IMPLIKASI DAN APLIKASI SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS DI INDONESIA

LATAR BELAKANG Sistem Informasi merupakan komponen dan sumber daya yang diperlukan untuk menyediakan informasi dan mendukung fungsi-fungsi organisasi. Dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi serta makin kompleks nya operasional bisnis, maka sistim informasi mutlak memerlukan bantuan komputer (computer-based informarmation system). Sistem informasi harus dapat mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Aktivitas sistem informasi yang berupa input, proses, output penyimpanan dan pengendalian dipadukan dengan teknologi informasi agar saling mendukung, bermanfaat dan memberikan nilai tambah, yaitu hard are, infrastruktur (!aringan), soft are, brain are dan user, sumber data serta produk informasi. Shuttle "kspres didirikan pada a al #$%$ oleh San &uan Airlines. 'ada saat itu, San &uan Airlines merupakan maskapai penerbangan komputer tertua di Amerika Serikat. (askapai ini menghubungkan isata an dari seluruh 'uget Sound, )ancouver, dan )ictoria menu!u ke Seattle-*acoma, bandara 'ortland dan negara lainnya. +ayanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menggunakan van daripada pesa at terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah dan bisnis mereka dari ilayah Seattle-*acoma-"verett ke Sea*ac Airport. Setelah mempela!ari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, perusahaan ini memulai untuk membagi layanan tumpangan. (asyarakat percaya bah a budaya aman dan profesional yang ditransfer dan diadopsi dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. *u!uan perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru yang men!un!ung tinggi profesionalisme pelayanan, keselamatan, dan kehandalan. (isi perusahaan adalah untuk memberikan rasa aman, peduli, alternatif akses yang baik bagi pengguna kendaraan di bandara Sea*ac.

,onsep layanan transportasi -door-to-door. yang diterapkan Shuttle "kspres mulai beroperasi, tetapi pemerintah setempat (kota, kabupaten, dan negara) serta perusahaan transportasi lain berusaha untuk menghalangi. *etapi, dengan layanan yang baik, seperti peralatan bersih, pengemudi berseragam dan ramah, serta tarif a!ar membuat perusahaan ini bertahan. /al terpenting adalah budaya yang diterapkan, yaitu mengemudi dengan aman, membuka pintu, memba a tas, dan memperhatikan para tamu dengan baik. Sepan!ang 00 tahun perusahan telah menambahkan layanan terbaru. A alnya, Shuttle "1press menambahkan !ad al layanan dari hotel ke bandara. 'ada tahun #$$2 perusahaan memulai layanan -"1ecutive *o n 3ar.4armada limusin. 'ada tahun #$$$ perusahaan !uga membeli bus pertama, dan terus melayani konsumen dengan konsep aman, ter!angkau dan untuk memenuhi kebutuhan banyak tamu dalam setiap per!alanan. Saat ini Shuttle "1press berkomitmen untuk berkonsep -5o 5reen. dengan membantu men!aga ilayah udara tetap bersih, ramah lingkungan dengan menggunakan bahan bakar alternatif dan daur ulang. Selama 02 tahun terakhir, Shuttle "1press telah membangun bisnis inti dengan konsep -share-ride.6 mengelompokkan penumpang yang bertu!uan sama, dasar layanan ini adalah agar perusahaan dapat meminimalkan dampak kendaraan di lingkungan dan mendorong penggunaan sumber daya yang bertanggung !a ab. 'ada tahun 07#7, Shuttle "1press telah memba a lebih dari 897.777 orang dari dan ke bandara, hal ini diartikan bah a lebih dari # !uta rute per!alanan mobil dihemat. Implikasi Sistem Informasi pada S !ttle E"press Suatu langkah besar yang diambil oleh Shuttle "1press untuk mengkomputerisasi bisnisnya pada tahun #$$7an hal ini telah berhasil mengatasi berbagai masalah yang timbul saat perusahaan ini masih melayani pelanggannya dengan sistem yang manual. 'ada a al berdirinya, Shuttle "1press menangani pelanggannnya dengan sistem manual (paper-based system) dan hal ini banyak menemui kendala sebagai contoh untuk mengetahui armadanya dan pembagian rute dari armadanya hanya digunakan papan dengan magnet yang seringkali menimbulkan masalah karena posisi magnet yang bergeser dari papan tanpa

diketahui atau diinginkan oleh operator. Semua kegiatan dilakukan dengan tidak terlepas dari penggunaan kertas mulai dari pemesanan hingga pencatatan data. Dengan beralihnya Shuttle "1press dari paper-based ke Compute-based system kelemahan-kelemahan seperti yang tercantum diatas dapat dihilangkan. Dengan aktu menggunakan '3 :"3 2;8 dan program reservasi serta program dispatch, Shuttle "1press telah mampu melayani 8$977 reservasi dan dapat mengefisienkan per!alanan dari ; !am hingga men!adi < !am per rutenya. "fisiensi ini dapat ter!adi karna data pemprosesan rute per!alanan yang telah dibantu oleh server (Digital Equpment Alpha AXP) yang telah terhubung langsung dengan !aringan komputer pada perusahaan sehingga setelah menerima reservasi dari pelanggan program dispatch akan segera menentukan rute yang terpendek yang harus ditempuh oleh supir untuk sampai pada tempat pen!emputan dan tu!uan. Supir dengan cepat akan menerima informasi rute ini melalui pager yang dipegang oleh masing-masing pengemudi. Dalam hal penyimpanan data Shuttle "1press !uga telah menggunakan program D=(S (S Access sehingga data akan tersimpan dengan baik dengan prosedur yang diinginkan sehingga kapan pun data diperlukan, data tersebut dapat diakses dengan mudah oleh komputer yang telah terintegrasi dalam !aringan. 'enyimpanan data pun bisa lebih hemat ruangan karena data tidak lagi disimpan pada kertas-kertas tapi disimpan dengan menggunakan magnetic disc drive yang mana data dapat dengan mudah untuk di back up atau dibuat copy-nya pada disc drive yang lain. Dengan adanya data pelanggan yang tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah dan cepat hal ini memungkinkan Shuttle "1press untuk menangani pelanggannya secara lebih personal bila ada pemesanan berulang.

PEMBA#ASAN I Sistem Informasi $an% Ses!ai Den%an Karakteristik Kota&Kota di

Indonesia Iklim dan lingkungan kota-kota di Indonesia tentunya amat sangat berbeda !auh dengan di kota-kota di Amerika, segala sesuatu kurang dari teratur disini ketimbang di Seattle, sebagai contoh6 !alan-!alan arteri yang kurang memadai, traffic light yang kurang dari cukup, sarana transportasi yang !auh dari memadai, ditambah kemacetan luar biasa yang ter!adi pada !am-!am berangkat-pulang ker!a. 5angguan lainnya yang mungkin ter!adi adalah ban!ir, karena dengan adanya ban!ir otomatis akan memberikan dampak langsung terhadap armada-armada Shuttle "1press. 'ertanyaan yang harus di!a ab adalah, bagaimana Shuttle "1press mampu menembus dan menaklukan kemacetan kota-koa, bagaimana mereka harus mendapatkan pelanggan dan menghasilkan keuntungan dalam investasinya. 'erlu diketahui bah a Shuttle "1press tidaklah sama dengan !asa angkutan atau transportasi lainnya di Indonesia, Shuttle "1press lebih membidik kelas menengah ke atas, sebagai pengganti taksi dalam bepergian, atau antar !emput. Salah satu yang telah berhasil mengaplikasikan SI( pada !asa transportasi dan menaklukan kota &akarta adalah '*. =lue bird. Dia ali hanya dengan 09 armada taksi pada tahun #$%0, kini setelah lebih dari <7 tahun berdiri =lue bird telah berkembang pesat dengan armada taksi sekitar #0777 unit tersebar diseluruh &akarta. ,esuksesan yang diraih !uga tak lepas dari upaya =lue bird dalam pemanfaatan teknologi sistem informasi pada bidang transportasinya, bera al pada tahun #$%0, =lue bird sudah mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang tepat dan benar pada armada-armadanya, hal inipun langsung diikuti oleh kompetitor perusahaan taksi yang beroperasi di Indonesia pada saat itu. =eberapa tahun terakhir =lue bird !uga sudah mengaplikasikan 5'S atau Global Positioning System, yang digunakan untuk melacak seluruh armadanya dan bisa !uga digunakan untuk komunikasi antar pengemudi dan berhubungan langsung dengan 3all 3enter. *eknologi 5'S ini memudahkan operator 3all 3enter dalam

menentukan posisi konsumen dan armada mana yang sedang berada didekat konsumen tersebut dan men!angkaunya. 'enerapan =usiness Intelegent atau =I telah berhasil diimplementasikan oleh =lue bird yaitu dengan nama SA' :et>eaver (SA' :et>eaver =I). Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang transportasi dan mempunyai armada mencapai lebih dari #9777 unit, =lue bird memerlukan solusi I* yang handal untuk memantau banyak hal dalam keseharian operasional perusahaan, mulai dari order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan kendaraan yang dalam pera atan, konsumsi bahan bakar, semua perlu terdata dengan baik. Dengan tu!uan integrasi dan akurasi data yang ingin dikumpulkan. (ySA' =useiness Suite merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi tu!uan yang luas, dengannya =lue bird dapat memantau banyak informasi penting secara mudah dan tepat aktu. Dari data- data tersebut akan menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh mana!emen dalam pengambilan keputusan secara tepat. Implementasi (ySA' =usiness suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controling, sales ? distribution, material management dan fleet management. &akarta adalah kota yang padat, macet dan mempunyai infrastruktur yang kurang sempurna, sebagai contoh !ika hu!an sedikit dan menimbulkan genangan akan menghasilkan kemacetan yang luar biasa di &akarta. *ingkat keamanan yang menghantui driver !uga men!adi momok tersendiri, :amun disamping itu &akarta adalah kota yang berkembang, ber!alan dengan cepat, !ika Shuttle "1press dapat mengaplikasi sistem informasi disini, maka pasti Shuttle "1press akan memperoleh keuntungan yang besar. II Aplikasi Sistem Informasi Pada S !ttle E"press 'ada bagian pendahuluan yang telah dibahas sebelumnya telah diketahui tentang latar belakang Shuttle "1press serta aplikasi dan implikasinya sistem informasi yang memba a perusahaan tersebut memperoleh kesuksesan. 'emesanan le at internet, dan komputerisasi telah memba a peker!aan !asa pen!emputan lebih mudah, cepat dan efektif. Semuan tak terlepas dari sistem informasi yang diterapkan, namun apakan penerapan sistem informasi tersebut cocok !ika diterapkan di medan berbeda. *abel #. menggambarkan (atriks komponen sistem informasi Shuttle "1press yang telah ber!alan terlebih dahulu 6

TABEL '( MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI S#)TTLE E*PRESS A+AL ',,S!m.er Da/a #ard0are SI dan 1arin%an Mesin Inp!t '3 :"3 2;8 *elp Server (Digital "Auipment Alpha AB') 'rocessor Media '3 >S :"3 2;8 &aringan *elepon S!m.er Da/a Soft0are Pro%ram (S Acces @eservation ? Dispatch Prosed!r Data "ntry 'rocedure S!m.er Da/a Man!sia Spe2ialis 'aper =ased System Pen%%!na Agen Dispatcher4 ,onsumen Dispatcher S!m.er Da/a Data 3ustomer Dataase *ravel Info 3ustomer Database, Data 'ega ai, (aintenance ,endaraan 3ustomer Database,*ravel Info,Data 'ega ai, (aintenance ,endaraan @eservation Info 3ustomer Database, *ravel Info, Driver @eport Prod!k Informasi Data "ntry Display @eservation Info @oute4+ocation

Pemrosesan

+A:

(S Acces @eservation ? Dispatch

@eservation 'rocedure Dispatch 'rocedure

Status Display

O!tp!t

'3 :"3 ,ertas =ill 2;8 'rinter +aporan *elephone

(S Acces @eservation ? Dispatch

Cutput 'rocedure and Distribution

Agen4 Dispatcher ,onsumen (anager Driver

@eservasi Info 'ager :otification

Pen/impanan

(agnetic Disc

21 /DD #,0 5=

(S Acces @eservation ? Dispatch (onitoring 'rogram

=ackup 'rocedure

Cperator

(anager

@eservation Info

Kendali

Server 'rocessor

+aporan 'engendalian

(onitoring 'rocedure

Cperator S')

,onsumen4Agent4Dispatcher (anager

@eservation Info

(atriks komponen sistem Informasi Shuttle "1press terbukti memang efektif dalam membangun kesuksesan perusahaan di Amerika, namun apakah komponen sistem informasi tersebut bisa memba a kesuksesan yang sama pada lahan dan iklim yang sama sekali berbeda seperti disini, maka dari itu Shuttle "1press harus menyiapkan sistem informasi mana!emen terbaru dan paling cocok untuk medan kotakota di Indonesia, berikut komponennya 6 '( GPS Tra2kin% Adalah suatu sistem pemantau !arak !auh yang menggunakan Satelit 5'S sebagai penentu lokasi kendaraan4aset bergerak dengan tepat dan akurat dalam bentuk titik kordinat yang kemudian diimplementasikan ke dalam 'eta Digital, sehingga dapat dimengerti dengan mudah bagi penggunanya. ,euntungan dari pemakaian sistem ini adalah membantu mengurangi penggunaan biaya ponsel serta penggunaan sms untuk mendeteksi lokasi kendaraan. Disamping itu 5'S *racking sangat berguna dalam menghindari area-area ra an macet di kota ini. /al ini didasarkan karna aktu adalah hal yang paling berharga, ketepatan sampai tu!uan pasti akan memperoleh kesan tersendiri di hati pelanggan. Dalam situasi dan kondisi tertentu sistem ini !uga membantu pengemudi menghindari daerah-daerah ra an ban!ir ketika datang musim hu!an di &akarta.

5ambar <. 3ontoh cara ker!a 5'S *racking sistem

- #< -

3( MDT 4Mo.ile Data Transfer5 Adalah instrumen pelengkap di kendaraan, (D* berbentuk mirip seperi pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. (D* !uga merupakan alat penangkap order dari radius <-2 km untuk setiap order yang dikeluarkan le at data komputer.

5ambar 2 (D* ((edia Data *ransfer)

6( +e. Reser7ation Mana%ers 4Internet Reser7ation5 Shuttle "1press dapat membuat eb khusus untuk pemesan armada dalam hal ini di &akarta, dan mungkin bisa berkembang di tempat lainya, keuntungan pembuatan system ini adalah 6 @eservasi dapat dilakukan kapan sa!a, 02 !am sehari, dan % hari seminggu. Data hasil output pemesanan sudah dapat langsung digunakan dan dapat langsung diteruskan kepada pengemudi le at (D*. /ampir semua orang di &akarta mempunya gadget yang mendukung bro sing internet, maka dengan terintegrasi !aringan Shuttle "1press ke Internet tidak hanya akan memudahkan reservasi, tapi bisa !uga untuk mengiklankan !asa- !asa yang di!ualnya.

- #2 -

5ambar 9 Internet @eservation Shuttle "1press

8( ALERT S/stem Shuttle "1press sudah mengembangkan sistem yang mengintegrasikan mulai dari /ead Cffice (/C) tersambung pada (obile Data *erminal ((D*) diseluruh kendaraan Shuttle "1press dengan bantuan koneksi internet yang dikenal sebagai A+"@* System. System ini menghasilkan semua data yang dibutuhkan perusahaan seperti 6 @eservasi, Dispatching, 'enagihan, dan +aporan (ana!emen. @eservasi, sistem ini meberikan informasi utama yang diperlukan untuk melayani pesanan pelanggan secara cepat dan tepat. Dengan tampilan yang user friendly dapat Dispatching, Setelah pelanggan memudahkan melakukan pelanggan data dalam akan menginput data reservasi secara langsung. reservasi, tersimpan dalam database, layar dispatching memungkinkan dispatcher untuk menugaskan !asa pen!emputan atau reservasinya ke pengemudi. 9( Mesin ED: 'entingnya sebuah mesin gesek atau "D3 adalah untuk memastikan pembayaran dapat dilakukan secara aman dan nyaman. ,alangan menengah arga &akarta pada umumnya sudah !arang memba a uang tunai yang banyak dalam tas mereka, karna mungkin agak sedikit repot dalam memba anya, !uga ter!adi karna faktor keamanan yang bisa mengancam. ,arna itulah arga &akarta lebih senang membayar secara non-tunai atau menggesek kartu debet4kredit mereka !ika ingin membayar sesuatu. ,euntungan menggunakan mesin "D3 pada

- #9 -

armada Shuttle "1press antara lain 6 +ebih aman baik bagi pengemudi ataupun pelanggan. Adanya bukti transfer, atau bukti bayar berupa struk dari kertas roll. sehingga minim ter!adi penyalahgunaan.

Dang pembayaran bisa langsung masuk ke rekening perusahaan,

5ambar. 8 'enerapan mesin "D3 pada Silver bird

;(

M/SAP B!siness S!ite

Adalah merupakan solusi piranti lunak dengan fungsi yang sangat luas. Dengan soft are ini diharapkan Shuttle "1press dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah, cepat dan tepat aktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh !a!aran mana!emen untuk mengambil keputusan secara tepat dan bi!ak dalam menentukan arah perusahaan. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi (ySA' =usiness Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controling, sales dan distribution, material dan fleet management.

5ambar % Aplikasi (ySA' =usiness

- #8 -

Disamping itu, SA' secara khusus !uga mengembangkan model aplikasi untuk mendukung !asa transportasi dan pen!emputan layaknya Shuttle "1press yaitu Driver (anagement dan Cperation and @eservation (anagement.

5ambar ; Aplikasi driver management SA'

Dengan diterapkan sistem ini diharapkan dapat lebih meningkatkan kiner!a dan kesinambungan dari '*. Shuttle "1press yang baru sa!a membuka cabangnya di &akarta. Sistem driver management dan Cperation reservation management sebelumnya telah berhasil memba a '*. =lue bird sebagai perusahaan taksi antar !empur terdepan di Indonesia, pengaplikasian sistem ini !uga semakin memudahkan managemen dalam menerima hasil data output yang telah diproses, sehingga mana!emen dapat mengambil langkah-langkah atau keputusan yang tepat bagi perusahaan ke depannya. *abel 0. (atrikulasi komponen sistem informasi pada Shuttle "1press setelah adanya penyesuaian 6

- #% -

TABEL 3( MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI S#)TTLE E*PRESS SETELA# PEN$ES)AIAN Akti7itas SI S!m.er Da/a #ard0are dan 1arin%an Mesin Media '3 D"++ latitude <;7(* Server ('3 latitude <;7(*) 'rocessor, (D*, "D3 '3 latitude <;7(*, 'rinter, (D*, "D3 Data =ase Server Server 'rocessor '3 D"++ latitude <;7(*, &aringan Internet S!m.er Da/a Soft0are Pro%ram (ySA' Cperation and @eservation (anagement (ySA' Cperation and @eservation (anagement Prosed!r Data "ntry 'rocedure @eservation 'rocedure Dispatch 'rocedure S!m.er Da/a Man!sia Spe2ialis Pen%%!na Agen Dispatcher4 ,onsumen Dispatcher S!m.er Da/a Data 3ustomer Database *ravel Info 3ustomer Database, Data 'ega ai, (aintenance ,endaraan Agen4 Dispatcher, 3ustomer, Driver Cperator and supervisor (ySA' 3ontroling (anagement 3ustomer Database,*ravel Info,Data 'ega ai, (aintenance ,endaraan @eservation Info 3ustomer Database, *ravel Info, Driver @eport Prod!k Informasi Data "ntry Display @eservation Info @oute4+ocation

Inp!t

Pemrosesan

+A:, &aringan Internet

Status Display

O!tp!t

,ertas =ill +aporan

(ySA' Cperation and @eservation (anagement (S Acces @eservation ? Dispatch (ySA' 3ontroling (anagement

Cutput 'rocedure and Distribution

@eservasi Info, :otification (D*, ,ertas bill

Pen/impanan

Storage device

=ackup 'rocedure (onitoring 'rocedure

(anager

@eservation Info

Kendali

+aporan 'engendalian

(anager

@eservation Info

- #; -

KESIMP)LAN 'enggunaan teknologi sistem informasi yang terbaru dan lebih mutakhir dapat membantu Shuttle "1press dalam pengembangan bisnisnya, sehingga dalam pemesanan bisa dilakukan melalui internet, dan komputerisasi telah memba a peker!aan !asa pen!emputan lebih mudah, cepat dan efektif. 'embaruan teknologi !uga bisa berdampak langsung terhadap efisiensi ker!a, dan kepuasan customer atas !asa yang diperoleh. Selama pemutakhiran teknologi dan kepuasan customer berbanding lurus, membuat !alan Shuttle "1press dalam menguasai pangsa pasar !asa pen!emputan dan pengantaran dapat ber!alan mulus. ,ondisi medan yang tidak mudah di kota-kota besar di Indonesia, banyak mempersulit segala !enis !asa transportasi yang ingin berinvestasi disini, namun Shuttle "1press telah dilengkapi dengan 5'S *racking, (D* ((obile Data *ransfer), >eb @eservation (anagers (Internet @eservation), A+"@* System, (esin "D3, (ySA' =usiness Suite sehingga hal itu tidak men!adi halangan bagi Shuttle "1press untuk terus mengembangkan sayap usahanya di Indonesia.

- #$ -