Penentuan produktifitas aktifitas

Soal membahas bagaimana perusahaan nasional express beroperasi. Dari

kondisi operasi yang ada, perusahaan coba mencari suatu alternatif proses yang
akan memperbaiki kinerjanya. Konsep produktifitas akan membantu meninjau
dan mengevaluasi seberapa baik kontribusi suatu usulan perbaikan

Studi Kasus 1 : National Air Express

National Air adalah sebuah perusahaan air-express dengan kantor yang tersebar diseluruh
Negara bagian. Frank Smith, manajer pada wilayah operasi Chatanooga, kota Tennesee
sedang mempersiapkan laporan budget pertriwulan, yang akan dipresentasekan pada rapat
regional
Area Tenggara minggu depan. Dia sangat kuatir mengenai penambahan biaya modal untuk
operasi
saat bisnis meningkat cukup besar. Seingatnya, ini telah menjadi tiga bulan pertama paling
buruk,
Terjadi badai salju, gempa bumi dan musim dingin yang parah. Frank telah meminta Martha
Lewis, supervisor lapangan, membantunya untuk meninjau data yang tersedia dan
menawarkan alternative solusi.

Metode Layanan
Perusahaan National Air menawarkan layanan pengantaran kilat via udara dalam waktu satu
malam
yang diantarkan langsung kerumah pelanggan ( door-to-door overnight air-express delivery)
dalam wilayah Amerika serikat. Smith dan Lewis adalah manajer armada yang terdiri atas 24
buah
truk yang menangani pengangkutan dalam area Chattanooga. Rute dirancang berdasarkan
area, biasanya digambarkan dengan batasan kode pos, nama jalan utama, atau ciri utama
geografis seperti Tennessee River. Penjemputan biasanya ditangani dari jam 3.00 P.M dan
6.00 P.M., senin hingga Jumat. Rute pengemudi adalah paduan antara tempat pemberhentian
harian
yang terjadwal secara regular dan titik penjemputan nasabah yang menelpon. Perintah
Penjemputan yang ditentukan dari telepon masuk disebarkan informasinya melalui radio
kepada supir.

Komitmen dibuat terlebih dahulu mengenai tempat penjemputan regular dilakukan

dengan memperhatikan bahwa paket telah siap. Meskidemikian, sebagian besar panggilan
telepon nasabah menginginkan agar penjemputan dilakukan selambat mungkin, yakni tepat
sebelum
jam kerja berakhir (biasanya jam 5 sore).

Saat supir tiba pada masing-masing lokasi penjemputan, supir akan memberikan
perlengkapan seperlunnya (amplop atau kotak bila diminta) dan sebagian besar menerima
tagihan
yang telah dilengkapi untuk masing-masing paket.
Karena industry benar-benar sangat kompetitif, supir professional dan sopan penting
untuk mempertahankan pelanggan. Oleh karena itu, Smith selalu kuatir para supir akan
membuat
para nasabah buru-buru melengkapi paketnya.

Pertimbangan budget
Smith dan Lewis mendapati bahwa dalam tiga bulan terakhir mereka tidak dapat memenuhi
permintaan nasabah untuk penjemputan yang telah dijadwalkan sebelumnya. Walaupun
secara
rata-rata para supir tidak dalam kondisi sibuk dengan bisnis, para supir tidak bisa tiba
dilokasi penjemputan tepat waktu. Smith tidak berpikir dia mampu memberikan alasan atas
kenaikan biaya sebesar $ 1,200 untuk tambahan truk dan supir saat nilai produktifitas tetap
(diukur dengan rasio pengapalan per truk/hari). Perusahaan sendiri telah menetapkan diri
sebagai operator berbiaya rendah dalam industry pengantaran paket dibarengi dengan
komitmen terhadap layanan berkualitas dan nilai untuk pelanggannya.

Pertanyaan diskusi

1. Apakah ukuran produktifitas yang dinyatakan dalam rasio kiriman per hari per truk masih
berguna? Apakah ada alternative lainnya yang efektif?
 2. Hal lain apa yang bisa dilakukan untuk menurunkan variabilitas penjemputan pesanan
yang masuk melalui telepon? Bisakah supir diharapkan ada pada beberapa lokasi
sekaligus pada pukul 5 sore?
3. Bagaimanakah seharusnya kita mengukur kinerja penjemputan paket kiriman? Apakah
standard kerja berguna dalam lingkungan yang dipengaruhi oleh cuaca, lalu lintas dan
variable acak lainnya? Apakah perusahaan lainnya menghadapi permasalahan yang
sama?

JAWABAN
Berdasarkan pada lingkungan bisnis National Air Express, kinerja perusahaan akan bergantung
pada seberapa banyak jumlah barang yang dikirim per hari. Makin banyak maka makin besar
peluang pendapatan perusahaan.
Bila ditelusuri lebih lanjut, jumlah barang yang dikirim akan sangat bergantung pada seberapa
banyak jumlah nasabah yang orderan pengiriman barangnya dapat dipenuhi/didatangi oleh
supir.

Dengan demikian

 ukuran produktifitas yang dinyatakan dalam rasio kiriman per hari per truk tetap bisa
dianggap ukuran yang berguna bagi perusahaan.

 Alternatif lain pengukuran produktifitas yakni :

Jumlah nasabah yang terlayani / Supir per hari

Dibanding pengukuran produktifitas sebelumnya, alternative pengukuran lebih informatif

karena
akan dapat diukur berapa banyak nasabah yang terlayani dalam suatu cakupan area tertentu.
Tindakan korektif atas produktifitas yang rendah lebih lanjut dapat meningkatkan produktifitas
yang
diukur dalam kiriman per hari per truk

2. Sulit bagi supir untuk pada saat bersamaan berada pada beberapa lokasi sesuai alamat
nasabah/melayani beberapa nasabah sekaligus. Terlebih dalam proses transaksi supir bukan
hanya bertugas menjemput paket yang akan dikirim, melainkan, misalnya, juga harus
memastikan kelengkapan tagihan, menimbang paket atau menyesuaikan kemasan paket.

Ini bisa menyebabkan beberapa orderan penjemputan paket bisa tidak terpenuhi.
peluang pemenuhan orderan nasabah bisa makin kecil karena Keinginan sebagian
besar nasabah agar penjemputan paket dilakukan selambat mungkin, yakni tepat sebelum
jam kerja berakhir (biasanya jam 5 sore).

Untuk menurunkan variabilitas penjemputan pesanan yang masuk melalui telepon

maka perusahaan dapat mendorong perubahan perilaku nasabah dari penentuan
penjemputan jam 5 sore menjadi bergeser pada jam sebelumnya. Ini misalnya dapat
dilakukan dengan menawarkan paket promosi berupa discount harga untuk layanan
pada jam tertentu yang ditetapkan perusahaan. Dengan cara seperti ini beban kerja
pada menjelang jam 5 sore dapat berkurang. Produktifitas jumlah layanan/supir yang
dapat dilayani bisa lebih besar.

3. Interaksi dalam Lingkungan bisnis National air express melibatkan : Petugas penerima
telepon masuk , Supir yang menjemput paket, karyawan yang bertugas memilah paket kiriman
dan Nasabah.

 Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh kepuasan nasabah. Dengan demikian Pengukuran

kinerja penjemputan paket kiriman seharusnya melibatkan ketiga elemen iatas dalam
hubungannya dengan pelayanan Nasabah. Survey kepuasn pelanggan bisa digunakan
sebagai alat ukur kinerja penjemputan paket kiriman. Umpan balik dari hasil survey bisa
menguslkan langkah perbaikan

 Standard kerja berguna sebagai pedoman bagi setiap karyawan dalam pelaksanaan
kerja. Standard kerja yang baik akan memasukan informasi bukan hanya dalam kondisi
kerja normal, namun juga dalam kondisi kerja yang terburuk, misalnya , cuaca buruk,
lalulintas yang padat.

 Setiap perusahaan akan dihadapkan pada factor terduga dan tidak terduga dalam
pelaksanaan bisnisnya. Kemampuan berhadapan dengan semua factor kerja ini akan
membedakan tingkat kesuksesan masing-masing perusahaan.