MANAJER DAN KEGIATANNYA

• Pengertian Manajemen
• Setiap organisasi, baik bisnis ataupun
non bisnis : membutuhkan manajemen
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
 Mengapa manajemen dibutuhkan?
• 3 (tiga) alasan utama:
1. Untuk mencapai tujuan : manajemen
dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara
tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
Organisasi.
 Definisi Manajemen.
• Manajemen : Seni untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan melalui orang lain.
(Follett).
• Manajemen : Proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan usaha – usaha anggota
organisasi dan penggunaan semua
sumberdaya organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan. ( Stoner).
• Proses : serangkaian kegiatan yang harus dilakukan secara
sistematis.

• Kegiatan, meliputi :
# Perencanaan : manajer memikirkan kegiatan -
kegiatan mereka sebelum dilaksana-
kan.
# Pengorganisasian : manajer mengorganisasikan
berbagai sumberdaya organisasi.
# Pengarahan : manajer mengarahkan, memimpin, dan
memotivasi bawahan agar bersedia
memberikan kontribusi yang optimal
terhadap organisasi.
# Pengawasan: manajer melakukan pengawasan
untuk memastikan bahwa pelaksanaan
pekerjaan bawahan tidak menyimpang
dari rencana yang ditetapkan.
 Pengertian manajemen dapat
disimpulkan :
• Manajemen : sebagai bekerja dengan
orang-orang untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai
tujuan-tujuan organisasi dengan
pelaksanaan fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian,
staffing, pengarahan, kepemimpinan,
dan controlling.
• Organisasi dan
Kebutuhan Akan
Manajemen
• Manajemen sebagai
suatu keistimewaan
dalam waktu dan
hubungan manusia.
 Organisasi Mempengaruhi Masa Lalu, Masa Kini, dan
Masa Depan Mempunyai Beberapa Elemen Sebagai
Berikut :

• Manajemen adalah usaha menciptakan

masa depan yang lebih baik, dengan
mengingat masa lalu dan masa kini.
• Manajemen dipraktekkan dan direfleksi dari
era sejarah tertentu.
• Manajemen adalah kegiatan yang
menghasilkan konsekuensi dan pengaruh
yang muncul dengan berlalunya waktu.
 Kepentingan Hubungan Manusia Melibatkan
Beberapa Ide Sebagai Berikut :

• Manajer bertindak dalam hubungan

yang bersifat dua arah, setiap pihak
dipengaruhi oleh orang lain.
• Manajer bertindak dalam hubungan
yang pengaruhnya menyebar kepada
orang lain, dapat membuat menjadi
lebih baik dan bisa pula lebih buruk.
• Manajer dengan cepat memainkan
hubungan simultan berganda.
 Organisasi (organization) adalah :
Dua orang atau lebih yang bekerja sama
dalam cara yang terstruktur untuk mencapai
sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

• Sasaran (goal) adalah :

Tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh
suatu organisasi, organisasi sering kali
mempunyai lebih dari satu sasaran, sasaran
merupakan elemen dasar dari organisasi
 Manajemen (management) :
• Proses merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan
mengendalikan pekerjaan anggota
organisasi dari menggunakan semua
sumberdaya organisasi untuk
mencapai sasaran organisasi yang
sudah ditetapkan.
 Manajer (manager) :
• Orang yang bertanggung jawab untuk
mengarahkan usaha yang bertujuan
membantu organisasi dalam mencapai
sasarannya.
 Prestasi Manajerial dan Organisasi
Prestasi kerja manajerial (managerial
performance):
Ukuran seberapa efisien dan efektif seorang
manajer, seberapa baik dia menetapkan dan
mencapai tujuan yang memadai.
Efisiensi dan efektivitas
• Efisiensi (efficiency) :Kemampuan untuk
meminimalkan penggunaan sumberdaya
dalam mencapai tujuan organisasi
“melakukan pekerjaan dengan benar”
• Efektivitas (effectiveness):Kemampuan untuk
menentukan tujuan yang memadai
“melakukan pekerjaan yang tepat”.
 Fungsi-Fungsi Yang Dilaksanakan Manajer

• Manajemen dapat berarti pencapaian

tujuan melalui pelaksanaan fungsi-
funsi tertentu, tetapi dalam hal ini
belum ada persamaan pendapat dari
para ahli manajemen, tentang fungsi-
fungsi itu.
Beberapa Pendapat Para Ahli Manajemen
Tentang Fungsi Manajemen.

• Henri Fayol : Planning, Organizing,

Comanding,Coordinating, Controlling.
• Luther Gullick : Planning,Organizing,
Staffing, Directing,Coordinating,
Reporting, Controlling.
• George Terry : Planning, Organizing,
Actuating, Controlling.
• Erneet Dale : Planning, Organizing,
Staffing, Directing, Innovating,
Representing, Controlling.
• Oey Liang Lee : Planning, Organizing,
Directing, Coordinating, Controlling.
• Koontz & O’donnel : Planning,
Organizing, Staffing, Directing,
Controlling.
• Willam Newman: Planning,Organizing,
Assembling of Resources, Directing,
Controlling.
• James Stoner : Planning,
Controlling, Organizing, Leading.
• Fungsi-Fungsi yang dilaksanakan
manajer dalam proses manajemen
disimpulkan ada persamaan pada
fungsi planning, organizing,dan
controlling. Sedang fungsi lainnya
penyebutannya berbeda tetapi
mengandung isi yang sama, pada
dasarnya adalah fungsi staffing,
directing, atau leading.
 Manajemen Personalia terdiri
dari :
Fungsi-Fungsi Manajemen :
• Perencanaan
• Pengorganisasian.
• Pengarahan.
• Pengawasan.
Fungsi-fungsi Operasional :
• Pengadaan.
• Pengembangan.
• Pemberian Kompensasi.
• Pengintegrasian.
• Pemeliharaan.
• T . Hani Handoko : ada lima fungsi yang
dianggap paling penting, yaitu :
Planning, organizing, staffing, leading,
dan controlling.
 1. Planning :
• Penetapan-penetapan sebelum
dilaksanakan.
• Planning:
• 1). Penetapan tujuan-tujuan organsasi.
• 2). Penentuan Strategi, kebijaksanaan,
program, posedur, metode, system
anggaran, dan standar yang digunakan
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
 2. Organizing :
– setelah tujuan-tujuan dan program-program
kerja ditetapkan untuk mencapai tujuan, maka
perlu merancang dan mengembangkan suatu
organisasi yang akan melaksanakan berbagai
program tersebut (dibentuk organisasi).
• Organizing : 1). Menetapkan siapa (orang)
yang akan melakukan.
2). Cara pembagian kerja
3). Pemberian tugas dan
tanggung jawab.
4). Pendelegasian wewenang.
5). Pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan
dalam suatu wadah organisasi.
 3. Staffing :
• setelah struktur organisasi terbentuk,
maka perlu penyusunan personalia
yang akan menempati posisi atau
jabatan tersebut.
Staffing : penarikan, seleksi, penempatan
dan orientasi, serta pemberian
pelatihan dan pendidikan SDM.
Fungsi ini : manajemen menentukan
persyaratan-persyaratan untuk posisi-
posisi jabatan melalui analisa jabatan,
deskripsi jabatan, dan spesifikasi
jabatan.
 4. Leading (Pengarahan ) :
setelah rencana dibuat, organisasi
dibentuk, dan disusun personalianya,
maka karyawan dalam bekerja
diarahkan menuju tujuan yang telah
ditentukan,
• Fungsi ini : directing, motivating,
actuating.
 5. Controlling :
penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa
rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan.
• Fungsi ini : 1). Penetapan standar
pelaksanaan.
2). Penentuan ukuran-ukuran.
3). Membandingkan dengan
standard dan ukuran yang
telah ditetapkan.
4). Pengambilan tindakan
koreksi bila pelaksanaan
menyimpang.
 Manajer dan Kegiatannya.
• Apa yang dikerjakan manajer?
• Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen atau
disebut fungsi-fungsi managerial.
• Fungsi ini : kegiatan-kegiatan yang saling
tergantung, berinteraksi, berhubungan, dari
penetapan tujuan sampai pengawasan.
• Dalam prakteknya manajer professional
menemui kendala untuk memahami fungsi-
fungsi manajerial dengan kenyataan yang
mereka kerjakan.
Minzberg : menerangkan waktu
yang digunakan manajer :
– 59 % dari waktu kerjanya menghadiri
rapat dan menerima tamu.
– 22 % bekerja di mejanya.
– 10 % untuk pertemuan mendadak.
– 6 % untuk melayani telepon.
– 3 % mengunjungi tempat kerja karyawan
di perusahaan.
Atas dasar itu, berikut ini diuraikan secara rinci
tugas-tugas penting yang dilaksanakan
manajer :

• Manajer bekerja dengan melalui orang lain.

• Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-
tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan
prioritas.
• Manajer bertanggungjawab dan
mempertanggungjawabkan.
• Manajer harus berpikir secara analitis dan
konseptual.
• Manajer adalah seorang mediator.
• Manajer adalah seorang politikus.
• Manajer adalah seorang diplomat.
• Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit.
 Ketrampilan-Ketrampilan Manajer :
• Konseptual : Kemampuan mental untuk
mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh
kepentingan dan kegiatan organisasi.
• Kemanusiaan : Kemampuan untuk bekerja dengan,
memahami, dan memotivasi orang lain, baik
sebagai individu ataupun kelompok.
• Ketrampilan administratif : ketrampilan yang
berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi
manajerial.
• Ketrampilan teknik : kemampuan untuk
menggunakan peralatan –peralatan, prosedur-
prosedur atau teknik-teknik di bidang tertentu.
• Ketrampilan mana yang lebih penting, tergantung
tipe organisasi, tingkatan managerial, dan fungsi-
fungsi yang sedang dilaksanakan.
 Peranan-Peranan Manajer.
• Minzberg : 3 Bidang Peranan Yaitu :
• Peranan antar Pribadi : a). Pemuka simbolis,
b). Pemimpin, dan
c). Perantara.
• Peranan Informasional : a). Monitoring aliran
informasi.
b). Komunikasi
(penerus informasi) dan
c). Perwakilan.
• Peranan pembuatan keputusan: a). Wiraswasta.
b). Penangkal
kesulitan.
c). Pengalokasian
sumberdaya.
d). Negotiator.
 Kegiatan Manajer.
• Kegiatan Interaksional :
Peranan antar pribadi.
Peranan informasional.
Peranan pembuatan keputusan.

• Kegiatan Administratif :
Pemrosesan kertas kerja.
Penyiapan dan administrasi anggaran.
Monitoring kebijaksanaan dan prosedur.
Pemeliharaan stabilitas operasi.

• Kegiatan Teknis :
Pekerjaan dengan peralatan.
Pemecahan masalah teknis.
Pelaksanaan fungsi-fungsi teknis.

• Kegiatan Pribadi :
Pengaturan waktu.
Pengembangan karier pribadi.
Keterlibatan dengan kehidupannya sendiri.
 Visi Organisasi
• adalah : pernyataan tentang gambaran
keadaan dan karakteristik yang ingin
dicapai oleh organisasi dalam jangka
panjang dan yang akan datang.
• Pernyataan visi tersebut berlaku pada
semua kemungkinan dalam perubahan
yang bisa terjadi, sehingga visi harus
mempunyai fleksilibilitas.
 Syarat-syarat visi menurut Lewis dan
Smith, 1994 antara lain :
• Berorientasi pada masa depan.
• Tidak dibuat berdasarkan kondisi atau tren saat ini.
• Berdasarkan pada prinsip nilai yang mengandung
penghargaan bagi masyarakat.
• Memperhatikan sejarah, kultur dan nilai organisasi.
• Mempunyai standard yang tinggi, ideal, perkiraan
bagi anggota organisasi.
• Memberikan klarifikasi yang bermanfaat sesuai
dengan tujuan.
• Memberikan semangat dan mendorong timbulnya
dedikasi bagi organisasi.
• Menggambarkan keunikan organisasi dalam
kompetensi dan citra organisasi.
• Bersifat ambisius dan menantang segenap
anggota organisasi.
 Misi Organisasi
• adalah : Pernyataan tentang apa yang
harus dikerjakan oleh organisasi dalam
usahanya mewujudkan visi.
• Pernyataan misi memberikan
keterangan yang jelas tentang apa yang
ingin dituju serta memberikan
keterangan tentang bagaimana cara
organisasi bekerja.
 Misi Harus Mampu menjawab pertanyaan-
pertanyaan sebagai berikut :
• Keberadaan organisasi untuk berbuat apa?
• Produk dan jasa apa yang utama dari organisasi?
• Apa yang bersifat unik dari organisasi?
• Siapa konsumen utama dari organisasi?
• Mengapa mereka merupakan konsumen utama?
• Mengapa ada pihak lain berkepentingan dengan organisasi?
• Apa Core Values/nilai dasar dari organisasi?
• Apa yang berbeda pada lembaga 5 tahun yang lalu dan
sekarang? Mengapa berbeda?
• Apa yang berbeda pada organisasi saat sekarang dan 5
tahun dari sekarang? Mengapa berbeda?
• Apa produk dan jasa yang akan diberikan organisasi dimasa
depan?
• Apa yang harus dikerjakan organisasi untuk menyiapkan
produk baru tersebut?
• Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas
merefleksikan visi organisasi? Bila tidak, pertanyaan mana
yang harus ada dan apa jawabannya?
 Struktur Organisasi
• adalah : rumusan peran dan hubungan
peran, pengalokasian aktivitas guna
memisahkan sub unit –sub unit,
distribusi kekuasaan diantara jabatan-
jabatan administrasi serta jaringan
kerja komunikasi formal.
• Blok bangunan dasar dari struktur
organisasi merupakan ” Differensiasi
dan integrasi”.
• Differensiasi adalah :
Suatu cara perusahaan mengalokasikan orang-
orangnya dan sumberdaya terhadap tugas-tugas
organisasi agar menciptakan nilai (Child,1977).
• Integrasi adalah :
Alat yang mana perusahaan mengkoordinasikan
orang dan fungsi untuk menyelesaikan tugas-tugas
organisasi (Galbraith, 1973).
• Differensial Vertikal, tujuannya adalah :
Menghubungkan pelaporan, orang, tugas, dan fungsi
pada seluruh tingkatan organisasi
Rentang Pengendalian (Span Of
Control
adalah : Sejumlah bawahan yang
langsung dikelola oleh manajer
(Graicunas, 1937 dan Worthy, 1950).
Tingkatan Manajemen Dalam Organisasi
Manajemen Puncak

Manajemen Puncak

Manajemen Menengah

Manajemen Lini Pertama

Karyawan Operasional
( Non Operasional)