Penyimpanan dan Distribusi Obat

Zaenal Komar
10-08-2021
 Pendahuluan
• Pengelolaan perbekalan farmasi
(pharmaceutical goods) atau sistem manajemen
perbekalan farmasi merupakan suatu siklus
kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan
evaluasi yang saling berkaitan satu sama lain.
Kegiatannya meliputi perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan, dan pelaporan,
penghapusan, pemantauan dan evaluasi.
 Penerimaan
• Penerimaan adalah kegiatan menerima barang
farmasi yang telah diperoleh melalui
pembelian langsung, tender, konsinyasi atau
sumbangan.
• Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin
barang farmasi yang diterima sesuai dengan
perjanjian kontrak terutama dari spesifikasi
kualitas, kuantitas dan waktu kedatangan.
 Ketentuan Penerimaan

Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi

kontrak yang telah ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
• Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS)
untuk bahan berbahaya.
• Khusus untuk alat kesehatan harus menpunyai
certificate of origin.
• Sertifikat analisa produk.
 Syarat Pendaftaran
• Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
• Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam resepsi:
• Harus memiliki lembar data keselamatan bahan
(MSDS) untuk bahan berbahaya.
• Khusus untuk alat kesehatan harus memiliki surat
keterangan asal.
• Sertifikat analisis produk.
 Penyimpanan
• Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan dan
memelihara sedemikian rupa sehingga barang atau
perbekalan farmasi yang diterima ditempatkan pada
tempat yang aman, terlindung dari gangguan fisik yang
dapat merusak mutu obat. Pencurian atau kebakaran
Tujuan penyimpanan adalah:
• Menjaga kualitas perbekalan farmasi
• Hindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
• Pertahankan ketersediaan kapan pun dibutuhkan
• Pencarian dan pemantauan yang mudah
 pengaturan tata ruang
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
mengatur ruang penyimpanan
• Kemudahan bergerak
• Sirkulasi udara yang baik
• Rak dan palet
• Kondisi penyimpanan barang farmasi tertentu
atau khusus pencegahan kebakaran
Tata Cara Penyimpanan Perbekalan Farmasi

• Atur berdasarkan jenis dan abjad

• Gunakan prinsip FEFO dan FIFO
• Atur perbekalan farmasi dalam kemasan besar di
atas palet dengan rapi dan teratur.
• Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
• Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi
oleh suhu, udara, cahaya
• dan kontaminasi bakteri di tempat yang tepat.
• .
 Tata Cara Penyimpanan Perbekalan Farmasi
lanjutan
• Simpan perbekalan farmasi di rak yang diberi kode, pisahkan
perbekalan farmasi internal dari perbekalan farmasi untuk
penggunaan luar.
• Tuliskan nama setiap perbekalan farmasi di rak dengan rapi. Jika
perbekalan farmasi cukup, maka perbekalan farmasi tersebut
dibiarkan tetap berada dalam kotaknya masing-masing.
• Perbekalan farmasi yang memiliki batas waktu pemakaian perlu
dirotasi agar tidak selalu ketinggalan sehingga dapat digunakan
sebelum tanggal kadaluarsa habis.
• Barang perbekalan farmasi yang sama ditempatkan di satu
lokasi meskipun berasal dari sumber anggaran yang berbeda.
 Gudang farmasi

• Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu dari sistem

supply barang
• Gudang dalam hal ini berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai
hingga dapat menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan
• Gudang farmasi sebagai fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan lain seperti seleksi obat, perencanaan biaya
dan pengadaan
• Institusi pelayanan seperti rumah sakit maupun Puskesmas dalam
kaitannya dengan fungsi gudang mengharapkan;
• Memperoleh obat secara kuantitatif maupun kualitatif yang sesuai
dengan permintaan
• Memperoleh pelayanan yang cepat
 Organisasi Gudang Farmasi

• Organisasi gudang farmasi terdiri dari unsur

pimpinan dan unsur staf (petugas pelaksana)
• Unsur pimpinan terdiri dari Kepala Gudang,
Kepala Bagian Perencanaan, Pengawasan &
Pengendalian, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala
Sub Bagian Penerimaan & Penyimpanan, Kepala
Sub Bagian Distribusi
• Unsur pelaksana terdiri dari petugas
administrasi, petugas gudang, petugas distribusi
 Tugas & Fungsi
• Gudang farmasi mempunyai tugas melaksanakan
perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian logistik farmasi serta pengawasan dan
pengendalian
• Fungsi :
• Menerima, menyimpan, memelihara dan mendistribusikan
obat, alat kesehatan dan perbekalan lainnya
• Menyiapkan rencana kebutuhan barang farmasi,
pencatatan dan pelaporan, inventarisasi dan penggunaan
• Mengawasi dan mengontrol persediaan farmasi
 Tujuan Pendirian Gudang Farmasi

• Menjaga kualitas barang farmasi

• dalam rangka mendukung kelancaran
penyelenggaraan upaya kesehatan yang
menyeluruh, tepat sasaran, dan terpadu
 Kegiatan Gudang Farmasi

Melaksanakan pemeliharaan mutu barang farmasi dengan cara:

• Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data kerusakan
barang farmasi khususnya obat, obat yang tidak memenuhi
persyaratan, dan efek samping obat, kebutuhan dan peredarannya
• Melaporkan hasil evaluasi kerusakan obat dan alat yang tidak
memenuhi persyaratan dan efek samping obat kepada atasan
langsung, pemilik obat, dan Balai POM
• Melakukan pengamatan mutu obat dan alat kesehatan secara
umum
• Melaksanakan penyusunan dan penyusunan rencana kebutuhan
dan distribusi obat dengan cara:
 Kegiatan Gudang Farmasi lanjutan

Melaksanakan penyusunan dan penyusunan rencana kebutuhan dan distribusi obat

dengan cara:
• Mengumpulkan, mengolah, dan mengevaluasi data penerimaan, pengeluaran, dan
persediaan obat di seluruh unit pelayanan kesehatan dan inventaris di gudang farmasi
• Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data jumlah kunjungan dan kasus
penyakit dari seluruh unit pelayanan kesehatan
• Menghitung perkiraan kebutuhan obat seluruh unit pelayanan kesehatan dalam
lingkup wilayah kerja gudang dengan menggunakan metode konsumsi dan metode
epidemiologi.
Memberikan informasi kepada seluruh unit pelayanan kesehatan mengenai tata cara:
• Penyusunan rencana kebutuhan
• Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang farmasi
• administrasi barang
• Pemeliharaan kualitas obat dan deteksi cacat
 Kegiatan Gudang Farmasi
• Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan
dan pendistribusian obat dan perbekalan farmasi lainnya;
• Melaksanakan pengendalian persediaan obat dan
perbekalan farmasi lainnya di seluruh unit pelayanan
kesehatan dan gudang farmasi
• Melaksanakan pencatatan dan pelaporan penerimaan dan
pengeluaran obat dan perbekalan farmasi
• Melaporkan hasil evaluasi penerimaan dan pengeluaran
obat kepada atasan langsung dan pemilik obat serta
kepada instansi terkait
 Indeks efisiensi Gudang Farmasi

• Untuk mempermudah pendistribusian obat dan

pelayanan, dicari cara penyimpanan yang efisien dan
efektif
• Parameter metode penyimpanan yang efisien dan
efektif secara populer disebut INDEKS EFISIENSI
WAREHOUSE
• Parameter ini menggambarkan bagaimana sistem
pergudangan mampu mengoptimalkan penyimpanan
barang dan perputaran barang sesuai kebutuhan
yang ditentukan.
 Indeks efisiensi Gudang Farmasi

• Pemanfaatan luas ruangan (dalam %)

luas yang ditempati barang : x 100%

Area gudang

• Pemanfaatan volume ruangan (dalam %)

Volume atau luas gudang yang ditempati barang ( m2) x 100

Total ruang gudang ( m3)

• Pemanfaatan ruang (dalam m3/m2) :

Total volume ruang yang ditempati oleh barang:

Luas gudang
 Indeks efisiensi Gudang Farmasi

• Waktu penjemputan tercepat (menit)

• Waktu rata-rata tercepat untuk mengambil
barang yang diinginkan dari gudang
• Kemungkinan mengambil barang dalam 1 jam
• Jumlah item yang diambil dalam 1 jam
• Biaya investasi untuk setiap penyimpanan
• Perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan
untuk setiap m3 barang yang disimpan
 Peningkatan Efisiensi Gudang

• Peningkatan efisiensi gudang dapat dilakukan

melalui:
• Pemanfaatan secara maksimal area gudang
yang tersedia dan area lainnya seperti ruang
karyawan, ruang penerima, pengepakan, kantor
gudang, gudang alat dan ruang bongkar muat
• Manfaatkan volume ruang yang tersedia secara
optimal
 Peningkatan Efisiensi Gudang

• Penataan rak, valet dan jaraknya yang

memungkinkan kelancaran pergerakan barang
• Pengaturan kondisi kerja
• Membuat pedoman kerja dan uraian tugas
• Pengawasan
• Pelatihan
 Desain Gudang
Desain gudang berkaitan dengan;
• Kebebasan dan efisiensi gerakan
• Penataan barang dan ukuran ruangan yang sistematis terutama dalam
kaitannya dengan pengelompokan berbagai jenis obat yang akan disimpan
• Klasifikasi obat di gudang yang baik umumnya dilakukan menurut kelas
terapeutik
• Kapasitas gudang terutama terkait dengan kebutuhan ruang tambahan untuk
tangga, ruang cuci, toilet, ruang penerima tamu, pengepakan, kantor
• Persyaratan luas dan volume ruangan
• Konsep FIFO dalam menerima dan mengeluarkan barang
• Penyimpanan khusus
• Biaya investasi dan biaya operasional
 Desain Gudang
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam
merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut:
• Kemudahan bergerak
• Untuk kemudahan pergerakan, gudang perlu diatur
sebagai berikut:
• Sirkulasi yang baik
• Rak dan palet
• Kondisi penyimpanan khusus
• pencegahan kebakaran
 Teknik Penyimpanan
• Gudang dengan susunan model blok
• Gudang dengan pengaturan rak

• Gudang dengan susunan model rak dorong

• Gudang dengan pengaturan rak putar
• Rak transit gudang