefinisikan sebagai dokumen tertulis yang

mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan

pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan

spesifikasi sebuah pekerjaan.

KOMUNIKASI
PERKANTORAN
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
PERKANTORAN
Kegiatan menyampaikan
pesan/informasi dari seseorang
kepada orang lain dalam rangka
usaha kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu.
B. UNSUR KOMUNIKASI
1. Pengirim

2. Pesan / Informasi

3. Alat atau sarana

4. Isyarat dari alat/sarana

5. Penerima
C. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
1. Komunikasi Verbal

2. Komunikasi Non Verbal

3. Komunikasi Tulisan
C.1. Komunikasi Verbal
Proses komunikasi melalui kata-kata
C.2. Komunikasi Non Verbal

Proses komunikasi tanpa kata, yaitu

berupa isyarat, gerak tubuh, ekspresi

wajah.
C.3. Komunikasi Tulisan

Proses komunikasi berupa surat, email, fax dll.

D. BENTUK KOMUNIKASI SECARA UMUM
Ada 2 bentuk komunikasi, yaitu :

D.1. Komunikasi Internal

D.2. Komunikasi Eksternal

D.1. Komunikasi Internal

Merupakan bentuk pertukaran informasi

dan ide di dalam organisasi.

Untuk keberlangsungan komunikasi
internal yang baik, kita menggunakan 2
jaringan
1. Jaringan Komunikasi Formal

Komunikasi yang dilakukan berdasarkan

rentang atau struktur organisasi
perusahaan.
2. Jaringan Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi di antara

seluruh bagian organisasi, sebagai
perwujudan kebutuhan manusia sebagai
insan sosial.
D.2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan untuk

membawa informasi masuk atau
keluar dari organisasi.
E. HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Perbedaan Bahasa

2. Gangguan

- Gangguan Emosional

- Gangguan Fisik
MANAJEMEN KEARSIPAN
 A. 1. Pengertian Arsip

Dokumen dalam semua media/alat yang

mempunyai nilai historis dan atau hukum

sehingga disimpan secara permanen.

A. 2. Pengertian Manajemen Arsip

Proses pengawasan, penyimpanan, dan

pengamanan dokumen, baik dalam bentuk
kertas maupun media elektronik.
 B. PENGGOLONGAN ARSIP (DOKUMEN)

B.1 Dokumen Aktif

Dokumen yang digunakan minimal 12 kali

dalam setahun.

Contoh : - Berkas pegawai yang masih bekerja

B.2 Dokumen Inaktif

Dokumen yang digunakan hanya sekali-sekali (tidak

rutin).

Contoh : - Anggaran tahun sebelumnya

 C. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

C.1 Sistem Penyimpanan Menurut Abjad

(Alphabetic Filing)
C.2 Sistem Penyimpanan Menurut Pokok
Soal/Surat (Subject Filing)

C.3 Sistem Penyimpanan Menurut Wilayah

(Geographic Filing)
C.4 Sistem Penyimpanan Menurut Nomor
(Numeric Filing)

C.5 Sistem Penyimpanan Menurut Tanggal

(Chronological Filing)
 D. Nilai Guna Arsip

Adalah nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaannya bagi organisasi.
1. Nilai Guna Primer

Merupakan nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan lembaga pencipta
arsip.
2. Nilai Guna Sekunder

Merupakan nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaan arsip
bagi kepentingan umum di luar
lembaga pencipta arsip.
Nilai Guna Primer terdiri dari :

1. Nilai guna administratif

Yaitu dokumen yang digunakan dalam

menentukan kebijakan perusahaan.

Contoh : - Pernyataan Visi dan Misi

2. Nilai guna fiskal

Yaitu dokumen yang menyangkut

penggunaan uang untuk keperluan
operasional atau keperluan audit.

Contoh : - Laporan keuangan

3. Nilai guna hukum

Yaitu dokumen yang menyangkut

kepentingan hukum.

Contoh : - Akte pendirian perusahaan

4. Nilai guna historis
Yaitu nilai dokumen yang disimpan bukan
karena kepentingan bisnis tetapi karena
kepentingan historis.

Contoh : - Foto penandatanganan akte

Nilai Guna Sekunder terdiri dari :

1. Nilai guna kebuktian

Yaitu dokumen yang menyangkut bagaimana

organisasi atau perusahaan didirikan dan
dikembangkan.

Contoh : Profil perusahaan

2. Nilai guna informasional

Yaitu dokumen yang menyangkut informasi

untuk kepentingan penelitian dan
kesejarahan.

Contoh : Buku-buku di Perpustakaan