5

DATA & BASIS DATA

5.1PENGERTIAN DATA DAN INFORMASI
Kegiatan pengolahan data sudah dimulai sejak dahulu sejalan dengan perkembangan sistem catat mencatat, yaitu disaat kegiatan manusia sudah semakin banyak sehingga sukar bagi manusia untuk mengingatnya. Kegiatan catat mencatat ini dilakukan diberbagai bidang pekerjaan baik oleh perorangan, perusahaan atau pemerintahan. Dengan semakin bertambahnya jumlah dan arti. Data bagi manusia maka mereka berusaha untuk membuat alat yang dapat menggantikan manusia dalam hal catat mencatat atau administrasi ini. Hal ini terjawab oleh kemajuan teknologi manusia dengan diciptakannya KOMPUTER sebagai alat pengganti tersebut. Kegiatan catat mencatat inilah yang sekarang disebut orang dengan istilah DATA PROCESSING. Pada saat ini kegiatan Data Processing ini sudah makin luas, baik dalam kegiatan yang berorientasi kepada ilmu pengetahuan. komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data yang diolahpun akan bermacam-macam jenisnya sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut. Data yang diolah di sini bisa berupa dokumen, surat, kata, bagan, grafik, kondisi, situasi, ide, objek dan lain-lain yang bisa kita tata. Jadi data tersebut bisa berupa kartu pegawai, daftar mahasiswa, daftar persediaan barang, catatan pemakai listrik, daftar penjualan barang. absensi murid dan lain sebagainya. Dari keterangan di atas dapat diambiI kesimpulan bahwa data tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk, yang Iebih berguna dan lebih mempunyai arti, Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari Data tersebut. Setelah dilakukan pengolahan. maka sifat data akan berubah sehingga bertambah kegunaannya yang dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan. Biasanya informasi terdiri dari "Selected Data" yaitu data yang terpilih, tergabung dan disusun sesuai dengan kebutuhan dari pemakai data, masalah waktu. tempat dan fungsinya.

raviellix-jual-beli.blogspot.com

Proses perubahan dari data menjadi informasi merupakan fungsi utama dari pengolahan data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam, misalnya secara manual dengan menggunakan alat hitung sempoa, secara mekanis dengan menggunakan register, secara elektris dengan menggunakan mesin hitung listrik atau dengan cara elektronis dengan menggunakan komputer.

DATA

PENGOLAHAN
Gambar 5.1 - Proses pengolahan data

INFORMASI

5.2 DARI BIT KE INFORMASI

Sejak diciptakan pertama kali, komputer bekerja atas dasar sistem biner. Sistem biner adalah sistem bilangan yang hanya mengenal dua macam angka yang disebut dengan istilah bit (binary digit), berupa 0 dan 1. Hanya dengan dua kemungkinan bilangan inilah komputer dapat menyajikan informasi yang begitu berguna bagi peradaban manusia Bit-bit dapat digunakan untuk menyusun karakter apa saja. Istilah karakter dalam dunia komputer berarti: 1. Huruf, misalnya A dan z. 2. Digit, seperti 0,1, 2,3,4,5,6,7,8, 9 3. Selain huruf maupun digit, seperti tanda +, - serta & dan bahkan simbolsimbol seperti .

5.3

SATUAN DATA
Bit merupakan satuan data terkecil dalam sistem komputer. Yaitu berupa byte, megabyte, gigabyte, terabyte dan petabyte. Tabel 5.1 - Satuan data Satuan Bit Nible Byte Kilobyte (KB) Megabyte (MB) Gigabyte (GB) Terabyte (TB) Petabyte (PB) Ekivalen 4 bit 8 bit 1024 byte 1024 kilobyte 1024 megabyte 1024 gigabyte 1024 terabyte Untuk menyimpan sebuah karakter pada sistem ASCII atau EBCDIC Awal PC hanya memiliki memori sebesar 640 kilobyte Memori PC pada saat ini berkisar antara 64 256 megabyte Ukuran hard disk yang digunakan berkisar antara 20 40 gigabyte Database yang sangat besar Penggunaan di masa mendatang Keterangan Terdiri dari nilai 0 atau 1

raviellix-jual-beli.blogspot.com

Selain berbagai istilah yang menggunakan istilah byte, kadangkala dijumpai istilah yang menggunakan bit seperti megabit. Penggunaan istilah ini biasanya dikaitkan dengan per detik, misalnya 10 megabit per detik. Istilah megabit per detik sering dinyatakan dengan Mbps (megabit per second). Dalam hal ini, megabit berarti 1.000.000 bit

5.4

Data
Data adalah obyek yang diproses. Untuk memproses maka data harus dibawa dari storage (tempat menyimpan) ke ALU (tempat proses)

ALU Program INPUT Data

CONTROL SECTION Program STORAGE hasil OUTPUT

Data

Gambar 5.2 - Pemrosesan data didalam ALU

Data dapat dibagi 2 golongan besar, yaitu a. Character adalah data yang tidak akan mengalami perhitungan-perhitungan arithmetic Misalnya : Nama pegawai, nomor pegawai Data tersebut terdiri dari kombinasi semua karakter yang dikenal komputer (huruf Alphabetik, angka 0 9, symbol-simbol = + ? !,dll) Contoh : Siti, 89092189KJ Di dalam komputer data ini disimpan dalam bentuk karakter mode. b. Numerik adalah data yang akan mengalami perhitungan arithmetic Misalnya : bilangan-bilangan

raviellix-jual-beli.blogspot.com

Cara menyimpan data ini bisa secara zoned decimal, packed decimal, binary maupun floating point. Contoh : 876516, 100028

5.5

Hirarkhi Data
a.

Bit (Binary Digit) adalah pembentuk data yang paling elementer dalam storage. Ada 2 macam kombinasi bit, yaitu 0 (nol) dan 1 (satu).

Gambar 5.3 - Representasi bit b. Character (byte) Adalah unit data terkecil dalam storage yang mempunyai address (alamat). Macam-macam character : - Angka : 0 - 9 - Huruf : A - Z - Special character : + - * / = . , dsb Character ini terbentuk dari kombinasi 8 bit. Basis Data

File

Record/Rekaman/Tupel

Field/Item

Karakter Gambar 5.4 - Hirarkhi data

raviellix-jual-beli.blogspot.com

c.

Field / Item adalah kumpulan dari karakter-karakter yang membentuk suatu arti Misalnya : No. Mahasiswa, Nama Mahasiswa Tabel 5.2 - Contoh 3 buah Field dalam tabel Field No. Mhs 120289001 120289002 120289003 120289004 Field Nama Mhs Vikry Reviyanto Kiky Misteria Nazla Putika Monica Field ------

No 1 2 3 4

d.

Record / Rekaman / Tupel adalah kumpulan dari field-field yang lengkap. Misalnya : record pegawai, akan memuat data-data (field) dari seseorang pegawai. Tabel 5.3 - Contoh 4 buah record dalam table No Record Record Record Record 1 2 3 4 No. Mhs 120289001 120289002 120289003 120289004 Nama Mhs Vikry Reviyanto Kiky Misteria Nazla Putika Monica ------

e.

File Adalah kumpulan dari record-record yang sejenis. Misalnya : File pegawai akan memuat semua record-record pegawai didalam perusahaan itu. Tabel 5.4 Contoh Tabel File Data Mahasiswa Field Field Field No Record Record Record Record 1 2 3 4 NIM 120289001 120289002 120289003 120289004 Nama Mhs Vikry Reviyanto Kiky Misteria Nazla Putika Monica ------

f.

Basis Data Adalah kumpulan dari bermacam-macam file yang disimpan didalam satu disk. File 4

File 3
raviellix-jual-beli.blogspot.com

File 2 File 1

Gambar 5.5 - Ada banyak file dalam sebuah database

File

File File Pegawai

File

Field NIM Record 1 Record 2 Record 3 . Record n 120289001 120289002 120289002 .. 120289999

Field Nama Vikry Reviyanto Kiky Misteria Nazla Putika .. Monica

Field Alamat Jakarta Yogya Surabaya Bogor

Field Tgl Lahir 20-01-1970 08-01-1976 22-01-1972 .. Padang

Field Jenis Kel L L P . P

Gambar 5.6 - Representasi Data dalam Tabel (File)

5.6

Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data. Database yang kompleks dan disertai dengan teknik pendokumentasian dan prosedur manipulasinya akan membentuk Sistem Manajemen Basis Data (DataBase Management System DBMS) Basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu : Berorientasi data dan bukan berorientasi program Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu menguah basis

raviellix-jual-beli.blogspot.com

Datanya Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Komponen-komponen sistem basis data adalah : Hardware, sebagai pendukung operasi pengolahan data seperti CPU, memori, disk, terminal dan sebagainya. Software sistem operasi (Windows 9x, Windows 2000/XP, Linux, UNIX) Software pengelola basis data (DBMS) seperti MS-Access, SQL, Oracle) Software program aplikasi misalnya Visual Basic, Delphi, Visual Foxpro) Basis data (semua data yang diperlukan, dipelihara, dikelola oleh Sistem Basis Data) Pemakai/pengguna basis data (user) Pengguna (user) basis data meliputi: Database Administrator Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai pusat pengendali seluruh sistem basis data maupun program-program yang mengaksesnya, menentukan pola struktur basis data, memodifikasi, membagi tugas pengolahan dan memberikan otoritas tertentu, dan sebagainya. Aplication programmers yaitu programmer aplikasi yang berinteraksi dengan sistem melalui pemanggilan Data Manipulation Language (DML) yang dimasukkan ke dalam program yang tertulis. Sophisticated Users Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem tanpa harus menuliskan sendiri programnya diganti dengan melakukan permintaan (request) dalam bentuk bahasa query basis data. Seperti menggunakan MS-Access, SQL dan sebagainya. Specialized Users Yaitu pengguna yang menuliskan program aplikasi basis data khusus yang tidak sesuai dengan framework pemrosesan data tradisional. Contoh: Sistem pakar, multimedia dan sebagainya. Naive Users Program User Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem dengan cara memanggil Aplikasi salah satu program aplikasi yang telah disediakan. Contoh: operator pada bagian teller, gaji, personalia, dan sebagainya. Program Aplikasi

DBMS
User

Software
raviellix-jual-beli.blogspot.com

Hardware Data

Gambar 5.7 - Komponen DBMS

Manfaat yang diperoleh dari penyusunan database adalah : Mengatasi kerangka (redundancy) data Penyimpanan data yang sama pada beberapa tempat selain bisa menyulitkan pemakai tentang aktualisasi data juga memboroskan tempat penyimpanan, maka basis data akan mendeteksi dan menghindari jika terjadi kerangkapan data. Menghindari terjadinya inkonsistensi data Akibat lain jika terjadi kerangkapan data, maka jika terjadi perubahan pada data yang satu sedangkan yang lain tidak dirubah akan terjadi ketidakkonsistenan data. Untuk itu database akan menyesuaikan terhadap data yang sama jika terjadi perubahan, jadi semua data akan selalu terupdate. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data Memudahkan jika suatu saat akan diambil atau dicetak data yang memiliki kriteria tertentu, misalnya pada tanggal tertentu, alamat tertentu, jumlah tertentu dan sebagainya. Menyusun format yang standar dari sebuah data Data yang sama pada file yang berbeda harus memiliki format data berupa tipe dan jangkauannya harus sama. Ketidaksamaan format data akan mengakibatkan sulit atau tidak biasanya pengaksesan data yang lain. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user) Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser). Melakukan perlindungan & pengamanan data (data security) Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data. Menyusun integritas dan independensi data Basis data merupakan data komplek yang bisa diintegrasikan, sehingga memanipulasi untuk mendapatkan berbaai bentuk lembar kerja dan

raviellix-jual-beli.blogspot.com

laporannya yang diinginkan. Namun demikian masing-masing data tidak saling tergantung terhadap data yang lain. Data-data dalam basis data bisa saling berdiri sendiri.

5.7

Database Management System (DBMS)

Sistem manajemen basis data (DataBase Management Systems DBMS) berisi kumpulan data yang saling berelasi dengan set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program untuk menambah data, menghapus data, mengubah, mengambil dan membaca data. Set program pengelola merupakan suatu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam basis data. DBMS merupakan software yang mengatur proses pengelolaan basis data. Pengelolaannya meliputi pembuatan database, akses terhadap database serta penyimpanan data dalam database. Manfaat penggunaan DBMS adalah : Untuk mengorganisasikan dan mengelola data dalam jumlah besar. Untuk membantu dalam melindungi data dari kerusakan yang disebabkan penggunaan atau pengaksesan yang tidak sah. Memudahkan dalam pengambilan kembali data (data retrieval) Untuk memudahkan dalam penggunaan atau pengaksesan data secara bersamaan dalam suatu jaringan. Keunggulan DBMS adalah : Praktis Penggunaan media penyimpan yang berukuran kecil namun padat informasi. Cepat Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia Mengurangi kejenuhan Menghindari pekerjaan yang berulang-ulang dan monoton yang bisa membosankan Terbaru (up to date) Informasi yang tersedia mutakhir dan akurat setiap saat.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS: 1. Data Definition Language (DDL) Mempunyai fungsi utama untuk mendefinisikan data dalam database secara logika, diantaranya yaitu : Digunakan untuk mendefinisikan karakteristik dari record (meliputi nama, tipe dan lebar dari field) Untuk menentukan kunci field Menyediakan cara untuk menentukan hubungan dengan data di file lain Untuk merubah struktur dari record Untuk menampilkan struktur dari record Tabel 5.5 - Contoh Tabel data Mahasiswa
raviellix-jual-beli.blogspot.com

Field Name NIM Nama Mhs Alamat Tgl Lahir

Type Character Character Character Character

Width 8 20 25 8

Dec

Ket Primary Key

Tabel 5.6 - Contoh Tabel data IPK mahasiswa Ket Field Name Type Width Dec NIM Nama Mhs IPK Character Character Numeric 8 20 4 Primary Key

Dari kedua table diatas dapat dihubungkan dengan Field Name NIM yang berfungsi sebagai primary key, sehingga terbentuklah sebuah basis data. 2. Data Manipulation Language (DML) Digunakan untuk memanipulasi basisdata yang telah didefinisikan dengan DDL. DML menyediakan beberapa commad, diantaranya adalah : USE untuk menggunakan file database tertentu APPEND untuk menambahkan atau mengisikan data ke file database EDIT untuk mengoreksi data REPLACE untuk menggantikan data suatu field LIST untuk menampilkan data DISPLAY untuk menampilkan data SORT untuk mengurutkan data FIND untuk mencari data tertentu yang telah diindeks DML merupakan suatu paket DBMS yang memperbolehkan pemakai untuk mengakses atau memanipulasi data sebagaimana yang telah diorganisasikan sebelumnya dalam model data yang tepat. Dengan DML , pengguna dapat melakukan: Mengambil informasi yang tersimpan dalam basisdata Menyisipkan informasi baru dalam basisdata Menghapus informasi dari tabel

1.

Tipe-tipe file yang digunakan dalam DBMS dibedakan menjadi: File induk (master file) Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting, karena berisi record-record yang sangat perlu didalam organisasi. File ini akan tetap terus ada selama hidup dari sistem. File induk dapat dikategorikan lagi menjadi: a. File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya. Misalnya adalah file daftar gaji, file daftar matakuliah.` b. File induk dinamik (dynamic master file)
raviellix-jual-beli.blogspot.com

5.8

Tipe File

yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (up-dated) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya: file induk data barang, yang setiap saat field unitnya harus dimutakhirkan bila terjadi transaksi. 2. File transaksi (transaction file) File transaksi disebut juga nama input file. File digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Contoh: file penjualan, yang berisi data hasil transaksi penjualan.

3.

File Laporan ( report file) Disebut juga output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. Isi dari file biasanya diambilkan dari field di satu atau lebih master file untuk mempersiapkan pembuatan laporan. File Sejarah (history file) Disebut juga file arsip (archival file) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip. File pelindung (backup file) Merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam basis data pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file basisdata yang aktif mengalami kerusakan atau hilang.

4.

5.

raviellix-jual-beli.blogspot.com