Manajemen waktu dan perencanaan

keuangan

Rusmarita, M.Kes, M.Kep

 Manajemen waktu

• Manajemen waktu perawat adalah proses

perencanaan dilakukan dengan pengontrolan
atas jumlah waktu kegiatan prioritasnya yang
dihabiskan terutama meningkatkan
efektivitas, efesien dan produktivitas
• Tujuan Manajemen Waktu dalam Pelayanan
Keperawatan
• Efektifitas pelayanan keperawatan sangat
ditentukan oleh kemampuan seorang manajer
dalam melakukan pengelolaan yang tepat
tentang penggunaan waktu kerja.
• Adapun tujuan manajemen waktu dalam
pelayanan keperawatan adalah melakukan
perencanaan dan pengorganisasian waktu
secara efektif yang memungkinkan
terselenggaranya asuhan keperawatan langsung
kepada klien
• (meliputi : pengkajian, keperawatan, diagnosa
keperawatan, perencanaan keperawatan,
pelaksanaan dan evaluasi asuhan),
pendokumentasian, konsultasi dan kolaborasi,
proses transasksi, transportasi, administrasi,
pelayanan departemen lain, dan lain-lain.
Prinsip Dasar Manajemen Waktu
• Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka
diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip
dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan
berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar
manajemen waktu yang penting diperhatikan :
• Sediakan waktu untuk perencanaan dan
menetapkan prioritas
• Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera
mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas
yang lain.
• Prioritaskan kembali tugas yang tersisa
berdasarkan informasi baru yang terkait.
Tiga kategori prioritas waktu

• Jangan dikerjakan
• Kerjakan Nanti
• Kerjakan Sekarang
NO
Kategori Prioritas Waktu
Kategori Karakteristik
1.
Jangan Dikerjakan  Masalah dapat hilang tanpa diatasi
 Sudah kedaluarsa
 Dapat dikerjakan oleh orang lain
2.
Dikerjakan Nanti  Tidak disertai jatuh tempo
 Dapat ditunda
 Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

ü Tidak ingin memulai
ü Tidak tahu dari mana memulai
ü Tidak tahu dari mana memulai
meskipun ingin memulai

3.
Dikerjakan Sekarang  Kebutuhan unit operasional harian
 Kegiatan-kegiatan yang telah
ditunda, misal :
ü Kebutuhan staf
ü Kebutuhan peralatan
ü rapat
Faktor Penghambat Manajemen Waktu
Efektif
• Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)
• Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail /
data komputer (mudah)
– Deadline membuat frustasi dan menghambat
penyelesaian tugas > < Deadline menolong
menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan
dikerjakan.
– Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak
waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
• Perfeksionis
• Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
• Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut
salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-
ulang
• Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja
• Tidak Mampu membuat prioritas
• Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama,
urgensi (segera atau nanti) dan berat – ringannya
pekerjaan.
• Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
• Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori
pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan
urgensinya.
• Disamping faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga
dapat berhubungan dengan ‘penyitaan’ waktu yang dapat
menghambat produktifitas kerja. ‘Penyita’ waktu dapat terjadi
secara internal maupun eksternal sebagai berikut :

1. Penyita Waktu secara Internal

• Sifat suka menunda pekerjaan
• Perencanaan kurang baik
• Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
• Tidak mampu mendelegasikan
• Tidak mampu mengatakan tidak
• Terlalu banyak ‘krisis’
• Terburu-buru
• Ragu-ragu / tidak pasti
• Kebijakan pintu terbuka
Penyita Waktu Secara Eksternal
• Telepon
• Sosialisasi
• Rapat-rapat
• Kurang informasi
• Komunikasi terbatas
• Kurang umpan balik
• Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur
• Bawahan tidak kompeten
• Sistem penyimpanan informasi jelek
• Kertas kerja dan membaca
Teknik Mengelola Waktu
1. Komitmen pribadi untuk perbaikan
• Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan
• Belajar mengatakan tidak
• Mencatat bagaimana waktu digunakan
• Merencanakan penggunaan waktu
• Menghindari pemicu penggunaan waktu yang
tidak efektif
• Kenali waktu utama dari diri sendiri
• Buat program blok waktu
• Mengatur ruang kerja
• Buat catatan untuk diri sendiri : “Patut dibaca”
atau “Tidak Perlu”
– Menghambat gangguan waktu kerja (misal :
tamu tiba-tiba) dengan mengoptimalkan
waktu utama.
– Mengatur pertemuan :
• Mulai tepat waktu
• Berakhir tepat waktu
• Buat agenda dan bagikan
• Kehadiran hanya yang diperlukan
• Kumpulkan informasi sebelum pertemuan
• Tepati agenda dan hindari interupsi
• Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu
• Atur lingkungan
• Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu
arah, di ketik dan dibagikan
• Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah
rapat.
• Mengatur orang dengan pendelegasian yang
tepat
• Menghindari penyita waktu
Tips’ Manajemen Waktu Efektif
• Buat ‘log’ waktu (harian, mingguan, bulanan)
• Berfokus pada ‘segera mulai’ sambil
memperhitungkan tujuan yang akan dicapai
– Antisipasi hal-hal yang tidak terencana
– Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :
• Yang perlu dipasang atau dibuang
• Kebijakan / peraturan mudah terlihat
• Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali
• Gunakan sumber-sumber dengan bijaksana
• IPTEK dapat meningkatkan komunikasi
• Manual, standar prosedur tidak dimasukkan
dalam komputer
• Informasi rutin dimasukkan kedalam buku
atau komputer
• Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap
muka
• Menganggap positif dan memperhatikan
kebutuhan personal
• Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan
• Untuk ‘space’ di antara pekerjaan
• Belajar mengatakan ‘tidak’
• Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan
ekstra
– Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan
yang ada bisa dikurangi
– Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal :
pengambilan keputusan, atau kepentingan yang
lebih luas)
• Lakukan pertemuan efektif
• Buat agenda dan patuhi agenda
• Tepat waktu untuk mulai dan akhir
• Tidak ada atau hindari interupsi
• Mulai dan Akhiri waktu kerja secara tepat
waktu
• Prioritaskan tugas setiap hari
• Tidak terlalu ‘perfek’ dalam menyelesaikan
tugas
• Tidak membuang-buang waktu sehingga
membawa pekerjaan ke rumah
• Profesionalisme kerja dapat dimulai dengan cara
bagaimana mengelola waktu secara efektif. Seorang
manajer yang efektif adalah seorang manajer yang
tahu dan mampu bagaimana merencanakan dan
mengorganisasikan pekerjaan secara tepat sehingga
dapat mencapai hasil kerja yang memuaskan baik
bagi pelaku maupun pengguna jasa.
• Dalam bidang pelayanan keperawatan, oleh karena
beban kerja perawat yang tinggi dan jumlah waktu
yang terbatas, maka pengelolaan waktu yang efektif
sangat diperlukan agar dapat meningkatkan kualitas
kerja perawatan yang pada akhirnya dapat
memberikan kepuasan bagi klien dan perawat
sendiri
 Perencanaan Keuangan

• Tingkat persaingan yang di hadapi RS saat ini bukan

lagi terpaku pada level negara atau wilayah, tetapi
sudah mencapai level multinasional melalui berbagai
RS asing yang telah berpengalaman dan memiliki
kemampaun global.
• Perubahan ini menyebabkan kepuasan konsumen dan
efisiensi menjadi tujuan utama. Penekanan pada
tujuan ini menyebabkan setiap RS untuk mengevaluasi
berbagai strateginya untuk dapat menetapkan strategi
baru yang lebih inovatif, fleksibel, dan berfokus pada
kepentingan pasien. Hal ini harus dilakukan RS agar
minimal tetap bertahan hidup dan berkembang.
Konsep dasar rencana keuangan RS
• Pada prinsipnya rencana keuangan RS mengacu
pada prinsip manajemen keuangan yang
menekankan pada mencari sumberdana dan
menggunakan dana secara efektif dan efesien.
• Rencana keuangan yang seharus dilakukan di
RS adalah berfokus pada peningkatan atau
penurunan pendapatan dan biaya dan
kemungkinan tambahan sumberdana eksternal
atau pemilik, tanpa meninggalkan mutu
pelayanan pasien.
Berangkat dari pemikiran tersebut maka konsep dasar rencana keuangan RS dapat
dilihat pada peraga berikut.
• Kajian terhadap pendapatan dan biaya
yang telah terjadi pada dasarnya
bertujuan untuk mengkaji berbagai
penyebab timbulnya pendapatan dan
biaya.
• Kajian terhadap pendapatan dan biaya
haruslah tetap memperhatikan strategi
level RS dan strategi fungsi lainnya
seperti strategi sumberdaya manusia,
pemasaran dan lain-lain.
• Tahap selanjutnya adalah melakukan kajian
terhadap kemungkinan sumberdana eksternal
yang tentu saja sangat terkait dengan strategi
level RS.
• Berbagai kajian yang telah dilakukan
selanjutnya akan digunakan dalam melakukan
berbagai kebijakan keuangan. Kebijakan
keuangan yang telah diambil selanjutnya bisa
digunakan dalam memproyeksi keadaan
keuangan RS di masa datang.
• Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian
dalam kajian tersebut adalah menyangkut
arah dan kebijakan pemilik terhadap RS.
• Hal ini menyangkut peran dan fungsi
perencanaan keuangan. Beberapa arah dan
kebijakan pemilik yang bisa kemungkinan
dipilih adalah: RS bertujuan sosial murni, RS
bertujuan sosial ekonomi, atau bertujuan
bisnis.
Proses perencanaan keuangan
• Perencanaan keuangan pada dasarnya
merupakan suatu proses analisis, kebijakan
dan proyeksi yang bertujuan untuk membantu
organisasi dalam mencapai sukses keuangan.
Perencanaan keuangan RS pada dasarnya
merupakan proses untuk:
• Menganalisis pendanaan dan pilihan investasi
yang ada,
• Memproyeksi konsekwensi masa datang
akibat adanya keputusan saat ini, guna
menghindari kejadian-kejadian yang tidak
terduga dan hubungan antara keputusan saat
ini dan masa datang,
• Menentukan alternatif yang akan dipilih,
• Mengukur hasil selanjutnya terhadap tujuan
dalam rencana keuangan
• Orientasi terhadap aliran kas merupakan
prinsip perencanaan keuangan mendasar yang
masih harus di pegang. Arus kas harus selalu
cukup untuk memenuhi kebutuhan modal
strategis RS, dalam toleransi risiko yang dapat
diterima. Untuk memberikan pelayanan
bernilai tinggi, sebuah organisasi harus;
sebuah organisasi harus;
(1) menetapkan parameter kinerja keuangan,
(2) menyeimbangkan antara sumber dan
penggunaan modal dana
(3) memperkirakan pergerakan keuangan masa
mendatang, dan
(4) menilai bagaimana perubahan asumsi utama
akan mempengaruhi posisi keuangannya.
Perubahan lingkungan eksternal
• Perencanaan keuangan yang kuat dan disiplin
sangat penting untuk memberikan pelayanan
berkualitas dan bermutu tinggi kepada pasien.
Hal ini terkait dengan strategi RS.
• Manajemen RS harus proaktif dan
menyesuaikan strategi organisasi untuk
mencapai kesuksesan. Kesadaran adanya
perubahan dalam lingkungan eksternal,
mengharuskan manajemen RS untuk
mengantisipasinya.
• Menerjemahkan perubahan eksternal dan
tantangannya untuk internal RS merupakan
langkah yang harus diambil manajemen RS.
Menerapkan analisis dan perencanaan sangat
diperlukan untuk menciptakan suatu terobosan
agar RS dapat terus berkembang.
• Kebijakan keuangan dan proyeksi keuangan RS
• Kebijakan keuangan diambil berbasis pada
berbagai kajian yang dilakukan terdahulu.
Kebijakan keuangan akan muncul karena
melihat beberapa kekurangan organisasi
dalam meningkatkan sumberdana melalui,
pendapatan/biaya dan sukmber dana lainnya.
• Agar tetap seiring dengan tujuan RS maka
kebijakan keuangan RS haruslah tetap
mengacu pada strategi level RS dan strategi
fungsi lainnya.
• Rangkaian proses perencanaan keuangan
dimulai dari kajian terhadap data masa lalu,
hingga penetapan kebijakan keuangan akan
berakhir pada berbagai proyeksi keuangan
seperti neraca proforma, laporan laba-rugi, dan
laporan sumber dan penggunaan dana, serta
rencana pengeluaran modal berbasis strategi di
level RS.
• Karena itu salah satu syarat suatu perencanaa
yang efektif adalah peramalan walaupun
peramalan tidak bisa dilakukan dengan
sempurna.