AllMakes Warehouse Operation Guide

“ S.T.O.R.E. Them well “

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
COST OF STORAGE MIND MAP

SAFETY
WASTE
MNGT.

HANDLING COST OF STORAGE

COST LOCATION
STORAGE

STRORAGE SPACE
MNGT MNGT
(m3)
 Stock Right
Cost ~ in $
Opname Cost ~ in $ Hose Place
(pst) Cleaning
FIFO/FEFO
Storage
Satpam
Insurance Loc.Mgmt
Right
Time Cost ~ in $
Waste
Cost ~ in $
Cost ~ in $ Mgmt
Labour Rate
Security Tanah
Cost ~ in $ Nilai Rental
Safety Strategis
Wilayah
Biaya
Biaya
In - Out Trans
Akses port
Storage
Handling Location in-out
Cost
Cost Service LT
Facilities
of Level Process Cost ~ in $

Storage
Cost ~ in $ Cost ~ in $ - LT ~ in days
Service Space
Cost ~ in $ Level Barang - Jenis
- Volume ~ in m2 (m2)
Cost ~ in $ Jenis
LT Barang
Labour Process Storage
- DOI ~ in days
Cost Mgmt
(m3) - Volume ~ in m3

LT ~ in days
Qty Stock
Volume
Barang Level
Barang
Inventory
- Besar ( FIL,TYR,ATT,OPT,COL,LUB,HYD,U/C)
- Sedang (BAT,ELC,FCG,CMC,UCT)

Cost of Storage Mind Map

- Kecil (ISP)
- Qty ~ in days
BUSSINES DRIVEN TO THE SERVICE LEVEL
AllMakes Warehouse Operation Guide

"S.T.O.R.E them well"

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
 WAREHOUSE OPERATION

WAREHOUSE OPERATION terdiri atas :

- WAREHOUSE
warehouse adalah sebuah tempat/bangunan yang didalamnya terdapat
barang/material beserta segala fasilitas nya.

- WAREHOUSE MANAGEMENT
warehouse management adalah kegiatan pengelolaan barang di tempat penyimpanan
atau warehouse.

- WAREHOUSE MATERIAL HANDLING

Warehouse Material Handling adalah alat-alat bantu/penunjang yang di pergunakan
untuk memudahkan dalam bekerja digudang.
 ALLMAKES WAREHOUSE
OPERATION NEED

“ S.T.O.R.E. Them well “

- Safe
Simpan dengan aman

- Timely
Semua dilakukan dengan waktu yg terukur

- Optimum
Lakukan dan simpan dengan optimal

- Right
Lakukan dengan benar, alat, tempat, perlakuan

- Effective
Manage semua component diatas agar selalu efective sehingga cost menjadi effisien
 WAREHOUSE OPERATION
OVERVIEW
RECEIVING

Receiving adalah proses penerima barang di warehouse baik itu sparepart

maupun non spareparts yang datang baik dari Luar Negeri atau Dalam negeri, dengan
membuat dokumentasi (foto maupun document) dan bukti serah terima barang di
gudang berupa container base, palet, case/box maupun spareparts. Pada proses
penerimaan barang ini wajib di ketahui secara jelas dari mana dan untuk apa/siapa
nya, sehingga proses next proses distribusi nya akan jelas menuju ke stock/bin, parts
transit, FOC, display titipan dan sebagai nya.
RECEIVING

Penerimaan spare parts / incoming parts terdiri atas :

1. Penerimaan parts atas Internal Process

Penerimaan parts atas Internal Process adalah penerimaan atas barang/parts yang
terdapat pada sistem SAP untuk internal proses, maupun penerimaan manual di luar
system sap. Penerimaan yg terjadi di SAP atas internal proses adalah seperti receiving
ADRS/part production, return iot, dan parts customer CN. Sedangkan yg berada diluar
proses SAP adalah berupa manual receiving yang diantaranya yaitu barang pengganti
dari vendor, parts display, trial parts / FOC Parts, damage core waranty, dan lainnya
dimana pencatannya di haruskan secara manual yang bisa di catat secara terpisah pada
log book.
 
RECEIVING

2. Penerimaan parts atas Interbranch

Penerimaan parts atas Inter branch (Parts Intersulair) adalah penerimaan parts yang
terjadi dari proses perpindahan stock dari region/cabang lain atas permintaan cabang
penerima melalui proses STO ataupun RSDP.

3. Penerimaan parts atas Proses Purchase Order

Penerimaan parts atas proses Purchase Order adalah penerimaan parts atas penambah
inventory baru, yang dilakukan melalui proses Purchase Order / pembelian. Proses
purchase order sendiri terdiri dari 2 jenis pembelian, yaitu Purchase Order Local
dimana pembelian parts dengan penerimaan dalam negeri (LDP) maupun Purchase
Order Import yaitu pembelian parts dimana menggunakan metode Import ke vendor
dimana pemrosesan barang masuk di bea cukai dilakukan oleh kita selaku pembeli.
QUALITY CONTROL

Proses QC/QI yaitu memeriksa kesesuaian jumlah, phisik dan kualitas parts (visual)
apakah ada parts yang Qualify atau Unqualify sesuai dengan ketentuan yang telah distandarkan
oleh pihak perusahaan. Untuk setiap parts yang qualify akan dilanjutkan ke proses distribusi ke
bin atau apabila parts transit/EO dilanjutkan ke proses pengiriman sesuai tujuannya ke cabang
ataupun ke customer. Dan untuk setiap unqualify parts, maka dilanjutkan ke proses Claim ke
supplier ataupun forwarder.

LABELLING

Labelling adalah proses pemberian label pada parts ataupun kelompok parts dengan
tujuan untuk memudahkan dalam proses identifikasi barang. Setiap barang yg tersimpan di
gudang wajib memiliki label, baik itu barang yang memiliki OH secara system, maupun
barang-barang diluar system yg dititipkan ke warehouse, sehingga bisa dilacak identitas
maupun penanggung jawab untuk kelanjutan proses nya.
BINNING

Proses bining adalah proses penempatan parts ke lokasi bin sesuai dengan no lokasi yang
telah di tunjukan pada binning slip ataupun label penyimpanan yg sudah ditempel pada parts
tersebut, sesuai dengan parts number dan qty yang di informasikan oleh label nya tersebut.
Label/binning slip yg tertera pada parts berfungsi untuk melokasikan dengan cepat dan benar.
Dan para petugas bining diwajibkan dapat melakukan proses penglokasian dengan cepat dan
teap serta dapat memelihara parts, dan mengontrol reserved parts itu sendiri.

PICKING

Picking adalah proses pengeluaran parts dari gudang lokasi penyimpanan dengan metode
FIFO (First In First Out), ataupun FEFO (Firts Expired First Out) untuk parts yg memiliki
expired date atau umur pakai dalam penyimpanannya
PACKING

Packing adalah proses pengepakan parts sesuai dengan karakteristick parts nya dengan
menggunakan media kardus, palet, box kayu, dan dilakukan penyegelan dengan lakban, tali
(aserband) plastik maupun plat, sehingga parts terkoordinasi dengan baik dan aman selama di
perjalanan. Setelah dilakukan pengepakan di lanjutkan dengan proses pemberian catatan ukuran
berat (penimbangan), dimensi atas hasil packing, tujuan dan rute pengiriman pada shipment
label yang di tempel pada hasil paking nya tersebut.

SHIPPING

Shipping adalah proses pengaturan pengiriman parts termasuk unit ke cabang, storage
location, conseigment maupun customer langsung, mulai dari peraturan jadwal kirim,
pengendalian biaya kirim, pemilihan ekspedisi yang tepat, pengajuan claim dan penutupan
asuransi serta memonitor status pengiriman, sampai dengan document balikan sebagai bukti
pengiriman telah di terima ditujuan.
PARTS STOCK TAKING

Parts Stock Taking adalah proses pengecekan, pengendalian dan verifikasi atas kondisi,
quality dan quantity parts yang ada dilokasi dibandingkan dengan pencatatan inventory yang
tercatat pada system pembukuan perusahaan (stock On Hand di system SAP), untuk mengecek
apakah ada parts yang descrepanses yaitu ketidak sesuaian qty parts yang dilakukan
perhitungan manual dan pada sistem. Dengan kata lain proses PST dilakukan untuk
menyediakan dan mengaudit atas kondisi current dari kesesuaian nilai Inventory dengan fisik
Inventory yang tersimpan di gudang.

HOUSE CLEANING

House cleaning adalah proses pemeliharaan kondisi lokasi/bin, apakah lokasi/bin maupun
kondisi parts dan packaging dalam keadaan baik, bersih, dan sesuai dengan yang tetulis pada
list maupun kecocokan atas Bin/lokasi parts dengan Volume, quantity maupun karakteristik
parts. Selain itu juga kegiatan ini bertujuan untuk memastikan semua utility seperti bin card dan
MSDS tersedia.
 Make sure ...for always ...

Clean and clear for all process

“ S.T.O.R.E. Them well “

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
AllMakes Warehouse Operation Guide

"S.T.O.R.E them well"

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
“ THIS IS THE GUIDANCE“
ALLMAKES WAREHOUSE OPERATION GUIDE

1. RECEIVING - BINNING
** RECEIVING FROM INTERBRANCH

** RECEIVING FROM OVERSEAS/IMPORT

** RECEIVING FROM LOCAL PURCHASE

“ S.T.O.R.E. Them well “

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
ALLMAKES WAREHOUSE OPERATION GUIDE

2. IN HOUSE - OUT GOING

** PICKING

** PACKING

** SHIPPING

** GOOD
ISSUE
 ALLMAKES WAREHOUSE OPERATION GUIDE

3. IN HOUSE - HOUSE
KEEPING

** PARTS STOCK TAKING ** HOUSE CLEANING

“ S.T.O.R.E. Them well “

- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
Make sure ...for always ...
“ S.T.O.R.E. Them well “
- Safe, Timely, Optimum, Right, and Effective -
Let sail together ...