IV.

Fungsi Pengorganisasian
(Organizing)

DIANA ANDRIANI MM., MT

 Pengertian Organisasi dan
Pengorganisasian
Organisasi mencakup dua segi :
1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau
kelompok fungsional ketika proses manajemen
berlangsung.

2. Organisasi sebagai wadah pembentukan

tingkah laku hubungan antar manusia secara
efektif sehingga dapat bekerja sama secara
efisien dan memperoleh kepuasan pribadi
dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan
memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk
pencapaian tujuan.

2
Pengertian Organisasi dan
Pengorganisasian
Pengorganisasian yaitu suatu proses
penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan,
sumber daya dan lingkungannya.

Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan

antar komponen-komponen, bagian dan posisi
dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi
merinci pembagian aktivitas kerja dan
menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu
pekerjaan, serta menunjukkan hierarki dan
struktur wewenang organisasi dan
memperlihatkan hubungan pelaporannya.

3
Prinsip-prinsip Organisasi
1. Perumusan tujuan organisasi dengan
jelas. Tujuan merupakan sasaran
dari setiap kegiatan organisasi.
2. Pembagian pekerjaan.Tugas dan
fungsi seseorang harus dirumuskan
dengan jelas sehingga setiap orang
memahami tugasnya dan kepada
siapa harus bertanggung jawab.

4
 Penggolongan Fungsi Organisasi
Ada beberapa dasar pokok untuk menggolong-
golongkan fungsi suatu organisasi atau aktivitas
pejabat :
a. Menurut kesamaan fungsi.
Pengelompokan ini menggabungkan semua
pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan
pembuatan suatu barang, misalnya menjadi
fungsi produksi.
b. Menurut macam benda. Misalnya, pabrik mobil
berbentuk kesatuan yang sesuai dengan macam-
macam kendaraan, yaitu kesatuan yang khusus
bertanggung jawab mengenai mobil sedan, truk,
dll.
c. Menurut jasa yang diberikan. Misalnya, jasa
pelayanan pos dan jasa angkutan.

5
Penggolongan Fungsi Organisasi
d. Menurut langganan yang harus dilayani.
Di rumah sakit, misalnya ada bagian
khusus melayani pria, wanita, anak-
anak dll.
e. Menurut suatu tata kerja. Misalnya tata
kerja menyimpan dokumen dan arsip
atau proses mengirim surat-surat
(ekspedisi).
f. Menurut pembagian wilayah. Misalnya
suatu perusahaan ketika mendirikan
cabangnya.

6
 Prinsip-prinsip Organisasi
3. Kontinuitas dan fleksibilitas. Kelangsungan dan
kesinambungan sikap organisasi terjamin, baik
dalam sasaran, program maupun operasional.
4. Delegasi wewenang dan tanggung jawab harus
jelas dan seimbang.Wewenang atau otoritas,
yaitu hak untuk memerintah atau bertindak,
tanggung jawab yaitu kewajiban untuk
melaksanakan tugas.
5. Unity of Direction (kesatuan arah). Semua
kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan
kemampuan harus ditujukan pada satu arah,
yaitu pencapaian tujuan secara efisien dan
efektif.

7
 Prinsip-prinsip Organisasi
6. Unity of Command (kesatuan komando).
Adanya kesatuan komando maka kerja
sama akan terjamin, pemusatan usaha
dan pengendalian komando lebih
terpusat.
7. Span of Control (rentang kekuasaan).
Maksudnya berapa orang yang tepat
harus berada di bawah kekuasaan
seorang pejabat atasan.

8
 Luas rentang Kekuasaan
“Mary Cushing Niles” menyebutkan ada lima hal
untuk menentukan luasnya rentangan kekuasaan :

a. Hal-hal yang berhubungan dengan rentangan

organisasi. Semakin jelas rencana suatu
organisasi dan tegas tanggung jawab, maka
makin sedikit jumlah orang yang dapat
dikendalikan.
b. Pengendalian jalinan hubungan diantara masing-
masing orang dan pekerjaan satu dengan yang
lain. Semakin sederhana hubungan setiap orang
dalam pekerjaan, maka makin sedikit orang-
orang di bawah pengawasan.

9
 Luas rentang Kekuasaan
c. Kemampuan masing-masing orang dalam organisasi.
Semakin cekatan dan pandai seorang pemimpin,
semakin banyak orang yang dapat dikendalikan.
d. Corak pekerjaan. Suatu pekerjaan yang sederhana dan
homogen akan lebih banyak orang yang dapat
dikendalikan oleh seorang pemimpin.
e. Keterlibatan organisasi dan pejabatnya dan persoalan
baru yang timbul dalam organisasi. Bagi organisasi
yang belum stabil dan masih baru, maka rentang
kekuatan belum kuat disebabkan oleh :
1. Faktor jarak, pekerjaan yang tersebar , diperlukan
rentang kekuasaan yang lebih sempit.
2. Pelaksanaan pekerjaaan yang membutuhkan
waktu lama, jumlah orang yang dikendalikan lebih
sedikit karena pekerjaan yang lama memerlukan
pengawasan yang lebih banyak.

10
 Prinsip-prinsip Organisasi
8. Tingkat-tingkat pekerjaan atau employement
hierarchies, yaitu suatu jaringan peranan yang
dituntut orang dalam melaksanakan pekerjaan
untuk tugas yang harus dicapai.Pekerjaan itu
didelegasikan oleh pimpinan melalui tangga
jabatan.
Employement hierarchies, mempunyai dua ciri
yaitu membentuk suatu piramida dan terbagi-bagi
ke dalam seri tingkat horizontal. Bentuk piramida
berarti strata beberapa orang mengatur jumlah
yang banyak (suatu aliran yang mempunyai
paham sistem pekerjaan yang bantu-membantu).
Bentuk kedua yaitu berbentuk strata yang
horizontal. Tingkat yang paling atas kepala
eksekutif ; selanjutnya tingkat lebih rendah dan
lebih dari satu orang dan selanjutnya.

11
 Prinsip-prinsip Organisasi
9. Prinsip koordinasi. Kegiatan organisasi harus
dikoordinasikan secara bersama-sama agar terdapat
kesatuan dalam tindakan.

Setiap organisasi mempunyai 2 tujuan, yaitu :

a. Tujuan intern, yang bersifat koordinatif.
b. Tujuan ekstern, yang sesuai dengan tujuan
penggabungan upaya organisasi.

Koordinasi antara lain ditujukan untuk pencegahan :

a. Konflik dan kontradiksi.
b. Persaingan yang tidak sehat.
c. Pemborosan.
d. Kekosongan ruang dan waktu.
e. Terjadinya perbedaan pendekatan dalam
pelaksanaan.
12
 Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi
Ketergantungan Antara Unit-unit Organisasi

Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan

usaha bersama untuk memperoleh kesatuan
tindakan dalam usaha pencapaian tujuan.

Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung

pada jenis tugas yang dilakukan sub unit
yang melakukannya. Bila tugas-tugas itu
membutuhkan arus informasi antar unit,
maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi
yang tinggi.

13
 Tiga Ketergantungan antar Unit-unit
Organisasi
Menurut James D. Thompson dalam Stoner
James A.F., sebagai berikut :

1. Ketergantungan yang dikelompokan

(pooled interdependence).
Ketergantungan ini terjadi bila unit-unit
organisasi tidak saling tergantung untuk
melaksanakan pekerjaan sehari-hari,
tetapi sering bergantung pada prestasi
dengan kelangsungan hidup seluruh
organisasi.

14
 Tiga Ketergantungan antar Unit-unit
Organisasi

2. Ketergantungan sekuensial (sequential

interdependence).
Suatu unit organisasi harus melakukan
aktivitasnya terlebih dahulu sebelum unit
lain dapat bertindak.
3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal
interdependence).
Unit-unit yang saling behubungan
memberi dan menerima kegiatan sehari-
hari dan aliran informasi yang terjadi akan
timbal balik.

15
Ketergantungan yang Dikelompokan

Unit Pengendalian

Sub unit Sub unit Sub unit

16
Ketergantungan Sekuensial

Unit Pengendalian

Sub unit Sub unit Sub unit

17
Ketergantungan Timbal Balik

Unit Pengendalian

Sub unit Sub unit Sub unit

18
 Faktor-faktor yang Membatasi
Efektivitas Organisasi
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch dalam Stoner
James A.F. menyatakan

1. Perbedaan orientasi tujuan.

Cara pandang yang berbeda masing-masing sub
unit tentang cara yang paling baik untuk
mengembangkan organisasi.

2. Perbedaan orientasi waktu.

Prioritas masalah yang dapat ditanggulangi
segera dan yang membutuhkan waktu yang lama
tergantung dari sub unit.

19
 Faktor-faktor yang Membatasi
Efektivitas Organisasi

3. Perbedaan orientasi antarpribadi.

Cara komunikasi yang cepat atau lambat
di dalam suatu sub unit.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap sub unit dalam organisasi dapat
memiliki metode dan standar yang
berbeda dalam mengevaluasi kemajuan-
kemajuan organisasi.

20
 Langkah-langkah Proses
Pengorganisasian

Ernest Dale dalam Stoner James, A.F.

langkah proses pengorganisasian :
1. Perincian pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Pembagian kerja ke dalam aktivitas-
aktivitas yang dilakukan oleh
seseorang atau kelompok.

21
 Langkah-langkah Proses
Pengorganisasian

3. Mengelompokkan aktivitas yang sama

secara logis menjadi departemen-
departemen dan skema kerja sama.
4. Menetapkan mekanisme untuk
mengkoordinasikan pekerjaan anggota
organisasi dalam kesatuan yang harmonis.
5. Membantu efektivitas organisasi dan
mengambil langkah-langkah penyesuaian
untuk mempertahankan atau
meningkatkan efektivitas.

22
Proses Pengorganisasian

Perincian Pekerjaan

Pembagian Pekerjaan

Departementalisasi

Koordinasi Pekerjaan

Monotoring dan Reorganisasi

23
 Aspek Utama Struktur Organisasi
Beberapa faktor yang menentukan struktur aktual
suatu organisasi yaitu, teknologi yang
digunakan,lingkungan tempat organisasi beroperasi,
dan pandangan hidup para anggotanya.

Dua aspek utama struktur organisasi :

1. Pembagian kerja (division of labor).
Penjabaran tugas yang dilakukan setiap orang dalam
organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
seperangkat aktivitas tertentu dan bukan
keseluruhan tugas.
2. Departementalisasi (departementalization).
Pengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga
aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat
dilakukan secara serempak.

24
Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi

Spesialisasi dapat meningkatkan

produktivitas tenaga kerja dan efisiensi
sumber daya yang digunakan, hal ini
disebabkan oleh pekerja yang bekerja
sesuai dengan keahliannya dan waktu yang
digunakan untuk tahapan kerja menjadi
lebih sedikit. Tetapi, spesialisasi membuat
suatu pekerjaan menjemukan dan repetitif,
pekerjaan semacam ini merusak moral
pekerja.

25
 Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi
Desain Pekerjaan (Job Design)
• Kedalaman pekerjaan (job depth),
merupakan ukuran sejauhmana seseorang
dapat mengendalikan pekerjaannya.
Menetapkan standar yang kaku,
mengorganisasi pekerjaan dengan rinci,
menguraikan metode, dan mengamati
pelaksanaan dengan ketat, maka
kedalaman pekerjaan itu rendah. Aturan
yang fleksibel, diberi kepercayaan untuk
berinisiatif maka kedalaman pekerjaannya
tinggi.

26
 Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi

• Cakupan pekerjaan (job scope), merupakan

jumlah operasi pelaksanaan yang berbeda,
yang diperlukan oleh suatu pekerjaan
tertentu dan frekuensi pengulangan daur
pekerjaan.
Makin rendah jumlah kegiatan dan makin
besar frekuensi pengulangan maka cakupan
pekerjaannya makin sempit (rendah).

27
 Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi

Jumlah keseluruhan dari kadar

kedalaman dan cakupan menunjukkan
seberapa jauh pekerjaan tertentu
dispesialisasikan.

Semakin rendah kadar kedalaman dan

semakin sempit cakupan pekerjaan
maka tingkat spesialisasi pekerjaan itu
makin tinggi.

28
 Karakteristik Pekerjaan
Karakteristik Tugas dan Motivasi Kerja

Karakteristik Tugas Keadaan Kejiwaan Hasil Pribadi

yang penting dalam dalam kerja
kerja
• Variasi Merasakan arti Motivasi kerja
keterampilan penting pekerjaan internal tinggi
• Identitas tugas
• Signifikan tugas
Merasa tanggung Prestasi kerja tinggi,
• Otonomi jawab atas keluaran kepuasan kerja tinggi
pekerjaan

Mengetahui hasil Tingkat kemangkiran

• Umpan balik aktual dari aktivitas dan berhenti rendah
kerja

29
 Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh
setiap pimpinan dari tingkat atas sampai
tingkat bawah, dan seluruh anggota
organisasi.

Maka tujuan organisasi merupakan tugas bagi

setiap bagian atau unit organisasi, tujuan dari
atas terus sampai ke bawah mengikuti
struktur organisasi secara hierarki.

30
Tujuan Organisasi
R.C. Davis mengklasifikasikan tujuan
organisasi sebagai berikut :
A. Primer
a. Tujuan-tujuan organisasi
- Umum
- Besar
- Kecil
- Perseorangan
b. Tujuan-tujuan operasi dalam
penyelesaian proyek tertentu.
- Perantara
- Terakhir

31
Tujuan Organisasi
B. Kolateral
a. Tujuan sosial kolateral
b. Tujuan-tujuan pribadi
- Perseorangan
- Kelompok atau rombongan
C. Sekunder
a. Ekonomi
b. Efektivitas

32
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi
Establishing relationship merupakan
salah satu fungsi organizing, yaitu
mengatur dan menghubungkan pekerjaan
yang harus dilakukan sehingga semua tugas
dilaksanakan secara efektif oleh semua
petugas di dalam organisasi. Hubungan
yang sehat dan selaras antara jabatan
harus ditetapkan dan secara jelas kepada
siapa harus melapor dan bertanggung
jawab.

33
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi
1. Hubungan langsung antara pemimpin
dan tiap-tiap orang dalam kelompok
organisasi.
2. Hubungan antara pemimpin dan
kelompok-kelompok yang terjadi di
antara orang-orang atau organisasi itu.
3. Hubungan di antara anggota-anggota itu
sendiri, baik secara perorangan, tunggal
atau kelompok.

34
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi

Teori S.A. Graicunas dalam bukunya

“Relationship Organization”,
menguraikan sebagai berikut :

Jika K mempunyai tiga bawahan (A, B

dan C) hubungan tunggal yang terjadi
adalah 6 buah.

35
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi
Hubungan yang
K
terjadi, yaitu :
Antara K dan A
B
Antara K dan B
Antara K dan C
Antara A dan B
A C Antara A dan C
Antara B dan C

36
 Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi
Maka, jika orang-orang Oleh karena itu V.A.
yang dipimpin terdiri atas : Graicunas membuat
2 orang, hubungan rumusan dari hubungan
tunggalnya menjadi 2+1 = kerja tunggal sebagai
3 berikut :

3 orang, hubungan
tunggalnya menjadi 3+2+1 H = (1 + P) x P/2
=6
Dimana :
4 orang, hubungan
tunggalnya menjadi 4+ H = jumlah hubungan
3+2+1 = 10
P = jumlah pegawai
yang dipimpin

37
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi

Louis A. Allen dalam hubungan-

hubungan manajemen menyatakan :
1. Pertama, line relation menunjukkan
peranan orang-orang dari suatu
kelompok yang mempunyai
wewenang untuk mengambil
keputusan. Misalnya, wakil manajer,
wakil direktur, superintendent, dll.

38
Hubungan-hubungan Kerja
dalam Organisasi

2. Kedua staff relation menunjukkan

hubungan dari mereka yang
bertanggung jawab atas
pemberian nasihat dan jasa untuk
membantu agar seluruh kelompok
dapat mencapai maksud dan
tujuannya.

39
 Bentuk-bentuk Organisasi
Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan
organisasi, ada 2 bentuk pokok :
1. Bentuk Tunggal
Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi
yang masih sederhana. Pimpinan berada di
satu orang, kekuasan, pengawasan dan
tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat
diputuskan cepat.
2. Bentuk Komisi
Organisasi yang mempunyai pipmpinan
berupa sebuah dewan yang terdiri dari
beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai
organisasi yang mempunyai tugas membuat
peraturan atau pertimbangan.

40
 Kebaikan dan Kelemahan
Organisasi Bentuk Komisi
1. Adanya pembagian kerja.
2. Keputusan yang dihasilkan yang terbaik dan
obyektif.
3. Adanya kerjasama yang erat dan tanggung jawab
bersama.
4. Keputusan tidak bisa diambil secara cepat.
5. Tindakan pimpinan bisa jadi kurang tegas karena
suatu tindakan merupakan hasil kompromi dari
pendapatan beberapa orang.
6. Tanggung jawab kurang jelas karena keputusan
diambil oleh beberapa orang sebagai suatu
kesatuan.

41
 Bentuk-bentuk Organisasi
Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi
menjadi 2 :
1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan
hubungan serta interaksi perorangan dan
penggolongan ke dalam kelompok yang lebih
kecil dari anggota organisasi itu.
2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk
perkumpulan yang dibentuk secara sadar
dan mempunyai tujuan tertentu, yang di
dalamnya tercakup sistem kerja sama dari
dua orang atau lebih. Contoh : partai politik,
perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll.

42
Bentuk-bentuk Organisasi
Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas
kekuasaan dan tanggung jawab serta
hubungan kerja pada kesatuan-kesatuan
administrasi organisasi tersebut, yaitu :
1. Bentuk line (lurus/hierarki)
2. Bentuk staf atau fungsional
3. Bentuk gabungan staf dan line
4. Bentuk organisasi sistem panitia

43
Bentuk Line
Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan
dan tanggung jawab berjalan dari
pipmpinan sampai bawah, yaitu para
pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan
organisasi.
Organisasi bersifat langsung, lalu lintas
kekuasaan berlangsung secara vertikal.
Tipe organisasi ini masih kecil dan
sederhana sehingga hubungan kerja antara
pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara
langsung (face to face).

44
 Bentuk Line
MANAGER
(Pemimpian)

Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

Produksi Pemasaran Administrasi dan
Keuangan

Mesin Bahan Pabrik Promosi Penjualan Anggaran Administrasi

Buruh Buruh

45
Bentuk Staf
Bentuk organisasi staf ini disebut juga
organisasi fungsional. Pada bentuk ini
kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli
dalam suatu fungsi yang merupakan bidang
keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu
mempunyai kekuasaan mengenai bidang
keahliannya terhadap setiap pejabat di
kesatuan manapun, tetapi tidak berhak
memerintah secara langsung,wewenangnya
memberi saran dan nasihat.

46
 Bentuk Staf
PIMPINAN
(Direktur)

Bagian Bagian Bagian Bagian

Perdagangan Urusan Teknik Perencanaan Kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

47
 Bentuk Staf
MANAGER

Kepala Bagian
Kepala Bagian X Produksi Kepala Bagian Y

R.C. I.C. T.C. D.C.

G.B. S.B. INS R.B.

KARYAWAN

48
Bentuk Staf
Tugas-tugas produksi terdiri dari
perencanaan dan bagian pelaksanaan.

Tugas produksi digolongkan dalam 8 tugas

kecil, sedangkan perencanaan dibagi
menjadi 3 tugas yang lebih kecil. Tugas
planning dibagi menjadi 4 tugas yang lebih
kecil.

Kedelapan tugas kecil itu dilaksanakan oleh

mandor dan clerk, maka terdapat 8
pemimpin di bagian produksi.

49
 Bentuk Staf
Masing-masing pemimpin dan tugas-tugas ke 8 bagian :
1. RC (Route Clerk)
Bertugas menentukan cara perjalana barang, yaitu dari
bahan dasar diangkut di gudang  bahan mentah 
gudang barang jadi. RC harus memperhatikan jalan
terpendek untuk mendapatkan biaya pengangkutan
intern yang rendah.
2. IC ( Instruction Clerk)
Bertugas memberi petunjuk kepada pekerja mengenai
cara-cara bekerja. Petunjuk itu tertulis dalam instruksi
dengan singkat dan jelas ketika buruh mendapat kartu
petunjuk itu.
3. TC (Time Cost Clerk)
Bertugas mengitung ongkos dan waktu yang diperlukan
untuk membuat suatu barang, menentukan time
schedulling dan standard cost dari masing-masing
barang. Menentukan biaya satu unit barang, upah yang
harus dibayar dan harga pokok tiap barang.

50
 Bentuk Staf
4. DC (Disclipinarian)
Bertugas menjaga ketertiban dalam bagian produksi,
bagian perencanaan dan bagian pelaksanaan.
5. GB (Gang Boss)
Bertugas mengadakan persiapan untuk pekerja yang
sesuai dengan kartu instruksi, dibuat oleh instruction
clerk.
6. SB (Speed Boss)
Bertugas menjaga agar mesin berjalan lancar sesuai
dengan waktu yang ditentukan dalam instruksi.
7. Inspectur
Bertugas menyelidiki pekerjaan agar sesuai dengan
syarat-syarat dan menjaga kualitas barang yang
diproduksi.
8. RB (Repair Boss)
Bertugas memperbaiki mesin sebelum dimulai atau
memeriksa pada saat pekerjaan sedang dilaksanakan.

51
Bentuk Gabungan
Staf dan Line
Organisasi ini disusun dalam bentuk
lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan
pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk
memberikan nasihat dan bantuan terhadap
kesatuan-kesatuan tertentu.

Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan

mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak
mempunyai kekuasaan untuk langsung
memerintah para pekerja atau meminta
tanggung jawab mereka.

52
Bentuk Organisasi
Sistem Panitia
Panitia adalah sekelompok orang yang siap
sebagai suatu kelompok yang mendapat
kepercayaan untuk beberapa hal tertentu.
Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas
atau waktu tidak terbatas.

Kedudukan panitia tergantung dari

tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia
berperan sebagai staf. Bila sebagai
pemimpin, misalnya menentukan
keputusan, maka ia berkedudukan sebagai
line.

53
Kebaikan Bentuk Organisasi
Sistem Panitia
1. Keputusan yang diambil pada umunya tepat
karena dibicarakan secara kolektif dan
musyawarah oleh kelompok pimpinan
organisasi.
2. Mencegah seseorang mempunyai tindakan
kekuasaan yang berlebih dan sewenang-
wenang.
3. Kerjasama dapat terkoordinasikan di dalam
perencanaan kerja. Kesimpulan dari pemikiran-
pemikiran dapat terjamin.
4. Orang-orang yang banyak kaitan dengan
kepentingan dalam suatu hal di dalamnya,
misalnya board of director, DPR dan MPR.

54
 Kelemahan Bentuk Organisasi
Sistem Panitia
1. Proses pengambilan keputusan berjalan lambat
karena harus melalui musyawarah.
2. Kesulitan timbul ketika diminta
pertanggungjawaban pada satu orang, karena
segalanya dibebankan pada beberapa orang
sebagai kesatuan.
3. Prinsip unity of command kurang diperhatikan
sehingga pelaksana bingung karena perintah
tidak datang dari satu orang.
4. Daya kreasi operasional tidak dapat menonjol
karena semua pelaksanaan berdasarkan prinsip
kolektivitas.
5. Keputusan terkadang hanya ide seseorang atau
golongan kecil anggota, yang dominan terhadap
kelompok.

55
 Faktor-faktor Penentu
Struktur Organisasi
Faktor-faktor penentu struktur organisasi menurut
Alfred D. Chandler :
1. Teknologi
Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan
akan mempengaruhi organisasi di perusahaan
tersebut.
2. Manusia
Membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh
kebutuhan mereka dan kecenderungan lingkungan
kerjanya.
3. Ukuran dan Struktur
Ukuran dan organisasi secara menyeluruhan atau
sub unitnya mempengaruhi organisasi bila
ukurannya membesar dicapai suatu titik ketika
perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi
pengambilan keputusan.

56
 Lima Unsur yang Digunakan Kerangka
Menganalisis Struktur Organisasi
1. Spesialisasi aktivitas
Pembagian kerja dan departementisasi, spesifikasi tugas-
tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi
dan penyatuan tugas-tugas ke dalam unit kerja.
2. Standarisasi aktivitas
Prosedur untuk menjamin kelayakdugaan (predictability)
aktivitas sehingga sama dan konsisten.
3. Koordinasi aktivitas
Prosedur mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam
organisasi.
4. Hierarki dan struktur wewenang
Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan
mengacu pada lokasi kekuasaan atau wewenang
pengambilan keputusan.
5. Ukuran unit kerja mengacu pada ruang lingkup kegiatan dan
jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja.

57
 Struktur Organisasi Formal
Berdasarkan Fungsi

DIREKTUR

Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

KARYAWAN

58
 Kelebihan dan Kelemahan Struktur
Organisasi Formal Berdasarkan Fungsi
1. Cocok untuk lingkungan yang stabil.
2. Menunjang pengembangan keahlian.
3. Memberi kesempatan bagi para spesialis.
4. Hanya memerlukan koordinasi minimal.
5. Hanya memerlukan keterampilan antar pribadi yang
kecil.
6. Dalam organisasi yang besar, tanggapan lambat di
terima.
7. Terjadi kemacetan (bottleneck) karena pelaksanaan
tugas yang beruntun.
8. Tidak merangsang inovasi, perspektifnya kecil.
9. Menimbulkan konflik mengenai prioritas produk.
10. Tidak menunjang perkembangan manajer umum.
11. Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran
seluruh usaha.

59
 Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar :
Divisi Berdasarkan Produk

DIREKTUR

Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Manajer Umum Bagian Manajer Umum Bagian Manajer Umum Bagian

Obat-obatan Umum Obat-obatan Obat-obatan Bebas
Tradisional

Penjual Penjual Penjual

60
 Kebaikan Struktur Organisasi Formal
Produk/Pasar : Divisi Berdasarkan Produk

1. Cocok untuk perubahan cepat.

2. Memungkinkan adanya visibilitas
produk yang tinggi.
3. Kejelasan tanggung jawab.
4. Memungkinkan pemrosesan tugas-
tugas ganda secara paralel.
5. Memudahkan pelatihan manajer
umum.

61
Kelemahan Struktur Organisasi Formal
Produk/Pasar : Divisi Berdasarkan Produk

1. Menyebabkan terjadinya pertikaian

untuk alokasi sumber daya.
2. Tidak mendukung koordinasi aktivitas
antar berbagai divisi.
3. Mendorong pengabdian prioritas jangka
panjang.
4. Memungkinkan menurunnya pendalaman
keahlian.
5. Memungkinkan terjadinya konflik antara
divisi dan prioritas perusahaan.

62
 Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar
Perusahaan dalam Produksi Manufaktur :
Divisi Berdasarkan Wilayah

DIREKTUR

Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Kepala Perwakilan Kepala Perwakilan Kepala Perwakilan

Pulau Jawa Malaysia Luar Jawa

63
Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar
Perusahaan dalam Produksi Manufaktur :
Divisi Berdasarkan Pelanggan

DIREKTUR

Kepala Divisi Kepala Divisi Kepala Divisi

Pakaian Pakaian Pakaian
Pengantin Wanita Bayi

Karyawan

64
 Kebaikan Struktur Organisasi Formal
Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi
Manufaktur : Divisi Berdasarkan Pelanggan

1. Memberikan keluwesan kepada pegawai.

2. Merangsang kerja sama antar disiplin.
3. Melibatkan, memotivasi dan menantang para
pegawai.
4. Mengembangkan keterampilan pegawai.
5. Pimpinan eras tidak harus ikut menyusun
rencana.
6. Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri
dengan produk terakhir.
7. Memungkinkan pakar dialihkan ke semua
bidang yang membutuhan.

65
Kelemahan Struktur Organisasi Formal
Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi
Manufaktur : Divisi Berdasarkan Pelanggan
1. Memungkinkan timbulnya perasaan anarki.
2. Mendorong terjadinya persaingan
kekuasaan.
3. Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi
daripada tindakan.
4. Menurut keterampilan yang tinggi dalam
hubungan antar perorangan.
5. Membutuhkan biaya besar.
6. Risiko beberapa tim proyek mengerjakan
pekerjaan yang sama.
7. Merugikan koral, jika pegawai harus
dihukum kembali.

66
 Bagan Organisasi
Salah satu cara untuk melihat dan mengetahui
ruang lingkup dari suatu organisasi dari bagan
organisasinya, yaitu suatu organisasi dilukiskan di
atas kertas. Bagan tersebut mempunyai gambaran
mengenai :
1. Isi dan luas organisasi.
2. Saluran-saluran kekuasaan dan tanggung jawab
dari pimpinan sampai bawah.
3. Perincian dan batas-batas tugas pekerjaan tiap
kesatuan dalam garis besarnya.
4. Jabatan-jabatan yang terdapat pada organisasi
itu dan nama orang yang menduduki jabatan
tersebut.

67
ORGANISASI MATRIKS

GENERAL MANAGER

Riset dan Pengendalian Uji dan Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa

Pengembangan Kualitas Jaminan Kontrak

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek A dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi Manufaktur

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek B dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi Manufaktur

Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Manajer
dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Proyek C Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

68
BENTUK PIRAMIDA

69
BENTUK HORIZONTAL

70
BENTUK VERTIKAL

71
Organisasi Bentuk Piramida menurut tingkat-tingkat pengawasan dari
atas ke bawah. Bagan piramida adalah bentuk pokok yang paling
sederhana dan mudah dibuat. Bagan ini sangat tepat untuk melukiskan
organisasi bentuk line.

Organisasi Bentuk Horizontal dipakai sebagai selingan bentuk piramida,

melukiskan bentuk organisasi staf atau fungsional.

Organisasi Bentuk Vertikal digunakan untuk melukiskan organisasi yang

mempunyai dua macam kesatuan, yaitu kesatuan penasihat atau
pembantu pada baris kanan, sedangkan pada baris kiri melukiskan
kesatuan pokok.

Organisasi Bentuk Lingkaran untuk mengatasi akibat sampingan dari

bentuk organisasi vertikal atau horizontal berbentuk tingkatan-tingkatan
yang bisa menimbulkan dampak psikologis, misalnya pekerjaan yang
rendah.

Organisasi Bentuk Lukisan tidak lagi terdapat kotak-kotak untuk

menunjukkan kesatuan-kesatuan dari organisasi itu. Kesatuan-kesatuan itu
diwujudkan dalam lukisan dengan isi atau tugas mereka.

72
BENTUK LINGKARAN

11

Keterangan: 7 5 1 3 10 12
1. Direktur Utama
2, 3, 4, 5 Direktur Penjualan
6, 7, 8, 9 Pimpinan Jakarta 9
(Pusat, Utara, Barat, Timur)
10. Pimpinan Medan
11. Pimpinan Surabaya 2
12. Staf (Para Penjual)
8

73
 Authority dan Responsibility
Otoritas dalam konteks manajemen merupakan suatu
kewenangan berupa hak untuk bertindak,memerintah,
mengendalikan, mengadakan pengawasan, dan
membuat keputusan.

Menurut Max Weber, dalam susunan masyarakat

otoritas/kewibawaan ada 3 macam :
1. Kewibawaan yang legal.
Sifatnya percaya pada sahnya peraturan secara hukum.
2. Kewibawaan yang bersifat tradisi.
Percaya sucinya tradisi dan adat istiadat.
3. Kewibawaan yang karismatis.
Percaya pada sucinya orang yang berwibawa, misalnya
orang yang diakui rahmat dan hidayat dari Tuhan.

74
Authority dan Responsibility
Tanggung jawab (Responsibility) mempunyai 3
aspek :
1. Tanggung jawab sebagai kewajiban yang harus
dilaksanakan.
2. Tanggung jawab sebagai penentuan kewajiban.
3. Tanggung jawab sebagai kewibawaan.

Tanggung jawab dapat dilihat dari 2 fase :

1. Merupakan kewajiban bagi seseorang untuk
mencapai hasil-hasil tertentu.
2. Merupakan tanggung jawab seseorang kepada
atasan (orang yang didelegasikan kekuasaan)
mengenai sampai mana hasil yang dicapai.

75
Authority dan Responsibility
Delegasi meliputi 3 hal sebagai berikut :
1. Penyerahan tugas oleh suatu eksekutif
kepada bawahannya.
2. Pemberian ijin atau wewenang untuk
membuat pesan agar mempergunakan
sumber daya dan menetapkan tindakan
lain yang perlu dalam melaksanakan
tugas-tugas yang didelegasikan.
3. Perwujudan dari suatu kewajiban pada
yang lebih rendah (sub ordinat) untuk
memenuhi tugas pekerjaan dari
eksekutif.

76
 Authority dan Responsibility
Desentralisasi adalah suatu variasi delegasi.

Delegasi merupakan proses dalam mempercayakan

tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain.
Desentralisasi adalah delegasi wewenang yang
sistematis dan selaras dengan tahap-tahap operatif
perusahaan. Misalnya penyebaran fisik atau pabrik
dan fasilitas. Kebalikan dari penyebaran ini disebut
konsolidasi.

Sentralisasi atau wewenang adalah pemusatan

wewenang pada taraf tertinggi pada perusahaan atau
organisasi.

77
 Authority dan Responsibility
Prinsip-prinsip Delegasi dan Desentralisasi
1. Prinsip batas pengawasan dan penelitian (principle limits of
control)
Delegasi ini hanya berlangsung sampai batas pengawasan
dan penelitian yang efektif.
2. Prinsip kewenangan yang seimbang (principles of complete
authority)
Wewenang harus didelegasikan seimbang dengan tanggung
jawab.
3. Prinsip pertanggunganjawab sepenuhnya (principles of
accountability)
Atasan harus bertanggung jawab atas tindakan bawahannya.
4. Prinsip hubungan melapor secara tunggal (principles of single
reporting)
Setiap orang harus memberikan tanggung jawabnya kepada
seorang atasan saja, terutama untuk tanggung jawab dan
wewenang yang terinci.

78
 Authority dan Responsibility
Cara mendelegasikan agar delegasi lebih efektif :
1. Definisikan tanggung jawab, wewenang, dan tanggung
jawab yang dinyatakan dengan tegas dan secara tertulis.
Salah satu kesulitan penting, yaitu bagaimana suatu
pekerjaan harus dilakukan, apa yang dilakukan,
kemudian dirinci dalam arti batas-batasnya.
2. Memberi iklim yang wajar untuk delegasi.
Delegasi harus dimulai dari atasan.
3. Mengetahui kapan delegasi harus dibatalkan.
Manajer harus berani mengambil kekuasaan dan
wewenang yang didelegasikan, jika keadaannya
terpaksa.
4. Menjelaskan ukuran-ukuran pekerjaan.
Bertanggung jawab harus didasarkan atas ukuran-ukuran
pekerjaan yang jelas, dapat dipahami, dan diukur.
Manajer harus mendelegasikan wewenang dan tanggung
jawab, tetapi tidak dapat mendelegasikan
pertanggungjawaban (accountibility).
79
Authority dan Responsibility
Rintangan-rintangan terhadap delegasi :
1. Khawatir untuk mendelegasikan.
Hal ini disebabkan karena ia menganggap
bawahan kurang baik sehingga ia malu.
2. Enggan untuk mendelegasikan.
Pimpinan mengharapkan agar bawahannya
mampu melakukan pekerjaan dan mengambil
keputusan persis seperti yang dilakukannya.
3. Berkeberatan
Pimpinan mendelegasikan betul-betul
keberatannya karena melihat bawahannya akan
melebihinya.

80