Teknik Bertanya

dalam Audit

Teknik Bertanya
Pertanyaan pembuka
Bertujuan untuk memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit.
Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang
simpatik. Misalnya seperti ini

Baik Pak/Bu, Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali sistem atau proses
[sebutkan proses yang diaudit] yang ada dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk
itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda
menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami
proses [sebutkan proses yang diaudit] kami akan mengajukan pertanyaanpertanyaan kepada Anda dan barangkali kami diberikan record-record yang
tersedia. Jangan ragu-ragu bertanya kepada kami sekiranya ada yang ingin
ditanyakan, ok?"

Teknik Bertanya
Open Question (Pertanyaan terbuka/umum).
Pertanyaan ini dilakukan diawal audit untuk memaksa auditee memberikan
informasi selengkapnya
"Dapatkah Anda menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan suatu training?"
Sudah pasti pertanyaan ini tak bisa hanya dijawab dengan jawaban singkat, seperti
ya atau tidak, ada atau tidak ada maupun belum atau sudah.

Pertanyaan klarifikasi
Ini digunakan untuk mencegah informasi yang kurang jelas atas jawaban
pertanyaan umum, ambil contoh sebagai berikut.
"Dari penjelasan anda mengenai proses pelaksanaan training, proses
penetapan materi sudah dijelaskan, tetapi proses penentuan pengajarnya
bagaimana?"

Teknik Bertanya
Pertanyaan Bertema,
mengatur tema yang cukup jelas sebelum mengajukan pertanyaan, misalnya,
"Berbicara validasi proses, bagaimana Anda melakukannya...?"

Pertanyaan ekspansif,
meluas ke pertanyaan yang lebih dalam lagi
Bagaimana anda yakin bahwa supplier mengirimkan barang yang sesuai?

Pertanyaan Opini,
Meninta opini dari auditee, pertanyaan ini sering diabaikan dan bahaya jika terlalu
jauh dari fakta, tetapi jenis pertanyaan ini dapat sangat berguna untuk mendapatkan
perhatian auditee atau untuk mendapatkan pendekatan baru dalam memecahkan
masalah. Ini juga memberikan apresiasi bahwa auditee memeng ahli di bidannya
dan pendapat mereka itu penting
Misalnya "Bagaimana menurut Anda apa yang paling efektif ...?"

Teknik Bertanya
pertanyaan Investigasi,
paling berguna ketika auditor tidak yakin apakah auditee telah sepenuhnya mengerti
apa yang telah dikatakan, tapi ini juga untuk memperjelas pemahaman auditee.
"Bisakah Anda memberitahu saya mengapa produk ini ditandai dengan tag merah
pada palet barang jadi akan tetapi hasil ujinya OK?"

pertanyaan non-verbal,
Contohnya, mengangkat alis dengan tetap menjaga kontak mata dengan auditee ini
dapat menunjukkan keinginan auditor agar auditee melanjutkan jawabannya. atau
tetap diam setelah diberikan jawaban dan terus melihat auditee sehingga
mendorong auditiee untuk terus berbicara. Tapi Teknik ini harus digunakan dengan
hati-hati untuk menghindari munculnya kesan interogasi.

Teknik Bertanya
Mengulang jawaban auditee,
Hanya untuk mempertegas jawaban audititee
Contoh
Auditee : menurut saya prosedur ini tidak perlu
Auditor : jadi menurut anda prosedur ini tidak perlu
Tapi jangan sering mengulang pertanyaan auditee

pertanyaan hipotetis,
ini juga harus digunakan dengan hati-hati agar tidak terjadi perdebatan. Hal ini
untuk menanyakan pada auditee apa yang akan mereka lakukan jika misalnya
instruksi tidak ada atau jika PIC tidak ada.
"Bagaimana jika tidak ada instruksi kerja ?"
"Misalkan terjadi kegagalan proses, bagaimana.?"

Teknik Bertanya
Pertanyaan mendahului/memimpin (Leading questions)
ini bisa digunakan ketika ingin jawaban cepat.
Misalnya, "Jadi, Anda akan melanjutkan dengan tindakan korektif dan melaporkannya dalam
dua minggu" Dengan cara ini, pertanyaan auditor mengarahkan ke jawaban
akan tetapi teknik ini sebisa mungkin dihindari karena auditor tidak boleh mengarahkan
jawaban sesuai dengan yang dia inginkan

Pertanyaan tertutup,
pertanyaan yang jawabannya Ya atau Tidak. ini hanya digunakan dalam audit dimana jawaban
Ya dan Tidak untuk memverifikasi bahwa audititee telah jelas mengerti apa yang telah
dijelaskan.
misalnya, jadi tingkat keluhan pelanggan tahun ini meningkat" (Ya). dan jika penyebab
keluhan-keluhan ini diambil tindakan kita bisa menurunkannya " (? Ya). Pertanyaan seperti itu
juga dapat menghemat waktu. Akan tetapi kita perlu menghindari pertanyaan seperti ini
berlanjut (tetap harus mencari buktinya)