MANAJER DAN KEGIATANNYA

Pengertian Manajemen
Setiap organisasi, baik bisnis ataupun non
bisnis : membutuhkan manajemen untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 Mengapa manajemen dibutuhkan?
3 (tiga) alasan utama:
1. Untuk mencapai tujuan : manajemen
dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara
tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
Organisasi.
 Definisi Manajemen.
Manajemen : Seni untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan melalui orang lain.
(Follett).
Manajemen : Proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan usaha – usaha anggota
organisasi dan penggunaan semua
sumberdaya organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
( Stoner).
 PROSES, KEGIATAN
 Proses : serangkaian kegiatan yang harus dilakukan secara
sistematis.

 Kegiatan, meliputi :
# Perencanaan : manajer memikirkan kegiatan -
kegiatan mereka sebelum dilaksana-
kan.
# Pengorganisasian : manajer mengorganisasikan
berbagai sumberdaya organisasi.
# Pengarahan : manajer mengarahkan, memimpin, dan
memotivasi bawahan agar bersedia
memberikan kontribusi yang optimal
terhadap organisasi.
# Pengawasan: manajer melakukan pengawasan
untuk memastikan bahwa pelaksanaan
pekerjaan bawahan tidak menyimpang
dari rencana yang ditetapkan.
Pengertian manajemen dapat disimpulkan :
Manajemen : sebagai bekerja dengan
orang-orang untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai tujuan-
tujuan organisasi dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi perencanaan,
pengorganisasian, staffing, pengarahan,
kepemimpinan, dan controlling.
 LANJUTAN….

Organisasi dan
Kebutuhan Akan
Manajemen
Manajemen
sebagai suatu
keistimewaan
dalam waktu dan
hubungan
manusia.
Organisasi Mempengaruhi Masa Lalu, Masa Kini, dan Masa
Depan Mempunyai Beberapa Elemen Sebagai Berikut :

 Manajemen adalah usaha menciptakan

masa depan yang lebih baik, dengan
mengingat masa lalu dan masa kini.
 Manajemen dipraktekkan dan direfleksi
dari era sejarah tertentu.
 Manajemen adalah kegiatan yang
menghasilkan konsekuensi dan
pengaruh yang muncul dengan
berlalunya waktu.
 Kepentingan Hubungan Manusia Melibatkan
Beberapa Ide Sebagai Berikut :
 Manajer bertindak dalam hubungan yang
bersifat dua arah, setiap pihak
dipengaruhi oleh orang lain.
 Manajer bertindak dalam hubungan yang
pengaruhnya menyebar kepada orang
lain, dapat membuat menjadi lebih baik
dan bisa pula lebih buruk.
 Manajer dengan cepat memainkan
hubungan simultan berganda.
 Organisasi (organization) adalah :
Dua orang atau lebih yang bekerja sama
dalam cara yang terstruktur untuk
mencapai sasaran spesifik atau sejumlah
sasaran.

Sasaran (goal) adalah :

Tujuan yang diusahakan untuk dicapai
oleh suatu organisasi, organisasi sering
kali mempunyai lebih dari satu sasaran,
sasaran merupakan elemen dasar dari
organisasi
 Manajemen (management) :

Proses merencanakan, mengorganisasikan,

memimpin, dan mengendalikan pekerjaan
anggota organisasi dari menggunakan semua
sumberdaya organisasi untuk mencapai
sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.
 Manajer (manager) :

Orang yang bertanggung jawab untuk

mengarahkan usaha yang bertujuan
membantu organisasi dalam mencapai
sasarannya.
 Prestasi Manajerial dan Organisasi

Prestasi kerja manajerial (managerial

performance):
Ukuran seberapa efisien dan efektif
seorang manajer, seberapa baik dia
menetapkan dan mencapai tujuan yang
memadai.
Efisiensi dan efektivitas
 Efisiensi (efficiency) :Kemampuan untuk
meminimalkan penggunaan sumberdaya
dalam mencapai tujuan organisasi
“melakukan pekerjaan dengan benar”
 Efektivitas (effectiveness):Kemampuan
untuk menentukan tujuan yang memadai
“melakukan pekerjaan yang tepat”.
 Fungsi-Fungsi Yang Dilaksanakan Manajer

Manajemen dapat berarti pencapaian

tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi
tertentu, tetapi dalam hal ini belum ada
persamaan pendapat dari para ahli
manajemen, tentang fungsi-fungsi itu.
Beberapa Pendapat Para Ahli Manajemen Tentang
Fungsi Manajemen.

 Henri Fayol : Planning, Organizing,

Comanding,Coordinating, Controlling.
 Luther Gullick : Planning,Organizing,
Staffing, Directing,Coordinating,
Reporting, Controlling.
 George Terry : Planning, Organizing,
Actuating, Controlling.
 ERNEET D.,OEY L L.,KOONTZ&0’DONNEL

 Erneet Dale : Planning, Organizing,

Staffing, Directing, Innovating,
Representing, Controlling.
 Oey Liang Lee : Planning, Organizing,
Directing, Coordinating, Controlling.
 Koontz & O’donnel : Planning,
Organizing, Staffing, Directing,
Controlling.
 WILLAM NEWMAN, JAMES STONER

 Willam Newman: Planning,Organizing,

Assembling of Resources, Directing,
Controlling.
 James Stoner : Planning,
Controlling, Organizing, Leading.
 FUNGSI-FUNGSI PROSES MANAJEMEN

Fungsi-Fungsi yang dilaksanakan manajer

dalam proses manajemen disimpulkan ada
persamaan pada fungsi planning,
organizing,dan controlling. Sedang fungsi
lainnya penyebutannya berbeda tetapi
mengandung isi yang sama, pada dasarnya
adalah fungsi staffing, directing, atau
leading.
Manajemen Personalia terdiri dari :
Fungsi-Fungsi Manajemen :
 Perencanaan
 Pengorganisasian.
 Pengarahan.
 Pengawasan.
Fungsi-fungsi Operasional :
 Pengadaan.
 Pengembangan.
 Pemberian Kompensasi.
 Pengintegrasian.
 Pemeliharaan.
 T.HANI HANDOKO:

Ada lima fungsi yang dianggap paling penting,

yaitu : Planning, organizing, staffing, leading,
dan controlling.
 1. Planning :
Penetapan-penetapan sebelum
dilaksanakan.
Planning:
1). Penetapan tujuan-tujuan organsasi.
 2). Penentuan Strategi, kebijaksanaan,
program, posedur, metode, system
anggaran, dan standar yang digunakan
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
 2. Organizing :
 setelah tujuan-tujuan dan program-program
kerja ditetapkan untuk mencapai tujuan, maka
perlu merancang dan mengembangkan suatu
organisasi yang akan melaksanakan berbagai
program tersebut (dibentuk organisasi).
 Organizing : 1). Menetapkan siapa (orang)
yang akan melakukan.
2). Cara pembagian kerja
3). Pemberian tugas dan
tanggung jawab.
4). Pendelegasian wewenang.
5). Pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan
dalam suatu wadah organisasi.
 3. Staffing :

setelah struktur organisasi terbentuk, maka

perlu penyusunan personalia yang akan
menempati posisi atau jabatan tersebut.
Staffing : penarikan, seleksi, penempatan
dan orientasi, serta pemberian pelatihan
dan pendidikan SDM.
Fungsi ini : manajemen menentukan
persyaratan-persyaratan untuk posisi-
posisi jabatan melalui analisa jabatan,
deskripsi jabatan, dan spesifikasi jabatan.
 4. Leading (Pengarahan ) :

setelah rencana dibuat, organisasi

dibentuk, dan disusun personalianya, maka
karyawan dalam bekerja diarahkan menuju
tujuan yang telah ditentukan,
Fungsi ini : directing, motivating,
actuating.
 5. Controlling :
penerapan cara dan peralatan untuk menjamin
bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan.
 Fungsi ini : 1). Penetapan standar
pelaksanaan.
2). Penentuan ukuran-ukuran.
3). Membandingkan dengan
standard dan ukuran yang
telah ditetapkan.
4). Pengambilan tindakan
koreksi bila pelaksanaan
menyimpang.
 Manajer dan Kegiatannya.

Apa yang dikerjakan manajer?

Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen
atau disebut fungsi-fungsi managerial.
Fungsi ini : kegiatan-kegiatan yang saling
tergantung, berinteraksi, berhubungan,
dari penetapan tujuan sampai pengawasan.
Dalam prakteknya manajer professional
menemui kendala untuk memahami fungsi-
fungsi manajerial dengan kenyataan yang
mereka kerjakan.
Minzberg : menerangkan waktu yang digunakan
manajer :

 59 % dari waktu kerjanya menghadiri rapat dan

menerima tamu.
 22 % bekerja di mejanya.
 10 % untuk pertemuan mendadak.
 6 % untuk melayani telepon.
 3 % mengunjungi tempat kerja karyawan di
perusahaan.
Atas dasar itu, berikut ini diuraikan secara rinci tugas-
tugas penting yang dilaksanakan manajer :

 Manajer bekerja dengan melalui orang lain.

 Manajer memadukan dan menyeimbangkan
tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan
menetapkan prioritas.
 Manajer bertanggungjawab dan
mempertanggungjawabkan.
 Manajer harus berpikir secara analitis dan
konseptual.
 Manajer adalah seorang mediator.
 Manajer adalah seorang politikus.
 Manajer adalah seorang diplomat.
 Manajer mengambil keputusan-keputusan
sulit.
 Ketrampilan-Ketrampilan Manajer :

 Konseptual : Kemampuan mental untuk

mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh
kepentingan dan kegiatan organisasi.
 Kemanusiaan : Kemampuan untuk bekerja dengan,
memahami, dan memotivasi orang lain, baik
sebagai individu ataupun kelompok.
 Ketrampilan administratif : ketrampilan yang
berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi
manajerial.
 Ketrampilan teknik : kemampuan untuk
menggunakan peralatan –peralatan, prosedur-
prosedur atau teknik-teknik di bidang tertentu.
 Ketrampilan mana yang lebih penting, tergantung
tipe organisasi, tingkatan managerial, dan fungsi-
fungsi yang sedang dilaksanakan.
 Peranan-Peranan Manajer.

 Minzberg : 3 Bidang Peranan Yaitu :

 Peranan antar Pribadi : a). Pemuka simbolis,
b). Pemimpin, dan
c). Perantara.
 Peranan Informasional : a). Monitoring aliran
informasi.
b). Komunikasi
(penerus informasi) dan
c). Perwakilan.
 Peranan pembuatan keputusan: a). Wiraswasta.
b). Penangkal
kesulitan.
c). Pengalokasian
sumberdaya.
d). Negotiator.
 Kegiatan Manajer.

 Kegiatan Interaksional :
Peranan antar pribadi.
Peranan informasional.
Peranan pembuatan keputusan.
 Kegiatan Administratif :
Pemrosesan kertas kerja.
Penyiapan dan administrasi anggaran.
Monitoring kebijaksanaan dan prosedur.
Pemeliharaan stabilitas operasi.
 Kegiatan Teknis :
Pekerjaan dengan peralatan.
Pemecahan masalah teknis.
Pelaksanaan fungsi-fungsi teknis.
 Kegiatan Pribadi :
Pengaturan waktu.
Pengembangan karier pribadi.
Keterlibatan dengan kehidupannya sendiri.
 Visi Organisasi

adalah : pernyataan tentang gambaran

keadaan dan karakteristik yang ingin
dicapai oleh organisasi dalam jangka
panjang dan yang akan datang.
Pernyataan visi tersebut berlaku pada
semua kemungkinan dalam perubahan
yang bisa terjadi, sehingga visi harus
mempunyai fleksilibilitas.
 Syarat-syarat visi menurut Lewis dan Smith,
1994 antara lain :

 Berorientasi pada masa depan.

 Tidak dibuat berdasarkan kondisi atau tren saat
ini.
 Berdasarkan pada prinsip nilai yang mengandung
penghargaan bagi masyarakat.
 Memperhatikan sejarah, kultur dan nilai
organisasi.
 Mempunyai standard yang tinggi, ideal, perkiraan
bagi anggota organisasi.
 Memberikan klarifikasi yang bermanfaat sesuai
dengan tujuan.
 Memberikan semangat dan mendorong timbulnya
dedikasi bagi organisasi.
 Menggambarkan keunikan organisasi dalam
kompetensi dan citra organisasi.
 Bersifat ambisius dan menantang segenap anggota
organisasi.
 Misi Organisasi

adalah : Pernyataan tentang apa yang harus

dikerjakan oleh organisasi dalam usahanya
mewujudkan visi.
Pernyataan misi memberikan keterangan
yang jelas tentang apa yang ingin dituju
serta memberikan keterangan tentang
bagaimana cara organisasi bekerja.
Misi Harus Mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan
sebagai berikut :
 Keberadaan organisasi untuk berbuat apa?
 Produk dan jasa apa yang utama dari organisasi?
 Apa yang bersifat unik dari organisasi?
 Siapa konsumen utama dari organisasi?
 Mengapa mereka merupakan konsumen utama?
 Mengapa ada pihak lain berkepentingan dengan
organisasi?
 Apa Core Values/nilai dasar dari organisasi?
 Apa yang berbeda pada lembaga 5 tahun yang lalu dan
sekarang? Mengapa berbeda?
 Apa yang berbeda pada organisasi saat sekarang dan 5
tahun dari sekarang? Mengapa berbeda?
 Apa produk dan jasa yang akan diberikan organisasi
dimasa depan?
 Apa yang harus dikerjakan organisasi untuk
menyiapkan produk baru tersebut?
 Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas
merefleksikan visi organisasi? Bila tidak, pertanyaan
mana yang harus ada dan apa jawabannya?
 Struktur Organisasi
adalah : rumusan peran dan hubungan
peran, pengalokasian aktivitas guna
memisahkan sub unit –sub unit, distribusi
kekuasaan diantara jabatan-jabatan
administrasi serta jaringan kerja
komunikasi formal.
Blok bangunan dasar dari struktur
organisasi merupakan ” Differensiasi dan
integrasi”.
DIFFERENSIASI,INTEGRASI,DIFFERENSIAL VERTIKAL

 Differensiasi adalah :
Suatu cara perusahaan mengalokasikan orang-
orangnya dan sumberdaya terhadap tugas-tugas
organisasi agar menciptakan nilai (Child,1977).
 Integrasi adalah :
Alat yang mana perusahaan mengkoordinasikan
orang dan fungsi untuk menyelesaikan tugas-tugas
organisasi (Galbraith, 1973).
 Differensial Vertikal, tujuannya adalah :
Menghubungkan pelaporan, orang, tugas, dan
fungsi pada seluruh tingkatan organisasi
Rentang Pengendalian (Span Of Control

adalah : Sejumlah bawahan yang langsung

dikelola oleh manajer (Graicunas, 1937 dan
Worthy, 1950).
Tingkatan Manajemen Dalam Organisasi
Manajemen Puncak

Manajemen Puncak

Manajemen Menengah

Manajemen Lini Pertama

Karyawan Operasional
( Non Operasional)