ANALISIS SYSTEM

Analisis system adalah proses untuk menguji system informasi yang ada serta
lingkungannya, dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan
perbaikan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan system itu sendiri. Analisis
system perlu dilakukan karena 3 hal, yaitu :
1. Karena system yang ada sudah tidak memadai kebutuhan. Sebagai contoh, suatu
perusahaan kecil mungkin hanya memerlukan system akuntansi yang sederhana. Namun
seiring dengan perkembangan perusahaan, system akuntansi memerlukan perubahan
perubahan pula ke arah yang lebih canggih. Dalam hal ini analisis system bisa dilakukan
dengan sasaran memecahkan persoalan yang terdapat pada system yang ada.
2. Karena diperlukannya informasi yang baru. Bila terjadi perubahan peraturan ataupun
tingkat persaingan dilingkungan perusahaan, maka besar kemungkinan manajemen akan
memerlukan jenis jenis informasi baru yang terkait dan selaras dengan perubahan itu.
Sebagai contoh, perubahan- perubahan peraturan dalam penyusunan laporan keuangan,
misalnya dalam system perpajakan, perbankan, ataupun peraturan pasar modal yang
mengakibatkan perlunya informasi baru.
3. Karena munculnya teknologi baru. Perusahaan melakukan analisis system dengan alasan
untuk memanfaatkan teknologi yang baru muncul. System yang ada masih berjalan
dengan baik, karena teknologi baru tersebut menjanjikan kinerja system yang lebih
efisien maka perusahaan melakukan analisis system. Sebagai contoh, pasar pasar
swalayan sekarang sudah menggunakan alat pembaca label dengan kode bar yang
didukung system computer, sehingga penjualan dapat langsung terekam dan tingkat
persediaan langsung dimutakhirkan.
Analisis system mencakup langkah-langkah sebagai berikut :
1. Investigasi awal, yaitu Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk membeli atau
mengembangkan sebuah sistem baru.
2. Survei system, survei sistem yang ada sekarang untuk menentukan lingkup pekerjaan
yang akan dilakukan dan mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan sistem.
3. Studi kelayakan, studi mendalam tentang sistem yang diusulkan untuk menentukan
kelayakannya.

4. Menentukan kebutuhan informasi dan persyaratan system, mencari dan mendokumentasi

informasi apa yang dibutuhkan oleh para pengguna dan manajemen. Merupakan aspek
terpenting dari analisis sistem.
5. Menyusun laporan yang berisi persyaratan sistem baru, berisi tentang informasi hasil
analisis yang kemudian disampaikan ke steering committee .

Tahap tahap dalam SDLC ;

Perancangan konsep
Dalam tahap ini, tim penyusun harus dapat menerjemahkan saran-saran yang dihasilkan
dari analisis sistem ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Serta dalam perancangan
konsep sistem, dibuat rerangka umum guna menerapkan persyaratan pengguna dan penyelesaian
persoalan yang telah diidentifikasi dalam tahap analisis. Aktvitas yang dilaksanakan pada tahap
ini adalah :

Identifikasi dan evaluasi alternatif rancangan

Menyusun spesifikasi rancangan, menuliskan rincian apa saja yang ingin dicapai

oleh sistem dan sistem tersebut akan dikendalikan dan disusun

Menyusun laporan hasil perancangan konsep, hasilnya berupa cetak biru (blue
print) rancangan sistem dan laporan ini diserahkan ke steering committee.

Perancangan fisik
Pada tahap ini, perusahaan menentukan cara menerapkan hasil rancangan konsep system.
Rancangan konsep diterjemahkan ke dalam spesifikasi rinci yang digunakan untuk membuat dan
menguji program komputer . Aktivitas yang dilakukan mencakup :

Perancangan output
pembuatan file dan database
Perancangan input
Penulisan program komputer
Pembuatan prosedur
Pembuatan cara pengendalian (pengendalian intern system yang baru)
Pembuatan laporan system lengkap

Implementasi system
Jika perusahaan telah menyetujui spesifikasi system yang baru, selanjutnya dapat
dilakukan implementasi. Selama proses implementasi, tim pelaksana dapat dapat ditambah
dengan tenaga programmer dan petugas administrasi dari departemen pengguna system. Hal ini
guna proses instalasi hardware dan software dan memastikan SIA dapat dijalankan.
Kegiatan yang paling banyak menyita waktu dalam tahap implementasi adalah kegiatan
pengujian programming computer. Seringkali program yang satu berhubungan dengan program
lainnya. Misalnya suatu program menghasilkan output yang akan digunakan sebagai input bagi
program lainnya.
Kegiatannya mencakup :

Penyusunan rencana implementasi dan konversi

Meng-instal hardware dan software baru
Melatih karyawan, karyawan baru mungkin perlu diangkap dan dilatih atau karyawan

lama direlokasi.
Pengujian sistem dan lakukan modifikasi seperlunya.
Melengkapi dokumentasi.
Mengkonversi dari sistem lama ke sistem baru.
Menyusun laporan implementasi.

Pengoperasian dan pemeliharaan

Setelah berjalan dengan baik, system baru perlu dipelihara dan terus menerus di evaluasi
untuk mengetahui adanya kelemahan kelemahan tertentu yang mungkin belum terlihat pada
tahap-tahap sebelumnya.
Dalam operasionalisasi system juga harus dilakukan pemeliharaan. Kegiatan
pemeliharaan diperlukan untuk memperbaiki kesalahan kesalahan yang ditemukan dalam
desain system atau untuk melakukan perubahan perubahan kecil dalam system karena adanya
perubahan lingkungan system. Pemeliharaan system terdiri dari pemeliharaan alat (hardware)
dan pemeliharaan program (software).
Tugasnya mencakup:

Memastikan jalannya sistem dan melakukan reviu pasca implementasi.

Menjalankan sistem.
Secara periodik mereviu dan memodifikasi sistem.
Melakukan pemeliharaan berkelanjutan.
Menyusun laporan pengoperasian dan pemeliharaan.

PLANNING SYSTEMS DEVELOPMENT

Pada seluruh tahapan dalam SDLC dibutuhkan beberapa aktivitas tambahan. Salah satu
aktivitas tersebut adalah planning. Perusahaan harus memiliki rencana sbb:

Rencana jangka panjang

Rencana untuk setiap proyek pengembangan sistem

Rencana untuk setiap tahap dalam proyek pengembangan sistem

Perencanaan Penyusunan Sistem

Perencanaan dimaksudkan agar dapat dihasilkan sebuah sistem yang operasional,
terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada, dan disusun dengan biaya yang tidak mahal.
Tujuan pokok perencanaan adalah untuk menjamin Konsistensi, Efisiensi, Pemangkasan biaya,
Kemudahan beradaptasi dengan lingkungan.
Jika sistem tidak direncanakan dengan baik, maka perusahaan terpaksa harus mengulangi
tahap-tahap sebelumnya dan membetulkan kesalahan dan cacat rancangan. Pengulangan ini
mahal dan menyebabkan penundaan, frustrasi dan menurunkan moral.

Dua jenis rencana pengembangan sistem yang dibutuhkan:

1) Rencana individu proyek yang dibuat oleh tim proyek:

Analisis cost-benefit.

Persyaratan pengembangan dan penggunaan sistem, mencakup:

-

SDM

Hardware

Software

Sumberdaya keuangan

2) Rencana induk yang dibuat oleh steering committee, dengan rincian:

a. Isi sistem
b. Cara pengembangan
c. Siapa yang mengembangkan
d. Cara memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan
e. Lokasi penggunaan SIA
3) RI juga menjelaskan:
a. Status proyek dalam proses
b. Prioritas sistem yang dikembangkan dan kriterianya
c. Tabel waktu pengembangan
Project yang memiliki prioritas tertinggi adalah yang pertama harus dikembangkan.
Keputusan ini dibuat oleh top management. Sedangkan rentang waktu perencanaannya adalah 3tahunan dan /dengan pembaruan minimum 2-3 kali per tahun (pada beberapa perusahaan bisa
lebih). CIO harus menentukan beberapa hal, yaitu Seberapa cepat teknologi digunakan secara
luas, kapan perusahaan akan mengadopsinya, peluang bisnis apa yang diperoleh dengan
mengadopsi teknologi tersebut.
Teknik Perencanaan
1) Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Diagram PERT menghendaki bahwa dalam sebuah proyek harus diidentifikasi
aktivitas yang terlibat dan mana aktivitas pendahulu mana aktivitas pengikut. Aktivitas
tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri atas sebuah jejaring:

Panahmenggambarkan aktivitas yang membutuhkan waktu dan sumberdaya.

Nodemenggambarkan penyelesaian dan mulainya aktivitas.

Jalur kritis (critical path) dalam sebuah diagram PERT adalah jalur yang paling lama.
Jika sebuah aktivitas pada jalur kritis ditunda, seluruh proyek juga tertunda. Resource
dapat dipindah ke jalur kritis untuk mengurangi delay.

2) Gantt Charts
Gantt chart adalah bagan balok yang menunjukkan aktivitas di sebelah kiri dan waktu
melintang di atasnya. Untuk setiap aktivitas, sebuah bar taksiran waktu digambarkan. Jika
sebuah aktivitas selesai, balok tersebut diisi dengan warna tertentu (misalnya merah).
Gantt chart memudahkan mengamati dan memahami status terkini sebuah proyek.
Namun, bagan ini tidak menunjukkan hubungan antar aktivitas seperti pada PERT.

ANALYSIS KELAYAKAN (FEASIBILITY ANALYSIS)

Study kelayakan (Feasibility study ) dan update-nya tersebut digunakan oleh steering
committee sebagai masukan untuk memutuskan apakah akan menghentikan proyek, tetap
melanjutkan proyek, atau melanjutkan jika persoalan yang muncul telah diselesaikan.
5

aspek yang dipertimbangkan dalam feasibility study:

Technical feasibility ; Apakah tersedia teknologi untuk melaksanakan?

Operational feasibility ; Apakah kita memiliki karyawan yang mampu melaksanakan

dan apakah sistem tersebut akan dipakai?

Legal feasibility ; Apakah sistem tersebut sesuai peraturan dan hukum yang berlaku?
Scheduling feasibility ; Dapatkah sistem selesai tepat waktu?
Economic feasibility ; Apakah manfaat sistem lebih besar dibanding kosnya?
Kalkulasi Economic Feasibility Costs and Benefits
Kelayakan ekonomi adalah yang paling penting dan merupakan aspek yang paling sering
dianalisis. Pengujian ini membutuhkan investigasi hati-hati tentang manfaat dan kos. Model
penganggaran modal (capital budgeting):

NPV (Net Present Value), selisih antara nilai sekarang dari penerimaan dengan nilai
sekarang dari investasi.

IRR (Internal Rate of Return), besarnya tingkat bunga yang dapat menyamakan antara
nilai sekarang dari investasi dengan nilai sekarang dari cashflow.

Payback, adalah suatu periode yang dibutuhkan untuk menutup kembali semua
investasi. Kelemahannya ; tidak memperhatikan cashflow setelah payback period
tercapai dan mengabaikan Time Value of Money.

Benefit merupakan suatu penghematan biaya serta peningkatan customer service,

produktivitas, decision making, atau pemrosesan data. Kemudian juga mempunyai pengendalian
manajemen yang lebih baik. Serta kenaikan job satisfaction dan moral karyawan.
Aspek Peubahan Perilaku ( Behavioral Aspects Of Change )
Best system sekalipun akan gagal tanpa dukungan dari karyawan. Karena karyawan
cenderung untuk melihat sebuah perubahan sebagai hal yang baik jika mereka meyakini
perubahan tersebut akan berpengaruh secara positif.
Untuk meminimumkan perilaku menolak sistem baru, pengembang sistem perlu
memahami mengapa resistensi terjadi:

Karakteristik dan latar belakang personal, Karyawan akan mudah menerima perubahan

jika mereka masih muda, berpendidikan tinggi atau nyaman dengan teknologi
Cara mengenalkan perubahan, bervariasi tergantung bidang tanggung jawab setiap

karyawan.
Pengalaman dengan perubahan sebelumnya ,pengalaman buruk akan diingat selamanya

sedangkan pengalaman baik belum tentu akan diingat.

Dukungan top manajemen
Komunikasi
Bias dan resistensi alami untuk berubah
Takut,kalau tidak tahu, gagal dalam pengaplikasiannya, teknologinya , kehilangan respek
dan status, kehilangan jabatan.
Jenis-jenis reaksi yang muncul ketika terjadi penolakan terhadap system baru dari para

karyawan yaitu dengan :

Agresi (penyerangan), upaya sengaja untuk merusak, menggagalkan sistem, dan lain-lain.
Penolakan , menyalahkan sistem baru jika ada hal-hal yang tidak menyenangkan.
Penghindaran (avoidance), If I dont use this thing, maybe it will go away!. Jika saya
tidak menggunakan ini mungkin saya akan maju. Ini merupakan suatu bentuk
penghindaran tehadap teknologi baru.
Reaksi tersebut dapat diperbaiki dengan melakukan dengan memenuhi kebutuhan

pengguna dalam hal format, isi, dan volume output system, jaga saluran komunikasi tetap
terbuka, dan manajer dan pengguna harus diberi informasi tentang jenis perubahannya,
alasan, manfaat, dan siapa yang harus dihubungi kalau ada pertanyaan.
Kemudian reaksi tersebut juga dapat diatasi dengan menjaga atmosfir keterbukaan dan
safe. Jika karyawan bersikap memusuhi, jangan layani. Kemudian juga memperoleh dukungan
penuh dari manajemen, menghilangkan ketakutan, sebisa mungkin berikan jaminan kepada
para karyawan bahwa mereka tidak akan kehilangan jabatan atau pekerjaan jika sistem baru
diterapkan. Jika karyawan diberhentikan, berikan imbalan yang memadai atau pindahkan ke
tempat yang sepadan.
Kemudian juga dengan memperbanyak keterlibatan pengguna. Pengguna yang
berpartisipasi cenderung lebih mudah menerima perubahan sistem baru. Berikutnya dengan
memberikan feedback yang jujur. Jelaskan mana saja usulan yang diterima mana yang tidak,
lalu jelaskan alasannya. Serta memastikan para pengguna memahami sistem . Jangan
underestimate terhadap kebutuhan training.

SYSTEMS ANALYSIS
Jika perusahaan memerlukan revisi sistem atau sistem baru, harus dibuat permintaan
tertulis untuk pengembangan sistem. Permintaan tersebut berisi:

Persoalan sistem sekarang

Alasan dilakukannya perubahan

Tujuan dan sasaran sistem baru

Taksiran manfaat dan pengorbanan

Tim penyusun sistem akan melaksanakan analisis sistem dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1) Investigasi awal
Investigasi dilakukan untuk:
a. Memperoleh gambaran yang jelas tentang persoalan atau kebutuhan.
b. Menentukan keberlanjutan proyek dan estimasi kos dan manfaat
c. Mengevaluasi skop dan sifat SIA baru
d. Merekomendasi apakah pekerjaan akan diteruskan atau tidak
Jika proyek disetujui hal selanjutnya yang akan dilakukan:
a. Buat proposal untuk melakukan analisis sistem
b. Proyek ditetapkan sebagai sebuah prioritas dan ditambahkan ke rencana induk
organisasi
c. Tim penyusun memulai survei SIA yang ada
d. Proposal akan dimodifikasi jika tambahan informasi diperoleh
2) Survei Sistem
Survei sistem mencakup studi mendalam sistem yang ada sekarang. Pekerjaan ini
bisa memakan waktu beberapa minggu atau beberapa bulan. Tujuannya adalah (1)
Memperoleh pemahaman menyeluruh tentang (a) Aktivitas, kebijakan, dan prosedur
perusahaan , (b) Arus data dan informasi, (c) Kekuatan dan kelemahan SIA, (d)
Hardware, software, dan personil yang tersedia. (2)Melakukan perhitungan pendahuluan
tentang kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa mendatang , dan menentukan derajat
dan sifat perubahan yang dibutuhkan. (3)Membuat hubungan kerja dengan para pengguna
dan membangun dukungan dari para pengguna. (4) Mengumpulkan data yang
mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melaksanakan studi kelayakan, dan membuat
rekomendasi bagi manajemen.
Data dapat diperoleh dari karyawan, dokumentasi, dan pihak eksternal. Metode
pengumpulan datanya dapat dilakukan dengan cara interview, kuesioner, observasi, dan
dokumentasi system. Jika data sudah dikumpulkan, dokumentasikan temuan-temuan dan
model sistem yang digunakan sekarang. Dokumentasi terdiri atas Duplikat kuesioner,
Catatan interviu, dan Memo.
Bentuk lain dokumentasi adalah model sistem:

Physical models menggambarkan bagaimana sebuah sistem berfungsi dengan

menguraikan:
Arus dokumen
Proses komputer yang dilaksanakan dan orang yang melaksanakan.
Peralatan yang digunakan.
Berbagai elemen fisik lainnya.
Logical models menggambarkan apa yang sedang dikerjakan tidak peduli
bagaimana cara melaksanakannya

Jika dokumentasi selesai, analisis sistem yang digunakan sekarang:

Evaluasi kekuatan dan kelemahan SIA untuk membangun ide bagi perancangan
dan strukturisasi SIA baru.

Coba pertahankan kekuatan.

Koreksi kelemahan.

Kadang-kadang diperlukan perubahan revolusioner, dan bukan tindakan

evolusioner.

Disebut re-engineering.

Pada akhir tahap ini, susun laporan hasil survei:

Buat outline dan dokumentasikan data yang sudah dikumpulkan.

Berikan rekomendasi dari hasil survei sistem.

3) Study Kelayakan
Setelah survei sistem, lakukan analisis kelayakan secara menyeluruh. Analisis ini diupdate secara reguler ketika proyek diteruskan dan cost dan benefit menjadi jelas.
4) Menentukan Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem
Jika proyek sudah jelas kelayakannya, perusahaan kemudian mengidentifikasi
kebutuhan informasi para pengguna SIA dan mendokumentasi proses sistem yang
mencakup::
a) Proses : Menguraikan apa yang dilakukan dan oleh siapa.
b) Elemen Data : Menguraikan nama, ukuran, format, sumber, dan perlunya elemen
data.

c) Struktur Data : Struktur pendahuluan menunjukkan bagaimana elemen data akan

diorganisasi ke dalam record logis.
d) Output : Layout output sistem dan uraian tentang tujuan, frekuensi, dan distribusi.
e) Input : Duplikat input sistem dan deskripsi isi, sumber, dan penanggung jawab.
f) Kendala : deskripsi deadline, jadual, persyaratan keamanan, keterbatasan staf, dan
persyaratan legal.
g) Pengendalian : Pengendalian yang dibutuhkan untuk menjamin akurasi dan daya
andal.
h) Reorganisasi : Perubahan staf, fungsi tugas, dll yang dianggap perlu.
Tujuan dan Kendala Sistem

Sebagian besar entitas menggunakan systems approach untuk menentukan kebutuhan

informasi dan persyaratan sistem.

Persoalan dan alternatif pemecahan persoalan dipandang dari sudut pandang
organisasi secara keseluruhan sebagai kebalikan dari sebuah departemen tunggal

Tujuan sistem harus diidentifikasi, sehingga analis dan pengguna dapat memfokuskan
pada elemen-elemen yang peling penting bagi keberhasilan SIA, yang mencakup:
-

Usefulness
Economy
Reliability
Availability
Timeliness
Customer service

- Capacity
- Ease of use
- Flexibility
- Tractability
- Auditability
- Security

Keberhasilan sering tergantung pada kemampuan tim untuk mengatasi kendala

organisasi, yang mencakup:
-

Peraturan dari lembaga-lembaga pemerintah -

Kebijakan& pedoman manajerial

Ketidak cukupan staf yang qualified

Kapabilitas&sikap para pengguna

Ketersediaan teknologi

Keterbatasan SD keuangan

Strategi untuk penentuan persyaratan SIA:

-

Bertanya kepada pengguna apa yang mereka butuhkan

Menganalisis sistem sekarang

Menguji penggunaan sistem sekarang

Membuat sebuah prototype

Dokumentasi dan Persetujuan User Requirements: Persyaratan rinci untuk SIA baru harus
dibuat dan didokumentasikan (1. Bagaimana memproduksi fitur yang diinginkan selama tahap
perancangan dalam SDLC. 2. Daftar persyaratan harus didukung oleh contoh input dan output
sehingga mempermudah mengkonsepnya.). Jika persyaratan pengguna telah ditentukan dan
didokumentasikan, tim penyusun akan bertemu dengan para pemakai, menjelaskan persyaratan,
memperoleh persetujuan dan kesepakatan. Jika kesepakatan tercapai, manajemen pengguna
harus menandatangai persyaratan ini.
5) Menyusun laporan yang berisi persyaratan sistem baru
Laporan analisis sistem.
Meringkas dan mendokumentasikan sistem.
Berfungsi sebagai penyimpan data
Outline:
Tujuan dan Sasaran Sistem Yang Diusulkan
Persoalan-persoalan Sistem dan Peluang-peluang
Lingkup Proyek
Hubungan antara Proyek dengan Rencana Sistem Informasi Stratejik

Keseluruhan
Pengoperasian Sistem Sekarang
Kebutuhan Para Pemakai
Analisis Kelayakan
Kendala Sistem
Rekomendasi untuk Sistem Baru

Keputusan go-no-go dibuat sebanyak 3 kali selama analisis sistem:

Saat investigasi awal untuk menentukan apakah akan berlanjut ke survei sistem
atau tidak

Pada akhir studi kelayakan untuk menentukan apakah akan melanjutkan ke tahap
persyaratan informasi atau tidak

Pada akhir tahap analisis untuk menentukan apakah akan diteruskan ke

perancangan konsep atau tidak

Jika analisis sistem telah selesai, proyek dapat diteruskan ke perancangan konsep,
perancangan fisik, implementasi dan konversi, pengoperasian dan pemeliharaan