Cost & Benefit Analysis

ARIQ NAUFAL RABBANI (2206107060)

Flow

Introduction Case Study Analysis Summary

Introduction
o Cost Benefit Analysis (CBA) adalah sebuah metode yang membantu dalam
melakukan perubahan / decision-making
o Dilakukan dengan membandingkan antara pengeluaran dengan keuntungan
yang didapat dari suatu keputusan
 Methods of CBA
NET PRESENT VALUE (NPV) BENEFIT-COST RATIO (BCR)

𝑁𝑃𝑉=∑ 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝐹𝑢𝑡𝑢𝑟𝑒𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑡− ∑ 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝐹𝑢𝑡𝑢𝑟𝑒𝐶𝑜𝑠𝑡 𝐵𝐶𝑅=

∑ 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐹𝑢𝑡𝑢𝑟𝑒 𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑡
∑ 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐹𝑢𝑡𝑢𝑟𝑒 𝐶𝑜𝑠𝑡
Advantage & Disadvantage
o Requires data-driven analysis o May be unnecessary for smaller projects
o Limits analysis to only the purpose o Requires capital and resources to gather
determined in the initial step of the process data and make analysis
o Results in deeper, potentially more reliable
findings
o Delivers insights to financial and non-
financial outcomes
Case Study
o Analisis oleh C. Shaw dengan judul “Erp System Upgrade: An Analysis Of The Costs, Benefits And
Requirements”
o Perusahaan Ray Mallock Limited (RML), salah satu manufaktur mobil balap
o SyteLine ERP sesuai dengan lingkungan kerja RML yang fokus pada produk make-to-order
o RML merasa perlu untuk mengupgrade program ERP yang digunakan
o Saat ini menggunakan program FrontStep SyteLine ERP versi 4, versi paling baru dari software ini
adalah versi 6
Case Study (cont)
o Alasan perubahan versi:
o FrontStep secara resmi hanya mensupport 2 versi sebelum versi terkini
o Kemungkinan memiliki fitur yang lebih bermanfaat dan efisien
o Menghindari bugs dan error yang ada di versi sekarang
o Ketidakpastian biaya upgrade
 Benefit

Cost Analysis Risk

Implementation
Time
Benefit Analysis
o Menggunakan Quality Function Development (QFD) Analysis
o Mensurvey 3 department yaitu akuntansi, produksi dan inventory
o Hasil dari QFD analysis adalah tidak ada korelasi antara masalah dari user di RML dengan fitur
baru di sistem SyteLine ERP
o Diinterpretasikan menjadi 2 kesimpulan:
o Sistem yang baru tidak akan membawa benefit bagi RML
o Terdapat faktor lain yang mempengaruhi hasil analisis
Benefit Analysis (cont)
o Ditemukan masalah berkaitan dengan sistem saat ini:
o Sistem tidak dikelola dengan baik karena staff yang sudah tidak berada di perusahaan
o Beberapa pengguna kurang mendapatkan training sehingga kurang menguasai fitur yang ada
o Sistem SyteLine ERP tidak digunakan secara maksimal
o Masalah di atas masih dapat diatasi dengan sistem yang ada tanpa perlu upgrade
Cost Analysis
o Direct Cost terkait dengan upgrade sistem ERP antara lain:
o Biaya untuk mengupgrade software dan server o Biaya untuk mengupgrade komputer client
Item Opsi 1: FAT Client Opsi 2: Thin Client
o Konsultasi -> £767/hari selama 9 hari
Client Mengganti PC baru Dapat menggunakan PC
o Server Machine -> £8586 + £1400/thn Computer untuk semua user yang sudah ada
o Lisensi software -> diabaikan Server Menggunakan basic Menggunakan server
low cost server dengan spec yang lebih
o Backup Drive -> £5641 tinggi

o Infrastruktur lainnya -> £2228 Operation Processing dilakukan di Menambahkan software

PC Client Citrix
Scalability Lebih rumit, memakan Lebih cepat dan mudah
waktu karena hanya
mengupdate server
 Cost Analysis (cont)
o Direct Cost terkait dengan upgrade sistem ERP antara lain:
o Biaya untuk mengupgrade software dan server o Biaya untuk mengupgrade komputer client
o Konsultasi -> £767/hari selama 9 hari o FAT Client -> £84832
o Server Machine -> £8586 + £1400/thn o Thin Client -> £62274 + £2042 + £5000/thn
o Lisensi software -> diabaikan
o Backup Drive -> £5641 o Total Biaya
o Infrastruktur lainnya -> £2228 o FAT Client -> £86659
o Thin Client -> £101976

o Hasil dari analisis ini adalah disarankan bagi RML untuk mengupgrade PC Client daripada menginstall software tambahan
 Risk Analysis
o Menganalisis resiko apa yang didapat jika melakukan atau tidak melakukan upgrade sistem ERP
o Jika melakukan upgrade:
o Pegawai mungkin tidak familiar dengan sistem baru yang tidak biasa dipakai dan butuh training tambahan
o Adanya aktivitas tambahan untuk mengevaluasi perubahan sistem yang baru
o Jika perubahan tidak berjalan lancar akan menyebabkan delay, pengeluaran akan bertambah, dsb
o Jika tidak melakukan upgrade:
o Terancam kehilangan support resmi dari FrontStep, terlebih jika ada versi lebih baru
o Jika menunda upgrade, tingkat kesulitan akan meningkat
o Menunggu versi software terbaru
o Terdapat fitur baru yang mungkin belum diperlukan saat ini
o Spesifikasi semakin tinggi
o Harga semakin mahal
o Hasil dari risk analysis adalah disarankan bagi RML untuk menunggu hingga versi terbaru keluar
Time Implementation Analysis
o Terdapat 3 waktu yang mungkin untuk melakukan upgrade:
o Di akhir masa pembukuan / accounting period
o Perusahaan memiliki banyak waktu untuk memastikan hingga sistemnya bekerja dengan benar
o Departemen akuntansi akan sulit untuk mengikuti perubahan karena beban kerja di periode ini

o Di akhir musim balap

o Beban kerja berkurang dan project sudah selesai, sehingga tidak banyak perubahan informasi di dalam ERP software karenanya cocok untuk
melakukan upgrading
o RML pernah melakukan update software di periode ini

o Ketika tingkat produksi rendah dan beberapa pengawai absen

o Banyak tenaga yang bisa berkontribusi dalam proses update
o Tidak banyak perubahan data di dalam sistem sehingga resiko rendah

o Hasil dari analysis ini adalah disarankan bagi RML untuk melakukan upgrade di periode akhir musim
balap
Conclusion
o Dari hasil analisis keseluruhan, disimpulkan bahwa tidak terlalu menguntungkan untuk
mengupdate software SyteLine versi terkini untuk saat ini
o Jika RML tetap ingin mengupgrade, agar dapat dilakukan secara efisien dari segi waktu, maka:
o Infrastruktur teknologi harus lebih dulu ditingkatkan diatas apa yang dibutuhkan saat ini
o Memastikan tersedianya tim manajemen khusus yang dapat mengembangkan sistem saat ini,
mengeliminasi masalah dan menolai potensi untuk upgrade di kemudian hari
o Fokus pada mengupgrade komputer client daripada menginstall software tambahan
Komentar
o Sistem ERP bukan produk sekali beli, tapi harus terus dikembangkan beriringan dengan bisnis
o Pada QFD analysis, pertanyaan-pertanyaan yang ingin diberikan kepada user sebaiknya
ditentukan terlebih dahulu sehingga pembahasan terfokus pada produk yang ingin di analisis
o Juga memperhitungkan biaya yang dikeluarkan untuk training user
Thank You