Penggunaan SAP pada

PT. Kereta Api Indonesia

(PT.KAI)
Al-Qodri Adi W
Bayu Bintoro S
Denny Bayu Y
Dibyo Gani W

F0311008
F0311027
F0311038
F0311041

PROFIL PERUSAHAAN
PT.KAI (Persero) adalah Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) yang menyelenggarakan jasa

angkutan Kereta api yang meliputi angkutan
penumpang dan barang.
Pada akhir Maret 2007, DPR mengesahkan
revisi UU No.13/1992 yang menegaskan
bahwa investor swasta maupun pemerintah
daerah dberi kesempatan untuk mengelola
jasa angkutan Kereta api di Indonesia.

Penggunaan SAP
PT.SAP Indonesia mengumumkan bahwa

PT.Kereta Api Indonesia, perusahaan kereta api

terbesar di Indonesia, secara resmi
mengimplementasikan solusi SAP ERP
(Enterprise Resource Planning).
Program SAP ini implementasinya dimulai pada
tanggal 1 Juni 2010, dari hal teknis hingga yang
terkait masalah sumber daya manusia untuk
mengoperasikan program.
Pada tanggal 1 Januari 2011, Sistem SAP ERP
telah go-live.

Solusi SAP yang digunakan PT.KAI adalah

MySAP CRM (Customer Resource Management),

sebuah strategi bisnis yang berbasis konsumen.
Mereka juga mengadopsi menggunakan dua
jenis modul SAP.
FI (Finance): mengurus segala hal yang berkaitan

dengan keuangan perusahaan.

HR (Human Resource): yang berguna untuk
mengurus segala hal yang berkaitan dengan
karyawan seperti penggajian, manajemen waktu,
dan manajemen personalia.

SAP ERP
Sistem ERP adalah sebuah aplikasi yang dapat

mendukung transaksi atau operasi sehari-hari

untuk pengelolaan sumber daya sebuah
perusahaan, seperti dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
ERP
MRP II
MRP
Sistem ERP secara modular biasanya
menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,
invoice dan akunting perusahaan.

Keunggulan SAP :
Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena
terdiri dari berbagai macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan
pengguna yang bergerak pada berbagai macam bidang usaha.
Implementasi SAP terbukti secara signifikan dapat mengurangi
proses administratif, mendukung cost reduction, dan meningkatkan
produktifitas.
Hambatan memperoleh informasi dapat dihilangkan karena
informasi yang ada bukan lagi milik unit kerja melainkan milik
perusahaan.
Kelemahan SAP :
Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus
terjadi penggantian 90% hingga 100% teknologi yang ada
sebelumnya. Hal ini menyebabkan berubahnya budaya kerja yang
telah ada sebelumnya.
Penggantian system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu
implementasi bisa berkepanjangan.

Latar Belakang Penggunaan SAP

Sistem yang ada dirasa belum mampu mencukupi kebutuhan pelanggan.
Sistem yang ada tidak mampu mengelola CRM (Customer Relation Management).
Sistem yang ada tidak mumpuni dalam pengelolaan aset, keuangan, dan sumber daya

manusia yang tersedia.

Kinerja perusahaan yang perlu ditingkatkan dengan penggunaan sistem terbaru.
Tujuan Penggunaan SAP
Menciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber
daya manusia, dan kegiatan operasional PT.KAI lainnya.
Menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah
frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.
Meningkatkan pengawasan dalam kegiatan operasional yang dilakukan bersama-sama.
Merencanakan, melaksanakan, dan memonitor rolling stock, serta kegiatan
pemeliharaan terhadap infrastruktur yang dimiliki agar menjadi lebih baik.
Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pengguna jasa kereta api.
Kendala dalam Penerapan SAP
Sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem baru karena apabila
menggunakan SAP, sistem lama akan diganti dengan presentasi sebesar 90 hingga
100%.
Proses pembelajaran antar cabang yang berbeda-beda. Misalkan apabila kantor pusat
sudah mampu mengoperasikan sistem, kantor cabang atau DAOP lainnya belum tentu
sudah mahir.
Tenggat waktu yang relatif singkat sekitar 6 bulan untuk pengoperasian total.
Diperkenalkan bulan Juni 2010 dan mulai aktif sepenuhnya pada awal tahun 2011.

Solusi Meminimalisir Kendala

Demi mendapatkan informasi yang komprehensif mengenai

implementasi System Application and Product (SAP) yang akan

digunakan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero), beberapa unit
Kantor Pusat, yang diantaranya unit Sistem Informasi, Kepegawaian
dan Keuangan, melakukan studi banding (benchmarking) ke PT. XL
Axiata. Benchmarking yang dilakukan pada Selasa (15/6) diikuti
oleh 26 orang, langsung menuju ke gedung Graha XL yang
bertempat di kawasan Mega Kuningan, Jakarta
Kunjungan benchmarking ke PT. XL Axiata selain dikarenakan sudah
terjalin lama hubungan baik kerjasama di kedua belah pihak, juga
terlebih PT. XL Axiata telah menggunakan SAP sejak 14 tahun yang
lalu
Kegiatan yang dimulai dari pukul 10 pagi hingga empat sore, diisi
oleh berbagai macam presentasi dari pihak PT. XL Axiata mengenai
implementasi SAP.

Contoh Penggunaan SAP ERP berbasis CRM

PT. Kereta Api mengganti sistem pemesanan tiket perjalanan KA

yang dilakukan secara bertahap mulai awal November 2011 dan

telah dioperasikan penuh pada 1 Januari 2012.
Sistemonline ticketingakan diganti dengan sistem baru yang
berbasis web dengan nama Rail Ticketing System. Proses migrasi
atau perpindahan ini dilakukan secara bertahap dan dioperasikan
penuh pada 1 Januari 2012
Pemesanan tiket, selain dipesan melalui stasiun, juga dapat
dilakukan melalui layanan PT. Pos Indonesia, Contact Center
121,drive thru,vending machine,mobile phone(layanan
telepon),mobile ticketing(mobil penjualan tiket), agen, Indomaret,
City Terminal Online System (Citos), dan internet.
PT.KAI menggunakan sistem tiket tradisional yang dikembangkan
oleh internal PT.KAI yang kurang dapat mengakomodasi kebutuhan
bisnis angkutan penumpang kereta api di masa depan.

Arsitektur sistem tiket yang lama memiliki kelemahan yang

cukup menonjol, antara lain :
Reabilitas sistem yang kurang baik,
Kurang mampu mengadopsi perkembangan teknologi, serta
Tidak dapat dimodifikasi untuk memenuhi perkembangan bisnis.
Proyek Rail Ticketing System (RTS) yang telah dijalankan oleh
PT.Kai memiliki beberapa tujuan, antara lain :
Memberikan layanan tambahan kepada customer dengan
memperbanyak channel dan memberikan pilihan opsi mode
pembayaran;
Optimalisasi penjualan tiket penumpang dengan adanya kemudahan
manajemen tarif;
Mempermudah aksesibilitas data yang terintegrasi dan real time untuk
mendukung keputusan manajemen
Meningkatkan effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan sistem
Ticketing
Mengakomodir kebutuhan pengembangan system ticketing saat ini
dan di masa yang akan datang