SUTRIO NANDA

ZULKIFLI PALDANA AKBAR

Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah)
yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu
kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai
diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena
kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini
(Gilbreath, 1992).

Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial
berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa
harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh
penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa
sendiri. Tugas-tugas rutin termasuk penerimaan dan
pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara
catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-
kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan
selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992).

Beberapa Pengertian
BATASAN ADMINISTRASI KONTRAK

Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya
kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai
administrasi kontrak yaitu sebagai berikut.

Administrasi kontrak adalah :
Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan
penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi)
sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut
berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah
jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak
atau karena keinginan pengguna jasa.



Di dalam tahap ini para pihak sedang saling menjajaki, dalam
tahapan ini menjadi negosiasi antara kedua belah pihak, tawar-
menawar, demand dan suply, sampai terjadinya konsensus.
Negosiasi adalah proses untuk mencapai kesepakatan mengenai satu
kerja sama dimana para pihak saling memberikan konsesi satu sama
lain.
1. Negosiasi
2. Memorandum of Understending
3. Studi kelayakan
4. Negosiasi (lanjutan)

Tahap mulai terjadinya perjanjian sampai
pelaksanaan perjanjian selesai. Dalam tahap ini
dilaksanakan pemenuhan syarat sahnya kontrak,
pelaksanaan prestasi sampai berakhirnya kontrak.

1. Penulisan Naskah Awal
2. Perbaikan Naskah
3. Penulisan Naskah Akhir
4. Penandatanganan

Tahap setelah perjanjian selesai, yaitu masa
pemeliharaan, jaminan cacat tersembunyi,
atau fase garansi.

Exemple ; dalam perjanjian borongan, pihak
pemborong tidak akan berhenti kewajibannya
setelah pembangunan selesai. Pembangunan
gedung bertanggung jawab 5 tahun sejak
penyerahan
1.Pelaksanaan
2.Penafsiran
3.Penyelesaiaan Sengketa


Harus menyelenggarakan komunikasi /
mendiskusikan suatu hal untuk mencapai konsensus
(kesepakatan) pokok-pokok perjanjian.

Para pihak harus memberikan konsesi-konsesi
Cara Penyerahan

Cara Pembayaran cash atau angsuran dan / bunga
Jika terjadi kegagalan dalam kontrak Siapa yang menanggung
resiko dan kerugian.
Wanprestasi
Overmacht
Adanya kemungkinan overmacht subjektif (kesulitan salah satu
pihak memenuhi perjanjian) / Keadaan Sulit, menimbulkan hak
renegosiasi terhadap kontrak yang telah ditanda tangani.

1. Siapa yang dapat mengadakan
perjanjian
2. Siapa yang terikat terhadap
perjanjian
3. Bagaiman kekuatan mengikatnya
4. Bagaimana merumuskan perjanjian
supaya perjanjian sah dan mengikat
secara hukum.
5. Dituangkan dalam bentuk apa.
6. Pemberian makna / istilah-istilah
dalam rumusan perjanjian.
Kondisi Umum :
Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa
konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti
pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus
dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.

Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah, sebagai
contoh : pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata
pekerjaan tambah tersebut baru didasarkan atas perintah lisan
sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak didukung oleh
dokumen yang otentik (tertulis). Contoh lain adalah perubahan
gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan
tidak diikuti dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan
gambar.

Kebiasaan yang kurang baik
Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan
yang kurang baik yaitu lalai mencatat
perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan
secara lisan. Hal ini kadang-kadang menjadi
bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah
menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat
perintah/instruksi tadi atau jika ada petugasnya sering
berganti-ganti.

Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin
hari semakin banyak dan tak pernah dicatat (lupa).
Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang
menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin
saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah
memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara
lisan.


Menunda Masalah
Apa yang diuraikan dalam butir 2.2 berarti penyedia jasa
sadar atau tidak, telah menunda masalah yang nantinya
akan sangat mempersulit diri sendiri.

Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak, telah
menyusun suatu organisasi administrasi proyek konstruksi
yang dimasukkan sebagai bagian dari organisasi proyek.
Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat
dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-
petugas yang profesional dan berpengalaman, maka dapat
diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan
berjalan dengan sistimatis, lengkap dan akurat serta tidak
akan menimbulkan masalah dikemudian hari.

Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan
paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas yang
setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu
hubungan kerja yang baik dan harmonis antara penyedia
jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan administrasi
proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan sangat
mempersulit diri sendiri dikemudian hari.

Mempersulit pelaksanaan kontrak.

Hal-hal yang akan memengaruhi pelaksanaan
kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa
dalam menuntut haknya seperti pembayaran
termijn, permintaan perpanjangan waktu serta
permintaan kompensasi lain.

Hal ini akan menjadi semakin sulit, apabila
petugas administrasi proyek konstruksi baik
dipihak penyedia jasa maupun dipihak
pengguna jasa, telah berganti dengan petugas
lain.

Oleh karena itu apabila tidak sangat terpaksa,
petugas administrasi proyek konstruksi
sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal
kontrak hingga kontrak berakhir.

Mau menghemat biaya, malah
bertambah rugi
Berdasarkan pengalaman menunjukkan bahwa
kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat
biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi
proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah.
Akibatnya mudah diduga, mutu pekerjaan yang
dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan
kesulitan.

Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek
konstruksi ini harus diselesaikan dan mungkin sekali
harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan
biaya yang pasti tidak murah.
Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak,
tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah
dipersiapkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan dengan
cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak
profesional.

Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing
petugas administrasi proyek konstruksi baik dari
pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa
seharusnya menjaga sebaik-baiknya instansi
tempat dia bekerja mengenai segala hal yang
perlu dirahasiakan.

Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab,
petugas-petugas administrasi proyek konstruksi
ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu
yang seharusnya tidak dilanggar seperti
membocorkan rencana perubahan pekerjaan,
biaya anggaran dan alokasi dana. Hal-hal seperti
ini, seharusnya dihindari apalagi bila uang telah
mulai berperan sebagai imbalan dari informasi
tadi.

Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola
dengan baik, maka peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat
dimanfaatkan. Ini sebenarnya adalah peluang yang terabaikan.
Dengan kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani
sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil.

Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa
bahkan tidak pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang
klaim ada tapi tidak dimanfaatkan.

Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik
antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan
teliti dan seksama mungkin masalah peluang klaim tersebut akan
dapat diketahui sejak dini, sehingga persiapan pengajuan klaim
dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

administrasi proyek konstruksi harus ditempatkan
didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi
administrasi proyek konstruksi harus merupakan
bagian dari organisasi proyek.

Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi
ini harus ada baik dipihak pengguna jasa maupun
dipihak penyedia jasa yang satu sama lain
merupakan lawan pihak (counterpart) yang harus
berhubungan satu sama lain secara setara dan terus
menerus.

Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua
administrasi proyek konstruksi tersebut merupakan
kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi
proyek konstruksi.


AK adalah suatu istilah yang menggambarkan penanganan
kontrak secara komersial sejak kontrak tersebut ditanda tangani
sampai kontrak berakhir.
1.Penanganan secara komersial :
Pengguna jasa memantau pemenuhan tugas penyedia jasa
Pengguna jasa memantau tugasnya sendiri
2. Tugas-tugas tersebut antara lain :
Pengajuan/Permintaan penyedia jasa, pembayaran termyn.
Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini, kelebihan
membayar, unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah
dengan melaksanakan Administrasi Kontrak yang baik. (Gilbreath
1992)
Administrasi Kontrak (AK) adalah suatu bagian dari Administrasi
Proyek Konstruksi.