KASUS SISTEM INFORMASI (WATT WIDGET COMPANY) Watt Widget Company memproduksi pernak-pernik dan membeli sebagian produk

untuk dijual kembali tanpa ada proses tambahan. Proses produksi relative sederhana, dengan proses rendah teknologi dan banyak operasi yang dikendalikan secara manual. Agen pembelian menggunakan berbagai sumber informasi untuk menentukan kapan dan berapa banyak yang harus dipesan. Tiga lembar formulir permintaan pembelian diterima dari berbagai supervisor, yang memuat informasi mengenai bahan apa yang dibutuhkan dan berapa banyak bahan tersebut dibutuhkan. Pesanan penjualan yang belum terpenuhi dan laporan produk jadi per minggu digunakan untuk mengevaluasi produksi saat ini dan menghitung perencanaan produksi di masa yang akan datang, dan pembelian me-revie dan me-revie bahan baku yang masih ada di tangan. Agen file kartu persediaan yang ada untuk memastikan sejarah penggunaan

aktu tunggu pemasok pesanan setiap pemasok. !aat pesanan besar diterima oleh

manajer penjualan, ia memberitahu agen pembelian sehingga ia bisa mengevaluasi kebutuhan bahan baku. Agen pembelian menyiapkan tiga lembar pesanan pembelian , menelaahnya dengan manajer penjualan, dan mendapatkan tanda tangannya sebelum mendistribusikan pesanan. Agen pembelian akan mendistribusikan salinan pesanan pembelian. !alinan " untuk pemasok, salinan # untuk supervisor gudang, dan salinan $ diarsip diurut berdasarkan alphabet pemasok. Agen pembelian juga menyiapkan sebuah catatan pesanan pembelian untuk mengendalikan semua pesanan yang diterbitkan dan untuk menjamin bah a pesanan telah diterima dan dilaporkan dalam laporan penerimaan barang. !aat bahan baku diterima, karya an bagian penerimaan menghitung bahan dan menyiapkan tiga lembar formulir penerimaan barang. !alinan " untuk agen pembelian, salinan # untuk akuntan biaya, salinan $ disimpan dan diarsip urut bernomor. %ila bahan yang diterima adalah produk jadi, karya an penerimaan mengirimkan salinan pertama laporan penerimaan ke manajer penjualan, yang membuat salinan untuk memperbaharui catatan persediaan barang jadi dan kemudian meneruskan salinan asli ke agen pembelian. %ila pesanan selesai, karya an penerimaan juga mengirimkan salinan pesanan pembelian mereka ke agen pembelian, yang akan menggunakannya untuk menyatakan penerimaan bahan pada catatan pesanan pembeliannya. Akuntan biaya menggunakan salinan laporan penerimaannya

&

untuk memposkan jumlah yang diterima ke catatan kartu bahan baku. 'emudian ia mengarsipkan laporan itu dalam urutan numeris, guna memastikan kelengkapan nomor. Penjad alan dan pengendalian produksi didasarkan pada revie barang jadi yang ada dan produk yang dipesan dan atas revie melalui toko. !aat menentukan kualitas produk yang diperlukan, supervisor produksi membuktikan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dengan supervisor gudang. !ementara ini, tidak ada sistem prioritas yang formal yang dibuat untuk menentukan barang jadi yang mana yang harus diserahkan ke toko, supervisor produksi hanya mempertimbangkan permintaan pesanan dan barang yang diserahkan ke toko untuk produksi didasarkan pada penilaian prioritasnya. %ahan baku dikeluarkan dari gudang atas permintaan supervisor produksi, dan tanda tangan diperoleh dari karya an produksi pada formulir pengiriman bahan. (ormulir itu digunakan untuk memperbaharui arsip persediaan bahan baku. Pada saat menerima bahan baku, produksi akan mulai dijalankan. !ekali aktu, pemeriksaan jumlah yang dibuat pada berbagai stasiun kerja dalam proses produksi dilakukan untuk menghitung jumlah produk, namun tidak adapengendalian produksi formal atas produk dalam proses. 'uantitas dan deskripsi bahan baku yang dikirimkan dari gudang ke area produksi dicatat pada lembar pengiriman bernomor. Pada aktu yang sama lembar pengiriman ini diposkan pada arsip persediaan perpetual, dan didapat biaya unit bahan sebenarnya didapatkan dari kartu persediaan. )embar pengiriman diringkas untuk pencatatan jurnal bulanan, mengkreditkan bahan baku dan mendebet barang dalam proses. *umlah barang yang dihasilkan dan tarif pembayaran per "++ unit barang jadi dicatat pada lembar aktu oleh karya an produksi. *umlah ini diringkas untuk jurnal dalam sistem penggajian. Total upah per unit produk dibebankan ke dalam barang dalam proses. ,pah yang didasarkan atas hari kerja untuk pekerjaan yang tidak terkait dengan unit produksi akan dicatat sebagai %-P. %-P dibebankan ke produk dalam proses dengan tarif standar #++. dari harga barang. Tidak ada rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses. "+ laporan mingguan

barang dalam proses. Tidak

ada sistem formal untuk mengevaluasikan kinerja toko atau untuk menelusuri arus pesanan

!aat pekerjaan selesai dan dikemas untuk ditransfer ke dalam barang jadi atau siap untuk dikirimkan, kuantitas dan deskripsi barang jadi dicatat pada lembar pengiriman barang dagangan yang bernomor urut tercetak. 'arya an departemen pengiriman bertanggung ja ab untuk ketepatan lembar tersebut, mereka menuliskan inisial nama mereka pada setiap baris item sebagai bukti verifikasi atas keabsahan data dalam lembar transfer tersebut. /angkaian numeris lembar pemindahan berbeda diarsipkan oleh setiap departemen produksi. !etelah memperoleh persetujuan dari departemen pengiriman, lembar pengiriman diteruskan ke manajer penjualan. 0anajer penjualan mengecek nomor atas semua lembar transfer dan memasukkan nomor katalog dan kuantitas ke dalam terminal komputer untuk memperbaharui file persediaan barang jadi. Pada akhir bulan, disiapkan laporan ringkasan persediaan, yang berisi kuantitas dan biaya standar semua transfer barang dalam proses menjadi barang jadi. ,ntuk menggantikan biaya standar unit yang dinilai terlalu rendah, maka nilai standar dinaikkan sebesar $+. untuk membuat ayat jurnal, mengkredit barang dalam proses dan memdebet barang jadi. 'arya an produksi dibayar atas tarif per unit produk yang dihasilkan dengan garansi tarif minimum per hari untuk setiap pekerjaan dan untuk pekerjaan tertentu yang tidak bertarif. !etiap karya an bertanggung ja ab untuk memperhitungkan unit produksinya dan jam kerja atas setiap pekerjaan, mencatat informasi ke dalam lembar aktu mingguan, dan memperoleh persetujuan dari supervisor departemen. %aru-baru ini, beberapa orang ditugaskan ke dalam beberapa bagian departemen untuk mengecek kuantitas yang dilaporkan dalam beberapa departemen. %aik kartu jam dan lembar aktu dikirimkan ke karya an penggajian, yang bertugas aktu

mengecek hasil kali jumlah produk dengan tarif upah per produk, serta menghitung jam kerja, hari kerja, dan gaji. 'arya an menelaah kartu jam untuk menentukan apakah lembar lembar aktu. )embar tertentu ada yang hilang, tetapi ia tidak mencocokkan jam kerja di kartu dengan jam kerja aktu kemudian dikirimkan ke biro pelayanan komputer untuk persiapan cek dan jurnal penggajian. )embar pemindahan diteruskan dengan lembar aktu ke biro pelayanan yang berisi ruang untuk menunjukkan total batch dari upah kotor per kategori pendapatan. !aat ini total batch ini tidak dihitung. Cek yang disiapkan oleh bank diteruskan ke manajer, ia akan memisahkan cek per departemen. Cek dan jurnal kemudian diberikan kepada controller untuk ditelaah. %ila ditemukan kesalahan, cek itu dibatalkan, dan akan dibuat sebuah cek baru sesuai jumlah yang

""

benar, dan catatan penggajian dikoreksi dalam periode berikutnya. 0anajer akan membagikan cek itu kepada karya an. *urnal penggajian memberikan subtotal dari upah per unit barang, upah jam kerja, upah lembur, cuti, sakit, dan pembayaran bonus. !aat ini, total dari pemisahan ini dicatat dalam buku besar umum tetapi tanpa rincian per departemen selaian pemisahan antara gudang, pengiriman, dan upah lainnya. *urnal penggajian tidak memberikan pelaporan atas produk atau pekerjaan. Akuntan biaya baru memulai mengembangkan sebuah program komputer untuk mengakumulasikan dan mencetak lembar biaya produk dengan menggunakan sistem pembagian aktu. /ancangan program belum selesai dikerjakan. Perusahaan berencana untuk mengotomatisasi akumulasi lembar biaya dan proses pencetakan dengan tujuan untuk mempercepat revisi biaya standar. Pertimbangan diberikan untuk mengotomatisasikan catatan persediaan perpetual bahan baku dan menggunakan arsip ini dalam program biaya standar. 1amun, sebelum hal ini bisa dilakukan, item bahan baku harus diberi kode, dan prosedur serta program untuk memperbaiki catatan persediaan tersebut harus dirancang dan diimplementasikan. Watt mengandalkan perhitungan fisik persediaan tahunan untuk menentukan jumlah yang ada sekarang. 2itungan ini tidak langsung direkonsiliasi dengan catatan persedian perpetual karena kesulitan dalam menentukan item tertentu. )ayout gudang saat ini tidak terorganisasi secara logis, seperti mana yang digunakan sebagai area untuk penyimpanan suku cadang, ruang adah, atau area kerja produksi. Tampak jelas tidak ada standar keteraturan yang diterapkam 3misalnya pecahan dan robekan dus4. (aktor-faktor ini membuat kesulitan dalam menemukan item barang yang diinginkan dan perhitungan fisik yang tidak akurat. DIMINTA: Analisislah prosedur yang terkait dengan pengendalian produksi dan persediaan yang ada di Watt5

"#