Management Control Systems

Resume Chapter 9
Lecture:
Singgih Wijayana, M.Si, Ph.D

Disiapkan Oleh:
R. Purwedi Darminto (Eksekutif B 27 C)

Hakikat Anggaran
Anggaran digunakan dalam perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam
organisasi. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan
dan beban yang direncanakan untuk tahun itu.
Karakteristik anggaran sebagai berikut :
1. Anggaran mengestimasi kan potensi laba dari unit bisnis tersebut
2. Dinyatakan dalam istilah moneter
3. Biasanya meliputi waktu selama satu tahun
4. Merupakan komitmen manajemen
5. Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi wewenangnya dari
pembuat anggaran
6. Setelah disetujui, anggaran hanya dapat diubah dala kondisi-kondisi tertentu
7. Secara berkala, kinerja keuangan actual dibandingkan dengan anggaran, dan varians dianalisis
serta dijelaskan
Hubungan dengan Perencanaan Strategis
Baik perencanaan strategis dan penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, namun jenis aktivitas
perencanaannya berbeda antara kedua proses tersebut. Proses penyusunan anggaran focus pada satu
tahun, sementara perencanaan strategis focus pada aktivitas-aktivitas yang mencakup periode beberapa
tahun. Perencanaan strategis mendahului penyusunan anggaran dan menyediakan kerangka kerja
dalam mana anggaran tahunan dikembangkan.
Perbedaan lainnya adalah bahwa rencana strategis intinya terstruktur berdasarkan lini produk atau
program lain, sementara anggaran terstruktur berdasarkan pusat tanggung jawab.
Perbedaan dengan Prediksi
Anggaran berbeda dengan prediksi dalam beberapa hal. Anggaran adalah suatu rencana manajemen,
dengan asumsi implisit bahwa langkah-langkah positif akan diambil oleh pembuat anggaran guna
membuat kegiatan nyata sesuai dengan rencana.
Kegunaan Anggaran
Penyusunan Anggaran operasi mempunyai empat tujuan utama:
1. Untuk menyelaraskan dengan rencana strategi
2. Untuk membantu mengoordinasikan aktivitas dari beberapa bagian
3. Untuk menugaskan tanggung jawab kepada manajer
4. Untuk memperoleh komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja actual
manajer

Isi dari Anggaran Operasi

Isi dari anggaran operasi terdiri dari rencana strategis, anggaran modal, anggaran kas, dan anggaran
neraca.
Kategori Anggaran Operasi
Dalam organisasi yang besar, keseluruhan anggaran dapat berupa beberapa halaman, diantaranya
halaman ringkasan dan halaman lain yang berisi rincian dari unit bisnis, ditambah penelitian dan
pengembangan, serta beban umum dan administratif. Pos-pos pendapatan disusun pertama kali.
Anggaran Pendapatan
Berisi proyeksi penjualan unit dikalikan dengan harga jual yang diperkirakan. Dari semua elemen
anggaran laba, anggaran pendapatan adalah yang paling penting, tetapi juga merupakan elemen yang
dipengaruhi oleh ketidakpastian paling besar. Perusahaan yang memiliki pesanan tertunda dalam
jumlah besaratau perusahaan yang volume penjualannya dibatasi oleh kapasitas produksi akan
memiliki lebih banyak kepastian dalam proyeksi penjualan dibandingkan dengan perusahaan yang
volume penjualannya dipengaruhi oleh ketidakpastian di pasar. Anggaran pendapatan biasanya
didasarkan pada prediksi akan beberapa kondisi untuk mana manajer penjualan tidak dapat dianggap
bertanggung jawab.
Anggaran Biaya Produksi dan Biaya Penjualan
Biaya bahan baku dan tenaga kerja standar untuk tingkat volume yang direncanakan dari bauran
standar atas produk ditampilkan di anggaran.
Anggaran biaya yang dikembangkan oleh manajer produksi mungkin saja tidak saja untuk kuantitas
produk yang sama seperti yang ditunjukkan dalam anggaran penjualan. Perbedaan tersebut
menunjukkan tambahan atas atau pengurangan dari persediaan barang jadi. Tetapi, harga pokok
penjualan yang dilaporkan dalam anggaran ringkasan adalah biaya standar dari produk yang
dianggarkan akan dijual.Pengendalian atas jumlah yang dapat dibeli diperoleh dari otorisasi terbuka
untuk dibeli (open to buy) terinci yang dibuat selama tahun tersebut, dan bukannya berdasarkan
jumlah yang tercantum dalam anggaran.
Beban Pemasaran
Adalah beban yang dikeluarkan untuk memperoleh penjualan. Sebagian besar dari jumlah yang
terdapat dalam anggaran mungkin telah dikomitmenkan sebelum tahun tersebut dimulai. Iklan harus
dipersiapkan berbulan-bulan di muka sebelum diluncurkan, dan kontrak dengan media juga demikian.
Beban Logistik
Biasanya dilaporkan secara terpisah dari beban untuk mendapatkan pesanan. Mencakup entri pesanan,
pergudangan dan pengambilan pesanan, transportasi ke konsumen, dan penagihan piutang. Secara
konseptual, beban-beban ini memiliki perilaku yang serupa dengan biaya produksi daripada biaya
pemasaran.
Beban Umum dan Administratif

Merupakan beban dari unit-unit staf. Secara keseluruhan, beban-beban ini merupakan biaya
diskresione, walaupun beberapa komponennya merupakan biaya teknik (engineered). Pos ini
merupakan biaya kebijakan, maka jumlah yang tepat untuk diotorisasikan sering diperdebatkan.

Beban Penelitian dan Pengembangan

Anggaran Litbang menggunakan salah satu dari dua pendekatan, atau kombinasi dari keduanya.
1. Jumlah total merupakan fokusnya. Jumlah tersebut mungkin merupakan tingkat pengeluaran
saat ini yang disesuaikan dengan inflasi, ataupun julmah yang lebih besar, dengan keyakinan
bahwa lebih banyak uang dapat dibelanjakan pada waktu yang baik, jika perusahaan
memperkirakan suatu peningkatan dalam pendapatan penjualan atau pengembangan suatu
produk atau proses baru secara signifikan.
2. Mengagregasikan rencana pengeluaran dari setiap proyek yang disetujui, ditambah cadangan
untuk pekerjaan yang mungkin akan dilaksanakan walaupun saat ini belum teridentifikasi.
Pajak Penghasilan
Beberapa perusahaan tidak mempertimbangkan pajak penghasilan dalam penyusunan anggaran untuk
bisnis. Hal ini disebabkan karena kebijakan pajak penghasilan ditetapkan di kantor pusat.
Anggaran-anggaran Lain
1. Anggaran Modal
Menyatakan proyek-proyek modal yang telah disetujui, ditambah jumlah sekaligus untuk proyekproyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi.
Pada waktu anggaran, proyek yang telah dirangkai menjadi satu paket secara keselurujan dan
diperiksa secara total. Untuk proyek-proyek yang dipertahankan (tidak dihapus atau dikurangi
ukurannya), suatu estimasi kas yang akan dikeluarkan setiap kuartalnya disusun. Hal ini penting untuk
mempersiapkan laporan arus kas.
2. Anggaran Neraca
Menunjukkan implikasi neraca dari keputusan-keputusan yang tercakup dalam anggaran operasi
maupun anggaran modal. Beberapa bagian neraca bermanfaat untuk pengendalian.
3. Anggaran Laporan Arus Kas
Menunjukkan berapa banyak uang yang dibutuhkan selama tahun tersebut yang akan dipasok oleh laba
ditahan dan yang harus dipinjam dari sumber-sumber luar lainnya, jika ada. Hal tersebut penting untuk
perencanaan keuangan. Bendahara pun memerlukan estimasi atas kebutuhan kas bulanan sebagai dasar
untuk merencanakan jenis kredit dan pinjaman jangka pendek.
Manajemen Berdasarkan Tujuan

Implisit dalam jumlah anggaran terdapat tujuan-tujuan tertentu : membuka kantor penjualan baru,
memperkenalkan lini produk baru, melatih kembali karyawan, memasang sistem computer baru, dan
seterusnya. Beberapa perusahaan membuat sasarannya menjadi eksplisit. Proses melakasanakan halhal tersebut disebut sebagai management by objective (MBO).
Beberapa sistem manajemen berdasarkan tujuan dipisahkan dari proses penyusunan anggaran. Hal ini
sebagian disebabkan karena MBO pada awalnya diusulkan oleh penulis di bidang personalia,
sedangkan anggaran keuangan merupakan bidang akuntansi manajemen.
Proses Penyusunan Anggaran
Organisasi
Departemen Anggaran
Biasanya melapor kepada kontroler korporat, menangani arus informasi dari sistem pengendalian
anggaran. Departemen anggaran melakukan beberapa fungsi berikut ini :
v Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusunan anggaran.
v Mengooedinasikan dan menerbitkan setiap tahunnya asumsi-asumsi dasar tingkat korporat yang
akan menjadi dasar untuk anggaran.
v Memastikan bahwa informasi disampaikan dengan semestinya antar unit organisasi yang saling
terkait
v Memberikan bantuan bagi pembuat anggaran.
v Menganalisis anggaran yang diajukan oleh pembuat anggaran dan memberikan rekomendasi kepada
manajemen senior.
v Menangani proses pembuatan revisi anggaran.
Dengan komputer, dan terutama internet, fungsi-fungsi ini dapat dilakukan dengan lebih akurat, lebih
sedikit penyalinan dan kesalahan penghitungan, dan jauh lebih cepat.
Komite Anggaran
Terdiri dari anggota-anggota manajemen senior Di beberapa perusahaan, CEO membuat keputusan
tanpa komite. Komite tersebut meninjau dan menyetujui atau menyesuaikan masing-masing anggaran.
Dalam perusahaan besar yang terdiversifikasi, komite anggaran mungkin hanya bertemu dengan
eksekutif operasi senior untuk meninjau anggaran dari suatu unit bisnis atau sekelompok unit bisnis.
Penerbitan Pedoman
Dalam pengembangan rencana strategis biasanya tidak melibatkan manajer pusat tanggung jawab di
tingkat yang lebih rendah. Dengan demikian, ada atau tidak ada rencana strategis, langkah pertama
dalam proses penyusunan anggaran adalah mengembangkan pedoman yang mengatur penyusunan
anggaran, untuk disebarkan kepada semua manajer. Pedoman ini adalah yang dinyatakan secara

implisit dalam rencana strategis dan dimodifikasi sesuai dengan perkembangan yang telah terjadi
semenjak disetujui, khususnya kinerja perusahaan sampai tanggal tersebut dan prediksi terakhir.
Isi dari pedoman tersebut, misalnya asumsi inflasi secara umum dan inflasi untuk pos-pos tertentu
seperti upah; kebijakan korporat mengenai berapa banyak karyawan yang dapat dipromosikan;
kompensasi di tiap tingkat upah dan gaji, termasuk tunjangan; dan kemungkinan untuk
membekukanperekrutan.
Usulan Awal Anggaran
Sebagian besar pusat tanggung jawab akan memulai tahun anggaran dengan fasilitas, karyawan, dan
sumber daya lain yang sama seperti yang mereka miliki saat ini. Maka anggaran ini didasarkan pada
tingkatan yang ada, yang kemudian dimodifikasi sesuai dengan pedoman.
Perubahan dari tingkat kinerja saat ini dapat diklasifikasikan sebagai :
1. Perubahan dalam kekuatan eksternal
2. Perubahan dalam kebijakan dan praktik internal
Negosiasi
Mendiskusikan usulan anggaran dengan pejabat di atas. Ini merupakan inti dari proses tersebut.
Slack
Banyak pembuat anggaran cenderung untuk menganggarkan pendapatan agak lebih rendah dan
pengeluaran agak lebih tinggi, dari estimasi terbaik mereka mengenai jumlah-jumlah tersebut. Oleh
karena itu, anggaran yang dihasilkan, adalah target yang lebih mudah bagi mereka untuk dicapai.
Perbedaan antara jumlah anggaran dan estimasi terbaik disebut slack. Dalam memeriksa anggaran,
atasan berusaha untuk menemukan dan menghilangkan slack.
Tinjauan dan Persetujuan
Usulan anggaran diajukan melalui beberapa tingkatan yang berjenjang dalam organisasi. Ketika usulan
tersebut mencapai puncak dari unit bisnis, analis mengumpulkan potongan-potongan tersebut bersamasama dan memeriksa totalnya.
Revisi Anggaran
Salah satu pertimbangan utama dalam penyusunan anggaran adalah prosedur untuk merevisi anggaran
setelah disetujui.
Dua jenis umum revisi anggaran :
1. Prosedur yang memungkinkan pemuktahiran anggaran secara sistematis.
2. Prosedur yang memungkinkan adanya revisi dalam keadaan tertentu.
Jika revisi anggaran terbatas hanya pada situasi yang tidak biasanya, maka revisi semacam itu harus
ditinjau dengan memadai. Secara umum, izin untuk membuat revisi sebaiknya sulit untuk didapat. Bisa

dikatakan, revis anggaran harus dijustifikasi berdasarkan perubahan kondisi yang signifikan dari yang
ada ketika anggaran yang asli disetujui.
Suatu hal yang penting bahwa tindakan-tindakan manajemen didasarkan pada informasi terkini yang
tersedia. Konsekuensinya, manajer sebaiknya bertindak sesuai dengan informasi paling akhir. Kinerja
terus akan diukur terhadap anggaran yang asli, tetapi penjelasan untuk varians yang wajar dapat
diterima.
Anggaran Kontijensi
Adalah mengidentifikasikan tindakan-tindakan manajemen yang akan diambil jika ada penurunan yang
signifikan dalam volume penjualan dari apa yang telah diantisipasi ketika mengembangkan anggaran
(misalnya: tindakan yang akan diambil berdasarkan penurunan 20% dari estimasi terbaik atas volume
penjualan). Anggaran kontikensi menyediakan suatu cara yang cepat untuk menyesuaikan dengan
kondisi yang berubah jika situasinya telah tiba,
Aspek-aspek Keperilakuan
Beberapa pertimbangan motivasional dalam penyusunan anggaran operasi dijelaskan berikut:
Partisipasi dalam Proses Penyusunan Anggaran
Suatu prose anggaran bisa bersifat dari atas-ke-bawah atau dari bawah-ke-atas. Dengan
penyusunan anggaran dari atas-ke-bawah, manajemen senior menetapkan anggaran bagi tingkat yang
lebih rendah. Dengan penyusunan anggaran dari bawah-ke-atas, manajer tingkat yang lebih rendah
berpartisipasin dalam menentukan besarnya anggaran.Tetapi, pendekatan dari atas-ke-bawah jarang
berhasil. Penyusunan anggaran dari bawah-ke-atas kemungkinan besar akan menciptakan komitmen
untuk mencapai tujuan anggaran, dengan pengendalian yang hati-hati. Sebenarnya, proses penyusunan
anggaran yang efektif menggabungkan kedua pendekatan tersebut. Penelitian telah menunjukkan
bahwa partisipasi anggaran mempunyai dampak yang positif terhadap motivasi manajerial karena dua
alasan :
1. Kemungkinan ada peneriman yang lebih besar atas cita-cita anggaranjika anggaran dipandang
berada dalam kendali pribadi manajer, dibandingkan bila dipaksakan secara eksternal.
2. Hasil penyusunan anggaran partisipatif adalah pertukaran informasi yang efektif. Besar
anggaran yang telah disetujui merupakan hasil dari keahlian dan pengetahuan pribadi dari
pembuat anggaran, yang paling dekat dengan lingkungan produk/pasar.
Tingkat Kesulitan dari Target Anggaran
Anggaran yang ideal adalah anggaran yang menantang tetapi dapat dicapai. Dalam istilah statistik, hal
ini dapat diartikan bahwa seorang manajer yang berkinerja dengan cukup baikmempunyai kesempatan
paling tidak 50% untuk mencapaijumlah naggraran. Salah satu keterbatasan dari target yang dapat
dicapai adalah kemungkinan bahwa manajer unit bisnis tidak melakukan usaha yang memuaskan
ketika anggaran tercapai.Hal ini dapat diatasi dengan menyediakan pembayaran bonus untuk kenerja
actual yang melebihi anggaran.
Keterlibatan Manajemen Senior

Adalah perlu supaya sistem anggaran mana pun menjadi lebih efektif dalam memotivasi pembuat
anggaran. Tanpa partisipasi aktif mereka dalam proses persetujuan, akan ada godaan besar bagi
pembuat anggaran untuk bermain-main dengan sistem tersebut-yaitu, beberapa manajer akan
menyerahkan anggaran yang mudah dicapai atau yang berisi kelonggaran yang berlebihan untuk
kontijensi yang mungkin.
Departemen Anggaran
Departemen anggaran memiliki masalah keperilakuan yang sangat sulit. Departemen ini harus
menganalisis anggaran secara rinci, dan harus yakin bahwa anggaran disusun dengan memadai dan
informasinya adalah akurat.
Untuk melaksanakan tugasnya dengan efektif, maka anggota departemen anggaran harus mempunyai
reputasi sebagai orang yang tidak memihak dan adil. Juga memilki keahlian yang diperlukan untuk
berurusan secara efektif dengan orang lain.